39. Acta Audiencia Presunto Incumplimiento

ACTA DE AUDIENCIA TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL CONFORME
A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, CON OCASIÓN DE
LA EJECUCION DEL CONTRATO No 760 DE 2013 SUSCRITO ENTRE LA
FIDUOCCIDENTE S.A., COMO MANDATARIA CON REPRESENTACION DE LA
AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA - ANSPE
Y LOS MIEMBROS QUE CONFORMAN LA UNION TEMPORAL NEX IT 02-2013
Siendo las 10:00 am del 14 de enero de 2014 se dio inicio a la audiencia trámite de
incumplimiento contractual citado en las instalaciones de Fiduciaria de Occidente.
1 Asistentes : Asistieron las siguientes personas: a) Por parte de la ANSPE: José
Guillermo Téllez - Dirección de Promoción familiar y comunitaria Ordenador del Gasto,
Ángela Marcela Flórez Asesora Nacional de Contratos, Andrea Eliana Salazar,
Supervisora del contrato No. 760 de 2013. b) Por parte de la Fiduciaria de Occidente
S.A., actuando como mandataria con representación de FID ANSPE: Ingree Forero,
Andrés Delgadillo c) Unión Temporal Nex IT: Cristian Martínez, Uriel Roman C. d)
Suramericana de Seguros: William Herrera
Se dio apertura a la audiencia por parte del ordenador del gasto, indicando las normas y
procedimiento a seguir conforme a lo establecido en los artículos 17 de la Ley 1150 de
2007, 86 de la Ley 1474 de 2011 y 128 del Decreto 1510 de 2013.
A continuación se procedió a dar lectura al informe que evidencia el incumplimiento
contractual, donde se indicaba el estado del contrato a esa fecha por parte de la
supervisora designada por la ANSPE, la Ingeniera Andrea Eliana Salazar. De igual
manera, la doctora Ángela Marcela Flórez da lectura al contenido de la comunicación de
fecha 30 de diciembre de 2013, suscrita por el doctor José Guillermo Téllez, la cual fue
anexada a la citación que dio lugar a la celebración de la presente audiencia, en la que se
hace un recuento de las circunstancias que pueden dar lugar a una eventual declaratoria
de incumplimiento parcial de algunas de las obligaciones a cargo de los integrantes de la
Unión Temporal.
Posteriormente se dio la palabra al representante de las sociedades integrantes de la
Unión Temporal Nex IT, verificándose previamente la capacidad del señor Cristian
Martinez para representar a tales entidades, para presentar descargos y exponer las
explicaciones del caso, tal y como consta en la carta de presentación de la propuesta
allegada por el contratista en el desarrollo del proceso de selección y el documento de
conformación de la Unión Temporal. Acto seguido el representante solicitó una
suspensión de la audiencia por diez minutos.
Siendo las 10:46 am se reanuda la audiencia, dando el uso de la palabra a los
representantes de la Unión Temporal contratista, quienes explican las razones por las
cuales se presentaron retrasos en la ejecución del contrato así:
El señor Cristian Martínez indicó que desde el 9 de octubre de 2013, previo a la firma y
perfeccionamiento del contrato se iniciaron las gestiones de órdenes de compra de los
ACTA DE AUDIENCIA TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL CONFORME
A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, CON OCASIÓN DE
LA EJECUCION DEL CONTRATO No 760 DE 2013 SUSCRITO ENTRE LA
FIDUOCCIDENTE S.A., COMO MANDATARIA CON REPRESENTACION DE LA
AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA - ANSPE
Y LOS MIEMBROS QUE CONFORMAN LA UNION TEMPORAL NEX IT 02-2013
equipos. Manifestó que han sido muy diligentes con la ejecución del contrato y que se
trabajó conjuntamente con la supervisora del contrato y la asesora nacional de contratos
dado que se efectuaron cuatro reuniones durante la ejecución del mismo. Señaló que
desde la primera reunión manifestó que dada la temporada de fin de año y la alta
demanda de los equipos a suministrar era más viable una sola orden de compra para
entregar la totalidad del contrato (76 maquinas), sin embargo la ANSPE manifestó que se
debían realizar órdenes de compra diferentes dado que era para tres microrregiones
independientes. Adicionalmente manifiesta que las impresoras por ser hechas a la medida
y de último lanzamiento iban a tener un mayor tiempo en la entrega, pero a la fecha ya se
hizo entrega de todas en cada una de las sedes acordadas. Afirmó que a la fecha se
encuentran entregados todos los bienes salvo los video proyectores, que fueron devueltos
por la trasportadora, quien informó el día 14 de enero que no pudieron entregar los
equipos en las sedes porque al parecer no se encontraba personal para recibirlas, indica
que entregará informe de la devolución. Indicó que el equipo que falta en Bogotá está
siendo entregado en la ANSPE Bogotá el dia de hoy; por lo tanto la entrega de los
equipos salvo lo indicado por la transportadora está entregado en un 100%. Explicó que si
bien se presentaron circunstancias que no pudieron ser previstas, las cuales generaron
demoras en la entrega, tales como la importación de equipos M93Z, respecto de los
cuales se informó a la ANSPE. Adujó entre otros factores tamaño de las pantallas, las
cuales fueron hechas a la medida según los contratistas; asi como el inconveniente con
la reglamentación que la DIAN impartió para estos trámites, la cual modificó las reglas de
nacionalización de las mercancías, implicando que un trámite que generalmente duraba
un día se alargó a cuatro o cinco días, lo cual conllevó a que los equipos fueran
entregados una mañana después de lo establecido.
