consejos prácticos a la hora de preparar un intercambio

CONSEJOS
PRÁCTICOS A LA
HORA DE
PREPARAR UN
INTERCAMBIO
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Zuriñe Arruza
ANTES DE LA VISITA DE PREPARACIÓN
VISITA DE PLANIFICACIÓN
PREPARACIÓN DEL GRUPO
DURANTE EL INTERCAMBIO
DESPUÉS DEL INTERCAMBIO
ESPECIFICIDADES PARA TRABAJAR LA ACCIÓN 3.1. CON
PAÍSES DE LA CUENCA MEDITERRÁNEA
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Zuriñe Arruza
ANTES DE LA VISITA DE PREPARACIÓN
 Antes de comenzar cualquier proyecto lo más importante es conocer las necesidades del grupo de
jóvenes interesados en realizarlo, para así poder definir el tema, los países con los que nos gustaría
trabajar, el perfil de los participantes, lugar de realización, posibles fechas, etc. Es decir, cuando
queremos poner en práctica un proyecto de intercambio por primera vez nuestros intereses tienen que
estar definidos claramente para poder realizar nuestra propuesta a potenciales socios.
A la hora de decidir la temática, y porque queremos que el Programa Juventud/Comenius nos
financie el encuentro, es muy importante leer la guía del usuario del programa para ver los objetivos
generales, las prioridades permanentes y las prioridades anuales, por si nuestro intercambio pudiese
encajar
bien
en
alguna
de
ellas.
(http://www.juventudenaccion.injuve.es/)(http://www.oapee.es/oapee/inicio/pap/comenius.html)
 La búsqueda de socios es la parte más difícil de todo el proceso.
Recomendamos hablar tanto con Josu Gerediaga, técnico responsable del
Programa Juventud en Acción del Gobierno Vasco, Dirección de Juventud y
Acción Comunitaria, como con la Agencia Nacional Española del Programa
Juventud en Acción, las oficinas de la Red Eurodesk, en nuestro caso Kaeb
Nai. Y registrarse en OTLAS, que es una herramienta online para promotores y
organizaciones en el ámbito de la juventud, en ella pueden registrar sus datos
de contacto y ámbitos de interés, así como sus peticiones de
socios/interlocutores para ideas de proyectos. En el caso del programa
comenius la palataforma etwinning es utilizada por muchos centros educativos
europeos en red: http://www.etwinning.net/en/pub/index.htm
 Contacto frecuente con tu socio/s. En función de su respuesta sabrás si va a estar implicado en el
proyecto al 100%. Tenemos que tener en cuenta que cada cultura tiene un concepto del tiempo, y que
no siempre vamos a recibir respuesta cuando la necesitamos, por eso es conveniente acordar desde el
principio una vía de comunicación fluida que puede ser el email, facebook, teléfono, skype,
whatassp, email, sea lo que sea, lo decidimos desde que iniciamos los contactos entre todos.
 Decidir con los jóvenes dónde van a estar alojados. Las opciones familias y
albergues son muy buenas las dos, cada una de ellas con sus pros y sus
contras, No todos los países tienen opciones fáciles para realizar acogida en
familias. Por ejemplo, si el grupo es de un Council de Gran Bretaña, las
complicaciones de una acogida en familia son enormes, hasta el punto de
necesitar un informe de antecedentes penales de la familia.
 Hacer una buena estimación de los riesgos: si se van a realizar actividades deportivas como andar
en bicicleta, por ejemplo, estudiar bien los recorridos, comentar a los socios si todos los jóvenes saben
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andar en bicicleta. Si la actividad va a ser en el mar, contar con profesionales en el campo (si
subcontratamos una empresa pedir la prima de seguros).
Si dormimos en albergue transmitir las medidas de seguridad y protocolos a seguir en caso de
incendio a todos los monitores. Si dormimos en familias, prever la posibilidad de necesitar realizar
cambios en las familias.
 Preparar una pequeña ficha para conocer las posibles intolerancias
alimenticias y enfermedades de los participantes. Es importante que este
trabajo se realice antes de la visita de planificación, para poder solucionar
posibles dudas durante la misma.
Por ejemplo, si alguno de los participantes sigue un tratamiento que le obliga a
ponerse una inyección cada tres días, y esta inyección se la tiene que poner un
médico, no conseguiremos que ningún médico de nuestro país lo haga si el
participante no cuenta con un informe médico que específicamente señale que
tiene que recibir esa inyección con esos componentes. Para el médico entraña
un gran riesgo pinchar algo a una persona sin saber las reacciones que en ella
pueda tener.
