Convenio Marco y Grandes Compras

Grandes Compras en Convenio Marco
Objetivos
• Reconocer la importancia de Convenio Marco
• Conocer el procedimiento para realizar una Gran Compra
• Identificar los principales elementos de una Intención de Gran Compra
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Convenio Marco
Recordemos, ¿Qué es Convenio Marco?
Modalidad de adquisición en la cual se establecen
precios y condiciones de compra para bienes y
servicios. Tales bienes y servicios se disponen en un
Catálogo
Electrónico
mediante
el
cual
los
organismos públicos acceden directamente, pudiendo
emitir una orden de compra a los proveedores
licitados.
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Convenio Marco
¿Por qué debemos utilizar Convenio Marco?
“Las entidades celebrarán directamente sus contratos de suministro o
servicio por medio de los convenios marco, licitados y adjudicados por
la DCCP, sin importar el monto de las contrataciones, los que serán
publicados a través de un Catálogo de Convenios Marco en el sistema
de información…”
(Art. 8, del Reglamento)
A menos que….
Las condiciones más ventajosas deberán referirse a situaciones objetivas, demostrables y
sustanciales para la Entidad, tales como, plazo de entrega, condiciones de garantías,
calidad de los bienes y servicios, o bien, mejor relación costo beneficio del bien o servicio a
adquirir.
(Art. 15. del Reglamento)
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Convenio Marco
¿Cuáles son las Ventajas que tiene Convenio Marco?
•
Precios y Condiciones ofrecidas y adjudicadas mediante una
licitación pública.
•
Facilita el proceso de compra.
•
El ahorro trasciende en la gestión y no sólo en el precio.
No Olvidar que…
Los proveedores se comprometen a mantener en Convenio Marco el mejor precio
ofertado a sus clientes para los bienes y servicios adjudicados. En caso que
ofrezcan mejores precios a cualquiera de sus clientes, estos deberán verse reflejados en el
Catálogo Electrónico de Convenios Marco.
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Grandes Compras
¿Qué es una Gran Compra en Convenio Marco?
Adquisiciones vía CM en compras superiores a 1000 UTM
¿Cómo se debe iniciar Gran Compra en Convenio Marco?
En las adquisiciones vía convenio marco superiores a 1000 UTM, las entidades deberán
comunicar, a través del Sistema, la intención de compra a todos los proveedores que
tengan adjudicado en Convenio Marco el tipo de producto requerido.
(Art. 14 bis. Del Reglamento)
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Grandes Compras
¿Qué debe contener la intención de Gran Compra en Convenio Marco?
Primero, de debe tener presente que, esta comunicación debe ser realizar con
la debida antelación. Si considerando los tiempos estándares necesarios para
la entrega de la cantidad de bienes o servicios solicitados, plazo que en
ningún caso será inferior a los 10 días corridos antes de la emisión de
la orden de compra.
La intención de Gran Compras se indicará, al menos:
• La fecha de decisión de compra,
• El producto o servicio requerido,
• La cantidad y
• Las condiciones de entrega.
Ver Directiva N°15 de la Dirección ChileCompra
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Grandes Compras
¿Qué debemos tener presente antes de realizar una Gran Compra?
•
No corresponde a un nuevo procedimiento licitatorio, ya que se encuentra limitado
sólo a los proveedores adjudicados en el tipo de producto requerido del Catálogo
Electrónico de Convenio Marco.
•
Solamente es obligatorio indicar lo que la entidad pública requiere, su cantidad y
condiciones particulares de entrega. No existen las formalidades propias de un
proceso licitatorio.
•
Tiene un carácter competitivo, entre los proveedores adjudicados en el convenio marco
respectivo.
•
Persigue la obtención de mejores condiciones de oferta, cuando la compra es por
volúmenes importantes.
