ministerio de economía y finanzas sistema integrado de

Sistema Integrado de Gestión Administrativa
SIGA-MP v.5.4.2
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
M
-
F
E
MANUAL DE CAMBIOS
A
G
I
S
MÓDULO DE PATRIMONIO VERSIÓN 5.4.2
_
C
C
Diciembre 2010
Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2
1
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
SIGA-MP v.5.4.2
INDICE
I
F
E
INTRODUCCIÓN ……………………………………………………….………………………… 3
II ACTUALIZACIÓN DE LA VERSIÓN ……..……………….…………………......................... 3
III ADMIN – PERFIL DE ACCESO POR USUARIO ……………....…………….…………... 3
M
-
IV UTILITARIO – IMPORTAR INVENTARIO INICIAL INSTITUCIONAL ……………...…..…… 4
IV.1
Archivo TXT ...................................………………………………….………….... 4
IV.2
Estructura de la Tabla para la Importación del Inventario Inicial Institucional ……. 5
IV.3
Procedimiento para la Importación ……………………………………………………. 7
IV.4
Reportes ………………………………………………………………………………….10
A
G
I
S
_
C
C
Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2
2
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
SIGA-MP v.5.4.2
I. INTRODUCCIÓN
F
E
La versión 5.4.2 del Módulo de Patrimonio (SIGA_MP), de fecha 20 de Diciembre del 2010, ha
sido desarrollada principalmente para realizar la importación de los activos del Inventario Inicial
Institucional desde un archivo TXT, para las Unidades Ejecutoras que inicien sus operaciones en
este Módulo, de acuerdo a la estructura de la Tabla Temporal para la Importación elaborada
para este fin, conformada por cincuenta y dos (52) parámetros.
M
-
Asimismo, el Sistema validará los registros que no cumplan con los valores o condiciones
correspondientes a cada parámetro con la información registrada en las Tablas Generales del
Módulo de Logística, como código de la Unidad Ejecutora, Catálogo Institucional, Centros de
Costo, Personal, Almacenes, Proveedores, y con la información registrada en las Tablas del
Módulo de Patrimonio como Ubicación Física, Marca y Modelo para el caso de los activos ESNI,
fechas de los documentos de Adquisición o de Alta, Cuentas Contables, Empleado
Responsable, Usuario Final, Estado del activo fijo, Estado de Conservación del activo fijo.
A
G
I
S
Además, se ha elaborado un reporte para cada validación, que mostrará la relación de activos
que presentan registros con error, indicando el detalle de los mismos.
_
C
C
II. ACTUALIZACIÓN DE LA VERSIÓN
Para actualizar la presente Versión, el Sistema validará que la data se encuentre en la versión
5.4.0 del Módulo de Logística, con el siguiente mensaje:
Asimismo, es necesario señalar que antes de actualizar la versión, se debe verificar que el
Módulo de Patrimonio se encuentre en la versión 5.4.1.
III. ADMIN
En la ventana Perfil de Acceso por Usuario - Utilitarios, se ha incorporado la Opción Importar
Inventario Inicial Institucional, donde se dará un
para su activación en el Módulo de
Patrimonio.
Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2
3
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
SIGA-MP v.5.4.2
IV. UTILITARIO – IMPORTAR INVENTARIO INICIAL INSTITUCIONAL
M
-
F
E
En el Sub Módulo Utilitario se ha incorporado la Opción
, donde
el Usuario podrá realizar la importación del Inventario Inicial Institucional, en el año que
corresponda.
A
G
I
S
IV.1 Archivo TXT
La importación del inventario Inicial Institucional se realizará mediante un archivo TXT, el cual
deberá contener la siguiente información, establecida en la Tabla Temporal para la Importación
del Inventario Inicial Institucional, elaborada para este fin.
_
C
C
1.
2.
3.
4.
5.
Parámetro: Datos que deberá contener el archivo a importar.
Tipo de Dato: Numérico, Carácter o Fecha.
Valor Máximo: Número de dígitos máximo de los datos.
Condición: Obligatorio / No Obligatorio
Descripción: Detalle de los datos.
