Presentación Preliminar EVALUACION DEL

CONFIDENCIAL (C) ASESORIAS PAUL - BAZ, 2014
PRESENTACIÓN
EVALUACION DEL DIRECTORIO
DEL CDEC-SIC
Luis Hernán Paúl F.
Matias Zegers R-T
Diciembre 2014
CONFIDENCIAL (C) ASESORIAS PAUL - BAZ, 2014
INDICE DE CONTENIDOS
Contexto
03
Cumplimiento de Funciones del Directorio
04
Estructura
06
Dinámica y clima
09
Rol del Presidente
10
Estrategia y control de gestión
11
Gestión de riesgos, control interno y gestión ética
12
Gestión de personas
13
Otros procesos críticos
15
Recomendaciones
17
Anexo 1: Análisis de encuestas
20
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3
Contexto
• En este informe presentamos la evaluación realizada al Directorio del CDEC
SIC entre los meses de Octubre y Diciembre del 2014.
• La realización de este trabajo involucró principalmente las siguientes
actividades:
• Preparación de una encuesta de levantamiento de visiones del funcionamiento del Directorio del
•
•
•
•
•
CDEC SIC
Llenado de encuestas por parte de Directores y principales Ejecutivos
Reuniones individuales con Directores y Ejecutivos para profundizar visión de encuestas
Participación en una sesión del Directorio y de un Comité
Conversación con el equipo designado por el Directorio para efectuar análisis de conclusiones y
propuestas preliminares
Entrega de documento con conclusiones y propuestas finales.
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1. Cumplimiento de Funciones del Directorio
• Como consideración general, estimamos que la evaluación realizada hace
ver que el Directorio ha cumplido adecuadamente con las funciones que la
Ley, la Normativa Eléctrica vigente, el Reglamento Interno y el Código de
Gobierno Corporativo establecen para el CDEC-SIC.
• Una de las labores especificas, sin embargo, en que se considera se
requiere profundizar el trabajo realizado, es en la función de velar por la
operación segura y eficiente del sistema eléctrico.
• Sin perjuicio que existe razonable claridad respecto a funciones y rol que
cabe al Directorio y las Direcciones Técnicas, algunos Directores son de la
opinión que el Directorio se involucra en oportunidades en temas que son
responsabilidad de las Direcciones Técnicas.
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1. Cumplimiento de Funciones del Directorio
• Existe un alto grado de satisfacción en general con lo realizado por el
Directorio a la fecha, sin perjuicio de los cambios que podría requerirse
efectuar ahora que el CDEC SIC ya cuenta con Directores Técnicos.
• Recientemente en una sesión se produjo una diferencia de opinión
respecto a las facultades del Directorio y la autonomía de las
Direcciones Técnicas que derivó en una consulta por parte de un
Director a la Superintendencia de Electricidad y Combustibles.
• Opción de dejar que el tema se asiente solo vs. posibilidad de buscar
normarlo mejor, atendidos los cambios realizados durante el año 2014 a
nivel de Directorio y de Direcciones Técnicas.
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2. Estructura
2.1
Elección de Directores y rol de Directores Suplentes.
• Si bien es claro el sistema de elección de los Directores Titulares y
Suplentes, surgen dudas respecto a cual es el rol que se pretende
cumplan los Directores Suplentes.
• En la práctica pareciera que los Directores Suplentes actúan de
forma similar a los Directores Titulares, salvo cuando escalan
decisiones en el Directorio que terminan siendo votadas.
• Dicha forma de operar nos parece adecuada.
• Asimismo, aunque el sistema de elección de directorios podría
sugerir cierto grado de dependencia con el segmento respectivo, se
estima en general que los directores han actuado con el debido nivel
de independencia al respecto.
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2. Estructura
2.2
Comités
• Los Comités son una extensión del Directorio cuyo objeto es adelantar
el análisis y revisión de temas más técnicos y/o funcionales del
Directorio, para efectos de permitir a éste avanzar mas rápido en
dichos temas y asignar más tiempo a asuntos que es preferible sean
abordados en plenitud en el mismo.
