Guía Proyectos de Investigación - Universidad Nacional de Colombia

GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
COLOMBIA.
Documento 10. Serie Documental: PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
ACADÉMICA.
Elaborado: Agosto de 2005
Última revisión: Febrero de 2006.
(Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado,
Esp. Derecho Público, Msc. Administración Pública. )
Contenidos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presentación y justificación.
Marco normativo básico.
Definición de la serie documental.
Clasificación.
Contenidos.
Organización técnica.
-Marcación.
-Ordenación.
-Depuración.
-Tiempos de Retención.
-Disposición final.
7. Unidades de conservación
8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información
9. Acceso y seguridad
-En archivos de gestión
-En archivos satélites.
1. Presentación y justificación.
Los Proyectos de Investigación Académica son expedientes misionales puesto
que testimonian el desarrollo de una de las funciones principales de la
Universidad: la generación de conocimiento. Estos expedientes tienen un
doble valor histórico pues por una parte informan sobre la manera en que la
entidad profundiza su misión académica y por otra tienen un valor para el
desarrollo de las ciencias y las artes en el contexto nacional debido al
posicionamiento de primer orden de la Universidad en el campo educativo y la
calidad de su investigación académica.
Debe aclararse que a esta serie no pertenecen las monografías ni tesis
elaboradas por los estudiantes como parte de sus programas académicos ya
que estas pertenecen a la serie TRABAJO DE GRADO de competencia de los
departamentos. Sólo se incluyen las investigaciones adelantadas por unidades
académicas de las facultades, centros o institutos ínterfacultades o unidades
especializadas de sede con participación de docentes, docentes externos y /o
estudiantes.
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2. Marco normativo básico.
Constitución Nacional Arts. 27°, 67°, 69° y 70°.
Decreto 1210 de 1993 Arts. 1° y 2°.
.Acuerdo 011 de 2005 Consejo Superior Universitario Arts 1°, 3°, 5°, 44°, 46°,
52°, 67°.
Acuerdo 032 de 2005 del Consejo Superior Universitario.
3. Definición.
Los Proyectos de Investigación académica son una serie misional de la
Universidad que testimonian la manera en que la institución desarrolla el
conocimiento y profundiza en los campos del saber, la definición de la serie,
elaborada por esta unidad es: “Los proyectos de Investigación Académica son
una serie documental misional de la Universidad, producto de la actividad
investigativa de docentes y estudiantes, desde el momento de su producción
posee valores secundarios científicos y culturales, es producida por las
unidades académicas de facultades, por los Institutos y Centros de
Investigación de Facultad e Interfacultades”.
4. Clasificación
La serie no debe registrar subseries ya que como asunto es único y no tiene
subdivisiones de orden reglamentario. Si bien cada proyecto de investigación
tiene un nombre específico (p. Ej. El Papel de la Corte Constitucional en la
superación del subdesarrollo) esta información es útil y utilizable en la
marcación de cada carpeta pero no modifica la estructura ni denominación de
la serie, la cual debe ser:
PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN ACADÉMICA
5. Contenidos.
La información medular del expediente se encuentra en el texto de la
investigación, sin embargo esta se halla acompañada de documentos que
amplían detalles de orden metodológico y/ o de desarrollo de actividades de
campo, etc, por ello resulta relevante su inclusión y conservación como parte
de la serie.
Los tipos documentales que encontramos en cada expediente de la serie son:
Proyecto (original).
Informes parciales (original).
Informe final (original).
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Soportes1.
6. Organización técnica de la serie.
Ordenación. Los proyectos de investigación son unidades complejas ya que
se componen de varios tipos documentales, se ordenará cronológicamente
desde el primer documento producido y hasta el último debe foliarse
rigurosamente2.
Marcación e identificación: Se hará con el nombre de la serie y el año de
producción. En la parte inferior del marbete se puede marcar con el nombre
específico relacionado con el tema de la investigación o con datos que
permitan a la unidad que los produce y al Archivo Central contar con criterios
auxiliares de búsqueda y recuperación:
Ej.
PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN AÑO 2004
Propiedades eléctricas del átomo
6.1 Depuración. Se realizará una vez el expediente agote su tiempo de
retención en el Archivo de Gestión por parte de la oficina productora, se
destruirán copias de originales que se encuentren en el mismo expediente,
notas adhesivas, manuscritos (excepto aquellos que tengan contenido
académico relacionado con el tema de la investigación), hojas de vida (ya
que tanto las de docentes como las de estudiantes se encuentran en original
en la serie HISTORIA LABORAL DOCENTE e HISTORIA ACADÉMICA DEL
ESTUDIANTE). Las versiones preliminares de la investigación no deben
destruirse ya que testimonian el desarrollo y/ o variantes del proceso
investigativo que resultan de importante valor para otros investigadores yo
para la disciplina en la que profundizan.
