GESTIONANDO LA COMPLEJIDAD DE LOS PROYECTOS

Taller ARPEL “Gestión de Grandes Proyectos en
Refino e Instalaciones de Superficie”
Cartagena (España), Octubre 2014
GESTIONANDO LA COMPLEJIDAD DE
LOS PROYECTOS :
LIDERAZGO, MANEJO DE RIESGOS Y
COMUNICACIÓN ENTRE STAKEHOLDERS
COMO FACTORES DE EXITO.
J. RICARDO PENACHO A.
ME, MSc. PMP®
OBJETIVO
Compartir información que confirma que la gestión de los proyectos,
con demasiada frecuencia,
no está cumpliendo las expectativas en términos de coste y plazos
con que dichos proyectos son formulados,
y se plantean tres componentes fundamentales para incrementar las
probabilidades de éxito:
- Liderazgo,
- Gestión de Riesgos,
- y Comunicación y Gestión de los Stakeholders.
AGENDA
1. SACYR
2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas
3. Expectativas de Owners y Contractors .… y resultados
4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad e los
proyectos
5. El éxito está en el Liderazgo, el manejo de los Riesgos,
y la gestión de los Stakeholders
1. SACYR
Grupo de empresas con referencias a nivel
internacional, diversificado en las áreas de
Construcción, Concesiones, Patrimonio y Servicios.
1. SACYR
Magnitudes principales
Sacyr is included in the Top100 list
of International Contractors
Source: Annual ranking of Engineering News Record
ENR. Data from 2013
1. SACYR
Divisiones de Negocio
CONSTRUCCIÓN
INFRAESTRUCTURAS
SERVICIOS
PATRIMONIO
Cifra de negocio 1.123 M€
Cartera: 11.558 M€
Cifra de negocio 291 M€
Cartera 20.031 M€.
Cifra de negocio 1.891 M€
Cartera 4.588M€
Proyectos emblemáticos:
Ampliación del Canal
de Panamá 3.200 M$.
Autopista
Pedemontana-Veneta
(Italia) 2.100 M$.
Actividad Internacional
en más de 10 países:
España, Chile, Costa Rica,
Irlanda, Panamá, Argelia,
Israel, Somague en Portugal,
Angola, Brasil y Cabo Verde
y SIS en Italia.
34
concesiones
en
cartera, distribuidas en 6
países, de las cuales 26 se
encuentran en explotación
Adjudicataria de más de
50 proyectos PPP en
distintos mercados,
principalmente Carreteras,
Hospitales, Metro,
Aeropuerto, Intercambiador
de Transportes, desde
1996.
Política de rotación de
activos estratégicos, con
desinversiones
exitosas
llevadas a cabo desde
2008.
Servicios municipales, gestión
de residuos, restauración
paisajística y obra ambiental
• Plantas de valorización energética
de residuos por 114 MW.
• Ingeniería y Construcción de más
de 40 plantas en todas las
tecnologías
• Más de 100 MW en valorización
energética de residuos
Mantenimiento integral de
edificios, de autopistas y
autovías, áreas de servicio en
autovías y autopistas, servicios
socio-sanitarios y gestión
integral de hospitales
• Referencias por más de 900 MW
en generación convencional y
renovable, incluyendo ciclos
combinados, biomasa y energía
solar termoeléctrica.
Explotación y O&M de más de
200 MW en plantas de generación
de energía.
Más de 500 MW de energías
renovables en desarrollo.
Líneas y subestaciones
Gestión del ciclo integral,
potabilización, desalación,
depuración y reutilización
Oil & Gas
Plantas industriales
Cifra de negocio 252 M€
Valoración de Activos:
3.878 M€.
Focalizado en oficinas,
centros comerciales y
hoteles.
Presencia en los
mercados de España,
Miami y París.
• Tasa de ocupación de
la superficie de alquiler
•del 97%.
1. SACYR
Proyecto:
Proyecto: MARGARITA II. GTS
&
GAS
Cliente: Repsol - YPF Bolivia
ADAPTATION TO NEW
SPECIFICATIONS.
MEDIUM
PLANT IN GUILLERMO ELDER BELL
REFINERY
Cliente: YPF BOLIVIA
En Latinoamérica
Proyecto:
TURBO-GENERATOR
FUEL
DISTILLATES
BLOCK
Cliente: RELAPASAA (Refinery La Pampilla –
REPSOL)
Proyecto:
TURBO-GENERATOR
PLANT IN GUALBERTO VILLARROEL
REFINERY
Client: YPF BOLIVIA
Proyecto: LNG Terminal
Cliente: SPEC - Colombia
2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas
2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas
365 Mega Proyectos que representan 2.6 trillones de USD están
en ejecución o planificados en un horizonte de 10-15 años
2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas
2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas
Estamos hablando de proyectos donde tenemos ……..
a. Gran cantidad de participantes:
empresas petroleras, licenciantes de procesos,
contratistas, gobiernos, financieras, aseguradoras,
comunidades, sindicatos, entes reguladores, vendedores
de equipos y materiales, transportistas, …., …. , etc., etc.,
etc., etc.……
2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas
Estamos hablando de proyectos donde tenemos ……..
b. Condiciones cambiantes
del entorno,
de los objetivos,
de los intereses,
con largos y cambiantes procesos de decisión…..
