PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PRO-REC

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
PRO-REC-CAL-001
FEBRERO 2016
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Pág.: 1/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
1. PROPÓSITO:
Establecer las actividades necesarias para la adecuación, identificación, ubicación, revisión y
actualización de los documentos, con la finalidad de dar cumplimiento al Sistema de Gestión
de la Calidad (SGC) de la Universidad Marítima del Caribe.
2. ALCANCE:
Aplica a
los
subsistemas Rectorado,
Vicerrectorado
Académico,
Vicerrectorado
Administrativo, Secretaria General y a cada una de sus dependencias.
3. RESPONSABLE:
El responsable de elaborar los Procedimientos del SGC es el Representante de la Dirección;
a su vez, el encargado de velar por el cumplimiento de dichos procedimientos;
conjuntamente con los directores, coordinadores, supervisores y jefes de dependencias,
quienes deberán informar a los usuarios la existencia del mismo.
Los responsables de las dependencias de la UMC serán los garantes de identificar y elaborar
sus documentos (Manual de Organización, de Normas y Procedimientos e Instrucciones de
Trabajo).
4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:
4.1
El manual de gestión de la calidad, es el documento que describe en forma
genérica el SGC establecido en la UMC. Por lo tanto, el responsable de elaborar y
actualizar este documento es el Representante de la Dirección con la aprobación
del Rector.
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
4.2
Pág.: 2/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
Es responsabilidad de las dependencias académicas y administrativas
notificar a la Coordinación de Gestión de la Calidad mediante memorando
interno, las modificaciones o cambios que propongan en sus estructuras
organizativas. Cabe destacar que dicha comunicación deberá tener el visto
bueno de la máxima autoridad jerárquica de adscripción de la dependencia
solicitante.
4.3
La Coordinación de Gestión de la Calidad deberá garantizar la publicación de
la estructura del manual, la cual incluye: índice, introducción, normas
generales para el uso del manual, modelo de elaboración del manual de
organización, listas maestras de control (documentos externos aplicables,
documentos, registros e indicadores de gestión), modelo de manual de
normas y procedimientos (modelo elaboración de los procesos, modelo de
elaboración de los procedimientos y, de ser el caso, modelo para elaborar
instrucciones de trabajo).
4.4
Los responsables de la elaboración y actualización de los Manuales (De
Organización y de Normas y Procedimientos (procesos, procedimientos,
formularios, instrucciones de trabajo), serán los líderes de los procesos.
4.5
La Coordinación de Gestión de la Calidad ha establecido, para asegurar y
controlar los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, la estructura del
Manual, la cual está integrada por los siguientes documentos: Manual de
organización (Antecedentes de la dependencia, misión, visión, objetivo,
funciones, organigrama del subsistema, organigrama de la dependencia,
organigrama de posición y descripción de cargos) y por el Manual de
Normas y Procedimientos (Elaboración de Proceso, Elaboración o de los
Procedimientos, Elaboración de Instrucciones de Trabajo). Estos documentos
se derivan del Manual de Gestión de la Calidad, ellos describen en forma
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Pág.: 3/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
general las gestiones que se realizan en el Rectorado, Vicerrectorado
Académico, Vicerrectorado Administrativo y Secretaria General.
4.6
Los manuales de cada dependencia estarán divididos por secciones con el fin
de hacer más fácil su elaboración o modificación.
4.7
Todos los manuales de normas y procedimientos deberán estar ajustados a las
leyes, reglamentos y demás normas establecidas para la Administración
Pública.
4.8
Las dependencias académicas y administrativas gestionarán la revisión de los
aspectos legales del documento ante la Coordinación General de Consultoría
Jurídica.
4.9
Es responsabilidad de las dependencias académicas y administrativas
notificar a la Coordinación de Gestión de la Calidad mediante memorando
interno, los cambios realizados en los procedimientos que ejecutan, a fin de
mantenerlos actualizados.
4.10 La Coordinación de Gestión de la Calidad realizará la revisión técnica de los
documentos (manuales de organización y de normas y procedimientos) de las
dependencias a objeto de verificar que cumplan con los lineamientos del
Sistema de Gestión de la Calidad.
4.11 Es responsabilidad del líder del proceso verificar que se utilice la versión
vigente de los documentos. El utilizar documentos desactualizados
(obsoletos) puede ocasionar desvíos al objetivo de un proceso.
4.12 Los documentos controlados por el SGC tales como: organigrama estructural,
manuales, formularios de control de documentos, registros y de indicadores
de gestión, entre otros, estarán disponibles en formato digital en la página
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Pág.: 4/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
www.umc.edu.ve, de la universidad, link la universidad, pestaña calidad,
para que cualquier dependencia, que así lo requiera, pueda tener acceso al
mismo.
4.13 La Lista Maestra de Control de Documentos (CAL-001) deberá contener los
documentos que maneja la dependencia, así como también la normativa
interna aplicable a sus procedimientos e instrucciones de trabajo.
4.14 La Lista Maestra de Control de Documentos Externos Aplicables (CAL-002)
deberá contener las leyes, reglamentos y normas legales vigentes que regulan
los procedimientos e instrucciones de trabajo que realiza la dependencia. Por
lo que es responsabilidad del líder del proceso manejar dichos documentos,
para así garantizar el uso adecuado de los mismos.
4.15 El Responsable de la Dependencia controla que se haga el registro de los
indicadores en la Lista Maestra de Control de Indicadores de Gestión (CAL018), para lo cual debe definir los Indicadores que permitan evaluar los el
desempeño de los procedimientos que genera.
4.16 Conforme a lo establecido en el Reglamento Interno del Consejo
Universitario de la UMC, el Líder del Proceso deberá someter a
consideración del Consejo Universitario la aprobación de los documentos de
su dependencia, tanto en primera como en segunda discusión.
4.17 En caso de que el Consejo Universitario apruebe en primera discusión y
exista observaciones en el documento el Líder del Proceso deberá realizar las
modificaciones respectivas y posteriormente diligenciar nuevamente el
llenado del formulario Acta de Aprobación (CAL-003).
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Pág.: 5/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
4.18 La Coordinación de Gestión de la Calidad deberá generar una copia
controlada del Manual en digital (formato PDF) el cual deberá contener el
número de la copia controlada y la fecha de emisión, una vez que éste haya
sido aprobado por el Consejo Universitario y posteriormente remitirla al
responsable de la dependencia, considerándose así, documentos controlados
por el Sistema de Gestión de la Calidad.
