sistema de control de inventarios

Universidad Tecnológica
de Querétaro
Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de
Querétaro
Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad
Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de
Querétaro, ou, [email protected], c=MX
Fecha: 2012.05.15 10:09:27 -05'00'
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO
Nombre del proyecto:
“SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS”
Empresa:
CONSTRUCCIONES STERLING BOURS S.A. de C.V.
Memoria que como parte de los requisitos para obtener
el título de:
INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO
EMPRESARIAL
Presenta:
JUAN MANUEL RIVERA DÍAZ
Asesor de la UTEQ
Asesor de la Empresa
M. A. Nélida Iveth Martínez Delgado
Lic. Francisco Alejandro García Vital
Santiago de Querétaro, Qro a 07 de Mayo del 2012
RESUMEN
El presente proyecto tiene como propósito mostrar una visión clara a
Construcciones SB acerca de su inventario, la implementación de una herramienta
de control administrativa para los almacenes y el registro de entradas y salida de
materiales. El objetivo general es desarrollar un sistema de control que permita
hacer eficiente el proceso de registro y control de los inventarios de insumos en
los almacenes centrales y las obras; que permita tomar decisiones de planeación
al área de Administración y Compras. Los resultados obtenidos muestran que la
realización del proyecto ha sido de ayuda para la empresa, ya que; hoy en día la
empresa cuenta con las listas de inventario de obras y equipo menor. Se concluye,
con la importancia de continuar con el sistema de inventarios para mejorar los
procesos, minimizar tiempos y reducir costos para contribuir en el logro de los
objetivos de la empresa.
2
ABSTRACT
This project has as a purpose to show a clear vision to “Construcciones SB”
about it’s inventory, the implementation of a tool of management control for stores
and the input and output record of materials. The general objective is to develop an
control system that allows to do an efficient registration process and inventory
control of inputs in the central warehouses and in the construction sites and allow
that it taking decisions of planning to the Management & Purchase area. The
obtained results demonstrate that the project has been helpful for the company,
and that; today they have list of the inventory of Constructions sites, machinery and
equipment, the employees of “Construcciones SB” are fulfilling their responsibility
in the project. To conclude it’s important to continue with the inventory system to
improve processes, minimize time and reduce costs to contribute to the
achievement of company objectives.
3
DEDICATORIA
A mis padres por todo su apoyo incondicional en cada paso que he dado, por
ayudarme a cumplir mis metas; por todos sus consejos sabios y valiosos que me
han brindado a lo largo de mi vida, los cuales han sido de gran ayuda para mi
desarrollo personal y profesional, por su cariño y comprensión, gracias por
guiarme sobre el camino de la educación. Por su confianza y esfuerzo que han
realizado para que yo haya logrado este objetivo, por cada consejo y palabra de
aliento para lograr la consecución de mis metas, ya que con su apoyo el camino
es menos difícil.
4
AGRADECIMIENTOS
A Dios.
Por darme la vida y permitirme lograr una meta más, porque a través de ti
obtuve las fuerzas para poder concluir con este objetivo de mi vida, ya que
siempre estás conmigo para ayudarme, sostenerme y no dejarme caer ante la
adversidad, porque me has enseñado que con fe no hay imposibles.
¡Gracias!
A mi familia.
Por su cariño, comprensión y apoyo sin condiciones ni medida, a mis padres,
mi hermana y mi novia, por sus palabras de ánimo que me hicieron luchar para
llegar hasta este momento, a la conclusión de mi carrera profesional. Gracias por
hacerme sentir que puedo lograr lo que me proponga y por brindarme la fortaleza
necesaria para seguir adelante en la realización de mis sueños y en el
cumplimiento de mis objetivos.
¡Gracias!
A Construcciones SB.
Por haberme dado la oportunidad de realizar mi estadía, a mi asesor de
empresa por toda la confianza y apoyo brindado en la realización de mí proyecto,
de igual forma a mis compañeros de trabajo.
¡Gracias!
5
ÍNDICE
Página
RESUMEN. ………………………………………………………………...…………….. 2
ABSTRACT. ……………………………………………………………...……………… 3
DEDICATORIAS. ……………………………………………………..………………... 4
AGRADECIMIENTOS. ……………………………………………...………………….. 5
ÍNDICE. …………………………………………………………………………………… 6
I. INTRODUCCIÓN. …………………………………..………………………………… 7
II. ANTECEDENTES. …………………………………………………………………… 8
III. JUSTIFICACIÓN. ……………………………………………………………………. 9
IV. OBJETIVOS. …………………………………………………………………......... 10
V. ALCANCES. …………..……………………………………………………………. 12
VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA. ………………………………………………... 13
VII. PLAN DE ACTIVIDADES. ……………………………………………………….. 18
VIII. RECURSOS MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS. ……………… 22
IX. DESARROLLO DEL PROYECTO. ……………………………………………… 25
X. RESULTADOS OBTENIDOS. …………………………………………………… 45
XI. ANÁLISIS DE RIESGOS. ………………………………………………………... 54
XII. CONCLUSIONES. ……………………………………………………………..…. 56
XIII. RECOMENDACIONES. …………………………………………………………. 57
XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS O FUENTES DE INFORMACIÓN. … 58
ANEXOS. ………………………………………………………………………………. 59
6
I.
INTRODUCCIÓN.
La gestión del inventario es una medida crítica utilizado por cada empresa. Si
no existe un correcto control de este, se puede dar lugar a gastos innecesarios. La
gestión inadecuada podría ocasionar un sobre inventario en almacén o en caso
contrario puede incluso resultar en robo de materiales, si en el inventario no están
bien asentados.
En tal sentido, la problemática surge como consecuencia de inconsistencias
presentadas en los almacenes de herramientas y material de la empresa, y a partir
de lo cual se analizará el manejo de inventarios como herramienta fundamental en
el logro de los objetivos corporativos de Construcciones SB.
De ahí, que el objetivo general de la presente investigación es realizar e
implementar un sistema de control de inventarios como herramienta de control y
administración de los activos de la empresa, lo cual facilitará a Construcciones SB
saber con precisión la cantidad de herramienta disponible en cada almacén de
cada obra, así como; el registro de la herramienta y material que entra y sale de la
bodega y tener el control de quién, cuándo y en qué condiciones entregan el
material, lo cual permitirá un mejor aprovechamiento de estos recursos, minimizar
costos y evitar compras innecesarias.
7
II.
2.1.
ANTECEDENTES.
Misión
Crecimiento, rentabilidad, eficiencia y la mejor calidad en la ejecución de los
proyectos, asegurando el cumplimiento de nuestros compromisos y la satisfacción
total de nuestros clientes.
2.2.
Visión
CONSTRUCCIONES SB busca crear relaciones comerciales de largo plazo
con nuestros clientes, mediante el compromiso y la capacitación de nuestro
personal, así como la mejora continua de nuestras Políticas y Procesos.
2.3.
Valores
Honestidad y honradez. Actuamos con sinceridad hacia nosotros mismos,
hacia nuestros compañeros, nuestros clientes y proveedores; trabajamos con
eficiencia y no desperdiciamos ni abusamos de los recursos de la empresa.
Compromiso.Tenemos la firmeza y convicción para lograr los objetivos y
metas organizacionales contribuyendo con nuestro trabajo y participando
activamente en la toma de decisiones.
Respeto. Reconocemos la dignidad y valor de cada compañero y respetamos
las diferencias de opinión, credo, género, discapacidad y clase social de nuestra
gente.
8
III.
JUSTIFICACIÓN.
Un sistema de control y seguimiento de inventario de Maquinaria,
herramientas y materiales, permitirá que Construcciones SB optimice sus
principales tareas, mejorando el tiempo de traslado de insumos a las distintas
obras en proceso, permitiendo al personal de las bodegas saber con qué y cuanto
material cuentan para ser utilizado.
La facilidad de consulta de insumos disponibles en bodega beneficiará tanto
al personal operativo como al directivo, el mismo permitirá búsquedas de
maquinaria, herramientas y material de manera eficiente. El sistema que controla
el inventario de materiales proporcionará información rápida a la Dirección y
Almacén para la toma oportuna de decisiones.
El Proyecto a desarrollar, se realiza por la necesidad que tiene
Construcciones SB, ya que no cuenta con un buen control de la maquinaria,
herramienta y material con la que cuentan en los diferentes almacenes,
optimizando así los servicios que presta el mismo.
9
IV.
4.1.
OBJETIVOS.
Objetivo General.
Establecer un instrumento administrativo que permita hacer eficiente el
proceso de registro y de control de los inventarios de insumos en los almacenes
centrales y en las obras, a través de la distribución adecuada de tareas y
responsabilidades entre las áreas que participan (ALMACENISTA, CHOFERES,
BODEGEROS DE OBRA, RESIDENTES Y ADMINISTRATIVOS), en este
proceso; además de mantener el REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN OPORTUNA
y suficiente de los movimientos que se realicen durante el proceso.
4.2.

