instrucciones para rellenar la solicitud de alta en la - Ge

INSTRUCCIONES PARA
RELLENAR LA SOLICITUD DE
ALTA EN LA PLATAFORMA DE
PROVEEDORES
GE-FACTURA
Versión 3.3
Fecha: Junio 2014
Instrucciones Solicitud de Alta, Ge-Factura
ÍNDICE
1
INTRODUCCIÓN Y CONTACTO ........................................................................... 3
1.1
2
Contacto .....................................................................................................................3
PASO 1 .................................................................................................................. 3
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3
Nº Pág.
Datos del proveedor....................................................................................................4
Datos del representante ..............................................................................................5
Solicitud de utilización del sistema y aceptación de los compromisos del usuario .......6
Delegación de firma ....................................................................................................6
Selección de la vía de tramitación de la solicitud .........................................................7
PASO 2 .................................................................................................................. 8
3.1
3.2
Tramitación telemática de la solicitud de alta...............................................................8
Tramitación presencial de la solicitud de alta...............................................................9
4
PASO 3 Y ÚLTIMO ................................................................................................ 9
5
RESUMEN DE ALERTAS Y ERRORES .............................................................. 10
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Fecha Modificación: 01/07/2014
Instrucciones Solicitud de Alta, Ge-Factura
1
INTRODUCCIÓN Y CONTACTO
¿Quiero hacer pruebas?
Si lo que necesitas es hacer pruebas, debes enviar un mensaje solicitándolo a la dirección
[email protected]. No necesitas realizar ninguno de los pasos explicados en este manual.
¿Quiero darme de alta para facturar electrónicamente a través de Ge-Factura?
El alta “oficial” en la plataforma Ge-Factura, implica cumplimentar una credencial o solicitud con
los datos y las firmas requeridas para acreditarse como proveedor, así como para dar cobertura
legal a una serie de compromisos de usuario y autorizaciones requeridas para facturar
electrónicamente a través de Ge-factura.
1.1
Contacto
Soporte para alta de proveedores en la plataforma.
Incidencias y consultas del proceso de alta: 012.
Incidencias informáticas: CAU Administración electrónica 961209300.
Mail: [email protected]
2
PASO 1
El paso inicial e imprescindible es cumplimentar el formulario o credencial de alta accesible en
el portal www.ge-factura.es, apartado “Alta en la plataforma”.
Requisitos técnicos para la correcta visualización y cumplimentación del formulario:
o
o
o
o
o
Microsoft Windows 98 o superior.
Mozilla Firefox 2 o Internet Explorer 6 (o superiores)
Resolución de pantalla 800x600 o superior.
Conexión a internet y cuenta de correo electrónico.
Para el alta presencial, Adobe Acrobat Reader 5 o superior.
El formulario se encuentra dividido en cuatro apartados:




Datos del Proveedor
Datos del Representante
Solicitud y compromisos de usuario
Delegaciones de firma
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Instrucciones Solicitud de Alta, Ge-Factura
2.1
Datos del proveedor
En este apartado se solicitan los datos de identificación y de localización del proveedor.
Los campos marcados con (*) son obligatorios

El correo electrónico es un dato especialmente importante porque es la dirección a la que
se notifican los datos de acceso tras la tramitación del alta. Debe introducción dos veces.

NIF:
P.F se refiere a NIF de persona física.
P.J se refiere a NIF de persona jurídica.
Si para el NIF indicado, ya existe, en la plataforma de Ge-factura, un usuario-proveedor dado
de alta, se muestra el siguiente aviso:

BUZÓN B2B PARA INTERCAMBIOS EDI:
La Plataforma Ge-Factura dispone de un buzón en la Red de Valor Añadido (VAN)
EDICOMNet para realizar intercambios electrónicos EDI. Si la empresa solicitante dispone
de un buzón en dicha red y desea utilizarlo para intercambiar las facturas con la plataforma
Ge-Factura, deberá indicar en la casilla correspondiente el código de dicho buzón. En caso
de disponer de un buzón en otra red de valor añadido que ya tenga interconexión con
EDICOMNet, podrá solicitar a su proveedor de red la apertura de dicha conexión con el
buzón de Ge_Factura. Finalizado el proceso de interconexión, se le proporcionará a la red
solicitante el buzón virtual que deberá indicar en la credencial de alta.
