Congratulations on being elected a vice district governor serving as

Lions Clubs International
300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois 60523-8842, EE.UU.
Teléfono: +1 630-571-5466 Fax: +1 630-571-1689
FECHA:
Octubre de 2015
PARA:
Primeros Vicegobernadores y Gobernadores Electos de Distrito
RE:
Seminario para Gobernadores Electos de Distrito 2016 y 99ª Convención Internacional
Es un placer proporcionarle información sobre el Seminario para Gobernadores Electos de Distrito (GED) y la
convención internacional que tendrán lugar en Fukuoka, Japón.
En esta remesa encontrará información sobre como:
•
•
•
•
Inscribirse para el Seminario para GED y la Convención Internacional
Reservar su habitación de hotel en Fukuoka
Hacer las reservas de sus pasajes
Planear su atuendo para el Seminario para GED
Usted ya ha recibido la remesa con la Guía de Tareas para GED 2015-2016. Esta guía contiene tres tareas
relacionadas con las habilidades que lo conducirán hacia el éxito como gobernador de distrito. El cumplimiento
de todas estas tareas, incluyendo las respectivas evaluaciones en línea y los cursos del Centro Leonístico de
Aprendizaje, son requisitos para recibir el cheque de viáticos para sus comidas no programadas durante los
días del Seminario para GED de 2016.
Lea cuidadosamente toda la información que se incluye en esta remesa. Se incluye el programa preliminar
del seminario, que debe usar como referencia para hacer sus planes. Remita el formulario de inscripción y
viaje a la oficina internacional a más tardar el miércoles 15 de diciembre de 2015 para que LCI pueda
reservar su habitación de hotel.
Usted recibirá una segunda remesa en mayo de 2016 con la confirmación de su hotel, los boletos para la
transportación de ida y vuelta entre el aeropuerto y su hotel, el cheque de viáticos y otras actualidades del
seminario.
Dirija sus preguntas sobre el Seminario para GED a:
Preguntas referentes a:
Inscripción/reservas de hotel
Arreglos de viaje/pasajes
Rembolso de gastos de viaje
Contenido del programa del
seminario/ Criterios para recibir
viáticos para las comidas
Cheque de viáticos para las
comidas
Contacto
Penny Siwula
Kathy Gorgan
Lynda Rohr
Jan Uecker
Teléfono
+1 630-468-6731
+1 630-468-6863
+1 630-468-6832
+1 630-468-6877
Correo electrónico:
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Laura Delgado
+1 630-468-6846
[email protected]
Lisa Klaban
+1 630-468-7004
[email protected]
Linda Brzoska
+1 630-468-6844
[email protected]
La información actualizada estará disponible en el sitio web de LCI: www.lionsclubs.org (Escriba “DGE” en la
Búsqueda)
¡Esperamos darle la bienvenida en Fukuoka!