Se deberá tener en cuenta los siguientes requisitos para su registro:
1. No debe tener datos de cabecera.
2. Los Valores no deben ser mayores a los establecidos en la Tabla.
3. Los Valores Numérico y Fecha no deberán tener espacios en blanco.
Se recomienda al Usuario verificar los espacios en blanco con la opción Buscar
Excel, antes de realizar la importación.
Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2
del
4
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
SIGA-MP v.5.4.2
IV.2 Estructura de la Tabla Temporal para la Importación del Inventario Inicial Institucional
A Continuación, se detalla la relación de los parámetros que conforman la Tabla Temporal para
la importación de los registros, indicando los tipos de dato, valores, condición y detalle.
DESCRIPCIÓN
TIPO DE DATO
VALOR
MÁXIMO
CONDICIÓN
DETALLE
1
SEC_EJEC
NÚMERICO
6
OBLIGATORIO
Código de la Unidad Ejecutora
2
TIPO_MODALIDAD
NÚMERICO
1
OBLIGATORIO
Institucional=1
3
SECUENCIA
NÚMERICO
8
OBLIGATORIO
Secuencia única relacionada al bien patrimonial.
4
CODIGO_ACTIVO
CARACTER
12
OBLIGATORIO
5
ESTADO
CARACTER
1
OBLIGATORIO
Margesí
Estado del activo
Activo Fijo ='1'
Baja='2'
6
TIPO_BIEN
CARACTER
1
OBLIGATORIO
Por defecto Bien = 'B'
7
GRUPO_BIEN
CARACTER
2
OBLIGATORIO
Código del Grupo
8
CLASE_BIEN
CARACTER
2
OBLIGATORIO
Código de la Clase
9
FAMILIA_BIEN
10
ITEM_BIEN
11
DESCRIPCION
12
TIPO_ACTIVO
_
C
C
A
G
I
S
M
-
F
E
CARACTER
4
OBLIGATORIO
Código de la Familia
CARACTER
4
OBLIGATORIO
Código del item del Catálogo
CARACTER
200
OBLIGATORIO
CARACTER
1
OBLIGATORIO
Descripción del Activo Fijo
Tipo de Activo
Activo depreciable=’1’
Activo No Depreciable=’2’
CARACTER
3
OBLIGATORIO
Tipo de documento de Adquisición
'031' = O/C - Guia -->
FECHA_COMPRA,VALOR_COMPRA,NRO_ORDEN
'045' = Nea -->
NRO_DOCUMENTO,VALOR_NEA,FECHA_NEA
CARACTER
10
OBLIGATORIO
Número de documento de la NEA
VALOR_NEA
NÚMERICO
16,6
OBLIGATORIO
Monto de la Nota de Entrada de Almacén
FECHA_NEA
FECHA
(DD/MM/AAAA)
DATE
OBLIGATORIO
Fecha de la Nota de Entrada de Almacén
NRO_ORDEN
NÚMERICO
7
OBLIGATORIO
Número de la orden de compra
VALOR_COMPRA
NÚMERICO
16,6
OBLIGATORIO
Monto de la orden de compra
19
FECHA_COMPRA
FECHA
(DD/MM/AAAA)
DATE
OBLIGATORIO
20
TIPO_DOC_ALTA
CARACTER
3
OBLIGATORIO
Fecha de la orden de compra
'046' = (Pecosa) -> NRO_PECOSA,FECHA_ALTA.
Si el documento de Adquisición es la O/C o NEA el
campo NRO_PECOSA no será obligatorio.
21
NRO_PECOSA
NÚMERICO
5
OBLIGATORIO
Número de la PECOSA cuando el TIPO_DOCUMENTO
sea igual a 046.
22
FECHA_ALTA
FECHA
(DD/MM/AAAA)
DATE
OBLIGATORIO
Fecha de Alta.
23
SEDE
NÚMERICO
3
OBLIGATORIO
Código de Sede.
24
CENTRO_COSTO
CARACTER
15
OBLIGATORIO
Código del Centro de Costo.
25
EMPLEADO_RESPONSABLE
CARACTER
15
OBLIGATORIO
Código de Personal Responsable.
26
EMPLEADO_FINAL
CARACTER
15
OBLIGATORIO
Código del Usuario final.