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Instrucciones Solicitud de Alta, Ge-Factura
En caso de no haber recibido la notificación de alta con los datos de acceso o se desconozcan
puede solicitarlos mediante la consulta publicada en el apartado del portal (www.ge-factura.es )
“Consulta del estado de alta como proveedor”.
Para hacer esta consulta se solicitará: Nombre o razón social, NIF y unos datos de contacto.
El soporte de Ge-Factura se podrá en contacto para realizar las comprobaciones necesarias
para poder facilitar los datos de acceso solicitados.
2.2
Datos del representante
En este apartado se solicitan, en su caso, los datos de identificación del representante.
Los datos del representante se introducirán, de forma obligatoria, cuando la identificación fiscal
del proveedor sea un NIF de persona Jurídica o un VAT (Value Added Tax – Impuesto sobre el
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Instrucciones Solicitud de Alta, Ge-Factura
Valor Añadido). Cuando la identificación sea un NIF de persona física o un NIE este apartado
se encontrará deshabilitado.
2.3
Solicitud de utilización
compromisos del usuario
del
sistema
y
aceptación
de
los
En este apartado se manifiesta el deseo de utilizar la plataforma Ge-factura, previa lectura y
aceptación de los compromisos de usuario.
Para ello es necesario no sólo marcar la correspondiente casilla de aceptación, sino también la
lectura de los compromisos que ello conlleva mediante el enlace “COMPROMISOS DEL
USUARIO”.
Una vez el usuario-proveedor esté dado de alta en la plataforma, se compromete a cumplir
todas las normas relativas a acceso a datos informatizados (Ley Orgánica 15/1999, de 13 de
diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal -BOE de 14/12/1999, Real Decreto
1720/2007 de 21 de diciembre -BOE 19/1/2008, Decreto 96/1998 de 6 de Julio -DOGV
22/7/1998, Orden de 3 de Diciembre de 1.999 -DOGV 17/1/2000), y por lo tanto, se
responsabiliza de cualquier incumplimiento de la citada normativa en el tratamiento de los datos
que pudiesen realizar los usuarios que autorice para acceder a Ge-factura
También deberá cumplir, en su caso, las obligaciones que le correspondan como titular de los
certificados digitales admitidos, de conformidad con las políticas de certificación
correspondientes a cada entidad certificadora.
2.4
Delegación de firma
Puesto que la factura electrónica debe ser un documento electrónico firmado con un certificado
de firma reconocido, y dado que el proveedor no está obligado a disponer del mismo, la
plataforma contempla la posibilidad de que las facturas puedan ser firmadas por un tercero.
Además, la ley también contempla que el propio proceso de expedición de una factura pueda
ser contratado a un tercero o prestador de servicios:
“La obligación de expedir factura podrá ser cumplida por los empresarios o
profesionales o sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido mediante la
contratación de terceros a los que encomienden la expedición de las facturas o
documentos sustitutivos”.
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Instrucciones Solicitud de Alta, Ge-Factura
Por tanto, en el caso de la plataforma Ge-Factura:
a) En el alta se está autorizando la delegación de firma para las facturas grabadas por
pantalla (on-line).
b) Opcionalmente y en el caso de que el proveedor emita sus facturas por otras vías
(servicios web o redes de valor añadido) diferentes de la grabación on-line, y vaya a
delegar la expedición o firma de las mismas a un tercero, prestador de servicios,
deberá indicar en la credencial/solicitud, dicha delegación y/o autorización, rellenando
los datos identificativos de dicho tercero.
2.5
Selección de la vía de tramitación de la solicitud
El proveedor elegirá uno de los dos botones siguientes, según la vía de tramitación a seguir.
y
,
Seguir el PASO 2, según la opción de tramitación elegida.
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3
PASO 2
Una vez cumplimentados todos los apartados del formulario del paso 1, elegir la vía, telemática
o presencial, para tramitar esta solicitud.
