GESTIÓN DE REGISTROS DE SALUD Actividad de Devolución

GESTIÓN DE REGISTROS DE SALUD
Actividad de Devolución
Informe Final de la Práctica en Terreno
Organización de un departamento
De estadística
Nivel hospitalario.
Datos de la autora del trabajo:
María Marta Suarez.
DNI: 14048472.
Ciudad de Santa Fe.
Año 2010
Organización de un departamento
De estadística
Nivel hospitalario.
Índice
1- Introducción.
2- Objetivos.
3- Datos de la organización.
4- Características de los Recursos Humanos
5- Práctica en Terreno
6- Conclusión
1- Introducción
El presente informe se desarrolla en aspectos de la Oficina de Estadística de
este hospital, J B Iturraspe, de la ciudad de Santa Fe.
Es de carácter analítico tomando como referencia la oficina de Estadística del
sector salud fundamentalmente con el propósito de comprender el rol que
desempeña este sistema estadístico como órgano estructural en el contexto
hospitalario
2- Objetivos
Los objetivos de este departamento de estadísticas, consisten en:
Facilitar la atención, ordenada y correcta, tanto de las personas que acuden a
demandar los servicios de carácter ambulatorio como los de hospitalización,
custodiar y mantener en forma accesible, las historias clínicas de pacientes,
además de recolectar, elaborar, procesar, tabular y analizar las estadísticas de
salud del Hospital, a fin de que sirvan de guía en la planificación, supervisión y
evaluación de las actividades que les sean encomendadas al hospital.
Adquirir conocimientos de elementos que sirvan de apoyo para la aplicación de
técnicas estadísticas. Aplicar y preservar el registro de la información en tiempo
y forma.
3- Presentación:
1- Datos de la organización:
Hospital J B ITURRASPE.
Establecimiento Público de Salud Asistencial
(Hospital Escuela)
Actividad Principal: Establecimiento Público de Salud Asistencial
(Hospital Escuela) –
Nivel de Complejidad 6
Nº de Empleados: 1500 aprox. Abarcando todas las especialidades.
Institución de Entidad Pública, Hospital
Localidad: Santa Fe (La Capital)
El departamento de estadísticas se encuentra, dentro del hospital, es una sala
que funciona como oficina central y que tiene dentro todas las oficinas que lo
componen.
Consultorio externo
Oficina central.
Archivo.
Admisión
Informática
2- organigrama hospitalario
3- FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO de estadísticas.
1. Identificación, inscripción y atención de los usuarios, con el fin de
prestarle los servicios con que cuenta el hospital.
2. Conservar y custodiar las historias clínicas de los pacientes del Hospital.
3. Efectuar el control estadístico de todas las actividades médicas que se
realizan en el hospital.
4. Elaboración de datos para la planificación, supervisión, evaluación de los
programas, actividades médicas y administrativo
5. Transmitir en tiempo y forma a la dirección correspondiente, toda la
información necesaria y oficialmente establecida
6. Elaborar y suministrar los datos que sean solicitado para cualquier
actividad del Hospital, previa autorización de la dirección.
7. Mantener estrecha coordinación con los diferentes servicios y unidades
básicas del área de estadística.
El departamento de estadística y registro médico facilita la atención oportuna
de los pacientes y usuarios
Cuenta con la participación del personal para brindar información de manera
general y que sea de forma accesible para quienes lo demandan.
4- Características de los Recursos Humanos
La Jefe del Departamento de estadísticas, es técnica en estadísticas, (interina)
El resto del personal, es técnico en estadísticas, personal administrativo,
auxiliar y personal de servicio.
El número de empleados en el caso del Dpto. de Estadísticas, es en total de
18 personas.
El turno de trabajo se ajusta al Reglamento del Sector. (De 6 a 13hs.)
De lunes a viernes, sábados, domingos y feriados, queda una guardia mínima
para realizar el censo diario en el sector de internación.
Cada sector, tiene un subjefe
Las Funciones comunes del la Jefe de Departamento y Secciones son:
1. Cumplir y hacer cumplir los deberes, atribuciones y funciones
establecidas por los reglamentos vigentes para las unidades
organizativas.
2. Organizar y controlar al personal que trabaja en la unidad funcional,
siendo el máximo responsable del cumplimiento de la disciplina laboral.
3. Trasmitir las orientaciones técnicas, administrativas, docentes e
investigativas relacionadas con su especialidad.
4. Supervisar el procesamiento, la calidad e integridad de los datos de
los sistemas de información estadísticos.
5. Coordinar con otros Departamentos y Servicios de la entidad la
recolección de datos primarios para el desarrollo de cualquier trabajo
especial de orden estadístico.
6. Cumplir el calendario estadístico establecido.
7. Controlar la correcta utilización de los medios de trabajo asignados.
8. programar reuniones periódicas con el personal para análisis del
Trabajo.
