Abastecimiento y Plan de compras

Malla Avanzada 2014
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Abastecimiento y Planificación
de Compras
Objetivos
• Identificar los elementos que componen la cadena de
Abastecimiento
• Conocer los elementos necesarios para una correcta cadena de
abastecimiento
• Reconocer la importancia de la planificación de compras
• Identificar los principales pasos para la realización de una
planificación de compras efectiva.
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¿Qué involucra el proceso de Abastecimiento?
El Abastecimiento involucra todos los
procesos, las personas, la organización, la
tecnología y la infraestructura física que
permite la transformación de materias
primas en productos y servicios que son
ofrecidos y distribuidos a los usuarios para
satisfacer su demanda.
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¿Qué Áreas debe cubrir la Cadena de Abastecimiento?
La administración de la cadena de abastecimiento cubre las
siguientes áreas:
•
Red de logística: debe minimizar el costo total, es decir,
montos de inversión y costo operativo. Además de optimizar
o satisfacer las necesidades de los clientes internos de
la entidad.
•
Almacenaje: es una parte de la Logística que incluye las actividades
relacionadas con el almacén, específicamente el guardar y custodiar
existencias que no están en proceso de fabricación, ni de transporte. El
almacenaje permite acercar los productos a las unidades requirentes.
•
Inventario: control de existencias, debe mostrar el número de unidades
que se encuentran almacenadas, la descripción de los artículos, fechas de
vencimiento, precios unitarios, etc.
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¿Qué Áreas debe cubrir la Cadena de Abastecimiento?
La administración de la cadena de abastecimiento cubre las siguientes áreas:
•
Compras: adquisición de los bienes y servicios necesarios
para el correcto funcionamiento de la entidad.
•
Alianzas estratégicas: entre las áreas de la entidad
pública, las que permitirán una correcta solución a las
necesidades de las unidades requirentes.
•
Informática: generar o adquirir un programa de control de inventario y
existencias. Lo que permitirá tener un control de stock crítico y organizar de
mejor forma los procesos de compras. Minimizando los Tratos Directos y otras
compras fuera de sistema.
•
Comunicaciones: fundamental para el correcto entendimiento entre las
unidades requirentes, abastecimiento, finanzas y control de bodega.
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¿Qué logramos mejorando las Cadena de Abastecimiento?
•
Hacer eficientes y efectivos los procesos para todas las
áreas de la entidad.
•
Mejorar el control de flujo de insumos que se incorporan a
su organización y puede preparar a su institución para
operar en un ambiente de abastecimiento óptimo,
minimizando las pérdidas o carencias de productos en
momentos críticos.
Es clave el compromiso de todos y cada uno de los
miembros de la institución, desde el Jefe de Servicio
hasta el último usuario requirente.
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¿QUÉ SE REQUIERE PARA UNA EXCELENTE
CADENA DE ABASTECIMIENTO?
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Planificar las Compras
Planificar las compras significa definir:
• ¿Qué necesita la organización?
• ¿Cuánto?
• ¿Para cuándo lo necesita?
En un período de tiempo determinado
Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de
cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como
precio, plazos de entrega, calidad, etc.
También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que
permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de
abastecimiento.
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¿Cuáles son las Ventajas de Planificar las Compras?
Una adecuada planificación se traduce en numerosos beneficios para
la entidad, optimizando los métodos de compra y mejorando los
resultados en términos:
Eficacia
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Eficiencia
Transparencia.
Ventajas de Planificar las Compras
Precios
Más competitivos y mejor calidad obtenida en cualquiera
de los distintos mecanismos de compra, debido a que una
adecuada programación nos permite:
• Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores
condiciones comerciales (precio, calidad, entrega,
servicio post venta, etc.).
• Facilitar a la Dirección de Compras y Contratación
Pública la suscripción de nuevos Convenios Marco,
basándose en los requerimientos futuros estimados por
los planes de compra de los servicios.
• Realizar una mejor definición de los requerimientos y de
los plazos de los distintos procesos de compra, lo que
trae aparejado un mayor número de proveedores
potenciales y una mejor negociación en el caso de un
único proveedor.
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Ventajas de Planificar las Compras
Menores Costos Administrativos
Al agregar demandas se realizan menos procesos de
compra y, por tanto, menos papeleo, menos órdenes de
compra, menos coordinaciones, menos revisiones de la
entrega del producto o servicio, etc.
Menores Costos de Inventario
Con una adecuada planificación será posible definir
pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita
disminuir los stocks y sus costos asociados.
Compras Oportunas
Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos, por
lo tanto, ser capaz de responder a los requerimientos de
nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que
evidentemente aumenta su satisfacción.
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Ventajas de Planificar las Compras
Adecuada Distribución de la Carga de Trabajo
Con una buena planificación, es posible programar y
distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de
manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes
sobrecargas de trabajo, que además de perjudicar el
clima laboral, afectan la eficiencia de los procesos.
Personal Menos Estresado
Aumenta el compromiso con la organización, disminuye
la rotación, el ausentismo y aumenta la productividad.
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Ventajas de Planificar las Compras
Apoyo al Cumplimiento de los Objetivos Estratégicos
Permite liberar recursos para enfocarse en las compras
que resulten estratégicas para la organización, ya sea en
términos de su importancia para el desarrollo de las
labores propias de la organización o de su relevancia para
la implementación de un proyecto estratégico para la
institución.