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De acuerdo con la clase de investigación, la temática y área del conocimiento se encontrarán
soportes de diferente clase (comunicaciones con entidades nacionales e internacionales, hojas
de vida de investigadores, protocolos, etc). No se deben incluir tipos documentales de carácter
financiero en el expediente P. Ej. Contratos u órdenes contractuales pues constituyen series
diferentes, así como comprobantes de pago, certificados de disponibilidad, etc) aunque su
origen tenga que ver con la investigación.
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“Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control”. Acuerdo
042 de 2002 Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
“La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma,
teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Utilizar lápiz de mina negra y blanda para
numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera
legible y sin enmendaduras” ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA,
Minimanual N ° 4 de Tablas de Retención y Transferencias Documentales (versión
actualizada). Bogotá D. C, año 2001, Pág. 37
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En caso de encontrarse en el expediente documentos de naturaleza
financiero relacionados con la ejecución del proyecto (contratos, ordenes
contractuales, certificados de cumplimiento); si se trata de originales deben
separarse y remitirse acompañados de comunicación oficial a la oficina o
unidad encargada de administrar los recursos de la investigación (P. Ej.
Unidad Administrativa de Facultad, Unidad Administrativa de Centro o
Instituto o de la dirección académica para el caso de las sedes) para que
integren las series respectivas. Si se tratare de copias estas podrán
destruirse.
6.2 Trámite y vigencia. Entendemos por tiempo de trámite del expediente el
que transcurre a partir del inicio de la investigación y hasta concluir el año en
que se presente el informe final.
6.3 Tiempos de Retención
Archivo de Gestión (Plazo de vigencia): Cinco (5) años. Este tiempo prevé
las necesidades de consulta por parte de la misma unidad y por las áreas
coordinadoras de facultad, sede y nacionales de
investigación para
elaboración de informes, reportes, etc. Así como las certificaciones de
actividades.
Archivo Central (Plazo precaucional): Será de diez (10) años. Este lapso se
establece considerando que se trata de una serie misional producida por una
de las universidades más destacadas del país, con un alto posicionamiento
en el tema de la investigación académica, lo cual indica que su potencial de
consulta es alto.
Debe puntualizarse que aunque los resultados de la investigación sean
publicados y se encuentren disponibles en la respectiva biblioteca de la
Universidad o en una de naturaleza externa, el expediente se constituye en
una fuente importante de datos complementarios para los investigadores.
Disposición final La serie es considerad como de conservación permanente
por tanto se transferirá al Archivo Histórico de la Universidad para su
guarda. El procedimiento lo aplicará cada Unidad de archivo de Sede una
vez el Comité de Archivo de sede lo apruebe. Se trata de una serie
documental de valores secundarios predecibles.
7.
Unidades de conservación.
Serán las carpetas de dos tapas plastificadas, con aletas, marbete y cordones
de cierre, se conservarán en carpetas durante su tiempo de retención en Archivo
de Gestión y en Archivo Central, cuando se produzca su transferencia al Archivo
Histórico se usarán las carpetas que para esta fase aprueben el Comité de
Archivo y la Unidad Nacional de Archivo.
Por tratarse de expedientes misionales, no se perforarán sus documentos.
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8. Soportes- Digitalización- Sistemas de Información.
La serie se compone de una tipología documental homogénea, por ello su
digitalización total es factible para fines de consulta. Por tratarse de una serie
misional de conservación permanente, se hace necesaria su producción en
papel aunque llegue a digitalizarse su contenido total o parcialmente.
9. Acceso y seguridad.
9.1 En Archivos de Gestión.
Su producción y custodia corresponde a la oficina que de acuerdo con el
Estatuto General desarrolle la función en cada nivel (unidades académicas como
los Institutos de facultad, Institutos y Centros interfacultades). La serie no tiene
un carácter reservado por la Constitución ni de orden legal sin embargo debe
recordarse que para salvaguardar los derechos de autor que recaen sobre ella
como creación original no podrá autorizarse su copiado parcial ni total y el
acceso a terceros podrá restringirse por la misma razón mientras se desarrolle el
proyecto, todo ello durante los periodos de trámite (desarrollo del proyecto) y
vigencia (retención en Archivo de Gestión en la misma unidad productora).
9.2 En Archivo Central.
El expediente será custodiado por la División o Sección de Archivo de Sede y se
someterá al régimen normal de consulta y acceso al público ya que sobre el
mismo no existe reserva constitucional ni legal, sin embargo no se expedirán
copias del mismo por tratarse de documentos originales sobre los que recaen
derechos de autor. La consulta sólo se hará en sala y la unidad de archivo de
sede debe verificar que se conserve la integridad del expediente
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