EXE AppealReview SOP 28 es - FLO-Cert

EXE AppealReview SOP 28 es
Apelación y Revisión
Procedimiento Operativo Estándar
Válido desde: : 11/03/2015
Distribución: Externa - público
EXE AppealReview SOP
Índice
1
Objetivo de este documento ........................................................................ 3
2
Ámbito de aplicación.................................................................................... 3
3
Definiciones .................................................................................................. 3
4
Proceso ......................................................................................................... 3
4.1 Solicitud de Apelación y Revisión ............................................................................... 3
4.1.1
Comité de apelaciones ..................................................................................................................... 4
4.1.2
Comité de revisiones ........................................................................................................................ 5
4.2 Motivos para la apelación contra una decisión de certificación o revisión
de una decisión de evaluación .................................................................................... 5
4.3 Resultado de la apelación o revisión de una decisión .............................................. 5
4.4 Apelaciones contra una decisión del Comité de revisiones ..................................... 5
5
Esquema de trabajo de Apelación y Revisión ............................................ 6
6
Referencias ................................................................................................... 7
7
Histórico de cambios ................................................................................... 8
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1 Objetivo de este documento
Todos los clientes de FLOCERT tienen derecho a apelar cualquier decisión de certificación o solicitar una
revisión de cualquier decisión de evaluación hecha por FLOCERT si el cliente cumple los requisitos
descritos en el capítulo 4.2 de este documento.
Este procedimiento operativo estándar resume los principios y responsabilidades con respecto a las
apelaciones y solicitudes de revisión.
2 Ámbito de aplicación
Este procedimiento operativo estándar se aplica a todas las partes involucradas en las apelaciones y en el
proceso de solicitud de revisión, incluyendo al cliente de FLOCERT afectado, al Departamento de Gestión
de Calidad de FLOCERT, a los miembros involucrados del personal del Departamento de Operaciones y a
los miembros del Comité de Apelaciones y Revisiones.
3 Definiciones
Decisión de certificación: decisión tomada por el personal designado para conceder o denegar permiso
para comerciar a una organización productora, conceder o denegar la certificación inicial, confirmar la
certificación después de una auditoría de supervisión, renovar la certificación, expedir un certificado o
permiso para comerciar, revocar el permiso para comerciar, suspender un certificado, levantar la
suspensión o retirar la certificación. Las decisiones de certificación se hacen efectivas con efecto inmediato.
Decisión de evaluación: decisión tomada por el personal designado para confirmar las no conformidades
identificadas durante una auditoría, confirmar propuestas de medidas correctivas o pruebas objetivas,
verificar pruebas objetivas durante una auditoría de seguimiento sin suspensión, conceder o denegar
permiso para comerciar a una organización comercial, no suspender por una no conformidad grave. Las
decisiones de evaluación se hacen efectivas con efecto inmediato.
Apelación: solicitud de revisión y revocación de una decisión de certificación. Las apelaciones contra
decisiones de certificación las decide el Comité de Apelaciones excepto cuando una decisión de suspensión
se toma inmediatamente después de una auditoría debido a no conformidades graves (que se considera
una decisión de certificación). Estas decisiones son revisadas en primer lugar por el Comité de Revisiones.
Solicitudes de revisión: solicitudes para revisar una decisión de evaluación. Las revisiones de las
decisiones de evaluación las decide el Comité de Revisiones.
Comité de Apelaciones: es un organismo de control interno de calidad que supervisa objetivamente el
proceso de tomas de decisiones dentro de FLOCERT teniendo en cuenta cualquier argumento y objeción
planteados por las partes involucradas. De este modo, garantiza que las operaciones se lleven a cabo con
la debida diligencia y uniformidad en la interpretación de los criterios Fairtrade. Como órgano interno de la
empresa, su función no es la de un organismo de arbitraje externo u oficial ni la de una institución similar a
un tribunal.
4 Proceso
4.1 Solicitud de Apelación y Revisión
Un operador puede apelar cualquier decisión de certificación o solicitar una revisión de la decisión de
evaluación.
La solicitud de apelación o revisión se puede enviar hasta 7 días naturales después de recibir la decisión de
certificación o la decisión de evaluación. Si en ese plazo de tiempo no se recibe ninguna solicitud de
apelación o revisión, la decisión será definitiva y no podrá apelarse. La solicitud de apelación o revisión no
altera la efectividad de la decisión de certificación o evaluación a menos que la apelación o la revisión haya
sido garantizada por el Comité de Apelaciones en su decisión final. Todas las restricciones aplicables a un
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cliente como consecuencia de una decisión de certificación de suspensión permanecen en vigor durante el
periodo de suspensión independientemente del resultado de la apelación.
