guía para la realización de eventos en hoteles guatemaltecos olga

Universidad Rafael Landívar
Facultad de Ciencias Económicas
Departamento de Hotelería y Turismo
GUÍA PARA LA
REALIZACIÓN DE EVENTOS
EN HOTELES GUATEMALTECOS
OLGA ALICIA SEGURA AMADO
Guatemala, enero de 2,006
Universidad Rafael Landívar
Facultad de Ciencias Económicas
Departamento de Hotelería y Turismo
GUÍA PARA LA
REALIZACIÓN DE EVENTOS
EN HOTELES GUATEMALTECOS
OLGA ALICIA SEGURA AMADO
CARNÉ 10165-99
Guatemala, enero de 2,006
AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR
Rector
Licda. Guillermina Herrera
Vicerrector Académico
Padre Rolando Alvarado, S.J.
Vicerrector Administrativo
Lic. José Alejandro Arévalo
Secretario General
Lic. Hugo Rolando Escobar Menaldo
AUTORIDADES DE LA FACULTAD
DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
Decana
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Vicedecano
Mba. Rolando Josué
Secretario
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Director Administración de Empresas
Dr. Julio Alejandro Zelaya García
Director Economía y Comercio Internacional
Lic. Samuel Pérez
Directora Contaduría Pública y Auditoría
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Directora Mercadotecnia y Publicidad
Mae. Ana María Micheo
Director Hotelería y Turismo
Lic. Raúl Palma
Directora de Sedes Regionales
Ma. Rosemary Méndez
Director de Maestrías
Mba. Rolando Josué
Representantes de Catedráticos
Lic. Julio Roberto Arévalo
ante Consejo
Lic. Miguel Enrique Rosales
Representante de Estudiantes
Margarita Ayala
Ante Consejo
María Olga Chacón
RESUMEN
La Guía para la Realización de Eventos en Hoteles Guatemaltecos, muestra la
Teoría General y Específica de los Banquetes, con el fin de que sea analizada y
llevada a la práctica por los mismos.
Para recabar la información de la investigación, se tomaron como referencias las
fuentes bibliográficas de La Industria de la Hospitalidad, Área de Banquetes,
Control de Costos de Alimentos y Bebidas, y Clases Magistrales de las mismas.
La descripción de la experiencia en el Área de Banquetes, se basó en la práctica
realizada en un hotel de una Cadena Internacional.
Se recomienda la presente Guía, a los hoteles y empresas guatemaltecas
dedicadas a la organización de eventos, la cual indica con pasos lógicos, cómo
se debe realizar un evento, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes
y superar sus expectativas.
DEDICATORIA
A DIOS:
Por guiarme en cada momento de mi vida.
A MI MAMI:
Gracias por su apoyo incondicional y por creer en mí.
La admiro como persona, mujer y profesional que es.
¡I Love You Colocha!
AL ABUELO:
Por ser como es: INCOMPARABLE CON OTRO. Lo quiero muchísimo y lo
extraño.
A MIS HERMANOS:
Lucha:
Gracias por su apoyo y jalones de orejas, ¡La quiero un montón!.
Negro:
¡Sos un líder! Gracias por enseñarme que en cada actividad de la
vida, se necesita la Administración. Te admiro por tus logros como
profesional y espero verte en la 1era División.
¡Ya somos 2 Licenciados en la family!
Tavo:
¡Te quiero muchísimo! Gracias por confiar en mí y por mostrarme que
hay que perseguir los sueños, vas a llegar muy lejos.
A MARITO:
¡Sos mi inspiración! Gracias por aceptarme como soy, espero que juntos
alcancemos muchísimas más metas. TE AMO MILES.
A MIS SOBRINAS:
Andre:
¡Sos como mi hermana! Gracias por la confianza que haz depositado en mí.
Te quiero muchísimo.
Malú:
¡Gracias por ser una personita especial, creativa y alegre! No cambies.
Anita:
¡La más Amado de todas¡ Te quiero un montón.
AGRADECIMIENTOS
A Mi Mami, Licda. Evelyn de Segura:
Mil gracias por TODO, por usted estoy donde estoy, agradezco su esfuerzo,
dedicación y sobre todo las porras.
A Mi Familia:
Por su apoyo en cada momento de mi vida. ¡LOS AMO!
A Marito:
Sos parte de mí, agradezco tú paciencia en todo este tiempo.
ayudarme a alcanzar esta meta. ¡TE AMO!.
Gracias por
A Mis Amigas de la U:
Laurita, te quiero muchísimo, nunca me voy a olvidar de estos años juntas. ¡Sos la
máximo!. Chía y Noemis, ¡Amigas, Si se pudo!.
A Mis Compañeros de Trabajo:
Gracias por la paciencia en los almuerzos y sus porras para mi privado. Los quiero
muchísimo.
A la Universidad Rafael Landívar, a mis catedráticos y a cada una de las personas
que de alguna u otra manera contribuyeron con la elaboración de esta
investigación.
INDICE
I.
Introducción…………………………………………………………………...1
II.
Naturaleza e Importancia del Área de Banquetes…………..................3
2.1
Antecedentes…………………………………………………………………………………….3
2.2
2.3
2.1.1
Industria Hotelera……….……………………………………………………………..3
2.1.2
Los Banquetes………………………………………………………………………... 4
Conceptos Básicos y Clasificación…………………………………………………………....6
2.2.1
¿Qué es un Banquete?..............................................................................……...6
2.2.2
Clasificación de los Banquetes…………..…………………………………………..6
Estructura y Funciones del Personal del Área de Banquetes……………………….……..8
2.3.1
Gerente General del Hotel………….……………………………………….………..8
2.3.2
Gerente de Alimentos y Bebidas……………………………………………………..8
2.3.3
Funciones del Personal de Banquetes……………………………………………...9
2.3.4
Director de Banquetes………..…………………………………………………........9
2.3.5
Chef de Banquetes…….…………………………………………………………….10
2.3.6
Capitán de Banquetes…….…………………………………………………………10
2.3.7
Mesero de Banquetes……………………….………………………………………10
2.3.8
Cantinero de Banquetes…………………………………………………………….10
2.3.9
Cocinero de Banquetes………………..…………………………………………….10
2.3.10 Chef Steward de Banquetes…....………..…………………………………….......11
2.4
Trabajo Administrativo de Banquetes……………………………………………………….11
2.4.1
Bitácora de Salones…….……………………………………………………………11
2.4.2
Orden del Servicio………………….………………………………………………..11
2.4.3
Departamento de Recepción y Bell Boys…………..……………………………..12
2.4.4
Departamento de Ama de Llaves…………………………………………………..12
2.4.5
Departamento de Mantenimiento………..…………………………………………12
2.4.6
Departamento de Contraloría y Cuentas…………………………………………..12
2.4.7
Departamento de Compras…………………………………………………………12
2.4.8
Evaluación del Servicio……………………………………………………………...13
2.4.9
Facturación……………………………………………………………………………13
2.4.10 Políticas de Reservaciones………………...……………………………………….14
2.4.11 Confirmaciones……………………………………………………………...............14
2.5
Trabajo Operativo………………………….…………………………………………………..14
2.5.1
Planificación del Evento…………………………………………………................15
2.5.2
Montaje del Evento…………………………………………………………………..16
2.5.3
2.6
2.7
Tipos de Montaje………………………………………………………………….….16
Composición de Menús……..………………………………………………………………...16
2.6.1
Tipos de Menús……………………………………………………………………....17
2.6.2
Coffe Break........................................................................................................17
2.6.3
Desayunos……………………………………………………………………...........17
2.6.4
Menú Servido……………………………………………………………..................17
2.6.5
Menús de Buffet………………………………………………………………………18
2.6.6
Menú de Boquitas……………………………………………………………………19
Costos de Alimentos y bebidas………...………………………………………………........19
2.7.1
Porcentaje de Costos de bebidas...………………………………........................20
2.7.2
Costos de Alimentos: Receta Estándar………………………….........................20
2.8
Precios de Venta……….………………………………………………………………….......20
III.
Experiencia en el Área de Banquetes……………...……………………22
3.1
Formatos Impresos Utilizados en el Área de Banquetes……………….…………….23
3.1.1
Libro de Reservas……………………………………………………………………23
3.1.2
Formato de Cotización del Evento…………………………………………………24
3.1.3
Formato de Requisición de Bebidas……………………….………………………24
3.1.4
Evaluación del Servicio……………………………………………………………...24
3.1.5
Contrato de Banquetes………………………………………………………………25
IV.
Análisis y Reflexiones sobre el Área de Banquetes………….………26
V.
Conclusiones….…………………………………………………………….28
VI.
Recomendaciones…..……………………………………………………...30
VII.
Referencias Bibliográficas……….……………………………………….31
ANEXOS……………………………………………………………………………………………........
ANEXO 1
GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS EN HOTELES GUATEMALTECOS
ANEXO 2
ORGANIGRAMA DE BANQUETES
ANEXO 3
FORMATO DE COTIZACIÓN
ANEXO 4
FORMAS DE MESAS
ANEXO 5
TIPOS DE MONTAJES PARA EVENTOS
ANEXO 6
TIPOS DE SERVICIOS
ANEXO 7
SERVICIO DE BUFFET
ANEXO 8
DECORACIÓN DE LAS MESAS
ANEXO 9
CÁLCULO DE LICOR
ANEXO 10
FOTOGRAFÍAS DE EVENTOS
I.
INTRODUCCIÓN
La Guía para la Realización de Eventos en Hoteles Guatemaltecos, describe la
naturaleza e Importancia del mismo.
El Banquete, es una comida que se organiza con el motivo de celebrar un
determinado acontecimiento, al que concurren muchas personas, invitadas o a
escote, para agasajar a alguien o celebrar algún suceso.
Para la realización de un evento, la organización juega un papel importante, tanto
en el Área Administrativa como el Área Operativa, ya que estas van de la mano.
La Organización Administrativa de este servicio, requiere una especial atención a
un sistema de formatos impresos, ya que estos facilitaran un control exacto de
todo cuanto deba hacerse en el Área Operativa.
Un Banquete tiene éxito, si se le agrega además de los alimentos y bebidas de
buena calidad, un excelente servicio del personal. Este es un producto que no
puede comprarse. La conducta humana en una sociedad libre no puede