• Hay una visión mayoritariamente positiva respecto al funcionamiento
de los Comités, existiendo sin embargo algunos comités que reciben
mejores evaluaciones que otros.
• El Comité que se considera más efectivo y que contribuye más es el
de Riesgo y Auditoria, luego el de Desarrollo Organizacional y por
último el Técnico y Normativo.
• En general se considera que los Comités actuales son suficientes. Sin
embargo, algunos Directores ven conveniente formar de modo
temporal un Comité Estratégico.
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2. Estructura
2.2
Comités (continuación)
• Pareciera, sin embargo, que los Comités han debido reunirse de forma
muy frecuente para avanzar en temas que el Directorio no podía abordar
debidamente cuando aun no llegaban los Directores Técnicos.
• En la medida que dicha situación ha evolucionado y el Directorio se
encuentra más afiatado en sus labores, es conveniente revisar la
frecuencia de los Comités.
• Esta revisión debe realizarse teniendo presente la descripción de las
funciones propias de cada uno de los Comités aprobadas por el
directorio, con el objeto de asegurar su adecuado funcionamiento.
• Asimismo, con el propósito de permitir a los Directores que no asisten a
los Comités informarse sobre lo ocurrido en éstos, se sugiere mantener
el envío de las minutas que se generan de los Comités.
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3. Dinámica y clima
• Se estima adecuada la frecuencia de Sesiones del Directorio.
• En general, se observa un alto grado de satisfacción con la
dinámica y clima que impera en el Directorio.
• A pesar del alto número de participantes, se produce un
adecuado intercambio de ideas entre todos los directores,
sean titulares o alternos.
• Existe un especial interés por parte de este primer directorio de
buscar decisiones tomadas por unanimidad.
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4. Rol del Presidente
• Se reconoce en el Presidente su rol como coordinador y se destaca
su preocupación por el cumplimiento de las funciones que caben al
CDEC SIC.
• Se destaca también el rol del Presidente como agente clave en la
promoción de mejores practicas para el correcto funcionamiento del
Directorio.
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5. Estrategia y control de gestión
• Se estima que están dadas las condiciones para avanzar
en la definición y aprobación de un plan estratégico del
CDEC SIC.
• Dicho plan es importante que sea visto en un plazo
prudente para avanzar en su implementación en el
período restante del Directorio actual.
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6. Gestión de riesgos, control interno y gestión
ética
• Hay unanimidad de criterios en cuanto a la necesidad de
que el CDEC SIC cuente con sistemas robustos de
control interno y gestión de riesgos.
• Sin perjuicio de los avances logrados a este respecto, es
generalizada la visión que se requiere avanzar en ambos
aspectos.
• No tenemos constancia de la existencia de un Código de
Ética, pero entendemos que se encuentra en proceso de
redacción.
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7. Gestión de personas
7.1
Sucesión de Directores Técnicos
Se plantea la conveniencia de revisar el proceso de sucesión de los Directores
de las Direcciones Técnicas, teniendo en consideración que la normativa
establece que deben utilizarse Head Hunters para cuando corresponda hacer
su elección.
7.2
Evaluación del Directores Técnicos
Se observa interés por el proceso de evaluación de los Directores Técnicos
que espera realizar a futuro el Directorio.
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7. Gestión de personas
7.3
Evaluación del Directorio
Más allá del pleno acuerdo que existe para realizar este proceso anualmente,
se denota gran interés en las posibilidades de mejora que puedan identificarse
producto del mismo.
7.4
Inducción de Directores
No existe formalmente un plan de inducción para directores. Se debiera
implementar uno, para asegurar fundamentalmente el entendimiento de
funciones y en menor medida el conocimiento de ciertos aspectos técnicos.
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8. Otros aspectos críticos
8.1
Cantidad y Calidad de Información
• Existe razonable satisfacción con la información que llega al directorio, sin
perjuicio que esta podría presentarse de mejor forma, especialmente
acompañando un análisis razonado de la misma.