2016 DGE LM #1.SP
Índice
MARQUE SU CALENDARIO ...............................................................................................................................3
INSCRIPCIÓN - SEMINARIO PARA GED Y CONVENCIÓN ...........................................................................3
POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE VIAJE .....................................................................................................4
Política de reembolso de gastos de viaje al Seminario para GED ...................................................................... 4
Política de reembolso de viaje del acompañante adulto ..................................................................................... 4
Fechas de viaje aprobadas por LCI ..................................................................................................................... 5
Viaje de llegada antes o de regreso después de la convención ........................................................................... 5
VIÁTICOS PARA LAS COMIDAS .......................................................................................................................6
HABITACIÓN DE HOTEL ....................................................................................................................................6
Reserva de hotel .................................................................................................................................................. 7
Necesidades especiales ....................................................................................................................................... 7
Confirmación del hotel ....................................................................................................................................... 7
COMIDAS EN GRUPO ..........................................................................................................................................8
TRADUCCIÓN .......................................................................................................................................................8
Traductores personales........................................................................................................................................ 8
PASAPORTES Y VISAS ........................................................................................................................................9
ATUENDO SUGERIDO .........................................................................................................................................9
PARA HACER CAMBIOS .....................................................................................................................................9
2016 PAQUETE DE INFORMACIÓN Y ANEXOS ............................................................................................10
2016 DGE LM #1.SP
MARQUE SU CALENDARIO
Martes 15 de diciembre
 Plazo para que los GED completen las 4 tareas asignadas (es requisito
para recibir el cheque de viáticos para las comidas)
Miércoles 30 de diciembre
 Plazo para remitir el Formulario de Inscripción y Reserva de Hotel del GED
y la Convención Internacional
Domingo 31 de enero de 2016  Plazo para hacer la reserva de pasajes para el seminario de 2016
 Plazo para remitir el itinerario final de su viaje a LCI (si aplicara)
Mayo de 2016
 Se enviará una remesa que incluirá la confirmación de reserva de hotel, los
boletos para la transportación al hotel, el cheque de viáticos, y la
información actualizada del seminario
Lunes 2 de mayo
 Plazo para remitir la solicitud del rembolso del pasaje de su acompañante
Lunes 20 de junio de 2016
Fecha de llegada al hotel de todos los gobernadores electos, aprobada por
LCI
Martes 21 de junio
 Orientación para distritos únicos
 Inscripción y entrega de obsequios para los GED
 Sesión fotográfica para GED y acompañante
Miércoles 22 de junio
 Día 1 del Seminario para GED: Ceremonia de apertura y talleres en el
salón de clases
Jueves 23 de junio
 Día 2 del Seminario para GED: Sesiones generales y talleres en salón de
clases
Viernes 24 de junio
 Día 3 del Seminario para GED: Sesiones generales, talleres en salón de
clases, banquete de celebración para GED
Martes 28 de junio
 Ceremonia de juramento de los nuevos gobernadores de distrito durante la
plenaria final
 Recepción para Dirigentes Internacionales (opcional)
Miércoles 29 de junio
 Registro de salida del hotel y viaje de regreso de los gobernadores
Viernes 15 de julio de 2016
 Plazo para remitir la cuenta de gastos de viajes a LCI
INSCRIPCIÓN - SEMINARIO PARA GED Y CONVENCIÓN
LCI inscribirá a cada gobernador y su acompañante adulto para el Seminario para GED y la convención
internacional Para comenzar el trámite deben remitir el Formulario de Inscripción al Seminario para GED y
la Convención Internacional 2016, al Departamento de Inscripción y Reserva de Hotel a más tardar el
miércoles 30 de diciembre de 2015. Para propósitos de planificación necesitamos la información correcta
de cada gobernador y su acompañante adulto. Esta información es necesaria para enviar las remesas y
preparar las listas de los salones de clases.
No debe remitir el pago de inscripción a la convención para usted o el respectivo acompañante adulto. La
cuota de inscripción para el GED y su respectivo acompañante (US$130,00) se deducirá de los viáticos por
comida, si aplicara.
Si ha remitido el pago por la inscripción debe notificar inmediatamente al Departamento de Inscripción y
Reservas de LCI en [email protected] a más tardar el viernes 1 de mayo de 2016 para tramitar el
correspondiente rembolso.
Para inscribir a niños u otros familiares para la convención internacional usen el formulario que pueden bajar
de http://www.lionsclubs.org/SP/common/pdfs/conv_reg_form.pdf
3
POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE VIAJE
Los arreglos de los pasajes del GED y su acompañante deben completarse a más tardar el Domingo 31 de
enero de 2016. Las reservas tempranas permitirán que consigan los itinerarios y vuelos más directos.
FAVOR DE CONSULTAR LA POLÍTICA PARA LA RESERVA DE PASAJES EN EL ANEXO # 2.
Los procedimientos variarán de acuerdo al área geográfica de residencia.
