codificacion de documentos internos

GESTIÓN DE LA CALIDAD
INSTRUCTIVO PARA LA CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
EV-CAL-DA-01
VERSIÓN
5
VIGENCIA
2015
Página
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
PROCESO
TIPO DE DOCUMENTO
NOMBRE
SIGLA
NOMBRE
PROCESOS ESTRATÉGICOS
MANUALES
GESTIÓN DE PLANEACIÓN
ES-PLA
CARACTERIZACIONES DE PROCESOS
GESTIÓN DE RELACIONES NACIONALES E
ES-RNI
INTERNACIONALES
GESTIÓN DE COMUNICACIÓN
DOCUMENTOS DE APOYO
ES-CMU
PROCEDIMIENTOS
GESTION DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICA
ES-GDE
INSTRUCTIVOS
PROCESOS DE EVALUACIÓN
FORMATOS
GESTIÓN DE CONTROL
EV-CON
PROTOCOLOS
GESTIÓN DE CALIDAD
EV-CAL
FLUJOGRAMA
GESTION CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
EV-CDI
MAPA DE RIESGOS
PROCESOS MISIONALES
FORMACIÓN
MI-FOR
INVESTIGACIÓN
MI-INV
PROYECCIÓN SOCIAL
MI-PSO
PROCESOS DE APOYO
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
AP-THU
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO
AP-MBU
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - GESTIÓN
AP-MBUDEPORTES
DEP
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - GESTIÓN
AP-MBUEXTENSIÓN CULTURAL
EXC
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - GESTIÓN
AP-MBUÁREA DE LA SALUD
GAS
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - GESTIÓN
AP-MBUSALUD OCUPACIONAL
SOC
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - TRABAJO
AP-MBUSOCIAL
TSO
GESTIÓN FINANCIERA
AP-FIN
GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
AP-BYS
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
AP-INF
GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMACION Y
AP-TEC
1 DE 8
SIGLA
MA
CP
DA
PR
IN
FO
PT
FL
MR
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La
copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
GESTIÓN DE LA CALIDAD
INSTRUCTIVO PARA LA CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
EV-CAL-DA-01
VERSIÓN
COMUNICACINES
GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN AMBIENTAL
GESTIÓN JURÍDICA
GESTIÓN DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
GESTIÓN SECRETARIA GENERAL
GESTION DE CONTRATACIÓN
5
VIGENCIA
2015
Página
2 DE 8
AP-DOC
AP-AMB
AP-JUR
AP-BIB
AP-GSG
AP-CTR
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La
copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
GESTIÓN DE LA CALIDAD
INSTRUCTIVO PARA LA CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
EV-CAL-DA-01
VERSIÓN
5
VIGENCIA
2013
Página
3 DE 8
La codificación de los documentos internos del Sistema de Gestión de Calidad está dado por cuatro campos, el primero de dos letras, corresponde al tipo
de proceso al que pertenece el documento, el segundo campo de tres letras, corresponde a la denominación del proceso, el tercer campo corresponde al
tipo de documento y el cuarto campo es el consecutivo asignado al documento.
POLÍTICAS DE ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
LOGO
USCO
NOMBRE
DEL
DOCUMENTO
CÓDIGO
VERSIÓN
FECHA
VIGENCIA
PAGINA
ELABORO
REVISO
APROBÓ
LOGO
ISO
MANUALES
E
E
E
E
E
E
E
N
N
N
E
CARACTERIZACIONES DE
PROCESO
E
E
E
E
E
E
E
P
P
P
E
DOCUMENTOS DE APOYO
E
E
E
E
E
E
E
N
N
N
E
PROCEDIMIENTOS
E
E
E
E
E
E
E
P
P
P
E
INSTRUCTIVOS
E
E
E
E
E
E
E
N
N
N
E
FORMATOS
E
E
E
E
E
E
E
N
N
N
E
PROTOCOLOS
E
E
E
E
E
E
E
N
N
N
E
TIPO DE DOCUMENTO
E: Encabezado
P: Pie de página
N: No aplica
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La
copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
GESTIÓN DE LA CALIDAD
INSTRUCTIVO PARA LA CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
EV-CAL-DA-01
VERSIÓN
5
VIGENCIA
2013
Página
4 DE 8
ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
Los diferentes tipos de documentos del Sistema Gestión de Calidad de la Universidad Surcolombiana tendrán la siguiente estructura:
El encabezado para los Manuales, Caracterizaciones de Procesos, Documentos de Apoyo, Procedimientos y Protocolos entre otros tendrá el siguiente
diseño: el logo de la universidad será del siguiente tamaño 1,52 cm de alto por 1,52 cm de ancho y logos de calidad del siguiente tamaño 1,59 cm de alto
y 3,98 cm de ancho
Nombre del proceso al que pertenece inicia con
la palabra gestión
Nombre del documento
GESTIÓN
CÓDIGO
TP-PPP-DA-##
VERSIÓN
TP: Tipo de proceso
PPP:Sigla asignada al Proceso
DD: Sigla asignada al Tipo de Documento
##: Número consecutivo del Tipo de Documento y
Proceso al que pertenece.
aaaa año de la versión de documento
#
VIGENCIA
#: Número de la versión
de documento
aaaa
Página
1 DE 1
aaaa: año de la vigencia
del documento
El pie de página para los Manuales, Caracterizaciones de Procesos, Documentos de Apoyo, Procedimientos y Protocolos entre otros tendrá la siguiente
información
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La
copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
GESTIÓN DE LA CALIDAD
INSTRUCTIVO PARA LA CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
EV-CAL-DA-01
VERSIÓN
5
VIGENCIA
2013
Página
5 DE 8
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión
de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad
de la Universidad Surcolombiana.