• Asimismo, se sugiere que se entregue la información con la debida
anticipación al directorio para permitir un adecuado análisis previo de la
misma (y con ello liberar tiempo del directorio que hoy se utiliza para dar
cuenta de temas que se pueden informar con anterioridad). En este sentido,
se sugiere generar el contenido de un paquete de información periódica al
directorio.
• Hay visiones tanto satisfactorias como insatisfactorias respecto a información
que se envía a los Organismos Reguladores y Autoridades, así como a
Integrantes del SDEC SIC.
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8. Otros aspectos críticos
8.2
Actas
• Existe una visión mayoritariamente satisfactoria respecto al proceso y
contenido de las actas del Directorio.
8.3
Satisfacción con Proceso de Toma de Decisiones
• Si bien hay una opinión satisfactoria de la mayoría respecto al proceso de
toma de decisiones, corresponde hacer ver que algunas personas estiman
que el nivel de discusión es insuficiente en ocasiones o que hay temas se
discuten previamente en Comités o derechamente fuera del Directorio.
8.4
Manejo de Conflictos de Interés
• Se estima conveniente evaluar posibilidad de profundizar manejo de
conflictos de interés.
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9. Recomendaciones
• Mantener atención en precisiones que puedan requerirse a futuro para
limitar eventuales topes entre roles del Directorio y Direcciones
Técnicas.
• No buscar efectuar grandes cambios sino que privilegiar consolidar
trabajo realizado a la fecha, en el entendido que con la reciente llegada
de Directores Técnicos se debiera facilitar operación del Directorio.
• Revisar frecuencia y tabla de temas que se ven en Comités para
traspasar al Director Técnico Ejecutivo el análisis de los temas que por
su ausencia se trataban especialmente en el Comité Técnico Normativo.
• Revisar información que se envía a Directores, Organismos
Reguladores, Autoridades e Integrantes del CDEC-SIC con el objeto de
identificar posibles mejoras.
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8. Recomendaciones
• Dejar abierta la posibilidad de que existan instancias para que los Directores
Técnicos puedan solicitar opiniones a los Directores en temas que son de
responsabilidad de los primeros, quedando explicito que se trata de consejos
que éstos pueden seguir o no seguir.
• Generar Agenda Anual del Directorio y poner tiempos asignados a las
materias a tratar en cada sesión del Directorio.
•
• Revisar anualmente la estructura organizacional y asegurar que exista una
adecuada gestión del talento.
• Crear mecanismo formal para dar seguimiento a decisiones del Directorio.
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8. Recomendaciones
• En la agenda o tabla de los Directorios es recomendable dejar los temas
menos importantes para el final.
• Dar descansos de 5 minutos cada 60 o 90 minutos en los Directorios
(dependiendo de la agenda) para que la gente pueda atender necesidades
personales. Con ello, puede además incentivarse dejar celulares con la
secretaria que atiende al Directorio para evitar distracciones durante las
sesiones.