4.19 La Coordinación de Gestión de la Calidad deberá registrar en la lista de
distribución de documentos controlados (CAL-004) la información
correspondiente a las copias controladas de los manuales.
4.20 La Coordinación de Gestión de la Calidad, al momento de distribuir una
nueva edición del manual, solicitará a la dependencia respectiva, la edición
anterior, para evitar posibles errores y prevenir el uso no intencionado de
documentos obsoletos.
4.21 Cuando se requiera copia controlada en físico de los documentos (manuales),
la dependencia solicitante deberá generar la impresión de los mismos, para
que posteriormente sea sellado por la Coordinación de Gestión de la Calidad.
4.22 Salvo instrucciones diferentes, el manual de la dependencia no puede ser
reproducido total o parcialmente por cualquier medio sin la autorización
previa de la Coordinación de Gestión de la Calidad.
4.23 El responsable de la dependencia deberá garantizar el fiel cumplimiento de
cada uno de los procedimientos establecidos en su manual.
4.24 La Coordinación de Gestión de la Calidad solicitará ante la Coordinación de
Tecnología de Información y Comunicación la publicación de los manuales
en la intranet, una vez que los mismos hayan sido aprobado por la máxima
autoridad (Consejo Universitario) de la UMC.
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Pág.: 6/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
4.25 La Coordinación de Gestión de la Calidad debe prestar apoyo técnico a las
propuestas de cambio del organigrama estructural de la Universidad Nacional
Experimental Marítima del Caribe, así mismo deberá mantener dicha
estructura actualizada conforme a las providencias emanadas del Consejo
Universitario.
4.26 La Coordinación de Gestión de la Calidad resguardará para su control
interno, en formato digital, los manuales aprobados de las distintas
dependencias.
4.27 El responsable de cada dependencia deberá revisar periódicamente los
documentos (manuales: de organización, de normas y procedimientos,
instrucciones de trabajo, formularios, entre otros) y actualizarlos cada vez
que sea necesario a fin de asegurar su continua eficacia según la Norma ISO
9001 y comprobar si los procedimientos continúan siendo funcionales o
deberían ser modificados.
4.28 Cuando se trate de Manuales aprobados por el Consejo Universitario y el
responsable de la dependencia requiera incorporar, modificar parcialmente
un procedimiento, instrucción de trabajo o formulario, deberá:
1. Actualizar el registro de cambio del documento, de acuerdo a la
incorporación o modificación.
2. Actualizar la lista maestra de control de documentos, la lista maestra de
control de registro y la lista maestra de control de indicadores de gestión.
3. Enviar memorando interno a la Coordinación de Gestión de la Calidad en
conjunto con el documento, en formato digital, según lo dispuesto en la
descripción de este procedimiento.
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Pág.: 7/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
4.29 Cuando se trate de eliminación o modificación total de un documento
descrito en un Manual ya aprobado por el Consejo Universitario, el
responsable de la dependencia deberá:
1. Actualizar el registro de cambio del documento, de acuerdo a la
modificación.
2. Actualizar la lista maestra de control de documentos, la lista maestra de
control de registro y la lista maestra de control de indicadores de gestión.
3. Enviar memorando interno a la Coordinación de Gestión de la Calidad en
conjunto con el documento, en formato digital, para su revisión.
4. Someter ante las instancias correspondientes su aprobación.
4.30 Los usuarios de los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la
Calidad podrán sugerir al responsable de la dependencia las modificaciones
en la información contenida en el mismo, con el objeto de contribuir con la
mejora continua de sus procedimientos.
4.31 La Coordinación de Gestión de la Calidad podrá incluir dentro del programa
de auditorías internas la revisión de los documentos para validar su
implantación y aplicación.
5.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
5.1 ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO.
RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA
5.1.1
Registra en el formato digital de la estructura del manual la
información requerida en el Modelo de elaboración del manual de
organización, Modelo de elaboración de los procesos, Modelo de
elaboración de los procedimientos y, de ser el caso, Modelo para
Elaborar Instrucciones de Trabajo.
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Pág.: 8/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
5.1.2
Registra la información requerida en el encabezado del documento,
con la finalidad de describir el nombre del documento y de la
dependencia que lo genera.
5.1.3
Registra en la parte derecha del encabezado de la estructura del
manual de normas y procedimientos, el número de página, la fecha
de emisión, el número de cambio correspondiente y el código
respectivo; el cual debe ser alfanumérico. Tal como se muestra en
el siguiente cuadro:
PSO-VAD-CCOM
PRO-VAD-CCOM-001
INT-VAC-CCOM-001
PSO = Proceso
PRO = Procedimiento
INT = Instrucción de Trabajo
VAD = Vicerrectorado
VAD = Vicerrectorado Administrativo
VAD = Vicerrectorado Administrativo
Administrativo
CCOM=
Coordinación
Compras
5.1.4
de
CCOM= Coordinación de Compras
CCOM= Coordinación de Compras
001 = Correlativo numérico perteneciente al
001 = Correlativo numérico perteneciente
primer procedimiento
a la primera instrucción de trabajo
Asigna la codificación a los formularios en la descripción del
procedimiento, conforme a la aparición de los mismos. Ejemplo:
(CCOM-001)
5.1.5
Elabora los flujogramas de cada uno de los procedimientos que
conforman el Manual, de acuerdo con las figuras o iconos
correspondientes con la finalidad de representar gráficamente cada
una de las actividades a realizar.
5.1.6
Elabora los formularios, que se generan en cada procedimiento, con
su respectivo instructivo de llenado. Con la codificación asignada
conforme a lo descrito en el paso 5.1.4. Ejemplo:
REG-REC-CAL-016
Formulario: CAL-016
REG = Registro
Formulario
REC = Rectorado
CAL = Calidad
CAL = Calidad
016 = Correlativo numérico
Manual de la Calidad
016 = Correlativo numérico
Fecha:
Fecha: 02/06/2014
Cambio:
Cambio: 06
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
5.1.7
Pág.: 9/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
Llena el formulario Lista Maestra de Control de Documentos
Externos
Aplicables
(CAL-002),
relacionando
todos
los
documentos de origen externo tales como requisitos legales y
reglamentarios aplicables que regulan los procedimientos que
ejecuta la dependencia. Ejemplo: Ley de Universidades.
5.1.8
Llena el formulario Lista Maestra de Control de Documentos
(CAL-001), relacionando todos los documentos internos descritos
en el manual.
5.1.9
Llena el formulario Lista Maestra de Control de Registros (CAL016), relacionando todos los registros descritos y generados en cada
uno de los procedimientos e instrucciones de trabajo.
