PerfilSecretariaAsistenteabril2015

EL CENTRO PARAGUAYO DE ESTUDIOS DE POBLACIÓN, CEPEP, NECESITA:
Encargada de la Secretaria General no Profesional
Oficina:
Reporta a:
Dirección Ejecutiva
Dirección Ejecutiva
Resumen de Responsabilidades:
Desarrolla las tareas de traducción y apoyo a la Secretaría General de la Institución, se
encarga del manejo estadístico, archivos e informes relacionados a los Proyectos del CEPEP y
realiza las gestiones de contrataciones y controles básicos de Recursos Humanos.
Responsabilidades:
1. Archivar todos los documentos, correspondencia, reportes e informes de/ a la Dirección
Ejecutiva, del Voluntariado, del Consejo Directivo, del Tribunal Electoral Independiente, de
las Comisiones y otros archivos de la institución. Organizar, cuidar y mantener eficientemente
el archivo de la Institución.
2. Confeccionar informes, notas, circulares y otros documentos de la Institución.
3. Preparar los documentos a consideración de la Dirección Ejecutiva diariamente y hacer
seguimiento de su gestión posterior.
4. Registrar la agenda de la Directora Ejecutiva y programar sus reuniones y citas, previa
consulta con el mismo. Recordar y coordinar los compromisos de la Dirección Ejecutiva.
5. Mantener al día el calendario de actividades de la institución, como mínimo con tres meses de
adelanto.
6. Gestionar vehículo, conductor, viático y otros recursos necesarios para viajes, reuniones,
talleres y otros compromisos de la Dirección Ejecutiva y del Consejo Directivo.
7. Coordinar su trabajo con otras oficinas del CEPEP y con las clínicas, de ser necesario.
8. Redactar y elaborar las notas externas para todos los departamentos. Archivar copia.
9. Preparar u apoyar la preparación de reuniones, entrevistas, capacitaciones, confección de actas,
invitaciones a reuniones, etc.
10. Dar apoyo de secretaria al Consejo Directivo, Tribunal Electoral Independiente, a las
Comisiones, a la Asambleas y otras actividades del CEPEP.
11. Preparar los materiales necesarios para las reuniones y talleres de la Dirección Ejecutiva, del
Consejo Directivo, de las Comisiones y del Voluntariado, así como de otros directores.
12. Distribuir documentos de la Dirección Ejecutiva, del Consejo Directivo y/ o de la Institución a
Directores y jefes, y a personas fuera de la institución.
13. Mantener actualizado un registro de teléfonos, direcciones de e-mail de contactos, de interés
del CEPEP y de la institución.
14. Apoyar la organización y la realización de las reuniones del Consejo Directivo de sus
Comisiones y /o del Voluntariado. Mantener al día el archivo del Consejo Directivo y del
Voluntariado.
15. Realizar fotocopias, encuadernación, compaginación, etc. de materiales para la Dirección
Ejecutiva, para el Consejo Directivo, para su distribución a Directores y para el archivo de la
Institución.
16. Traducir materiales del inglés al español y viceversa.
17. Atender a las personas que llegan a la Dirección Ejecutiva o a alguna de sus dependencias.
Atender a las personas que llegan a la institución, orientarlas y acompañarlas de ser necesario.
18. Apoyar la organización de talleres y seminarios organizados por el CEPEP.
19. Asistir al Director Ejecutivo en la comunicación con el personal de la oficina central y de las
clínicas.
20. Informar y o recordar a la Dirección Ejecutiva sobre compromisos de Directores y Jefes y
aspectos pendientes de decisión o respuesta.
21. Informar de documentos pendientes y plazos, dar seguimiento a documentos/ informes
pendientes. Apoyar y coordinar el funcionamiento del SIEMI (Sistema de Información,
Evaluación y Monitoreo Institucional)
22. Encargarse de la Mesa de Entrada.
23. Actualizar la pagina Web o apoyar su actualización y colaborar en la elaboración y diseño de
materiales de comunicación y educación, asi como del NotiCEPEP y otras publicaciones del
CEPEP.
24. Recepcionar y registrar toda la correspondencia o documentación que llega a la institución y
distribuirla a las personas o departamentos correspondientes.
25. Recepcionar y registrar toda la correspondencia que ingresa a la Dirección Ejecutiva y al
Consejo Directivo.
26. Realizar el seguimiento de los documentos de la Dirección Ejecutiva, del Consejo Directivo,
del Tribunal Electoral Independiente y del CEPEP en general.
27. Registrar y realizar el envío de la correspondencia, los trámites en el correo y los envíos de
fax, e-mail y correo rápido.
28. Atender las llamadas telefónicas de la Dirección Ejecutiva, y de ser necesario, de la institución
y derivar las mismas a las personas o departamentos, así como tomar mensajes. Realizar las
llamadas telefónicas que la Dirección Ejecutiva o el Consejo Directivo le encomiende.
29. Realizar las llamadas al extranjero para todos los departamentos.
30. Controlar y gestionar los trabajos de limpieza, ordenamiento y mantenimiento de la Dirección
Ejecutiva y de la Secretaria General.
31. Encargarse, con apoyo de la Unidad de Sistemas Informáticos, la elaboración de informes
estadísticos.
32. Realizar contratos de recursos humanos conforme a indicaciones de la Dirección Ejecutiva,
33. Elaborar informes de asistencia, de productividad y otros de los recursos humanos del CEPEP.
34. Elaborar los Certificados de Trabajo, listados de RRHH, planillas y formularios necesarios
relativos al personal, a los profesionales y al voluntariado del CEPEP.
35. Realizar las solicitudes necesarias para su buen funcionamiento de: suministros,
mantenimiento de equipos, etc.
36. Asistir y apoyar toda actividad que ayude al buen funcionamiento de la institución.
37. Colaborar con los diferentes emprendimientos / o actividades de la Institución.
38. Las demás que resulten de los procedimientos y normas aprobadas y las que se le asignen.
Requisitos:
1. Excelentes relaciones humanas. Facilidad de comunicación interpersonal.
2. Buena capacidad organizacional. Orden y Método en su trabajo.
3. Buena predisposición para el trabajo en equipo.
4. Excelente manejo de computadoras y programas, sobre todo de procesamiento de palabras,
Excel y Power Point.
5. Conocimiento de gramática y ortografía, en español e inglés.
6. Redacción propia, en español e inglés.
7. Experiencia en metodología de archivo.
8. Buena presencia.
9. Discreción y reserva en los asuntos de la institución
10. Excelentes referencias de trabajos anteriores.
11. Buena predisposición hacia la planificación familiar por medio de métodos modernos.
12. Compromiso con los derechos sexuales y reproductivos de las personas.
Remuneración: Categoría Salarial Inicial: M.2.1 Encargado de Oficina no Profesional
Inicial. Monto del sueldo mensual: Gs. 2.150.400 (dos millones ciento cincuenta mil
cuatrocientos guaraníes). Aporta a IPS. --Duración de la Jornada: De Lunes a Viernes de 08:00 a 13:00 hs. y de 13:30 a 16:30 horas.
Sábado de 8 a 12:00 hs. Horas/ semana/ promedio: 44 hs.
Personas interesadas en el cargo: enviar archivo de curriculum en Word, al email
[email protected] hasta el dia 24 de abril inclusive.
No llamar por teléfono ni asistir personalmente. Las personas preseleccionadas serán citadas para
entrevista personal en fecha posterior al 24 de abril. Si no han sido citados hasta el 4 de mayo es
porque no han sido seleccionados.