administracion del tiempo y del territorio

Trabajo de exposición final.
Maestra: Guadalupe Borquez Tamayo
Alumnos:
Héctor Murrieta
Diego Cárdenas
Luis Fernando Becerra
Jose Octavio Fimbres
ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y DEL TERRITORIO
- Mejoramiento de la productividad de las ventas
Las estrategias de administración del tiempo y del territorio ayudan a los gerentes
de ventas que determinan que cuentas se deben de visitar, cuando y con que
frecuencia.
- Establecimiento de territorios de ventas
Una de las tareas mas importantes en la administración del tiempo y del territorio
es la asignación eficaz de los vendedores a los territorios. Un territorio de ventas por
lo común es un área geográfica especifica que contiene a clientes actuales y
potenciales y que asignan a un vendedor particular.
-Razones para los territorios de ventas
los territorios de ventas facilitan la planeación y el control de las actividades de
ventas.
+Mejoran la cobertura del mercado : las visitas de ventas deben panear de forma
tan eficiente como sea posible, con el fin de asegurar una cobertura apropiada de los
clientes actuales y potenciales.
+Minimizan los costos de ventas: los gerentes de ventas deben diseñar territorios
eficaces en relación con el costo, al eliminar o minimizar los viajes de un dia para
otro y encontrar métodos alternos para llegar a los clientes. (teleconferencias,
internet, sitios web, correo electrónico… esta opción permite el contacto con el
cliente reduciendo los costos de hoteles, comidas, transportes, etc..)
+Refuerzan las relaciones con el cliente: cuanto mas aprenda el personal de ventas
acerca de sus clientes, al pasar algún tiempo con ellos, mejor comprenderá sus
problemas y será mas cómoda su relación, hasta que evoluciones y se convierta en
una sociedad.
+Desarrollar una fuerza de ventas mas efectiva: cuando se asigna un territorio al
personal y se hace responsable de el se convierte en el gerente del territorio.
+Evalúan mejor las ventas: al examinar el desempeño de las ventas por territorio,
los gerentes de ventas pueden detectar las condiciones cambiantes del mercado y
hacer los ajustes necesarios en las tácticas de ventas.
+Coordinan las ventas con otras funciones de marketing: los territorios de ventas
bien diseñados permiten que la gerencia desempeñe mejor otras funciones de
marketing. La investigación de mercados con base en un territorio es mas eficaz
para determinar las cuotas de ventas y los presupuestos de gastos.
-Razones para no tener territorios de ventas.
Los territorios geográficos de ventas no son necesarios en todas las situaciones, las
pequeñas empresas que solo cuentan con pocas personas que venden en un
mercado local. No necesitan territorios. La asignación de territorios de ventas esta
muy por debajo del potencial de ventas del mercado, es decir cuando hay negocios
mas que suficientes para cada vendedor.
Los territorios de ventas tal vez no son necesarios cuando las ventas se hacen
primordialmente con base en contactos sociales o de amistades personales.
-CRM y territorios de ventas
las empresas que han adoptado una perspectiva de administración de relaciones
con el cliente (CRM), ven los beneficios de asignar territorios con base en las
características del cliente, mas que en la geografía.
El principio aquí es el conocimiento mejorado que viene cuando un vendedor solo
trata a los clientes muy similares, hace mas que compensar cualesquiera costos
adicionales que surgieran debido a una geografía ineficiente.
La frecuencia del contacto necesario entre el cliente y el vendedor es otro factor
importante al hacer las asignaciones. La solución que adopto la empresa fue utilizar
representantes de ventas por hora para que visitaran a los clientes ubicados en
áreas rurales o no designados como los mejores clientes y a los mejores clientes les
asignaban representantes de tiempo completo.
Selección de una unidad geográfica de control.
El punto de partida en el desarrollo de territorios es seleccionar una unidad geográfica
de control. Las unidades que se utilixan con más frecuencia son estados, municipios,
áreas de código postal, áreas estadísticas metropolitanas, áreas de comercio, cuentas
importantes o una combinación de ellas. Las unidades de control deber ser tan
pequeñas como sea posible, por dos razones. En primer lugar, las unidades más
pequeñas ayudan a la gerencia a detectar la ubicación geográfica del potencial de
ventas. En segundo, las áreas geográficas pequeñas hacen que el ajuste de los
territorios sea mucho mas fácil. El territorio de un vendedor se puede incrementar y el
de otro, reducir; los ajustes son mas fáciles si la unidad de control es mas pequeña, por
ejemplo, un municipio en vez de un estado.