A continuación ejerció el uso de la palabra el señor Uriel Román, representante de la
empresa NEXCOM, quien manifestó que se presentaron dificultades relacionadas con la
modificación en los formularios de tránsito aduanero. Informa que el 17 de diciembre de
2013 la DIAN emitió un decreto con normatividad para la importación. Adicional a esto,
adujó que por la temporada decembrina se presentaron cierres de carreteras y
restricciones vehiculares, generando retrasos en las entregas. Explica igualmente que en
una reunión con la ANSPE se informó sobre el robo de uno de los contenedores de los
computadores Lenovo.
Adicionalmente solicita tener en cuenta que hubo un incendio en China, en las
instalaciones del fabricante y ello aunque no afectó directamente la entrega de los
computadores a la ANSPE, si generó demoras en la generación de nuevos productos.
En virtud las explicaciones expuestas, el contratista solicitó que se tuviera en cuenta que
no solicitaron la prórroga del contrato porque consideraron que podían hacerse los
esfuerzos necesarios para realizar las entregas; que estos esfuerzos no pudieron
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contemplar todos los riesgos que se presentaron, lo cual si bien es cierto no los exime de
responsabilidad, derivaron en la inversión de valores adicionales necesarios para el
cumplimiento del contrato, sufragando transporte de los equipos vía aérea, lo cual
disminuyó los retrasos en la entrega de los equipos, los cuales se configuraron en una
retardo en días y no a gran escala.
Seguidamente, los contratistas manifestaron que los inconvenientes anteriormente
descritos ocasionaron retrasos en el cumplimiento de las obligaciones derivadas de otros
contratos, tales como los suscritos con la Comisión Nacional del Servicio Civil, la
Dirección Nacional de Planeación y la Gobernación de Cundinamarca, contratos que
sumaron aproximadamente $2.500.000.000. millones de pesos.
Posteriormente, intervino un representante de la firma Okidata, fabricante de las
impresoras quien indicó que el modelo solicitado se lanzó en los Estados Unidos para
octubre y estaba previsto el lanzamiento para América Latina para enero de este año, sin
embargo se hizo la excepción, y se inició la producción en Japón de estas máquinas, así
mismo se remitieron vía aérea, y por esa razón ya han sido entregados a cabalidad.
El representante de Okidata señaló también que el error de la referencia de equipo
entregado en Arauca, se debió a una falla con el operador logístico quien embalo mal el
pedido pero una vez se tuvo conocimiento del tema se corrigió y se remitió la impresora
correspondiente.
Así mismo señalo que solo hay dos distribuidores de Okidata en Colombia y que los
miembros de la Unión temporal escogieron el más rápido para abastecer las maquinas.
Al término de la intervención de los contratistas, el Doctor José Guillermo Téllez
manifiesta que lo sustentado ya era conocido por la ANSPE. Sin embargo, llama la
atención que pese a las circunstancias presentadas que conllevaron a los retrasos en el
cronograma establecido en el contrato, nunca se recibió una solicitud de prórroga, como
sí ocurrió en los demás contratos suscritos entre los contratistas y otras entidades
públicas. Aunado a lo anterior, el doctor Téllez manifiesta que las entregas tardías
generaron un efecto “cascada” que generó consecuencias tales como los gastos
adicionales incurridos por parte de ANSPE relacionados el traslado de la supervisora del
contrato a la ciudad de Arauca. Adicionalmente, la Fiduciaria de Occidente ha
manifestado en varias oportunidades su preocupación frente a la imposibilidad de ejecutar
hasta la fecha los recursos asignados para el desarrollo del contrato suscrito con los
miembros de la Unión Temporal. Finalmente, el doctor Téllez señaló que la finalidad
primordial para la entidad es culminar las actividades contratadas y entregar los equipos a
la mayor brevedad, razón por la cual solicita a los contratistas que se establezca una
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A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, CON OCASIÓN DE
LA EJECUCION DEL CONTRATO No 760 DE 2013 SUSCRITO ENTRE LA
FIDUOCCIDENTE S.A., COMO MANDATARIA CON REPRESENTACION DE LA
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fecha límite para la entrega de los mismos y de esta manera proceder a la terminación y
liquidación del contrato.
Acto seguido, la doctora Angela Florez manifiesta que es importante que los contratistas
alleguen los soportes que evidencien los contratiempos descritos en esta audiencia.
Los contratistas manifiestan que se comprometen a entregar los equipos faltantes a más
tardar el día 22 de enero de 2014. Dicha fecha es aceptada por los funcionarios de la
ANSPE presentes en la audiencia.
