gestión del sistema de compulsa de documentos

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
TÍTULO: GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA DE
DOCUMENTOS
Rev: 1
Fecha: 21/12/06
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PO 24 (REG)
GESTIÓN DEL SISTEMA DE COMPULSA
DE DOCUMENTOS
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Puesto:
José Manuel Ocaña
Puesto:
Comisión de Revisión
Puesto:
Comisión de Expertos del Área
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha: 10-01-200
Fecha: 21-12-2006
Fecha: 18-12-2006
Rosa María García de la O
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DOCUMENTOS
Rev:1
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ÍNDICE
1.
OBJETO......................................................................3
2.
ALCANCE ...................................................................3
3.
PROCESO ..................................................................4
3.1
Diagrama de Flujo.......................................................4
3.2
Explicación del proceso ..............................................5
4.
INDICADORES ...........................................................9
5.
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ......................9
6.
RESPONSABILIDADES .............................................9
7.
REGISTROS ..............................................................10
8.
ANEXOS .....................................................................10
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DOCUMENTOS
1.
Rev:1
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OBJETO
El objeto de este procedimiento es elaborar un plan de actuación
rápido y eficaz que defina el trámite interno de la documentación que
se compulsa diariamente en el Registro General del Rectorado.
2.
ALCANCE
Este procedimiento afecta a todos los servicios administrativos
dependientes del Registro General de la Universidad de Castilla-La
Mancha, es decir, la Unidad de Información y Registro con sede en el
Rectoradol.
También afecta a la Gerencia del Área Económica como
responsable última de la gestión de las tasas cobradas por compulsa
de documentos y a la Unidad de Aplicaciones y Datos como
responsable de la aplicación de Tasas.
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3.
PROCESO
3.1
DIAGRAMA DE FLUJO
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EXPLICACIÓN DEL PROCESO
Este procedimiento regula el trámite de compulsa de la
documentación que cualquier miembro de la comunidad universitaria
o los ciudadanos en general, presentan ante la UCLM.
Si las compulsas son requeridas por los Órganos de Gobierno
y/o Unidades Administrativas de la UCLM en el uso de sus funciones
siguen el mismo procedimiento, salvo que no se realiza las fases de
emisión y validación de Carta de Pago.
1. Presentación de documentación.
Cualquier miembro de la comunidad universitaria o cualquier
ciudadano presentan en el Registro la documentación para
compulsar.
2. Comprobación de la documentación.
El encargado de registro comprueba la documentación para
ver si procede la compulsa.
3. ¿Procede Compulsa?
En el caso que dicha documentación pueda ser compulsada,
se continúa con el procedimiento descrito. En caso negativo, es
decir, que la documentación no haya sido emitida por la UCLM no
procede su compulsa y se devuelve al interesado, salvo que haya
sido requerida por cualquier Órgano de Gobierno y/o Unidad
Administrativas en las convocatorias de libre concurrencia.
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4. ¿Es personal de la Universidad de Castilla-La Mancha?
Si el interesado es personal de la UCLM, el encargado
de registro no debe elaborar ningún tipo de carta de pago, ya
que el personal de la UCLM está exento del pago de precios
públicos. Por esta razón, la siguiente tarea a desarrollar por el
encargado de registro es comprobar los originales y copias
presentados.
En el caso que el interesado no sea personal de la
UCLM, se elabora carta de pago para cobrar el precio público
correspondiente por compulsar los documentos.
5. Elaboración de la Carta de Pago.
Se elabora la Carta de Pago (ANX-24-01) por triplicado
en la aplicación informática SIGED en el apartado de TASAS,
las cuales, se le entregan al interesado.
6. Abono de la tasa.
El interesado abona la tasa de compulsa vigente en el
Banco o Caja seleccionado, de los indicados en la Carta de
Pago.
7. Presentación de la Carta de Pago en la Unidad.
El interesado presenta en la Unidad de Información y
Registro la Carta de Pago sellada por la entidad bancaria
correspondiente.