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¿Cómo se realizar una Gran Compra con la aplicación de
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Hay tres posibles caminos:
1. A través del menú, ingresa a Catálogos Electrónicos -> Grandes Compras
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Hay tres posibles caminos:
2. Ingresando a ChileCompra Express -> Grandes Compras
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¿Cómo se realizar una Gran Compra con la aplicación de
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Las opciones presentadas, nos llevarán a la siguiente pantalla:
Será posible visualizar las Grandes Compras creadas o bien, gestionar una Nueva Solicitud
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¿Cómo se realizar una Gran Compra con la aplicación de
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Si Crea una nueva solicitud de Gran Compra desde estas opciones, accederá a la siguiente
ventana:
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¿Cómo se realizar una Gran Compra con la aplicación de
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Al agregar Producto, es posible visualizar una ventana para buscar los productos o servicios
requeridos:
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¿Cómo se realizar una Gran Compra con la aplicación de
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Una vez agregados los productos, estos aparecerán en la Gran Compra.
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3. Al iniciar un proceso de compra en Convenio Marco, selecciona el producto requerido e
ingresa la cantidad.
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Agregamos los productos al carro de compras
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¿Cómo se realizar una Gran Compra con la aplicación de
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Al generar la Orden de Compra y superar las 1000 UTM, aparece el siguiente mensaje:
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Aceptada la creación de la
gran compra, se abrirá la
siguiente ventana
emergente:
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Actualizamos y mostrará el
detalle de la compra, luego
hacer un clic en Siguiente.
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¿Cómo se realizar una Gran Compra con la aplicación de
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Definir la Gran Compra,
completando
los
datos
obligatorios
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En la siguiente ventana se visualizarán todos los proveedores asociados al Convenio Marco
en el que se encuentra el producto requerido.
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¿Cómo se realizar una Gran Compra con la aplicación de
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Redactar la invitación a los
proveedores, establecer el plazo
de publicación (mínimo 10 días
corridos)
y
adjuntar
los
documentos necesarios para la
intención de compra.
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¿Cómo se realizar una Gran Compra con la aplicación de
www.mercadopublico.cl?
Enviar Invitación a los proveedores.
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¿Qué debe contener la intención de Gran Compra?
Documento de Intención de Compra siempre debe indicar, a lo menos:
a. La fecha de decisión de compra: mínimo 10 días corridos antes de
la emisión de la orden de compra. Se recomienda contemplar plazos
amplios.
b. La descripción del bien o servicio requerido: debe corresponder
a alguna de las categorías y tipos de productos adjudicados en
el Catálogo de ChileCompra Express. El bien o servicio debe estar
adjudicado en una licitación de convenio marco, o bien, incorporado
posteriormente al catálogo en conformidad a la cláusula de
actualización de productos de las bases de licitación.
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¿Qué debe contener la intención de Gran Compra?
c. La cantidad y las condiciones de entrega: el lugar y plazos
de entrega, entre otros, deben encontrarse detallados en el
documento de Intención de Compra, y no pueden ser
modificadas por la entidad pública con posterioridad a la
publicación de dicho documento.
d. Los criterios de evaluación: debe definir taxativamente
cuáles son los criterios que se emplearon para evaluar las
ofertas recibidas, así como sus ponderaciones, con la finalidad de
seleccionar a la oferta ganadora.
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¿Qué criterios de evaluación se deben usar en una Gran
Compra?
•
Seleccionar la oferta más conveniente según el resultado del
cuadro comparativo. Este se deberá confeccionar sobre la base de
los criterios de evaluación y ponderaciones definidas en las
bases de licitación del convenio marco respectivo.
•
No podrán considerar criterios de evaluación adicionales,
distintos a los previamente contemplados en las bases de licitación
del Convenio Marco.
• Procede uso de los criterios de evaluación contenidos en las bases, "en lo que
sea aplicable". No existe la obligación de utilizar la totalidad de los criterios
establecidos en las bases, sino que técnicamente aquellos que se estimen idóneos
a la naturaleza del producto requerido.
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¿Qué criterios de evaluación se deben usar en una Gran
Compra?
•
La entidad podrá incorporar un determinado criterio de
evaluación pre-establecido en las bases, comprendiendo en ese
criterio la totalidad de los sub-criterios que lo componen y que estén
contemplados en las bases del convenio marco.
•
No pueden incorporar nuevos sub-criterios, es decir, sub-criterios
que no previstos en las bases de licitación.
•
Las entidades podrían optar por el empleo, en forma selectiva, de uno o más de los subcriterios que componen un criterio más general, prescindiendo de la utilización integral del
criterio considerado como un todo.