Estados. En ocasiones las empresas utilizan las fronteras estatales para desarollar
territorios, en especial en las primeras etapas del desarrollo del territorio. Un estado
puede ser una unidad de control adecuada para las empresas con una pequeña fuerza
de ventas que cubre el mercado de forma selectiva, mas que intensiva. Los estado,
como limites del territorio, también funcionan bien para las empresas que buscan una
fistribucion nacional por primera vez.
Municipios y códigos postales. Los municipios son unidades mucho mas pequeñas que
los estado y son mejores para dividir territorios. Los municipios como unidades de
control ofrecen varias otras ventajas. Los municipios por lo común son las unidades mas
pequeñas acerca de las cuales hay disponibles datos del gobierno. Muchos gobiernos y
fuentes comerciales y privadas reportan datos del mercado (información de la población,
la venta minorista, el ingreso, el empleo ) por municipio. Además los municipios por lo
común son bastante más pequeños, de manera que la gerencia puede identificiar mejor
los problemas.
Los territorios basados en los códigos postales son flexibles y por lo común reflejan las
caracterisiticas económicas y demográficas de áreas individuales , mientras que las
subdivisiones políticas, como estados y municipios, no lo hacen.
Ciudades y áreas metropolitanas. En vez de establecer territorios de ventas utilizando
los limites de la ciudad, algunas empresas emplean áreas metropolitanas estadisitcas.
Areas comerciales. Otra unidad de control para establecer territorios de ventas es el
área comercial. Un área comercial es una región geográfica que se compone de una
ciudad y las áreas circundantes, que sirve como el centro minorista o mayorista
dominante para la región. Las áreas comercioales son una unidad de control lógica,
debido a que se basan en el flujo natural d elos bienes y servicios, mas que en fronteras
políticas o económicas. Las empresas que venden a través de socios de canal, a menudo
utilizan las áreas comerciales como una unidad de control.
Cómo hacer un análisis de cuenta.
Una vez que la empresa ha seleccionad una unidad de control geográfica, el siguiente
paso es auditar cada una de ellas. El propósito de la auditoria es identificar a los clientes
y los prospectos y determinar el potencial de ventas de cada cuenta.
Las cuentas se deben identificar primero por nombre y existen muchas fuentes
disponibles que contienen esta información. Por ejemplo, las páginas amarillas son una
de las mejores fuentes.
Los gerentes de ventas pronostican el potencial de ventas en un territorio utilizando las
técnicas de minería de datos y otras técnicas estadisiticas. Las empresas pueden guardar
y organizar la información que recolectan acerca del potencial y de las cuentas
existentes en una variedad de información que recolectan.
Selección de una unidad geográfica de control.
El punto de partida en el desarrollo de territorios es seleccionar una unidad geográfica
de control. Las unidades que se utilixan con más frecuencia son estados, municipios,
áreas de código postal, áreas estadísticas metropolitanas, áreas de comercio, cuentas
importantes o una combinación de ellas. Las unidades de control deber ser tan
pequeñas como sea posible, por dos razones. En primer lugar, las unidades más
pequeñas ayudan a la gerencia a detectar la ubicación geográfica del potencial de
ventas. En segundo, las áreas geográficas pequeñas hacen que el ajuste de los
territorios sea mucho mas fácil. El territorio de un vendedor se puede incrementar y el
de otro, reducir; los ajustes son mas fáciles si la unidad de control es mas pequeña, por
ejemplo, un municipio en vez de un estado.
Estados. En ocasiones las empresas utilizan las fronteras estatales para desarollar
territorios, en especial en las primeras etapas del desarrollo del territorio. Un estado
puede ser una unidad de control adecuada para las empresas con una pequeña fuerza
de ventas que cubre el mercado de forma selectiva, mas que intensiva. Los estado,
como limites del territorio, también funcionan bien para las empresas que buscan una
fistribucion nacional por primera vez.