POLÍTICA PARA LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO
Describa los lineamientos, propósitos para cumplir con la misión de la Universidad Surcolombiana.
LÍDER DEL PROCESO
Cargo de la persona responsable de liderar la ejecución y cumplimiento del proceso
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
USUARIOS
Enuncie aquí la organización, proceso o
personas que le proporcionan información,
servicios o productos
(insumos) al proceso,
para poder realizar las
actividades propias del
mismo Ejemplo: Proceso Gestión de Calidad
Enuncie aquí la
información
o
producto que se
recibe del proveedor
Eje.
Información
sobre el estado
de los procesos
PLANEAR
Enuncie aquí los
informes, estadísticas, acciones, documentos que entrega el proceso
Ejemplo Acciones
de
mejoramiento
de los procesos
Enuncie aquí la organización, entidad, proceso o persona que recibe
el producto o servicio,
Ejemplo Todos los
procesos
Enuncie aquí la forma de como programara las actividades de su proceso
HACER
Enuncie a qui la forma de como hará las actividades
planificadas
VERIFICAR
Enuncie a qui la forma de como controlara las actividades planificadas
ACTUAR
Enuncie a qui la forma de como mejorara las actividades planificadas con base en la verificación
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La
copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
GESTIÓN DE LA CALIDAD
INSTRUCTIVO PARA LA CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
EV-CAL-DA-01
VERSIÓN
5
VIGENCIA
2013
Página
6 DE 8
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO
NRO
PROCEDIMIENTO
LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
1
Relacione aqui la lista de los procedimientos que contiene el proceso
Coloque a qui el cargo del responsable del proceso
2
REQUISITOS
LEGALES
NORMATIVOS NTCGP 1000:2009
A qui se enuncia “Ver Normograma del proceso”
A qui se enuncia “los numerales que aplica”
DEL CLIENTE
Ver documento de apoyo de calidad requisitos del cliente
DOCUMENTOS ASOCIADOS
INDICADORES DE GESTIÓN
RIESGOS
RECURSOS
Ver link documentación procesos
SGC
Ver link Indicadores
Ver link de Administración del Riesgos
Enuncie a qui los medios para realización y ejecución del proceso
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
RIGE A PARTIR DE
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Ver Normograma del proceso
Ver Tabla
Elaboró
Reviso
Aprobó
Nombre del Funcionario que crea el documento
Nombre del funcionario de calidad que
revisa y aprueba el documento.
Nombre y cargo del Representante de la Dirección
que aprueba la caracterización
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La
copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
GESTIÓN DE LA CALIDAD
INSTRUCTIVO PARA LA CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
EV-CAL-DA-01
VERSIÓN
5
VIGENCIA
2013
Página
7 DE 8
POLÍTICA PARA LA DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
1.
OBJETIVO:
(Meta o propósito a cumplir en el respectivo procedimiento a desarrollar dentro de el respondiendo a la pregunta "qué" y "para qué").
2.
ALCANCE:
(Establece los límites de aplicación del procedimiento, indicando la primera actividad con la que inicia el procedimiento y la última actividad con la que
termina el mismo.)
3.
LÍDER DEL PROCEDIMIENTO:
(Cargo que debe garantizar el cumplimiento de todo el procedimiento, Por Ejemplo: Jefe Oficina de Planeación)
4.
REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES:
(Normas internas o externas (Acuerdos, Resoluciones, Circulares, Decretos, Leyes) que se consultan o aplican para el procedimiento que se está
documentando . Por Ejemplo “Acuerdo 001 del 9 de enero de 1998 Estatuto Presupuestal”)
5.
DEFINICIONES:
(Vocabulario, conceptos, jerga empresarial que define los términos necesarios para la comprensión total del procedimiento)
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: (si así se requiere, se enuncia el nombre de las diferentes etapas y/o actividades que hacen parte del desarrollo
del procedimiento)
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
Registre la actividades que se Describa como se realiza la actividad
Cargo responsable de Relacione los documentos,
requieren para ejecutar la etapa en
realizar la actividad
Formatos y/o registros que se
mención,
estas
se
enumeran
generan y evidencian la
1
consecutivamente en el orden de su
ejecución de la actividad
ejecución.
7. OBSERVACIONES:
(Notas aclaratorias que contribuyen a la ejecución y comprensión de las actividades desarrolladas)
8. CONTROL DE CAMBIOS (registro de la fecha, versión y tipo de documento a los que se le aplican los cambios)
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La
copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
GESTIÓN DE LA CALIDAD
INSTRUCTIVO PARA LA CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
EV-CAL-DA-01
VERSIÓN
VERSIÓN
5
VIGENCIA
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN
2013
Página
8 DE 8
CONTROL DE CAMBIOS
Elaboró
Reviso
Aprobó
Nombre del Funcionario que crea el
documento
Nombre del funcionario de calidad que revisa y
aprueba el documento.
Nombre y cargo del Representante de la Dirección
que aprueba la caracterización
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La
copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.