Santiago, 12 de Noviembre de 2014 Señores Proveedores de

Santiago, 1 2 de Noviembre de 2014
Señores Proveedores de;
Eólica Monte Redondo S.A.
Presente
Estimados:
Mediante la presente carta queremos recordarle los requerimientos básicos que todos los
proveedores de bienes y servicios de Eólica Monte Redondo S.A. deben cumplir en la emisión de
documentos para pago.
Es importante destacar que a contar del 15 de Diciembre del 2014, no se recibirán facturas
manuales o electrónicas, boletas de honorarios, notas de débitos y/o notas de créditos sin la
información requerida.
Lo anterior dice relación con cambios en EMR, c o n e l f i n d e m e j o r a r Ia logística de
recepción de Documentos Tributarios manuales o electrónicos (facturas, nota de débito y/o
crédito y boletas de honorarios).
A continuación recordamos y explicamos los requerimientos:
1.
El único centro de recepción de documentos tributarios para E M R , e s nuestra
oficina principal, ubicada en Avda. Apoquindo 3721 Oficina 81. Comuna Las Condes,
Santiago.
2. Toda factura cuya compra haya sido amparada con una Orden de Compra, debe
obligatoriamente indicar el número de dicho pedido. Todas las facturas que no
cumplan con el requisito anterior, serán devueltas al proveedor por lo que, de
producirse un
retraso en el pago por esta causa, este será de su exclusiva
responsabilidad.
3. En el caso de compra de Bienes, el proveedor debe emitir una factura por cada entrega,
Ia que debe hacer referencia solo a una Orden de Compra.
4. Las facturas correspondientes a compras de Servicios, además de cumplir con el
requisito de indicar el número de Ia orden de compra, debe indicar el número de Ia
HES (Hoja de Entrada de Servicios en SAP) debidamente autorizada (liberada) que
corresponde al documento interno en el que se registra los estados de pago de
servicios. El número de Ia HES
debe ser asignado por el respectivo
administrador de contrato. Las facturas que no contengan esta información serán
devueltas al proveedor por lo que solicitamos encarecidamente que, antes de emitir
una factura, se contacte con su administrador de contrato para que este otorgue el
numero solicitado.
5.
En el caso de compra de Servicios, p u e d e emitir una factura c o n r e l a c i ó n a
v a r i a s O r d e n d e C o m p r a y HES, cuyos números deben ser claramente escritos e
identificados en el detalle o referencia de la factura.
6. Para Ia compra de bienes y servicios sin contrato ni o rden de compra
(misceláneas), el proveedor debe indicar en Ia factura el nombre y apellido del
usuario (de nuestra empresa) que le solicito dicho requerimiento.
7. Para los proveedores que entreguen su factura directamente en Santiago, se informa
que el centro de recepción de documentos tributarios atenderá de lunes a viernes de
9:00 hrs. a 13:00 hrs.
8. Para los proveedores de regiones, , se les comunica que a partir de Ia fecha
señalada en el punto 1, sus facturas deberán ser enviadas por correo certificado u
otros correos similares (teniendo en cuenta que el envío es de cargo del proveedor)
a nuestro ú n i c o centro de recepción de documentos tributarios ubicado en
Avda. Apoquindo 3721 Oficina 81,
Comuna de Las Condes,
Santiago y
posteriormente podrán retirar Ia copia cedible en Ia misma oficina en que anteriormente
entregaron Ia factura.
9. Con el correcto y oportuno cumplimiento de los requerimientos señalados desde los
puntos N°1 al N°8, se obtendrá como beneficio:
•
•
•
Mejora de los tiempos de procesamiento y de pago
Información oportuna del estado de cada documento
Opción de un pronto pago a una tasa preferencial
10. Además, con Ia finalidad de mejorar Ia comunicación y Ia información relativa a los
pagos, tenemos un Portal en Internet que trae múltiples beneficios a nuestros proveedores,
donde estos podrán acceder a revisar el estado de los documentos tributarios, informarse
tanto de la fecha como forma de pago, actualizar sus datos bancarios y enviar
consultas que serán respondidas en el menor tiempo posible.