•
En una Gran Compra de bienes o servicios estándar de simple y objetiva especificación, es
decir, productos no diferenciados en su desempeño y en sus características como: su
duración, productividad, soporte y rendimiento, entre otras, se recomienda la utilización
exclusiva del criterio «Precio».
•
Los criterios o sub-criterios seleccionados para la Gran Compra deberán mantener las
ponderaciones pre-establecidas en las bases, con la adición del peso porcentual de las
ponderaciones correspondientes a los criterios o sub-criterios descartados.
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¿Qué criterios de evaluación se deben usar en una Gran
Compra?
CRITERIOS
Condiciones Comerciales
Condiciones Técnicas
Ponderación
70 %
30 %
CRITERIOS
Ponderación
Condiciones
Comerciales
70 %
CRITERIOS
Ponderación
Condiciones
Técnicas
30 %
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SUB-CRITERIOS
Ponderación
Precio
60 %
Descuento
40 %
Experiencia
30 %
Certificaciones
60 %
Sustentabilidad
10 %
SUB-CRITERIOS
Ponderación
Precio
60 %
Descuento
40 %
SUB-CRITERIOS
Ponderación
Experiencia
30 %
Certificaciones
60 %
Sustentabilidad
10 %
¿Cómo se debe seleccionar la oferta en una Gran Compra?
•
La entidad deberá seleccionar la oferta más conveniente
según el resultado del cuadro comparativo. No olvidar que
este se confeccionará en base a los criterios de evaluación y
ponderaciones definidas en las bases de licitación del convenio
marco.
•
La Gran Compra NO es una licitación pública, por lo tanto, no
se debe hacer referencia al concepto de «adjudicación».
•
La Gran Compra no culmina mediante la «selección de la
oferta», la que deberá fundamentarse en una «resolución
aprobatoria de la adquisición».
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¿Cómo se resuelve la adquisición en una Gran Compra?
•
La resolución aprobatoria de la adquisición debe ser
fundada. Esta debe contener en sus considerandos los
fundamentos de hecho y de derecho que justifican la selección de
la oferta ganadora.
•
La base de esa fundamentación debe encontrarse en la
estricta aplicación del cuadro comparativo de las ofertas, de
acuerdo a los criterios de evaluación contemplados en la Intención
de Compra (y pre-establecidos en las bases de licitación).
•
La resolución aprobatoria de la adquisición, debe ser publicada en
la plataforma www.mercadopublico.cl.
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¿Puede considerar Acuerdos Complementarios en Grandes
Compras?
•
Se recomienda realizar un acuerdo complementario suscrito
por la entidad compradora y la empresa seleccionada.
•
El acuerdo complementario deberá ser gestionado en la
aplicación de gestión de contratos disponible en la Plataforma.
•
En el acuerdo complementario deben consignarse: el monto de la
garantía de fiel cumplimiento, si existiere, y todas las otras
condiciones particulares de la adquisición.
• Las condiciones especiales, serán aquellos que estén considerados en las bases de
licitación del Convenio Marco.
• La garantía de fiel cumplimiento, corresponderá al monto indicado en las respectivas
bases de licitación del convenio marco.
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¿Qué sanciones se pueden aplicar en las Grandes Compras?
Las establecidas en las bases de licitación del convenio marco. En caso que
se apliquen sanciones, éstas deberán informarse a la Dirección ChileCompra.
Las sanciones a aplicar por los incumplimientos:
• multas,
• cobro de garantía de fiel cumplimiento
• término unilateral y anticipado de contrato
• etc.
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¿Cómo puedo ver las ofertas recibidas en la Gran Compra?
Ingresando al catálogo electrónico de MercadoPúblico es posible acceder a Grandes Compras.
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¿Cómo puedo ver las ofertas recibidas en la Gran Compra?
Al encontrar la Gran Compra, podrá visualizar quienes han enviado ofertas a esta.
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¿Cómo puedo ver las ofertas recibidas en la Gran Compra?
Una vez realizada la selección de la oferta, deberá gestionar la Orden de Compra
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¿Cómo se ve una Gran Compra en MercadoPúblico?
Para visualizar una Gran Compra en MercadoPúblico, debe ingresar al portal y acceder a la
opción Buscar Grandes Compras.
