PROCEDIMIENTO ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

Código: PA10-01
PROCEDIMIENTO
ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y
SERVICIOS
Versión: 02
Fecha de aprobación: 04-08-2014
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología y las actividades necesarias para la selección de contratistas requeridos por la
Entidad cuando el procedimiento de contratación deba adelantarse bajo la modalidad de ORDEN DE
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS, cumpliendo con los principios de transparencia, celeridad,
economía y eficiencia.
2. ALCANCE
Inicia con la identificación de la necesidad y termina con la remisión del expediente al Centro
Administrativo Documental (CAD).
3. DEFINICIONES
Aceptación de oferta: Documento escrito suscrito por el funcionario EDU con capacidad para contratar y
el oferente ubicado en el primer orden de elegibilidad en el proceso de selección, mediante el cual la
Entidad acepta la oferta presentada por el oferente en mención y éste último se obliga con la EDU a
ejecutar el objeto contractual en los términos establecidos en las Condiciones de Contratación. Este
documento hace las veces de contrato, entendido como el acuerdo de voluntades tendiente a generar
obligaciones, el cual para todos los efectos se tendrá por perfeccionado con la suscripción de las partes.
Acta de inicio: Documento suscrito por el Supervisor, el Interventor (cuando exista) y el Contratista,
mediante el cual se acuerda el inicio de la ejecución del contrato de Orden de Compra celebrado.
Apropiación presupuestal: Reserva presupuestal expedida por la EDU para garantizar el pago de las
obligaciones adquiridas en virtud de la celebración de un contrato. La apropiación presupuestal se
compone de dos documentos, así: (i) Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP-, el cual debe ser
previo a la invitación; y (ii) Certificado del Regis tro del Compromiso Presupuestal -CP-, el cual es
concomitante a la Aceptación de la Oferta.
Condiciones de Contratación: Documento expedido por la EDU, en el cual se establecen las
condiciones jurídicas, financieras, técnicas y/o económicas, y en general todos los requisitos de
participación y evaluación necesarios para seleccionar el contratista dentro del proceso de selección. Se
entenderán incorporados todos los documentos técnicos y financieros que se envían con la invitación,
como la ficha técnica, matriz de riesgo, presupuesto oficial, etc.
Cotización: Información comercial escrita o verbal respecto de un bien y/o servicio, expedida por una
persona dedicada a una actividad o mercado específico, en el cual se indica el precio, características y/o
alcance del mismo. Esta información no constituye oferta o propuesta en los términos de este documento
y será solicitada por la EDU para efectos de realizar el estudio de mercado.
Dependencia Interesada: Corresponde a la Subgerencia, Dirección y/o Jefe de Oficina (Entiéndase
incluida la Secretaría General y demás dependencias del nivel directivo) que genere la necesidad de la
contratación y tenga a su cargo la responsabilidad de supervisar el bien y/o servicio a contratar, de
conformidad con la Estructura Organizacional de la EDU, el Manual de Calidad EDU, Manuales de
Caracterización por Procesos y las Delegaciones realizadas por la Gerencia General.
Ejecución: Realización del objeto contractual de conformidad con las condiciones y términos estipulados
en la Aceptación de la Oferta, las Condiciones de Contratación y la oferta presentada por el proveedor.
Estudio de mercado: Sondeo, análisis, investigación y/o estudio que realiza la EDU de las condiciones,
comportamiento y precios que rigen el mercado del bien y/o servicio que se requiere contratar, con el fin
de determinar el costo estimado de la contratación, establecer el presupuesto oficial, definir el alcance
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través del Manual SIG. Cualquier copia impresa que no
incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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técnico y obligacional del futuro contratista, al igual que los requisitos de participación de los futuros
oferentes.
Para lo anterior, la Entidad podrá solicitar cotizaciones a personas que ofrezcan el bien y/o servicio
pretendido en el mercado; consultar precios en la oferta pública de almacenes de cadena con
reconocimiento local, nacional o internacional de conformidad con el alcance de la contratación; partir de
las condiciones económicas y técnicas pactadas en contratos anteriores con similar alcance y
características, con la respectiva actualización a condiciones de mercado actual; consultar bases de
precios consolidadas por la Entidad para bienes y/o servicios de común contratación; utilizar software o
herramientas tecnológicas para el cálculo de precios, definiciones y cantidades; y en general, toda
aquellas herramientas o mecanismos que permitan establecer el valor real del objeto contractual,
garantizando la calidad, eficiencia y economía de los bienes y/o servicios pretendidos.
Invitación: Envío a los proveedores de las condiciones de contratación por correo electrónico o la
comunicación de aquellas a través del mecanismo de publicidad establecido.
Oferta o propuesta: Oferta presentada por cada participante en el proceso de selección.
Secretario Técnico: Corresponde a la Subgerencia a la cual le ha sido asignada esta función en la
Resolución GG 635 del 10 de mayo de 2013 o la norma que le modifique, desarrolle, adicione o sustituya.
Sin perjuicio de futuras designaciones reglamentarias para actuar como Secretario Técnico, esta función
será ejercida por la Subgerencia de Gestión Contractual, Subgerencia Administrativa y Financiera ó
Subgerencia de Gestión Inmobiliaria y Comercial, las cuales conocerán de los asuntos asignados en la
resolución mencionada de manera excluyente la una de la otra.
SECOP: Sistema electrónico para la contratación pública.
SEVEN ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) Software
que permite la gestión, sistematización e integración de todos los procesos de la Entidad.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documentos Internos: Ver Listado Maestro de Documentos
Documentos Externos: Ver Normograma EDU
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través del Manual SIG. Cualquier copia impresa que no
incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento de selección de contratistas constará de tres etapas. En todo caso, el plazo entre la aprobación de documentos precontractuales y la
suscripción del Acta de Inicio, no podrán superar un plazo de 17 días hábiles:
a. Etapa previa
b. Etapa precontractual
c. Etapa contractual e inicio
a. ETAPA PREVIA:
N°
1
2
3
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Identificación de la necesidad, estudio de mercado y presupuesto
oficial:
Se identifica la necesidad que requiere satisfacer la EDU con la futura
contratación, se realiza el estudio de mercado y a partir de éste se elabora
el presupuesto oficial.
Cuando se requiera la contratación de obras y consultorías (Interventoría,
estudios, diseños o asesorías técnicas), la Dependencia Interesada
deberá obtener el presupuesto oficial de la Dirección Técnica y de
Contratación (Dirección adscrita a la Subgerencia de Gestión Contractual)
o del contratista seleccionado para el efecto.
Validación con el Plan de compras:
La Dependencia Interesada certifica que la contratación del bien o servicio
se encuentra en el Plan de Compras.
Sin el cumplimiento de este requisito no podrá adelantarse el respectivo
proceso de contratación.
Ficha técnica y matriz de riesgos:
Se elabora la ficha técnica y la matriz de riesgos de conformidad con el
resultado del estudio de mercado y de riesgos de la contratación. La matriz
REGISTRO