3.1
Tramitación telemática de la solicitud de alta
El alta solicitada mediante el formulario cumplimentado según el paso 1, se puede tramitar de
manera automática si disponemos de alguno de los certificados de firma siguientes:
Para personas físicas:



Certificado ACCV (www.accv.es)
Certificado admitido por plataforma @FIRMA cuya validación no suponga coste alguno
para la Administración.
DNI Electrónico (http://www.dnielectronico.es/Guia_Basica/proceso_expedicion.html)
Para personas jurídicas:


Certificado de entidad ACCV (www.accv.es)
Certiticado de entidad admitido por plataforma @FIRMA cuya validación no suponga
coste alguno para la Administración.
Iniciar la tramitación pulsando el botón
.
A continuación tendrá lugar el proceso de firma de la solicitud.
Si el proceso de alta finaliza correctamente, se mostrará la pantalla que le servirá como
justificante de haber presentado su solicitud de alta en Ge-factura:
Imprímala como justificante y como referencia si desea realizar alguna consulta sobre el
proceso de alta.
Si durante el proceso de alta se produce algún error, se mostrará una ventana informando de
que el envío no ha sido correcto y con el motivo del error o situación detectada por el sistema.
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3.2
Tramitación presencial de la solicitud de alta
En caso de no disponer de alguno de los certificados digitales admitidos para la presentación
telemática, la solicitud podrá ser presentada en un registro administrativo, de conformidad con
lo establecido en el art. 38.4 de la Ley 30/1.992, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y Procedimiento Administrativo Común.
Así pues, una vez cumplimentado el formulario según el paso 1, imprimirla mediante el botón
y presentarla en un Registro (puntos de registro
publicados
en
http://www.gva.es/portal/page/portal/inicio/atencion_ciudadano/buscadores/registros.
No es necesario presentar ningún documento adjunto a la solicitud.
4
PASO 3 Y ÚLTIMO
Tras haber realizado los pasos 1 y 2, e independientemente de si ha sido presencial o
telemática, la tramitación del alta finaliza de la misma manera: el proveedor o solicitante
recibirá, a través de un correo electrónico a la dirección de e-mail indicada en la propia
solicitud, los datos iniciales de acceso a la plataforma de facturación Ge-Factura.
Por tanto, el proveedor debe disponer de cuenta de correo electrónico para recibir la
comunicación de los datos de acceso a la plataforma Ge-factura.
Recuerde que independientemente de la manera como vaya a emitir sus
facturas a la plataforma, será necesario entrar a la aplicación on-line de la
plataforma para cambiar la contraseña de acceso inicial proporcionada en el
alta. si este cambio de contraseña no se realiza, no podrá emitir las facturas
electrónicas por ningún medio.
Una vez completado el proceso de alta satisfactoriamente por cualquiera de las dos vías
anteriores:
-
El proveedor tendrá acceso a la plataforma para consultar y emitir sus facturas, por
cualquiera de las vías disponibles, a las unidades receptoras que cada
consejería/organismo haya habilitado en la misma (más información al respecto en
www.ge-factura.es, apartado “¿A qué departamentos puedo facturar?”.
-
El proveedor quedará publicado en la plataforma de cara a cualquier consejería /organismo
o entidad que se haya habilitado en la plataforma.
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5
RESUMEN DE ALERTAS Y ERRORES
A continuación se listan los posibles mensajes/alertas que pueden aparecer durante el proceso
de alta, tanto por vía telemática como por vía presencial:
MENSAJE / ALERTA
Debe
rellenar
el
campo
NIF/NIE/VAT
Debe rellenar el campo Nombre
(APELLIDOS Y NOMBRE O
RAZÓN SOCIAL)
Debe rellenar el campo 1º
Apellido
o
Razón
Social
(APELLIDOS Y NOMBRE O
RAZÓN SOCIAL)
La suma de los campos (1º
Apellido, 2º Apellido y Nombre)
del
Proveedor
no
puede
exceder los 40 caracteres
MOTIVO
El campo NIF/NIE/VAT esta vacío
SOLUCIÓN
Indicar un NIF/NIE/VAT válido.