…en resumen, con una falta de visibilidad o claridad en lo
que puede haber enfrente.
2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas
Estamos hablando de proyectos donde tenemos ……..
c. Básicamente …… GENTE
y organizaciones formadas por GENTE
(con sus particularidades, intereses, temores, conocimientos, aptitudes,
actitudes, tendencias, creencias, etc., etc., etc.,….)
2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas
Por lo tanto estamos hablando de entornos COMPLEJOS
donde es necesario…
2. Perspectivas de los de proyectos en Oil & Gas
Por que hablamos de Proyectos Complejos……..
Porque existe de manera persistente una ambigüedad sobre los
objetivos del proyecto.
Porque hay contradicciones y entendimientos en conflicto sobre el
éxito del proyecto.
Porque existen, como algo inherente a los proyectos, eventos futuros
que son impredecibles.
Porque hay multiplicidad de interfaces, interacciones sociales, y
procesos relacionados.
3. Expectativas de Owners y Contractors
………. y resultados
3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados
Que queremos todos los involucrados?
…. una instalación construida a tiempo, dentro del
coste estimado y segura para operar.
3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados
3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados
Owners…
Quieren que el proyecto se complete en la fecha fijada,
dentro del presupuesto establecido (de manera que no se requieran fondos
adicionales de los originalmente planteados para el caso de negocio que
origina esta inversión),
con el nivel de calidad exigido (de manera que se asegure una operación
confiable)
y cumpliendo los requerimientos de seguridad y protección del ambiente
requeridos por la normativa
…. de manera que pueda iniciarse la explotación comercial de la unidad
construida según se había planificado
2
Tiempo
1
Project Target
Coste
3
4
Calidad
3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados
Contractors…
Quieren que el proyecto se complete en la fecha fijada,
dentro del coste estimado (de manera que se materialice el beneficio
originalmente planteado),
con el nivel de calidad exigido (no mayor que pueda implicar costes
adicionales ni menor que pueda implicar fallas)
y cumpliendo los requerimientos de seguridad y protección del ambiente
requeridos por la normativa
…. de manera que pueda materializar el beneficio que su caso de negocio
estableció cuando se decidió acometer el proyecto y pueda continuar con
otro negocio
2
Tiempo
1
Project Target
Coste
3
4
Calidad
3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados
La realidad es que…..
Si bien la inmensa mayoría de los proyectos desarrollados en la
industria petrolera entregan unidades que arrancan razonablemente
bien, con unos niveles de calidad que aseguran la operación segura
y confiable de las mismas, y con unos índices aceptables de
seguridad durante su construcción
…. en términos generales, 2 de cada 3 proyectos no cumplen las
expectativas inicialmente planteadas en términos de coste y plazo.
Algunas estadísticas hablan que el 73% de los proyectos reportan
retrasos en su schedule y el 59% termina con costes superiores a la
estimación original.
3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados
Modelo típicamente usado para costes
3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados
… y el tiempo
3. Expectativas de Owners y Contractors ………. y resultados
Desviación de presupuesto vs Desviación de schedule
Bubble size –
Initial budget [USD bn]
Desviación de presupuesto %
400
Kearl
“Fuera de
control”
Canada oil
sand
8
55
50
“Manteniendo
la fecha de
terminación
pero con
desviación de
presupuesto”
45
40
35
30
Kazakhstan –
off shore
Kashagan
10
Gorgon
Australia off shore /
LNG projects
Queensland Curtis LNG
37
15
34
Ichthys
25
20
GLNG
15
16
Australia off shore /
LNG projects
10
23 Australia Pacific LNG
Off shore – North
sea
5
0
0
•
Wheatstone
29
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Rosebank
10
18 19
Manteniendo
budget pero
sufriendo
retrasos
mayores
20 21 22 23 24
100
Desviación de schedule %
Public availabe sources like company homepages & annual reports (Presentation: Standard Project Management vs. Forward Looking Project
Excellence / Josef Stoppacher / MOL Group Investment)