5.1.10 Registra en el formulario Lista Maestra de Control de Indicadores
de Gestión (CAL-018), los indicadores de gestión de cada
procedimiento e instrucción de trabajo.
5.1.11 Llena el formulario Acta de Aprobación (CAL-003), en los campos
que correspondan a la elaboración, y posteriormente coloca firma y
fecha en señal de conformidad.
5.1.12 Envía el documento (Manual) en formato digital, para la revisión
final por parte de los líderes de las dependencias jerárquicas de
adscripción del subsistema, a fin de obtener conformidad de la
información incluida en dicha documentación, en conjunto con el
Acta de aprobación (CAL-003) en físico, para sus firmas.
5.1.13 Recibe el documento en conjunto con el Acta de aprobación (CAL003), por parte de los líderes de las dependencias jerárquicas de
adscripción del subsistema y, de ser el caso, realiza las
modificaciones.
5.1.14 Envía el documento (Manual) en formato digital, para la revisión
por parte de la Consultoría Jurídica, en conjunto con el Acta de
aprobación (CAL-003) en físico.
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Pág.: 10/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
5.1.15 Recibe el documento en conjunto con el Acta de aprobación (CAL003), parte de la Consultoría Jurídica y, de ser el caso, realiza las
modificaciones.
5.1.16 Envía el documento (Manual) en formato digital, para la revisión
por parte de la Coordinación de Gestión de la Calidad, en conjunto
con el Acta de aprobación (CAL-003) en físico.
5.1.17 Recibe el documento en conjunto con el Acta de aprobación (CAL003), parte de la Coordinación de Gestión de la Calidad y, de ser el
caso, realiza las modificaciones.
5.1.18 Digitaliza el Acta de aprobación y posteriormente la anexa al
documento en digital.
5.1.19 Archiva temporalmente el original del Acta de aprobación (CAL003), para su control interno.
5.2 APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
LIDER DE PROCESO
5.2.1
Llena el formulario punto de agenda para consideración del consejo
universitario, dando la justificación pertinente, una vez que el
documento ha sido revisado por parte de los líderes de las
dependencias jerárquicas de adscripción del subsistema y por la
Coordinación de Gestión de la Calidad.
5.2.2
Genera tres (3) originales del punto de agenda para consideración
del consejo universitario.
5.2.3
Gestiona ante la Autoridad Rectoral la firma de los tres (3)
originales del punto de agenda para consideración del consejo
universitario.
5.2.4
Entrega a la Coordinación de Asuntos Secretariales los tres (3)
originales del punto de agenda en conjunto con el ejemplar del
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Pág.: 11/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
documento de la dependencia, en formato físico y digital (word y
pdf), para que gestione ante el Consejo Universitario la aprobación
del mismo.
5.2.5
Recibe la providencia del consejo universitario en formato digital,
donde se aprueba el documento de la dependencia.
5.2.6
Imprime un ejemplar de la providencia que avala la aprobación del
documento de la dependencia.
5.2.7
Extrae del archivo interno el Acta de aprobación (CAL-003) y
registra la información concerniente a la aprobación del documento
de la dependencia.
5.2.8
Digitaliza el Acta de aprobación (CAL-003) y posteriormente la
anexa al documento de la dependencia en conjunto con la
providencia del consejo universitario que avala su aprobación.
5.3 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
5.3.1
Elabora memorando interno dirigido a la dependencia respectiva
para solicitar el documento (Manual) en digital.
5.3.2
Recibe memorando interno en conjunto con el documento (Manual)
en digital.
5.3.3
Inserta en el documento (manual) en digital que será publicado en la
intranet la marca de agua que describe: Versión Definitiva. La
impresión y copia magnética de este documento se considera
"Copia No Controlada".
5.3.4
Gestiona ante la Coordinación de Tecnología de Información y
Comunicación la publicación en la Intranet del documento
aprobado, con la finalidad de que cualquier dependencia, que así lo
requiera, pueda tener acceso al mismo y garantizar el uso de la
versión vigente.
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
5.3.5
Pág.: 12/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
Inserta en el documento (manual) en digital que se entregará a la
dependencia respectiva la marca de agua que describe: Copia
Controlada N° xxx y la fecha de la misma.
5.3.6
Elabora memorando interno con la finalidad de entregar el ejemplar
del documento (en digital) controlado al responsable de la
dependencia.
5.3.7
Registra la información correspondiente en la lista de distribución
de documentos controlados (CAL-004).
5.3.8
Entrega memorando interno en conjunto con la copia controlada del
manual en formato digital al responsable de la dependencia.
5.3.9
Solicita al responsable de la dependencia que coloque su firma
autógrafa y fecha de recepción del documento, en la lista de
distribución de documentos controlados (CAL-004), con la
finalidad de llevar un adecuado control de la distribución de los
documentos.
5.3.10 Archiva la lista de distribución de documentos controlados (CAL004) para su control interno (Fin del procedimiento).
6. REFERENCIAS:
6.1 Manual de Gestión de la Calidad.
6.2 Norma ISO 9001.
7. DEFINICIONES:
7.1
Aprobación: Confirmación de que lo consignado en los documentos
corresponde con los procesos de Gestión que se realizan dentro de la
organización y que se encuentran en vigencia a partir de ese momento.
7.2
Diagrama de Flujo: Es una representación gráfica de la secuencia de los
pasos para describir cómo funciona un proceso para producir un fin
“deseable“.
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Pág.: 13/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
7.3
Documento: Información y su medio de soporte.
7.4
Documentos Externos: son aquellos que provienen desde fuera de la
Universidad y son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación,
operación y control de los procesos, tales como: Leyes, Reglamentos,
Normativas, entre otros.
7.5
Documentos Controlados: Documento autorizado para su utilización dentro
del SGC.” Manual de Gestión de la Calidad, Procedimientos, Procesos,
Instrucciones de Trabajo.
7.6
Documentos No Controlados: Cualquier otra copia fuera del documento
controlado en la Intranet.
7.7
Especificación: Documento que establece requisitos.
7.8
Formulario: Es un documento preestablecido impreso o digital, donde se
registra información relacionada con una actividad o procedimiento y que
facilita la recolección de información clave. Una vez diligenciado se
convierte en un registro.
7.9
Indicador: Para efectos de este procedimientos se entenderá como indicador
la expresión cuantitativa del desempeño de un procedimiento o instrucción de
trabajo.
