9. manual de procedimientos de la oficina municipal de relaciones

Jalapa, 20 de Julio de 2015
”Manual de
Procedimientos”
OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS
VERSION 1.0
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
Contenido
DIRECTORIO: ....................................................................................................................................................... 2
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA ...... 2
EQUIPO TÉCNICO ................................................................................................................................................ 3
PRESENTACIÓN ................................................................................................................................................... 4
ACUERDO DE APROBACIÓN ................................................................................................................................ 5
MARCO JURÍDICO: .............................................................................................................................................. 6
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: ........................................................................... 6
CÓDIGO MUNICIPAL: ...................................................................................................................................... 6
REGLAMENTO INTERNO: ................................................................................................................................ 6
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. ........................................... 7
Misión: ................................................................................................................................................................ 8
Visión: ................................................................................................................................................................. 8
OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS ................................................................................................ 9
Objetivos: ........................................................................................................................................................ 9
Funciones: ..................................................................................................................................................... 10
ORGANIGRAMA DE LA OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS ................................. 13
PROCEDIMIENTOS: .................................................................................................................................... 14
ANEXOS: ........................................................................................................................................................... 23
1
DIRECTORIO:
HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL
ADMINISTRACIÓN 2012-2016
Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y
PARTICIPACION CIUDADANA
Jorge Eduardo Godoy Morales
Presidente de Comisión
Mariano Rafael Lemus Portillo
Vicepresidente de Comisión
Se adhiere:
Marco Antonio García Hernández
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EQUIPO TÉCNICO
Luis Enrique Sandoval Menéndez
Gerente Municipal
Daniel Camposeco
Jefe de Recursos Humanos a.i.
Virgilio Mazariegos
Director Municipal de Planificación
Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez
Directora de Administración Financiera Integrada Municipal
Marcos Adán Marroquín
Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte
Astrid Maribel Lucero
Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local
Daniel Méndez
Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito
Gracias a la colaboración de:
Félix Daniel Ortega
Auxiliar de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas
3
PRESENTACIÓN
Una de las principales metas de la actual administración ha sido el
“Fortalecimiento Institucional” para ello a través de la Gerencia Municipal se
ha encomendado elaborar y proporcionar a cada una de las Oficinas
Municipales las herramientas administrativas necesarias que le permita a
cada uno de los empleados municipales cumplir sus funciones, pero sobre
todo que les permita brindar una atención al vecino jalapaneco con: Cortesía,
Eficiencia y Empatía.
Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y amable, siempre con
una sonrisa y un saludo fraternal.
Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que
nuestros servicios se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las
gestiones de los vecinos.
Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos
atiendan en otras circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos
busquen de la misma manera con que queremos ser tratados.
A continuación me permito presentarles El Manual de procedimientos de la
Oficina Municipal de Relaciones Públicas de la Municipalidad de Jalapa.
Atentamente,
Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
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ACUERDO DE APROBACIÓN
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MARCO JURÍDICO:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:
Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de
Guatemala, son instituciones autónomas.
Entre otras funciones les
corresponde:
a. Elegir a sus propias autoridades.
b. Obtener y disponer de sus recursos y;
c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su
jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios.
Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por
un concejo el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos
directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años
pudiendo ser reelectos.
CÓDIGO MUNICIPAL:
Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones
del Concejo Municipal:
i)
La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas
municipales.
REGLAMENTO INTERNO:
Reglamento interno para la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, aprobado
por el Honorable Concejo Municipal.
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NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS.
La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano
rector del control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de
normar el Control Interno y Externo Gubernamental.
Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto
101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo
1, inciso f, numeral II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la
República, Ley del Organismo ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la
autoridad superior de todos los entes públicos, de promover, organizar y fortalecer
el control interno, con base en las normas generales, emitidas por la Contraloría
General de Cuentas.
NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier
institución sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas,
independientemente de su magnitud y de los sistemas en funcionamiento.
Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno,
estructura de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los
sistemas, separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control
interno y archivos.
1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la
elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y
procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.
Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de
que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su
adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a
cada puesto de trabajo.
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Misión:
Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local,
brindando mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el
municipio.
Visión:
Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente,
que permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a
sus habitantes.
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OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS
Es la dependencia municipal responsable de la comunicación social por
medio de la cual el Alcalde y Concejo Municipal facilita en forma regular, la más
amplia información sobre sus actividades a los ciudadanos y a las ciudadanas.
La Oficina Municipal de Relaciones Públicas depende de la Alcaldía
Municipal quien podrá delegar la coordinación al Gerente Municipal en caso de no
contar con Encargado o Director de Relaciones Públicas
Objetivos:
a. Fortalecer la responsabilidad social de la municipalidad, de modo que las
autoridades y el personal se identifiquen con los intereses del público al que
han de servir, en el marco de la política general de redefinición,
descentralización y democratización del funcionamiento del Estado.
b. Determinar la importancia de las relaciones públicas con el Concejo
Municipal, el Alcalde
y Directores de las dependencias municipales el
suministro y calidad de la información que será insumo para el
posicionamiento de la municipalidad y la rendición de cuentas.
c. Atender y orientar al público que desee entrevistarse con funcionarios u
funcionarías y autoridades de la municipalidad;
d. Preparar entrevistas con la prensa nacional o local, para informar sobre
acciones y gestiones realizadas por la administración municipal; asimismo,
redactar o revisar el contenido de boletines informativos u otros materiales
informativos destinados a la prensa, televisión y radio, para que divulguen
las actividades relevantes, planes y logros de la municipalidad, asociados a
la cultura, tradiciones y costumbres de las comunidades, reconociendo la
diversidad étnica y cultural y
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promoviendo la interculturalidad.
e. Sistematizar profesionalmente las relaciones públicas de la municipalidad y
resolver problemas de información, desvaneciendo prejuicios, recogiendo la
opinión de la gente e interpretando su actitud, para crear un ambiente
favorable de simpatía, lealtad, aprecio, comprensión y aceptación de la
organización, creando así una imagen positiva a favor del prestigio de la
institución.
f. Las oficinas de Relaciones Públicas modernas y democráticas de las
instituciones del Estado no han de limitarse a crear una imagen favorable
de la organización y de sus directivos, productos o servicios que presta;
sino han de contribuir a que las organizaciones públicas, las ONG y los
medios de comunicación de masas que se involucren, contribuyan a
"vender ideas", relacionadas con la acción política del Estado, la
gobernabilidad, el interés común, el bienestar de la sociedad, el desarrollo
nacional, etc.
Funciones:
a. Coordinar con la Comisión de Relaciones Públicas del Concejo Municipal,
el Alcalde, y directores municipales, para que suministren información de
calidad, que será insumo para la rendición de cuentas.
b. Coordinar con el secretario municipal y Directores Municipales, en cuanto a
la divulgación de los planes, programas, proyectos y los logros municipales,
mediante la elaboración, distribución y control de boletines informativos u
otros materiales divulgativos, con elementos asociados a la cultura,
tradiciones y costumbres de la comunidad, reconociendo la diversidad
étnica y cultural, a través de los medios de comunicación adecuados.
c. Crear mecanismos de información para la eficiente atención al público,
relativa a los servicios públicos municipales y los servicios administrativos.
d. Redactar o revisar el contenido de boletines informativos destinados a la
prensa, televisión y radio, para
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que divulguen las actividades relevantes de la municipalidad, los cuales
deben estar traducidos en el idioma o idiomas indígenas predominantes en
el municipio.
e. Preparar entrevistas con la prensa nacional o local, para informar sobre
acciones y gestiones realizadas por la administración municipal.
f. Recopilar la información publicada en los medios de comunicación e
informar a las autoridades de la municipalidad, en aquellos asuntos que
afecten o beneficien sus intereses.
g. Divulgar en forma sistemática en el idioma español y el idioma e idiomas
indígenas que se hablan en el municipio y de acuerdo con los medios
disponibles, las actividades más relevantes de la Municipalidad y sobre las
obras realizadas junto con la participación de los vecinos y vecinas y otras
organizaciones, como los y las comunitarias que participan en la realización
de las obras, programas y servicios públicos.
h. Mantener vínculo con las entidades de gobierno central, empresas privadas
y organismos nacionales e internacionales en aquellos aspectos que son
necesarios de acuerdo a los planes, programas y proyectos municipales.
i.
