Catalogo de terceros - Practico

SIIGO WINDOWS
Catalogo de Terceros
CARTILLA
I
Tabla de Contenido
1. Presentación ……………………………………………………………………………………………………..
2. Creación Catalogo de Terceros …………………………………………………………………………
3
4
Presentación
Este instructivo es una guía práctica para explicar al lector la definición de cada uno de
los campos solicitados en el catalogo de terceros, los cuales afectan el proceso de
ventas y compras; para obtener los cálculos de impuestos adecuados de acuerdo al
tipo de contribuyente y marcaciones asignadas de igual forma para que sea correcta la
información presentada en posteriores informes.
.
CREACION CATALOGO DE TERCEROS
¿Qué es el Catalogo de Terceros?
El catálogo de terceros es la base de datos de todos los terceros con los cuales tiene
contacto comercial o de otro tipo: Clientes, Proveedores, Otros.
La creación de los Clientes y Proveedores también se puede hacer directamente en el
módulo de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar según corresponda y en este caso
la marcación (Cliente o Proveedor) la trae automáticamente el sistema
¿Cuál es la Ruta para Ingresar a la Apertura de Terceros?
La ruta para ingresar a crear terceros es: Contabilidad – Parámetros – Apertura
Terceros
Para la creación de Clientes también se puede realizar directamente por: el Modulo de
Cuentas por Cobrar – Parámetros – Manejo de Clientes – Apertura de Clientes
Para la creación de Proveedores también se puede realizar directamente por: el Modulo
de Cuentas por Pagar – Parámetros – Manejo de Proveedores – Apertura de
Proveedores
¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de
crear un Tercero?
Para crear un tercero se deben diligenciar los siguientes datos:






Nit: (13 posiciones numéricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe
digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe incluir el dígito de
verificación. El sistema mostrará el mensaje CREACIÓN, digite ENTER
Maneja Sucursales: Seleccionar si este NIT maneja facturación por Sucursal
(Mismo NIT, con diferentes direcciones);
Sucursal: Si se marco el campo anterior el sistema solicitara el número de
Sucursal. Se pueden crear hasta 999. Cabe anotar, que la opción de sucursales
no aparece habilitada con SIIGO Básico
Nombre: (Campo 50 posiciones alfanuméricas), corresponde al nombre con el
que el NIT se ha registrado en la cámara de comercio, para efectos de
información Tributaria.

Datos de Información Exógena: Esta ventana tiene como finalidad registrar
datos de los terceros para generar el archivo para presentación de medios
magnéticos y está compuesta por los siguientes datos:
a. Razón Social: Es un check box que debe marcarse cuando el nombre del
tercero que se haya incluido, corresponda a una RAZON SOCIAL, de lo
contrario, el programa asumirá que el nombre del tercero es de una persona
natural y podrán digitarse los datos de apellidos y nombres. Si se marca
este campo, el programa permite continuar
b. Nombre 1 – Nombre 2 – Apellido 1 – Apellido 2: Estos campos se
habilitan cuando no es razón social porque se trata de un tercero persona
natural, se debe ingresar la información, esta información es vital para la
generación de los archivos planos para medios magnéticos. Cada uno de
estos campos manejan quince caracteres alfanuméricos
c. Número de Identificación del Extranjero: El sistema permite incluir el
Nit genérico asignado para los terceros del exterior, esta información se ve
reflejada en el archivo plano para medios magnéticos. Es un campo de 9
caracteres alfanuméricos.
d. Código Identificación fiscal: Este check solo se habilita si se ha
seleccionado el campo anterior. En el campo de identificación se reporta el
número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en
el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el
Impuesto a la Renta o su similar, sin guiones, puntos o comas.

Contacto: Campo de 50 posiciones alfanuméricas, permite establecer una
persona específica con quien comunicarse o a quién enviar correspondencia.

Tipo de empresa: Tiene como objetivo marcar los terceros que son exentos de
IVA Ejemplo: San Andrés y Providencia. Este parámetro debe estar creado
previamente y esto se hace por la ruta: Administración – Parámetros –
Parámetros Generales – Tipos de Empresa



Dirección: Campo de 100 posiciones alfanuméricas, se asigna la dirección del
tercero en uno, existen dos campos por si existen dos direcciones para el
tercero. El campo de dirección queda como obligatorio esto para garantizar que
cuando se genere la información para la DIAN de Medios Magnéticos sobre
estos campos no se deba repasar asigne la dirección del tercero en los dos
campos existentes.
País – Ciudad: Parámetros que deben estar previamente creados.
Activo: Esta opción aplica con el objeto que el sistema permita realizar
registros contables (comprobantes) que afectan al tercero que se está creando.
Cabe aclarar que el sistema no borra de las búsquedas el tercero inactivo.
Importante:
SIIGO, no permite borrar parámetros cuando estos tienen movimiento, por
ellos en el caso en el que la empresa ya no siga teniendo relaciones
comerciales con el tercero en cuestión, se retira la marca de Activo,
para que en el momento de realizar cualquier documento o
generación de informe, el sistema indique que está inactivo