uniformarse, sólo puede ser guiada en un proceso que requiere de supervisión,
atención y entrenamiento constante.
El buen éxito de los Banquetes, es la agilidad en el servicio. Los esfuerzos en
conjunto del personal, puede crear un cliente satisfecho, pero sobre todo crea un
cliente leal, que siempre regresa con el Hotel o Servicio de Catering que más le
gustó.
En el análisis final, todo lo que la publicidad puede lograr es la atracción de
nuevos Clientes. Solo los esfuerzos concertados del personal, puede crear uno
satisfecho; el que regresa, la persona que habla entre amigos y socios del
maravilloso Hotel o Servicio de Catering que le organizó el evento. La publicidad
oral es el medio más poderoso en la Industria del Servicio para bien y para mal.
Muchos propietarios han descubierto que es muy difícil lograr una buena
reputación y muy fácil arruinarla, enfatizando una vez más la necesidad de
organización, capacitación y supervisión.
Al
finalizar
esta
investigación,
se
encontrarán
las
Conclusiones
y
Recomendaciones de la misma, según el Análisis hecho por la autora, basado en
sus estudios universitarios y experiencia en el Área de Banquetes.
II.
2.1
NATURALEZA E IMPORTANCIA DEL SERVICIO DE BANQUETES
ANTECEDENTES
2.1.1 Industria Hotelera
Según Fernández (2000), “La Industria Hotelera nace en el siglo XIX y se
considera al Hotel Tremont House, construido en Boston en 1819, como el Adán y
Eva de la Hotelería moderna, paralelamente al adelanto en las vías de
comunicaciones y medios de transporte, tales como el ferrocarril y los barcos de
vapor, los cuales facilitaron el movimiento masivo de pasajeros. Surgió la
necesidad de disponer de incremento la construcción de múltiples hoteles cerca
de las estaciones de ferrocarril”.
Fernández (2000), afirma que “La Hotelería es un establecimiento que ofrece
alojamiento y servicios de alimentación y bebidas a los turistas”. Desde los inicios
de los años noventas del siglo veinte, el crecimiento de Establecimientos
Hoteleros a sido espectacular.
Foster (1994), indica que “Las políticas y prácticas administrativas en los Hoteles
es muy obvia, o sea, para mantener un cliente a gusto en su estadía en un Hotel,
debe tenerse un buen servicio y dar al cliente todo lo que desee, para que el
cliente salga complaciente del mismo y con el anhelo de volver a este”.
2.1.2 Los Banquetes
De Rayo (2001), dice que “El Buffet es una actividad que voluntaria o
involuntariamente, se ha ido produciendo desde que el hombre tiene
necesidad
de comer. En un principio, se puede describir como una mera exposición de
alimentos, que ya desde la prehistoria se produce, y que de formas más o menos
cambiantes se producen a lo largo de la historia”.
Para Fernández (2000), “Los Romanos fueron los que en un principio mejor
hicieron alarde de sus grandes fiestas, en donde los invitados comían y bebían
pudiendo llegar a durar todo el día, recibían regalos de los anfitriones y eran
servidos por esclavos, sin tener que levantarse de sus asientos. “Detrás de
estos grandes banquetes, ya existían los primeros gremios de cocineros y
panaderos,
clase
social
de
alta categoría y muy apreciados, en donde se
competía mucho por tener los mejores manjares y de las más complicadas
elaboraciones”.
Fernández (2000), cuenta que “Los Griegos también fueron unos grandes
expertos en la elaboración de grandes banquetes, perfeccionaron las técnicas
de la pesca y elevaron su importancia en la alimentación. Empezaron a
distinguir los platos como entrantes, pescados, carnes, postres, y a entablar su
orden en la comida, observando las reacciones en sus digestiones tras
los
grandes festine”.
“Toda esta acción de alimentarse pasó de ser una simple necesidad a ser un
acto social, en el que aprovechaban para la reunión de gente
ya
fueran
familiares, nobles o amigos, dependiendo de la época y finalidad”.
“Es en el siglo XIX, donde Francia se encontraba en su mejor momento con el
buffet, se empezaban a elaborar las grandes piezas de exposición y a transformar
el buffet en una fiesta, donde los comensales disfrutaban tanto por la vista como
degustando todos los manjares”.
De Rayo (2001), afirma que “El buffet se tiene como una exposición de alimentos
de consumo inmediato, en donde el comensal selecciona aquellos platillos que le
apetezcan, y puede repetirse tantas veces como quiera, bajo un mismo precio fijo.
El buffet es además de la exposición de platos, la conjunción de arte en las
elaboraciones, la estética y decoración en que son terminados los mismos”.
Para Fernández (2000), “Este servicio proporciona la facilidad de poder ofrecer
al cliente una gran variedad de platos más amplia, donde se puede comer sin
prisas ni esperas. Esta es la oportunidad de conocer la gastronomía del lugar,
repitiendo aquel plato que tanto le gustó, como hacer de pequeño gourmet y
degustar un poco de todo”.
2.2 CONCEPTOS BÁSICOS Y CLASIFICACIÓN
2.2.1 ¿Qué es un Banquete?
Mesalles (2002), afirma que “Los Banquetes son actos muy generalizados que se
producen por diversos motivos, debido a la necesidad de contactos entre las
personas. Aunque las costumbres y los menús han sufrido una gran
transformación, su finalidad en líneas generales, deja en segundo plano el factor
comida; ya que el motivo principal en la mayoría de los casos salvo los banquetes
tradicionales, es reunir a un determinado número de personas para un fin
determinado”.
Por definición, el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, dice que un
Banquete es: “Comida a que concurren muchas personas, invitadas o a escote,
para agasajar a alguien o celebrar algún suceso”. Y también lo define como:
“Comida espléndida”. Además, “Un Banquete es una comida que se organiza con
el motivo de celebrar un determinado acontecimiento (una visita oficial, una boda,
un aniversario, etc.). Hay otros muchos tipos de "comidas" que se organizan para
otras ocasiones, y que no revisten de la misma importancia que un banquete
(brunch, vinos de honor, cóctel, etc.). El Banquete puede tener un aperitivo previo
o una continuación; puede ir seguido a su término de un baile o un espectáculo.
Todo ello debe guardar relación con el motivo de la celebración”.
2.2.2 Clasificación de los Banquetes
Mesalles (2002), clasifica los Banquetes de la siguiente forma:
-Bodas -Bailes de empresas -Desfiles de moda
-Cenas de Gala -Homenajes -Comidas de negocios
-Cenas de Fin de año y Reyes -Seminarios -Presentación de personajes
-Congresos -Conferencias -Cumpleaños
-Cócteles con distintos motivos -Rueda de prensa –Inauguraciones
2.3
ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL PERSONAL DEL SERVICIO DE
BANQUETES
Según Lemus (2001), el Área de Banquetes debe estar organizada de la siguiente
forma:
2.3.1 Gerente General
“El Gerente General es responsable de definir e interpretar las políticas
establecidas por la dirección. Además, con éxito debe aplicarlas y mejorarlas, y
ocasionalmente verse obligado a omitirlas por completo. El correcto desempeño
de estas obligaciones requiere de un conocimiento funcional de todas las fases de
la operación del hotel”.
2.3.2 Gerente de Alimentos y Bebidas
“El Gerente de Alimentos y Bebidas dirige un departamento que también interfiere
en las relaciones con los huéspedes. El personal de servicio en restaurantes,
cafeterías, bares y salones para banquetes, entra en contacto directo, no sólo con
los huéspedes residentes, si no con miembros del público en general, que utilizan
las instalaciones del hotel además de sus habitaciones, y que son igualmente
importantes en la operación total”.
Lemus (2001), afirma que “Este es el departamento que tal vez demuestra con
mayor claridad en famoso y antiguo proverbio hotelero: el servicio es nuestro
producto más importante. La comida integrada por un buen alimento bien cocinado
y bellamente presentado, puede arruinar su imagen fácilmente por un mesero o
una mesera descuidados o sucios. La debida atención en el arreglo de la mesa en
cuanto a cubiertos, vajillas, cristalería, etc. Además de una atención correcta a las
necesidades de los huéspedes de artículos como pan, agua y licores son tan
importantes como la comida misma”.
2.3.3 Funciones del Personal de Banquetes
Para Lemus (2001), “El Personal de Banquetes ofrece sus servicios en los
diferentes eventos que se realizan a la vez son los encargados de planificar,
montar y adecuar los salones para la realización de los diferentes montajes. El
Departamento de Banquetes debe estar compuesto por un personal capacitado
que esté entrenado para ofrecer estos servicios y a la vez ofrecer detalles e
información a los clientes de las diferentes opciones que ofertan”. Dentro de los
principales puestos se encuentran:
2.3.4 Director de Banquetes
“Este proporciona las facilidades para lograr los estándares de calidad y eficiencia
establecidos y mantiene un liderazgo en los departamentos de Cocina, Almacén, y
Limpieza, para mantener el mejor servicio a los clientes en eventos y banquetes.
Este a la vez, se encarga de supervisar las operaciones internas y externas,
relacionadas con el Área de Banquetes, incluyendo el Servicio a Domicilio”. Dentro
de sus obligaciones y deberes están:

Asistir a las Reuniones de Banquetes.

Programar reuniones con sus subalternos para hablar del servicio.

Revisar las hojas de función con el Chef.

Solicitar el personal para los eventos con tiempo.

Revisar el uniforme del personal.

Supervisar la limpieza general de los salones y equipos.

Chequear con almacén si llega todo lo solicitado en la hoja de función del
Evento.

Dar el visto bueno a todos los detalles de comida y montaje junto con el
Chef antes de iniciar el evento.

Organizar y operar eventos dentro y fuera del lugar.
2.3.5 Chef de Banquetes
“Coordina y supervisa el adecuado funcionamiento de las cocinas de Banquetes,
en cuanto a la preparación de las órdenes de comidas, para lograr una buena
presentación y buen sabor, dentro del costo unitario de elaboración de platillos
pre-establecido”.
2.3.6 Capitán de Banquetes
“Es responsable ante el Maitre, del buen funcionamiento del evento al cual está
asignado”.
2.3.7 Mesero de Banquetes
“En el evento sirve alimentos y bebidas en la zona asignada por el Capitán”.
2.3.8 Cantinero de Banquetes
“Prepara y sirve las bebidas y cócteles en los Bares de los Banquetes”.
2.3.9 Cocinero de Banquetes
“Responsable ante el Chef, de la preparación y presentación de las órdenes de
comidas”.
2.3.10 Chef Steward de Banquetes
“Coordina con el Chef, la decoración y presentación de los montajes de buffet, de
la limpieza y ordenamiento de los equipos de cocina”.
2.4.
TRABAJO ADMINISTRATIVO EN EL SERVICIO DE BANQUETES
Mesalles (2002), dice: “El trabajo administrativo del servicio de Banquetes,
requiere una especial atención a un sistema de archivos e impresos, ya que estos
facilitarán un control exacto de todo cuanto deba hacerse. Se deben tener
controlados todos los detalles de un servicio, desde el primer contacto con el
cliente hasta la realización del mismo”. Las formas impresas a utilizarse son las
siguientes:
2.4.1 Bitácora de Salones
“Es un libro con todos los días del año en donde se encuentra el nombre de cada
salón. En él se anotan las reservas de los clientes, que tiene como objetivo tener
constancia de los salones ocupados para que en ningún caso pueda venderse un
salón dos veces, lo cual acarrearía un gran problema de difícil solución. En cada
casillero deberán anotarse los siguientes conceptos:
Salón, fecha en que se registra la reserva, nombre del cliente, domicilio y teléfono,
tipo de banquete, hora, número de personas y observaciones”.
2.4.2 Orden del Servicio
“La organización del montaje del evento, se hará con unos días de anticipación,
con el fin de coordinar con tiempo, todos los departamentos que tengan que ver
algo con el servicio, y que queden enterados y puedan preparar lo que les
corresponda hacer”. Entre los datos que se deben transmitir a cada uno de los
departamentos involucrados además del día, hora, número de personas, deben
figurar:
Menú: Especificando el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los menús
pueden ser de: Coffe Breaks, Desayunos, Almuerzos, Cenas o Cócteles.
Forma del montaje
Observaciones a cocina sobre la forma en que se servirá
Los Departamentos que colaboran de una forma más directa con el Área de
Banquetes son:
2.4.3 Departamento de Recepción y Bell Boys
“Se encarga de dar a sus colaboradores la información básica del evento para que
a la llegada de los invitados, puedan indicarles a su el lugar a donde deben
dirigirse”.
2.4.4 Departamento de Ama de Llaves
“Limpieza de los salones y zonas próximas, antes y después de cada servicio, con
especial atención a los baños”.
2.4.5 Departamento de Mantenimiento
“Luces, sonidos, aire acondicionado, colocación de la decoración, tarimas, pistas
de bailes, etc”.
2.4.6 Departamento de Contraloría y Cuentas
“Forma de pago en que se realiza el evento”.
2.4.7 Departamento de Compras
“Si se requiere comprar algo especial, para el servicio de los invitados que pueden
asistir, especialmente si son personalidades. La comunicación efectiva es
imprescindible, para involucrar al hotel entero en el evento, los presupuestos u
hojas de servicios deberán hacerse llegar a todos los departamentos, que en la
realización de la actividad tienen responsabilidades para el desarrollo de la
misma”.
2.4.8 Evaluación del Servicio
“Al finalizar el evento, Banquetes proporcionará una Evaluación de Servicio al
cliente o a la empresa responsable del evento, en la cual se describirán todas las
incidencias y pormenores durante el servicio. Es importante conocer a través de
esta carta lo bien o mal que haya sido el servicio; pues ello servirá de crítica
constructiva, que ayudará en el futuro a mejorar el servicio. Entre los datos que se
deben incluir, se encuentran: Nombre del Cliente o Empresa, Tipo de Evento,
Número de Personas, Fecha del evento, Preguntar su opinión o evaluación de los
siguientes servicios: Funcionamiento de servicios técnicos, luces, sonido, aire
acondicionado, Presentación de los platillos, Rapidez del servicio, Cortesía e
Higiene del personal, Exactitud con las horas. Los calificativos serán: Malo,
Regular, Bueno, Muy Bueno”.
“Luego de recibirse la Evaluación en Banquetes, se trasladará el Gerente de A y B
para su revisión, y si lo estima necesario, comentará sus incidencias, y mandará
copia al Gerente General, anexándole por su parte los comentarios, para
inmediatamente realizar las correcciones necesarias en el servicio”.
2.4.9 Facturación
“Al finalizar el evento, debe de confeccionarse la factura, haciendo constar en ella,
el número de Invitados, precio por cubierto y los conceptos extras que se hayan
contratado o producido durante el servicio. Normalmente los Banquetes no se
pagan al contado, ya que para el cliente resulta incómodo venir con la cantidad de
dinero tan elevada que supone el pago de un banquete; de cualquier forma, en
algunas ocasiones se suele pagar a través de un cheque autorizado por el
Departamento de Crédito, por lo tanto, al finalizar el evento se debe de trasladar la
factura al cliente para que la firme, dando su visto bueno. El Director de Banquetes
debe de supervisarlas antes de presentarlas al cliente, para ver si están
correctamente hechas y si han cargado todos los conceptos contratados”.
2.4.10 Políticas de Reservaciones
“Regularmente las Reservaciones se producen a través de llamada telefónica o
por escrito (Cartas o Fax) y se procede a asentarla en el Libro de Banquetes,
bloqueando tentativamente una fecha y salón”. Para bloquear tentativamente se
requiere, que con anticipación se haya solicitado verbal y por escrito lo siguiente:

50% de anticipo del costo total.