El campo Apellidos y Nombre o
Razón social está vacío.
Indicar un apellido y nombre o razón
social, según se trate de persona
física o jurídica.
Si se ha indicado persona jurídica,
es obligatorio indicar un 1º Apellido
o Razón Social.
La suma de los campos (1º
Apellido, 2º Apellido y Nombre)
del Representante no puede
exceder los 40 caracteres
La
suma
de los
caracteres
introducidos en los campos 1º
Apellido, 2º Apellido y Nombre del
Representante excede más de 40
caracteres.
No se ha seleccionado un tipo de
vía pública, correspondiente al
campo CL. –PL.-AV.
No se ha indicado el nombre del
tipo de vía.
No se ha indicado la nacionalidad
del Proveedor.
No se ha indicado la provincia del
Proveedor.
No se ha indicado el municipio del
Proveedor.
Ha
intentado
seleccionar
un
municipio
sin
seleccionar
previamente una provincia.
No se ha indicado el código postal
del domicilio del Proveedor.
El formato del código postal no es
correcto.
Debe seleccionar un tipo de vía
pública
Debe
rellenar
el
campo
NOMBRE DE LA VÍA PÚBLICA
Debe
rellenar
el
campo
ESTADO
Debe
rellenar
el
campo
PROVINCIA
Debe
rellenar
el
campo
MUNICIPIO
Debe seleccionar primero una
provincia
Debe rellenar el campo C.P.
El campo C.P. debe tener una
longitud
mínima
de
5
caracteres
Los dos primeros caracteres del
campo C.P. deben de coincidir
El campo 1º Apellido o Razón
Social está vacío.
La
suma
de los
caracteres
introducidos en los campos 1º
Apellido, 2º Apellido y Nombre del
Proveedor excede más de 40
caracteres.
Los dos primeros caracteres del
código postal no se corresponden
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Asegúrese de que el Nombre
y
apellidos (o razón social), todos
juntos,
no
superan
los
40
caracteres. Tras el proceso de alta,
una vez se acceda a la plataforma,
podrá modificar estos datos para
que consten tal y como se requiera
que aparezcan en las facturas a
emitir.
El
nombre
y
apellidos
del
Representante deben sumar una
longitud igual o inferior a 40
caracteres.
Indicar un tipo de vía de la lista
desplegable.
Indicar el nombre del tipo de vía.
Indicar la nacionalidad del Proveedor
seleccionándolo de la lista.
Indicar la provincia del Proveedor
seleccionándola de la lista.
Indicar el municipio del Proveedor
seleccionándolo de la lista.
Seleccionar en primer lugar una
provincia.
Indicar el código postal del domicilio
del Proveedor.
Debe indicar un formato de código
postal válido.
Corregir el código postal o indicar la
provincia correcta.
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con el código de la provincia
seleccionada
Debe
rellenar
el
campo
TELÉFONO
El campo TELÉFONO debe
tener una longitud mínima de 9
caracteres
Debe
rellenar
el
campo
CORREO ELECTRÓNICO
con el código postal perteneciente
a la provincia seleccionada.
El campo Teléfono está vacío.
Indicar un número de teléfono.
El campo Teléfono tienes menos
de 9 caracteres.
El número de teléfono debe tener un
mínimo de 9 dígitos.
El campo Correo Electrónico está
vacío.
CORREO
ELECTRÓNICO
válido. Debe introducir
correo válido.
El formato del campo
Electrónico no es correcto.
Correo
Debe
rellenar
el
campo
CONFIRMAR
CORREO
ELECTRÓNICO
CONFIRMAR
CORREO
ELECTRÓNICO no válido. Debe
introducir un correo válido.
El
campo
Confirmar
Electrónico está vacío.
Correo
El valor de los campos CORREO
ELECTRÓNICO y CONFIRMAR
CORREO ELECTRÓNICO debe
coincidir.