Promover en los establecimientos educativos el que hacer municipal y la
participación ciudadana.
j. Asegurar el buen trato del personal municipal hacia los visitantes y hacia la
población, así como mantener las oficinas y área de atención en perfectas
condiciones de funcionamiento, limpieza.
k. Otras funciones que le sean asignadas por el Alcalde Municipal, Comisión
de Relaciones Públicas, y/o Gerente Municipal.
Para el logro de sus objetivos, la Oficina Municipal de Relaciones Públicas se
integra de la siguiente manera:
El Encargado de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, el que a su vez,
será el Vocero Oficial para dar a conocer cualquier información que se requerida
tanto por los miembros de la prensa,
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como por los vecinos jalapanecos, así mismo es el responsable de Planificar,
Coordinar, Dirigir, Controlar y Supervisar las acciones encaminadas a brindar
información oportuna. Este puesto podrá ser cubierto por el Gerente Municipal.
La Secretaría; encargada de la gestión y administración de los diferentes
documentos y papelería, responsable del resguardo y archivo de los mismos, así
como de la elaboración del informe mensual de trabajo.
La Unidad de Medios Informáticos Electrónicos, es la encargada de la
administración
(Planificación, Coordinación, Control y Seguimiento)
de la
información a través de los medios electrónicos, tales como: Facebook, Página
web oficial, correos electrónicos, o cualquier otro que sea creado en el futuro.
La Unidad de Medios Informáticos Tradicionales, es la encargada de la
administración (Planificación, Coordinación, Control y Seguimiento) de la
información a través de los medios tradicionales, tales como: Boletines impresos,
volantes, anuncios de prensa, anuncios radiales, afiches, entre otros. Además es
el responsable de la organización de eventos especiales tales como:
Inauguraciones, eventos públicos, etc.
La Sección de Corresponsal o Prensa Municipal, es la encargada de obtener la
información oportuna de los trabajos que realiza la Alcaldía Municipal y sus
dependencias, deberá permanecer constantemente fuera de la oficina obteniendo
información, manteniendo estrecha relación con los diferentes representantes de
los medios de comunicación locales y nacionales.
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ORGANIGRAMA DE LA OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS
Encargado de la Oficina
Municipal de Relaciones
Públicas
(Vocero Oficial)
Secretaria
Medios Informaticos
Electronicos
Medios Informaticos
Tradicionales
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Corresponsal (Prensa
Municipal)
PROCEDIMIENTOS:
14
PRP-RRPP-001 Contratación de Medios de Comunicación
Periodísticas
Secretaria
Encargado de RRPP
Gerente Municipal
Recibe propuestas
Analiza propuestas
y cotizaciones
Alcalde Municipal
Inicio
Presentan su
propuesta de
trabajo y cotización
Verifica en la
Unidad de
Presupuesto
de la DAFIM, la
disponibilidad
presupuestaria
y financiera
Revisa las
propuestas y analiza
Elabora
presentación para
ser revisada y
aprobado por el
Alcalde Municipall
NO
¿Aprueba?
SI
Recibe copia del
documento firmado
por el Medio de
comunicación y el
Alcalde Municipal
Fase
FIN
15
Ordena al Secretario
emitir convenio,
acta administrativa
o contrato
PRP-RRPP-002 ELABORACION DE MENSAJES A DIVULGAR
Auxiliar de RRPP
Encargado de RRPP
Gerente Municipal
Alcalde Municipal
Medio de Comunicación
INICIO
Elabora arte,
borrador, spot,
mensaje a
divulgar
Revisa y analiza
NO
SI
¿Esta correcto?
