RESOLUCIÓN No. ^ 0 ^ 2014 EL CONTRALOR GENERAL DEL

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RESOLUCIÓN No.
^0 ^
2014
EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO
CONSIDERANDO:
I.
Que como resultado del estudio del informe del examen especial DR1-2006 028,
practicado a las “Operaciones Financieras y Administrativas" del Municipio del
cantón Balzar, provincia del Guayas, durante el período comprendido entre el 16
de noviembre de 2004 y el 31 de diciembre de 2005, se predeterminó glosa por
8 194,18 USD, en contra del señor Norberto Paulino Arana Mora, jefe de
Mantenimiento; por cuanto no presentó los documentos justificativos de los
gastos efectuados por concepto de consumo de combustible de los vehículos de
la entidad, lo que impidió determinar la propiedad, legalidad y veracidad de los
desembolsos, conforme el siguiente análisis:
Del estudio que efectuó el equipo de auditoría a los comprobantes de pagos, se
determinó la falta de control en el gasto por parte del área de mantenimiento,
que tiene a su cargo el control de los automotores y maquinarias municipales.
Dentro de los justificativos se presentó informes de gastos, emitidos por el Jefe
de Mantenimiento, en los que se limita a indicar únicamente la cantidad en
dólares que consumió cada uno de los vehículos.
En los comprobantes de egresos no se anexaron los respectivos justificativos
que permitan verificar la movilización diaria y la hoja de Control de Combustibles
(hoja de ruta y consumo por kilómetro recorrido) de los automotores de la
municipalidad, por lo que incumplió el artículo 111 del Reglamento General de
Bienes del Sector Público; e, inobservó la Norma de Control Interno 210-04
“Documentación de Respaldo y su Archivo”.
El detalle de los pagos que no contienen los documentos de respaldo son los
siguientes:
FECH A
No.
CHEQ.
2005-09-12
1211
2005-09-30
12145
2005-10-03
12156
2005-12-07
12311
2005-08-17
629
2005-12-07
834
2005-12-22
883
2005-12-28
911
2005-12-28
915
2005-12-29
929
ORDEN
Navas Carbo
M anuel Eduardo
Navas Carbo
M anuel Eduardo
Navas Carbo
M anuel Eduardo
Estación de
Servicios la
Universal
Navas Carbo
M anuel Eduardo
Navas Carbo
M anuel Eduardo
Navas Carbo
M anuel Eduardo
Estación de
Servicios la
Universal
Estación de
Servicios la
Universal
Estación de
Servicios la
Universal
TOTAL
FACT.
CANC.
V A LO R
USD
14002
1 373,46
14201
1 281
14163
1 451,35
030227
393
O BS ER V AC IO N ES
No se pudo determ inar
consum o de combustible.
No se pudo determ inar
consum o de combustible.
No se pudo determ inar
consum o de combustible.
No se pudo determ inar
consum o de combustible.
el uso del
el uso del
el uso del
el uso del
10014
1 282
14550
1 330,52
015102
339,85
030298
108
No se pudo determ inar
consum o de combustible.
No se pudo determ inar
consum o de combustible.
No se pudo determ inar
consum o de combustible.
No se pudo determ inar
consum o de combustible.
030299
135
No se pudo determ inar el uso del
consum o de combustible.
029314
500
No se pudo determ inar el uso del
consum o de combustible.
USD
el uso del
el uso del
el uso del
el uso del
8 194,18
Oficina M atriz Av. Juan M ontalvo E4-37 y Av. 6 de Diciem bre. Teléfono: (3987 100-3987 200-3987 300). Q uito-Ecuador
Dirección de Responsabilidades
Responden solidariamente los señores: Holger Víctor Alcívar Limones, director
financiero; Rafael Henk Centeno, tesorero; y, Julio Ernesto Chuez Ortiz,
contador, por disponer, pagar y registrar, respectivamente, sin los
correspondientes documentos de soporte que permitan determinar la legalidad
de los gastos efectuados.
II.
Que por este motivo, el 16 de septiembre de 2010 se predeterminaron las glosas
solidarias Nos 7667 a 7670 en contra de servidores del Municipio de Balzar,
habiéndoseles notificado en persona y en las fechas que a continuación se
detallan, dándoles a conocer el fundamento de la observación y concediéndoles
el plazo de sesenta días a fin de que contesten y presenten las pruebas de
descargo pertinentes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 53, número
1 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado:
No. Glosas, Nombres y Cargos
III.