Si se trata de ventas de A y B un número mínimo de personas garantizadas
y que se pagaran aunque no asistan al evento. Esto deberá informarse
verbal y por escrito.

En la Carta - Cotización se deberán precisar: lugar, número de persona,
Fecha, Hora, Montaje, Evento, Coordinador y responsable por parte del
grupo.
2.4.11 Confirmaciones
“Se entiende por “Confirmado”, cuando el cliente haya dado el anticipo requerido.
En ese caso de cancelación antes de las 48 horas, se retendrá el 50% del
anticipo; y en caso de que sea después de 24 horas, el hotel reservará el total del
depósito. Este lineamiento se le hará saber al cliente por escrito y está sujeto a
políticas de ventas de cada establecimiento en particular”.
2.5
TRABAJO OPERATIVO
Mesalles (2002), indica que el Trabajo Operativo requiere una atención estricta.
Para ello indica lo siguiente:
2.5.1 Planificación del Evento
“El Gerente de Banquetes, llegado el día del evento, deberá planificar este,
supervisando en principio todos los detalles que figuran en la orden de servicio o
presupuesto de banquetes. En primer lugar deberá prever, para el número de
invitados que concurran al Banquete, el personal que se precise para el mismo. La
necesidad de personal varía en relación al tipo de servicio que se vaya a ofrecer”.
Para comida tipo buffet se necesita:
Un camarero por cada 25 personas.
Un cantinero hasta 150 personas, de ahí en adelante (2)
Un supervisor para más de 50 personas.
Para comida servida serían:
Un camarero y un ayudante por cada 25 personas
Un supervisor por más de 40 personas
Un cantinero hasta 150 personas, de ahí en adelante (2)
“El Gerente de Banquetes también debe de chequear que todo el material que se
necesite para el montaje esté preparado, en perfectas condiciones y verificar si la
cantidad que se necesita está disponible y a la mano. Estos Materiales Son: Sillas
y Mesas limpias y en buenas condiciones; Manteles y Servilletas planchados y sin
huecos; Cubertería y Lozas brillantes; Saleros y pimenteros llenos; Ceniceros sin
golpes; Cristalería brillada; Decoración adecuada, Carros transportadores de
comida caliente y fría, Jarras para servir agua, Jarras para servir leche y café,
Bandejas de comidas, Bandejas de bebidas, Cubos para enfriar vino o
champagne, Equipos auxiliares (Proyector, pantalla, Pizarrón, rota folio, podium,
pedestales, y micrófonos, equipos de transmisión simultanea), Utensilios de servir
(hieleras y pinzas), Suministro de papelería (Servilletas, agitadores, fósforos y
otros)”.
2.5.2 Montaje del evento
Según De Rayo (2001), “El montaje de un Banquete requiere suficiente tiempo,
para ir ejecutándose debidamente todos los detalles que exige la planificación que
previamente se ha convenido. La forma de efectuarlo, dependerá de la forma del
local, dimensiones, etc., así como del número de comensales a los que haya que
dar servicio y del tipo de este. Es conveniente hacer un pequeño croquis con la
distribución de las mesas; facilitando de esa manera el trabajo. Las mesas que se
utilizan en estos servicios tienen unas dimensiones mayores que las normales con
patas plegables o de roscas. Las medidas de estas mesas varían entre dos, tres y
medios o cuatro metros de largo y 0.80 metros de ancho (para comer) y (0.40)
metros de ancho como apoyo de material”.
2.5.3 Tipos de Montaje
Bodas, Quince Años, etc.: Se montarán las mesas de los invitados, estas
pueden ser redondas o rectangulares, si hay baile, la pista se colocará al centro o
los lados.
Cóctel: Se trata de montar un bar mostrador desde donde servir las bebidas y
montar mesas altas cocteleras o bien, mesas bajas con sillas en forma de
medialuna.
2.6
COMPOSICIÓN DE MENÚS
Ojugo (2000), afirma que “La Composición de Menús para banquetes, es uno de
los puntos más importantes, ya que de su composición y precio depende en gran
parte el éxito de la contratación del servicio”. Existen una serie de menús, que ya
se encuentran elaborados y en muchos casos hay que confeccionarlos al
momento, si los ya preparados no se ajustan al gusto y necesidades del cliente,
tanto en lo que se refiere a calidad como a precio. Si los menús no gustaron se
debe tratar de confeccionarlos conjuntamente con el cliente y pedirles
sugerencias.

“La confección de menú Estándar, correrá a cargo del Encargado de
Banquetes, el cuál a su vez se asesorará del jefe de cocina, para
conjuntamente considerar el costo, ejecución y posibilidad de servicio”.

“La variedad de menús ya elaborados es la siguientes:
Coffe Breaks, Desayunos, Menú Servido, Menú Buffets, Menú de Boquitas
para Cócteles”
Todas estas comidas pueden servirse en forma de buffet o plato servido.
Ojugo (2000), clasifica los menús de la siguiente forma:
2.6.1
Tipos de Menús
2.6.1.1
Coffe Breaks
“Todos los Coffe Breaks deben llevar como comestibles básicos café y pan, a
partir de estos se derivan lo jugos, leche, frutas, pastelerías, refrescos, limonadas
con variedad de sándwich, galletas, bizcochos, etc”.
2.6.1.2
Desayunos
“Los Desayunos son de cuatro tipos: Continental, Americano, Buffet del Hotel o
Brunch.
Los desayunos tradicionales están compuestos por: café, jugo, pan, huevos,
acompañado de algunas variedades de embutidos y carnes o tubérculos”.
2.6.1.3
Menú Servido
“Es un tipo de servicio bastante sencillo, rápido y cómodo, ya que evita muchas
complicaciones y facilita mucho la tarea. Al trabajar con un Menú Fijo para todos
los comensales, no se necesitan camareros muy preparados y da la oportunidad
de seleccionar personal extra, ocasionalmente cuando haya actividad, aún con
extras no muy expertos, con un Menú Fijo servido se logrará que la comida llegue
al cliente rápido, caliente y todo al mismo tiempo, ya que el plato sale de la cocina
preparado, listo para comer”.
2.6.1.4
Menús de Buffet
“Es un tipo de comida donde se le da a escoger al comensal, en forma de auto
servicio, varios tipos de comida, presentados vistosamente, a selección y gusto, y
la cantidad deseada. Este servicio es muy solicitado en las actividades de
Banquetes, ya que para muchos clientes es una buena solución que complace a
todos los invitados. Los Buffets consisten en platillos fríos y calientes y el éxito de
este, depende de la presentación de los platos. Los clientes primero comen con
los ojos y un buffet bien presentado, es un éxito no solo en cuanto a calidad, sino
también en lo económico”. Si se sabe planear bien el menú, este tendrá costo
bajo. La composición de él, consiste por lo general de:

Pan y Mantequilla (Variedad de ambos)

4 a 6 ensaladas de varios tipos.