Además queremos destacar e informar a todos nuestros acreedores electrónicos que deben cumplir el
siguiente requerimiento, que es complementario a los solicitados por el Servicio de Impuestos Internos, y
que corresponde a las especificaciones técnicas donde se debe consignar en la información de referencia
dentro del XML, la cual es de carácter obligatorio para EMR., pues así permitirá el procesamiento
automático de las facturas electrónicas que se reciban. Además de evitar que sean rechazadas
electrónicamente debido a la imposibilidad de relacionarlas con nuestros registros internos. Solicitamos
enviar esta información a su personal informático, a quien corresponda, con el fin de determinar si
vuestro sistema cumple o deben implementar los cambios.
Es importante destacar que estos requerimientos no son solo de EMR.., sino también corresponden a otras
grandes empresas del mercado chileno, que tienen como principal objetivo optimizar el intercambio entre
Clientes y Proveedores /Acreedores, generando sinergia para ambas partes.
Para mayor información dirigir sus consultas al encargado informático de facturación electrónica de EMR, señor
Roberto Bahamondes, correo electrónico [email protected].
Aspectos Importantes a Considerar:
1.‐ Los datos de “Atención A:”, Orden de Compra y Conformidad o “Atención A:” y Centro de Costo, deben ser
proporcionados por los usuarios Compradores de E M R , previo a la facturación.
2.‐ Evitar indicar información relevante en campos personalizados, pues esta información no será procesada ni
visualizada por los sistemas de EMR. Utilizar siempre los campos definidos por el S.I.I., con especial
énfasis en los expuestos en esta carta.
Requerimientos Técnicos:
Al emitir una factura electrónica (XML) a EMR., con cargo a una Orden de Compra, ésta, además de
contener los aspectos de forma (Rut, razón social, etc.), debe contener lo siguiente:
a)
Atención a:
<Encabezado>
<Receptor>
<Contacto>JOSE GONZALEZ PEREZ</Contacto>
</Receptor>
</Encabezado>
b)
Campo Orden de Compra:
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>801</TpoDocRef>
<FolioRef>4200000000</FolioRef>
<FchRef>2014‐04‐01</FchRef>
</Referencia>
c)
Campo Conformidad.
<Referencia>
<NroLinRef>2</NroLinRef>
<TpoDocRef>HES</TpoDocRef>
<FolioRef>100000000</FolioRef>
<FchRef>2014‐04‐08</FchRef>
</Referencia>
Al emitir una factura electrónica, (XML) a EMR , con cargo aún Centro de Costo, ésta, además de
contener los aspectos de forma (Rut, razón social, etc.), debe contener lo siguiente:
a)
Atención a:
<Encabezado>
<Receptor>
<Contacto>JOSE GONZALEZ PEREZ</Contacto>
</Receptor>
</Encabezado>
b) Campo Centro de Costo.
<Referencia>
<NroLinRef>1</NroLinRef>
<TpoDocRef>CEC</TpoDocRef>
<FolioRef>MR3210</FolioRef>
<FchRef>2014‐04‐08</FchRef>
</Referencia>
2.‐ Si el acreedor lo requiere deberá enviar copia física de la factura electrónica legal a las Oficinas de
Recepción de EMR, ubicada en Avenida Apoquindo # 3721 oficina 81, Las Condes, Santiago.
Nuestra solución acusa recibo una vez aceptado el documento electrónico. El S.I.I. declara: “ Los registros de
un documento electrónico, hechos en la contabilidad tendrán como respaldo válido sólo los documentos
archivados electrónicamente”, resolución exenta del S.I.I. N° 45, año 2003. No se podrá utilizar como respaldo un
documento impreso, aun cuando este cumpla con las normas de impresión.
Luego, es responsabilidad del Proveedor/Acreedor:
a) Asegurar que su solución de Factura Electrónica Legal, entregue correctamente al DTE de EMR, según la
casilla de correo electrónico registrada en el S.I.I., ([email protected]) y procedimiento normado por
éste.
b) Verificar su recepción mediante el acuse de recibo. EMR, sólo procesará los documentos recepcionados
electrónicamente en su portal.
Sin otro particular, saluda atentamente a usted,
Eólica Monte Redondo S.A.