RESPUESTAS__OBSERVACIONES - 4-72

CONVOCATORIA PÚBLICA 004 DE 2011
PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACLARATORIAS A LOS TERMINOS DE REFERENCIA
I.
PREGUNTAS DE SONDA DE COLOMBIA S.A:
1. “Solicitamos que evalúen la posibilidad de ampliar el presupuesto oficial en un 30%, ya que
este proyecto contempla un gran esfuerzo tanto de consultoría como de licenciamiento y el
ERP a ofrecer cumple con las exigencias técnicas y de trayectoria solicitada, pero según el
alcance requerido por 4-72, el presupuesto se queda corto”.
RESPUESTA: El presupuesto oficial se determinó con base en la media aritmética del
estudio de mercado realizado, en el cual tres empresas presentaron cotización. La
información correspondiente se encuentra publicada en la página web: http://www. 472.com.co, en el link Procesos de contratación – 004 Adquisición de un sistema que
permita la gestión integral de los recursos financieros, materiales y de información
utilizados – ESTUDIO DE MERCADO ERP.PDF. Por lo anterior no se acepta la solicitud.
2. “Modificar la forma de pago así:
Primer pago: El cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato una vez finalizada y
entregada a entera satisfacción de la empresa, mediante acta en la que conste la entrega
de las licencias, la etapa de instalación del sistema de información, el motor de la base de
datos y demás componentes necesarios, en los servidores dispuestos para tal fin.
Segundo pago: El treinta por ciento (30%) del valor del contrato a la salida en vivo de la
solución, mediante pagos contra la entrega a entera satisfacción de la empresa, de las
funcionalidades ofrecidas en producción, de acuerdo con el plan de trabajo propuesto por
el oferente y aceptado previamente por Servicios Postales Nacionales S.A. Para el pago de
este 30% se requiere la definición y aceptación de los acuerdos de nivel de servicios y sus
descuentos por contratiempos.
Tercer pago: El veinte por ciento (20%) del valor del contrato, se cancelará una vez
recibidos a entera satisfacción los entregables contratados, de acuerdo con el plan de
trabajo convenido e incluyendo los relacionados con la mesa de ayuda.
Se hace la solicitud ya que se debe pagar al Fabricante el valor de las licencias de contado,
y se debe cubrir parte de la consultoría para iniciar el proyecto. Adicionalmente el tiempo
de ejecución puede ser menor, y no consideramos que los pagos dependan de un tiempo de
12 meses que 4-72 ha estimado para la etapa de estabilización”.
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RESPUESTA: La forma de pago fue establecida de acuerdo con el flujo de fondos de la
empresa y el avance del proyecto, por lo cual no se acepta la solicitud y se mantiene lo
establecido en los términos de referencia.
3. “Solicitamos respetuosamente modificar el perfil del Director del Proyecto, y que sea
retirada la exigencia que debe ser Certificado ITIL Versión 3, ya que dicha certificación está
orientada a la buena gestión de mesas de ayuda, y en este caso se requiere un perfil con
experiencia en metodologías de implementación de proyectos como ASAP y que cumple
con los estándares de la PMO”.
RESPUESTA: El Director deberá certificar estudios de Especialización y/o certificaciones en
Gerencia de Proyectos y en ITIL versión 3. Quiere decir que se pueden presentar
documentos de estudios de especialización ó documentos de certificaciones en Gerencia
de Proyectos y en ITIL V3. En este sentido se mantiene lo establecido en los términos de
referencia.
4. “Por la complejidad de esta oferta y lo importante en analizar y completar cada solicitud
de 4-72, solicitamos amablemente consideren una extensión de la fecha de cierre hasta el
23 de septiembre de 2011”.
RESPUESTA: Mediante adenda No.00 1 del 5 de septiembre de 2011, se estableció que la
presente convocatoria se cerrará el día 14 de septiembre de 2011 a las 10 a.m.