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Anexos
DIRECTORES TITULARES
Funciones Directorio
DIRECTORES SUPLENTES
EJECUTIVOS
PROMEDIO
Involucramiento Involucramiento Involucramiento Involucramiento Involucramiento Involucramiento Involucramiento Involucramiento
Actual
Ideal
Actual
Ideal
Actual
Ideal
Actual
Ideal
Gap
Velar por el cumplimiento de las funciones que la Ley, la normativa eléctrica
vigente y el Reglamento Interno establecen para el CDEC-SIC y adoptar las
medidas que sean necesarias parsa asegurar dicho cumplimiento, en el
ámbito de sus atribuciones
4
5
4
5
4,5
5
4,17
5
0,83
Velar por la operación segura y eficiente del sistema eléctrico, estableciendo
los cirterios generales para el cumplimiento de dicho objetivo
4
5
3,6
5
4,5
5
4,03
5
0,97
Emitir los informes especiales que la Comisión o la Superintendencia solicite
sobre el funcionamiento del CDEC-SIC, en los plazos que éstas determinen
4,4
4,6
4,4
4,6
5
5
4,60
4,73
0,13
5
5
5
5
5
5
5,00
5
0,00
4,4
5
4,2
5
5
5
4,53
5
0,47
3
4
4
3,8
5
5
4,00
4,27
0,27
4,8
5
4,8
5
5
5
4,87
5
0,13
5
5
4,8
5
5
5
4,93
5
0,07
4,325
4,825
4,35
4,8
4,875
5
4,52
4,875
0,36
Elaborar, aprobar y modificar el Reglamento Interno del CDEC-SIC respecto de
las materias señaladas en el Reglamento de los CDE
Mantener debidamente actualizado el sistema de información del CDEC-SIC
Informar a la Comisión y a la Superintendencia la interconexión de nuevas
centrales o unidades de generación y de instalaciones de transmisión, su
retiro o reincorporación
Aprobar el presupuesto anual del CDEC-SIC elaborado por la DAP y ponerlo en
conocimiento de los Integrantes y verlar por que el mismo permita cumplir
con los objetivos y funciones establecidas para el CDEC-SIC por la normativa
vigente, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 65 del Reglamento de los
CDEC
Presentar a la Comisión en el mes de noviembre de cada año el presupuesto
anual correspondiente al año calendario siguiente
Definir y establecer una sede para el funcionamiento del Directorio y las
Direcciones Técnicas del CDEC-SIC
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Anexos
Funciones Código de Gobierno Corporativo
PROMEDIO
DIRECTORES TITULARES
DIRECTORES SUPLENTES
EJECUTIVOS
Involucramiento Involucramiento Involucramiento Involucramiento Involucramiento Involucramiento Involucramiento Involucramiento
Actual
Ideal
Actual
Ideal
Actual
Ideal
Actual
Ideal
GAP
Establecer la visión, misión, principios y valores del CDEC-SIC
4,8
5
4,2
5
4
4,5
4,3
4,8
0,50
Revisar, actualizar y aprobar Código de Gobierno Corporativo
4,8
5
4,8
5
4
4,5
4,5
4,8
0,30
Aprobar la política de delegación de la representación del Directorio
4,2
5
4,4
5
1*
5
3,2
5
1,80
Establecer los Comités del Directorio y sus funciones
4,6
5
4,6
5
5
5
4,7
5
0,30
Aprobar el Plan Estratégico del CDEC-SIC y revisar periódicamente su
cumplimiento
3,8
5
3,2
5
3,5
5
3,5
5
1,50
Aprobar el Presupuesto Anual del CDEC-SIC y velar por que el mismo permita
cumplir con los objetivos y funciones establecidas para el organismo
4,8
5
4,8
5
5
5
4,9
5
0,10
Nombrar las empresas de auditoría externa sobre las cuales seleccionará
aquella que tendrá la responsabilidad de auditar los estados de situación del
CDEC-SIC
4,4
5
4,25*
5
4,5
4,5
4,3
4,8
0,50
4
5
4,25*
5
3
4,5
3,75
4,8
1,05
Asegurar la identificación y manejo de los riesgos principales del CDEC-SIC.
Monitorear los riesgos significativos que afecten el desempeño del CDEC-SIC y
que comprometan las estrategias aprobadas, definiendo acciones de
mitigación
4,2
5
4,2
5
4,5
5
4,3
5
0,70
Nombrar, evaluar y remover a los directores de las Direcciones Técnicas
4,4
5
5
5
5
5
4,8
5
0,20
Definir la sucesión de los directores de las Direcciones Técnicas
3,8
5
2,6
4,6
3
4,5
3,1
4,7
1,60
Aprobar la remuneración de los directores de las Direcciones Técnicas
4,8
5
5
5
5
5
4,9
5
0,10
Aprobar los Estados de Situación Financiera del CDEC-SIC
Número de horas dedicadas a preparar las reuniones de Directorio
*Faltaban datos, por lo que el promedio incluye sólo aquellas encuestas con
respuesta
11
12,4
8
10,4