13
14
15
16
17
18
TIPO_DOC_ADQUISICION
NRO_DOCUMENTO
Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2
5
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
DESCRIPCIÓN
TIPO DE DATO
SIGA-MP v.5.4.2
VALOR
MÁXIMO
CONDICIÓN
DETALLE
27
TIPO_UBICAC
NÚMERICO
3
OBLIGATORIO
Código de Tipo de ubicación.
28
SUBTIPO_UBICAC
CARACTER
3
OBLIGATORIO
Código de Sub tipo de ubicación.
29
CARACTERISTICAS
CARACTER
300
NO
OBLIGATORIO
Características generales del Activo.
30
MODELO
CARACTER
40
NO
OBLIGATORIO
Modelo del Activo Fijo, Obligatorio para los Items ESNI.
31
MEDIDAS
CARACTER
30
NO
OBLIGATORIO
Medidas del activo fijo.
32
NRO_SERIE
CARACTER
20
NO
OBLIGATORIO
Número de Serie, Obligatorio para Items ESNI.
33
FLAG_ITEM_ESNI
CARACTER
1
OBLIGATORIO
Items estratégicos ESNI (Estrategia Nacional de
Inmunizaciones)
‘S’=Si
‘N’=No
34
MARCA
NÚMERICO
5
OBLIGATORIO
Código de Marca ; si no tiene marca ingresamos 328
(SIN MARCA).
Si FLAG_ITEM_ESNI=’S’ ingresar la marca ESNI que
corresponda al bien. Ver hoja MARCA ESNI
35
COD_MODELO
NÚMERICO
3
OBLIGATORIO /
NO
OBLIGATORIO
Si FLAG_ITEM_ESNI = 'S' entonces ingresamos Modelo
por Item estratégico ESNI de forma obligatoria, Ver hoja
MODELO ESNI. En caso contrario no será obligatorio el
registro del código de Modelo.
36
ESTADO_ACTUAL
CARACTER
1
OBLIGATORIO
Estado de Uso del activo
'S'=Si
'N'=No
1
OBLIGATORIO
Estado de conservación del activo
Bueno=’1’
Regular=’2’
Malo=’3’
Muy Malo=’4’
Nuevo=’5’
DATE
OBLIGATORIO
Fecha de ingreso del activo
NÚMERICO
5
NO
OBLIGATORIO
Código de Contratista
CARACTER
3
OBLIGATORIO
Código de Almacén
CARACTER
3
OBLIGATORIO
Secuencia de Almacén
FLAG_ETIQUETA
CARACTER
1
NO
OBLIGATORIO
Flag del etiquetado
'S'=Si,
'N'=No
FECHA_ETIQUET
FECHA
(DD/MM/AAAA)
DATE
NO
OBLIGATORIO
Si FLAG_ETIQUETA='S' entonces registrar Fecha de
etiquetado
VALOR_INICIAL
NÚMERICO
16,2
OBLIGATORIO
Valor inicial del periodo
VALOR_DEPREC
NÚMERICO
16,2
OBLIGATORIO
Depreciación acumulada
46
INVENT_SCANER
CARACTER
1
OBLIGATORIO
Indicador si es Activo leido con scaner
'S'=Si
'N'=No
47
CLASIFICADOR
CARACTER
20
OBLIGATORIO
Clasificador de gastos. Compuesto por números tipo
carácter del 0 al 9 y el punto como separador.
Ejemplo: 2.6. 3 2. 4 2 - EQUIPOS
48
ANO_EJE
NÚMERICO
4
OBLIGATORIO
Año contable.
49
SUB_CTA
CARACTER
8
OBLIGATORIO
Sub cuenta contable.
50
MAYOR
CARACTER
4
OBLIGATORIO
Cuenta Mayor contable.
51
CODIGO_BARRA
CARACTER
15
NO
OBLIGATORIO
Código Anterior o de Barra.
52
OBSERVACIONES
CARACTER
300
NO
OBLIGATORIO
Observaciones acerca del bien.
37
ESTADO_CONSERV
38
FECHA_MOVIMTO
39
40
41
42
43
44
45
_
C
C
A
G
I
S
PROVEEDOR
COD_ALMACEN
SEC_ALMACEN
CARACTER
FECHA
(DD/MM/AAAA)
Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2
M
-
F
E
6
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
IV.3
SIGA-MP v.5.4.2
Procedimiento para la Importación.
