Guía de Implementación Detallistas

Guía de Implementación
Detallistas
www.antad.net
www.gs1mexico.org
www.pma.com
Resumen Guía de implementación
Nombre del documento
Guía de implementación - detallistas
Ultima modificación del documento
Marzo 2014
Version del documento
1.0
Descripción del documento
Documento que describe los pasos individuales que deberá
realizar una cadena detallista para implementar un proyecto de
PLU + DataBar.
Colaboradores Guía de implementación
Nombre
Empresa
Correo
Francisco Martín Gómez
ANTAD
[email protected]
Juan Pablo Gómez S (Co-Chair)
GS1 México
[email protected]
Franchesco Guerrero
Chedraui
[email protected]
Sergio Maldonado
Wal-Mart
[email protected]
Guillermo Pohls Arroyuelo
Wal-Mart
[email protected]
Alicia Robledo
Calimax
[email protected]
Angeles Franco
Conacca
[email protected]
Ed Treacy
PMA
[email protected]
Nancy Tucker
PMA
[email protected]
INTRODUCCIÓN GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN
Las mejores practicas son generalmente métodos o
En adición, las “mejores” practicas pueden evolucionar para
TABLA DE CONTENIDO
procesos técnicos estandarizados formalmente que han
evolucionar a medida que las mejoras son descubiertas.
1.
Que es PLU
2.
Que es DataBar
Las mejores practicas y guía de implementación
3.
Pasos para la implementación
La idea es que con procesos apropiados, comprobaciones
son recomendaciones creadas y acordadas por los
•
Construya su equipo
y pruebas, el resultado de la implementación del uso
colaboradores de todas las facetas de la industria.
•
Valide códigos internos
de PLU (Price Look Up) y DataBar pueda disminuir los
•
Habilitación punto de venta
problemas y complicaciones no contempladas.
•
Reportes por proveedor
•
Actualice proceso de compras
•
Capacitación en tienda
•
Realice un piloto
probado en el tiempo lograr un objetivo.
SIGA LOS SIGUIENTES
PASOS
Código PLU (Price Look Up)
El código Price Look Up o conocido como código PLU, es un código de identificación usando ampliamente en el sector detallista para realizar la
venta e inventario de productos a granel de manera rápida, fácil y precisa. El código puede ser un numero de 4 o 5 dígitos que identifica el tipo
de productos a granel, incluyendo la variedad, tamaño e inclusive el tipo de cultivo (orgánico o geneticamente modificado).
La IFPS o Federación internacional de estándares de producto, creo este código para cada variedad de productos de granel, el código base consta
de 4 dígitos que están dentro del rango de 3000 - 4999, cada código significa una variedad de producto, para mayor información de los códigos
PLU existentes, diríjase al Listado de Códigos PLU:
PLU
Producto
Variedad
3075
Manzana
Balwin
3602
Manzana
Belgica
4098
Manzana
Akane - Pequeña
4099
Manzana
Akane - Grande
4055
Mandarina
4930
Mani
Adicionalmente los códigos PLU pueden contener un numero de prefijo que puede tomar el valor de 8 ó 9, este prefijo indica si un producto fue
cultivado de manera orgánica.
Para mayor información de cual es el PLU que debe usar: www.plucodes.com
4098
94098
IMPORTANTE: A partir de Junio de 2014, el prefijo
8 que antes era usado para productos modificados
geneticamente (GMO), quedo reservado para
4098 - Manzana Akane pequeña
94098 - Manzana Akane pequeña
Orgánico
codigos PLU futuros o codigos PLU organicos.
Código DataBar
GS1 DataBar, conocido como RSS (Reduce Space Symbology), es un nuevo código de barras que fue diseñado por la
organización de estándares de GS1 para encajar en espacios reducidos (Ejemplo dentro de una etiqueta PLU). El nombre
oficial del código Databar que fue diseñado para productos a granel de frutas y verduras es GS1 Databar Omnidireccional
Apilado .
Este código de barras en particular codifica los 14 dígitos del Numero Global de Articulo Comercial (GTIN). Es mas pequeño
que un código GTIN-13, y por lo tanto las barras y espacios son mas precisas. Los equipo de escaneo (Anterior al 2002)
puede leer mas lento este codigo bajo varias condiciones.
GS1 Databar, fue diseñado para ser usado en la industria agrícola y ser usado dentro de una etiqueta de PLU que es adherida a los productos a granel. Es importante entender que fue diseñada para el articulo y no empaque secundario. Es recomendable que GS1 Databar NO sea usado en bolsas (Ejemplo bolsa de uvas o cerezas), empaques, charolas o cualquier
otro material de empaque que tienen espacio suficiente espacio para albergar un código GTIN-13.
BENEFICIOS
•
Identificar productos con DataBar permite identificar el movimiento de producto por producto y productor.