Debe leer los COMPROMISOS
DEL USUARIO incluidos en el
apartado SOLICITUD antes de
continuar con el alta
Debe leer y aceptar el texto
incluido
en
el
apartado
SOLICITUD
Ya dispone de usuario de
acceso a la plataforma, datos
que se le comunicarían por email. En caso de dudas, puede
consultar su estado en el portal
de
gefactura
www.gefactura.es, en el apartado
'Consulta del estado de alta
como proveedor', indicando el
nombre o razón social, Nif y
Email.
No se ha podido generar una
firma válida
Los campos Correo Electrónico y
Confirmar Correo Electrónico no
son iguales.
Indicar una dirección de correo
electrónico. A esta dirección de
correo se notificarán los datos
de acceso.
Debe indicar una dirección de correo
electrónico con un formato válido:
[email protected]ón
A esta dirección de correo se
notificarán los datos de acceso.
Debe indicar exactamente el mismo
correo electrónico indicado en el
campo anterior.
Debe indicar una dirección de correo
electrónico con un formato válido
para el campo Confirmar Correo
Electrónico:
[email protected]ón
Debe indicar exactamente el mismo
correo electrónico para los dos
campos.
No
ha
pulsado
el
enlace
“COMPROMISOS DEL USUARIO”.
Debe pulsar el enlace indicado para
leer los compromisos del usuario.
No ha marcado la casilla Acepto.
Debe marcar la casilla.
El NIF indicado ya está dado de
alta en la plataforma Ge-factura.
Utilizar la “Consulta del estado de
alta como proveedor” publicada en
el portal de Ge-factura www.gefactura.es para solicitar los datos de
acceso en caso de desconocerlos.
Los certificados de firma para el
navegador Internet Explorer no
están correctamente instalados en
la máquina.
Los certificados de firma para el
navegador Mozilla Firefox no están
correctamente instalados en la
máquina.
Debe tener instalados correctamente
los certificados de firma para el
navegador que esté utilizando.
no
un
Su navegador no ha podido
generar una firma valida.
Asegúrese
de
tener
el
Certificado Raíz de la Autoridad
de Certificación correctamente
instalado.
El formato del campo Confirmar
Correo Electrónico no es correcto.
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Debe tener instalados correctamente
los certificados de firma para el
navegador que esté utilizando.
Fecha Modificación: 01/07/2014
Instrucciones Solicitud de Alta, Ge-Factura
Su alta ha sido correctamente
procesada. En breve recibirá un
correo con la información del
usuario creado. Imprima o
guarde esta información.
Se ha producido un error
durante el proceso de alta.
Por favor, vuelva a intentarlo
más tarde o apunte el código y
la descripción del error y
póngase en contacto con el
soporte que hay publicado en
este mismo portal (apartado
'Contacto').
El NIF/NIE del proveedor no
coincide con el del certificado
usado para firmar
Se ha producido un error al
invocar
al
controlador
CCTE_AltaProveedores.
Por
favor póngase en contacto con
el
administrador
de
la
aplicación o vuelva a intentarlo
más tarde.
Error al invocar al controlador
CCTE_AltaProveedores
El alta del proveedor es correcta.
El proceso de alta del proveedor
ha fallado.
Vuelva a intentarlo más tarde o
apunte el código y la descripción del
error y póngase en contacto con el
soporte que hay publicado en el
apartado
'Contacto'
del
portal
www.ge-factura.es.
Está intentado firmar con un
certificado de firma digital cuyo
NIF no es el NIF del proveedor que
se está intentando dar de alta en
la plataforma.
El componente controlador de Alta
de Proveedores no está disponible.
Debe firmar con un certificado
emitido para el NIF indicado del
proveedor.
El componente controlador de Alta
de Proveedores no está disponible.
Vuelva a intentarlo más tarde o
apunte el código y la descripción del
error y póngase en contacto con el
soporte que hay publicado en el
apartado
'Contacto'
del
portal
www.ge-factura.es.
Página 12 de 12
Vuelva a intentarlo más tarde o
apunte el código y la descripción del
error y póngase en contacto con el
soporte que hay publicado en el
apartado
'Contacto'
del
portal
www.ge-factura.es.
Fecha Modificación: 01/07/2014