Anexos Diagramas de flujo

Anexo I
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son una parte importante del desarrollo de los
procedimientos, debido a que su sencillez gráfica permite ahorrar muchas
explicaciones. De hecho, en la práctica, los diagramas de flujo han demostrado ser
una excelente herramienta para empezar el desarrollo de cualquier procedimiento.
George Terry los define como una representación gráfica que muestra la sucesión
de los pasos de que consta un procedimiento.
Los diagramas de flujo también son conocidos como flujo-gramas y sólo se
utilizan para el desarrollo de procedimientos y formatos. Se consideran una
representación pictórica de los pasos de un proceso, útil para determinar cómo
funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser
un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Éstos
muestran las unidades administrativas que intervienen en un procedimiento, los
puestos que intervienen. Cada operación o paso descrito puede indicar además, el
equipo que se utilice en cada caso. Se utilizan principalmente en el análisis de los
procedimientos, sin embargo, su presentación en forma sencilla y accesible en el
manual, proporcionan una descripción sintética de conjunto, que facilita la
comprensión de los mismos.1
Los diagramas permiten:
a) Simplificación del trabajo en gran medida.
b) Describir las etapas de un proceso y entender como funciona.
1
Israel Ramírez González. El manual de procedimientos para la consulta y préstamos de expedientes como medio de
control en el archivo de trámite de la compañía Colgate Palmolive, S.A de C.V. México: ENBA, 2003. Pp. 113
147
c) Apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos.
d) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las
operaciones para una mejor circulación física.
e) Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
f) Dar seguimiento a los productos (bienes o servicios) generados por un
proceso.
g) Diseñar nuevos procesos.
h) Documentar el método estándar de operación de un proceso.
i) Facilitar el entrenamiento de nuevos empleados.
j) Eliminar demoras.
k) Mejorar la distribución del procedimiento.
Para la elaboración de diagramas de procedimientos se sugiere la siguiente
secuencia:
1.-Escoger el procedimiento por realizar
2.-Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizarse
3.-Analizar el trabajo
4.-Hacer una lista de forma en que se va a realizar el trabajo
5.-Establecer el procedimiento más factible
6.-Presentar la proposición
7.-Obtener la aprobación
8.-Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos
9.-Implantar el nuevo procedimiento
10.-Observar el procedimiento implantado
11.-Preparar una guía de adelantos logrados
12.-Llevar registros adecuados de realización2
2
Munch Galindo y García Martínez. Fundamentos de administración. México: Trillas, 1990 Pp.107
148
No se debe olvidar que un diagrama de flujo es más útil en la medida que
sea más compacto. Se recomienda que tenga un máximo de 20 pasos. 3
En los diagramas de flujo se utilizan diversos símbolos, para este trabajo se
utilizaron los siguientes:
Símbolos de diagramas de flujo
SÍMBOLO
DESCRIPCIÓN
Paso a ejecutar
Inicio y fin del proceso
Toma de decisiones
Material anexo dentro del
procedimiento
3
Álvarez Torres Martín G. Manual para elaborar Manuales de políticas y procedimientos. Panorama Editorial. México, 1996.
Pp. 43
149
Continuación del proceso
Conector de página
Dirección del flujo del proceso
150