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¿Cómo se ve una Gran Compra en MercadoPúblico?
Cuando llega al buscador,
puede seleccionar la forma
de encontrar la información
solicitada a través del
comprador,
proveedor,
Estado de la Gran Compra,
fecha de invitación.
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¿Cómo se ve una Gran Compra en MercadoPúblico?
Seleccionado el sistema de
búsqueda
y
ejecutado,
mostrará un listado de todos
los
procedimientos
de
Grandes Compras.
Será factible visualizar.
• ID de la Gran Compra
• Nombre
• Entidad Compradora
• Proveedor Seleccionado
• Fechas de Inicio y Término
de la Invitación
• Estado de la Gran Compra
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¿Cómo se ve una Gran Compra en MercadoPúblico?
Al ingresar a la Gran Compra se ve lo siguiente:
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¿Cómo se ve una Gran Compra en MercadoPúblico?
Al ingresar a la Gran Compra se ve lo siguiente:
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¿Cómo se ve una Gran Compra en MercadoPúblico?
Al ingresar a la Gran Compra se ve lo siguiente:
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¿Cómo se ve una Gran Compra en MercadoPúblico?
Al ingresar a la Gran Compra se ve lo siguiente:
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¿Cómo se ve una Gran Compra en MercadoPúblico?
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¿Cómo se ve una Gran Compra en MercadoPúblico?
Al ingresar a la Gran Compra se ve lo siguiente:
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Intención de Compra
Caso Real
Intención de Compra Servicio de
Notebooks Para Centros ChileCompra
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Arriendo
Intención de Compra
INTENCIÓN DE COMPRA SERVICIO DE ARRIENDO NOTEBOOKS PARA CENTROS
CHILECOMPRA
1. FORMA DE OFERTAR
Para ofertar al proceso de Grandes Compras el proveedor debe previamente solicitar la creación de
la ficha en el Catálogo Electrónico del notebook que ofertará (esto es siempre que la ficha del
producto no exista en el catálogo), el que debe incorporar todos los elementos solicitados en el
punto 6 de la presente intención de compra, donde se describen los servicios en arriendo. Solo una
vez que su ficha se encuentre creada debe realizar su oferta mediante la funcionalidad de grandes
compras.
Como parte de su oferta deberán completar y enviar el Anexo N°1 Cumplimiento Req Técnicos,
indicando claramente si su oferta cumple con cada uno de los requisitos técnicos solicitados.
2. OBJETIVO
La Dirección ChileCompra requiere el arriendo de x notebooks nuevos para renovar el
equipamiento de los 16 Centros ChileCompra a lo largo del país.
El presente documento regula esta invitación, mediante el procedimiento Grandes Compras en el
catálogo electrónico de Convenio Marco ID 2239-4-LP10.
El detalle de los equipos requeridos es el siguiente:…….
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Ejemplo Intención de Compra
INTENCIÓN DE COMPRA SERVICIO DE ARRIENDO NOTEBOOKS PARA CENTROS
CHILECOMPRA
3. PLAZO DE ENVÍO DE OFERTAS
Los proveedores que se encuentren interesados en participar, deberán enviar sus ofertas a través
de la funcionalidad de “Grandes compras” disponible en el catálogo electrónico de CM.
El plazo de envío de ofertas será hasta el día ………..
4. FECHA MÁXIMA DE DECISIÓN DE COMPRA
La decisión de compra se tomará en el plazo máximo de x días hábiles desde el cierre de la
recepción de ofertas, considerando los criterios de evaluación que se señalen en la presente
intención de compra.
Dicha decisión se informará a los oferentes mediante la funcionalidad de “Grandes compras” en la
que se emitieron las ofertas.
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Ejemplo Intención de Compra
INTENCIÓN DE COMPRA SERVICIO DE ARRIENDO NOTEBOOKS PARA CENTROS
CHILECOMPRA
5. FECHA DE LA EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
La orden de compra se enviará en el plazo máximo de 5 días hábiles desde la fecha en la cual se informe
de la decisión de compra.
En caso que la orden de compra no haya sido aceptada la Dirección ChileCompra podrá solicitar su
rechazo, entendiéndose definitivamente rechazada una vez transcurridas 24 horas desde dicha solicitud.