 Duchas. En muchos países los jóvenes y los monitores tienen problemas para ducharse en lugares
donde las duchas no son individuales y con puerta, como en el caso de Gran Bretaña, donde la ley de
menores prohíbe que los monitores se duchen con los participantes, los musulmanes, que no pueden
mostrarse desnudos frente a otras personas, etc. Este dato es primordial conocerlo antes de la visita
de planificación para tratar de buscar soluciones entre todos, que normalmente pasan por establecer
un horario.
 Seguros. Para intercambio de acogida, un buen seguro de responsabilidad civil
y accidentes. Para enviar, tarjeta sanitaria europea, seguro de viaje y accidentes.

PARA PODER VIAJAR CON MENORES DE EDAD. Necesitan o bien el pasaporte (en vigor y que no
caduque, al menos, en los tres próximos meses), o el DNI más un permiso de la policía, que pueden
solicitar tanto a la Ertzaintza como en comisarias de la policía municipal donde emitan el DNI y pasaporte.
Para solicitar estos permisos hay que presentar el libro de familia y una fotocopia del DNI del menor. En
ocasiones nos solicitan el nombre, número de DNI y número de teléfono de la persona responsable que
viaja con el grupo.
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Zuriñe Arruza
VISITA DE PLANIFICACIÓN
 Antes de realizar la visita de planificación y, por supuesto, durante todo el
proceso del intercambio, es fundamental realizar reuniones periódicas con los
jóvenes. Sus ideas y propuestas son las que se presentan en la visita de
planificación, que está subvencionada al 100% y cubre desplazamiento,
alojamiento y dietas durante dos días. Es interesante que participe el
responsable del proyecto que será monitor durante el mismo y un joven.
En el caso del programa Comenius la visita de planificación puede durar
(incluyendo viajes) hasta 5 días.
 Preparar una carpeta con el guión para realizar una visita de planificación, el programa para los dos
días, el borrador del programa de actividades (propuesto por los participantes, normalmente los de
acogida) previsto para el intercambio, y folletos informativos sobre el país de acogida, además de todo
el resto de información que podamos considerar interesante.
 Realizar un presupuesto realista, fundamental que contemos con los recursos económicos que
vamos a necesitar (cofinanciación)y fundamental preparar a los jóvenes para una posible denegación
de la subvención. Si esto ocurre nuestro trabajo es incentivarles para que vuelvan a presentar el
proyecto subsanando errores.
 Las decisiones que se tomen durante esta visita van a ser nuestra “guía de
funcionamiento”. Aconsejamos redactar un documento con estas decisiones
y firmarlo a la finalización de la visita, con todas las partes presentes. En un
documento adjunto encontraréis una guía para las visitas de planificación, y
tened en cuenta que sólo es una guía, es decir, que cada uno la adaptará para
su actividad.
 La edad es importante, si decidimos trabajar con una franja de edad concreta, por ejemplo, 15 a 17
años, es conveniente que el mayor número posible de participantes de todos los países implicados en
el encuentro tenga esta edad. A la hora de trabajar facilita las cosas. Sobre todo, tratar de no mezclar
menores y mayores de edad. Esto no significa que no podamos hacerlo, pero los mayores de edad
cuentan con derechos que no cuentan los menores .
 Nunca está de más mencionar el tema de la religión durante la visita de
planificación, en función del grupo y el país con el que estemos trabajando es
un tema importante. Durante la visita debemos conocer de la mano de los
responsables de los distintos grupos si entre sus participantes hay jóvenes que
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necesitan cumplir con los rezos o que estarían interesados en asistir aquí a una
misa, a una mezquita, etc, para intentar ajustarlo en el programa.
 Tenemos que ser conscientes que el que acoge es el que más trabajo va a tener, pero no el que más
responsabilidad va a tener, este punto de compartir trabajo y responsabilidades entre los socios
debe quedar muy claro durante la visita.