Objetivos específicos.
Tener inventariada la Maquinaria y herramienta pertenecientes a
Construcciones SB.

Realizar un sistema de inventarios como herramienta fundamental de
control del material disponible en bodega y para que la empresa
Construcciones SB sepa con exactitud la cantidad de recursos con los que
cuenta en almacén de la oficina, de las distintas obras y sus condiciones,
reduciendo así la obsolescencia de herramientas y material.
10

Control en la entrada y salida de materiales y herramienta en almacenes.

Llevar un registro ordenado de las personas que ingresan y/o retiran
recursos materiales de las bodegas para cualquier aclaración.

Evitar pérdida y posible robo de materiales en las bodegas, evitando gastos
innecesarios y optimizar recursos.

Controlar el flujo y movimientos de insumos como se indica en el “Diagrama
1”.
Controlar el flujo de maquinaria, herramienta y
materiales desde la fuente de aprovisionamiento
hasta situar los insumos en el punto de utilización
de acuerdo con los requerimientos de producción.
V. Máxima
Alcance.
Rapidez en
distribución de materiales.
Mínimos costos
operacionales.
Diagrama 1. Flujo y movimientos de insumos, (Elaboración propia).
11
V.
ALCANCES.
El presente proyecto pretende analizar la situación actual de las operaciones
dentro del Almacén de la oficina, la relación de los insumos con los que cuenta,
así como; de las bodegas de las distintas obras en proceso a cargo de
Construcciones SB, aplica para todas las personas que tengan relación en alguna
actividad con el almacén, bodegas y transporte de material.
Esta herramienta administrativa se pretende implementar en almacén y todas
las bodegas de las obras de construcciones SB, con alcance en los siguientes
procesos:

Registro y control de ingreso de los insumos a Almacén de las distintas
obras.

Registro y control de salidas de los insumos de almacén a distintas obras.

La base de datos contendrá información de los insumos disponibles en
almacén y sus condiciones en formato texto.
12
VI.
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA.
Para la empresa Construcciones SB podemos definir como inventario al
registro total de sus bienes y demás cosas pertenecientes a la empresa como
puede ser: equipo menor, herramientas, materiales, consumibles, etc., hecho con
orden y precisión para la fácil ubicación y la correcta distribución de los insumos a
la distintas obras para disminuir gastos y minimizar tiempos de entrega. Como
sustento las siguientes definiciones:
“Un inventario consiste en la existencia de productos físicos y su naturaleza
como elemento tangible que se conservan en un lugar y momentos determinados
dentro de una instalación (“vida real” o “conteo de estante”) como elemento
intangible que existe en los registros de una empresa (“vida en papel o “conteo en
registros”). Puesto que con frecuencia se toman decisiones sobre compras,
ventas, servicio al cliente, planeamiento de producción y otras sobre la base de si
un artículo figura como parte de las existencias de acuerdo con los registros”.
(Muller, 2004, pág. 1).
“El inventario es un recurso almacenado al que se recurre para satisfacer
una necesidad actual o futura. En el leguaje económico se denomina inventario o
stock al conjunto de mercancías acumuladas en un almacén en espera de ser
vendidas o utilizadas durante el proceso de producción”. (Bastos, 2006, pág. 4).
13
Gestión de Inventario
Todas las organizaciones mantienen inventarios. Los inventarios de una
compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso,
los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados.
“Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de
vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo
más complejo, como una combinación de materias primas y subensamblajes que
forman parte de un proceso de manufactura”. (Muller, 2004, pág. 2).
Propósito y objetivos de la formación de inventarios
Entre las razones más importantes para constituir y mantener un inventario
se encuentran:
Inestabilidad del suministro: El inventario protege de la falta de confiabilidad
de los proveedores o cuando escasea un artículo y es difícil asegurar una
provisión constante. Teniendo en cuenta que los artículos para servicio y
reparación nunca son “obsoletos” ni están “muertos” hasta tanto el equipo o
aparato para el cual se van a utilizar se mantenga en servicio, tales artículos no
deben incluirse al calcular los niveles de existencias muertas”. (Muller, 2004, pág.
6).
14
Kenneth, (1981) clasifica los objetivos en tres clases, sugeridas por Keynes,
como los motivos para mantener existencias o efectivo: motivos de trámite,
precautorios y especulativos. El motivo de trámite resulta del hecho de que no es
generalmente posible, incluso en el caso de certidumbre, sincronizar
perfectamente las entradas y salidas de la mercancía en cuestión. Por tanto los
inventarios se llevan con el objeto de compensar la falta de sincronización. El
motivo precautorio proviene de la incapacidad usual para pronosticar la demanda
con exactitud: la mayor parte de los problemas de los inventarios son con riesgo, y
existe la necesidad consecuente de mantener un cierto tipo de margen de
seguridad. Podemos notar que este motivo operará solamente como resultado de
la incapacidad para obtener entregas instantáneas de mercancías, a lo menos de
un costo extra. El motivo especulativo resulta cuando los precios suben, ó si se
espera que los costos cambien. En estas circunstancias, pueden obtenerse
ganancias manteniendo inventarios a un precio inferior hasta obtener el precio
más elevado. (Starr, Miller, 2002, pag. 34).
Costos de inventario
Los inventarios traen consigo una serie de costos. Pueden formar parte de
esos costos los siguientes:
15

Dinero

Espacio

Mano de obra para recibir, controlar la calidad, guardar, retirar, seleccionar,
empacar, enviar y responsabilizarse.

Deterioro, daño y obsolescencia.