5. “Cuál es la expectativa de soporte para los 4 primeros meses después de la salida en vivo y
cuál es la expectativa de soporte para los 12 meses siguientes”.
RESPUESTA: Ver el Capítulo III numeral 9, punto 3 OBLIGACIONES ESPECIALES DEL
CONTRATISTA. Ver también la adenda No. 002, en lo referente al Capítulo IV numeral 13.1
GARANTIA Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO.
6. “Cuando se habla de migración de datos, se refieren a datos maestros y a saldos o partidas
abiertas, o hay una expectativa diferente de migración”
RESPUESTA: Actualmente la información financiera de la empresa se encuentra en el
sistema Helisa, lo cual implica que datos maestros, saldos globales y /o detallados y las
partidas abiertas deben migrarse desde ese aplicativo. La migración incluye los detalles de
cuentas auxiliares, tales como detalle de inventarios y de activos fijos. Si la oferta incluye
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las funcionalidades de Gestión Humana, la información correspondiente deberá migrarse
desde el aplicativo Aurora. Para el efecto deberán entregarse actas de validación y
aceptación de migración de datos por cada uno de los módulos y estructuras de datos
asociadas al modelo. En ellas se debe detallar los datos a cargar, sus características,
volúmenes de los mismos, errores encontrados y estrategia de validación, debidamente
aprobadas por el usuario correspondiente. La migración de datos debe estar soportada en
un documento que incluya la metodología y herramientas a utilizar para cada caso.
II.
PREGUNTAS DE COMPUNET S.A.
1. “En el numeral 1.2 VERIFICACION FINANCIERA , Ustedes solicitan en 2 de sus puntos que se
cumpla con lo siguiente :
 Índice de Liquidez: Igual o superior al 1.2. PREGUNTA: Es posible que se pueda modificar
a 1.1?
 Índice de Endeudamiento: Igual o inferior al 70%. PREGUNTA: Es posible que se pueda
modificar a 71%?”
RESPUESTA: No se acepta esta solicitud.
2. “Es posible prorrogar el plazo de la presentación de la oferta final?”
RESPUESTA: Mediante adenda No. 001 del 5 de septiembre de 2011, se estableció que la
presente convocatoria se cerrará el día 14 de septiembre de 2011 a las 10 a.m.
III.
PREGUNTAS DE EVERIS COLOMBIA
1. “Dentro del presupuesto que se tiene para la implementación, el contratista debe
suministrar las 150 licencias?”
RESPUESTA: Sí. Uno de los entregables corresponde a las licencias del aplicativo. Ver el capítulo
II, numeral 9.1.
2. “Los porcentajes de los pagos se pueden negociar o son los que aparecen únicamente en el
pliego?”
RESPUESTA: La forma de pago es la establecida en los términos de referencia. Ver el Capítulo
III numeral 4 FORMA DE PAGO.
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PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACLARATORIAS A LOS TERMINOS DE REFERENCIA
3.
“Los servidores para la implementación los pondrá 4-72?”
RESPUESTA: En el Capítulo IV numeral 11 PLATAFORMA DE HARDWARE Y SOFTWARE se
informa:
“Los equipos servidores, dispositivos y periféricos de los usuarios finales serán provistos por
Servicios Postales Nacionales S.A”.
IV.
PREGUNTAS DE HEINSOHN BUSINESS TECHNOLOGY
1. “Para el punto de certificación de experiencia se puede modificar a que permita más de 3
contratos y que hagan parte de los montos solicitados?”
RESPUESTA: Para efectos de la certificación de experiencia se deben adjuntar máximo tres
certificaciones. Ver el Capítulo IV numeral 5.3 Certificaciones de experiencia mínima.
Para efectos de la calificación de la experiencia adicional en contratación solo se aceptan
máximo otras tres certificaciones adicionales. Ver el capítulo V numeral 1.4.1 Experiencia
adicional en contratación. Ver adenda No. 002 de 2011.
V.
1.
PREGUNTAS DE SOFTTEK
“Cuál es la estructura del correo (recursos) que participará en el proyecto?”