Municipios y códigos postales. Los municiíos son unidades mucho mas pequeñas que
los estado y son mejores para dividir territorios. Los municipios como unidades de
control ofrecen varias otras ventajas. Los municipios por lo común son las unidades mas
pequeñas acerca de las cuales hay disponibles datos del gobierno. Muchos gobiernos y
fuentes comerciales y privadas reportan datos del mercado (información de la población,
la venta minorista, el ingreso, el empleo ) por municipio. Además los municipios por lo
común son bastante más pequeños, de manera que la gerencia puede identificiar mejor
los problemas.
Los territorios basados en los códigos postales son flexibles y por lo común reflejan las
caracterisiticas económicas y demográficas de áreas individuales , mientras que las
subdivisiones políticas, como estados y municipios, no lo hacen.
Ciudades y áreas metropolitanas. En vez de establecer territorios de ventas utilizando
los limites de la ciudad, algunas empresas emplean áreas metropolitanas estadisitcas.
Areas comerciales. Otra unidad de control para establecer territorios de ventas es el
área comercial. Un área comercial es una región geográfica que se compone de una
ciudad y las áreas circundantes, que sirve como el centro minorista o mayorista
dominante para la región. Las áreas comercioales son una unidad de control lógica,
debido a que se basan en el flujo natural d elos bienes y servicios, mas que en fronteras
políticas o económicas. Las empresas que venden a través de socios de canal, a menudo
utilizan las áreas comerciales como una unidad de control.
Cómo hacer un análisis de cuenta.
Una vez que la empresa ha seleccionad una unidad de control geográfica, el siguiente
paso es auditar cada una de ellas. El propósito de la auditoria es identificar a los clientes
y los prospectos y determinar el potencial de ventas de cada cuenta.
Las cuentas se deben identificar primero por nombre y existen muchas fuentes
disponibles que contienen esta información. Por ejemplo, las páginas amarillas son una
de las mejores fuentes.
Los gerentes de ventas pronostican el potencial de ventas en un territorio utilizando las
técnicas de minería de datos y otras técnicas estadisiticas. Las empresas pueden guardar
y organizar la información que recolectan acerca del potencial y de las cuentas
existentes en una variedad de información que recolectan.
-Administración del tiempo del personal de ventas.
El personal de ventas debe de ser buen administrador de su tiempo, debido a que es
una de las mejores formas de optimizar la cobertura del territorio.
La utilización del tiempo del vendedor como un problema de asignación de recursos,
cuya solución es eliminar el tiempo desperdiciado, incrementar la eficiencia y
maximizar la productividad. Por ejemplo :
1.- Decidir que cuentas se deben visitar
2.- Dividir el tiempo entre ventas y papeleo
3.- Asignar el tiempo entre los clientes actuales, los prospectos y las visitas de
servicio.
4.- Asignar el tiempo que se debe pasar con clientes existentes o con nuevos
prospectos.
¿cómo el personal puede maximizar su tiempo productivo?
-
Evitar trampas de tiempo
algunas de las muchas trampas de tiempo en las que pueden caer fácilmente los
representantes de ventas son, visitar a prospectos no calificados o no rentables,
no establecer prioridades en su trabajo, hacer un mal uso del tiempo de espera y
no dividir los proyectos grandes de largo alcance en partes fácilmente
administrables en actualidad.
El gerente de ventas debe trabajar con los vendedores para desarrollar un
procedimiento eficaz de administración de tiempo.
-Asignación de tiempo
el personal de ventas debe decidir primero cuales son las tareas o actividades
principales que debe completar y después determinar la calidad de tiempo
asignado a cada una. Se puede clasificar en cinco áreas generales: espera y viajes,
hacer ventas cara a cara, hacer visitas de servicio, completar las tareas
administrativas y buscar prospectos.
Una forma sencilla de determinar cuanto tiempo esta dedicado a un vendedor a
cada una de las actividades básicas de la venta es pedirle que haga un análisis de
su actividad durante varios días representativos.
-Establecer metas semanales y diarias
las metas de ventas semanales determinan objetivos para los días planeados, el
numero de visitas de ventas, el numero de demostraciones y el tipo de cobertura
de clientes.