•
Permite realizar la trazabilidad de la merma por producto y productor
•
Permite un mejor manejo de categorías
•
Permite asegurar el precio de venta al detallista y posteriormente en el punto de venta
•
Asiste para realizar procesos de trazabilidad y recall de producto
•
Mejora la experiencia de compra.
Nota: (01) corresponde a
identificar que la información
contenida corresponde a un GTIN
Se agrega un 0 a la izquierda
debido a que debe tener 14
Código GTIN 13
Código DataBar Apilado
Omnidireccional
dígitos, sin embargo puede ser
removido para el punto de venta.
PASO 1 CONSTRUYA SU EQUIPO
Los detallistas que ya han comenzado los ensayos DataBar GS1 han aprendido que es muy útil la creación de un proyecto completo GS1 DataBar , con todos los pasos habituales y funciones
de la metodología de gestión de proyecto, incluyendo :
1
Líder del Programa :
Nombra a alguien como el líder oficial del programa . El Líder del Programa debe ser una persona que conozca su organización bien , entiende que está en juego , se puede informar y educar
, puede tomar decisiones acerca de las acciones y prioridades , y que generar apoyo para este importante proyecto estratégico.
Establezca una conexión con la Organización GS1 México para recibir apoyo en su proyecto como servicios de capacitación, acompañamiento con un líder de proyectos.
2
Gestión de proyectos:
Establecer comités de dirección , ciclo de aprobación, grupos de control de proyectos
Determinar el alcance, los objetivos , los riesgos y dependencias, necesidades de recursos , costos y beneficios de rastreo, los requerimientos del negocio a nivel de detalle alto nivel y el
proceso , estrategia de pruebas , el proceso de revisión del proyecto
Determinar “dónde” los artículos comerciales se escanean en la operación ( en el control de inventario de la tienda , tienda de delicatessen, tienda de comestibles , carne, productos , objetos
pequeños , recepción, selección y empaque , distribución ...?)
Reclutar a los recursos según sea necesario para proporcionar experiencia en estas áreas
Establecer medidas y metas para la aplicación : ¿qué hay que hacer y cuándo, qué tipo
3
Gestión del cambio:
Identifique el patrocinador de gestión de cambio, que a través de la creación de grupos de trabajo , establezca mecanismos de comunicación con todas las áreas involucradas de la empresa
con el fin de notificar los cambios que se ejecutaran en los procesos pero sobre todo permitiendo explicar los beneficios de este proyecto.
Cree planes de transición que le permita pasar de su situación actual a un manejo mas organizado del área de frutas y verduras , lleve a cabo evaluaciones de impacto que le permita identificar
el nivel de resistencia de las áreas para aceptar y adoptar el cambio.
4
Proveedor y Gestión de proveedores :
Comunicar, objetivos establecidos , determinar los planes de despliegue y los planes de transición
PASO 2 REVISE CÓDIGOS INTERNOS
Una vez conformado el equipo de trabajo, el siguiente paso es establecer las bases técnicas que el proyecto necesitara.
Los códigos PLU identifican un tipo de producto de agro industria y estos códigos son usados mundialmente, por ende es
necesario que estos códigos no se están usando en ningún proceso de identificación de producto (ejemplo Punto de venta,
recepción/despacho de producto, balanzas electrónicas). los códigos PLU se encuentran en los siguientes rangos:
Productos convencionales: 3000 - 4999
Productos orgánicos: 93000-94999
Productos modificados geneticamente: 83000 - 84999
Esto significa que cuando un producto con código PLU llega al punto de venta, el cajero deberá escribir los 4 o 5 dígitos del
producto, permitiendo identificar el tipo de producto que se esta facturando y a partir de ahí cargar el precio correspondiente.
Siga los siguientes pasos:
1
Verifique los segmentos de código PLU y asegúrese
de que no existen productos asociados a dicho PLU.
3
Realice un programa de Re-etiquetado en el caso de
que el producto utilice una etiqueta para transportar
esta información, recuerde que su alcance debe ser
toda la cadena de suministro (CEDIS y tiendas)
2
Si un producto ya esta usando este PLU asegúrese
asignar un nuevo SKU para este, asegúrese que
ninguno de los segmentos de PLU están siendo
usados.
4
Realice un programa de capacitación a las áreas que
usaban en PLU y enseñe el nuevo SKU a utilizar, para
evitar errores de facturación en otros secciones de
la tienda.
5
Asigne el precio correspondiente a cada PLU creado,
recuerde que usted puede pre cargar todo el listado
de PLU sin importar si se comercializa el producto y
dejar habilitado cualquier producto de agro industria.
