Sistema Automatizado de Servicio Social (SASS)

Sistema Automatizado de Servicio Social
(S.A.S.S.)
Guía de usuario para el uso del Portal S.A.S.S.
TABLA DE CONTENIDO
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OBJETIVO ………………………………………………………………………………… 1
2 CARACTERÍSTICAS DE REQUERIMIENTO DEL EQUIPO…………………………... 1
3 DESCRIPCIÓN DEL PORTAL Y CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES …………...... 2
4 OPERACIÓN DEL PORTAL: ¿QUE DEBO HACER PRIMERO? ….………………… 4
4.1
PANTALLA DE INICIO …………………………………………………………...... 5
4.2
PASO 2. CONOCER EL PROCEDIMIENTO ……………………………………. 6
4.3
PASO 3. CONOCER LAS CONVOCATORIAS …………………………………. 7
4.4
PASO 4. SELECCIONAR PROYECTO ………………………………………..…8
4.5
PASO 5. SOLICITUD DE SERVICIO SOCIAL …………………………………11
4.6
PASO 6. ENVIÓ DE DOCUMENTOS ………………………………………….. 18
5 OPCIONES DEL PORTAL ………………………………………………………………. 23
5.1
CAMBIAR CONTRASEÑA ………………………………………………………. 23
5.2
AGENDAR UNA CITA ……………………………………………………………. 25
5.3
CONTACTARNOS……………………………………………………………….... 29
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1. OBJETIVO
El portal www.itmerida.mx/vinculacion/sass le permite la realización del trámite del servicio
social y poder enviar sus documentos desde su domicilio o cualquier otro lugar que cuente
con servicio de Internet. Utilizar el portal www.itmerida.mx/vinculacion/sass para enviar sus
documentos de servicio social le evita desplazarse al departamento de gestión tecnológica y
vinculación para la entrega de documentos de inicio del servicio social, tomar el curso de
inducción y entregar la documentación complementaria para el término del mismo. Entre las
principales ventajas de S.A.S.S. Se encuentran: ahorro tiempo, dinero y papel, oficina virtual
abierta los 365 días, 24 horas al año y que su información y documentación queda
incorporada a un Expediente electrónico el cual podrá ser visualizado con información en
tiempo y forma.
2. CARACTERÍSTICAS DE REQUERIMIENTO DE EQUIPO DE CÓMPUTO
Características
Navegador
Internet Explorer 9
Firefox
Opera
Google Chrome
JavaScript
Habilitado
Cookies
Habilitado
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3. DESCRIPCIÓN DEL PORTAL Y CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES
Desde el portal, usted podrá solicitar la realización del servicio social y enviar sus
documentos de manera rápida y sencilla. Esta útil herramienta le ofrece la posibilidad de
agilizar los trámites y reducir tiempos con respecto a la tramitación tradicional, ademas
implica un menor desplazamiento ante las autoridades involucradas.
Los datos capturados le permiten solventar los trámites necesarios para realizar el servicio
social.
Al iniciar el proceso del servicio social vía el Portal, deberá completar la información
requerida de cada uno de los módulos por esta misma vía, enviar la documentación
solicitada en el tiempo establecido y finalmente recoger su constancia de servicio social y
enviarla vía portal y a su vez completará el Expediente electrónico en su totalidad llegando
así al 100% del proceso.
El primer paso para realizar el servicio social en el portal es elegir el programa a realizar
como servicio social, y posteriormente llenar la solicitud de servicio social y esperar la
confirmación del administrador, el cual le enviara vía correo electrónico un usuario y
contraseña.
Una vez registrado, podrá empezar el enviar sus documentos. En primer lugar deberá ir al
departamento de gestión tecnológica y vinculación en el área de servicio social, a recoger su
carta de presentación y enviarla junto con 3 documentos más para su evaluación; en total
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serian 4 documento: carta de presentación, carta compromiso, carta aceptación y plan
de trabajo. Los primeros documentos deberá enviarlos en un plazo no mayor a 20 días
después de recibir el correo de confirmación.
Posteriormente deberá enviar el resto de la documentación solicitada en el tiempo
establecido para cada documento. Toda la documentación será incorporada a su expediente
electrónico.
Al término de su servicio social recibirá su constancia de servicio social, que podrá recoger
en el departamento de gestión tecnológica y vinculación, para completar su Expediente
electrónico deberá enviar la constancia de servicio social vía portal.
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4. OPERACIÓN DEL PORTAL: ¿QUE DEBO HACER PRIMERO?
Para acceder al portal de servicio social debe ingresar a la página www.itmerida.mx, ir a la
pestaña Vinculación y seleccionar la opción servicio social.