PUNTOS DE
CONTROL
Estudio de
mercado
Presupuesto
oficial


Dependencia Interesada
Dirección Técnica y de
Contratación

Dependencia Interesada
V. B. en la Ficha
Técnica
X


Dependencia Interesada
Dirección Técnica y de
Contratación
Formato
FA10-10
Matriz Riesgos
X

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobó:
Subgerente de Contratación
Comité de Calidad
Gerencia General
Firma:
Firma:
Firma:
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de Isolución.
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N°
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5
6
7
8
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
de riesgos deberá ser aprobada por la Dirección de Riesgos.
Cuando se requiera la contratación de obras y/o consultorías
(Interventoría, estudios, diseños o asesorías técnicas), la Dependencia
Interesada deberá elaborar la Ficha Técnica en conjunto con la Dirección
Técnica y de Contratación.
La Ficha Técnica será aprobada por el Secretario Técnico respectivo en lo
relacionado con los aspectos jurídicos de la misma.
Registro proceso en SEVEN ERP y solicitud Disponibilidad
Presupuestal:
Se crea la justificación y solicitud del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal en el sistema SEVEN ERP
Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal:
Se expide, suscribe y entrega a la Dependencia Interesada el Certificado
de Disponibilidad Presupuestal
Solicitud de proveedores a la base de datos:
Se diligencia el formato de solicitud de proveedores y se envía por correo
electrónico al Profesional de Gestión Integral y Mejoramiento para la
selección de proveedores en la base de datos.
Listado proveedores a invitar:
El Profesional de Gestión Integral y Mejoramiento, previa aplicación del
Procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores,
envía a la Dependencia Interesada el listado de proveedores a invitar
Solicitud contratación:
La Dependencia Interesada solicita mediante memorando al Secretario
Técnico respectivo el inicio del proceso de contratación, adjuntando los
documentos relacionados en los numerales anteriores.
El proceso de contratación será adelantado por el Secretario Técnico
respectivo.

