Nuestra Misión: Procurar el buen uso de los recursos públicos

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Nuestra Misión: Procurar el buen uso de los recursos públicos
Delegada para El Sector Social
Despacho
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
DICIEMBRE 31 DEL 2010
1. Nombre de la entidad
SERVICIO
NACIONAL
APRENDIZAJE - SENA
DE
2. Instancias directivas que realizaron el examen de los Planes de
Mejoramiento
Subcomités de control interno-SIMCI de Regionales, Directores de Área,
Jefes de Oficina,
Directores Regionales,
Subdirectores de Centro,
Coordinadores de Grupo y Oficina de Control Interno
3. Fechas en las que las instancias directivas realizaron el examen de
los Planes de Mejoramiento
Diciembre 31 del 2010
4. Breve descripción de las principales acciones de mejoramiento
examinadas en las reuniones de las instancias directivas.
4.1. Acciones de mejoramiento en materia de gestión
 La Oficina de Control Interno, proporciona asesoría al nivel Central y
Regional en
Mejoramiento.
la evaluación sobre el cumplimiento al Plan de
 En el Plan de Mejoramiento consolidado existen hallazgos de varias
Regionales incorporados de una vigencia a otra tal como se puede
observar en lo señalado en el informe de la Auditoria al Plan de
Mejoramiento; por lo tanto la Entidad solicito a la CGR mediante oficio
No. 2-2010-012570 y radicado No.2010ER58107 0 1 de fecha 23 de Julio
del 2010, autorización para el retiro en virtud de las comunicaciones
emitidas por las Gerencias Departamentales de ese Ente de Control, está
pendiente la respuesta.
 Sobre el avance del Plan de Mejoramiento Institucional a DICIEMBRE 31
del 2010 (incorpora las Regionales y Áreas de la Dirección General), se
adelantó el Examen por parte de las Instancias Directivas de acuerdo a lo
establecido en la Resolución No. 002619 de Diciembre 11 de 2006, con el
propósito de verificar el cumplimiento de las acciones previstas, cuyos
resultados reflejan los logros obtenidos para subsanar los hallazgos y las
acciones tomadas para que el mejoramiento de los procesos de la
Entidad sea continuo.
A continuación presentamos el análisis de algunas acciones que
permitirán el mejoramiento continuo en los procesos:
4.2 Acciones de Mejoramiento en Materia de Control Interno
 Subcomités de Control Interno:
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En desarrollo de las acciones de mejoramiento continuo, se expidió la
Resolución 2613 de 2010 mediante la cual se establecen los lineamientos
de Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y se integran sus
instancias a nivel nacional y regional. Forman parte de este acto
administrativo el Manual de Calidad y el procedimiento de control de
documentos y registros del Sistema, la cual fue divulgada mediante las
circulares 000232 y 000233.
El 5 de Noviembre del 2010, se expide la Resolución 03199 “por la cual
se modifican los Artículos 7° de la Resolución 2613 de 2010 y 21° de la
Resolución 02428 de 2004 y se dictan otras disposiciones”
Con esta Resolución la Dirección de Planeación y Direccionamiento
Corporativo y la Oficina de Control Interno de Gestión, establecieron que
las instancia del SIMCI “Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional” a nivel regional y los subcomités de Control Interno de
Orden Regional se integren, con el fin de buscar la celeridad de los
procesos, la eficacia de las reuniones y la optimización de los recursos.
Operatividad del Subcomité de Control Interno, agenda propuesta por
la L Oficina de Control Interno:
1. Análisis de Avances sobre el cumplimiento del Plan de Mejoramiento:
Externos – CGR, producto de las auditorías realizadas por la Contraloría
General de la República y envío con corte trimestral (marzo, junio,
Septiembre y Diciembre) a la Oficina de Control Interno, los primeros
cinco días del mes siguiente.
2. Análisis de avances sobre el cumplimiento del Plan de Mejoramiento
suscrito como producto de las visitas adelantadas por la Oficina de
Control Interno de Gestión OCI; revisión de cumplimiento de los plazos
previstos para el desarrollo de cada acción. Envío con corte trimestral
(marzo, junio, Septiembre y Diciembre) a la Oficina de Control Interno, los
primeros cinco días del mes siguiente.
3. Seguimiento a los procesos para garantizar la sostenibilidad del Sistema
de Control Interno en la Entidad y la armonización de los sistemas
MECI/SGC, estableciendo puntos de control para el desarrollo de los
procesos, mejorando
las prácticas de autocontrol, autogestión y
autoevaluación.