1 a 2 platos fríos (Fiambres, patés,)

4 a 6 platos calientes (Papas, vegetales, arroz, carnes rojas, pescados,
mariscos, pastas, pastelones, etc.)

Bandeja de quesos (eventualmente)

Sopas o Cremas (eventualmente)

Postres

Café
Mesalles (2002), indica que “Todo ello debe ser magistralmente presentado y
decorado, generalmente se añaden decoraciones para una presentación mejor
con bambalinas de colores y diseños vistosos, figuras de hielo, candelabros,
arreglos de flores y frutas naturales, plantas ornamentales, paneles con
decoración de ambiente, etc.”
2.6.1.5
Menú de Boquitas
“Están compuestos por dos renglones, frías y calientes. Regularmente se ofrecen
entre 10 a 8 unidades variadas entre frío y caliente, tratando de seleccionarlo de
una manera equilibrada con relación a la presentación y a los comestibles e
ingredientes que los componen. Este tipo de menú, es solicitado partiendo de la
idea de brindar una forma de comida simple, no muy abundante y económica”.
2.7
COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Ojugo (2000), dice que “Los Costos representan la cantidad de dinero invertido
para producir los alimentos y bebidas de una actividad de banquete, o el valor total
de las mercancías utilizadas”. Esos alimentos y bebidas se registran a través de
las Hojas de Eventos o Presupuesto. El Gerente de Banquetes pre-selecciona los
menús que se ofrecen a los clientes, en sus diferentes renglones, de otra forma, el
cliente lo selecciona y diseña conjuntamente con el encargado. Los seleccionados,
ya sean diseñados por el cliente al momento de comprar el banquete o los pre
seleccionados por el Departamento de Banquetes, se envían al jefe de cocina
para que este proceda a elaborar las recetas de los platos o manjar que
componen los menús elegidos y luego se calculan sus costos unitarios. De igual
forma se procede para él cálculo de los costos unitarios de las bebidas.
Según Ojugo (2000), “Los costos de Banquetes usualmente se representan en
porcentajes, los cuales se obtienen dividiendo los costos unitarios de los
componentes del menú entre el precio de venta al cliente, siendo los porcentajes
de costos generalmente aceptados en los negocios de Banquetes, los siguientes:
2.7.1 Porcentaje de Costos de Bebidas
Coffe Breaks 20% Refrescos y bebidas suaves 17%
Desayunos 25% Ron 12%
Almuerzos y Cenas 38% Whisky, vodka, ginebra 25%
Picaderas 28% vino, Cervezas, Champagne 28%”
2.7.2 Costos de Alimentos: Receta Estándar
Roberto Vallejo (2001) afirma que “Es una fórmula escrita para producir un plato o
artículo alimenticio de una calidad específica y cantidad deseada. Muestra la
cantidad exacta de cada ingrediente usado en la preparación del plato o artículo y
la secuencia del paso a seguir en su preparación. Se debe tener un gran cuidado
al utilizar los ingredientes precisos en los procedimientos de cocinar, de modo que
el estándar producirá el producto deseado. Esta ayuda a obtener el valor preciso
de los platos o de los artículos alimenticios, controla el costo unitario de los
alimentos y asegura consistencia en la calidad y en la preparación”.
2.8
PRECIOS DE VENTA
Según Ojugo (2000), “Del precio depende gran parte del éxito de la contratación
de los servicios de Banquetes, para ello es muy importante tener precios que se
ajusten a la necesidad del cliente. En el establecimiento de estos, caben dos
grandes criterios: ofrecer precios bajos y poca calidad ó tener buena calidad y
precios altos”. Para determinarlos, Ojugo (2000), indica que hay que considerar los
siguientes factores:

Selección de menús

Recetas de los menús

Costo unitario de menú

Porcentajes de costos de comidas y bebidas

Análisis de competencias con servicios e instalaciones similares.

Calidad de comidas y bebidas

Tamaño de las porciones por servicio.