Revisa y Analiza
NO
¿Aprueba?
SI
Recibe los mensajes
para transmitirlos
Fase
FIN
16
PRP-RRPP-003 CONFERENCIAS DE PRENSA
Alcalde Municipal
Encargado RRPP
Auxiliar RRPP
Secretaria
Programa y organiza
la actividad
Emite convocatoria,
realiza llamadas,
envía correos
electrónicos
Medios de
Comunicación
INICIO
Reciben la
convocatoria
Ordena organizar
conferencia de
prensa por evento
especial
Participan en la
actividad
Transmiten,
promocionan y/o
divulgan la
información
Fase
FIN
17
PRP-RRPP-004 TOMA DE FOTOGRAFIAS
Director Municipal
Alcalde Municipal
Encargado de RRPP
Auxiliar de RRPP
INICIO
Recibe cronograma
de actividades,
organiza y agenda
Informa sobre
alguna actividad
Asiste a la actividad
para colocar imagen
municipal y tomar
fotografías
Asigna al Auxiliar de
RRPP idóneo
Revisa las
fotografías y publica
las mejores
Archiva las
fotografías para
posteriores usos
Fase
FIN
18
PRP-RRPP-005 ELABORACION DE BOLETINES, VOLANTES, ANUNCIONES EN PRENSA,
COMUNICADOS, ETC.
Auxiliar de RRPP
Encargado de RRPP
Gerente Municipal
Alcalde Municipal
Medio de Comunicación
INICIO
Revisa las
actividades
realizadas durante
el mes
Selecciona y
clasifica el
material de las
actividades
Elabora el Boletín
Informativo
NO
SI
¿Autoriza?
Revisa y Aprueba
NO
Revisa, corrige y
hace observaciones
¿Aprueba?
Recibe información
SI
Firma borrador para
constancia
Promociona y
Divulga
información
Fase
FIN
19
PRP-RRPP-006 IMAGEN INSTITUCIONAL
Auxiliar de RRPP
Encargado de RRPP
Gerente Municipal
DAFIM
Proveedor
INICIO
Realiza diagnostico
de la necesidad de
Imagen Municipal
Revisa la propuesta
Elabora propuesta,
diseños, ubicación,
presupuesto, etc.
NO
¿Autoriza?
SI
Realiza compra
de lo solicitado
Da visto Bueno a la
solicitud de compra
y deja copia para
archivo de RRPP
Coloca la imagen
municipal según
Propuesta
Entrega producto a
RRPP
Fase
FIN
20
PRP-RRPP-007 ENTREVISTAS, REPORTAJES Y
ENCUESTAS
Encargado de RRPP
Gerente Municipal
Auxiliar de RRPP
Medios de
Comunicación
INICIO
Asigna a un auxiliar
de RRPP a cubrir la
actividad
Realiza entrevistas o
platicas con los
asistentes
Edita las
grabaciones
Divulga la
información por los
medios de
comunicación
disponibles
Fase
FIN
21
PRP-RRPP-008 ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Encargado de RRPP
Auxiliar de RRPP
Secretaria
Archivo Municipal
INICIO
Anualmente
clasifica, organiza y
depura los
documentos,
fotografías, videos,
CD, etc.
Traslada el material
que considera que
ya no utilizará
Recibe materiales y
documentos para su
rotulación
Emite Oficio y
conocimiento de los
documentos que se
enviaran al archivo
cumpliendo con el
Reglamento Interno
Recibe documentos,
y resguarda
cumplimiento con el
Reglamento Interno
de Archivo
Municipal
Fase
FIN
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ANEXOS:
1.
Reglamento Interno de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas; aprobado por el
Concejo Municipal.
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