Política de reembolso de gastos de viaje al Seminario para GED
La asociación reembolsará los gastos de viaje siguientes:
•
Un (1) pasaje de ida y vuelta en clase económica, por la ruta más directa para el GED.
o El reembolso por pasaje estará basado en la tarifa de clase económica más baja disponible en
las fechas del viaje.
o Debe haber cumplido con la política de viaje de LCI para recibir reembolso de sus gastos.
•
El transporte de ida y vuelta entre su domicilio y el aeropuerto local se reembolsará cuando remitan el
Formulario de Cuenta de Gastos de Viajes C-30 con los recibos. Encontrarán los formularios de
relación de gastos más actualizados en la página de Finanzas del sitio web de la asociación.
Se podría rembolsar el gasto por estacionamiento en el aeropuerto, si es más barato que el transporte
en taxi, tren, o autobús.
La asociación reembolsará a cada GED solo lo que paguen por una maleta siempre y cuando cumpla
con las normas de tamaño y peso de la aerolínea.
o Las maletas adicionales o exceso de peso de su equipaje se consideran un gasto personal no
reembolsable. La política sobre el equipaje varía por aerolínea, favor de consultar con su
aerolínea para más información
o El gasto que pague por una maleta puede incluirse en su cuenta de reclamo de gasto por
transporte local.
•
•
Solo se tramitará el reembolso de cuentas de gastos que llegue a LCI más tardar el viernes 15 de julio de
2016.
Política de reembolso de viaje del acompañante adulto
La asociación reembolsará los siguientes gastos de viaje del acompañante adulto:
•
•
•
•
De conformidad con la política de la junta directiva, la asociación pagará hasta US$500,00, por el viaje
del acompañante adulto al Seminario y convención y la Convención Internacional, si fuera elegible.
o El rembolso se relaciona solamente con el pasaje.
o Lo que pague por el equipaje del acompañante adulto se considera un gasto personal no
reembolsable.
El o la acompañante adulto debe tramitar su pasaje con:
o Carlson Wagonlit Travel
o Su agencia de viajes local
o Directamente con la aerolínea
o A través de una agencia en línea
El o la acompañante adulto será responsable de pagar por su pasaje al momento de comprarlo.
Para el reembolso de un máximo de US$500,00 por el pasaje del acompañante del GED se debe
remitir a LCI el Formulario de Reembolso de Pasaje del Acompañante Adulto del GED (Ver anexo # 3)
junto con los siguientes documentos:
o Copia del itinerario de viaje, que incluya todas las rutas, aerolínea(s), números de vuelo, clase
de servicio, fechas y horas de salida y llegada y el precio.
o Recibo de compra (una copia del recibo pagado o recibo de pago o extracto de la tarjeta de
crédito)
4
Las reclamaciones deben remitirse tan pronto se haya comprado el pasaje, junto con el recibo de pago El
formulario y la documentación requerida debe llegar a LCI a más tardar el viernes 15 de julio de 2016.
LCI prefiere hacer una transferencia bancaria para el reembolso de gastos, cuando el banco permita que se
haga tal transferencia a su cuenta bancaria en su país. El Departamento de Cuentas por Pagar le enviará un
correo electrónico a los que califiquen para ese método de pago.
* LCI no reembolsará el pasaje del cónyuge o acompañante adulto de un gobernador cuyo distrito ha estado
en transición por 24 meses consecutivos, o de un distrito provisional. Al cierre de la gestión como gobernador,
si el distrito en transición o provisional hubieran alcanzado el requisito mínimo de 35 clubes y 1.250 socios; o
registrara una ganancia neta de un socio o mayor, se le podría reembolsar el monto determinado relacionado
con el pasaje del cónyuge o el acompañante adulto, conforme a la política actual al respecto. (Para saber la
situación actual de su distrito favor de escribir al correo electrónico: [email protected].)
Favor de guardar el recibo de pago del pasaje del cónyuge o acompañante adulto. El rembolso relacionado
con el pasaje del cónyuge o acompañante adulto no es transferible.
