Mgr. Juana Molina Dávalos 1 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN LA ADMINISTRACION APLICADA A LOS SERVICIOS DE ALIMENATCIÓN 1. INTRODUCCION El término administración se refiere al proceso de coordinar e integrar actividades de trabajo para que éstas se lleven a cabo en forma eficiente y eficaz1 con otras personas y por medio de ellas. En ese sentido, las funciones administrativas que todo administrador/a o gerente cumple son: planificación, integración, organización, dirección y control. 2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 2.1. Planificación Planificar es trazar una ruta para la acción, implica tomar decisiones actuales, en relación a situaciones futuras y adelantarse a los acontecimientos con cierta base de información racional. Otra definición es también: fijar cursos de acción con el propósito de alcanzar determinados objetivos, mediante el uso eficiente de los recursos o medios. Se debe planificar en todos los niveles de una organización, sin embargo, es en los superiores donde este proceso adquiere un significado crítico, toda vez que es en dichos niveles donde una buena o mala planificación tiene una notoria repercusión en los niveles inferiores. La planificación sirve para establecer ¿Qué se va a hacer? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? Y ¿Con qué? 1 Eficiencia se refiere a la relación entre insumos y productos, cuya meta es minimizar el costo por concepto de recursos. La eficiencia se describe también como “hacer bien las cosas”, es decir no desperdiciar recursos. Eficacia se refiere al hecho de alcanzar las metas. La eficacia se describe también como “hacer lo apropiado”, es decir, las actividades de trabajo que ayuden a la organización a alcanzar sus objetivos o metas. Mgr. Juana Molina Dávalos 2 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Las funciones de planificación que se cumplen en un Servicio de Alimentación son: Planificación de menús, que puede ser semanal, quincenal o mensual. Planificación de requerimientos de víveres secos (generalmente mensual), frescos (frecuentemente semanal), y pedidos diarios de alimentos frescos y secos. Planificación de actividades de capacitación o entrenamiento del personal. Planificación de de actividades de limpieza, desinfección y fumigación de la planta física del Servicio. Planificación de otras actividades inherentes a las funciones técnicas y administrativas de un Servicio de Alimentación. Todas estas funciones se plasman en un Plan Operativo Anual (POA), donde, además de detallar los requerimientos del Servicio, se describen las actividades que se realizarán durante la gestión. 2.2. Integración Integrar significa enlazar las partes de una organización a fin de lograr un trabajo coordinado en función del logro de objetivos comunes. Implica, por lo tanto, muchos y diferentes aspectos relacionados íntimamente con los individuos que componen las organizaciones, así como con la estructura, los recursos tecnológicos y la tecnología utilizada para realizar su trabajo. A medida que se modernizan las organizaciones, la integración de las actividades realizadas en ellas adquiere mayor relevancia, toda vez que la división del trabajo se hace cada vez más explícita y las partes que integran un todo deben funcionar coordinadamente para mejorar la producción, la eficiencia, la eficacia y la competitividad. La función de integración en un Servicio de Alimentación se refiere a integrar o unir los diferentes recursos con los que cuenta el Servicio: humanos, materiales, y otros recursos, con el fin de que éstos funcionen Mgr. Juana Molina Dávalos 3 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN coordinadamente para lograr los objetivos y metas trazadas. Para lograr una buena integración, será necesario entonces que existan procedimientos y tareas bien definidas que realizarán todos los miembros del Servicio. 2.3. Organización Organizar implica disponer y preparar un conjunto de personas con los medios adecuados para lograr un fin determinado. En esta función está implícita la adecuación logística y técnica de la institución para garantizar un desempeño óptimo. En el contexto de un Servicio de Alimentación implica disponer u organizar al personal (cocineros/as, ayudantes, auxiliares, etc.) y los recursos materiales (equipos, menaje, etc.) para que éstos cumplan su función de manera óptima y contribuyan así al logro de los objetivos. 2.4. Dirección Dirigir implica llevar adelante rectamente una cosa hacia un término o lugar señalado. Desde el punto de vista gerencial, significa la labor de encaminar la intención y las operaciones de una entidad o institución a un determinado fin. Si bien, esta función, forma parte de las características de todos los puestos en la organización, mientras más bajo el nivel adquiere mayor relevancia. La función de dirección es fundamental en un Servicio de Alimentación está orientada a llevar adelante o conducir todas las actividades hacia el logro de los objetivos, que es, de manera general, el de proporcionar alimentación a los comensales, sean éstos sanos o enfermos. 2.5. Control Controlar es ejercer algún tipo de regulación manual o automática sobre un sistema, esta función administrativa se encuentra inmersa en todos los procesos, sin embargo es en ciertas etapas, donde adquiere especial relevancia. Esta función es la que se cumple permanentemente en un servicio de Alimentación. Se controla los procesos de adquisición, almacenamiento, Mgr. Juana Molina Dávalos 4 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN preparación y distribución de la alimentación, tareas que deben ser cumplidas por el personal de manera eficiente, el control permitirá entonces, monitorear y evaluar las funciones y tareas. Para implementar sistemas de control en un Servicio de Alimentación, se deberán diseñar y aplicar diferentes instrumentos normativos que faciliten el cumplimento de esta función. Dentro los diferentes de instrumentos de control administrativo que se pueden implementar en un Servicio de Alimentación, están: Planillas de solicitud y distribución de dietas. Tarjetas de control de alimentos – kardex. Planillas de control de pedidos diarios de alimentos. Planillas de solicitud de materiales. Otros, según necesidad de cada Servicio.