Tipo de cliente

Inversión en mobiliarios y equipos

Criterios y estrategias de Ventas

Servicios complementarios y equipos auxiliares.
III.
EXPERIENCIA EN EL SERVICIO DE BANQUETES
En 1999, tuve la primera experiencia directa el campo de la Hotelería. Esta
primera práctica supervisada la realicé en el Hotel Clarion Suites, en el Área de
Banquetes.
El Área de Banquetes se encontraba organizada de la siguiente forma:
Dependía directamente del Director, por lo que se le debía realizar un informe
detallado de todas las actividades que esta desarrollara. Era responsabilidad de
él, supervisar, coordinar y verificar que se cumplieran las metas establecidas.
La Jefe de Banquetes, dirigía el área, y coordinaba todos los eventos a futuro.
Verificaba que el Libro de Banquetes estuviera al día y no hubiera eventos
pendientes. Durante los meses de la Práctica, se llevarían a cabo los convivios
navideños, por lo que Director juntamente con la Jefe, enviaron cartas a cada una
de las empresas de la Cartera de Clientes, con motivo de ofrecer los servicios del
Hotel y tenerlo como opción.
Las Ejecutivas, eran encargadas de hacer las cotizaciones para los clientes que
llegaran personalmente o llamaran vía telefónica. Debían de llevar un estricto
control del Libro de Banquetes y verificar que no hubiesen traslapes de eventos.
Cada Ejecutiva era responsable de su evento desde la planeación hasta la
realización del mismo. Tuve la oportunidad de dar apoyo en la realización de las
cotizaciones para eventos, así como de enviar a cada empresa los diferentes
menús.
El Capitán, tenía bajo su responsabilidad todo el montaje de cada evento,
dependía del tipo este y de las instrucciones que se dieran, en la forma Impresa
que enviara la Ejecutiva de Banquetes. También dirigía a los meseros, para la
colocación de las mesas y del servicio del evento. En varias oportunidades, pude
montar diferentes mesas para almuerzos y cenas servidas. Aprendí dobleces de
las servilletas de tela, colocación correcta de la loza, cubertería y cristalería.
Se encargaba de preparar los contratos para los diferentes eventos que se fueran
realizar en el Hotel. Personalmente atendían a los clientes que visitaban la oficina
en busca de información para sus eventos. Preparaba las cotizaciones a las
personas que la solicitaban. Las ejecutivas de cuentas, visitaban a los clientes a
sus oficinas y le llevan la carpeta con toda la información de los salones y menús,
para que pudieran realizar diferentes eventos como: seminarios, cursos,
congresos o eventos sociales.
En horas de la tarde, se hacía una distribución de los contratos de reservación ya
firmados que se habían hecho todo el día, y se debían de llevar a todos los
Departamentos que tuvieran que ver con la realización y organización del evento.
Estos Departamentos eran: Cocina, Restaurante, Ama De Llaves, Seguridad, Bell
Boys, Compras, Créditos, Auditoria, Mantenimiento, Montaje de los Salones.
Tuve la oportunidad de participar en todas estas actividades, recibir las llamadas
telefónicas de los clientes, atenderlos personalmente, recibir información para
hacer cotizaciones, hacer llamadas para confirmar faxes, supervisar salones y
eventos, visitar la cocina para verificar que los platillos estuvieran listos y trasladar
a los diferentes departamentos involucrados, los contratos de los eventos
confirmados.
3.1
FORMATOS IMPRESOS UTILIZADOS EN EL AREA DE BANQUETES
3.1.1 Libro de Reservas
En este Libro se registraban todas las reservaciones de los eventos a realizarse.
Este estaba conformado por 365 páginas, que correspondían a cada día del
año, y en cada una de las páginas se encontraban el nombre de los salones. Se
anotaba en el salón que se deseaba reservar, el tipo de evento, hora, número de
personas, los contactos, teléfonos y observaciones. Yo tuve la oportunidad de
llevar el control del libro, anotar eventos tentativos y confirmados, y lo debía
mantener siempre al día para evitar traslapes en los salones y ventas dobles.
3.1.2 Formato de Cotización del evento
Este Formato, detallaba todas las especificaciones del evento, el tipo de menú, el
número de personas y los datos de la persona que hacía la solicitud de la
cotización. Se entregaba ya fuera personalmente al cliente o se enviaba vía fax.
Varias veces pude realizar estas cotizaciones en la computadora, tomaba los
datos de los clientes por teléfono o también hubieron algunos que llegaron
personalmente a las oficinas e inmediatamente se les entregaba la cotización
firmada por la Jefe. La mayoría de las cotizaciones que realicé, eran para eventos
de reuniones de empresas.
3.1.3 Formato de Requisición de Bebidas (Licor)
En este Formato se enumeraban las bebidas seleccionadas por el cliente para el
evento, las cuales eran pedidas al almacén. Esta requisición la llenaba el cantinero
y lo firmaba el Director de A / B del Hotel. Tenía 3 copias, la original iba al
Almacén, 1 copia a Costos y la otra al Cantinero.
Este lo manejaba
exclusivamente la Jefe y el Director, solo pude observar como se llenaba y cuál
era el procedimiento, porque era de uso delicado.
3.1.4 Evaluación del Servicio
Al finalizar el evento, se le solicitaba al cliente que llenara la Evaluación del
Servicio, para que escribiera sus comentarios, o bien, si habían quejas, que
sirvieran para mejorarlo.
Esto era muy importante, ya que el hotel tenía como objetivo principal “Exceder las
expectativas de los Clientes”, tratando de cometer cero errores.
En una oportunidad, la trasladé a la persona encargada del evento que tuvo una
reunión en el hotel. Fue difícil, porque tuve que esperar hasta que la llenara y
escuchar verbalmente los comentarios que hacía del evento, que en esa ocasión
todo había salido muy bien.
3.1.5 Contrato de Banquetes
En este se anotaban todas las especificaciones del evento, responsable de la
cuenta, hora del evento etc.
Es importante destacar que el Departamento de Banquetes de este Hotel solo
utilizaba este formato juntamente con la cotización para la realización del evento,
ya que en este se especificaba el menú, el número de platos y las bebidas en las
cantidades ideales. Además las observaciones, por si el cliente solicitaba algo
muy especial.
Cuando ya estaban bien claras las ideas, el cliente firmaba el contrato de
aceptado y lo regresaba firmado a Banquetes, para que se empezara a coordinar.
De este se repartían copias, las cuales se distribuían de la siguiente manera: La
original a Cocina, una copia al cliente, copia a Bell Boys (Para el franelógrafo),
Seguridad, Mantenimiento, Limpieza, Compras y Caja General.