Fechas de viaje aprobadas por LCI
Llegada: Lunes 20 de junio
•
•
•
Salida: Miércoles 29 de junio
El costo del transporte de ida y vuelta al aeropuerto local del GED y su cónyuge o acompañante
adulto en las fechas aprobadas por LCI es elegible para reembolso.
Los boletos para el transporte ida y vuelta al hotel en Fukuoka del GED y su cónyuge o (1)
acompañante adulto se le enviarán en la remesa de mayo de 2016. Los boletos podrán ser usados
solo en las fechas de viajes aprobadas por LCI.
Para comprar boletos adicionales para otros miembros de su familia, póngase en contacto con Penny
Siwula en: [email protected]. Como se mencionó anteriormente, los boletos podrán ser
usados solo en las fechas de viajes aprobadas por LCI.
Viaje de llegada antes o de regreso después de la convención
Si está planeando hacer un tour antes de la fecha del seminario o después del cierre de la convención,
asegúrese de que las fechas no sean conflictivas con las fechas aprobadas por LCI para el Seminario para
GED y la convención internacional.
LCI prefiere que use las compañías de tours GoWay Travel y Team Fukuoka/JTB. Estas compañías pueden
ayudarle a reservar tours de la ciudad cosmopolita de Tokyo, o los templos de Kyoto, para que su tour antes
del seminario o después de la convención sea interesante y se ajuste a su presupuesto.
En la Búsqueda del sitio web LCICon escriba "tours" para ver algunos itinerarios sugeridos y mucho más.
Reserve tempranamente su tour para obtener el mejor precio y asegurar que el tour que prefiere esté
disponible.
Si la llegada es antes del seminario o regresa después de la convención, LCI reembolsará el pasaje del
gobernador electo en base al precio más económico en vigencia durante las fechas aprobadas por LCI para el
viaje a Fukuoka. Si el precio del pasaje, debido a la fecha de su tour, es más caro, la diferencia se
considerará un gasto personal no reembolsable. Las noches adicionales de hotel serán también consideradas
un gasto personal no reembolsable.
5
VIÁTICOS PARA LAS COMIDAS
Los viáticos para las comidas para cada GED elegible para viajar a Fukuoka serán a razón de US$95.00 por
día, por un máximo de 7 días (menos las comidas programadas para el grupo, y la cuota de inscripción de su
acompañante adulto, si aplicara). El cheque por concepto de viáticos para comidas se enviará en la remesa
de mayo de 2016. Los viáticos para los gobernadores que califiquen para transferencia electrónica de fondos
se procesarán en fechas antes de sus viajes.
Favor de tener en cuenta que LCI no cambiará ningún cheque de viáticos en Fukuoka. Por lo tanto debe
depositar el cheque de viáticos en su cuenta bancaria inmediatamente de haberlo recibido. LCI tampoco podrá
emitir cheques de viáticos en el lugar del seminario o la convención.
El acompañante adulto no recibirá viáticos para sus comidas.
Usted será responsable de pagar por las comidas, hotel, y otros gastos incurridos en tránsito hacia su destino,
también debe pagar por gastos personales que cargue a su habitación de hotel en Fukuoka.
HABITACIÓN DE HOTEL
Cada gobernador electo y su respectivo cónyuge o acompañante adulto se hospedarán en uno de los tres
hoteles de Fukuoka asignados por LCI:
Grand Hyatt Fukuoka
1-2-82 Sumiyoshi, Hakata-ku
Fukuoka, Japón 812-0018
Teléfono: 81-92-282-1234
Fax: 81-92-282-2817
www.fukuoka.grand.hyatt.com/en/hotel/home.html
Hotel New Otani Hakata
1-1-2 Watanabe-Dori
Chuo-ku, Fukuoka Prefecture
810-0004, Japón
Teléfono: 81-92-714-1111
Fax: 81-92-715-5658
www.kys-newotani.co.jp/en/hakata/
Hotel Nikko Fukuoka
2-18-25 Hakata Ekimae
Hakata-ku, Fukuoka-shi Fukuoka
812-0011, Japón
Teléfono: 81-92-482-1111
Fax: 81-92-482-1124
www.hotelnikko-fukuoka.com/en/
6
•
•
•
Las habitaciones son para dos personas, con una cama o dos.