 Permisos para viajar para inmigrantes. Pongamos por caso que en nuestro
grupo contamos con dos jóvenes inmigrantes de Uganda que viven en Bilbao y
vamos a viajar, por ejemplo, a Irlanda, tenemos que asegurarnos que tienen
permiso de residencia y pasaporte español, porque si no necesitarán visado,
el proceso para conseguirlo es largo (pueden ser 3 meses) y se realiza en Madrid,
en nuestro caso en la Embajada de Uganda en Madrid. Adjuntamos una carta
tipo muy simple para solicitud de visado:
NOR-FROM-DE
Tel:
Fax:
e-mail:
NORENTZAT-TO-PARA
KILIMILIKLIK KULTUR ELKARTEA
[email protected]
EMBAJADA DE UGANDAD, DEPARTAMENTO VISADOS
Fax:
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GAIA-ASUNTO-SUBJECT: SOLICITUD DE VISADO
Estimados Sres.:
El motivo de este fax es solicitarles la concesión del visado para acudir como parte del grupo de participantes
en un intercambio que se celebrará en Górliz, Pais Vasco del 8 al 14 de septiembre a las siguientes personas
con nº de pasporte:
HANEEN ……
YAZEN J. H. ........
El intercambio versará sobre deportes tradicionales como herramienta de aprendizaje intercultural. Con
motivo de este intercambio, los arriba mencionados tendrán que acudir al País Vasco, España, del 8 al 14 de
septiembre, ambos incluidos. Este intercambio está financiado a través del programa Juventud en Acción de
la Comisión Europea (nº referencia proyecto ES-31-…, tramitado por la Agencia Nacional Española del
Programa Juventud en Acción, Injuve).
Sabemos que los trámites del visado llevan su tiempo, es por ello les pedimos encarecidamente tengan a bien
tomar en cuenta nuestra solicitud y les concedan el visado con el suficiente margen como para poder tomar
parte en este encuentro internacional, en el que también participan ...
Agradeciendo de antemano su atención y colaboración, les invitamos a que en caso de que tengan cualquier
duda o consulta, por favor, no duden en ponerse en contacto conmigo en el teléfono, fax o dirección de email que aparecen en la cabecera de este fax.
Atentamente
 Organizar siempre un plan B para el programa, por si llueve, por si hemos quedado con alguien y
finalmente esta persona no puede estar con nosotros, por si alguna actividad, una vez que el grupo está
junto, vemos que no nos encaja y hay que cambiarla, etc. Y esto es interesante definirlo conjuntamente
durante la VP.
 Visitar el alojamiento, en caso de que sea en albergue, y si es posible tener un
pequeño encuentro con el grupo de jóvenes que acogen.
 Saber si contamos con personas con necesidades especiales y nuestras opciones de facilitarles el
acceso a todo el programa en igualdad de condiciones. A la visita de planificación hay que ir con la
mayor cantidad posible de información sobre los participantes. Nosotros en más de una ocasión, siendo
el alojamiento en familias, hemos conocido que un participante era, por ejemplo, autista, el mismo día
de su llegada y esto dificulta las relaciones y preparación tanto de familias como de participantes. Se
pueden incluir gastos de este apartado en gastos extraordinarios (personal especializado…).
 Cada participante debe firmar un papel con una autorización para el “uso” de
su imagen para poder publicar fotos del encuentro en las que aparezca en webs,
medios de comunicación, etc. Si son menores, autorización de los padres.
 Valorar entre todos los socios la importancia que tiene que el primer día del intercambio
sean los propios participantes los que elaboren el acuerdo por el que se van a regir
durante el tiempo en el que estén juntos. Los monitores acordarán puntos fundamentales
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que en caso de que los jóvenes no los mencionen se añadirán a sus propuestas. Una idea
de los puntos que puede incluir un acuerdo son:
a. Reglas de funcionamiento de grupo: ser puntual, estar implicados durante toda la
semana, respetar las áreas para fumar, si surgen problemas comentadlos,
discutirlos; mantener limpias las habitaciones, los baños, etc.
b. Y los relativos a los valores: ser abiertos y estar dispuestos a compartir, respetar
otras opiniones y puntos de vista, permitir que se cometan fallos, haya confusiones,
etc.
 Definir estrategias de funcionamiento en caso de conflicto
 Definir el programa de actividades y los roles de cada uno
 Realizar un reparto de tareas equitativo en el equipo
 Redactar y firmar (todos) el acuerdo, y comentarlo con los grupos de jóvenes a nuestro
regreso.
PREPARACIÓN DEL GRUPO
 Reuniones periódicas para preparar el tema sobre el que gire el intercambio, aprender cosas sobre
nuestro país y sobre el resto de países participantes. Vamos a ser los embajadores de nuestra tierra, y una
muy buena forma de mostrar respeto por los demás es saber quiénes son, las costumbres de sus países, su
cultura, su organización política, etc.