9. Cumplir con los procedimientos de seguridad informática establecidos.
5- Práctica en Terreno
a-Funciones de Admisión.
Mantiene un control permanente de las camas del hospital por servicios; salas
y su disponibilidad.
Efectúa y registra los ingresos, egresos y pases de pacientes, realizando un
censo diario.
Enviar diariamente a la sección de Estadística los registros utilizados en la
ronda y el resumen del censo de pacientes por sala.
Las secretaria de cada servicio, traen planilla de censo, y reintegran historias
clínicas, una vez que el paciente es dado de alta.
Se elabora lista diaria de pacientes y ubicación de estos en cada servicio, y se
entrega a la oficina de informes/admisión, que se encuentra en el ingreso del
hospital.
La captura de datos sobre obra social se realiza a través de interrogatorio, se
recorre las salas de internación, realizando un censo para poder captarlas. En
caso de no tenerla, se le hace firmar al paciente una planilla de declaración
jurada, si la tuviera, se llena y hace firmar planilla de resumen de internación +
anexo ll.
Se notifica a la obra social para que autorice la internación mediante fax.
Una vez dado de alta el paciente, se arma historia clínica, se codifica según
nomenclador nacional o nomenclador de hospital publico de gestión
descentralizada.
Se hace fotocopia, se factura por paciente, se arma factura por obra social y
se envía a la obra social, esta envía el cheque por correo, o entrega
personalmente.
Ese cheque es fotocopiado en la oficina de obra social para tener un
comprobante que la obra social envió el cheque y este es enviado a tesorería
del hospital, para que sea depositado en la cuenta del hospital.
Pasando los 60 días, si la obra social no paga la prestación, se le intima y 10
días después se vuelve a intimar si fuera necesario.
De no obtener respuesta, se manda resumen de HI, la factura con sello
recibido de la obra social, con detalle + anexo, la epicrisis, mas la notificación,
a la súper intendencia de obras sociales, (organismo nacional que maneja el
sistema de obras sociales) para que se haga efectivo el pago.
En el caso de captura de obras sociales por consultorio externo, se verifica con
número de documento por internet en páginas con acceso abierto al público.
( súper intendencia, IAPOS, Anses y ministerio ).
Si tiene obra social, se elabora la planilla, que se le entregara al medico para
que coloque diagnostico, firma, sello, datos del paciente, y la firma del mismo.
En caso de no contar con una obra social, se verifica con el documento y se
registra como paciente sin cobertura y queda a criterio de la persona colaborar
con cooperadora.
Se codifica la prestación, según corresponda, se saca juego de fotocopias, se
hace un expediente y se envía a la obra social, para que esta pague la
prestación.
Como dato importante, los 18 dispensarios que dependen de este hospital , no
facturan , ya que ellos dicen que no es trabajo que les corresponda hacer, que
deberían tener un personal administrativo para que realice dicho trabajo.
b- Funciones de Estadística
Tiene como fin la elaboración de los datos recogidos por y en el establecimiento,
remitiéndolos a nivel central.
El personal, se manejan con cuadernos y programas de PC.
Las secretarias de los servicios, retiran y regresan a este sector las historias
clínicas, estos movimientos quedan registrados en la PC.
Arman las tapas de las historias clínicas nuevas, las placas de Rx, se archivan
aparte.
Constan de 4 archivos diferentes.
1- PASIVO. (DEFUNCIONES E HISTORIAS CLINICAS DE MAS DE 10 AÑOS)
2- DEFUNCIONES DE OTROS HOSPITALES.
3- TOMOS. (PARA LAS HISTORIAS CLINICAS MUY GRANDES)
4- ACTIVO.
Si el paciente lo requiere, puede solicitar copia de historia clínica,
oficina, previa autorización de la dirección de este hospital.
en esta
C-
Funciones de Inscripción en consultorio
externo.
Distribuyen los turnos a partir de las 6.30 horas, para los médicos que atienden
según cronograma pre establecido.
Se Inscriben y asigna un número de historia clínica a los pacientes.
Se confeccionan los listados por especialidades.
Al ingresar los datos de los pacientes en la PC, quedan registrados en el
sistema, para futuras consultas.
Se retira del archivo las historias clínicas para entregárselas al medico.
Se confecciona la historia clínica a los pacientes que consultan por primera vez,
registrando todos los datos: nombre y apellido, número y tipo de documento,
fecha de nacimiento, domicilio, teléfono.
Si el paciente tuviera obra social, se lo envía a la oficina de obra social, para
que el hospital, pueda cobrar la consulta de este paciente, a la obra social que
corresponda, sin que el paciente tenga que entregar órdenes de consulta
alguna y realiza la consulta médica totalmente gratis.
