Administración del tiempo y Organización de la Información

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Y
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Material de uso exclusivo para la Unidad de Apoyo a
la Enseñanza de la Facultad de Ciencias Económicas
y de Administración, UDELAR
Año 2009
María Fernanda Osorio
Nicolás Thevenet
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1. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Unidad de Apoyo a la Enseñanza
FCEA - UR
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Cómo administrar nuestro tiempo
• Cada semana, todos contamos con
168 horas. Y depende de cada
uno de nosotros aprovecharlas al
máximo.
• Tanto en el trabajo, como en el
estudio, podemos beneficiarnos de
usar nuestro tiempo de manera
eficiente.
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• El tiempo no se puede ahorrar,
sino que pasa, no retrocede y es
imposible de recuperar.
• El rendimiento de cada persona
es diferente y varía a lo largo del
tiempo. Es así que identificando
los momentos de nuestro mayor
rendimiento, podemos planificar
mejor el trabajo o estudio.
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Algunos consejitos para controlar tu
tiempo
1. Conoce cómo utilizas tu tiempo:
tiempo
durante un par de días, anota el
tiempo que dedicas a cada
actividad dividiendo las tareas
en
categorías
como
por
ejemplo:
estudio,
paseos,
comida, descanso, actividades
personales......
Luego analiza si el uso de tu
tiempo se corresponde con tus
responsabilidades.
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2. Establece tus objetivos:
objetivos en
base a lo que es importante
para ti, determina que quieres
lograr cada día y semana.
3. Organiza tu tiempo:
tiempo utiliza las
herramientas correctas que te
permitirán comprometerte a
cumplir
las
tareas.
Las
herramientas puede ser: listas
de
cosas
por
hacer,
calendarios, etc.
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4. Identifica y luego elimina los
enemigos de tu tiempo como
puede ser sobrecargar tu
horario, intentando hacer más
de lo que resulta posible, o
distractores tales como la
televisión, chat, celulares.
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Pero por sobre todos los consejos
para mejorar tu tiempo, sigue al
menos este:
• Coloca en un papel muy visible
(en tu cuarto o lugar de estudio
por ejemplo) el siguiente texto
bien grande:
LO QUE ESTOY HACIENDO EN
ESTE MOMENTO, ¿ME MUEVE
EN DIRECCION HACIA MIS
OBJETIVOS?
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Algunas de las características del tiempo son:
son
• Puede ser un enemigo a vencer o un
aliado si lo logramos organizar.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o
regresar.
• Es lo más valioso que tienen los
individuos, por lo que hay que
utilizarlo con el máximo grado de
efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente
tiempo, sin embargo todo el mundo
tiene todo el tiempo que hay. Esta es
la gran paradoja del tiempo.
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“Todo el mundo pierde el
tiempo”.
“Perder” el tiempo es parte del ser
humano.
• Cierto tiempo perdido puede ser
constructivo porque ayuda a
relajarse o a reducir la tensión.
• Pero puede llegar a ser frustrante,
si se pierde por hacer algo menos
importante de lo que se podría
estar haciendo.
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Para administrar mejor el tiempo de estudio
• Asignar bloques de tiempo al
estudiar, previendo tiempo extra
al calculado.
Imprevistos!!!!
• Planificar repasos y
actualizaciones semanales.
• Empezar con los temas o las
tareas más difíciles.
• Asignar tiempo para las ocasiones
especiales: trabajos escritos,
parciales, exámenes, etc.
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Algunas preguntas que debería hacerme:
•
•
•
•
¿Para qué estudio?
¿Qué espera el profesor?
¿Estoy comprendiendo?
¿Estoy aprendiendo?
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Distinguir lo “urgente” de lo “importante”
¿El huevo o la gallina?
• Una antigua fábula de "La Gallina
de los Huevos de Oro”, es un
excelente ejemplo para reconocer
la ecuación que todos debemos
resolver a cada momento, el
equilibrio entre lo "Urgente" y lo
"Importante", entre el "Hoy" y el
"Mañana".
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• La historia cuenta que un granjero
un día va al corral donde tenía a
sus gallinas y encuentra un
brillante huevo de oro.
• Aunque duda de su suerte, decide
llevar el huevo a su casa donde
comprueba que el huevo es de oro
auténtico.
• Desde ese día, todas las mañanas
el granjero encuentra un huevo de
oro debajo de una de sus gallinas
en el corral y pronto se hace rico.
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• Mientras aumenta su riqueza,
también aumenta su impaciencia
con los huevos que pone la
gallina.
• En un intento por obtener todo el
oro de la gallina de una sola vez,
la abre, pero no sólo no
encuentra nada adentro sino que
la mata.
• Con la muerte de la gallina,
también desaparece su riqueza.
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"Muchas veces, al igual que
el granjero de la fábula
priorizamos los resultados a
corto plazo (los huevos de
oro) y ponemos en riesgo
nuestro bienestar a largo
plazo (la gallina)"
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Pero….¿podemos cambiar nuestros hábitos?