RESPUESTA:
Servicios Postales Nacionales S.A conformará un equipo de trabajo con un Gerente de
Proyecto, usuarios funcionales, técnico y de capacitación.
2. “Realizan movimientos logísticos en las bodegas que se deban facturar a los clientes?”
RESPUESTA: Los movimientos de insumos entre o dentro de las bodegas no se facturan a los
clientes.
3. “Confirmar que para recursos humanos solamente se requiere la interface para el asiento de
sueldos”.
RESPUESTA: En el caso que no se ofrezcan las funcionalidades de Gestión Humana, deberá
hacerse una interface con el sistema Aurora, para que la solución propuesta registre en la
contabilidad financiera y analítica y en Presupuesto, todas las causaciones y pagos derivados
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de la actividad laboral: Sueldos, comisiones, bonificaciones, aportes parafiscales, seguridad
social, gastos de viaje, descuentos y demás devengos y deducciones laborales.
4. “Requieren asesoría IFRS como parte de las actividades del proyecto?”
RESPUESTA: No es requerida la asesoría en IFRS, no obstante la solución deberá guardar
flexibilidad para la implementación de normas internacionales de acuerdo a las regulaciones
nacionales expedidas para tal fin. Ver funcionalidad 5 – 56.
Servicios Postales Nacionales es una Sociedad Pública vinculada al Ministerio de Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones, regulada por los lineamientos contables emitidos por la
Contaduría General de la Nación.
5. “ Se espera la actualización e instalación de parches durante el año de soporte?”
RESPUESTA: El contratista deberá garantizar la instalación y buen funcionamiento de las
actualizaciones y parches del sistema de información que liberen durante la ejecución del
contrato. Ver Capítulo III numeral 9 Obligaciones especiales del contratista, punto 3.
6. “Es posible alargar los plazos de presentación de la propuesta?”
RESPUESTA: Mediante adenda No. 1 del 5 de septiembre de 2011, se estableció que la
presente convocatoria se cerrará el día 14 de septiembre de 2011 a las 10 a.m.
7. “Es posible aumentar el presupuesto asignado?”
RESPUESTA: El presupuesto oficial se determinó con base en la media aritmética del estudio
de mercado realizado, en el cual tres empresas presentaron cotización. La información
correspondiente se encuentra publicada en la página web: http://www. 4-72.com.co, en el
link Procesos de contratación – 004 Adquisición de un sistema que permita la gestión integral
de los recursos financieros, materiales y de información utilizados – ESTUDIO DE MERCADO
ERP.PDF. Por lo anterior no se acepta esta solicitud.
VI.
PREGUNTAS DE SYNAPSIS
1. “En vista del proyecto y su alcance solicitamos se tenga en cuenta certificaciones sector
público internacionales Latinoamérica”.
RESPUESTA: No se acepta esta solicitud. Las certificaciones deberán corresponder a
contratos que hayan sido suscritos con entidades públicas colombianas, de acuerdo
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con el Decreto 2768 de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Ver el
capítulo IV numeral 5.3 certificaciones de experiencia mínima y el Capítulo V numeral
1.4.1 Experiencia adicional en contratación.
2. “Revisar el puntaje en vista del alcance y los adicionales que se requieren evaluar”.
RESPUESTA: No se acepta esta solicitud. Ver el capítulo V, numeral 1.4 Evaluación de la
experiencia adicional, de las funcionalidades adicionales y de los servicios adicionales y
evaluación económica.
3. “Revisar la fecha de entrega de la propuesta con un plazo mayor a 8 días hábiles”.
RESPUESTA: Mediante adenda No. 1 del 5 de septiembre de 2011, se estableció que la
presente convocatoria se cerrará el día 14 de septiembre de 2011 a las 10 a.m.
4. “Revisar en los términos técnicos anular términos como etc., los que haya a lugar, los
necesarios”.
RESPUESTA: Ver la adenda No. 002 del 8 de septiembre de 2011.