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4.1. PÁGINA DE INICIO
La pantalla de inicio está formada de la siguiente manera
Barra de menú
Acceso al portal
Sección de avisos que
publica el administrador
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4.2. PASO 2. CONOCER EL PROCEDIMIENTO DEL SERVICIO SOCIAL
En la barra de menú encontrará la opción de procedimiento de servicio social, al darle clic
a esa opción se desplegará una gráfica donde se muestra paso a paso el procedimiento que
se realiza para acreditar el Servicio Social. Este trámite se realiza en el departamento de
Gestión Tecnológica y Vinculación. En el participan el alumno, la dependencia o instancia y
el propio departamento.
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4.3. PASO 3. CONOCER LAS CONVOCATORIAS
En la barra de menú en la pestaña “Alumno” encontrará la opción “Convocatorias”, donde
el administrador publicará todo tipo de convocatorias, como por ejemplo, fechas para
solicitud de servicio social, becas de servicio social, etc.
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4.4 PASO 4. SELECCIONAR PROYECTO
El portal cuenta con un banco de programas o proyectos donde podrá elegir uno para realizar
su servicio social. Para ver los programas de servicio social debe ir a la pestaña “Alumno” y
seleccionar la opción “Banco de proyectos”.
Al hacer clic en esta opción le aparecerá una lista de programas o proyectos divididos por
carreras. La opción “Cualquier carrera” hace referencia a todos los programas o proyectos
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que solicitan alumnos sin importar su carrera.
Usted puede seleccionar su carrera y darle clic al botón 'Buscar' y se desplegará una lista de
programas que solicitan alumnos de la carrera seleccionada. En la lista aparecerán los datos
básicos del programa, para poder ver más detalles de un proyecto puede hacer clic en la
opción “Mostrar detalles”; Podrá ver información de la instancia, del responsable, etc. Que
publico el programa, con los que se podrá poner en contacto.
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Cuando haya escogido un proyecto para realizar su servicio social deberá anotar el
folio del programa, ya que le servirá al momento de llenar la solicitud de servicio social
más adelante.
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4.5 PASO 5. SOLICITUD DE SERVICIO SOCIAL
En la barra de menú en la pestaña “Alumno” seleccione la opción “Solicitud servicio”, al
hacer clic en esta opción le aparecerá la siguiente pantalla:
Si aún no son las fechas establecidas por el administrador para solicitar servicio social o ya han pasado
las fechas, aparecerá un mensaje como este:
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Lo primero que deberá hacer para solicitar el servicio social es tomar el curso de inducción
que se encuentra en línea, para concluir el curso de inducción es necesario que conteste 5
preguntas que se seleccionarán aleatoriamente de un banco de preguntas. Si contesta
correctamente podrá seguir con la siguiente actividad, de lo contrario se seleccionarán 5
nuevas preguntas las cuales deberá contestar correctamente.
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El siguiente paso consiste en llenar un formulario con sus datos personales y los del
programa o proyecto que realizará como servicio social.
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NOTA: Año en el
que realizará su
Servicio Social
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Al terminar de capturar sus datos personales, deberá ingresar el folio del proyecto que
selecciono del banco de proyectos previamente, podrá observar que todos los campos se
completarán automáticamente.
Opción para buscar proyectos
o programas autorizados
Si ha olvidado el folio del proyecto o no ha seleccionado ninguno, deberá hacer clic en la
opción “Buscar proyectos” que se encuentra a un lado del cuadro de texto para ingresar el
folio. Esta opción mostrará una nueva ventana con el banco de proyectos.
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Para finalizar deberá ingresar la fecha de inicio y de terminación aproximado de su servicio
social. Es importante que la fecha de inicio sea como mínimo 5 días hábiles posteriores
a la fecha en que se registró.
Para terminar de llenar la solicitud deberá adjuntar una foto tipo infantil que no deberá
exceder 1MB, además de su seguimiento escolar firmado y sellado por el departamento de
servicio escolares en formato PDF que no deberá exceder los 2MB.
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Por último deberá hacer clic en el botón “Enviar”, y su solicitud será enviada al
administrador del portal para su revisión.
En un plazo no mayor a 3 días hábiles recibirá un correo electrónico a la cuenta que registro
al llenar el formulario con la respuesta a su solicitud. Si fue aceptada, en el correo encontrará
su usuario y contraseña para acceder al portal, junto instrucciones de los documentos que
deberá enviar para iniciar su servicio social. De no ser así en el correo contendrá los motivos
por los que la solicitud fue rechazada, la cual deberá tramitar de nuevo.
.