• La respuesta es definitivamente
SI PODEMOS
• Los hábitos son patrones de
conducta integrados por tres
componentes que se superponen:
• Conocimiento (Saber)
• Actitud (Querer)
• Habilidad (Poder)
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• Debido a que son aprendidos y
no heredados, nuestros hábitos
constituyen nuestra segunda
naturaleza, no la primera.
• La
primera
decisión
que
debemos tomar para cambiar un
hábito es evitar definirnos a
nosotros mismos en términos de
nuestros hábitos, características
y tendencias actuales.
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Los hábitos de la efectividad
pueden ser aprendidos,
los de la inefectividad
desaprenderse.
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Marca con una X tu respuesta
SI
NO
1. Normalmente llego a tiempo
2. Mantengo todos mis compromisos
3. Me las arreglo para hacer todas las
cosas que tengo planeadas para ese día
4. A último momento tengo que dejar a
un lado muchas cosas
5. Cumplo con todos los plazos
6. Tengo tiempo reservado para mis
asuntos personales
7. Estudio al menos dos horas diarias
8. Llevo algún cuaderno o agenda dónde
anotar lo que debo hacer
9. Dedico al menos 8 horas al descanso
diario
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• Aprender como darle al tiempo
buen
uso
resulta
entonces
fundamental.
• Si
nos
concentramos
en
administrar bien nuestro tiempo no
existiría tanto incumplimiento ni la
frase tan común: ¡no fui a clase
hoy, porque me levanté tarde!,
pero mañana voy.
• No hay que dejar que esas
debilidades nos dominen, no habrá
otro momento como ese presente
día.
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2. Organización de la información
Cuadros, gráficos.
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Cómo utilizar los cuadros y gráficos de
manera eficaz
• Debo conocer las características y
posibilidades de cada recurso.
• Debo asegurarme que el medio
elegido es adecuado para :
• el tema,
• el lector
• el objetivo que se persigue
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Ejemplos de adecuación del recurso visual a las
necesidades expresivas
Si mi intención es:
• Presentar una visión
global de datos simples
• Gráficos de torta,
barras, curvas
• Comparar datos
numéricos
• Cuadros y gráficos
• Contrastar dos
conjuntos de datos
• Columnas dobles
• Clasificar grupos de
elementos según
jerarquías
• Árboles y
esquemas de
llaves
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¿Qué tipo de gráficos son? ¿Cuál se
interpreta mejor?, ¿por qué?
Distribución por regiones
9%
Región Norte
17%
44%
Región Este
Región Sur
Región Oeste
30%
Región Norte
Región Este
15%
Región Sur
15%
14%
18%
10%
13%
5%
10%
Región Oeste
Región Sur
Sureste
Región Nor
Noreste
Región Sur
Suroeste
Región Nor
Noroeste
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Algunos consejitos para la elaboración de
cuadros y gráficos
1. Planificar
analizar los datos
explorar diseños alternativos
tomarse tiempo para elegir el
recurso adecuado
2. Revisar con frecuencia
abandonar los formatos si
notamos que no son eficaces
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3. Focalizar en los intereses de la
audiencia, no en detalles de
formato.
4. No omitir agregar títulos,
descriptores y leyendas.
5. Prestar atención a la estética y a
la efectividad visual y no
tentarse
con
planteos
excéntricos.
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Reglas de presentación de cuadros y gráficos
• Identificación
– Titularlo
– Agregar fuentes como pie
– Especificar su objetivo
– Aclarar las magnitudes en que se
expresa
– Incluir descriptores
• Diagramación
– De izquierda a derecha y de arriba abajo
– En orden decreciente de importancia
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• Presentación
– Separado del cuerpo del texto
• Con márgenes amplios
• Evitar abuso de mayúsculas
• Evitar uso de líneas
innecesarias o muy gruesas
– Integrado en el texto
• Elegir el mejor lugar en la
página
• Hacer saber al lector cuándo
debe leerlo
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Cuadros dependientes
• Se colocan en el interior del texto.
• Se leen siguiendo el hilo expositivo.
• Se insertan en un punto preciso del
texto.
• Informan o argumentan sobre
aspectos concretos del documento.
• Enfatizan en lo relevante.
• Son de lectura fácil y rápida.
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Cuadros independientes
• Son utilizables independientemente
del documento.
• Comprensibles en sí mismos, ya que
incluyen toda la información.
• Suelen ubicarse como anexos al final.
• Son complementarios o ampliatorios
del texto.
• Requieren más tiempo y atención.
• Resultan útiles para seleccionar
información para armar cuadros
dependientes.
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¿Qué es el diagrama de llaves?
¿Qué utilidad puede tener?
• Se pide: Confeccionar un diagrama de
llaves conteniendo los pasos que
seguirías para estudiar para un
examen.
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Lectura rápida
Prelectura
Obtener idea general
Lectura
comprensiva
Detenida y razonada
Uso de diccionario
Posible
proceso de
estudio
Técnicas de
Subrayado
Un solo color
Varios colores
Resumen
Síntesis
Llaves
Esquema
Cuadros
Repasos
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