Para presentar una apelación o solicitar una revisión, el cliente afectado debe enviar cumplimentado el
formulario de solicitud de apelación y revisión (QM Appeal&Review Submission FO) al gerente de calidad de
FLOCERT a través de correo electrónico a [email protected]. El formulario puede
descargarse de la página web de FLOCERT (www.flocert.net), solicitarse a través del correo electrónico
mencionado o a través del analista responsable de FLOCERT.
Todas las apelaciones o solicitudes de revisión recibidos por los miembros del personal serán reenviadas al
gerente de calidad, quien realizará una evaluación inicial de la solicitud y en 7 días naturales decidirá si se
acepta o se deniega la petición basándose en si la solicitud contiene una revisión o apelación procesable
(tanto contra la decisión de evaluación como la de certificación) o si la solicitud debería tratarse conforme al
procedimiento de reclamaciones (consulte QM Complaints SOP).
Las responsabilidades y las actividades relacionadas con la presentación de apelaciones y solicitudes de
revisión están reguladas en la Instrucción de trabajo para la presentación de apelaciones y revisiones
relativas a gestión de calidad QM Appeal&ReviewSubmission WI.
El gerente de calidad mantiene un registro de todas las apelaciones y solicitudes de revisión e informa al
Comité de Apelaciones o de Revisiones para que el proceso avance. Si la apelación o la revisión es
aceptada, el Comité de Apelaciones o de Revisiones tomará una decisión en el plazo de 35 días después
de la recepción del formulario cumplimentado QM Appeal&ReviewSubmission FO.
Tenga en cuenta que la apelación o la solicitud de revisión se aceptará solo si viene acompañada por o está
basada en información clara y creíble de conformidad con el punto 4.2.
4.1.1 Comité de apelaciones
La composición del Comité de Apelaciones es la siguiente:
•
Dos directores o gerentes principales de FLOCERT con conocimientos de certificación.
•
Un director o gerente principal de FLOCERT sin conocimientos de certificación, pero con al menos 3
años de antigüedad en FLOCERT.
•
El gerente de planes de certificación de FLOCERT
Tres de los cuatro miembros del comité mencionados anteriormente conforman el quórum para las
reuniones del Comité de Apelaciones. Tener conocimientos en certificación significa tener 3 años de
experiencia en certificación FLOCERT. El director de operaciones está excluido del Comité de Apelaciones
para evitar cualquier conflicto de intereses.
Un representante del Departamento Jurídico estará presente en calidad de observador. Además, el gerente
de calidad participará para documentar el proceso y moderar la reunión del Comité de Apelaciones.
El Comité de Apelaciones decide sobre los casos presentados mediante votación por mayoría simple.
El Comité de Apelaciones puede invitar a otros miembros del personal implicado a obtener los antecedentes
del caso, así como a consultores externos para que presenten alegaciones al Comité de Apelaciones si lo
considera necesario.
A discreción del responsable certificador de la decisión apelada, el caso es presentado al Comité de
Apelaciones por el analista responsable de la certificación del caso o por el certificador mismo. El
representante del Departamento de Operaciones asiste solo al inicio de la reunión del Comité de
Apelaciones para presentar el caso y estar disponible para responder preguntas, pero se marcha antes de
que se produzca la discusión y la decisión para evitar que cualquier conflicto de intereses influya en la
decisión del Comité de Apelaciones.
Si un miembro del Comité de Apelaciones opta por renunciar al Comité o deja de ser miembro, el gerente de
calidad nombrará como sustituto, conforme a los criterios listados anteriormente, al director general, que
decidirá sobre la asignación del nuevo miembro del Comité.
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4.1.2 Comité de revisiones
Este Comité está compuesto por los cuatro gestores regionales de FLOCERT. El gestor de la región donde
ocurrió la decisión de la evaluación presenta el caso al Comité, pero no tiene voto cuando se decida si la
revisión será concedida. El Comité toma decisiones conforme al procedimiento descrito en este documento
y todos sus procedimientos son documentados por el gerente de calidad.
El Comité de Revisiones decide sobre los casos presentados mediante votación por mayoría simple.
4.2 Motivos para la apelación contra una decisión de certificación o
revisión de una decisión de evaluación
Todas las solicitudes de apelación y revisión deben especificar la razón o razones del desacuerdo con la
decisión de certificación o evaluación en el QM Appeal&ReviewSubmission FO y deben estar respaldadas
con información y pruebas.