7.10 Información: Datos que poseen significado.
7.11 Instrucciones de Trabajo: Tiene la misma finalidad que los procedimientos
pero su uso es específicamente operativo, es decir, específica paso a paso la
realización de una operación.
7.12 Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la
Calidad de una organización. Es el documento que describe en forma
genérica el SGC establecido en la UMC. El responsable de elaborar y
actualizar este documento es el Representante de la Dirección con la
aprobación del Rector.
7.13 Manual de Normas y Procedimientos: Representa un medio de comunicar
las decisiones de la administración, concernientes a la organización, políticas,
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Pág.: 14/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
normas y procedimientos. Estos documentos son parte orgánica del Manual
de Gestión de la Calidad, ellos describen en forma general las gestiones que
se realizan en el Rectorado, Vicerrectorado Académico, Vicerrectorado
Administrativo y Secretaria General.
7.14 Modificación Parcial: Esta se refiere a cambios que pueda sufrir un
procedimiento, de formularios, instrucción de trabajo o el manual de
organización, son aquellos que introducen aspectos de mejora a las
actividades de la dependencia.
7.15 Modificación Total: Se refiere a la incorporación, eliminación
o
modificación de un procedimiento, de una instrucción de trabajo o de algún
aspecto descrito en el manual de organización que pueda cambiar en su
totalidad su forma original.
7.16 Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto
utilizando recursos (humanos, tecnológico, materiales, tiempo, etc.) en la
transformación de insumos.
7.17 Procedimiento: Serie de especificaciones que señalan del cómo se realiza
una actividad de un proceso, normalmente se utiliza para controlar su
desarrollo.
7.18 Procedimientos Documentados: Documentos utilizados por el SGC para
describir su operación. Los procedimientos responden a las preguntas: qué,
quién, con qué, cuándo y dónde realizar algo.
7.19 Registro: Documento que proporciona resultados encontrados, o evidencia
de actividades efectuadas.
7.20 Revisión: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un
documento corresponde a lo que se hace y a la vez asegurar la conveniencia,
adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión para alcanzar los
objetivos establecidos.
7.21 S.G.C.: Sistema de Gestión de la Calidad
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Pág.: 15/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
8. REGISTROS:
8.1 REG-REC-CAL-001: Lista maestra de control de documentos.
8.2 REG-REC-CAL-002: Lista maestra de control de documentos externos
aplicables.
8.3 REG-REC-CAL-003: Acta de aprobación.
8.4 REG-REC-CAL-004: Lista de distribución de documentos controlados.
8.5 REG-REC-CAL-005: Lista de asistencia.
8.6 REG-REC-CAL-024: Lista maestra de control de indicadores de gestión.
9. REGISTRO DE CAMBIOS:
Ubicación del
cambio
Secc./Pág.
Naturaleza del Cambio
N/A
Nuevo Documento
Secc.3 /pág. 2
Eliminación del la palabra asterisco
Inclusiones de la 3.4 y 3.5.1
Anexo “F” Formulario 009-CAL
Secc. 3.4 y
Inclusión Registro de Cambios
3.5.1, 4, 7 y
Inclusión y todo aquel reglamento o
8/Pág. 2 y 4
disposición aprobada por el Consejo
Universitario de la UMC.
Codificación de los Documentos y
3.3 Pág. 1/8
Registros
Cambio de
nombre de Manual de
Secc. 3.2, 4
Sistema de Gestión Operativo para
Pág. 1 y 4
Manual de Normas y Procedimientos
Manual de la Calidad
Fecha de
Cambio
Nº de
cambio.
2002
00
23-06-2007
01
07-08-2007
02
20-10-2008
03
20-01-2010
04
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Ubicación del
cambio
Secc./Pág.
Pág.: 16/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
Naturaleza del Cambio
Fecha de
Cambio
Nº de
cambio.
Se eliminó Resoluciones del Consejo
Universitario de la UMC y los
documentos obsoletos.
Se incluyó Lista Maestra de Control de
Documentos Externos
Formulario: 002-CAL
Se realizó una optimización del
documento, unificando criterios para los
responsables de los documentos,
especificando la codificación basada en
los procesos declarados al Sistema de
Gestión de la Calidad.
En el Formulario: CAL-007, se agrego el
Responsable en la sección 4.
01-04-2011
05
Todo el
Documento
Todo el Documento y sus formularios
02/06/2014
06
Todo el
Documento
Todo el Documento y los formularios
Acta de aprobación, lista de distribución
de documentos controlados y se diseño la
Lista de Asistencia.
18/12/2014
07
Secc. 4.
Normas
Sección 5
Descripción
del
Procedimiento
y Sección 7
Definiciones
Inclusión de la norma 4.15.
Inclusión del paso 5.1.10.
Inclusión de la definición 7.9.
Inclusión del formulario lista maestra de
control de indicadores de gestión.
11/02/2016
08
Secc. 3.5
Pág. 5
Manual de la Calidad
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Flujograma
Manual de la Calidad
Pág.: 17/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Flujograma
Manual de la Calidad
Pág.: 18/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Flujograma
Manual de la Calidad
Pág.: 19/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sistema de Gestión de la Calidad
Procedimiento Control de Documentos
Flujograma
Manual de la Calidad
Pág.: 20/19
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 08
PRO-REC-CAL-001
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-001
FORMULARIO: CAL-001
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 04
(1) Pág:1 /n
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
(2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN:
(3) ACTUALIZADO POR:
(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
(5) Nº DEL
DOCUMENTO
(6) NOMBRE DEL DOCUMENTO
(7) FECHA DE
LA PRIMERA
APROBACIÓN
(8) Nº DE
CAMBIO
(9) FECHA
DE
CAMBIO
(10) RESPONSABLE
DE APROBACIÓN
(11) UBICACIÓN
DEL DOCUMENTO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
FORMULARIO: CAL-001
A. Objetivo:
Registrar los documentos que rigen la gestión de cada dependencia que conforma el sistema de gestión de
la calidad de la UMC, con la finalidad de controlar su vigencia.
B. Instrucciones para el registro de la información:
1.
Pág. N°: Coloque el número de página que se generan de lista maestra de documentos.
2.
Dirección / Coordinación: Coloque el nombre de la dependencia responsable del control de los
documentos a listar.
3.
Actualizado por: Coloque nombre y apellido de la persona que actualiza la lista maestra de
documentos.
4.
Fecha de Actualización: Coloque día, mes y año en que actualiza la lista maestra de documentos.
5.