 La preparación lingüística es y no es tan fundamental. Es fundamental en el
caso del monitor, puesto que es el filtro de la información que tiene que pasar a su
grupo, y es muy importante que entienda las cosas correctamente, si no, en
ocasiones se producen malos entendidos que hay que saber canalizar
positivamente.
 En el caso de los jóvenes, no somos partidarios de condicionar su participación por el tema de la
lengua. El lenguaje no verbal es también muy interesante e importante, lo que si es cierto es que un
menor conocimiento de la lengua utilizada durante el intercambio puede condicionar el resultado de
algunas de las actividades, por ejemplo en el caso de que sean actividades de debate, pero es una cuestión
de adaptar todo a las necesidades del grupo, se pueden preparar actividades de creación artística que
funcionan muy bien sin necesidad de utilizar el lenguaje.

Una buena preparación intercultural es necesaria para entender mejor al resto de
jóvenes y aprender a respetarlos. Por eso, como hemos mencionado en uno de los puntos
de este apartado, hay que motivar a los jóvenes a que busquen información sobre los
países participantes en el encuentro, incluido el suyo.
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Hay tantos pequeños detalles que pueden entrar en este apartado que no acabaríamos
nunca si los mencionásemos todos, pero vamos a poner algunos ejemplos ilustrativos
que espero ayuden: en un intercambio con un grupo de Grecia, acogida aquí, una de
las participantes pasó dos noches encima de la cama sin taparse y con frío porque en
su país la ropa adicional de la cama la dejan doblada a los pies de la misma, ella vió la
cama perfectamente hecha y no encontró sábanas ni mantas encima y pensó que aquí
dormíamos así.
Los txipirones en su tinta suelen ser también el punto estrella de todo intercambio.
Os animo a que seáis muy naturales y claros con las personas que alojáis o con las
personas con las que vais a compartir una semana, ayuda mucho poder expresar todas
vuestras dudas y miedos.
El tema de los enchufes también es importante informarse por si lleváis móviles,
cámaras de fotos u ordenadores que tengáis que cargar durante la semana.
Si hay cosas sobre cultura o/y religión que prohíben comer alimentos (musulmanes
practicantes no comen cerdo y carne sólo si es halal, es decir, el animal es sacrificado
de manera tradicional, existen carnicerías en el Pais Vasco donde podéis conseguir esta
carne; los judíos no comen cerdo ni marisco, los veganos nada que proceda de
animales, ni leche, ni queso ni por supuesto carne, etc), que aconsejan el no contacto
físico (dar besos, abrazar), y tantas otras cosas, es importante plantearlas durante la
visita de planificación.
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Zuriñe Arruza
DURANTE EL INTERCAMBIO
 Un intercambio tiene garantizado un 60% de su éxito si los participantes están satisfechos con la
comida. Los horarios de comida en cada país varían mucho, en el País Vasco comemos y cenamos tarde
para la gran mayoría de grupos europeos, por lo tanto, es importante que los jóvenes tengan algo para
comer a media mañana y a media tarde, y fundamental es el tema del agua, especialmente en verano, que
tengan suficiente agua, o acceso al agua potable durante todo el intercambio.
Nosotros solemos entregar una botella de agua pequeña a cada participante el primer día, en la que
pueden poner su nombre e ir rellenando durante la semana. Se ahorra en plástico y se evitan contagios
por beber de la misma botella o vaso.
 Es importante tranquilizarles con la idea del agua potable, no en todos los
países pueden consumir con tranquilidad el agua del grifo, por lo tanto, es nuestro
trabajo informarles sobre este tema.
En el caso de que sea el grupo vasco el que viaja fuera, a países donde se cena a
las 7 de la tarde, nosotros siempre pedimos “recena” para nuestros grupos, y si
no pueden proporcionárnosla, nos aseguramos de comprar algo para que
nuestro grupo pueda comer por las noches, que suelen ser largas.
 A la hora de preparar el programa de actividades, asegurarnos y chequear dos veces
todo lo que tengamos que hacer: dietas especiales en los menús, horarios de los
transportes públicos, teléfonos de contacto y personas de contacto, si vamos a hacer
visitas reservar donde sea necesario, etc.
 Importante saber dónde hay supermercados, ambulatorios, transporte público, etc, cerca del lugar
donde estemos alojados.
 Cada noche realizar una pequeña evaluación diaria, que puede ser en grupos
nacionales o puede ser mixta.