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8. El interesado que quiere compulsar unos documentos
concretos debe realizar el correspondiente ingreso del precio
público, indicado en la carta de pago elaborada por el
encargado de registro.
Ante
la
llegada
de
dicho
interesado
con
la
documentación a compulsar y la correspondiente carta de
pago, el encargado debe comprobar que se ha realizado
efectivamente el pago de las tasas. Si el pago no se ha
realizado correctamente se solicita que subsane el error en la
entidad bancaria y se vuelve a presentar la carta de pago
subsanada.
En el supuesto que el pago se haya realizado
correctamente se continúa con el proceso.
9. Validación de la carta de pago.
El encargado de registro valida la carta de pago en la
aplicación SIGED-TASAS.
10. Entrega de copia de la carta de pago.
El encargado de registro, una vez ha validado la carta
de pago en la aplicación habilitada para dicho uso, entrega
una copia de la carta de pago al interesado y otra se queda en
la oficina de Registro para su archivo.
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11. Comprobación de originales y copias.
El ciudadano aporta junto con el documento original
una copia del mismo. El encargado de registro comprueba que
el original y la copia coinciden exactamente.
12. Acto de compulsa.
Realizada la comprobación se estampa el sello de
compulsa en la copia del documento. En el sello aparece la
leyenda “compulsado y conforme con el documento que se me
exhibe y devuelvo”, la fecha, la identificación del órgano que
emite la compulsa y el nombre y la firma de la persona que la
expide (ANX-24-02).
Nos podemos encontrar ante dos posibilidades de
compulsa:
a) Compulsa de documentos individuales. En el caso de
documentos individuales, el sello de compulsa se estampa
en todas las páginas.
b) Compulsa de cuerpos documentales. Cuando el ciudadano
desea compulsar cuerpos documentales (por ej. una
escritura), se rellena una solicitud de diligencia de
compulsa que se une a la copia del documento (ANX-2403).
13. Devolución de originales y copias.
Una vez realizada la compulsa se devuelven los
documentos originales y las copias al interesado.
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INDICADORES
Responsable
del Control
Indicador
Frecuencia
de Control
Nº de demandas de compulsas
diarias
Encargado de
Registro
Diario
Nº de compulsas aceptadas
Encargado de
Registro
Diario
Nº de peticiones de compulsa del
personal de la UCLM
Encargado de
Registro
Diario
5.
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
−
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común.
−
Resolución del Secretario General de la Universidad de
Castilla-La Mancha de 28 de mayo de 2002, por la que
se dan instrucciones provisionales en relación con el
funcionamiento
de
los
registros
oficiales
de
la
Universidad de Castilla-La Mancha.
6.
RESPONSABILIDADES
−
El subdirector Unidad Información y Registro que
gestiona el servicio oficial de compulsa.
−
Los Directores de las UGAD de Campus por tener
asumidas funciones en los Registros de Campus.
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−
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El personal encargado de las Oficinas de Registros que
gestiona el procedimiento.
−
Unidad de Aplicaciones y Datos que dan soporte a la
aplicación informática.
7.
REGISTROS
Lugar
de Archivo
Tiempo
Mínimo
Soporte
Informático
Permanente
Ejecutivo/Aux.
Admtvo.
Archivo Excel
Mensual
Archivo Unidad
Subdirector
Unidad
Soporte Papel
5 años
Archivo Unidad
Subdirector
Unidad
Soporte Digital
Registro
Responsable
SIGED
Panel de Actividad
8.
Permanente
ANEXOS
ANX-24-01
“Carta de Pago por Compulsas”
ANX-24-02
“Modelo de Sello de compulsa individual usada
en el Registro General”
ANX-24-03
“Modelo de Diligencia de compulsa de cuerpos
documentales”
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“Carta de Pago por Compulsas”
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ANX-24-02
“Modelo de Sello de compulsa individual usada en el Registro
General”
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“Modelo de Diligencia de compulsa de cuerpos documentales”