Nº del Documento: Coloque las siglas que corresponda de acuerdo al documento a listar. Ejemplo:
MAN-REC-CAL.
6.
Nombre del Documento: Coloque el nombre completo del documento a listar. Ejemplo: Manual de
Calidad.
7.
Fecha de la Primera Aprobación: coloque día, mes y año en que se elaboró la primera edición del
documento a listar.
8.
N° de Cambio: coloque el número de cambio(s) que haya tenido el documento a listar. Ejemplo: 05,
si este ha sido modificado en cinco (05) oportunidades.
9.
Fecha de Cambio: coloque día, mes y año en que se generó el cambio.
10. Responsable de aprobación: Coloque el nombre del responsable de la aprobación del documento.
11. Ubicación del Documento: Indique el lugar donde se ubica el documento controlado.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-002
FORMULARIO: CAL-002
Fecha: 02/06/2014
Cambio: 01
(1) Pág:1 /n
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS APLICABLES
(2) DIRECCIÓN / COORDINACIÓN:
(3) ACTUALIZADO POR:
(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
(5)
Nº
(6) NOMBRE DEL DOCUMENTO
(7) FECHA
VIGENTE DE
APROBACIÓN
(8) ALMACENAMIENTO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS APLICABLES
FORMULARIO: CAL-002
A. Objetivo:
Registrar los documentos que rigen la gestión de cada dependencia que conforma el sistema de gestión de
la calidad de la UMC, con la finalidad de controlar su vigencia.
B. Instrucciones para el registro de la información:
1.
Pág. N°: Coloque el número de página que se generan de lista maestra de documentos externos
aplicables.
2.
Dirección / Coordinación: Coloque el nombre de la dependencia responsable de identificar los
documentos externos aplicables a su proceso.
3.
Actualizado por: Coloque nombre y apellido de la persona que actualiza la lista maestra de
documentos externos aplicables.
4.
Fecha de Actualización: Coloque día, mes y año en que actualiza la lista maestra de documentos
externos aplicables.
5.
Nº: coloque el número de corresponda de acuerdo al número de documentos externos que aplican a
la dependencia.
6.
Nombre del Documento: Coloque el nombre completo del documento externos aplicable a listar.
Ejemplo: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
7.
Fecha Vigente de Aprobación: coloque el número de la Gaceta Oficial, y el día, mes y año en que
entra en vigencia dicho documento externo.
8.
Almacenamiento: coloque si el almacenamiento es físico y digital o ambos inclusive.
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de
Índice
Pág.: 1/n
Fecha: / /
Cambio: 00
MAN-ORG-
pp.
Providencia primera discusión
1/1
Providencia segunda discusión
1/1
Hoja de Aprobación
1/2
Introducción
1/1
Normas Generales para el Uso del Manual
1/2
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Preliminares
1/10
Objetivo General
1/10
Alcance
1/10
Marco Institucional
2/10
Antecedentes
3/10
Misión
3/10
Visión
3/10
Objetivo
3/10
Funciones
4/10
Organigrama (Coloque el nombre del subsistema al que pertenece la dependencia)
5/10
Organigrama (Coloque, en el caso que aplique, el nombre de la Dirección o Coordinación
General al cual pertenece la dependencia) si no es el caso elimine la fila
Organigrama de la (Coloque el nombre de la dependencia)
6/10
Organigrama de Posición de la (Coloque el nombre de la dependencia)
7/10
Descripción de Cargos
8/10
LISTAS MAESTRAS
Lista Maestra de Control de Documentos Externos Aplicables
1/1
Lista Maestra de Control de Documentos
1/1
Lista Maestra de Control de Registros
1/1
Lista Maestra de Control de Indicadores de Gestión
1/1
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de
Índice
Pág.: 2/n
Fecha: / /
Cambio: 00
MAN-ORG-
pp.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1/3
Preliminares
Introducción
3/3
Propósito
Alcance
Responsable
Proceso de la (Coloque el nombre de la dependencia)
1/10
Procedimiento (Coloque el nombre del procedimiento)
1/10
(Inserte todos los procedimientos que maneja la dependencia, de ser
el caso) de lo contrario elimine las filas.
Instrucciones de Trabajo (Coloque denominación de la instrucción de
trabajo)
(Inserte todos las instrucciones de trabajo que maneja la
dependencia, de ser el caso) de lo contrario elimine las filas.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de
Introducción
Pág.: 1/n
Fecha: / /
Cambio: 00
El presente Manual tiene como propósito fundamental establecer el proceso, los
procedimientos e instrucciones de trabajo (esta última en caso que aplique, de lo
contrario debe eliminarla) bajo una metodología estándar que contribuya al desarrollo y
control de la (Coloque el nombre de la dependencia) que permita la mejora continua a fin
de armonizar bajo un enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de
la Universidad Marítima del Caribe.
Asimismo, sirve de guía a los usuarios del proceso de la (Coloque el nombre de la
dependencia), y por ningún motivo, sustituye directrices o procedimientos establecidos por
el Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de la UMC.
Este Manual busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales
como:
1. Que describa el marco institucional de la dependencia.
2. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.
3. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las
operaciones, que estén asignados.
4. Que este identificado y determinado el proceso, los procedimientos e
instrucciones de trabajo, de ser el caso, de tal manera que facilite a la dependencia
la coordinación, ejecución y supervisión de las labores.
5. Que exista un sistema de información que le provea a la dependencia, datos
oportunos reales y fiables para la adecuada toma de decisiones en cuanto a sus
procedimientos.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de
Normas Generales para el uso del Manual
Pág.: 1/n
Fecha: / /
Cambio: 00
1. El manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en la (Coloque el
nombre de la dependencia) adscrita a la (Coloque el nombre de la Escuela,
Dirección o Coordinación General de adscripción de la dependencia, si aplica)
del subsistema (Coloque el nombre del subsistema de adscripción de la
dependencia) de la Universidad Marítima del Caribe.
2. Este manual está dividido por secciones con el fin de hacer más fácil su
actualización.
3. El manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar
una información clara y precisa, tanto de las responsabilidades y acciones que deben
cumplirse dentro de la (Coloque el nombre de la dependencia) como del proceso
y de los procedimientos que ejecutan.
4. En la aplicación del presente manual, el responsable de (Coloque el nombre de la
dependencia) velará por el desarrollo, supervisión y cumplimiento de las
actividades y procedimientos aquí descritos.
5. Los usuarios del manual deberán comunicar al responsable de la (Coloque el
nombre de la dependencia) las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten
el contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y
con ello mejorar la base del conocimiento en el tiempo.