REGISTRO

Secretario Técnico
respectivo.
Dirección de Riesgos

Dependencia Interesada

Dirección Financiera

Dependencia Interesada
Formato
FMAM16-11
FMAM16-12

Profesional de Gestión
Integral y Mejoramiento
Código:
PMAM16-003

Dependencia Interesada
Memorando
Formato
FA10-13
Ficha Técnica
Orden de Compra
SEVEN ERP
CDP
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobó:
Subgerente de Contratación
Comité de Calidad
Gerencia General
Firma:
Firma:
Firma:
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de Isolución.
PUNTOS DE
CONTROL
X
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N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO

Secretario Técnico
Condiciones de
Contratación

Secretario Técnico
Formato FA10-12
Invitación a
contratar
b. ETAPA PRECONTRACTUAL
9
10
Aprobación documentos precontractuales y elaboración de las
Condiciones de Contratación:
Se analiza la viabilidad de la contratación y se elaboran las Condiciones
de Contratación.
Invitación y selección de proveedores:
Se realiza la invitación al listado de proveedores suministrado por el
Profesional de Gestión Integral y Mejoramiento, invitación que se enviará
por correo electrónico o se comunicará a través del mecanismo de
publicidad del proceso de selección.
En las Condiciones de Contratación se debe establecer la fecha y hora de
cierre del proceso de selección; el plazo entre la invitación y el cierre del
proceso no será superior a tres (3) días hábiles. Igualmente se podrá
establecer un plazo en el cual los proveedores invitados podrán presentar
observaciones a las mismas, al igual que el término en el cual la Entidad
dará la respectiva respuesta.
Cuando la Entidad lo estime necesario, podrá realizar modificaciones a las
Condiciones de Contratación y ampliar el cronograma de actividades del
proceso de selección.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobó:
Subgerente de Contratación
Comité de Calidad
Gerencia General
Firma:
Firma:
Firma:
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de Isolución.
PUNTOS DE
CONTROL
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RESPONSABLE
REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL

Secretario Técnico
respectivo
Formato
Código: FA10-1
Acta de audiencia
de cierre de
proceso de
selección
y recepción de
ofertas
X

Secretario Técnico
respectivo
Dirección Técnica y de
Contratación
Secretaría General
Contador
ACTIVIDAD
Audiencia de cierre del proceso de contratación y apertura de
propuestas:
Las propuestas llegan al Centro Administrativo Documental (CAD) en
sobre cerrado antes de la fecha de cierre del proceso de selección; luego
se entregan al funcionario designado por el Secretario Técnico respectivo.
Se realiza audiencia pública de cierre del proceso de selección y apertura
de las propuestas.
De la audiencia se levantará un acta en la cual se registrarán las ofertas
recibidas y ésta podrá ser consultada por los proponentes.
Se registra la actuación en SEVEN.
Evaluación ofertas:
El Secretario Técnico respectivo realiza la evaluación de las ofertas, las
cuales deben cumplir con los requisitos establecidos en las Condiciones
de Contratación.
La evaluación técnica y de precios de las ofertas estará a cargo de la
Dependencia Interesada, no obstante, cuando se contraten obras y/o
consultorías (Interventoría, estudios, diseños o asesorías técnicas), la
Dirección Técnica y de Contratación realizará esta evaluación.
La evaluación financiera estará a cargo del Contador.
Si se exige garantía de seriedad de la oferta, está será revisada y
aprobada por la Secretaría General.
Para la evaluación de las ofertas la Entidad tendrá hasta un (1) día hábil el
cual corresponderá con el siguiente a la fecha de cierre del proceso de
selección. Este término podrá ser prorrogado atendiendo a las
características, complejidad y la coordinación entre dependencias que
exige la evaluación.