Hurto.
Por lo general, los costos de inventarios se clasifican como costos de pedido
y costos de almacenaje. Los costos de pedido, o adquisición, se producen
inmediatamente del valor real de las mercancías. Tales costos comprenden los
salarios de quienes compran el producto, los costos de despacho, etc.
Los costos de almacenaje comprenden los costos del capital inmovilizado en
el inventario, los costos de almacenamiento y los costos del manejo del producto,
entre ellos del equipo, el personal de bodegas y de mantenimiento de existencias,
las pérdidas o desperdicios de existencias, etc.
Los costos de adquisición o pedido se generan independientemente del valor
real de las mercancías. Entre estos costos se incluyen los salarios de los
compradores de producto, los costos de despacho de inventario, etc. (Muller,
2004, pág.(s) 2 y 3).
16
Clasificación de los inventarios.
Las empresas se aprovisionan de diferentes productos para poder llevar a
cabo su actividad. En todos los casos necesitan almacenes para guardar estos
productos y conservarlos en buenas condiciones.
Clasificación de inventarios método ABC
El análisis ABC no permite distinguir tres categorías de productos y cada una
de ellas debe definirse en función de la parte de la cifra de negocios que
representa. Estas categorías de productos son las siguientes:

Categoría A: se compone de un número reducido de productos que
proporcionan la mayoría del volumen de ventas y que representan el mayor
valor añadido. Suelen representar alrededor del 15% de los artículos y entre
el 70 y el 80% del coste total del inventario.

Categoría B: Está formada por un número mayor de productos que la
categoría A que no representa más que un porcentaje reducido de las
ventas. Suelen constituir el 30% de los artículos y entre el 15 y el 25 % del
coste total del inventario.
17

Categoría C: numerosos productos de los que apenas se venden unas
unidades constituyen esta categoría. Suelen representar el 55% de artículo,
pero solo un 5% del coste total del inventario. (Bastos, 2006, pág. 14).
VII.
PLAN DE ACTIVIDADES.
Cronograma de actividades del desarrollo e implementación de un sistema
de control de inventarios.
No.
1
2
Actividad
Análisis de la problemática de
Construcciones SB sobre el control e inventario
Maquinaria y equipo, Herramientas y materiales
de la empresa.
Planeación del proyecto “desarrollar e
implementar un sistema de control de
inventarios” redacción de objetivos y beneficios
del proyecto.
Duración
16-18 de Enero
19-21 de Enero
3
Identificación, inventario y acomodo del
equipo y materiales del almacén de la oficina.
23-28 de Enero
4
Creación de un formato de control de
entradas y salidas del material del almacén.
30-31 de Enero
5
6
7
Elaboración de una base de datos en Excel
del listado de materiales del almacén y su
clasificación por categoría y del método ABC, así
como asignación de código de inventario.
Aplicación del formato de entradas y
salidas en almacén, elaboración de archivo
Excel en el cual mediante la aplicación de
fórmulas se lleve el control del listado de
materiales, entradas y salidas, presentación de
avances al área de Compras y presupuestos.
Retroalimentación y mejoras al proyecto.
18
30 de Enero-04 de
Febrero
6-11 de Febrero
9-11 de Febrero
8
Aplicación de formatos para recabar
información del material con el que se cuenta en
las bodegas, aviso a las personas involucradas
en este proceso para que el sistema funcione
adecuadamente.
13-25 de Febrero
9
Actualización de la base de datos del
material disponible en cada obra.
13-25 de Febrero
10
Aplicación del formato de entradas y
salidas en las diferentes obras, para llevar el
registro controlado mediante una bitácora.
13-25 de Febrero
11
12
13
14
15
16
17
Periodo de prueba del proyecto.
Visita a las obras para actualización de la
información, verificación de bitácora de entradas
y salidas e inventario físico.
Presentación de avances al área de
Administración y Compras para
retroalimentación y mejoras.
Seguimiento al sistema de control de
inventarios, registro de resultados y de su
funcionamiento.
Control del sistema de inventarios,
cuantificación de resultados, alcance de metas y
objetivos a corto plazo.
Presentación del proyecto en general,
funcionamiento, beneficios y resultados
obtenidos al momento a la Dirección.
Seguimiento al sistema de control de
inventarios por el tiempo definido por la
Dirección.
11 de Febrero-31 de
Marzo
27 de Febrero al 03 de
Marzo
05-07 de Marzo
05-31 de Marzo.
08-31 de Marzo
02 de abril
03 de Abril
Tabla 1. Cronograma de actividades.
19
Diagrama Gantt Project del plan de trabajo
21
VIII.
RECURSOS MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS.
Recursos materiales.
Los recursos materiales son los bienes tangibles que en la organización
podremos utilizar para el logro del objetivo del proyecto.
Material
Uso
Computadora de
escritorio DELL.
Herramienta para el desarrollo del proyecto, creación de
base de datos y control digital del sistema de inventarios.
Vehículo
Volkswagen Sedan
Impresora
Medio de transporte para revisión de bodegas en las
obras.
Impresiones de Formatos a utilizar en oficina y obras
para efectos de control de inventarios.
Tabla 2. Recursos materiales.
Recursos humanos.
Para la realización del presente participarán las siguientes personas:
Nombre
Puesto
Lic. Alejandro
García
Admón. y
Compras
TSU en Ad. Manuel
Rivera
Control de
inventarios
Daniel Rivera
Almacenista y
chofer
Néstor Carranza
Aux. Almacén y
chofer
Función
Delegará funciones, supervisará y
revisará el sistema de control de
inventarios, identificará de necesidades.
Desarrollará e implementará el
proyecto del sistema de control de
inventarios y su seguimiento y mejora
detectando áreas de oportunidad.
Controlará el almacén y suministrará
insumos, registrará entradas y salidas
aplicando Formato 1.
Apoyará en almacén y en el
suministro de insumos, registrará
entradas y salidas aplicando Formato 1.
22
Bodegueros
Bodeguero
Personas que se encargarán de las
bodegas en obra y con quien se revisará
el llenado de la bitácora de registros de
movimientos y las visitas de inspección.
Tabla 3. Recursos humanos.
Recursos financieros.
Los recursos financieros a utilizar para el proyecto son por concepto de
rotulación, los cuales se utilizarían en el almacén de la oficina con letreros para la
ubicación de materiales y herramienta, no. económicos para los vehículos y
codificación de equipo menor de la empresa para su fácil control.
El costo por la elaboración de rótulos se describe a continuación:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Equipo
Código
Bailarina
Bomba P/Agua
Karcher
Compresora
Cortadora eléctrica
Esmeril
Generador eléctrico
Maquina P/Soldar
Motosierra
Pulidora
Revolvedora/trompo
Martillo rompedor
Rompedora amarilla
Taladro
Vibrador
BA
BOM
KAR
COM
CE
ESM
GE
SOL
MOS
PUL
REV
MROM
ROM
TAL
VIB
Ejemplo
Precio
unitario
BA01,BA02,BA03……BA08
15
BOM01,BOM02
15
KAR01,KAR02
15
COM01
15
CE01,CE02,CE03,CE04
15
ESM01
15
GE01,GE02,GE03,GE04
15
SOL01
15
MOS01
15
PUL01,PUL02,PUL03…..PUL08
15
REV01,REL02,REV03…REV05
15
MROM01,MROM02….MROM04
15
ROM01
15
TAL01,TAL02,TAL03
15
VIB01,VIB02,VIB03….VIB04
15
Piezas
Total
8
120
2
30
2
30
1
15
4
60
1
15
4
60
1
15
1
15
8
120
5
75
4
60
1
15
3
45
4
60
Subtotal
735
16%IVA
117.6
Total
$852.6
Tabla 4. Costo de rotulación de equipo menor.
23
Vehículos
1 Sterling Bours
2 Sterling Arana
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Código
Numeración
-
1 al 15
1 al 10
Color
Piezas
Total
15
150
10
100
Subtotal
250
16%IVA
40
Total
$290.00
Tabla 5. Costo de rotulación de vehículos utilitarios.
Letreros Para almacén
Almacén
Carretillas
Palas cuadradas
Palas de punta
Otros
Material de poco peso
Maquinaria y equipo
Equipo averiado
Material de peso
moderado
Material de peso
moderado
Material pesado
Negro
Rojo
Precio
Unitario
10
10
Cantidad
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Precio
50
50
50
50
50
35
50
50
35
Tipo
Exteriores
Exteriores
Exteriores
Exteriores
Exteriores
Calcomanía
Exteriores
Exteriores
Calcomanía
1
35
Calcomanía
35
490
78.4
$568.40
Calcomanía
1
Subtotal
16% IVA
Total
Tabla 6. Costo de rotulación de almacén.
Totales
Equipo
Almacén
Vehículos
Total neto
$ 852.6
$568.40
$290.00
$1,711.00
Tabla 7. Total de recursos financieros para el proyecto.
La cotización de los rótulos está en revisión por la dirección.
24
IX.
DESARROLLO DEL PROYECTO.
Para efectos del desarrollo del proyecto se empezará a trabajar a partir de la
tercera semana del mes de Enero, iniciando con una plática con el encargado de
Administración y Compras acerca de la problemática que existía y en conjunto se
analizaron estrategias para encontrar posibles soluciones, con base en el análisis
se iniciará a trabajar en el almacén de la oficina, mediante técnicas de observación
de campo y preguntas al personal se clarificarán las actividades y procedimientos
que se realizan para la identificación de áreas de oportunidad.
Como primera tarea se creará una bitácora de registro para tener el control
de la entrada y salida de maquinaria, herramienta y materiales en el almacén de la
oficina. Esto con el fin de tener un documento de mismo formato en el cual los
encargados de almacén registren todos los movimientos que se realicen y se
tenga por escrito constancia de a quien fue entregado el material para en caso de
que pase alguna situación extraordinaria o se presente alguna anomalía realizar la
aclaración correspondiente.
A continuación se muestra el Formato 1 “Control de entradas y salidas”:
25
Concepto: Se refiere al
nombre de la maquinaria,
herramienta o material que se
Obra/destino: Lugar
de donde vienen ose
dirigen los insumos.
Nombre del
documento.
Construcciones SB
Formato 1:
Cantidad
Tipo
Folio: No.
Consecutivo del
documento.
Fecha y hora:
Control de entradas y salidas
Concepto
Fecha y hora: Hace referencia
al momento exacto en que se
realiza el movimiento.
Entrada
Obra/destino:
Salida
No. Folio:
Observaciones
Cantidad: Hace referencia a
la cantidad de material.
Entrada-Salida:
Seleccionar el tipo de
movimiento, entrada ó
salida de material.
Tipo: Se describe el tipo de
insumo: Maquinaria,
Herramienta, Material,
consumibles, Señalamiento
y Eq. Seguridad.
Observaciones: Se hace
anotación del estado del
material, sirve o no sirve etc.
Comentarios:
Comentarios:
Anotar alguna
observación,
duda o
Nombre y Firma de quien recibe
sugerencia
referente a este
proceso.
Quien recibe: Nombre y
firma de quien recibe el
material para cualquier
aclaración.
Quien entrega:
Nombre y firma de
quien entrega el
material para
cualquier aclaración.
Nombre y Firma de quien entrega
Formato 1. Control de entradas y salidas, (Elaboración propia).
26
Se pretende que con este documento “Formato 1. Control de entradas y
salidas”, se tenga un mejor control de las existencias que hay en almacén, un
registro por escrito de los movimientos y permita hacer eficiente el proceso de
entradas y salidas de materiales.
Actualmente se está utilizando el documento: “Formato 1. Control de
entradas y salidas” en el área de almacén de la oficina y en las distintas obras a
cargo de CONSTRUCCIONES SB, esperando ver los resultados y el fácil manejo
por parte del personal encargado del almacén y de los bodegueros de obra para
familiarizase con el documento con el uso y paso del tiempo, conocer sus
comentarios al respecto, para mejoras el formato.
En almacén de la oficina y bodega de cada obra se llevará el “Formato 1.
Control de entradas y salidas”, como bitácora de registro de movimiento de
materiales para mejor control y para cualquier aclaración futura que pueda
presentarse.
27
Clasificación de los insumos
Para la clasificación de los insumos primero se trabajará en inventariar todo
el equipo, maquinaria, herramientas y materiales que hay en existencia en el
almacén y obras para identificar la materia prima disponible y poder realizar una
clasificación.
Una vez inventariado todo el material del almacén se realizó una clasificación
en seis diferentes categorías para identificar de forma más rápida y sencilla los
insumos.
La clasificación acorde a las necesidades de la empresa será de la siguiente
manera:
Categoría