IMPORTANTE: recuerde que estos códigos pueden ser usados por otras secciones del detallistas como panadería,
jamones y quesos, pescaderia entre otros. Por ende en caso de encontrar un código es necesario realizar un proceso de
guardar el historial de ventas bajo el nuevo SKU asignado
PASO 3 HABILITACIÓN DEL PUNTO DE VENTA
Finalizado el paso anterior es necesario asegurar que los
Recuerde que si desea obtener los beneficios de category
códigos PLU’s pueden ser ingresados manualmente.
management por proveedor sera obligatorio habilitar la
GS1 DataBar 2010 Test Card – V2
Algunos puntos de pagos tienen permisos de ingresar
lectura de códigos DataBar en el punto de venta.
http://www.gs1.org/databar_readiness/
códigos manualmente o no. En caso de no tener esta
1. El primer paso es realizar un inventario de los modelos/
opción habilitada agregue esta función y evalué el impacto
fabricantes de puntos de pagos con el cual cuenta la
que puede tener.
cadena.
El siguiente paso es poder agregar códigos de 4 o 5 dígitos
2. Contacte a su proveedor de tecnología y evalué con el la
de longitud, asegúrese de que dicha funcionalidad esta
capacidad de lectura de sus puntos de pago.
habilitada igualmente.
3. En caso de no tener este soporte, recuerde utilizar la
Por ultimo asegúrese de que la balanza esta integrada a
Guía de Puntos de Pago habilitados con Databar.
Symbol 6 - GS1 DataBar Expanded Stacked
nivel sistemas con el código PLU ya que en algunos de
4. Modifique su sistema de pagos para poder recibir
Note: Data Contained
GTIN + Price + Weight + Expiration Date + Country of Origin + Serial Number
estos productos se utiliza el peso para calcular el precio
identificadores de aplicación y GTIN de 14 dígitos.
final de venta.
5. Solicite a GS1 México el “DataBar Test Card” y realice
Copyright GS1 2007
For procedures and to log Readiness results:
Global Document Type Number (253)
Symbol 1 - EAN–13
Data Output: 9501101420014
Symbol 2 – GS1 DataBar Omnidirectional
Data Output: 0109501101420021
Symbol 3 – GS1 DataBar Stacked Omnidirectional
pruebas físicas de lectura.
Data Output: 0109501101420038
Symbol 4 – (POS and General Distribution) GS1 DataBar Omnidirectional
Data Output: 0109501101420045
Symbol 5 - GS1 DataBar Expanded
Data Output:01095011014200522112345678
Data Output:
01095011014200693922995<GS>320200010017100101422123<GS>2112345678
Symbols 7 through 9 are intended for Hand Held and Presentation Scanning
- Not intended for Omnidirectional Checkout Scanning Symbol 7 – GS1 DataBar Truncated
Symbol 8 – GS1 DataBar Limited
Symbol 9 – GS1 DataBar Stacked
Data Output: 0109501101420076
Data Output: 0109501101420083
Data Output: 0109501101420090
NOTA: Los símbolos GS1 DataBar utilizados en el punto de venta utilizan 14 dígitos, entonces y debido a que en el punto de venta detallista solo
utiliza 13 dígitos, se incluye un cero encabezador para GTIN-13 o dos ceros encabezadores en el caso de GTIN-12.
Recuerde que la opción de leer un código DataBar viene desactivado por defecto, recuerde habilitarlo para realizar sus pruebas.
PASO 4 DESARROLLE REPORTES POR
PROVEEDOR
Teniendo la capacidad para recibir el código GTIN a través
Paso 2: Para cada GTIN de cada producto que va a ser
del uso de DataBar para cada producto agrícola usted
comercializad es necesario relacionarlo con su respectivo
deberá realizar el siguiente mapeo en sus sistemas:
PLU, de esta forma su sistema podrá saber que un código
GTIN-13 corresponde a un producto, variedad y tamaño.
Paso 1. Construya su base de datos base: para cada PLU
existente usted deberá almacenar el producto, la variedad
Paso 3. Genere reportes que le permitan obtener
y tamaño.
visibilidad en esta categoría:
Por ejemplo el producto Manzana, tiene 104 variedades
•
Ventas/Costos por Proveedor/Producto
posibles (Gala, Akane, Fuji), y a su vez existen tamaños
•
Merma por Proveedor/producto.
para una variedad (Pequeño, Mediano, Largo, Extralargo).
•
Desperdicio por proveedor/producto
Pequeño - PLU: 4098
GTIN: 7501111111119
Largo - PLU: 4099
GTIN: 7502222222220
Akane
4098
Balwin
Pequeño - PLU: 4133
Gala
Largo - PLU: 4135
Rome
Pequeño - PLU: 4170
Manzana
PRODUCTO
NA - PLU: 3075
VARIEDAD
GTIN: 7502222222220
GTIN: 7502222222220
Largo - PLU: 4172
GTIN: 7502222222220
TAMAÑO
GTIN-13 (DataBar)
PASO 5 ACTUALICE SU PROCESO DE COMPRAS
Recuerde que el proveedor de productos agrícolas deberá usar los códigos PLU y el código GTIN para identificar su producto,
por ende debe actualizar sus procesos comerciales para poder obtener y registrar estos códigos sera un tarea adicional
dentro de su proceso de compra, sin embargo GS1 México lo acompaña en este proceso.