A partir de la fecha de aceptación de la orden de compra comenzará a correr el plazo para la instalación
de los equipos en todos los centros ChileCompra señalados en la presente intención de compra. Este
plazo deberá ser indicado por los proveedores como parte de su oferta, pero en ningún caso podrá
superar los 40 días corridos, según se indica en el punto 7 de la presente intención de compra.
6. DESCRIPCIÓN DE LOS EQUIPOS EN ARRENDAMIENTO
De acuerdo a las condiciones y características definidas en el Convenio Marco de Computadores,
Productos y Servicios Asociados, se solicita a los proveedores interesados en participar del presente
proceso de Grandes Compras ofertar el arriendo de 215 notebooks.
Las ofertas cuyos equipos no cumplan con las siguientes características técnicas mínimas, quedarán
marginadas del proceso de compra y no serán consideradas en la etapa de evaluación.
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Ejemplo Intención de Compra
INTENCIÓN DE COMPRA SERVICIO DE ARRIENDO NOTEBOOKS PARA CENTROS
CHILECOMPRA
Los equipos a ofertar deben ser nuevos y considerar las siguientes características técnicas:
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Ejemplo Intención de Compra
INTENCIÓN DE COMPRA SERVICIO DE ARRIENDO NOTEBOOKS PARA CENTROS
CHILECOMPRA
7. CONSIDERACIONES GENERALES
7.1. SOFTWARE
Se deberá entregar el software, drivers y manuales en CD-ROM y/o DVD-ROM originales, los cuales
deben venir etiquetados por el fabricante. Todo el software y sistema operativo instalado debe venir en
idioma español. Asimismo, los software deberán entregarse instalados en cada uno de los equipos.
7.2. HARDWARE
Todo el equipamiento se deberá entregar correctamente embalado en sus cajas originales y con sus
respectivos sellos del fabricante.
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Ejemplo Intención de Compra
INTENCIÓN DE COMPRA SERVICIO DE ARRIENDO NOTEBOOKS PARA CENTROS
CHILECOMPRA
7.3. INVENTARIO
El Adjudicatario deberá poner a disposición de la Dirección ChileCompra, un archivo en formato
digital el mismo día de entrega del equipamiento ofertado, el cual debe contener al menos la
siguiente información para cada equipo.
• Número de serie de cada equipo.
• Fecha de entrega.
• Guía de despacho.
• Número de licencia del sistema operativo instalado, y de todo otro software involucrado en la
oferta.
• Código de atención de usuario, de la garantía y mantenimiento.
• Códigos e información adicional requerida para efectuar actualizaciones vía Internet.
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Ejemplo Intención de Compra
INTENCIÓN DE COMPRA SERVICIO DE ARRIENDO NOTEBOOKS PARA CENTROS
CHILECOMPRA
8. CANTIDAD Y CONDICIONES DE ENTREGA DE LOS EQUIPOS
El equipamiento deberá ser entregado en un plazo no superior a 30 días corridos, a partir del día
hábil siguiente a la fecha de recepción de la respectiva orden de compra.
El despacho lo deberá realizar el proveedor seleccionado e incorporar el costo del mismo dentro del
valor del equipo. La Dirección ChileCompra no pagará el flete de manera separada.
Es importante destacar que el requerimiento considera la entrega del 100% de los equipos, una vez
seleccionado el proveedor y emitida la respectiva Orden de Compra.
Se deja constancia que el plazo de entrega indicado constituye un requisito obligatorio y vinculante
donde la presentación de una oferta con un plazo de entrega mayor al solicitado significará la
exclusión de la oferta para continuar con el proceso de evaluación.
Por otro lado, una vez seleccionada la oferta, el no cumplimiento del plazo informado será
causal del cobro de multas según lo estipulado en las Bases de Licitación que norman el
Convenio Marco N° ID: 2239-4- LP10.
Finalmente, junto con las causales definidas en las Bases de Licitación para el Termino Anticipado del
Convenio Marco, el no cumplimiento de los plazos informados sin una causa justificada, podrá ser
causal inmediata del termino del contrato y cobro de la correspondiente Garantía de Fiel
Cumplimiento de Contrato.