LCI pagará directamente al hotel por una habitación por GED y su (1) acompañante adulto.
El hotel permite solo dos personas por habitación.
Amenidades de la habitación y del hotel:
• Aire acondicionado
• Baño privado, con secadora de pelo y artículos de higiene
• Pantuflas
• Cafetera/café y té
• Televisión y radio despertador
• Refrigerador pequeño
• Escritorio/mesa
• Restaurantes/sala de descanso
• Servicios de conserje
• Gimnasio (podría ser un gasto personal)
• Servicio de Internet
Reserva de hotel
•
•
•
Al recibir el Formulario de Reserva de Hotel y Viaje, LCI hará la reserva de una habitación para el GED
y su acompañante adulto, para la fecha de llegada del lunes 20 de junio, hasta la fecha de salida del
miércoles 29 de junio, según aprobadas por LCI. Si necesita reservar habitaciones adicionales debe
contactar al Departamento de Inscripción y Reservas en [email protected] e indicar las
fechas y el número de huéspedes adicionales. LCI se comunicará con usted para los arreglos de la
reserva.
Tenga en cuenta que las noches adicionales de hotel estarán sujetas a disponibilidad. Para evitar
confusiones, no haga la reserva de habitación directamente con el hotel.
Cada GED debe hospedarse en el hotel que le asigne LCI durante todos los días del seminario hasta
el cierre de la convención.
LCI pagará la habitación reservada para cada GED, incluyendo los impuestos, solo en las fechas
aprobadas por LCI. Cada GED, al momento de registrarse de salida de su hotel, debe pagar por
todos los gastos personales e impuestos relacionados, y por los cargos de huéspedes
adicionales.
Necesidades especiales
•
•
LCI hará lo posible por acomodar las necesidades de huéspedes con discapacidades. Favor de
indicar los detalles de cualquier necesidad especial que tuviera en el Formulario de Inscripción en el
Seminario para GED y la Convención internacional y cumplimentar el Formulario de Necesidades
Especiales. LCI tramitará su solicitud y se comunicará con usted al respecto.
LCI se comunicará al hotel las necesidades especiales para ver la posibilidad de que puedan ser
atendidas. El hotel dispone de un número muy limitado de habitaciones para discapacitados, y deben
ser reservadas antes de llegar al hotel.
Confirmación del hotel
Su confirmación de hotel se le enviará en la remesa de mayo de 2016. Debe traer su confirmación de
hotel a Fukuoka y presentarla cuando se registre de llegada.
7
COMIDAS EN GRUPO
Las siguientes comidas en grupo están programadas para el Seminario para GED:
Para los gobernadores electos:
•
•
•
•
Almuerzo para GED – miércoles 22 de junio
Almuerzo para GED – jueves 23 de junio
Almuerzo para GED – viernes 24 de junio
Banquete de celebración – viernes 24 de junio
Para cónyuge/acompañante adulto
•
Banquete de celebración – viernes 24 de junio
Cada cónyuge o acompañante adulto recibirá un boleto para asistir al Banquete de Celebración de los GED.
Cada boleto adicional tiene el precio de US$125,00, y solo hay un número limitado para la venta. Favor de
ponerse en contacto con
Penny Siwula en [email protected] si necesita comprar boletos adicionales.
TRADUCCIÓN
Cada GED asistirá al salón de clases que corresponda a su idioma en particular, según lo hubiera identificado
la División de Administración de Clubes y Distritos de LCI. Las sesiones serán facilitadas por líderes de grupos
que hablan bien el idioma del grupo en los respectivos salones. Si desea cambiar a un salón de diferente
idioma al que se le ha asignado, póngase en contacto con la señorita Lori Saldana en
[email protected] a más tardar el viernes 15 de enero de 2016. Se hará el cambio solo si hubiera
cupo.