6. Este manual solamente podrá ser modificado por el responsable de la dependencia,
en este sentido deberá enviar a la Coordinación de Gestión de la Calidad
memorando interno en conjunto con las sugerencias, modificaciones o cambios
realizados, en formato digital.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de
Normas Generales para el uso del Manual
Pág.: 2/n
Fecha: / /
Cambio: 00
7. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas del (Coloque
el nombre del subsistema a la cual se encuentra adscrita la dependencia) que en
materia de procedimientos afecte la estructura del Manual, generará también un
cambio en su contenido, con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas.
8. Para los efectos de actualización del manual, el mismo podrá ser evaluado
anualmente por el responsable de la dependencia, con el objeto de mantener la
pertinencia y apego tanto de los procedimientos que se manejan, como las normas
relacionadas con la legislación vigente y evitar así su rápida obsolescencia.
9. Salvo instrucciones diferentes, este manual no puede ser reproducido total o
parcialmente por cualquier medio sin la autorización previa de la Coordinación de
de Gestión de la Calidad, adscrita al Rectorado.
10. Este manual estará disponible en formato digital en la página www.umc.educ.ve de
la Universidad, con el objeto de que cualquier dependencia, que así lo requiere,
pueda tener acceso al mismo.
UMC. Sistema de Gestión de la Calidad
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
(Coloque las siglas del Subsistema, de la Escuela, Dirección o Coordinación General a
la cual pertenece, de ser el caso, y el de la dependencia)
(MAN-ORG-)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Organización
Marco Institucional
Pág.: 1/n
Fecha: / /
Cambio: 00
MAN-ORG-
OBJETIVO
El Manual de Organización, es un instrumento normativo de gestión que tiene por finalidad
formalizar la estructura organizativa y funcional de la (Coloque el nombre de la
dependencia), adscrita a la (Coloque el nombre de la Escuela, Dirección o
Coordinación General a la cual está adscrita la dependencia).
Este instrumento permite establecer una metodología estándar que contribuya al desarrollo
y control de la (Coloque el nombre de la dependencia), a fin de armonizar sus funciones
bajo un enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la
Universidad Marítima del Caribe.
Asimismo, busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales
como:
1. Que describa el marco institucional de la dependencia.
2. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.
3. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las
operaciones, que estén asignados.
ALCANCE:
Su campo de aplicación abarca a la (Coloque el nombre de la dependencia).
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Organización
Marco Institucional
Pág.: 2/n
Fecha: / /
Cambio: 00
MAN-ORG-
ANTECEDENTES
(Describa de manera sintetizada los antecedentes que reflejan los avances desde la
creación de la dependencia).
MISIÓN:
(Describa de manera sintetizada el conjunto de razones fundamentales de la existencia
de la dependencia).
VISIÓN:
(Describa de manera sintetizada la situación futura que pretende lograr la
dependencia. Esta debe ser realista y alcanzable).
OBJETIVO:
(Coloque aquí la razón de ser de la dependencia dentro de la organización, es decir lo
que se espera obtener en su ejecución, en términos generales cómo lo logrará y para
qué).
FUNCIONES:
1. (Enumere las actividades que ejecuta la dependencia, a los fines de alcanzar el
objetivo propuesto).
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Organización
Descripción de Cargos
Pág.: 1/n
Fecha: / /
Cambio: 00
MAN-ORG-
(Coloque la estructura organizativa correspondiente al subsistema a la cual pertenece
la dependencia).
(Coloque la estructura organizativa correspondiente a la dependencia).
(Coloque el organigrama de posición: Aquí debe reflejar los cargos que se encuentran
adscritos a la dependencia de acuerdo al Registro de Asignación de Cargos (RAC)
para ello se recomienda solicitar a la Coordinación General de Recursos Humanos
dicha información).
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Organización
Descripción de Cargos
Pág.: 1/n
Fecha: / /
Cambio: 00
MAN-ORG-
CARGO: (Coloque la denominación del Cargo). Ejemplo: COORDINADOR DE GESTIÓN
DE LA CALIDAD
OBJETIVO: (Coloque aquí la razón de ser del cargo dentro de la dependencia y
dentro de la organización, es decir lo que se espera obtener en su ejecución, en
términos generales cómo lo logrará y para qué).
FUNCIONES
1. (Enumere las actividades que ejecuta la dependencia, a los fines de alcanzar el
objetivo propuesto).
Manual de Organización
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Organización
Registro de Cambios
Pág.: 1/n
Fecha: / /
Cambio: 00
MAN-ORG-
Ubicación del
cambio Secc/Pág
Naturaleza del cambio
Fecha del
cambio
Nº de cambio
N/A
Nuevo Documento
día/mes/año
00
Nota: Cuando al Manual de Organización se le realice modificaciones debe reflejar la
información respectiva en este recuadro insertando tantas filas como cambios se hayan
realizado.
Manual de Organización
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
(Coloque las siglas del: Subsistema, de la Escuela, Dirección o Coordinación General
al cual pertenece y el de la dependencia)
(MAN-NYP-)
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Procedimientos
Preliminares
Pág.: 1/n
Fecha: / /
Cambio: 00
MAN-NYP-
1. INTRODUCCIÓN:
El presente Manual de Normas y Procedimientos desarrolla los aspectos normativos legales
vigentes y procedimentales que rigen a la (Coloque el nombre de la dependencia), en el se
describe en forma sistemática y secuencial cada una de las acciones que se deben realizar
durante las distintas fases de los procedimientos que manejan dicha dependencia,
mencionándose de igual manera los funcionarios responsables de llevarlos a cabo, incluye
además sus respectivos flujogramas en los cuales se representan gráficamente a través de
símbolos el paso a paso de la ejecución de sus actividades y los formularios utilizados en las
mismas, todo ello con la finalidad de poder contar con un instrumento que sirva de guía
fundamental en el logro de los objetivos, promoviendo la eficiencia operacional bajo los
principios de transparencia, legalidad, eficacia y efectividad.
En términos generales, los objetivos fundamentales del Manual de la (Coloque el nombre de
la dependencia) radican en regular, estandarizar y documentar los procedimientos para
unificar los criterios en la materia.
El Manual fue realizado por el responsable de la (Coloque el nombre de la dependencia)
en conjunto con el personal adscrito a la misma, bajo los lineamientos establecidos por el
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) lo que facilitó su desarrollo y aplicación.