Maquinaria y equipo

Herramientas

Materiales

Consumibles

Señalamientos

Equipo de seguridad
28
Se muestra la definición y características de cada categoría para clasificar en
la categoría correcta los nuevos insumos.
Maquinaria y equipo: Todo el equipo destinado al proceso de la construcción
y empleado en obra, denominado equipo menor, se refiere a aquel equipo que
funcione mediante un motor y por consiguiente requiere de un mayor cuidado,
ejemplo: compactadoras, revolvedoras, pulidoras, taladros etc.
Herramientas: Se refiere al objeto elaborado a fin de facilitar la realización de
una tarea en las obras y procesos a cargo de Construcciones SB, ejemplo: Palas,
Carretillas, extensiones eléctricas, barretas, pisones etc.
Materiales: Un material de construcción es una materia prima o con más
frecuencia un producto manufacturado, empleado en las obras y procesos de
construcción, ejemplo: Los distintos tipos de cemento, varilla, alambre, cartoncillo
asfaltico, maderas, etc.
Consumibles: Aquellos productos que tienen una vida útil limitada, y que son
consumidos fácil y rápidamente, ejemplo: pinturas, estopa, combustibles, aceites,
plásticos, etc.
29
Señalamientos: Se usarán para proporcionar seguridad a los usuarios,
peatones y trabajadores y guiar el transito a través de calles y carreteras en
construcción o conservación y en obra, ejemplo: trafitambos, caramelos,
señalamientos de obra, etc.
Equipo de seguridad: Cualquier equipo destinado a ser llevado o sujetado
por el trabajador para que le proteja de uno o varios riesgos que puedan amenazar
su seguridad o su salud en el trabajo, así como cualquier complemento o
accesorio destinado a tal fin, ejemplo: cascos, botas de hule, chalecos, guantes
etc.
Realizada la clasificación de los insumos por categoría se realizará una
clasificación más de inventarios por el método ABC, el cual se describe a
continuación:
30
Nomenclatura y codificación de materiales
El objetivo de establecer una codificación de materiales, obedece a sustituir
descripciones que en su mayoría son bastante largas, por un código que es más
funcional al formulario generalmente usado.
Dicha codificación estará en disponibilidad de ser registrada en un sistema
digitalizado de control de existencias.
Criterio
Se procede a clasificar las existencias de materiales, equipo y herramientas
de acuerdo a su importancia de acuerdo a la clasificación ABC.
La clasificación "ABC" para los insumos de CONSTRUCCIONES SB se
basara en la diferencia los artículos entre los importantes y escasos (categoría A)
y los numerosos y triviales (categoría C), con un grupo intermedio que no participa
que ninguna de ambas denominaciones (categoría B). Es clásico considerar las
siguientes agrupaciones de los artículos:
31

TIPO A: 20% de las referencias 80% del valor

TIPO B: 30% de las referencias 15% del valor

TIPO C: 50% de las referencias 05% del valor
Es decir:

ARTICULOS A: Los más importantes a los efectos del control.

ARTICULOS B: Aquellos artículos de importancia secundaria.

