LA GESTION DE LOS INMUEBLES Y SERVICIOS DE SOPORTE

LA GESTION DE LOS INMUEBLES Y
SERVICIOS DE SOPORTE - FACILITY
MANAGEMENT (F
(F.M.)
M)
FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.
4 de Marzo de 2013
Ángel Tejedor Velasco
INDICE
1.
Definición y Objetivos del F.M.
2.
Modelo de Gestión del F.M.
3
3.
Ámbito de la Gestión del F
F.M.
M
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2
1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
Definición Estándar Europeo de FM
CEN 15221
15221-1
1T
Terminología
i l í y Definiciones
D fi i i
en FM
“ La integración de procesos en una organización para mantener y
desarrollar los servicios acordados que dan soporte y mejoran la
eficacia de las actividades principales de dicha organización”
- El desarrollo de los distintos conceptos de FM depende de:
- Desarrollo económico de cada país
- Cultura de cada país
- Idiosincrasias propias (geografía, influencia extranjera, historia)
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3
1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
•
Primera Conclusión:
mundo
“No existe un único concepto FM en el mundo”
“Pero
Pero si hay aspectos comunes y tendencias generales
generales”
F.M. = Gestión de los Activos o Recursos Materiales y de los
Servicios de Soporte (Infraestructura) necesarios para el
desarrollo de las actividades de una Empresa u Organización.
Profesión multidisciplinar que abarca teorías y principios de
la Arquitectura, Ingeniería, Diseño, Contabilidad, Finanzas,
Gestión y Ciencias del Comportamiento (BOMI)
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1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
L norma CEN 15.221-1
La
15 221 1 de
d TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES DEL F.M.
FM
es la primera Norma de AENOR que sale en España sobre Facility
Management por medio de la cual se define,
Management,
define desarrolla y regula,
regula por fin,
fin
esta actividad.
Con el fin de manejar un lenguaje común, esta norma trata de describir
funciones básicas de la gestión de inmuebles y definir los términos
relevantes que son necesarios.
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1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
LAS FUNCIONES BASICAS DEL FM SON:
1.
Distribución y Acondicionamiento de los Espacios donde las Empresas
realizan sus actividades.
2.
Mantenimiento y Operación de los Edificios, Sistemas e Instalaciones
propias de la actividad.
3
3.
Provisión
Pro
isión y Gestión de los Ser
Servicios
icios de Soporte a las Acti
Actividades
idades y a
las Personas.
4
4.
Seguridad de las Personas y de los Bienes y la Protección
Medioambiental.
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1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
El concepto
p Facility
y Management
g
engloba
g
todos los costes relativos
al espacio : seguridad, alquiler, mantenimiento, limpieza, vending,
catering,….
Supone el segundo centro de coste, después de los Recursos
Humanos.
El F.M. es la disciplina que se ocupa de dotar a las personas
de las infraestructuras y los servicios necesarios para que
las Organizaciones consigan sus objetivos empresariales.
empresariales
El F.M.
F M son modelos
d l organizativos,
i ti
h
herramientas
i t y técnicas
té i
de gestión cuyo objetivo es la optimización de la relación
entre las infraestructuras, las personas y las actividades
principales que realizan las compañías
7
1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
La gestión del F.M. cubre e integra un amplísimo campo de
procesos, servicios, actividades y medios.
Cada Organización decide de manera individual la diferencia
entre actividades principales y servicios de apoyo.
El campo
p relacionado con la Gestión del F.M. p
puede
resumirse bajo dos títulos principales:
Espacio e Infraestructuras
Personas y Organización
Para gestionar el F.M. de una Organización–Empresa, el Facility
Manager
g debe:
>
Conocer y entender la estructura de la empresa.
>
Comprender el negocio y la estrategia de la empresa.
>
Desarrollar la estrategia del área de Facilities Management.
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1. DEFINCIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M.
Esta Norma tiene como objetivo definir los términos en el Área de Gestión de
Inmuebles, con el fin de :
1.- Mejorar la comunicación entre las partes implicadas.
2 M
2.Mejorar
j
lla eficacia
fi
i de
d las
l actividades
ti id d
principales,
i i l
y de
d llos procesos
de Gestión de Inmuebles, así como la calidad de su rendimiento.
3.- Desarrollar herramientas y sistemas.
3.
4.- Tener un documento principal en cuanto a la Gestión de Inmuebles
se refiere.
No se pueden llevar a cabo iniciativas en cuanto a otras normas, directrices y
especificaciones técnicas sin consultar este documento principal.
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ALINEACIÓN ESTRATEGICA DE LOS OBJETIVOS DEL F.M.:
OBJETIVOS
F M.
F.
M
Gestionar el Activo para mantener,como mínimo, su valor inicial y
sus prestaciones.
Partiendo del establecimiento
de los componentes de coste, dar
servicio y aplicar criterios de
mejora
j
continua
Mantener el valor del
Activo
Creación de Valor
Optimizar los Costes
Eficiencia en Costes e
Inversiones
Eficiencia
Organizativa
Los Servicios deben perseguir
la consecución de la etiqueta de
excelencia
Maximizar la Calidad
de los Servicios
Buscar nuevos servicios y
evolucionar los existentes, capacitando a la dirección para
asumirlos y proveerlos.
Desarrollar el Mercado
Interno de los
Servicios
El conocimiento es un activo
que se incorpora a la gestión y
que contribuye al desarrollo
de las personas.
Conocer y anticiparse a las
necesidades de los Clientes
para poder satisfacerlos.
OBJETIVOS
CORPORACIÓN
Ó
Eficacia en la Gestión
Cambio
Compartir
Conocimiento
Desarrollo Nuevos
Negocios
Aprovechar el
Conocimiento
Mejorar Servicio al
Cliente
Desarrollo de RR.HH.
Crecimiento
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2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES
Definición de un Modelo de Gestión de Inmuebles
según la Norma “EN 15221-1”:
“Un modelo de Gestión de Inmuebles será aquel que se
base en una estructura que describa los procesos de Gestión