Fecha
7667
Norberto Paulino Arana Mora
Jefe de Mantenimiento
2010-09-28
7668
Holger Víctor Alcívar Limones
Director Financiero
2010-09-28
7669
Rafael Henk Centeno
Tesorero
2010-10-12
7670
Julio Ernesto Chuez Ortiz
Contador
2010-09-28
Que transcurrido el plazo legal, los señores Norberto Paulino Arana Mora,
Víctor Holger Alcívar Limones, Rafael Henk Centeno y Julio Ernesto Chuez
Ortiz, en comunicación conjunta que consta a fojas 229 del expediente
administrativo, ingresada a la Contraloría General del Estado el 1 de diciembre
de 2010 mediante control de comunicaciones N° 00103181, dan contestación a
la observación formulada en su contra, concuerdan en manifestar que remiten:
1) Documentos de soporte con su respectivo detalle en los cuales el Jefe de
Mantenimiento establece el consumo de combustible con referencia al
rendimiento Kilómetros por galón de acuerdo al tipo de vehículos. 2) Autorización
de pagos del señor Alcalde, Orden de Pago de la Dirección Financiera, Informe
del Jefe de Mantenimiento con la respectiva orden de combustible especificando
la función del vehículo, valor, nombre y firma del chofer con la firma de
autorización del Jefe de Mantenimiento, comprobantes de egresos debidamente
registrados y firmados con el cheque a favor del propietario o representante legal
de las gasolineras que les abastecieron de combustible.
Analizada la documentación presentada por los interesados que consta en el
expediente administrativo de fojas 13 a 226, se puede observar que en su mayor
parte son copias de: comprobantes de pago, cheques, disponibilidad
presupuestaria, comprobantes de egreso, órdenes de pago, memorándums,
controles de consumo de combustible, facturas, notas de venta y órdenes de
combustible, documentos que no se pueden aceptar como prueba de descargo;
toda vez que, al encontrarse certificados por el señor Julio Ernesto Chuez
Ortiz, contador del Municipio de Balzar; quien forma parte de la responsabilidad
civil, resta confiabilidad al contenido de los mismos; en tal virtud las
certificaciones no están perfeccionadas, al no reunir las formalidades del artículo
27 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, que ordena: "...Pruebas.Cuando hayan hechos que justificar, se admitirá para descargo de las
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responsabilidades establecidas por la Contraloría General del Estado, la prueba
instrumental, pudiendo consistir ésta en documentos auténticos o copias
debidamente certificadas de los mismos. La prueba deberá ser actuada de
conformidad con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil Codificado”,
debiendo además dar cumplimiento con los artículos 1716 de la Codificación del
Código Civil, es decir, deberán contener nombres y apellidos del funcionario
responsable, cargo que desempeña, lugar y fecha de expedición y los
correspondientes sellos de la entidad que los avalen; 121, 165 y 169 de la
Codificación del Código de Procedimiento Civil. Por tanto, es de señalar que la
prueba instrumental debe consistir en documentos originales o copias
certificadas de los mismos, conferidos por autoridad competente, que no sea el
sujeto de la responsabilidad, que cumpla con las solemnidades legales
autorizadas en debida forma para los asuntos correspondientes.
IV.
Que analizados tanto el informe del examen especial así como el memorando de
antecedentes, registrados en el archivo con el número 1026-2007, se concluye:
a)
Al tenor del artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,
ha operado la caducidad de la facultad de este Organismo Técnico de Control
para pronunciarse sobre las actividades realizadas por el valor de 5 387,81 USD,
toda vez que, comparadas las fechas en que se realizaron los pagos (17 de
agosto, 12 y 30 de septiembre y 3 de octubre de 2005) con la fecha de
notificación de la glosa 7669 (12 de octubre de 2010), han transcurrido más de
cinco años.
b)
La diferencia de 2 806,37 USD, procede ser confirmada en contra de los señores
que a continuación se detallan:
Norberto Paulino Arana Mora, jefe de Mantenimiento; por cuanto en el ejercicio
de su cargo y dentro de su período de gestión, no presentó los documentos
justificativos de los gastos efectuados por concepto de consumo de combustible
de los vehículos de la entidad, lo que impidió determinar la propiedad, legalidad y
veracidad de los desembolsos, inobservó los artículos 13, incisos primero y
segundo, del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y
Determinación de Responsabilidades de los Vehículos del Sector Público, que
señala: “Se establecerá un control del consumo de combustible con referencia
hecha al rendimiento medio de kilómetros por galón de acuerdo a cada tipo de
vehículo. Para fines de abastecimiento se utilizará el formulario “Orden de
provisión de combustibles o lubricantes”, el mismo que será entregado a los
surtidores con los cuales se tenga convenio”', y, 111 del Reglamento General de
Bienes del Sector Público, que dispone: “Control de rendimiento.- La unidad
encargada de la administración de vehículos establecerá un control de los
accesorios, para determinar su rendimiento y evitar cambios o bajas
innecesarias o dolosas. También se controlará el consumo de combustibles, con
referencia al rendimiento medio de kilómetros p o r galón, para cada tipo de
vehículos”', y, la Norma de Control Interno 210-04 “Documentación de Respaldo
y su Archivo”, inciso segundo, que indica: “Todas las operaciones financieras
estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente,
esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su
verificación, comprobación y análisis”', hallándose inmerso en lo previsto en los
artículos 9, 12 letra a), 40 y 77, número 2, letras a) y b) de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, respecto al “Concepto y Elementos del Control
Interno”, “Tiempos de Control” letra a) “Control Previo” , “Responsabilidad por
Acción u Omisión”; y, “Autoridades de las Unidades Administrativas y
Servidores”.