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Procedimientos
Preliminares
Pág.: 2/n
Fecha: / /
Cambio: 00
MAN-NYP-
2. PROPÓSITO:
Definir y establecer las disposiciones necesarias para el funcionamiento eficaz, eficiente y
efectivo del proceso y los procedimientos que ejecuta la (Coloque el nombre de la
dependencia) de la Universidad Marítima del Caribe (UMC).
3. ALCANCE:
Este manual abarca a la (Coloque el nombre de la dependencia y el nombre de las
unidades adscrita a la misma, si es el caso) y a todas aquellas dependencias que en su
momento se vean involucradas.
4. RESPONSABLE:
La responsabilidad tanto de (Describa de manera general las actividades que se ejecutan
en la dependencia) ejercida por el (Coloque, según corresponda, el nombre del cargo:
Director, Coordinador General y/o Coordinador de la dependencia), adicionalmente
deberá manifestar disposición y compromiso para llevar a cabo el debido mantenimiento del
presente manual.
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Procedimientos
Proceso
Pág.: 1/n
Fecha: / /
Cambio: 00
PSO-
1. PROPÓSITO: (defina el objetivo o la razón – por favor, trate de limitarse a 3 líneas)
El propósito de este proceso es (definir, describir, identificar, proporcionar, delinear,
establecer) (guías, pautas, requerimientos) para
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
___________________________________________
2. ALCANCE: (especifique el área, función y/o personal involucrado, por favor, trate de
limitarse a 3 líneas)
Este proceso (abarca, se aplica a) (todo, cualquiera}, cada)
_________________________________________________________________________
_____________________________________________________
3. RESPONSABLE: (señale la autoridad autorizada y responsable del proceso, es decir, el
líder).
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
4.1 ENTRADA (señale toda la información de insumo que requiere el proceso, de quién
proviene, cuándo y cómo).
_________________________________________________________________________
_____________________________________________________
4.2 TRANSFORMACIÓN (Señale la relación de los recursos utilizados para lograr el
producto)
_________________________________________________________________________
_____________________________________________________
4.3 SALIDA (Señale cuál es el producto del proceso, sus usuarios y requisitos
establecidos)
_________________________________________________________________________
_____________________________________________________
5. DEFINICIONES (defina aquellas variables o conceptos que son manejados con un
significado particular).
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
___________________________________________
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Procedimientos
Proceso
Pág.: 2/n
Fecha: / /
Cambio: 00
PSO-
6. REFERENCIAS (señale toda la documentación de referencia que requiere el proceso
para su realización. Esto comprende políticas, normativas y procedimientos relacionados).
_________________________________________________________________________
_____________________________________________________
7. REGISTROS (señale cuál información intermedia y final requiere ser archivada, cuándo
y dónde).
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
___________________________________________
8. REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación
del cambio
Secc/Pág
Naturaleza del cambio
Manual de Normas y Procedimientos
Fecha del cambio
Nº de
cambio
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Procedimientos
Procedimiento
Pág.: 1/n
Fecha: / /
Cambio: 00
PRO-
1.PROPÓSITO: (DEFINA EL OBJETIVO O LA RAZÓN – POR FAVOR, TRATE DE
LIMITARSE A 3 LÍNEAS)
El propósito de este procedimiento es (definir, describir, identificar, proporcionar, delinear,
establecer) (guías, pautas, requerimientos) para
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
___________________________________________
2.ALCANCE: (ESPECIFIQUE EL ÁREA, FUNCIÓN Y/O PERSONAL
INVOLUCRADO, POR FAVOR, TRATE DE LIMITARSE A 3 LÍNEAS)
Este procedimiento (abarca, se aplica a ) (todo, cualquiera}, cada)
_________________________________________________________________________
_____________________________________________________
3.RESPONSABLE: (ESPECIFIQUE QUIEN ES EL RESPONSABLE DE ELABORAR
EL DOCUMENTO Y DE LA EJECUCION DEL MISMO)
_________________________________________________________________________
_____________________________________________________
4.NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: (DESCRIBE EL DEBE
5.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: (DESCRIBE QUIEN, QUE, CUANDO,
LISTA ACCIONES Y RESPONSABILIDADES – USE VERBOS DE ACCIÓN TALES
COMO “ORDENA, LLENA, APRUEBA”)
5.n____________________________________________________________________
6.DEFINICIONES: (DEFINA TÉRMINOS O INTRODUZCA N/A)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________________________________________
7.REFERENCIAS (LISTE LOS DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS QUE
APLICAN AL PROCEDIMIENTO O INTRODUZCA N/A)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
___________________________________________
8.REGISTROS: (LISTE LOS REGISTROS CON SUS RESPECTIVOS CÓDIGOS)
Manual de Normas y Procedimientos
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Procedimientos
Procedimiento
Pág.: 2/n
Fecha: / /
Cambio: 00
PRO-
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
___________________________________________
9.REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio Secc/Pág
Naturaleza del cambio
Manual de Normas y Procedimientos
Fecha del
cambio
Nº de cambio
U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manual de Normas y Procedimientos
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Pág.: 1/n
Fecha: / /
Cambio: 00
INT-
1. OBJETIVO:
(Coloque aquí el para qué)
2. RESPONSABLE:
(Coloque aquí el cargo)
3. NORMAS:
3.1 Coloque aquí las normas que regulan la instrucción de trabajo).
4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: (Describa las actividades de forma
secuencial)
4.1.
4.2.
4.3.
5.
REGISTRO DEL CAMBIO:
Ubicación del
cambio secc./pág.
Naturaleza del cambio
Manual de Normas y Procedimientos
Fecha del cambio
Nº de
cambio.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-003
FORMULARIO: CAL-003
Fecha: 18/12/2014
Cambio: 01
ACTA DE APROBACIÓN
(1) Pág:1 /n
Los miembros del equipo de trabajo abajo firmantes, declaramos haber participado en la
elaboración y revisión del Manual (2) ____________________________, Cambio: (3) _____
de fecha: (4) ________.
Por lo tanto, habiendo cumplido satisfactoriamente con los requisitos internos (Reglamento
General de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe, Procedimiento
Control de Documentos, entre otros) y externos aplicables (Leyes, Reglamentos y
Normativas) para la elaboración de Manuales, manifestamos estar de acuerdo con la
información descrita en el Manual (1) ______________________________. En tal
sentido, recomendamos la consideración y aprobación por parte del Consejo Universitario
para su posterior implantación.