A continuación se concede el uso de la palabra al Dr. William Herrera, apoderado de la
Compañía Suramericana de Seguros quien solicita tener en cuenta al momento de tomar
la decisión final, las actuaciones desplegadas por los contratista para evitar perjuicios a la
entidad, como quiera que los contratistas han asumido a su propio cargo una serie de
sobrecostos teniendo en cuenta todos los inconvenientes e imprevistos.
Una vez finalizo la intervención del representante de la aseguradora se suspendió la
audiencia por 10 minutos, transcurrido dicho lapso de tiempo y luego de una revisión de
los argumentos presentados por parte de los contratistas, la ANSPE determina suspender
el desarrollo de la presente audiencia hasta el día 24 de enero de 2014 a las 9:00 AM,
fecha en la cual se verificará el cumplimiento de los compromisos acordados en la
presente reunión. Al respecto, la doctora Florez advierte que en caso de que a esa fecha
no se hayan cumplido todas y cada una de las obligaciones a cargo de los contratistas la
ANSPE procederá a tomar las decisiones a que haya lugar derivadas del incumplimiento
presentado por los contratistas, de conformidad con lo previsto en el contrato No. 760 de
2013 y en la ley. En ese momento se termina la sesión.
Siendo las 9:30 am del día 24 de enero de 2014, se reanuda la audiencia, donde en
primer lugar se da el uso de la palabra a la supervisora del contrato Andrea Eliana
Salazar, con el fin que nuevamente informe si los compromisos pendientes habían sido
cumplidos por parte del contratista, quien informa a los presentes que en relación con las
obligaciones contractuales que estaban pendientes, en particular, la entrega de algunos
equipos en las sedes de los municipios de El Banco, Plato, Bogotá y Santa Marta, así
como la configuración de impresoras; manifestó que a la fecha se cumplieron con las
actividades pendientes y que el acta correspondiente a la sede de Arauca estará siendo
remitida por los contratistas en el transcurso del día pero que la entrega en dicha sede ya
está confirmada, corroborándose que en dicha ciudad se entregaron los equipos
pendientes con los modelos y cantidades requeridas. Posteriormente, interviene en la
audiencia el doctor José Guillermo Téllez, quien vía telefónica manifestó que en
ACTA DE AUDIENCIA TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL CONFORME
A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, CON OCASIÓN DE
LA EJECUCION DEL CONTRATO No 760 DE 2013 SUSCRITO ENTRE LA
FIDUOCCIDENTE S.A., COMO MANDATARIA CON REPRESENTACION DE LA
AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA - ANSPE
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consideración a que el contratista dio cumplimiento a los compromisos adquiridos, y a la
fecha ya se encuentra cumplido la totalidad del contrato, no encuentra mérito para
imponer sanciones por incumplimiento, por lo que agradece las actuaciones llevadas a
cabo por los contratistas para tal efecto y en consecuencia ordena proceder a la
liquidación del contrato y al pago de los saldos a favor del contratista. No sin antes
efectuar las recomendaciones sobre el cumplimiento oportuno de los contratos para evitar
llegar a las instancias en la cual nos encontramos.
Finalmente, la doctora Angela Florez informa que los miembros de la Unión Temporal Nex
It 2013 hicieron entrega de los soportes en donde se evidencian las circunstancias que
conllevaron a que se produjeran los retrasos en las entregas de los equipos, los cuales se
anexan a la presente acta y forman parte integral de la misma.
En constancia de todo lo anterior se firma en Bogotá D.C. a los veinticuatro (24) días del
mes de de enero de 2014 a las 10:30 AM.
Por parte de la ANSPE:
Original Firmado____________________________
José Guillermo Téllez
Director Promoción Familiar y Comunitaria -ANSPE
Original Firmado____________________________
Ángela Marcela Florez
Asesora Nacional de Contratos - ANSPE
Original Firmado____________________________
Andrea Eliana Salazar
Profesional Especializada Oficina de Tecnologías de la Información – ANSPE
Supervisora
ACTA DE AUDIENCIA TRÁMITE DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL CONFORME
A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 86 DE LA LEY 1474 DE 2011, CON OCASIÓN DE
LA EJECUCION DEL CONTRATO No 760 DE 2013 SUSCRITO ENTRE LA
FIDUOCCIDENTE S.A., COMO MANDATARIA CON REPRESENTACION DE LA
AGENCIA NACIONAL PARA LA SUPERACION DE LA POBREZA EXTREMA - ANSPE
Y LOS MIEMBROS QUE CONFORMAN LA UNION TEMPORAL NEX IT 02-2013
Por parte de la FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A., ACTUANDO COMO MANDATARIA
CON REPRESENTACIÓN DE LA ANSPE:
Original Firmado____________________________
Andrés Delgadillo
Fiduciaria Occidente
Original Firmado____________________________
Ingree Forero Laverde –
Fiduciaria Occidente
Por parte de la Unión Temporal Nex IT :
Original Firmado____________________________
Cristian Martínez
Representante Legal de Unión Temporal NEX IT 02-2013
Original Firmado____________________________
Uriel Roman
REPRESENTANTE LEGAL DE NEXCOM
Por parte de Suramericana de Seguros:
Original Firmado____________________________
William Herrera
Representante Suramericana de Seguros.