ARTICULOS C: Los de importancia reducida.
De acuerdo al método de clasificación ABC y aplicado a los insumos del
almacén quedaría de la siguiente forma:
Categoría
Código
Descripción
Maquinaria y equipo
AA
Artículos de suma importancia a los efectos
de control.
Herramientas
AB
Artículos importantes a efectos de control.
Materiales
BA
Artículos de importancia secundaria.
Consumibles
BB
Artículos de importancia secundaria.
Señalamientos
CA
Artículos de importancia reducida.
Equipo de seguridad
CB
Artículos de importancia reducida.
Tabla 8. Clasificación de insumos método ABC.
32
Esta clasificación se realizará con el propósito de asignar códigos a las
diferentes categorías como método eficiente para llevar a cabo la gestión del
control de almacén.
Inventario de insumos.
Como parte del proceso de clasificación de inventarios se realizó la
separación y codificación de los insumos que son propiedad de
CONSTRUCCIONES SB y que se encuentran físicamente en almacén de la
oficina¸ almacén “establo” y en obra por categoría y código ABC.
A la fecha se tienen inventariado todos los insumos de la empresa de los
distintos almacenes y obras.
A continuación se muestran algunos insumos, su clasificación y codificación
en el inventario:
33
Código
Concepto
Unidad
Tipo
AA100
Bomba Centrifuga
Piezas
Maquinaria
AA200
Revolvedora
Piezas
Maquinaria
AA300
Rodillo Wacker
Piezas
Maquinaria
AA301
Rodillo doble liso
Piezas
Maquinaria
AA400
Generador eléctrico
Piezas
Maquinaria
AA500
Compresora
Piezas
Maquinaria
AA600
Karcher
Piezas
Maquinaria
AA700
Bailarinas
Piezas
Maquinaria
AA800
Cortadora eléctrica
Piezas
Maquinaria
AA801
Cortadora de varilla manual
Piezas
Maquinaria
AA900
Rompedora Amarilla
Piezas
Maquinaria
AA1000 Taladros
Piezas
Maquinaria
AB100
Carretillas
Piezas
Herramienta
AB200
Palas Cuadradas
Piezas
Herramienta
AB201
Palas de Punta
Piezas
Herramienta
AB300
Picos
Piezas
Herramienta
AB400
Tambos de Metal
Piezas
Herramienta
AB401
Tambo de Plástico
Piezas
Herramienta
AB800
Pisones de Metal
Piezas
Herramienta
AB900
Escaleras de Aluminio
Piezas
Herramienta
BA300
Polines
Piezas
Material
BA301
Pedaceria de polines
Piezas
Material
BA302
Pedaceria de triplay
Piezas
Material
BA303
Pedaceria de barrote
Piezas
Material
BA304
Barrotes
Piezas
Material
BA305
Hojas de triplay
Piezas
Material
BA306
Duela
Piezas
Material
BA307
Tarimas
Piezas
Material
BA308
Chaflanes
Piezas
Material
BA310
Morillos
Piezas
Material
34
BA311
Vigas
Piezas
Material
BA500
Montenes de Metal
Piezas
Material
BB100
Cartoncillo asfaltico
Rollos
Consumible
BB200
Pintura Vinil Acrílica Color "Gris"
Bote 19 Lts
Consumible
BB300
Pintura en polvo Color "Canela"
Caja 1 Kg
Consumible
BB400
Sellador
Bote 19 Lts
Consumible
BB500
Emulsión AsfálticaImpermeabilizante
Bote 19 Lts
Consumible
BB600
Esmalte Acrílico HP
Bote 4 Lts
Consumible
BB601
Esmalte Alquidalico color "Negro"
Bote 19 Lts
Consumible
BB700
Cemento para juntear con color
Bulto 10 Kg
Consumible
BB701
Cemento Portland Blanco
Bulto 25 Kg
Consumible
BB800
Thiner
Bote 1 Lt
Consumible
BB900
Esponja Blanca 1.47 Mts de ancho
Rollos
Consumible
BB1000 Aceite P/Motocicletas Castrol 2T
Botes 1 Lt
Consumible
BB1100 Anticongelante Bardahl
Ánfora 3 Lt
Consumible
BB1003 Aceite SAE 40
Bote 705 ml
Consumible
CA100
Caramelos
Piezas
Señalamiento
CA200
Señalamiento "Obra en construcción"
Piezas
Señalamiento
CA300
Trafitambos
Piezas
Señalamiento
CA202
Señalamiento "Alto"
Piezas
Señalamiento
CA203
Señalamiento "Seda el paso"
Piezas
Señalamiento
CA204
Señalamiento "Trabajando"
Piezas
Señalamiento
CA400
Cinta amarilla "Precaución"
Rollo
Señalamiento
CA401
Cinta gris "Sanitario Tel 4422110066"
Rollo
Señalamiento
CA500
Bollas amarillas de metal
Piezas
Señalamiento
CA600
PTR P/Señalamiento
Piezas
Señalamiento
CB100
Cascos
Piezas
Seguridad
CB200
Botas de hule
Pares
Seguridad
CB300
Banderas
Piezas
Seguridad
CB400
Chalecos
Piezas
Seguridad
CB500
Faja Negra
Piezas
Seguridad
35
CB600
Arnés de seguridad
Piezas
Seguridad
CB700
Cinta P/Arneses 1.20 Mts
Piezas
Seguridad
CB900
Malla plástica
Mts
Seguridad
CB1000 Baño Portátil
Piezas
Seguridad
CB1100 Catres
Piezas
Seguridad
CB1200 Torreta de camión
Piezas
Seguridad
CB1101 Base P/Cama
Piezas
Seguridad
CB1102 Colchón
Piezas
Seguridad
Tabla 9. Clasificación y códigos de insumos
El listado de materiales anteriormente mostrado es un ejemplo de cómo se
estará realizando la clasificación de los insumos de CONSTRUCCIONES SB.
El inventario se estará controlando por medio de una base de datos y un
archivo digitalizado en Microsoft Excel donde se llevará el registro de los
movimientos realizados, las listas de inventarios actualizadas por obra, el listado
de los distintos materiales y herramientas propiedad de CONSTRUCCIONES SB.
36
Visitas a obra e inspección física de inventario
Para efectos de control de inventario y para la inspección física de equipo y
herramienta de acuerdo al inventario de cada obra se realizarán los siguientes
días:
Días
Obra
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Amealco, Bernal, Coyotillos, Establo, CELSE, Santa Rosa de Viterbo.
Sábado
Almacén oficina
Tabla 10. Roll de visita a obra.
Cuando por motivos de tiempo ó disponibilidad de vehículo no sea posible
realizar la visita a todos las obras se tomara algún otro día de la semana para
completar todas las vistas.
La visita consiste en la verificación para que cada obra cuente con los
materiales, herramientas y equipo que han sido suministrados. Cada obra tiene un
bodeguero encargado del resguardo del equipo y materiales, persona con la cual
se llevará a cabo la inspección y se revisará las condiciones en las que se
encuentran los insumos y saber si es que necesitan que les sean sumistrados mas
materiales y equipo y reportarlo de manera oportuna al área de Compras.
37
Las visitas serán como mínimo una vez a la semana, y los demás días serán
utilizados para actualización del inventario, captura de movimientos, incidencias y
reportes.
Para efectos de las visitas e inspección física de materiales se tendrá una
lista actualizada con el inventario de cada obra, la cual se llenará en el formato 2
“Lista de inventario”, el cual se muestra a continuación:
38
Formato 2.
Lista de inventario: __________________
Fecha Código Concepto
Unidad
Tipo
Cantidad
Inspección
Observaciones
física
Observaciones relevantes de la vista a obra.
Inspección física de inventario
Nombre y firma de quien
realiza la inspección
Fecha de inspección:
Firma de Revisado
Nombre y firma de quien
apoya la inspección
Formato 2. Lista de inventario para inspección física, (Elaboración propia).
39
El objetivo de la lista de inventario es facilitar la inspección física, y apoyo
como herramienta de control de los insumos suministrados.
En la inspección física de obra se realizarán y tomarán en cuenta los
siguientes puntos:

Revisión física del equipo menor ubicado en obra, sus condiciones,
funcionamiento y estado, para detectar fallas en el equipo oportunamente y
llevar el equipo a reparación para que esté sea remplazado, y así evitar
retrasos en obra.