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Ejemplo Intención de Compra
INTENCIÓN DE COMPRA SERVICIO DE ARRIENDO NOTEBOOKS PARA CENTROS
CHILECOMPRA
9. SERVICIO DE MANTENCIÓN INTEGRAL Y GARANTÍA TÉCNICA
Las características mínimas que deberá considerar el servicio de garantía técnica son:
• Todo el Equipamiento debe tener garantía por tres (3) años para la totalidad de las partes, piezas y
software incluidos en la oferta.
• Todos los equipos, partes, piezas, sistemas operativos y software deberán contar con garantía y
mantenimiento por un período de tres (3) años en las dependencias de cada Centro ChileCompra.
10. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
La evaluación de las ofertas, se realizará sobre la base de criterios de evaluación definidos en las
Bases de Licitación que regulan el Convenio Marco N° ID: 2239-4-LP10 y sus ponderaciones
respectivas, según lo estipulado en la Directiva de Compras Públicas N°15.
El puntaje final de cada oferta se dará en virtud del siguiente criterio de evaluación:
Precio de los ítems ofertados
Para la comparación del precio se utilizará la siguiente formula:
Puntaje Precio = (Precio Mínimo/Precio Oferente) X 100 puntos
La evaluación se realizará sobre el precio total ofertado (impuestos incluidos) por cada proveedor, es decir
por el precio de los 215 notebooks solicitados en la presente intención de compra.
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Ejemplo Intención de Compra
11. ACUERDO COMPLEMENTARIO
El proveedor que resulte seleccionado de este proceso de Grandes Compras, deberá formalizar esta
adquisición, mediante la materialización de un acuerdo complementario, el cual, será suscrito por la
autoridad competente de la Dirección ChileCompra y por el Representante Legal de la empresa
seleccionada, con posterioridad a la emisión de la orden de compra.
Este acuerdo complementario tendrá una vigencia de 36 meses y será regulado por las condiciones
particulares del Convenio Marco.
11.1 SEGUROS ASOCIADOS
Conforme a las particularidades de esta contratación y las condiciones estipuladas que regulan este
acuerdo, el proveedor seleccionado deberá contar con seguros para todo evento, según lo requerido en
la presente Intención de Compra.
Es decir, cada notebook deberá contar con un seguro contra robos a todo evento, independientemente
del lugar en que se produjere el robo o evento.
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Ejemplo Intención de Compra
12. FORMA DE PAGO
El pago de las 36 cuotas se realizará de forma completa una vez cumplido el hito de entrega de los 215
equipos computacionales en las 16 sedes señaladas en el punto 7 de la presente intención de compra.
Asimismo, se señala que al término del acuerdo complementario la Dirección ChileCompra podrá hacer
uso de la cláusula señalada en el Convenio Marco respecto a la opción de compra sobre el bien o
producto arrendado, a través del pago o no de un diferencial, el cual de existir, será equivalente a una
renta adicional, al final del plazo de contrato.
Debido a que el precio de los productos o ítems de esta licitación están en dólares americanos, la
transformación a peso chileno, será de acuerdo al dólar observado del Banco Central, del día de emisión
de la factura respectiva.
13. MULTAS
Las sanciones a aplicar, por los incumplimientos en el suministro de los bienes y servicios contratados en
virtud del proceso de gran compra y respectivo acuerdo complementario, corresponderán a aquellas
previamente estipuladas y singularizadas en las bases de licitación del Convenio Marco N° ID: 2239-4LP10.
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No Olvide que….
•
NO pueden contactar directamente a los proveedores para
solicitar la incorporación al catálogo de uno o más productos, con
la finalidad de someter a dichos productos a un llamado especial,
a través del mecanismo de las Grandes Compras, a menos que este
requerimiento sea formulado en forma transparente, a través del foro
público
de
Grandes
Compras
disponible
en
la
plataforma
www.chilecompra.cl
•
Describir en forma precisa y detallada, los productos a adquirir a
través del mecanismo de Grandes Compras.
•
Cuando requiera la adquisición de uno o más productos, en un sólo
procedimiento de Grandes Compras, especificar el listado completo
de los productos requeridos, no pudiendo dicho documento
limitar la definición a tan solo uno de ellos.
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