Cuando había que realizar un Contrato, lo hacían estrictamente las Ejecutivas, ya
que había
que detallarlo bien y trasladarlo a la Jefe para su visto bueno y
autorización. Pude realizar solamente uno, porque en ese momento no estaba la
encargada, y luego ya solo lo trasladé y lo autorizaron. La Jefe se encargó de
darlo al cliente para revisión y firma.
IV.
ANÁLISIS Y REFLEXIONES SOBRE EL SERVICIO DE BANQUETES
Se comprobó que efectivamente, Banquetes es una de las Áreas más importantes
de un Hotel, después de las habitaciones, además de verificar lo diferente que es
la Teoría de la Práctica, y se refiere a lo cierto que es el dicho “La práctica hace al
maestro…”, por supuesto puede conocerse toda la teoría, pero es mejor todavía si
se lleva a la Práctica.
Los Banquetes están en su mejor momento, ya que millones de turistas viajan a
todas partes del mundo, ya sea por negocios o por placer, a asistir a
Convenciones, Congresos, Conferencias, etc. Y estos eventos, permiten que los
participantes se deleiten de grandes Banquetes, ofrecidos por los mejores
servicios de los Banquetes de los hoteles o de los mejores Servicios de Catering.
Los Hoteles y Empresas Guatemaltecas dedicadas a la organización de eventos,
necesitan para el éxito de los mismos, contar con una estructura del personal bien
definida, que esté conformada por un Director o Jefe de Departamento, Ejecutivas,
Chef, Capitanes, Personal operativo, Personal de cocina y de limpieza.
Además, crear Perfiles de Puestos, que indiquen las características que debe
poseer cada uno de los colaboradores en el Banquetes. Y no debería faltar una
Descripción de Puestos, para que cada uno, conozca cuales son sus tareas y
obligaciones. Una herramienta importante para prestar un buen servicio, es el
Manual de Procedimientos, que indique como se deben de realizar cada una de
las actividades.
La actividad administrativa y operativa, es muy importante, sobre todo porque van
de la mano.
El Director o Jefe tiene que supervisar de cerca
todos los
procedimientos, para evitar que se cometan errores en los eventos, es su
obligación cumplir con los clientes y superar sus expectativas.
La comunicación juega un papel fundamental, que permite que todo el
Departamento esté enterado de los eventos y actividades, y estén en la misma
sintonía. Se tienen que tener informados a los departamentos involucrados.
Un buen servicio debe ser constante, por lo que se les debe dar la oportunidad a
los empleados, de tomar capacitaciones, cursos, seminarios y talleres. Es
necesario contar con un buen equipo, para brindarlo, por lo que Banquetes debe
tener un mobiliario y equipo completo.
Todo lo que la publicidad puede lograr, es la atracción de nuevos Clientes. Solo
los esfuerzos concertados del personal, puede crear un Cliente satisfecho; el que
regresa, la persona que habla entre amigos y socios del maravilloso Hotel o
Servicio de Catering que le organizó el evento. La Publicidad Oral es el medio mas
poderoso en la Industria del Servicio para bien y para mal. Muchos propietarios de
hoteles han descubierto que es muy difícil lograr una buena reputación y muy fácil
arruinarla, enfatizando una vez mas la necesidad de organización, capacitación y
supervisión
V.
1.
CONCLUSIONES
El Área de Banquetes es una de las más importantes del hotel, después
de las habitaciones, ya que significa la segunda fuente más alta de
ingresos para estos establecimientos.
2.
Una estructura perfecta de Banquetes, permite contar con el número
adecuado de personas y por lo tanto una mejor distribución de las tareas
en el área administrativa y en el área operativa., cada empleado debe de
contar con sus funciones específicas. Es muy importante tener controlados
los más mínimos detalles de un Servicio de Banquetes, desde el primer
contacto con el cliente hasta la realización del mismo, por lo tanto la
organización juega un papel importante, tanto en el área administrativa
como el área operativa, ya que estas van de la mano. La organización
administrativa de este servicio, requiere una especial atención a un
sistema de formatos impresos, ya que estos facilitaran un control exacto
de todo cuanto deba hacerse en el área operativa.
3.
El Servicio de Banquetes tiene éxito, si se le agrega además de los
alimentos y bebidas de buena calidad, un excelente servicio del personal.
Este es el único producto que no puede comprarse. La conducta humana
en una sociedad libre no puede uniformarse, sólo puede ser guiada en un
proceso que requiere de supervisión, atención y entrenamiento constante.
4.
Los Alimentos y Bebidas que se sirvan en los eventos, deben de seguir
normas de calidad, con el fin de que se dé lo mejor a un precio justo.
5.
La clave en los Banquetes, es la agilidad en el servicio: “Los esfuerzos en
conjunto del personal de servicio, puede crear un cliente satisfecho, pero
sobre todo crea un cliente leal, que siempre regresa con el hotel o servicio
de catering que más le gustó”.
VI.
RECOMENDACIONES
1. Se recomienda a los hoteles que brindan el Servicio de Banquetes y
Empresas de Catering, utilizar la presente Guía de Pasos para la
Realización de un Evento, ya que esta es una de las áreas más importantes
y por lo tanto, una de las fuentes más grandes de ingresos.
2. Crear una estructura ideal del Personal del Área de Banquetes, así como
especificar las funciones de cada uno de ellos, delegar a los colaboradores,
sus tareas respectivas y supervisar cada una de las actividades del área
administrativa, ya que de esta depende el área operativa de Banquetes, y lo
mismo implica mantener una buena comunicación con todos los
departamentos involucrados en la realización de un evento, para evitar
confusiones a la hora de este, y con ello evitar molestias al cliente.
3. Las empresas dedicadas al Servicio de Banquetes, deben ofrecer a sus
Ejecutivos(as) y demás personal, una capacitación constante, así como
brindar la oportunidad a los colaboradores, de participar en cursos,
seminarios, talleres, etc., sobre el montaje de eventos, protocolo y etiqueta
de eventos, etc.
4. Se espera que los productos y servicios que se ofrezcan, cuenten con la
Calidad y el Precio justo, previamente supervisado por el Director
encargado, o bien, por el dueño de la empresa.
5. Permitir a los clientes en la Evaluación del Servicio, ofrecer sus comentarios
del evento, con la finalidad de mejorar el servicio y superar las expectativas
en una próxima oportunidad.
VII.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Buzzelli, G. (1994). Manual de la Industria Hotelera. Tomo I. La Gestión del
Hotel. Tomo II. Proyecto, Estructura Y Tecnología. España.