4. Por que pasa esto?
…..manejando la complejidad de los proyectos
4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos
ELEMENTOS VISIBLES
> MALA EJEUCION
DEL CAPEX
> RETRASOS
> SOBRECOSTES
SIGNIFICATIVOS
> PROBLEMAS DE
SEGURIDAD
> PROBLEMAS DE
CALIDAD
> DISCUSIONES SOBRE
ALCANCE Y LIMITES DE
BATERIA
> MALA EJECUSION
DE CONTRATISTAS
> TEMAS DE NIVELES DE
AUTORIDAD SIN RESOLVER
> PROBLEMAS DE
PERMISOS
> PROBLEMAS CON
COMISIONADO
> RIESGOS NO
IDENTIFICADOS
> PROBLEMAS CON LA CALIDAD
DE LA PLANIFICACION
> REPORTE
DESESTRUCTURA Y
POCO CONFIABLE
> FALTA DE PLANES DE
PROYECTO
> LICITACIONES FUERA
DEL TIEMPO
PLANIFICADO
CAUSAS RAICES
> FALTA DE UNA CLARA DEFINICION DEL
TARGET DEL PROYECTO, SU ALCANCE Y
SUS LIMITES DE BATERIA
> ORGANIZACIÓN INADECUADA
> FALTA CONOCIMIENTO GENRENCIAL
> GERENCIA DE PROYECTO NO
EDUCADA
> RESPUESTA LENTA
PARA RESOLVER TEMAS
NUEVOS
> FALTA DE LIDERAZGO
> PROBLEMATICAS RELACIONADOS CON
AUTORIDADES Y PERMISOS
> INADECUADA GERENCIA
DE CONTRATOS
> ROLES Y LINEAS DE
RESPONSABILIDAD NO CLARAS
> PROBLEMAS DE CONOCIMIENTOS
Y HABILIDADES
> PROBLEMAS ESTRUCTURALES
4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos
4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos
A veces hay algunas dosis de estupidez…..
o también de improvisación, cambios, indecisión, etc..
4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos
4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos
4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos
QUE NO HAY SOLUCIÓN MAGICA NI UNICA.
. hay que entender que tratamos con sistemas complejos,
. que seguimos queriendo planificar y ejecutar como si se tratase de una suma de
eventos deterministicos,
. y para los cuales se han desarrollados muchas técnicas y herramientas (FEL, Work
Packages, PMI, etc.)
. pero que tenemos que tratarlos como sistemas con múltiples variables, que se
enfrentan a eventos previsibles y no previsibles, pero de cualquier manera variables,
y que son dirigidos en mayor o menor medida por personas.
4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos
.. y que la realidad que enfrentamos es esta
El Plan
La Realidad
4. Por que pasa esto? …..manejando la complejidad de los proyectos
.. y que la realidad que enfrentamos es esta
El Plan
La Realidad
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
Tenemos que buscar es llegar a la meta establecida
… haciendo uso de conocimiento, herramientas y
una habilidad especial para generar respuestas
(capacidad de reacción) que funcione en las
diferentes etapas por las que discurre el Proyecto.
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
Factores claves para incrementar probabilidades de éxito:
I. Lideres de Proyecto en lugar de Gerentes de Proyecto
II. Identificación, análisis y gestión de los Riesgos
III. Gestión y efectiva comunicación, con una mayor
de confianza y alineamiento entre los Stakeholders
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
Gerencia ....
-Gestiona la planificación, la dirección y el control.
-Organiza y provee las estructuras para facilitar la ejecución de
los planes.
-Maneja las herramientas de gestión de proyectos
Liderazgo ....
-Promueve cambios.
-Visualiza nuevas direcciones y motiva a otros para moverse en
esas nuevas direcciones.
-Inspira el compromiso, la lealtad y el involucramiento para alcanzar
la misión.
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
Hay que desarrollar la próxima
generación de Gerentes Lideres de
Proyecto exitosos
a través de:
- Entrenamiento
- Experiencia
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
Los Lideres de Proyecto
….. tienen la habilidad para construir,
inspirar y unir equipos exitosos
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
… y son capaces de manejar y lograr que se gestionen
la multiplicidad de eventos que forman el octaedro del
Identificación y
los proyectos
HSE 5
6
mitigación de
riesgos
Calidad
Desempeño
de
Contractistas
y Socios
13
7
2
Aprovisionamiento
1
Herraientas
de Generacia
de Proyectos
3
12
Project
Target
Tiempo
11
Personas y
habilidades
4
8
Coste
10
Alcance y
limites de
bateria
Planificación
y preparación
9
Permisos y
autoridades
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
UNA ORGANIZACIÓN SOLO PUEDE EJECUTAR CON
ÉXITO
SI
SUS
LIDERES
CONOCEN
COMPROMETIDOS CON EL NEGOCIO.
Y
ESTÁN
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
II. Identificación, análisis y gestión de los Riesgos
Realizando análisis de riesgo como un ejercicio rutinario
IDENTIFICACIÓN
IDENTIFICACI
ÓN
EVALUACIÓN
EVALUACI
ÓN
RESPUESTA
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
II. Identificación, análisis y gestión de los Riesgos
Usando de manera más extensiva la planificación probabilística
250
100%
200
80%
150
60%
100
40%
50
20%
0
0%
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
III. Gestión y efectiva comunicación, con una mayor
de confianza y alineamiento entre los Stakeholders
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
Hay que gestionar los Stakeholders para evitar…
La confrontación no es igual a éxito
5. El éxito está en el Liderazgo, el Manejo de los Riesgos y la
gestión de los Stakeholders
Propuesta:
Trabajar de manera prioritario sobre estos
tres elementos para lograr incrementar las
probabilidades
exitosos.
de
ejecutar
proyectos
MUCHAS GRACIAS !
J. RICARDO PENACHO A. / [email protected]