La ceremonia de apertura y las sesiones generales serán en inglés. LCI proporcionará traducción simultánea
a los siguientes idiomas: alemán, chino, coreano, español, finlandés, francés, hindi, italiano, japonés,
portugués, y sueco.
Los GED y respectivos acompañantes adultos que necesiten equipo de traducción, recibirán un boleto para
solicitarlo en Fukuoka. Cada uno será responsable del equipo de traducción que usen, y deben devolverlo
después de la última sesión general del Seminario para GED. LCI se reserva el derecho de facturar
US$250,00 por cada unidad de traducción que no se devuelva.
Traductores personales
Si trae un traductor personal (para un idioma que no esté entre los idiomas ofrecidos arriba) debe registrarlo
en la oficina del seminario para GED y de acuerdo a la política al respecto de LCI. Favor de contactar a Penny
Siwula en [email protected] si necesitara el "Formulario para Registrar Traductor Personal".
Cumplimente el formulario y remita junto con l pago de la cuota aplicable a Penny Siwula, a más tardar el
viernes 15 de enero de 2016. La aprobación estará sujeta a que haya espacio en el salón de clases.
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PASAPORTES Y VISAS
Se requiere pasaporte para viajar a Japón. Asegúrese de que la fecha de su vencimiento de su pasaporte sea
por lo menos 6 meses después de la fecha de su pasaje de regreso. Favor de consultar con la embajada o
consulado de Japón en su país para conseguir las visas que fueran necesarias.
También puede consultar los sitios web: www.jnto.go.jp o http://www.lionsclubs.org/SP/news-and-
events/international-convention/for-attendees/news-conv-preview-visas.php
ATUENDO SUGERIDO
Caballeros
Oficina
Traje con camisa y corbata
Formal
Esmoquin blanco (Gala)
Uniforme del
distrito/distrito
múltiple
Damas
Conjunto de falda o pantalón, o
vestido
Vestido de fiesta corto o largo
Traje con corbata o bufanda, tal como lo determine su distrito o distrito
múltiple
Atuendo sugerido para los eventos del Seminario para GED:
Sesión de foto con el FVPI Juez Bob Corlew y
Dianne Corlew
Traje de oficina o uniforme del distrito/distrito
múltiple
Ceremonia de apertura, sesiones generales y salón
de clases
Traje de oficina o uniforme del distrito o distrito
múltiple
Banquete de Celebración del Seminario GED
Esmoquin, vestido de fiesta o traje nacional
típico
PARA HACER CAMBIOS
Si luego de haber remitido su formulario de inscripción y reservas tuviera que hacer algún cambio, contacte a
[email protected]. La solicitud de cambios debe llegar a más tardar el viernes 1 de abril de 2016.
•
Reserva de hotel: Cambio de las fechas de llegada/salida del hotel. Los cambios estarán sujetos a la
disponibilidad del hotel.
•
Corrección del nombre: Indique el nombre correcto ya sea el suyo o el de su acompañante adulto.
•
Cancelación: Si su cónyuge o acompañante adulto no lo acompañarán al seminario ni a la convención,
favor de notificar inmediatamente a LCI.
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2016 PAQUETE DE INFORMACIÓN Y ANEXOS
1.
Formulario de Inscripción y Viaje al Seminario para GED y Convención Internacional 2016
2A. Procedimientos para hacer las reservas de los pasajes aéreos – EE.UU. y Canadá
2B. Reserva de pasajes a través de CWT
2C. Reserva de pasajes - a través de su agencia local
3.
Formulario para Solicitar a Lions Clubs International el Reembolso Relacionado con el Pasaje del
Acompañante Adulto
4.
Formulario para el Reembolso de Cuenta de Gastos (C-30)
5.
Solicitud de Carta de Invitación para GED 2016
6.
Programa Preliminar del Seminario para GED 2016
7.
Programa de la Convención Internacional 2016
8.
Formulario para Necesidades Especiales
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