de Inmuebles que prestan apoyo a las actividades principales
de una Organización.
Un modelo deberá abordar la relación entre la demanda
y el suministro de servicios, y presentará los diferentes
niveles de una posible interacción en la Gestión de Inmuebles”.
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11
11
2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES
ASPECTOS GENERALES:
Cliente
Contratante
Usuario
Final
y/o
Externo
PR
ROVEED
DOR
Interno
OPERATIVO
ACTIVIDADES PRINCIPALES
SERVICIOS AL INMUEBLE
ACUERDO DE GESTION DE INMUEBLES
FORUM F.M. ASOCIADOS, S.L.
SU
UMINISTR
RO
TACTICO
EN
NTREGA D
DE
KPIS
SLAS
ES
SPECIFIC
COS
Cliente
Ordenante
PROCESOS DE APOYO
ESTRATEGICO
DEMANDA
D
A
OR
RGANIZA
ACION
PROCESOS PRINCIPALES
12
12
2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES
Los pilares en los que se debe basar un Modelo de Gestión son:
- Profesionalización / Formación
- Eficiencia / Competitividad
- Mejora Continua
- Innovación
- Acuerdos de Nivel de Servicios e Indicadores
- Sostenibilidad
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2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES
El Facility
F ilit M
Manager h
ha d
de “f
“facilitar”
ilit ” llos medios
di necesarios
i para
que el espacio se optimice de acuerdo con las necesidades
funcionales de la Empresa (productividad) y para que sea un
espacio agradable para trabajar (retención)
+
Según estudios internacionales realizados
el incremento de p
productividad
puede llegar al 20 %.
+ 20%
Politica
F.M.
Productividad
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+
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2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES
CONCLUSION:
Un modelo de Gestión de inmuebles efectivo será aquel que permita a los
profesionales desarrollar y mejorar el futuro de la Gestión de Inmuebles.
Impulsando la integración de los diferentes procesos de servicios
Creando una fluida articulación entre los niveles estratégicos,
g
, tácticos y
operativos
Asegurando una comunicación consistente (ascendente y descendente)
Desarrollando la relación y asociación entre clientes ,usuarios y
proveedores de servicios
p
Apoyando la conexión entre hechos históricos, trabajos actuales y
necesidades futuras.
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15
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN EL MERCADO RELATIVAS AL F.M.
FM
ACTIVOS
INMOBILIARIOS
PROCESOS
ESTRATEGICOS
PROCESOS
TÁCTICOS
Consultoría
Planes Inversión
Y Desinversión
Rentabilización
Agencia Inmob.
Inmob
Proyectos
Construcción
ESPACIOS
Consultoría
Planificación
Proyecto Esp
Esp.
Interiorismo
Construcción
Gestión Propiedades
Gest. Patrimonial
SISTEMAS
SERVICIOS
SEGURIDAD
Consultoría Explotación
Planes Explotación Operación
Desarrollo de Modelos de Gestión
Proyectos Explotación
Implantación
Gestión de la Operación o Explotación
PROCESOS
OPERATIVOS
Servicios Integrados (Multiservicios)
Servicios Individualizados
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3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
1º
1
6º
CONTROLAR
5º
OBJETIVO:
SOPORTE
ACTIVIDADES
DE NEGOCIO
4º
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2º
3º
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3. ÁMBITO DE LA GESTION DEL F.M.
INVERSIÓN
ADQUISICIÓN
ALQUILER
CONSTRUCCIÓN
REVALORIZACIÓN
USO o
EXPLOTACIÓN
GESTIÓN DE:
ESPACIOS
SISTEMAS
SERVICIOS
SEGURIDAD
DESINVERSIÓN
VENTA
DESALQUILER
DECONSTRUCCIÓ
N DEMOLICIÓN
GESTIÓN EXPLOTACIÓN
GESTIÓN
Ó PATRIMONIAL
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Modelo de los Costes del Activo Inmobiliario
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
100
Costes (%)
10
Tiempo
2-5
Años
Planificación y Construcción
Utilización hasta demolición
50
Años
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3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
 SATISFACCION
 PRODUCTIVIDAD
OBJETIVOS
EMPRESA
 COSTES
FM
F.M.
REQUERIMIENTOS
USUARIOS
SERVICIOS
FACILITADOS
 CALIDAD
 CANTIDAD
 FRECUENCIA
 TIEMPO RESPUESTA
ESTO EXIGE AL F.M.
CONTROL
COSTES
 COSTE
 TIEMPO DEL PROCESO
+
AUDITORIAS
CALIDAD
PROGRAMAS
+ MEJORA CONTINUA
20
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
El Catálogo Global de Servicios del F.M. lo podemos
agrupar en los siguientes tipos :
 Servicios
S i i d
de consultoría
lt í
 Servicios Mantenimiento Valor del Activo.
 Servicios de Soporte a las Personas
 Servicios Soporte al Negocio.
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3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
Servicios de Consultoría:
• Estudio de mercado, estudio de alternativas, necesidades, diseño, …
• Project Manager
• Commissioning del inmueble
• Consultoría para definir el mapa de servicios
• Definición de especificaciones, alcance y niveles de servicio
• Preselección de proveedores de servicio
• Licitación, alineamiento técnico y renegociación económica de las
ofertas recibidas
• Contratación de los servicios
• Confección de especificaciones técnicas a cumplir por los futuros
comerciantes al implantar su actividad en el centro
• Comercialización de los espacios
• Commissioning de las implantaciones comerciales de los inquilinos
• Property Management
• Gestión
G tió y supervisión
i ió d
de llos servicios
i i
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3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
Servicios de Consultoría (Cont
(Cont.):
):
• Gestión de ciclos de vida de los activos
• Gestión de inventario de activos
• Coordinación de acti
actividades
idades entre los pro
proveedores
eedores de ser
servicio
icio
• Gestión de Seguridad y Salud (coordinación de actividades
empresariales)
• Gestión medio ambiental y sostenibilidad
• Plan de emergencia
• Gestión de brigadas de emergencia
• Gestión económico financiera
• Benchmarking
• Dirección de seguridad
• Centro de atención de los usuarios
• Asesoramiento jurídico
• Planes de comunicación
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3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
Servicios de Mantenimiento del Valor del Activo:
•
•
•
•
•
Operación de las instalaciones
Mantenimiento Técnico Legal
Mantenimiento Predictivo y Preventivo
Mantenimiento Correctivo
Mantenimiento Modificativo