Para realizar la importación de datos, el Usuario deberá realizar los siguientes pasos:
1. Ingresar
a
esta
Opción,
para
visualizar
la
ventana
, la misma que cuenta con el filtro Año, los
botones
y
, así como la relación de cuarenta y un (41) errores que se validarán
durante el proceso de importación de datos.
A
G
I
S
M
-
F
E
_
C
C
, con el cual el Sistema mostrará la ventana de búsqueda
2. Ejecutar el botón
del explorador de Windows, en ella el Usuario deberá seleccionar el archivo
TXT correspondiente y ejecutar el botón
.
3. El Sistema mostrará el siguiente mensaje procediendo a eliminar la información que esté
registrada en la base de datos.
Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2
7
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
SIGA-MP v.5.4.2
Seleccionar la opción SI, para que el Sistema realice el proceso de importación de datos,
verificando las validaciones indicadas en el punto IV.1 Archivo TXT. Si no se cumpliera con
los requisitos, el Sistema validará con el siguiente mensaje:
A
G
I
S
M
-
F
E
Si el archivo TXT, cumple con los requisitos indicados en el punto IV.1, el Sistema validará
los casos de error, los que se mostrarán activos.
_
C
C
Simultáneamente mostrará el siguiente mensaje:
Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2
8
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
SIGA-MP v.5.4.2
4. Luego de Aceptar este mensaje, dar clic en los errores activados y ejecutar el icono
para
visualizar los reportes respectivos. En ellos se presenta la relación de activos que contienen
datos errados.
5. Después de realizar las correcciones respectivas, ejecutar nuevamente el proceso de
importación. Si el archivo TXT ya no presenta errores, el Sistema mostrará el siguiente
mensaje:
6. Aceptar este mensaje y luego dará clic en el botón
M
.
7. Verificar la carga del Inventario Inicial en el año correspondiente.
F
E
El Inventario Inicial importado se mostrará abierto y permitirá al Usuario realizar las
modificaciones que considere necesarias.
A
G
I
S
_
C
C
Luego de cerrar el Inventario Inicial, si el Usuario realiza nuevamente la importación, el
Sistema validará con el siguiente mensaje:
Para realizar nuevamente la importación, deberá abrir el Inventario Inicial.
Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2
9
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
IV.4
SIGA-MP v.5.4.2
Reportes
De acuerdo a lo indicado en el punto IV.3 numeral 4, ingresando el icono
activado, el Sistema generará el reporte respectivo.
Existe un total de cuarenta y un (41) reportes de errores.
siguientes:
en cada error
Como ejemplo, mostramos los
1. NO EXISTE EJECUTORA: Al dar clic en este error, el Sistema mostrará un mensaje con el
código correcto de la Unidad Ejecutora.
M
-
F
E
Seguidamente mostrará el siguiente reporte, indicando el código incorrecto.
A
G
I
S
_
C
C
2. NO EXISTEN CUENTAS CONTABLES PARA EL AÑO ACTUAL: En este reporte se indicará
el activo y la cuenta contable incorrecta.
Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2
10
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
SIGA-MP v.5.4.2
3. FORMACIÓN DEL CÓDIGO DEL ACTIVO NO CONCUERDA CON LA FAMILIA DEL
CATÁLOGO: En este reporte el Sistema mostrará los activos con los códigos errados y en la
columna ‘Familia’ los códigos correctos.
M
-
F
E
4. Clasificador Incorrecto o Estructura no corresponde: En este reporte, el Sistema mostrará
como incorrecto, los activos con Clasificador que no han sido registrados de acuerdo a la
estructura del código, sin tomar en cuenta los espacios que debe haber entre los dígitos. En la
columna ‘Correcto’ indicará el registro válido.
Asimismo mostrará los activos registrados con Clasificador incorrecto, en este caso la columna
‘Correcto’ se mostrará en blanco.
A
G
I
S
_
C
C
5. Error en las Fechas de O/C o NEA: Este reporte mostrará los activos con documentos de
adquisición que presentan error en el registro de las fechas.
Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2
11