Criterios para construir una Base de Datos de donantes

Criterios para construir una
Base de Datos de donantes
Hoy vamos a ver:
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Repaso de conceptos importantes sobre BD
Elementos para construir una Buena BD de Donantes
Demo del Proyecto “Tu primera BD”
Protección de datos
Preguntas y Dudas
SONDEO #1
Mi base de datos está en….
RESULTADOS DEL SONDEO
La importancia de las
Bases de Datos
pequeño repaso de grandes conceptos
¿Qué es una Base de Datos?
Conjunto de datos sobre un determinado objeto.
Los datos que conforman una Base de Datos:
• pertenecen todos a un mismo contexto,
• se almacenan de forma sistemática,
• son utilizados por varias personas.
Es mucho más que una lista de datos….
La importancia de las BD
Ayuda a administrar mejor la información, ahorrar tiempo y
costos, y mejorar nuestra productividad.
Armarla, no es ninguna ciencia exacta ni compleja, solamente
requiere de algo de:
PLANIFICACIÓN
MANTENIMIENTO
MONITOREO
Cualquier organización,
no importa su tamaño y estructura,
puede tener una muy buena BASE DE DATOS
ordenada y bien nutrida.
Buenas Prácticas para armar una BD
• Determinar su finalidad.
• Definir las herramientas de recolección y almacenamiento.
• Pensar en los accesos de los usuarios y la seguridad.
• Estandarizar los datos para su procesamiento y análisis.
• Capacitar a los recolectores de datos.
• Monitorizar y actualizar la BD.
• Mantener backup actualizado.
“Tengo la base de datos de mi OSC en diferentes planillas de
cálculo”
“Me pasó de perder la base de datos de mi OSC”
“Es difícil trabajar en diferentes versiones de documentos con
otras personas dentro de la OSC”
“Enviamos encuestas en planillas Excel o en Word y es complicado
consolidar la información”
Cómo planificar una buena
BD de Donantes
Algunos puntos importantes en los que
debemos pensar cuando trabajamos con BD
Elementos a tener en cuenta
• Finalidad - Conseguir más Donantes, Realizar un seguimiento de
los Donantes, Realizar upgrade (aumento) de las Donaciones
• Herramientas de recolección - Formularios Web, Herramientas de
Recaudación Online (Donaronline) ,...
• Estandarizar - Información que se le pedirá a los posibles
Donantes, o a los Donantes USAR SIEMPRE LOS MISMOS
CRITERIOS
• Acceso - Dropbox, Herramientas Colaborativas (Google Drive),
Herramientas en la Nube,...
Tipo de BD: Bases Frías vs Bases Calientes
• Base Fría: listados de Contactos/Personas, con menor posibilidad de convertir en
Donantes. Normalmente estas Bases son listas generales de Contactos, o bases
que hemos obtenido de manera externa
• Base Caliente: listados de Contactos/Personas, con mayor posibilidad de
convertir en Donantes. Estas Bases son el resultado de un análisis, y de una
organización de la información más detallada
“No le pidas casamiento a tu donante en la primera cita”
Dónde se generan Datos y BD Calientes
• Ingresados por Formularios Web (Tráfico a la Web - Adwords)
• Asistentes a Eventos
• Llamados a la Organización
• Seguidores de las Redes Sociales de la Organización
• Respuestas de los Envíos de Email Marketing, aquellos contactos que
abren habitualmente nuestros envíos
Tipo de Datos según su Utilidad
• Análisis - los utilizaremos para analizar a nuestros Donantes, y entender
mejor a nuestro público
• Segmentación - los utilizaremos para dividir nuestra BD especialmente
cuando realicemos envíos de email masivos o enviemos información a
otros sistemas
• Almacenamiento - los que consideramos importantes sobre nuestros
Donantes pero que no utilizaremos ni para analizarlos ni para
segmentarlos. Por lo general es difícil de estandarizar
• Mixtos - combinan diferentes utilidades
Criterios y Datos a pedir o registrar
DATO
TIPO / USO
Origen del Donante
MIXTO
Fecha de Nacimiento
SEGMENTACIÓN (fidelización)
Sociodemográficos
ANÁLISIS
DNI
EVITAR DUPLICADOS
¿Quiere recibir información?
SEGMENTACIÓN
Estado del Donante
SEGMENTACIÓN
Fecha de inicio de la donación
SEGMENTACIÓN
Fecha de último aumento (upgrade)
SEGMENTACIÓN
Modelo de “Mi Primera Base de Datos”
• Elegir que Datos que pedir PLANIFICACIÓN
•Como estandarizarlos mediante el uso de listas de selección
PLANIFICACIÓN
•Como mantener limpia la BD mediante el uso de validaciones de
Datos MANTENIMIENTO DE LA BASE
•Utilización de filtros para SEGMENTAR y MONITOREAR
Visualización de la Información
• Rangos de Donante (Análisis)
• Origen del Donantes (mide la
Eficiencia/ROI)
• Visualizar a quién le debes
enviar un Pack o saludo de
Bienvenida y a quien felicitar por
su cumpleaños
• Compartir información con
actores clave
Protección de Datos Personales
Como Personas, tenemos derecho a proteger nuestros datos personales y
como Organizaciones, que trabajamos con Datos y BD, tenemos la obligación
de registrar esas BD para garantizar el derecho anterior.
• Argentina: Registro Nacional de Bases de Datos, “únicamente será legal
conformar una BD si se encuentra inscripta en él”.
Registrando tus BD no sólo estás protegiendo a tu Organización, sino a las personas
cuyos datos se encuentren en ellas. Generás más confianza y transparencia con tus
Donantes y Beneficiarios, que seguirán contribuyendo con tu tarea y darás una imagen
más seria y profesional de tu organización.
La importancia de un CRM
Con estos sistemas se trata de ofrecer es un modelo de gestión de toda la
organización, basada en la satisfacción del cliente, en el caso de la
organizaciones sociales, de sus donantes.
• Guardado de Historiales de actividades realizadas con los Donantes
(llamadas realizadas, mails enviados, eventos a los que asistió,…).
Donaciones, etc.
• Mayor Información personal de los Donantes como gustos u ocupación.
"Mucha gente pequeña,
en lugares pequeños,
haciendo cosas pequeñas,
puede cambiar el mundo "
Eduardo Galeano, Las venas abiertas de
América Latina
PRÓXIMO WEBINARIO
“CÓMO PUEDE AYUDAR UN CRM EN TU
ONG”
JUEVES 30 DE ABRIL
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