Según sea el caso, o los pacientes pertenezcan a lugares muy distantes del
hospital, se pueden solicitar turnos con anticipación.
Esta establecido que el 40% de los turnos que se dan mensualmente (18000),
se entregan en forma anticipada, con un tiempo de espera para el paciente de
hasta dos meses.
Una vez finalizada la atención de los médicos, las secretarias o enfermeras de
los consultorios, regresan a la oficina de consultorio externo, las historias de los
pacientes atendidos y el personal, controlara que estas estén completas y
guardaran nuevamente dichas historias, en los archivos.
El personal administrativo tiene también que registrar en planillas las ausencias
de los médicos, sean estas por licencias o permisos, con anticipación, para
poder avisar a los pacientes que dicho medico no atenderá en determinada
fecha.
Al consultar a la jefa de las ventanillas, el porque hay médicos que atienden a
15 pacientes diarios y otro solo atienden 5 o 10 o 3 pacientes, esta me
responde que:
Según la especialidad que tenga cada medico.
Un medico clínico puede llegar a atender hasta 15 pacientes por día, en un
promedio de 15 a 20 minutos de atención por cada paciente, un cardiólogo
puede atender 5 pacientes por día, porque además del interrogatorio que le
hace a el paciente, también se le controla la t/a, se le realiza un
electrocardiograma o ergometría y esa consulta depara mucho mas tiempo,
(hasta 1 hora por paciente)
Como así también una consulta de pediatría, que el medico debe controlar,
pesar, medir al niño, y esta consulta puede demorar hasta 40 minutos.
D-FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRALIZADO.
El personal de esta sección, Controla la numeración de la historia clínica.
Archiva y desarchiva las historias clínicas.
Recepciona y coloca los informes de exámenes complementarios
en las Historias Clínicas.
Controla mediante cuadernos, las entradas y salidas de las historias clínicas
al archivo, previo al inicio de las consultas, la ubicación de las Historias Clínicas
En las consultas, de los pacientes que serán atendidos.
Mediante el medico auditor del comité, se realizan análisis cuantitativos
De historias clínicas, y se notifica a los médicos de las historias clínicas
Incompletas a través de este mismo comité.
Mantienen adecuadamente el archivo impidiendo que personas ajenas al
mismo tenga acceso a el.
En el caso de fallecer un paciente, no se elaboran más los certificados de
defunción, en este sector.
La elaboración y responsabilidad es solo de los médicos.
E- funciones de la oficina central.
En esta oficina, el personal técnico, administrativo y auxiliar, reciben el
informe de hospitalización, al egreso del paciente, (Altas o defunciones)
cuantifica la información, de consultorios externos, informe estadísticos, de
movimiento de pacientes, utilización de camas, notificaciones obligatorias, (ley
15465), programas de salud, elaboración de boletines, lo ingresan al sistema
y se envía a la dirección o ministerio, mediante sistemas informáticos.
Se guardan datos enviados mediante copias en CD
El personal dispuesto para la codificación de diagnósticos, solo lo hace en
pacientes internados. Se esta instruyendo a los médicos de consultorio externo
para que además del diagnostico, coloquen el código, pero son reacios a
aplicar esta metodología de trabajo, se realizaron charlas y entregaron a los
médicos cartillas explicando este modo de trabajo, pero no siempre se
cumple.
Índices de rendimiento:
Se realizan por servicio y por día.
Se elaboran boletines semestrales y anuales.
Tanto del hospital, como de los 18 dispensarios que dependen de este.
Se notifica al nodo o zona de salud que funciona en el hospital italiano.
F- funciones de la oficina de informática
Todos los datos obtenidos, se cargan a sistemas informáticos, que son
enviados a nodo, dirección o ministerio.
En esta oficina, no se realizan estudios de datos, ni se analizan
diagnósticos de consulta de las 18.000 consultas mensuales
aproximadamente que realiza el hospital y la misma cantidad de los
dispensarios.
Se esta utilizando en la actualidad el programa DIAGNOCE.
Se esta implementando también el programa HMI, programa oficial del
ministerio, y el mas antiguo es una base de datos, realizado por el hospital
6- ConclusioN:
Se puede agregar que un sistema de organización es vital para cualquier
empresa donde se presente y ayudara de manera directa en los procesos
que se lleven a cabo, tomando las funciones en las cuales se basa la
organización para trabajar de manera más eficaz, nos dan la pauta para
determinar su importancia, la necesidad de trabajo en grupo que requiere
de una aplicación de esta disciplina que se vera reflejada en la
productividad y eficiencia.
Un organismo social depende para su éxito de una buena administración,
ya que solo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos
materiales y humanos.
Es siempre fuente de preocupación sin embargo, una adecuada
organización, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la
sociedad.
Para países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la
organización es requisito indispensable, pero se necesita coordinar los
elementos para poder crear las bases esenciales del desarrollo