Mejoras al Funcionamiento Diario de la
Organización
Las compras sencillas o rutinarias, aunque aparentemente son
menos importantes, resultan indispensables para trabajar
eficientemente.
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Ventajas de Planificar las Compras
Identificar Oportunidades para la Generación de Contratos de
Suministro
En la medida que observamos que existen productos o
servicios para los cuales es difícil prever la cantidad y/o el
momento en que serán requeridos, es recomendable licitar
con el fin de adjudicar al mejor proveedor y generar un
contrato de suministro con él, en el que se le solicitan los
productos o servicios en la medida que se van requiriendo.
Resolver Situaciones de Crisis de Mejor Forma
Una buena planificación permitirá tener en cuenta
situaciones de estacionalidad como aumentos de demanda
en una determinada época del año. El planificar y
programar la mayoría de las compras ayudará a estar más
preparado para enfrentar las verdaderas situaciones
urgentes, es decir, aquéllas imposibles de planificar como
la ocurrencia de eventos de fuerza mayor.
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Ventajas de Planificar las Compras
Disminución de Licitaciones Desiertas y de Compras
Urgentes.
Permitirá prestar la atención necesaria y dotar de los recursos
adecuados a la realización de procesos de licitación. Por lo
tanto, se podrá establecer plazos apropiados y redactar
buenas bases lo que facilitará la participación de los
proveedores, con los consecuentes beneficios que ello implica
en términos de eficiencia y transparencia.
Una Excelente Planificación, permitirá
controlar
el
proceso
de
abastecimiento,
analizar
las
desviaciones y así poder tomar
mejores decisiones a futuro.
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¿CÓMO PLANIFICAR LAS COMPRAS DEL
SERVICIO?
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¿Cómo Planificar las Compras?
La planificación de las compras puede ser entendida como
un proceso de tres etapas:
• Levantamiento de requerimientos
• Programación de las compras
• Control y seguimiento de la ejecución del plan
Es fundamental tener claro que la planificación de
las compras no es una tarea exclusiva del
departamento de abastecimiento, ya que será
necesario consultar y hacer participar a otros
departamentos y unidades de la organización.
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¿Cómo Planificar las Compras?
Levantamiento
de
Requerimiento
Seguimiento
del Plan de
Compras
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Saber qué se va a necesitar
durante el próximo período
Programación
de las Compras
¿Cómo Planificar las Compras?
Levantamiento
de
Requerimiento
Seguimiento
del Plan de
Compras
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Definir el mecanismo que
se utilizará para adquirir los
bienes y servicios que se
espera adquirir.
Programación
de las Compras
¿Cómo Planificar las Compras?
Levantamiento
de
Requerimiento
Seguimiento
del Plan de
Compras
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Guiar, controlar y transparentar
las compras y los gastos
mientras se está ejecutando, lo
que nos permite tomar medidas
correctivas oportunamente.
Programación
de las Compras
¿POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS?
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Plan Anual de Compras
•
Cada Entidad deberá elaborar y evaluar un Plan Anual de
Compras que contendrá una lista de los bienes y/o servicios
que se contratarán durante cada mes del año, con indicación
de su especificación, número y valor estimado, la naturaleza del
proceso por el cual se adquirirán o contratarán dichos bienes y
servicios y la fecha aproximada en la que se publicará el llamado a
participar.
Artículo 98 del Reglamento
•
Los Procesos de Compras y contratación deberán
formularse de conformidad y en la oportunidad determinada
en el Plan Anual de Compras elaborado por cada Entidad
Licitante, previa consulta de la respectiva disponibilidad
presupuestaria, a menos que circunstancias no previstas al
momento de la elaboración del Plan Anual de Compras hagan
necesario dejar de cumplirlo o se haya efectuado una modificación
al mismo. …
Artículo 99 del Reglamento
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¿Por qué realizar el Plan Anual de Compras?
•
Cada Entidad publicará su Plan Anual de Compras
en el Sistema de Información, en la forma y plazos
que establezca la Dirección.
Artículo 100 del Reglamento
•
Cada Entidad podrá fundadamente modificar el Plan
Anual
de
Compras
en
cualquier
oportunidad,
informando tales modificaciones en el Sistema de
Información.
Artículo 101 del Reglamento
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¿CÓMO DEBE SER EL PROCESO DE
ADQUISICIÓN DE LA ENTIDAD?
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Etapas del proceso de Abastecimiento
1.
2.
Definición del
requerimiento:
Definir con
claridad la
necesidad del
usuario
requirente
Selección de
mecanismo de
compra:
•Convenio Marco
•Elaboración de
las bases
•Licitación
Pública
•Licitación
Privada
•Compra Directa
(excepción)
3.
Llamado y
recepción
de ofertas:
dependerá
del
mecanismo
de compra.
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4.
Evaluación
de ofertas:
criterios de
evaluación.
5.
6.
7.
Adjudicación de
oferta:
publicación
resolución de
adjudicación y
aviso a proveedor
adjudicado.
Recibo de
producto o
servicio:
formalización
de compra.
Seguimiento
y monitoreo
de la
compra:
garantía,
servicio
técnico y
satisfacción
cliente
interno.
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