Climatización
Ventilación
Extracción
Instalaciones eléctricas
BT
Instalaciones eléctricas
AT
Instalaciones eléctricas
de continuidad (UPS y
grupos electrógenos)
Pararrayos y sistemas de
puesta a tierra
Instalaciones de gas
Sistemas de gestión de
instalaciones (BMS)
Transporte vertical
Escaleras mecánicas

























Plataformas de muelles de
carga y descarga
Góndolas
Barreras de acceso vehículos
P t automáticas
Puertas
t áti
Sistemas control de accesos
parking
Sistema detección CO
Sistemas de Detección PCI
Sistemas de Extinción PCI
Prevención Legionella
Calidad de aire interior
Potabilidad de agua
Megafonía
g
CCTV
Instalaciones de control de
accesos y antintrusión
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
















Cableado
C
bl d estructurado
t t d
Electrónica de red
CPD
Telefonía
Equipos
q p Audio Visuales
Paramentos verticales
Paramentos horizontales
Estructura
Cubiertas
Pintura
Carpintería interior y exterior
Inspección técnica de edificios
Mobiliario
Saneamiento
Instalaciones de fontanería
Producción de ACS
Fuentes ornamentales
Fuentes de agua potable
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
Servicios de Mantenimiento del Valor del Activo (Cont.) :
• Gestión Energética
• Limpieza
• DDD
• Gestión de residuos
• Jardinería
• Servicio de seguridad física
• Seguridad electrónica
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25
25
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
Servicios de soporte a las personas:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Servicios de lavandería
Transporte personal
Flota de vehículos
Parking para empleados
Parking clientes
Lavado de coches
Servicio de mecánica
rápida
Vestuarios y duchas
Servicio Medico
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







Centro de información al
usuario
Catering y Vending
Cajeros automáticos
Consigna
Azafatas
Centro de objetos
perdidos
Servicio de guardería
Help Desk
26
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
Servicios de soporte al negocio:
• Centralita telefónica
• Transporte de mercancías
• Servicios de logística interna y
•
•
•
externa
Correspondencia y Mensajería
Administrativas “Back Office“
Tratamiento y destrucción de
documentación confidencial
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
Servicios de reprografía
Archivo
Almacén
Promociones
M t i ld
Material
de oficina
fi i
Gestión de tarjeta de crédito
Redes informáticas
Aplicaciones informáticas
Conserjería
27
Actualmente
3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M.
Hasta el 2005
Hasta Inicios de 2001
Hasta mitad de los 90
Hasta los 80
VALOR
AÑADIDO
GESTOR DE
F.M.
PROACTIVO
REACTIVO
APAGAFUEGOS
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