Holger Víctor Alcívar Limones, director financiero; Rafael Henk Centeno,
tesorero; y, Julio Ernesto Chuez Ortlz, contador; por cuanto en sus respectivos
períodos de actuación, al disponer, pagar y registrar, respectivamente, sin los
correspondientes documentos de soporte que permitan determinar la legalidad
de los gastos efectuados, inobservaron el artículo 111 del Reglamento General
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de Bienes del Sector Público, que dispone: “Control de rendimiento.- La unidad
encargada de la administración de vehículos establecerá un control de los
accesorios, para determinar su rendimiento y evitar cambios o bajas
innecesarias o dolosas. También se controlará el consumo de combustibles, con
referencia al rendimiento medio de kilómetros por galón, para cada tipo de
vehículos”, las Normas de Control Interno 220-03 “Control Interno Previo al
Devengamiento”, número 3 que expresa: “ Que la transacción no varíe con
respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto,
establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado” y
230-10 “Control Previo al Pago”, letra c), que establece: “Que la transacción no
ha variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto
hallándose inmersos en lo previsto en los artículos 12, letras a) y b), 40, 42 y 77,
número 3, letras b), c) y d) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado, respecto a los “Tiempos de Control” letras a) “Control Previo” y b)
“Control Continuo”, “Responsabilidad por Acción u Omisión”, “Responsabilidad
Directa”; y “Autoridades de la Unidad Financiera y Servidores”.
La inobservancia de las disposiciones legales en el ejercicio de sus funciones
causó perjuicio económico al Estado, el mismo que debe ser resarcido de
conformidad con el artículo 52, inciso segundo de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.
Por lo expuesto, en ejercicio de las facultades que le confiere la Ley,
RESUELVE:
De la responsabilidad civil solidaria por 8 194,18 USD, predeterminada mediante
glosas Nos 7667 a 7670 de 16 de septiembre de 2010, en contra de los señores:
Norberto Paulino Arana Mora, jefe de Mantenimiento; Holger Víctor Alcívar
Limones, director financiero; Rafael Henk Centeno, tesorero; y, Julio Ernesto
Chuez Ortiz, contador del Municipio del cantón Balzar, actual Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Balzar, provincia del Guayas,
proceder de la siguiente manera:
I.
DECLARAR, al tenor del artículo 72 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado, la caducidad de la facultad de la Contraloría General del
Estado, para pronunciarse respecto al valor de 5 387,81 USD, predeterminado
en contra de los señores Norberto Paulino Arana Mora, jefe de Mantenimiento;
Holger Víctor Alcívar Limones, director financiero; Rafael Henk Centeno,
tesorero; y, Julio Ernesto Chuez Ortiz, contador.
II.
CONFIRMAR el valor de 2 806,37 USD en contra de los señores: Norberto
Paulino Arana Mora, jefe de Mantenimiento; Holger Víctor Alcívar Limones,
director financiero; Rafael Henk Centeno, tesorero; y, Julio Ernesto Chuez
Ortiz, contador.
III.
De conformidad con el artículo 57, número 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado remitir copia certificada de la presente resolución al señor
Alcalde del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Balzar,
provincia del Guayas, a fin de que disponga la emisión de los siguientes títulos
de crédito solidarios.
De acuerdo con la disposición legal del artículo 84, número 1 de la citada Ley,
los intereses se calcularán desde las fechas que seguidamente se especifican:
Un título de crédito solidario por 1 723,52 USD, en contra de los señores:
Norberto Paulino Arana Mora, Holger Víctor Alcívar Limones, Rafael Henk
Centeno y Julio Ernesto Chuez Ortiz Fecha de intereses: 7 de diciembre de
2005.
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Un título de crédito solidario por 339,85 USD, en contra de los señores:
Norberto Paulino Arana Mora, Holger Víctor Alcívar Limones, Rafael Henk
Centeno y Julio Ernesto Chuez Ortiz. Fecha de intereses: 22 de diciembre de
2005.
Un título de crédito solidario por 243 USD, en contra de los señores: Norberto
Paulino Arana Mora, Holger Víctor Alcívar Limones, Rafael Henk Centeno y
Julio Ernesto Chuez Ortiz. Fecha de intereses: 28 de diciembre de 2005.
Un título de crédito solidario por 500 USD, en contra de los señores: Norberto
Paulino Arana Mora, Holger Víctor Alcívar Limones, Rafael Henk Centeno y
Julio Ernesto Chuez Ortiz. Fecha de intereses: 29 de diciembre de 2005.
El funcionario recaudador comunicará sobre la emisión detallada de los títulos de
crédito en referencia a la Contraloría General del Estado, según lo dispuesto en
el inciso cuarto del artículo 57 de la norma señalada.
Notifíquese,
Por el Contralor G