Código de Proveedor - Amazon Web Services

Manual de Capacitación
para proceso de recepción y
registro de documentos a
proveedores Carozzi
Agosto 2013
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Glosario
 Portal de Proveedores:
Sitio Web donde los proveedores deben acceder para ver la información
disponible y emitir sus facturas. Además pueden ver el estado de los
documentos procesados en Empresas Carozzi.
 Código de Proveedor:
Es el número que asigna el sistema de Empresas Carozzi al proveedor cuando
inicia la relación comercial, este número será el identificador en nuestro sistema
y usted debe conocerlo.
 Orden de Compra (O/C):
Es el documento numerado que emite Empresas Carozzi al proveedor para
comprar, indicando cantidad, precio, descripción y condiciones de pago. Este
número debe ser indicado en la factura del proveedor, de lo contrario será
rechazada.
 Recepción de Materiales u Hoja de Entrada de servicios (HES):
Es la entrada a bodega de la mercadería o la aceptación del servicio en el
sistema de Empresas Carozzi que está disponible en el portal de proveedores,
para que emitan una factura.
 Número de atención:
Es el número que asigna el portal de Proveedores de Empresas Carozzi al
proveedor una vez que marca las entradas de material o servicios disponibles
para facturar, simulando los valores netos con que se deben emitir sus facturas,
este número de atención debe ser indicado en la factura. Es importante
considerar que debe existir sólo un número de atención por factura emitida y
viceversa.
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Estimado/a proveedor/a:
Empresas Carozzi S.A. pone a su disposición, un portal de proveedores al que se
puede acceder a través de nuestra página web www.carozzi.cl, o directamente
desde
el
siguiente
link
http://200.29.137.23/carozzi_extranet/Paginas/Proveedores/Inicio.aspx donde
podrá obtener información relevante para su facturación y sus pagos, este
portal de consultas y selección de entregas de materiales y hojas de entradas de
servicios permitirá optimizar el proceso de ingreso y pago de sus documentos.
En él, podrá informarse de:
a. Materiales o servicios aceptados por Carozzi.
b. Documentos registrados por pagar.
c. Notas de Crédito por emitir.
d. Pagos emitidos
Cualquier consulta adicional puede efectuarla al teléfono 2-3776777, y solicitar
la comunicación con nuestra Mesa de atención al proveedor.
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Ciclo Documentos Proveedores
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Consideraciones del Proceso
 Cada vez que Empresas Carozzi compre materiales o servicios, debe
entregar un número de O/C que es necesario para el ingreso de las
facturas por tanto se debe indicarlo.
 Cuando se haya recepcionado la entrega de material y/o la prestación de
servicio, debe ingresar a nuestro portal de proveedores y obtener un
número de atención. Para revisar el proceso de ingreso y obtención del
número de atención, ingrese al siguiente documento:
Presentación de
Microsoft Office PowerPoint 97-2003
 Ya obtenido el Número de atención, el proveedor recién puede emitir su
factura.
 En caso que se emita una factura convencional, se debe indicar el
número de O/C y el número de atención en el documento físico.
 En caso que se emita una factura electrónica, deben venir indicados los
número de O/C y el número de atención en los campos personalizados
del archivo xml 801 y 802. Para más detalles favor revisar el siguiente
documento:
Especificaciones
tecnicas xml.doc
 Una vez emitida la factura electrónica, ésta es enviada a nuestra casilla
de correo electrónico ([email protected]) y usted debe recibir la
”recepción conforme” en formato xml en su facturador electrónico. Si no
recibe esta información, no es reconocida la recepción de su documento
por Empresas Carozzi.
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Datos exigibles en las facturas
 Rut y Razón social del proveedor
 Dirección y Teléfono del proveedor
 Número de factura
 Fecha de emisión y vigencia de documentos
 Datos de facturación de Empresas Carozzi:
 Razón Social: Empresas Carozzi S.A.
 RUT: 96.591.040-9
 Giro: Alimentos
 Dirección: Camino Longitudinal Sur 5201, San Bernardo (excepto
que se facture a sucursales)
 Nº de Orden de compra
 Número de atención
 Tipo de cambio, en caso de facturas que estén en monedas distintas a
Pesos (esta información se indica en la glosa de la factura).
 Número guía de despacho en caso de ingreso de materiales u Hoja de
Entrada en caso de servicios (esta información se indica en la glosa de la
factura).
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Razones más Frecuentes de Rechazo de
Facturas
En los siguientes casos Empresas Carozzi, rechazará y devolverá las facturas
convencionales al proveedor. En caso de factura electrónica sólo se rechazará
en forma electrónica:
No menciona
orden de compra
Si la O/C no se menciona en la factura, esta no podrá ser procesada.
Falta indicar
número de
atención en la
Factura
El número de atención es utilizado para comparar que la O/C y la factura
coincidan línea por línea. Si el número de atención no es indicado, la
factura no podrá ser procesada.
Diferencia de
Precio
Es cuando se genera una diferencia entre el valor de la O/C y el valor de
la factura. Si existen diferencias, la factura no podrá ser procesada.
Orden de Compra
con Procesos
Pendientes
Para procesar la factura, la entrada de material o la recepción del
servicio deben estar autorizados en el sistema por Empresas Carozzi.
Para verificar esta autorización, ver en el portal de proveedores. Si no
está , debe comunicarse con su contacto de Empresas Carozzi y no
podrá emitir su factura hasta que esto esté regularizado.
Cobro Duplicado
La factura hace referencia a una O/C que ya se encuentra facturada,
Empresas Carozzi rechazará y devolverá la factura.
Número de
Atención no
corresponde
En caso que el número de atención este mal digitado Empresas Carozzi
no podrá procesar su factura
*Cada vez que los documentos son rechazados nuestro sistema envía en forma automática un
correo electrónico al contacto del proveedor que tenga Empresas Carozzi en sus registros.
*Si la factura cumple con todas las exigencias de Empresas Carozzi, pero tiene observaciones
del SII, ésta será rechazada y devuelta al proveedor.
*Una vez que la factura ha sido rechazada por Empresas Carozzi no podrá ser reingresada. Por
lo que el proveedor debe re emitir su factura.
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Información de Contacto:
Nombre
Email
Teléfono
Chryss Herrera
[email protected]
2 377 6400
Karina Mera
[email protected]
2 377 6400
Carolina Sanchez
[email protected]
2 377 6400
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