Inspección visual de la herramienta y materiales.

Si llegase a existir herramienta descompuesta ó rota se tomara nota en la
lista de inventario y este será traído al almacén de la oficina para ser
reparados y llevados de nuevo a la obra, ejemplo: palas, picos, pisones,
cizallas, etc.

En la lista de inventario en el campo de observaciones se tomará nota de
los hechos relevantes de la visita, así como; de la solicitud de materiales
que serán requeridos, apoyando la requisición oportuna por parte de los
residentes.
40

En la parte inferior del listado de inventario llevara la firma de la persona
quien realiza la inspección, de la persona que apoya la inspección en ese
lugar y de la persona del área de Compras y presupuestos que revisa el
reporte.
Plan de mantenimiento preventivo a equipo menor
Se implementará un programa de mantenimiento a equipo menor en obra,
esto con el fin de darle un mayor tiempo de vida a la maquinaria, ya que; cuando
se avería el equipo la reparación por lo general es costosa, con esto se evitaran
gastos innecesarios.
Se suministrarán los materiales y herramientas necesarias para el
mantenimiento del equipo, el encargado de almacén de cada obra será el
responsable de realizar esta actividad.
Los materiales a suministrar serian los siguientes:

Aceite P/Motocicletas Castrol 2T.

Aceite P/Motor a gasolina SAE 40.

Bujías (Según el equipo).
41

Grasa lubricante.

Quita bujías.
El mantenimiento al equipo menor que serán realizados, dependiendo de la
maquinaria; en periodo de tiempo semanal serán los siguientes:

Cambio de aceite.

Limpieza de bujías.

Cambio de bujías.

Sopleteado de filtros.

Engrasado de ejes.

Limpieza de equipo.
Para un buen control de este proceso se creó el “Formato 3 control de
mantenimiento preventivo a equipo”, el cual se muestra a continuación:
42
Limpieza de equipo
Engrasado de ejes
Sopleteado de filtros
Cambio de bujías
Limpieza de bujías
Cambio de aceite
Servicio semanal
Datos del equipo
Equipo
Código
Servicio quincenal
Formato 3. Control de
mantenimiento
preventivo a equipo.
Construcciones SB
Datos y observaciones de quien realiza el servicio
Fecha
Nombre
Firma
Observaciones
Formato 3. Control de mantenimiento preventivo a equipo, (Elaboración propia).
43
Para el llenado del “Formato 3. Control de mantenimiento preventivo a
equipo”, se especificará el nombre del equipo al que se le realizará el servicio, el
código o número de serie para su fácil ubicación en el inventario, se seleccionará
la clase de mantenimiento a realizar, se indicará la fecha y nombre de la persona
responsable del servicio, en la parte de observaciones se tomará nota de los
incidentes más relevantes.
Debido a que algunas de las causas por las cuales el equipo presenta fallas
y descomposturas es la falta de mantenimiento, el programa servirá para
prolongar la vida útil del equipo menor de CONSTRUCCIONES SB y minimizar
los costos por reparación y mantenimiento correctivo.
Para el desarrollo del proyecto e implementación SERÁ DE GRAN
IMPORTANCIA EL CUMPLIMIENTO DEL ORDENAMIENTO de las personas
involucradas, ya que; hay varios responsables y pasar por alto algún proceso
implicaría atrasos, información errónea y deterioros al sistema, por lo cual ES DE
VITAL IMPORTANCIA UN SEGUIMIENTO A ESTOS PROCESOS para que
CONSTRUCCIONES SB siempre CUENTE CON INFORMACIÓN CORRECTA Y
OPORTUNA Y SE CUMPLAN CON LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO, logrando
resultados favorables para la empresa.
44
X.
RESULTADOS OBTENIDOS.
Durante el periodo de elaboración e implementación del proyecto “Sistema
de control de inventarios” en Construcciones SB y de acuerdo con los objetivos
establecidos al inicio, se pudieron encontrar los siguientes resultados:
1. Como primer objetivo cumplido del proyecto tenemos inventariado y
ubicado el equipo menor perteneciente a SB, a la fecha se cuenta con el
inventario del equipo con los siguientes datos:

Nombre.

Marca.

Modelo.

No. De serie.

Color.

Código de inventario.