 Cada noche recordar el programa del día siguiente a los participantes por si hay que preparar algo
específico: si hay actividades deportivas preparar mochila con lo necesario, si hay talleres quién es el
grupo encargado y que tenga preparado el material que va a necesitar, etc.
 Si estamos en albergue, siempre está bien que al menos uno de los monitores
tenga coche. No es aconsejable trasladar a jóvenes en vehículos particulares
excepto en casos de emergencia.
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 Si nosotros realizamos la acogida, es conveniente preparar un listado con lo que los participantes
van a necesitar en función de la época del año, las actividades programadas, etc. Por ejemplo: crema
solar, chanclas para las duchas, toalla, spray anti mosquito…
 Si el alojamiento lo permite, es educativo que los jóvenes puedan preparar en
grupos mixtos cada día alguna de las comidas, “el trabajo une”.
DESPUÉS DEL INTERCAMBIO

Realizar una evaluación final con el grupo para tratar los puntos mejorables, tanto escrita como algo
que sea también activo.

Definir una estrategia de “multiplicación” del encuentro. Pueden ser charlas
en ikastolas, en asociaciones, exposición de fotografías en algún local
cultural o para jóvenes, una jornada dedicada a mostrar lo que han hecho y
que lo que se puede hacer en el futuro, presentaciones en power point, video,
teatro, etc.

Si se quiere dar difusión en los medios de comunicación al finalizar el encuentro estos temas
suelen interesarles y para los jóvenes es algo positivo.

Dar a conocer el encuentro y sus resultados a través de internet, de forma
segura. Puede ser a través de la web de la asociación, del centro escolar de
alguno de los participantes, en blogs personales, etc. RECORDAD LOS
PERMISOS DEL USO DE LA IMAGEN.

Comenzar a planificar actividades de cara al futuro, que pueden ser con los mismos socios,
invitando a nuevos, etc.
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ESPECIFICIDADES PARA TRABAJAR LA ACCIÓN 3.1. CON
PAÍSES DE LA CUENCA MEDITERRÁNEA
 Consultar con los monitores si las actividades de contacto físico serán o no bienvenidas entre sus
participantes.
 Ramadán. Si el encuentro es durante el Ramadán hay que preguntarles cómo quieren organizar
el tema de las comidas, puesto que tienen un horario que varia según los países en el que no
pueden comer (relacionado con el sol). Tenemos que informarnos de la hora a la que pueden
cenar en nuestro país, puesto que es un dato que varía de país a país, consultando con la
comunidad musulmana de nuestra área, comen de noche, por lo que hay que dejar comida
preparada, etc.
Además de no comer tampoco beben por lo que es también prudente tenerlo en cuenta a la hora
de organizar el programa de actividades, no es conveniente hacer mucho ejercicio físico, pero
todo ello es necesario hablarlo con los responsables de cada grupo. Y también están los rezos, a
la hora de compartir habitación es mejor que lo hagan entre gente que sigue el Ramadán, puesto
que si no, los europeos se pasan las noche en blanco.
Nos parece una muy interesante experiencia realizar un encuentro durante el Ramadán, o al
menos coincidiendo algunos días.
 Los países de la acción 3.1. necesitan visado para viajar y nosotros necesitamos visado para
viajar a estos países también. Para los europeos todo es más fácil porque en la gran mayoría de
los países podemos sacarnos el visado a nuestra llegada al aeropuerto, aunque recomendamos
consultarlo con la agencia de viajes con la que tramitemos los billetes o, en su defecto, la
embajada del país al que vamos a viajar.
Cuando nosotros acogemos grupos enviamos la carta de invitación tanto a los participantes
como a la embajada española del país (la hemos adjuntado en el apartado de visita de
planificación) que corresponda, al departamento de visados. Nuestros socios deberán solicitar
una cita para que les tramiten el visado, por lo que estos trámites es muy conveniente hacerlos
como mucho margen de tiempo, al menos dos meses de antelación, sin visado ellos tampoco
pueden comprar los billetes. En el caso de países del norte de Africa todavía es más largo y
complicado, y Palestina también.
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
Al hacer el presupuesto de estos intercambios es importante tener en cuenta lo que en el
programa Juventud en Acción aparece como gastos extraordinarios, puesto que todo los referente
a visados, transportes hasta y desde la frontera (como en el caso de Palestina), seguros, etc, hay que
incluirlo en ese apartado.
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