NOMBRE Y APELLIDO
(5) ELABORADO POR
CARGO / DEPENDENCIA
FIRMA
FECHA
NOMBRE Y APELLIDO
(6) REVISADO POR
CARGO / DEPENDENCIA
FIRMA
FECHA
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ACTA DE APROBACIÓN
FORMULARIO: CAL-003
A. Objetivo:
Registrar la información concerniente a las etapas de elaboración y revisión del documento, con la
finalidad de asegurar la conformidad del mismo para que posteriormente sea sometido a la consideración
y aprobación por parte del Consejo Universitario como la máxima autoridad de la UMC.
B. Instrucciones para el registro de la información:
1.
Pág. N°: Coloque el número de páginas que se generen.
2.
Manual de: Coloque el nombre de la dependencia.
3.
Cambio: Coloque el número de cambio del documento.
4.
De fecha: Coloque el día, mes y año en que se elabora o modifica el documento.
5.
Elaborado por: Coloque el nombre, apellido, cargo o dependencia, firma autógrafa de la(s)
persona(s) que elabora(n) el documento.
6.
Revisado por: Coloque el nombre, apellido, cargo o dependencia, firma autógrafa de la(s)
persona(s) que revisa(n) el documento.
REG-REC-CAL-004
FORMULARIO: CAL-004
Fecha: 18/12/2014
Cambio: 04
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS CONTROLADOS
(1) Nombre y Apellido
(2) Cedula de
Identidad
(3) Nombre/Identificación
del Documento Controlado
(4) Copia
Controlada
N°
(5) Tipo de
Almacenamiento
(6) Ubicación del
Documento
Controlado
(7) Fecha de
Entrega del
Documento
Controlado
(8) Firma
INSTRUCTIVO DE LLENADO
LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS CONTROLADOS
FORMULARIO: CAL-004
A. Objetivo:
Registrar la copia controlada de los documentos emitidos a la dependencia solicitante.
B. Instrucciones para el registro de la información:
1.
Nombre y Apellido: Coloque el nombre y apellido de la persona que solicita el documento
controlado.
2.
Cédula de Identidad: Coloque el número de la cédula de identidad de la persona que solicita el
documento controlado.
3.
Nombre / Identificación del Documento Controlado: Coloque el nombre del documento
controlado.
4.
Copia Controlada Nº: coloque el número de la copia contralada que se genera.
5.
Tipo de Almacenamiento: Coloque el tipo de almacenamiento que tendrá el documento (Físico o
Digital).
6.
Ubicación del Documento Controlado: Coloque el nombre de la dependencia donde reposará el
documento controlado.
7.
Fecha de Entrega del Documento Controlado: coloque el día, mes y año en que se entrega el
documento controlado.
8.
Firma: Coloque la firma autógrafa de la persona a quien se hace entrega del documento controlado.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-005
FORMULARIO: CAL-005
Fecha: 18/12/2014
Cambio: 00
LISTA DE ASISTENCIA
(1) FECHA :
(2) HORA:
(3) LUGAR:
(4) ASUNTO:
(5) NOMBRE Y APELLIDO
(10) Observaciones:
(6) DEPENDENCIA
(7) CORREO
ELECTRÓNICO
(8) TELÉFONO
(9) FIRMA
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FORMULARIO
LISTA DE ASISTENCIA
(CAL-005)
A. Objetivo:
Llevar un control de asistencia del personal que concurre a las actividades que la Coordinación de
Gestión de la Calidad realiza.
B. Instrucciones para el registro de la información:
1.
Fecha: Coloca día, mes y año en la cual se realizará la actividad.
2.
Hora: Coloque la hora pautada para realizar la actividad.
3.
Lugar: Coloque la ubicación donde se realizará la actividad.
4.
Asunto: Describa el tipo de actividad que se desarrollará.
5.
Apellido y nombre: Coloque el nombre y apellido de cada una de las personas presentes en la
actividad.
6.
Dependencia: Coloque el nombre de la dependencia a la cual pertenece cada uno de los asistentes.
7.
Correo electrónico: Coloque el correo electrónico de cada una de las personas presente en la
actividad.
8.
Teléfono: Coloque el número de teléfono de cada una de las personas presente en la actividad.
9.
Firma: Estampe la firma de cada una de las personas presente en la actividad.
10. Observaciones: Coloque la información que considere relevante para el control de la asesoría
respectiva.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE
RECTORADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
REG-REC-CAL-024
FORMULARIO: CAL-018
Fecha: 11/02/2016
Cambio: 00
(1) Pág:1/N
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE INDICADORES DE GESTIÓN
(2) DEPENDENCIA:
(3) ACTUALIZADO POR:
(4) FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
DOCUMENTO DE ORIGEN
(7) RESPONSABLE
(5) CÓDIGO
(6) DESCRIPCIÓN
(8) INDICADOR DE GESTIÓN
(9) FINALIDAD DEL INDICADOR DE
GESTIÓN
INSTRUCTIVO DE LLENADO
LISTA MAESTRA DE CONTROL DE INDICADORES DE GESTIÓN
FORMULARIO: CAL-018
A. Objetivo:
Diseñar indicadores de gestión que permitan evaluar el desempeño de cada uno de los procedimientos
que manejan las dependencias.
B. Instrucciones para el registro de la información:
1.
Pág. N°: Coloque el número de página correspondiente en relación con las anteriores.
2.
Dependencia: Coloque el nombre de la dependencia correspondiente.
3.
Actualizado por: Coloque nombre y apellido de la persona que actualiza la lista maestra de control
de indicadores de gestión.
4.
Fecha de actualización: Coloque día, mes y año en el cual se actualiza la lista maestra de control de
indicadores de gestión.
Documento de origen
5.
Código: Coloque el código del procedimiento o instrucción de trabajo que justifica el indicador de
gestión (Ej. PRO-REC-CAL-003).
6.
Descripción: Escriba la denominación del procedimiento o instrucción de trabajo que corresponda
de acuerdo al indicador de gestión (Ej. Procedimiento Auditoría Interna de Calidad).
7.
Responsable: Coloque el cargo de la persona responsable del procedimiento o instrucción de trabajo
(Ej. Coordinador de Gestión de la Calidad).
8.
Indicador de gestión: Coloque el indicador diseñado para medir el desempeño del procedimiento.
9.
Finalidad del indicador: Indique el propósito para el cual se diseño el indicador, de la forma más
sencilla posible y de acuerdo con la utilidad que le reporta al procedimiento, el nombre debe permitir
su fácil y rápida identificación. Ejemplo: Evaluar el cumplimento de la auditoría interna de calidad.