CREACIÓN, MODIFICACION O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

SEDE PRINCIPAL
CREACIÓN, MODIFICACION O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS O
GC-F01
V:01
Aprobación: 25/01/2010
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FORMATOS
NOMBRE DOCUMENTO Ó FORMATO: _ 1 escriba el nombre asignado al formato o documento que va a controlar
.
.
NUEVO
MODIFICACION
ELIMINACION
Versión:
2 Marque con una X según corresponda;
. - NUEVO: Si el formato o documento que va a controlar apenas lo crea o apenas lo va a controlar, (inclusión
.
de código, versión y fecha de aprobación)
- MODIFICACIÓN: Si el documento o formato ya existía y le va a realizar algún cambio,
- ELIMINACIÓN: Si el formato o documento existe, y por cambios, como eliminación de la actividad, inclusión
en otro formato o documento, va a salir de circulación.
Versión: número consecutivo, asignado por la Gestora de Calidad, que dice las veces que un documento a
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Sufrido o no cambios. Es decir la primera vez que se crea se le asigna la versión 1, después de esta creación
.
y. puesta en marcha, con cada modificación que se genere, pasará a versión 2, y así sucesivamente, permita llevar
un histórico del comportamiento de cada uno de los formatos ó documentos.
CODIGO: ____________
este código es asignado por la Gestora de calidad y se compone de la siguiente manera: XX-Y00
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XX: dos letras mayúsculas que indican el proceso, así, GD: Gestión Directiva; GA Gestión Académica, BI:
.
Bienestar
institucional; GR: Gestión de Recursos, GC: Gestión Calidad
.
Guión
Y: letra F para indicar si se trata de un formato ó D para indicar si se trata de un documento,
00: consecutivo en número
FECHA
MOTIVO QUE DA LUGAR A LA CREACIÓN, MODIFICACION O
ELIMINACIÓN DEL DOCUMENTO
Fecha en
4
que se realiza , la creación, modificación
5
Describa en forma breve y precisa el motivo que genera la
o. eliminación del formato o documento,
creación,
modificación, o eliminación del documento o formato
.debe coincidir con la que aparece en la
.
parte superior derecha llamada aprobación
.
CARGOS QUE REQUIEREN RETROALIMENTACIÓN
Escriba el cargo y solicite la firma de la persona o personas que deben conocer la creación, modificación, ó
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eliminación de los formatos o documentos
LUGAR
FORMA
MEDIO
LUGAR
TIEMPO
DISPOSICION
.
DISTRIBUCION
ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO RETENCIÓN FINAL
.
Lugar
en que Hace referencia a si En que va a Área y lugar exacto Cuanto
Después del
usted, y otras se almacena de almacenar,
AZ, de
tiempo va ha tiempo
de
personas
manera, Físico – folder
colgante, almacenamiento,
mantener
retención, que
encontrarán a impreso ó en medio carpeta
plástica, ej.:
contabilidad, este
se debe hacer
disposición el magnético
CD,
DVD, archivador rodante documento, con el registro
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formato para
computador,
están 1, académico, en su poder o documento,
su uso.
empastado,
archivador
de 3 meses, una destrucción,
.
anillado, etc. 9
madera cajón 2, año,
tres archivo 12
.
Bienestar
años, etc
muerto, ..
7
11
archivador, 10
devolución
.
..
cajón
3,
etc.
etc.
..
.
.
.