VII.
PREGUNTAS DE DIGITAL WARE S.A.
1. “Numeral 3.5 Solicitamos ampliar el plazo de presentación de propuestas”.
RESPUESTA: Mediante adenda No. 1 del 5 de septiembre de 2011, se estableció que la
presente convocatoria se cerrará el día 14 de septiembre de 2011 a las 10 a.m.
2. “Numeral 3.3.3. Favor aclarar el texto. El número de días de este numeral no coincide con el
especificado en 3.3”.
RESPUESTA: Ver adenda No.00 1 del 5 de septiembre de 2011.
3. “Numeral 9.1. Aclarar si la instalación y configuración de los sistemas operacionales y las
bases de datos lo hace el proveedor o SPN”.
RESPUESTA: En el capítulo III numeral 9, OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA, se
informa que es responsabilidad del contratista instalar, configurar y poner en marcha, no solo
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el sistema de información ofertado sino el sistema operativo, el motor de la base de datos y
demás componentes de software en cada uno de los servidores y en los computadores de
usuario final que se requieran para el funcionamiento de la solución.
4. “Numeral 9.1. Aclarar si el proveedor debe suministrar el licenciamiento de S.O y B.D, o serán
provistos por SPN”.
RESPUESTA: El contratista deberá entregar las licencias de uso del sistema de información
objeto de la presente convocatoria pública e informar en su propuesta el sistema operativo y
la base de datos requerida para que Servicios Postales Nacionales S.A. las adquiera. Es
importante resaltar que la instalación, configuración y puesta en marcha del sistema
operativo y de la base de datos en los servidores y ambientes requeridos, sí es una actividad
que debe realizar el contratista.
5. “Numeral 9.3 Favor precisar alcance deseado de la Gestión del cambio y separarlo de los
temas de capacitación”.
RESPUESTA: La transferencia del conocimiento necesario para la operación del sistema por
parte de los usuarios, es una actividad primordial en la gestión del cambio, la cual se logra
mediante la capacitación. Ver la adenda No. 002 del 8 de septiembre de 2011.
6. “Numeral 9.2. Solicitamos que las especificaciones sean expresadas en términos del MINIMO
necesario, ya que la solicitud en términos del MAXIMO hace que la especificación sea
indeterminada”.
RESPUESTA: No se acepta la solicitud. Para Servicios Postales Nacionales S.A. no es
conveniente que las características técnicas de los equipos se expresen en términos mínimos
de capacidad, ya que al contratista se le otorga el tiempo necesario para definir las
especificaciones óptimas de equipos y de canales de comunicación. Lo anterior tiene como
objetivo que el aplicativo funcione correctamente cuando se presenten las máximas cargas de
trabajo y de usuarios. Adicionalmente, Servicios Postales Nacionales S.A. no desea hacer un
redimensionamiento de equipos ni ajustes técnicos en el corto plazo.
7. “Numeral 9.4. Acotar especificaciones de interfaces con SIPOST, Aurora, IPS, en términos de lo
que SPN espera como resultado de la interface en cada producto”.
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RESPUESTA: El alcance de las interfaces se deberá detallar en el documento Especificación
Funcional de Detalle EFD, para lo cual el proponente tiene un plazo de dos meses calendario
contados a partir de la legalización del contrato. Ver el Capítulo IV numeral 4 Especificación
Funcional de detalle EFD. Ver también el Capítulo III, numeral 9 punto 5.
8. “Favor especificar si los servicios de mesa de ayuda que se ejecutarán a partir de la salida en
vivo, son on-site ó remotos”.
RESPUESTA: El servicio de mesa de ayuda debe ser prestado desde fuera de las instalaciones
de Servicios Postales Nacionales S.A. Ver Capítulo IV numeral 13.3 Mesa de ayuda.
9. “Favor acotar el alcance de lo que denominan “informes personalizados””
RESPUESTA: En el Capítulo IV numeral 6.1.1.1.Funcionalidad técnica mínima requerida, Tabla
10 de funcionalidades requeridas para la gestión de consultas y reportes se detallan los
requerimientos sobre reportes.
