CIRCULAR DE CIERRE - Universidad Nacional de Colombia

CIRCULAR DE CIERRE
PARA:
DECANOS, JEFES DE UNIDADES DE GESTIÓN
ACADÉMICA, ASISTENTES ADMINISTRATIVOS.
DE:
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
ASUNTO:
CIERRE DE VIGENCIA FISCAL 2009
FECHA:
11 DE NOVIEMBRE DE 2009
ADMINISTRATIVA Y
Con el objeto de garantizar un adecuado cierre de la vigencia fiscal 2009, de cumplir con lo
establecido en la circular de cierre N° 028 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y de
realizar la entrega oportuna de la información a los organismos de control, se presentan a
continuación los lineamientos generales y fechas límite para la realización del proceso de cierre
de vigencia en la Sede Medellín.
1. Ordenes contractuales de compra
a. Compras Nacionales:
El 11 de diciembre será la fecha límite tanto para la celebración de órdenes contractuales
de compra como para la entrega de mercancía por parte de los proveedores al almacén de
la Sede
b. Importaciones:
Las solicitudes de elementos para llevar a cabo los procesos de compra bajo la modalidad
de Importaciones, se recibirán en la Sección de Compras hasta el día 13 de noviembre,
en estos casos se deberá tener en cuenta que la mercancía debe quedar legalizada en la
presente vigencia y que los proveedores seleccionados deben tener disponibilidad para
entregarla en el almacén antes del 11 de diciembre.
Lo anterior con el fin de cumplir con los trámites de legalización dentro de los plazos
establecidos por Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.
2. Ordenes Contractuales de Prestaciones de Servicios
Se podrán autorizar órdenes contractuales por prestación de servicios hasta el 11
de diciembre
Con cargo a las apropiaciones presupuestales de esta vigencia no podrán celebrarse
órdenes contractuales de prestación de servicios que inicien actividades en el 2010, éstas
se deberán elaborar y autorizar con cargo al presupuesto de esa vigencia.
3. Resoluciones de comisiones, viáticos, gastos de viaje y prácticas docentes
La Sección Financiera recibirá resoluciones hasta el 10 de diciembre. Se incluyen las
correspondientes a contratos y proyectos, las cuales deberán quedar legalizadas a más
tardar el 15 de diciembre.
Los cheques que a 18 de diciembre, no hayan sido cobrados, serán informados a cada
asistente, quien deberá verificar si se realizó o no la comisión y en caso de no haberse
efectuado, deberá enviar la Resolución de anulación, máximo el día 21 de diciembre.
Por concepto de viáticos y gastos de viaje a ejecutarse en la vigencia 2010 no pueden
constituirse reservas presupuestales pues el compromiso debe imputarse al presupuesto
de dicha vigencia.
4. Avances y Cajas Menores
Se concederán avances hasta el 10 de diciembre, para ser legalizados a más tardar el 15
de diciembre.
Para el cierre de la vigencia por disposiciones fiscales, no deben existir avances
pendientes de legalizar, caso en el cual se procederá a realizar el descuento por nómina
según la autorización firmada por el responsable del avance.
Los responsables de cajas menores deberán legalizar a más tardar el 9 de diciembre ante
la Sección de Contabilidad y entregar la chequera y la conciliación en la sección de
pagaduría máximo el 11 de diciembre.
5. Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar
Todos los compromisos presupuestales celebrados deberán ser verificados, con el fin de
determinar su ejecución en la presente vigencia, para evitar que el presupuesto se vea
afectado por compromisos no ejecutables a diciembre 31.
Se deberá remitir a Sección de Presupuesto el 15 de diciembre la relación de Reservas
Presupuestales debidamente soportadas y firmadas por el Ordenador del Gasto, de los
compromisos que iniciaron su ejecución en esta vigencia y que continúan en el 2010.
Para la constitución de Cuentas por Pagar aplica la misma fecha y se hace necesario
además que estén soportadas con los respectivos documentos (factura cumpliendo con
todos los requisitos y/o la correspondiente certificación de recibido a satisfacción).
6. Áreas de responsabilidad y proyectos con saldos negativos
A más tardar el 11 de diciembre deberán estar saneados todos los proyectos y áreas con
saldos negativos producto de la autorización por parte de la Dirección Administrativa para
registrar sin ingresos y ejecutar compromisos para la realización de actividades en
algunos proyectos.
En caso de la existencia de saldos negativos después de la fecha límite, se procederá a
realizar la deducción de los recursos de la empresa en la que este apropiado dicho
proyecto
7. Recursos sin identificar o acreedores por legalizar
En el periodo comprendido entre el 15 de noviembre y el 15 de diciembre, deben ser
reportados en su totalidad a la Sección de Pagaduría todas las partidas contenidas en los
paga cuentas debidamente identificadas. No deben quedar partidas sin identificar en esta
vigencia para ser registradas en el 2010.
8.
Postgrados - Matriculas
Tener presente que si la matricula se recauda durante el periodo que comprende los
meses de diciembre de 2009 y enero de 2010, los proyectos de cada posgrado deben
quedar creados en el Sistema Financiero QUIPU antes del 31 de diciembre.
9. Facturación
Se expedirán facturas hasta el 18 de diciembre
10. Liquidación de Proyectos de Extensión
A más tardar el 11 de diciembre se debe presentar a la oficina de Extensión, la resolución
de liquidación de los proyectos de extensión con vencimiento en esta vigencia y a la
Dirección Administrativa las resoluciones de liquidación correspondientes a los demás
proyectos que al igual tengan fecha de vencimiento antes del 31 de diciembre de 2009.
Para aquellos que no se vayan a liquidar, se deben expedir las resoluciones autorizando
nuevas fechas de vencimiento. Es importante tener en cuenta que si no se cumple con
este requisito los proyectos serán inactivados automáticamente por el Sistema Financiero
Quipu al cierre de la vigencia 2009.
11.
Apertura del Presupuesto 2010
El 15 de diciembre se debe enviar a la Dirección Administrativa la resolución del
presupuesto del respectivo Fondo Especial, debidamente firmada por el ordenador del
gasto, previamente aprobada por el Consejo de Facultad. Así mismo, la clasificación
presupuestal y valor de cada uno de los Proyectos que pasan de vigencia.
Nota. Es importante tener en cuenta la resolución rectoral N° 1567 de octubre 15 de 2009
“Por la cual se dictan disposiciones que faciliten el cumplimiento de la ley 996 de 2005,
dentro del marco de la legislación aplicable a la Universidad Nacional de Colombia en
materia de contratos” y la circular de La Gerencia Nacional N° 026 del 21 de octubre de
2009 que hace referencia a las disposiciones para la aplicación en la Universidad de la
Ley de Garantías.
Agradezco la colaboración de cada uno de ustedes en el cumplimiento de estos
requerimientos en los plazos establecidos.
ÁNGEL MÚNERA PINEDA
Director Administrativo