Elaborado por:
Revisado por:
Aprobó:
Subgerente de Contratación
Comité de Calidad
Gerencia General
Firma:
Firma:
Firma:
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de Isolución.
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N°
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ACTIVIDAD
Consolidación evaluación y publicación informe de evaluación
preliminar:
Hasta el día posterior al vencimiento del término descrito para la
evaluación, se consolidarán las evaluaciones en el Informe de Evaluación
Preliminar el cual será comunicado a los proponentes mediante el
mecanismo de publicidad del proceso de selección.
Traslado informe evaluación preliminar:
Se da traslado al Informe de Evaluación Preliminar hasta por el término de
un (1) día hábil para que los proponentes presenten las observaciones o
aclaraciones del caso. Durante este término el oferente podrá subsanar los
requisitos de participación que procedan.
El término de traslado podrá ampliarse cuando la Entidad lo considere
pertinente.
En caso de recibirse sólo una propuesta en el proceso de selección, la
Entidad podrá desistir del traslado al Informe de Evaluación Preliminar
Informe de evaluación definitivo:
Se realiza el Informe de Evaluación Definitivo, el cual se comunicará a los
proponentes a través del mecanismo de publicidad del proceso de
selección.
En caso de diferencias entre el informe de evaluación preliminar y el
informe de evaluación definitivo, la Entidad podrá otorgar un nuevo
traslado por el término del inicialmente concedido.
Si vencido el traslado no hay cambio alguno respecto del Informe de
Evaluación Preliminar, éste se tendrá como definitivo y no será necesario
realizar el Informe de Evaluación Definitivo.
Registro proceso selección en SEVEN, solicitud y firma del
Certificado del Registro del Compromiso Presupuestal:
Se registran las actuaciones en el SEVEN y se genera el compromiso
presupuestal.
RESPONSABLE
REGISTRO

Secretario Técnico
respectivo
Formato
F-A-10-003
Informe de
Evaluación Orden
de Compra

Secretario Técnico
respectivo

Secretario Técnico
respectivo Dependencia
Interesada
Dirección financiera

SEVEN
Certificado del
Registro del
Compromiso
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobó:
Subgerente de Contratación
Comité de Calidad
Gerencia General
Firma:
Firma:
Firma:
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de Isolución.
PUNTOS DE
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N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
En caso de pluralidad de rubros presupuestales y de requerirse la
liberación de saldos, la Dependencia Interesada deberá informar el valor
que debe apropiarse en cada rubro presupuestal.
Presupuestal
c. ETAPA CONTRACTUAL E INICIO
17
18
19
20
Elaboración Orden de Compra y perfeccionamiento:
Se elabora el contrato de Orden de Compra, el cual es a su vez la
aceptación de la oferta ubicada en primer orden de elegibilidad. El
documento deberá obedecer a los términos establecidos en las
Condiciones de Contratación y la oferta en mención.
Dependencia interesada y Secretario Técnico firma contrato de Orden
de Compra:
Se entrega el contrato de Orden de Compra para firma de la Dependencia
Interesada. Una vez firmado se entrega al Secretario Técnico respectivo
quien lo suscribe y entrega para firma de la Gerencia General.
Aprobación y firma del contrato de Orden de Compra por la Gerencia
General:
El contrato de Orden de Compra es aprobado y firmado por la Gerencia
General, y devuelto al Secretario Técnico Respetivo
Perfeccionamiento del contrato y entrega contrato de Orden de
Compra para aprobación de pólizas en la Secretaría General:
Se cita al contratista para que acuda a firmar el documento. Una vez
firmado por ambas partes el contrato de Orden de Compra, éste se
entenderá perfeccionado.
Se entrega copia del contrato de Orden de Compra al contratista y se
solicita que aporte las garantías contractuales exigidas. El contratista es
autónomo y libre para elegir la Compañía con la cual contratará las
garantías contractuales exigidas; el personal de la Entidad no podrá