PASO 1
PASO 2
PASO 3
Realice una campaña de comunicación con sus
Focalice sus esfuerzo de comunicación, capacitación con
Solicite la carta de validación de GS1 México a su pro-
proveedores para notificar los nuevos cambios en
los proveedores y servicios de verificación a través del
veedor la cual para los productos agrícolas contendrá, el
operación, incluyendo las nuevas necesidades de usted
Gerente de Proyecto asignado a su cadena.
código GTIN asignado, producto, variedad, tamaño y PLU.
como detallista.
Adicionalmente comunique con sus proveedores las
fechas para la migración.
PASO 6 ENTRENAMIENTO EN TIENDA
El personal de la tienda deberá ser entrenados en el GS1 DataBar, especialmente los que trabajan en tiendas de
delicatessen, producir, mostradores de carne, cajeros y asistentes de self-checkout.
Los detallistas que han puesto en marcha programas de GS1 DataBar ya han señalado que:
1.
Con despliegue prolongado de la solución, puede ser difícil de seguir entrenando y lograr los beneficios esperados.
2.
Algunos cajeros reaccionan de manera opuesta a la productividad, es decir escanean los productos de manera
individual - en lugar de “escanear una y pesar la totalidad de la bolsa” como debería ser.
3.
Al escanear los productos en bolsas de plástico, si la bolsa se tensa
​​
y se coloca en el escáner / balanza, el GS1 DataBar a menudo se escanea sin ninguna intervención.
NOTA: Si lo desea GS1 México puede realizar cursos directamente en su empresa (Cursos mayores de 20 personas),
con el fin de capacitar y asegurar el correcto uso de la solución.
PASO 7 REALICE UN PILOTO
Realice el siguiente checklist:
1. Validación de los códigos PLU en sistema
2. Habilitación de los puntos de pago para aceptar DataBar
3. Habilitación del sistema de pago para aceptar GTIN-14
4. Creación de reportes en la categoría agrícola
5. Carga de PLU/Producto/Categoría/Tamaño/GTIN
6. Capacitación a empleados
Validado estos puntos se recomienda establecer una tienda para validar los resultados y asegurar que todos los puntos
de la implementación fueron atendidos.
“La capacidad de GS1 DataBar para proporcionar datos de
identificación automática en el peso y cantidad nos ofreció más
visibilidad y precisión en saber lo que estamos vendiendo. Esto
condujo a la predicción exacta de ventas y la mejora de la gestión de
inventario, y, finalmente, una mayor satisfacción del cliente, lo que
nos permite ofrecer productos más frescos “
Hong, Won-Sik
Director
División de Innovación - Lotte Mart
ENCIENDA EL SWITCH
Validado los puntos anteriores, y confirmando los resultados de cada fase a través del piloto, ya puede adoptar GS1
DataBar para productos agrícolas.
Sin embargo finalizado este proceso puede seguir trabajando en proyecto que le permita seguir obteniendo beneficios
de esta tecnología, como adoptar GS1 DataBar en otras secciones como delicatessen, pescado y carnes, panadería o en
cualquier sección donde no se maneje producto individual y sea de peso variable.
Igualmente existen proyectos para el uso de balanzas automáticas que permitan generar el precio final de venta de
una bolsa de productos como fresas y verduras, usando como recursos al mismo consumidor final para generar esta
información.
Por ultimo puede generar proyectos como precios variables o descuentos relacionados con la fechas de caducidad,
permitiendo lograr mayores ingresos y disminuyendo el producto para destrucción.
AVISO DE RESPONSABILIDAD
A pesar del esfuerzo hecho para asegurar que los lineamientos contenidos en este documento sean correctos, GS1 México y cualquier
otra entidad involucrada en la creación del mismo, declara que este documento es provisto sin garantía alguna, implícita o expresa,
considerando, pero no limitando la exactitud, comercialización o idoneidad para cualquier propósito particular, y esta sección deslinda de
toda responsabilidad directa o indirecta, por cualquier daño o pérdida en relación al uso del documento. El documento puede ser modificado, sujeto a desarrollos tecnológicos, cambios en los estándares o nuevos requisitos legales. Diversos productos y compañías aquí
mencionadas pueden ser marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivas compañías. Este documento no representa un
estándar ni modelo de operación. GS1 es una marca registrada de AISBL GS1.
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