De Rayo, R. (2001). Folleto del Centro de Etiqueta y Protocolo para
Guatemala. Guatemala.


Fernández V. (2000). Clase Magistral de Eventos y Protocolo. Guatemala.
Foster,D. (1994). Introducción a la Industria de la Hospitalidad. México.

Lemus, S. (2001). Clase Magistral de Gerencia Hotelera. Guatemala.

Mesalles, L. (2002). Eventos, Reuniones y Banquetes. España.

Méndez, I. (1999). Diccionario de Gastronomía y Hotelería.

Ojugo, C. (2000). Control de Costes en Alimentos y Bebidas.

Segura, A. (1999). Bitácora de Práctica Supervisada, Área de Banquetes.
Guatemala.

Vallejo R. (2001). Clase Magistral de Control de Costos en Alimentos y
Bebidas. Guatemala.

Varios Autores. (1997). Diccionario de la Real Academia de la Lengua.
España.
GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS EN HOTELES
GUATEMALTECOS
1. Contacto del Cliente
con la Ejecutiva de
Banquetes (personal,
vía telefónica, fax o
e-mail)
6. Traslado de la Cotización al
Gerente de Banquetes, para
coordinar el No. De Personas
de Servicio y disponibilidad de
equipo para el montaje del
evento
7. Traslado de la
Cotización a las áreas
involucradas (Cocina de
Banquetes, Capitán de
Banquetes, Recepción,
Ama de Llaves, etc.)
Fuente: Segura Amado
2. Captura de las
necesidades del cliente
para su evento (fecha,
hora, lugar, motivo del
evento, número de
personas, menú, etc.)
3. Verificación de
Disponibilidad en la
Bitácora de Salones
5. Aceptación por
parte del Cliente, de
las Políticas y Forma
de Pago para la Firma
del Contrato
8. El día del evento,
supervisar que todo lo
que el Cliente solicitó
se cumpla al pie de la
letra (montaje,
decoración, menú,
bebidas, etc.)
9. Al finalizar el
evento, trasladar al
Cliente una Evaluación
del Servicio del Evento
4. Realización de la
Cotización y entrega
de la misma al cliente
10. Facturación y
Cancelación de Saldos
del Evento
ORGANIGRAMA DE BANQUETES
GERENTE GENERAL
GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
DIRECTOR DE BANQUETES
CHEF DE BANQUETES
EJECUTIVAS DE BANQUETES
PERSONAL OPERATIVO
COCINEROS
STEWARD