Secretario Técnico
respectivo


Dependencia interesada
Secretario Técnico
respectivo

Gerencia General

Secretario Técnico
respectivo
Orden de compra
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobó:
Subgerente de Contratación
Comité de Calidad
Gerencia General
Firma:
Firma:
Firma:
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de Isolución.
PUNTOS DE
CONTROL
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
intervenir en ningún momento en dicho trámite.
En caso de requerirse la constitución de fiducia para el manejo de
anticipos, deberá aprobarse el respectivo contrato de forma paralela a este
procedimiento y de conformidad con la normatividad que rija la materia.
Solicitud garantías contractuales:
La Dependencia Interesada deberá insistir en la solicitud de las garantías
contractuales. En caso que el contratista no las aporte, se realizará un
nuevo requerimiento anunciando las sanciones que procedan según las
Condiciones de Contratación.
Una vez recibidas las garantías deberá remitirlas junto con el expediente a
la Secretaría General para su revisión y aprobación.
Revisión y aprobación de garantías:
Se realiza la revisión y aprobación de las garantías de conformidad con los
amparos, vigencias y cuantías exigidas en las Condiciones de
Contratación. En caso de no estar correctas, se requerirá al contratista
para que efectúe las respectivas correcciones.
La actuación debe registrase en SEVEN.
Elaboración y suscripción acta de inicio:
La Dependencia Interesada elabora y suscribe el acta de inicio con el
contratista, el Supervisor y el Interventor, en caso de existir el último.
Se entregará copia del acta al contratista para que realice la actualización
de las garantías, en caso de requerirse.
Se envía copia digital del acta de inicio al Secretario Técnico respectivo,
para que se realice la actualización del proceso en SEVEN ERP.
Recibidas las garantías, la Dependencia Interesada envía el expediente a
la Secretaría General con el fin de realizar la actualización de las pólizas.
Aprobación garantías actualizadas:
Se realiza la revisión y aprobación de las garantías de conformidad la
fecha del acta de inicio. En caso de no estar correctas, se requerirá al

REGISTRO
Dependencia Interesada
Secretaría General
SEVEN
Acta de
aprobación de
Pólizas

Dependencia Interesada
Formato
FA10-15
Acta de Inicio
SEVEN ERP

Secretaría General
SEVEN
Acta de
aprobación de

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobó:
Subgerente de Contratación
Comité de Calidad
Gerencia General
Firma:
Firma:
Firma:
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de Isolución.
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N°
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
contratista para que efectúe las respectivas correcciones.
Una vez aprobadas las garantías, se envía el expediente al Secretario
Técnico respectivo.
La actuación debe registrase en SEVEN.
Publicación de Contratos en el SECOP y envío del expediente al
Centro Administración Documental:
Se realiza la publicación en el Sistema Electrónico para la contratación
pública – SECOP de los documentos contractuales.
Posteriormente, se envía el expediente del proceso de selección con la
totalidad de propuestas recibidas, al Centro Administración Documental
(CAD) para la respectiva digitalización y custodia.
REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
Pólizas

Secretario Técnico
respectivo
Publicación en el
SECOP
6. Anexos
PMAM16-03: Procedimiento Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobó:
Subgerente de Contratación
Comité de Calidad
Gerencia General
Firma:
Firma:
Firma:
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X
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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
EDICIÓN
FECHA DE VIGENCIA
0
22/05/2013
1
Se Incluye la publicación de la actividad contractual de la
entidad en el Sistema Electrónico para la contratación
pública – SECOP.
28/06/2013
2
NATURALEZA DEL CAMBIO
El procedimiento de contratación que estuvo vigente Hasta
el 21 de mayo de 2013 fue 11P1V11 Adquisición de bienes
y servicios con fecha de aprobación del 19 de julio de 2012,
en este procedimiento estaban consignadas las diferentes
modalidades del manual de contratación vigente hasta esa
fecha adoptado mediante resolución 02 de 2010.
Con el proceso de modernización la entidad adoptó un
nuevo manual de contratación según las resoluciones JD
005 del 03 de abril del 2013 y GG 635 del 10 de Mayo de
2013 se establecieron los procedimientos: Mínima cuantía,
Orden de compra, Contratación Directa e Invitación Abierta
los cuales inician con versión 0.
Se ajustan y agregan definiciones de términos mencionados
en el procedimiento, se discrimina el procedimiento en tres
(3) etapas, Etapa previa, Etapa precontractual y Etapa
contractual e inicio, y se establece un plazo máximo entre
las dos últimas. Se desarrolla el paso a paso contractual a
mayor especificidad, se eliminan los plazos contractuales
dentro de las actividades. Se agrega que la matriz de
riesgos de cada proceso será revisada y aprobada por el
Director de Riesgos, se elimina del procedimiento las
adiciones, la evaluación al contratista y la liquidación del
contrato, de igual manera que se excluye lo referente a la
prestación de servicios profesionales, se formalizan los
formatos para la Evaluación Preliminar, Evaluación
Definitiva y Solicitud de Proveedores, se especifican los
pasos para la legalización del contrato.
04/08/2014
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobó:
Subgerente de Contratación
Comité de Calidad
Gerencia General
Firma:
Firma:
Firma:
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en la red a través de la Isolución