Ubicación.
A continuación se muestra el inventario de equipo menor de Construcciones SB:
45
CONSTRUCCIONES SB
Inventario de equipo menor
ULTIMAACTUALIZACIÓN:23/ABRIL/2012
No.
Equipo
Marca
Modelo
Color
No. de serie
Código
1
Bailarina
Wacker Neuson
BS60-2I
Amarillo
20042604
BA-01
2
Bailarina
Wacker Neuson
BS60-2I
Amarillo
20042602
BA-02
3
Bailarina
Mikasa
MT74F 3.5 H.P., MOTOR ROBIN OHV
Negro/Amarillo
2262906
BA-03
4
Bailarina
Wacker Neuson
BS60-2I
Amarillo
5900549
BA-04
5
Bailarina
Mikasa
MT74F 3.5 H.P., MOTOR ROBIN OHV
Naranja
6
Bailarina
Wacker Neuson
BS60-2I
Amarillo
S/N
BA-06
7
Compresora
Cambele Hausfeld
Azul
HU020800763
COM-01
8
Cortadora eléctrica
Makita
2914NB
Verde
0066296
CE-01
9
Cortadora eléctrica
Bosch
GCO 2000 PROFESIONAL
Verde
0601B170G0
CE02
10
Cortadora eléctrica
Makita
2914NB
Verde
01392735
CE-03
11
Generador
Wacker Neuson
GV5600
Rojo/Amarillo
GV5600A
GE-01
12
Generador
Wacker Neuson
GV5600
Amarillo
5854167
GE-02
13
Karcher
Honda
G2500 OH
Amarillo
126509
KAR-01
G2500 OH
Amarillo
126324
KAR02
Azul
1810182H07
SOL-01
BA05
14
Karcher
Honda
15
Maquina P/Soldar
INFRA
16
Pulidora
Bosch
GWS 22-230 PROFESIONAL
Verde
06018A20G1
PUL-01
17
Pulidora
Bosch
GWS 22-230 PROFESIONAL
Verde
3601G524G0
PUL-02
18
Pulidora
Bosch
GWS 22-230 PROFESIONAL
Verde
0608A20G0
PUL03
19
Pulidora
Bosch
GWS 22-230 PROFESIONAL
Verde
3601G524G0
PUL-04
20
Pulidora
Bosch
GWS 22-230 PROFESIONAL
Verde
68400000
PUL-05
21
Pulidora
Bosch
GWS 22-230 PROFESIONAL
Verde
36016524G0
PUL-06
22
Revolvedora
CIPSA
ULTRAMP8
Amarillo
UM1109046
REV-01
23
Revolvedora
CIPSA
ULTRAMP8
Amarillo
24
Revolvedora
CIPSA
ULTRAMP8
Amarillo
25
Revolvedora
CIPSA
MOTOR EAGLE 8HP
Amarillo
26
Taladro
Bosch
1163
Verde
0611253734
TAL01
27
Taladro
Bosch
1163
28
Taladro
Black & Decker
29
Vibrador a gasolina
Enar OHV
30
Vibrador electrico
31
Vibrador a gasolina
32
REV-02
ND52380
REV03
REV-04
Verde
0601163177
TAL-02
Rojo/Negro
20070958
TAL-03
S/N
Negro
S/N
VIB01
Enar
AVMY
Amarillo
S/N
VIB-02
-
S/N
-
S/N
VIB-03
Martillo Rompedor
Bosch
11316
Verde
0611316734
MROM-01
33
Martillo Rompedor
Bosch
11316
Verde
S/N
MROM-02
34
Martillo Rompedor
Bosch
11316
Verde
S/N
MROM-03
35
Rompedora
Bosch
Amarillo
0611304134
ROM-01
36
Esmeril de Banco
Makita
Verde
9804090189
ESM-01
37
Motosierra
Houscavara
GB601
Naranja
Tabla 11. Inventario de equipo menor.
46
2. El segundo objetivo hablaba acerca de la realización de un sistema de
inventarios el cual permita saber a Construcciones SB la cantidad de
insumos disponibles en los almacenes de distintas ubicaciones,
actualmente se cuenta con una base de datos y de consulta en una base de
datos, alojada en el servidor para que cualquier usuario podrá ver las listas
de inventario de las obras y almacenes, así como; los movimientos de
entradas y salidas realizados en los mismos.
3. Otro de los objetivos que se enlistaban al principio del proyecto es el llevar
el control de la entrada y salida de materiales y herramienta en almacenes,
como ya se ha mencionado con anterioridad en el proyecto, en el almacén
de la oficina y en obras se cuenta con una bitácora de registro de
movimientos, en la cual se encuentran los registros de la entrada y salida
de insumos para cualquier aclaración que debería realizarse, esta
información es capturada y actualizada en la base de datos.
4. Para evitar gastos innecesarios y evitar el posible robo de insumos en las
bodegas, se esta realizando una vez a la semana visitas a obra e
inspección física de inventario, identificando que este físicamente la
herramienta y material, en cumplimiento de un objetivo más.
47
5. Rotulación a equipo menor por código de inventario para su fácil ubicación
e identificación (Ver imagen 2,3 y 4), así como; trabajos y aplicación de la
técnica de 5s, (Ver imagen 1).
Imágenes de muestra:
Imagen 1. Acomodo de materiales.
Imagen 2. Rotulación de equipo.
Imagen 3. Rotulación de equipo.
Imagen 4. Rotulación de equipo.
48
6. Entre otros resultados obtenidos podremos mencionar el de la
implementación del plan de mantenimiento preventivo a equipo, ya que;
gracias a las visitas a obra y al suministro de los materiales necesarios, se
ha estado inspeccionando al equipo y su estado, logrando así disminuir la
cantidad de equipo que entra a taller y por consiguiente un ahorro
importante de dinero a la empresa.
7. Se tiene el control sobre el equipo y herramienta de Construcciones SB, su
ubicación y estado, la entrada de material a obra, cabe mencionar que en
los materiales se está llevando a cabo el registro de su entrada en obra,
pudiendo de esta forma saber que la cantidad entregada fue la misma que
la solicitada y conciliar con las facturas que presentan a cobro los
proveedores evitando cobros por material no recibido, así poder realizar un
análisis de la planeación y utilización de los materiales en obra.
A continuación en la “Tabla 12. Historial de mantenimiento y reparación” y
en la “Grafica 1. Disminución de gastos de reparación a equipo menor” se
muestran los datos estadísticos del historial mensual del gasto por concepto de
reparación y su disminución:
49
Maquinaria ó
equipo
Marca
Fecha
entrada a
taller
Descripción del problema/reparación
Costo
$$
Orden de trabajo
1809
Motor
-
06/01/2012
Embrague, carburador, bujía
$6,692.04
Kolher
13/01/2012
Reparación
$3,286.51
Generador
Wacker
17/01/2012
Reparación
$3,398.82
Compactadora
Wacker
-
Compactadora
Wacker
Revolvedora
Cipsa ultra
24/01/2012
Reparación
$1,268.00
Vibrador
Concret
24/01/2012
Revisión y presupuesto (motor no tiene
fuerza) chicote Enar de 4 mts con cabezal
$3,016.58
Motor a gasolina
Briggs de
straton
Martillo rompedor
Bosch
02/02/2012
Compactadora
ENAR
07/02/2012
Esmeriladora
Bosch
Bomba de Agua
Reparación
$1,153.85
Revisión y presupuesto (desarmada) tapa de
20/01/2012
$3,397.23
retráctil, retráctil desarmada
24/01/2012 Revisión y presupuesto (sin capucha de bujía. $6,401.11
$2,366.17
13/02/2012
Funciona pero no golpea
Revisión y presupuesto, si funciona pero
avienta mucho humo.
Revisión y presupuesto (hace corto)
$0.00
M power
13/02/2012
Revisión y presupuesto (no prende)
$1,363.52
Bomba de Agua
M power
13/02/2012
Revisión y presupuesto
$4,742.14
Miniesmeril
Cortadora
eléctrica
Revolvedora
Bosch
28/02/2012
Revisión y presupuesto
$838.85
Bosch
28/02/2012
Revisión y presupuesto (Chispea mucho)
$2,442.46
-
29/02/2012
Revisión y presupuesto
$9,105.01
Revolvedora
Cipsa
29/02/2012
Revisión y presupuesto
$2,254.00
Compactadora
Wacker
29/02/2012
Revisión y presupuesto (No brinca parejo)
$0.00
Compactadora
Mikasa
29/02/2012
Revisión y presupuesto (No arranca)
$4,678.34
Revolvedora
Cipsa
29/02/2012
Revisión, no arranca
$8,824.00
Revolvedora
Cipsa
22/03/2012
Compactadora
Wacker
Taladro
Bosch
Revisión, tira gasolina del carburador
$1,197.99
Revisión y presupuesto (No brinca parejo) OT
23/03/2012
$0.00
1948
26/03/2012
Revisión y presupuesto
$640.00
Martillo rompedor
Cortadora
Eléctrica
Bosch
13/04/2012
REVISIÓN PARA GRANTIA
-
Makita
23/04/2012
REVISIÓN PARA GRANTIA
-
$1,282.09
Tabla 12. Historial de mantenimiento y reparación.
50
Monto de
reparación
Enero
$22,213.03
Febrero
$9,298.51
Marzo
$1,837.99
Abril
$0.00
Tabla 13. Total del costo por mantenimiento y reparación.
Mes
Historial mensual de mantenimiento
$25,000.00
Enero, $22,213.03
$20,000.00
$15,000.00
Febrero,
$9,298.51
$10,000.00
$5,000.00
Marzo, $1,837.99
Abril, $0.00
$0.00
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Grafica 1. Disminución de gastos de reparación a equipo menor.
En la gráfica podemos ver la disminución en gastos de mantenimiento o
reparación, lo que representa un importante ahorro de dinero a Construcciones
SB.
51
8. Como resultado de las visitas a obra se han recuperado diversas
herramientas en mal estado para ser traídas al almacén de la oficina y
poder ser reparadas a un menor costo de lo que representaría adquirirlas
nuevas, herramientas recuperadas como las siguientes:

Carretillas.

Palas.

Picos.

Cizallas.

Pisones.