Teléfonos – Fax – A.A: Permite digitar hasta cuatro números telefónicos del
NIT, el Número del Fax y el Apartado Aéreo del Tercero.
Sexo: Asigne si es Empresa, Masculino o Femenino, pueden ser personas
Naturales o Jurídicas.
Cumpleaños: Digite la fecha de nacimiento o de Constitución si es una persona
jurídica, año de cuatro dígitos, mes y día de dos dígitos seguidos sin
separaciones. Este campo también puede ser utilizado para incluir la fecha de
creación del Tercero.
E-mail: Campo de 100 posiciones alfanuméricas, el sistema valida que se tenga
el símbolo de arroba, para ser un campo valido.
Tipo: Seleccione el correspondiente, NIT, Cédula, Número unic IDE Personal,
Cedula de extranjería, Tarjeta de Identidad, Registro Civil, Pasaporte, Tarjeta
de extranjería, Tipo de documento extranjero.
Digito Verif: Si en el campo anterior seleccionó NIT debe asignar el dígito de
verificación para este tercero, si asignó Cédula no lo exige.
Clasificación: Seleccione el correspondiente CLIENTE, PROVEEDOR, OTROS.
Importante: Si se selecciona
a. OTROS: El sistema solo solicitara adicional los campos de Tarifa
Diferencial del Reteiva y Clasificación o Tipo de Contribuyente
b. CLIENTE O PROVEEDOR: Solicitara datos adicionales algunos
campos serán iguales para los dos y en otros campos serán
específicos para cada tipo de tercero


Beneficio DIAN Reteiva Compras: Al marcar esta opción el sistema realizara
el cálculo correspondiente a la retención de IVA del 50% para aquellos terceros
que sean del Régimen Simplificado para Proveedor y al Régimen Gran
Contribuyente para Clientes.
Tarifa Diferencial del Reteiva Ventas y Tarifa Diferencial Reteiva
Compras: Se incluye este campo para optimizar la funcionalidad para que
realice las validaciones y cálculos automáticos del impuesto Retención en la
Fuente a Titulo de IVA de acuerdo a las normas legales vigentes para Compras
y Ventas incluyendo el Decreto 493 de febrero de 2011.
Importante:
Tarifa Diferencial Reteiva Compras” y “Tarifa Diferencial Reteiva
Ventas”. En el caso que se asigne allí algún porcentaje se entenderá que
la tarifa de Reteiva a utilizar es la asignada y NO la que se encuentra en
el registro de control.
Por lo anterior si se asigna una Tarifa de Reteiva en el catalogo de
Terceros pero según el tipo de Régimen no se debe aplicar Retención de
IVA, el sistema NO la calculara ni contabilizara algún valor por este
concepto así se haya asignado en dicho catalogo.

Múltiples Retenciones: Cuando desde Parametrización / Registro de Control ó
desde la Instalación de la empresa, se haya seleccionado el campo “Maneja
múltiples Ret. x documento” se habilita este pantalla solicitando la siguiente
información:
a. Tipo de Persona: Con las siguientes opciones Natural y Jurídica
b. Declarante: Se activa únicamente cuando en el tipo de Persona se haya
seleccionado la opción Natural
c. Agente Retenedor: se activa para cualquiera de los dos tipos de Persona
seleccionado: “Natural” ó “Jurídica”. Permite su modificación al repasar el
tercerO
d. Autoretenedor: Se activa únicamente cuando en el tipo de Persona se
haya seleccionado la opción “Jurídica” y NO se haya seleccionado el campo
Agente Retenedor
A. CLIENTES:
Datos de comercialización.




Cupo de Crédito: Campo numérico, este parámetro permite con clave de
usuario, no vender por encima del cupo establecido.
Lista de Precio: Digitar el código de la Lista de Precios de venta que se quiera
establecer para cada cliente, según el creado en el Catálogo de Inventarios,
este valor lo traerá en el momento de facturar. Se pueden seleccionar entre 1 y
12 listas de precios, si asigna la lista 13 el sistema traerá todas las listas de
precios.
Forma de Pago: Asigne el código de la forma de pago para el cliente, la cual
debe estar previamente creada. Esta forma de pago va ligada con la cuenta que
está Detallada por Cobrar
Calificación: Parámetro previamente creado por el módulo de Gestión de
Recaudo, estos se crean de acuerdo a las referencias o comportamiento
comercial del tercero. Ej. Excelente – Bueno – Regular y Malo