Las razones pueden ser, aunque no exclusivamente, las siguientes:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Decisiones tomadas según motivos irrelevantes,
Decisiones basadas en información irrelevante, o información no creíble. En general, los rumores
son tratados como información sin base creíble
La no consideración de información relevante presentada para adoptar una decisión;
Percepción razonable de parcialidad contra el recurrente;
Retraso injustificado en el proceso de toma de decisiones,
Irregularidades perjudiciales en el proceso de decisión,
Controversias sobre hechos relevantes para la decisión;
Controversias sobre interpretaciones relevantes para la decisión.
Durante la apelación solo se tendrá en cuenta la información que existía y se presentó en el momento en el
que se tomó la decisión apelada. La información adicional creíble presentada y aceptada durante una
apelación que no se presentó en el momento en el que se tomó la decisión apelada original y que podría
haber producido un resultado diferente en la decisión original dará lugar a una recomendación para el
Departamento de Operaciones con el fin de que reabra el caso y tenga en cuenta la información nueva para
una decisión.
4.3 Resultado de la apelación o revisión de una decisión
Una decisión puede tener los siguientes resultados:
a. Anulación de la decisión original: esto significa que el Departamento de Operaciones cambiará la
decisión que se está apelando o revisando como se indica en la decisión. Los efectos de esta
decisión modificada se explican al recurrente en la comunicación de la decisión.
b. Decisión original confirmada: esto significa que la decisión que se está apelando o revisando está
confirmada y no se cambiará. El Comité de Apelaciones recomendará al Departamento de
Operaciones si los plazos del flujo de trabajo de certificación consecutivo necesitan ampliarse debido
a los procedimientos de la apelación o la revisión.
4.4 Apelaciones contra una decisión del Comité de revisiones
Las apelaciones contra las decisiones tomadas por el Comité de Revisiones serán oídas por el Comité de
Apelaciones solo si el recurrente puede:
a. Demostrar que se ha tomado una decisión final de certificación.
b. Indicar motivos razonables destacando por qué el Comité de Apelaciones podría llegar a una
conclusión diferente sobre los mismos hechos a los que el Comité de Revisiones se ha enfrentado.
Las apelaciones contra las decisiones adoptadas por el Comité de revisiones no son automáticas, y todas
las solicitudes de estas apelaciones se evalúan de acuerdo con los criterios antes mencionados. Solo
cuando el Comité de Apelaciones está convencido de que uno o más de estos criterios son aplicables se
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concede la apelación. La decisión tomada por el Comité de Apelaciones es una decisión definitiva, por lo
que no se aceptan apelaciones a la misma.
5 Esquema de trabajo de Apelación y Revisión
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6 Referencias
•
•
•
Procedimiento Operativo Estándar para Reclamaciones (QM Complaints SOP)
Instrucción de trabajo CERT para la presentación de apelaciones y revisiones (QM Appeal&Review
Submission WI)
Fomulario de apelaciones y revisiones (QM Appeal&ReviewSubmission FO)
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7 Histórico de cambios
Versión Autor / Revisor
Fecha de
aprobación
Cambios
25
I. Markova
15.04.2010
Inclusión de punto 3.1: El operador debe completar el
formulario de apelaciones y revisiones (QM
Appeal&ReviewSubmission). El Director del Departamento
de Certificación será sustituido en Comité de Apelaciones
por el Jefe de desarrollo de negocio o por el Jefe de
Recursos Humanos y Servicios Legales. Plazo para la
decisión definitiva. Inclusión de un esquema de trabajo.
Revisada la numeración de los puntos.
26
K. Mercier
18.11.2011
Ahora solo se puede encontrar la composición general del
comité; la composición exacta esta explicado en la
instrucción de trabajo correspondiente
27
M Seifert /R
Trevino
10.10.2013
Añadidura del ámbito de aplicación
Cambio de la composición del Comité de Apelaciones
28
K. Mercier
11.3.2015
3: el reto de una suspensión inmediata después de una
auditoría se considera solicitud de revisión y no apelación;
se ha añadido la definición del Comité de Apelaciones/4.1:
el derecho a presentar una apelación o revisión expira a los
7 días naturales después de que se haya comunicado la
decisión; el plazo interno para procesar apelaciones y
revisiones se reduce de 45 a 35 días/4.1.1: se han añadido
los criterios de nombramiento para los miembros del
comité; se ha añadido el concepto de voto por mayoría
simple; representante de Operaciones para asistir al inicio
de la reunión del Comité para presentar el caso y estar
disponible para responder preguntas; se ha añadido un
proceso de nombramiento/4.3: se ha cambiado la
terminología de «apelación concedida» a «anulación de la
decisión original» y «apelación denegada» a «decisión
original confirmada»; se ha clarificado la eficacia de la
decisión/4.3.1: se ha borrado el punto c/4.3.b: se ha
añadido frase sobre los ajustes de plazos
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