Etc.
Acciones que se ven reflejadas en dinero:
Costo por
cabo.
Total del
costo
prod.
Nuevo.
5
$110.00
$950.00
$550.00
$400.00
2
$110.00
$440.00
$320.00
Piezas
soldadas
Costo por
soldadura
$760.00
Total del
costo
prod.
Nuevo.
3
$100.00
$2,800.00
$300.00
$2,500.00
1
$100.00
$200.00
$100.00
$100.00
Total
ahorro.
$3,320.00
Costo de
Descripción de
Cabos
Cant. Herramienta producto
la reparación comprados
nuevo
5
Picos
$190.00
4
Palas
$190.00
Compra de
cabos para su
reparación.
Costo de
Descripción de
Cant. Herramienta producto
la reparación
nuevo
7
Carretillas
$400.00
1
Pisón
200
3 carretillas
mandas soldar y
4 reparadas con
refacciones en
almacén.
Soldadura de
tubo.
Total costo
Ahorro
de
empresa
reparación.
Total costo
Ahorro
de
empresa
reparación.
Tabla 13. Herramientas recuperadas y ahorro en dinero a la empresa.
52
Otros materiales recuperados y que fueron o serán utilizados en otras obras
han sido los siguientes:

Clavos de diferentes pulgadas.

Alambre recocido.

Cartoncillo asfaltico.

Esponja Gris Cilíndrica (cola de rata).

Cementos.

Aceites.

Otros.
Las herramientas y materiales mencionados son los recuperados durante el
desarrollo del proyecto.
En cumplimiento con el objetivo general hoy en día se cuenta con las listas
de inventario de obras, equipo menor y a nivel general, el personal de
Construcciones SB está cumpliendo con su responsabilidad en el proyecto, se
cuenta con la información que necesita la empresa, en cuanto a movimientos y
registro de entradas y salidas.
53
XI.
ANÁLISIS DE RIESGOS.
Es importante llevar a cabo este tipo de análisis debido a que la realización
de una predicción a futuro en relación al proyecto, es importante estar preparados
para cualquier inconveniente que pueda suscitarse durante la ejecución del
proyecto, esto basándose en el pasado histórico de la organización y en un
análisis cuidadoso de las actividades futuras, aplicando técnicas de planeación y
organización para ser más eficientes y planear gastos, apoyándonos en la
elaboración de presupuestos.
En la siguiente lista se mencionan algunas de las limitantes que pueden ser
posibles barreras para lograr alcanzar los objetivos programados, los cuales la
mayoría puede ser por desatención al proyecto, omitir ordenamientos o falta de
seguimiento.

Falta de seguimiento por parte del líder del proyecto, lo que provocaría
información errónea, base de datos no actualizada, atrasos de captura y por
consiguiente mal funcionamiento del sistema de inventarios.

Omisión por parte de los almacenistas, choferes y empleados, ya que; la
información estaría incompleta y se tendrían listas de inventario erróneas y
carentes de fiabilidad.
54

La diferencias de conceptos, esto sería una limitante porque existen
diferentes tipos de materiales y herramientas y conocidos por distintos
nombres, al no tener unificados estos conceptos provocaría confusión en la
captura de movimientos y duplicidad en la información.
Matriz de análisis de riesgos:
Efectos
1
2
Muy
poco
Altera el
proceso
3
4
5
Nulo
Errores en Información
funciona- Principal medida de solución
captura de
poco
miento
información confiable
de SCI
No.
Riesgos
1
Falta de seguimiento por el
líder del proyecto.
2
Omisión por parte de
empleados, choferes,
almacenistas, etc.
3
Diversidad de conceptos.
4
Falta de apoyo por parte de la
dirección.
5
Atrasos en captura de
información.
X
6
Falta de seguimiento a vistas
a obra.
X
X
7
“0” Detección de áreas de
oportunidad.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Unificación de conceptos.
X
X
Apoyo por parte de la
dirección para continuar
con el proyecto.
Observación y vigilancia
del cumplimiento de su
responsabilidad en el
proyecto.
Obtención de resultados
para continuar con el
proyecto.
Capturar la información a
tiempo en almacén y
obras.
X
X
Organización de tiempos.
Trabajar el sistema de
control de inventarios bajo
mejora continua.
Tabla 14. Matriz de análisis de riesgos.
55
XII.
CONCLUSIONES.
En la implementación y desarrollo del sistema de control de inventarios en
Construcciones SB, nos pudimos dar cuenta de la importancia del proyecto, ya
que SB es una empresa con expectativas de crecimiento y el tener un control
general sobre sus activos y su movimiento le permita ahorrar dinero como ya se
ha mencionado antes.
Actualmente SB cuenta con una persona encargada del funcionamiento del
proyecto, quien realiza la inspección física del inventario y su actualización en la
base de datos en sistema. El personal y almacenistas ya están familiarizados con
el proceso y cumpliendo con sus responsabilidades, existen formatos y
documentos aplicados para un mejor control, y aun mas importante la información
en sistema para ser consultada por la dirección, administrativos e ingenieros, para
darle el uso mas conveniente para la empresa.
El desarrollo del proyecto ya ha mostrado resultados como se menciona
anteriormente, valdría la pena seguir con el sistema de inventarios para mejorar
los procesos, minimizar tiempos y reducir costos para contribuir en el logro de los
objetivos de la empresa.
56
XIII.
RECOMENDACIONES.
Es muy importante mencionar y hacer algunas recomendaciones que
garanticen el buen funcionamiento del proyecto de sistema de control de
inventarios para Construcciones SB.
1. Construcciones SB por medio del área de dirección de operaciones,
debería hacer el ordenamiento oficial a todo el personal que labora en la
empresa para un mejor funcionamiento y cumplimiento por parte de las
partes involucradas.
2. Apoyar el seguimiento al proyecto por parte del personal, ya que; para
garantizar su funcionamiento requiere del cumplimiento de los procesos.
3. Trabajar sobre un sistema de mejora continua, es decir; se estarán
haciendo modificaciones y mejoras a los procedimientos y formatos según
se vaya requiriendo y/ó por observaciones y recomendaciones de la
Dirección.
4. Tener una persona encargada del monitoreo del sistema de inventarios
como se ha venido realizando hasta el momento, para no perder el
seguimiento e información obtenida, así como; los resultados alcanzados, al
contrario mejorarlo con el transcurso del tiempo.
57
XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Ó FUENTES DE INFORMACIÓN.
Bastos, M. (2006) Introducción a la gestión de stocks. Editorial ideas
propias.
Muller, M. (2004) Fundamentos de administración de inventarios, Grupo
editorial Norma.
Starr, k y Miller, W. (2002) Control de inventarios teoría y practica, México,
Editorial Diana.
Gabriela ([email protected]) (2012, 08 de Febrero).
Presentación SB Gestión de la calidad. Correo electrónico enviado a:
([email protected]).
Alejandro Gracia ([email protected]) (2012, 09 de Febrero).
Misión, Visión, Valores. Correo electrónico enviado a:
([email protected]).
Munch, L. (2009). Fundamentos de Administración. Recuperado de:
http://www.quedelibros.com/libro/77268/Fundamentos-de-Administracion-pdf.html.
58
ANEXO 1. MENU DE LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA DE INVENTARIOS.
59
ANEXO 2. LISTADO DE MATERIALES EM LA BASE DE DATOS.
60
ANEXO 3. LISTA DE INVENTARIO DE OBRA.
61
ANEXO 4. REGISTRÓ DE MOVIMIENTOS DE MATERIALES.
62
ANEXO 5. RESUMEN DE INVENTARIO DE CONSTRUCCIONES SB EN LA BASE DE DATOS.
63