4. Análisis de avance sobre las acciones determinadas en los mapas de
riesgos, para el tratamiento de los mismos y señalar, si los hay, los
riesgos de alto impacto de la Regional y sus centros de formación (esta
Información debe ser coherente con los Mapas de riesgos que fueron
solicitados a los representantes de mejora Regional en correo enviado el
día 9 de diciembre
4.3.
Acciones de Mejoramiento en Materia de Contratación
Oficina de Control Interno
 De acuerdo con el art. 21 de la Ley 1150 de 2007, se redefinió para las
entidades estatales un nuevo esquema de control de las delegaciones y
desconcentraciones en materia de contratación. Por lo anterior el SENA
reestructuró el esquema de control a las delegaciones y expidió la
Resolución No. 03069 de 2008, mediante la cual se compilan los
mecanismos de control y vigilancia de la actividad precontractual,
contractual y poscontractual y de la celebración, ejecución y liquidación de
convenios. En esta norma se establecen responsabilidades, formatos,
listas de chequeo, dependencias responsables de adelantar la tarea de
control a la contratación y delegaciones.
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 Con base en lo anterior, la Oficina de Control Interno efectúa seguimiento
al cumplimiento de la misma de conformidad con la responsabilidad
asignada a la misma.
Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo:
La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo participa en el
Comité de Licitaciones y Compras, con el fin de garantizar que las
condiciones con las que la Entidad realiza el procedimiento de
contratación es acorde con las necesidades, políticas y directrices
institucionales.
4.4.
Acciones de Mejoramiento en Materia Contable y Financiera.
Dirección Administrativa y Financiera:
Almacén e Inventarios: Se culminó el cambio del Aplicativo para el manejo
de la información de los recursos físicos a nivel nacional. La toma física
se hace por norma una vez al año, se está implementando los
consolidados para obtención de información en línea –ORIONS.
Se adelanta seguimiento continuo a las Regionales y Centros en materia
de procesos de Actualización y capacitación continua y en cada sede en
el manejo del nuevo aplicativo Orions. Se implementó un seguimiento
continuo brindando asesoría bien sea telefónicamente como vía e-mail.
4.5
Acciones de Mejoramiento – Otro
Dirección de Planeación
En el desarrollo de las acciones de mejoramiento continuo se expidió la
Resolución 03769 del 2010, mediante la cual se adopta la política
Ambiental Institucional, se crean los Comités de Gestión Ambiental y se
derogan las Resoluciones 555 del 2006 y 407 del 2007.
Consecuente con el seguimiento de la gestión ambiental, elaboró una
matriz de indicadores que permiten valorar el porcentaje de reducción en
el consumo de recursos.
La Dirección de Planeación realizo la revisión y actualización de la
caracterización del proceso y de igual forma actualizó procedimiento:
“Innovación y Desarrollo Tecnológico” y se enviaron los formatos
utilizados para la respectiva codificación. Así mismo elaboró los
procedimientos internos de: “Convocatoria y aprobación de plan de
transferencia en los convenios de Innovación y desarrollo tecnológico”
Lineamientos y Directrices:
-Secretaria General:
Circular No. 3-2010-000259 del 01-10-2010, lineamientos Contratación de
Servicios Personales 2011
Circular No. 3-2010-000268 del 15-10-2010, lineamientos sobre el
Cumplimiento de requisitos de Habilitación Servicio Farmacéutico
contratado por el Servicio Médico Asistencial.
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-Dirección Jurídica
Directriz Jurídica No. 03- radicado No. 3-2010-000279 de 28-10-2010,
imposición de multas a contratistas por presentar documentación o
información inconsistente o que no corresponda a la realidad
-Oficina de Control Interno
Circular No. 3-2010-00275 del 21-10-2010, prevención de riesgos y
Seguridad Informática en virtud de la Resolución No. 03037 de 2010
mediante la cual se creó el Grupo Interno de Trabajo Integrado de
Prevención de Riesgos y Seguridad Informática del Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA adscrito a la Oficina de Control Interno de la Dirección
General.
-Director General
Circular No-. 3-2010-000335 de 30-12-2010, lineamientos para la
Contratación de Servicios Personales durante la vigencia 2011
Nuestra Misión: Procurar el buen uso de los recursos públicos
Maria Ignacia Valencia de Arango
Jefe Oficina de Control Interno