NOTA: El correo puede ser detectado como Spam o como No deseado
NOTA: Si en la dependencia que elegiste para realizar tu Servicio Social no eres
aceptado, deberás notificarlo al Departamento de Gestión Tecnológica, para que
se libere el proyecto y puedas escoger un nuevo programa o proyecto.
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4.6. PASO 6. ENVIO DE DOCUMENTOS
Para acceder al portal del alumno deberá ingresar su usuario y contraseña en la esquina
superior derecha de su pantalla y hacer clic en el botón “Entrar”.
Al acceder al portal aparecerá la pantalla de inicio con información de su servicio social y la
lista de documentos que deberá enviar.
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La barra de menú cambia al acceder al portal, en la pestaña “Alumno” aparecen la
siguientes opciones.
Botón para cerrar sesión
Regresar al portal para
enviar documentos
Opción para agendar una cita
con el administrador
Opción para cambiar contraseña
Todos los formatos de los documentos que debe enviar los puede descargar en la parte inferior de la
página.
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Para poder enviar documentos debe acceder al portal con su usuario y contraseña; al acceder se
mostrará la lista de documentos que debe enviar.
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Los documentos que no se han enviado para su revisión aparecen de la siguiente manera:
Icono de documento no
enviado
Días restantes para enviar el
documento
Mensajes de advertencia
NOTA: Si excede la fecha límite para enviar un documento el sistema le dará de baja del servicio
social automáticamente
Para enviar un documento debe hacer clic en el botón “Seleccionar archivo”, seleccionar el
documento de su computadora y hacer clic en el botón “Enviar”. Los documentos que han sido
enviados se mostrarán de la siguiente manera:
De esta manera deberá enviar cada uno de los documentos que marca el procedimiento. Si un
documento es rechazado, se le notificará por medio de un correo electrónico que le indicará los motivos
por los cuales fue rechazado, y por lo cual deberá de enviarlo de nuevo lo antes posible.
Nota: Todos los documentos no deberán exceder a 1MB de peso.
Si el documento es rechazado por el encargado de servicio social, se le notificará por medio
de un correo electrónico, en el cual se le indicará el motivo del rechazo.
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Al término de su Servicio Social y después de que haya enviado todos los documentos hasta la carta
de terminación, se le enviará un correo electrónico indicándole el día que podrá pasar al
departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación por su constancia de Servicio Social. Para poder
completar su expediente al 100% deberá escanear su constancia de Servicio Social y enviarla a
través del portal S.A.S.S. para ser agregado a su expediente electrónico.
Nota: Deberá guardar todos los documentos de su servicio
social por lo menos un año..
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5. OPCIONES DEL PORTAL
El portal S.A.S.S. cuenta con varias opciones como son el cambio de contraseña, una
agenda básica, y datos para contactar al administrador, las cueles se describen a
continuación.
5.1 Cambiar contraseña
Para cambiar su contraseña deberá hacer clic en la opción “Cambiar contraseña” que se
encuentra en la parte superior derecha de la pantalla de inicio.
A continuación aparecerá una ventana donde deberá ingresar su contraseña actual, y después la nueva
contraseña, la cual deberá confirmar.
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5.2 AGENDAR UNA CITA
Para agendar una cita con el encargado del servicio social en el departamento de Gestión Tecnológica y
Vinculación, selecciona en la pestaña “Alumno” y da clic en la opción “Solicitar cita”, la cual
únicamente encontraras cuando accedas al portal con tu usuario y contraseña.
.
En la ventana que aparece deberá seleccionar el día en el que desea agendar su cita y hacer clic en
“Ver”, a continuación aparecerán todas las citas que el administrador de servicio social tiene para ese
día.
Por día el administrador de servicio social solo atenderá a 10 personas por hora como máximo.
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Deberá seleccionar la hora de su cita e indicar el motivo de la misma de forma breve. Por último debe
hacer clic en el botón “Confirmar cita”. Debe asegurarse que la fecha que desea está seleccionada y
de que la hora que selecciono no exceda de nueve citas.
Citas agendadas con el
administrador
Botón para cancelar una cita
Personas con una cita en ese
horario.
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Luego de llenar los campos correctamente su cita se agendará, deberá aparecer un mensaje de
confirmación. De igual manera se reflejará su cita con el incremento de las personas en la hora que
seleccionó y a la izquierda de la ventana aparecerán todas sus citas programadas.
Si desea cancelar una cita, únicamente debe hacer clic en el botón “Cancelar cita”.
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La cita deberá desaparecer de su lista de citas programadas.
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5.3 CONTACTARNOS
Si desea contactar a los administradores puede dar clic en “Contacto” en la barra de menú y aparecerá
toda la información necesaria para ponerse en contacto con el departamento encargado del Servicio
Social.
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