Clasificación: Seleccionar de acuerdo al tipo de contribuyente al que pertenece
el NIT: Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen
Simplificado, Régimen Simplificado para personas no residentes en el país, No
residentes en el país y No Responsables de IVA.
Actividad: Corresponde a el código de actividad ICA a la que pertenece el NIT
(previamente creados en Registro de Control). Esta marcación tendrá efecto el
cálculo retención de ICA.
Vendedor: Parámetro creado previamente por el Módulo de Ventas, se digita el
código o realiza búsqueda.
Cobrador: Parámetro creado previamente por el Módulo de Gestión de
Recaudo, se digita el código o realiza búsqueda.
Descto. en Ventas: Digitar el porcentaje de descuento fijo que quiera aplicar
al cliente, no es campo obligatorio
Período de pago: Tres 3 posiciones numéricas. Corresponde al período o
tiempo en días, en el cual el cliente normalmente el cliente realizara sus pagos,
para que el sistema con base a la fecha de elaboración de la factura de venta,
calcule las fechas de pagos.
Observaciones: Comentarios adicionales que se quieran realizar acerca del
NIT, 50 posiciones alfanuméricas, es opcional y de tipo informativo.
Días Pesimistas – Días Optimista: Se habilita cuando se tiene el Modulo de
Tesorería y se ha parametrizado esta opción en el registro de control. Al digitar
información se podrá generar el informe de Flujo de Caja o manejo de
programación de y es posible determinar la forma de generación del informe
(real o proyectado).
Código de Localización: Este campo se habilita SI en el registro de control se
marco el parámetro de maneja opciones EDI

Reporta a Cliente a Data crédito: Esta opción solo se habilitara si en el
registro de control se marca la opción de Maneja Opciones EDI. En el momento
de estar ubicado el cursor sobre el campo NOMBRE, se activa el icono
, al
dar click presenta la siguiente ventana, en la cual se registran los datos del
cliente necesarios para generar el reporte a las Centrales de Riesgo (Data
crédito)
En la primera parte de la ventana el sistema solicita datos generales como el
departamento, ciudad, dirección de correspondencia
Los datos de la siguiente parte de la pantalla son:
3.1 Adjetivo
3.2 Tipo de Identificación
3.3 Tipo de Obligación
3.4 Tipo de Garantía
3.5 Forma de Pago
3.6 Periodicidad
00 - No hay adjetivo
10 - Deudor No Localizado
11 - Cuenta en Cobrador
16 - Fallecido
60 - Línea Desconectada para cartera
de telefonía
1 - Cédulas de Ciudadanía y NUIP
2 - NITS Empresariales
3 - NITS de Extranjería
4 - Cedulas de Extranjería
1 - Comercial
2 - Consumo
3 - Hipotecario
4 – Otro
1 – Admisible
2 – Otra
1 - Voluntario
2 - Proceso Ejecutivo
3 - Mandamiento de Pago
4 - Reestructuración
5 - Bien donado en dación
0 – Vigente
1 - Mensual
2 - Bimestral
3 - Trimestral
4 - Semestral
5 - Anual
6 - Al vencimiento
9 - Otro tipo de pago
Estas opciones son las que están definidas por Data crédito.
B. PROVEEDORES:








Forma de Pago: Asigne el código de la forma de pago para el cliente, la cual
debe estar previamente creada. Esta forma de pago va ligada con la cuenta que
está Detallada por Cobrar.
Calificación: Parámetro previamente creado por el módulo de Gestión de
Recaudo, estos se crean de acuerdo a las referencias o comportamiento
comercial del tercero. Ej. Excelente – Bueno – Regular y Malo
Clasificación: Seleccionar de acuerdo al tipo de contribuyente al que pertenece
el NIT: Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen
Simplificado, Régimen Simplificado para personas no residentes en el país, No
residentes en el país y No Responsables de IVA.
Actividad: Corresponde a el código de actividad ICA a la que pertenece el NIT
(previamente creados en Registro de Control). Esta marcación tendrá efecto el
cálculo retención de ICA.
Descto. en Ventas: Digitar el porcentaje de descuento fijo que quiera aplicar
al cliente, no es campo obligatorio
Período de pago: Tres 3 posiciones numéricas. Corresponde al período o
tiempo en días, en el cual el cliente normalmente el cliente realizara sus pagos,
para que el sistema con base a la fecha de elaboración de la factura de venta,
calcule las fechas de pagos.
Observaciones: Comentarios adicionales que se quieran realizar acerca del
NIT, 50 posiciones alfanuméricas, es opcional y de tipo informativo.
Días Pesimistas – Días Optimista: Se habilita cuando se tiene el Modulo de
Tesorería y se ha parametrizado esta opción en el registro de control. Al digitar
información se podrá generar el informe de Flujo de Caja o manejo de
programación de y es posible determinar la forma de generación del informe
(real o proyectado).

Información Bancaria: Afecta directamente el modulo de Tesorería para
realizar pago electrónico
a. Banco – Nombre: Realizar la búsqueda del banco donde el proveedor tiene
la cuenta, los cuales deben estar previamente creados por el modulo de
Tesorería, al digitar el código el sistema trae el dato del nombre.
b. Código Interno – Oficina: Datos específicos de la entidad financiera.
c. Tipo de Cuenta: Seleccionar entre Ahorros y Corriente
d. Número de Cuenta: Ingrese el número de Cuenta bancaria
e. Documento Titular: Ingrese el número de identificación del titular de la
cuenta bancaria
f. Dígito de Verificación - Nombre Titular - País – Cuidad - Siglas
Departamento: Todos son datos del titular de la cuenta