10. “C.IV.2. Solicitamos ampliar la experiencia requerida de 5 a 10 años, en virtud de que la
entrada de SIIF NACION ha reducido el número de grandes proyectos ERP en las entidades
oficiales en los últimos años”.
RESPUESTA: Esta solicitud no se acepta. Se mantiene lo establecido en los términos de
referencia. Ver Capítulo IV numeral 2.1 Director del Proyecto.
11. “Numeral 10. Herramientas que garanticen la custodia y el respaldo de la información
permitiendo la recuperación completa o parcial del sistema en caso de falla. Esta
funcionalidad es propia de infraestructura, no de aplicaciones ERP, por lo cual solicitamos
retirar el requerimiento”.
RESPUESTA: Se acepta esta solicitud. Ver adenda No. 002 del 8 de septiembre de 2011.
12. “En el numeral 13.1 se solicitan 16 meses de garantía de calidad mientras en la página 28 en
el último párrafo se habla de un año (12 meses). Favor aclarar el dato correcto”.
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RESPUESTA: El dato correcto es de 12 meses. Ver la adenda No. 002 del 8 de septiembre de
2011.
13. “En la tabla de Acuerdo de Niveles de Servicio se solicita cambiar el término “Tiempo Máximo
de Solución” por “Tiempo Máximo de Respuesta”. Lo anterior en razón a que el tiempo de
solución dependerá del nivel de complejidad del incidente, el cual deberá establecerse Caso a
Caso”.
RESPUESTA: No se acepta esta solicitud. Ver el Capítulo IV numeral
Mantenimiento Preventivo y Correctivo.
13.1. Garantía y
14. “Favor acotar en forma específica la destinación de las 400 horas de consultoría de “libre
destinación” que se solicitan a partir de la salida en producción. Cabe anotar que durante este
periodo estaría vigente tanto el mantenimiento normal del producto, como la garantía de
calidad, por lo cual requerimos precisar las tareas que se ejecutarían con cargo a estas horas”.
RESPUESTA: En el Capítulo IV numeral 13.2, se informa que las 400 horas de mantenimiento
evolutivo serán utilizadas en nuevos requerimientos o mejoras del sistema de información
aplicadas a las reglas del negocio.
15. “Numeral 13.5. Solicitar cambio a 5x8”.
RESPUESTA: No se acepta esta solicitud. El servicio de mesa de ayuda se debe prestar de
lunes a sábado desde las 7 a.m y hasta las 7 p.m pues es el horario en el que trabajan los
usuarios de conformidad con el Capítulo IV numeral 13.3. Mesa de ayuda.
16. “Numeral 2.4. Solicitamos retirar este requerimiento, ya que la generación de órdenes de
compra con base en la funcionalidad de planificación de la demanda es propia de los sistemas
de manufactura, lo cual está fuera del alcance planteado para este proyecto”.
RESPUESTA: No se acepta esta solicitud. La funcionalidad debe generar una alerta y un
sugerido de las cantidades a comprar de acuerdo con el modelo de pronósticos que se
parametrice. Ver funcionalidad 2.3 en el Capítulo IV numeral 6.1.1.1. Funcionalidad Técnica
Mínima Requerida.
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17. “Numeral 2.21. Favor aclarar como desean que se efectúe el proceso de acceso/actualización
sobre listas restrictivas. Estas listas son provistas por diferentes organismos y no conocemos
que exista facilidad de acceso vía web services o mecanismos similares”.
RESPUESTA: Las listas restrictivas que deben consultarse son:
- Lista
relativa
a
las
sanciones
contra
Al-Qaida:
http://www.un.org/spanish/sc/committees/1267/consolist.shtml
- Lista OFAC (Office of Foreign Assests Control):
http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx
Estas listas son de libre acceso.
18. “Numeral 6.78. Esta funcionalidad corresponde a un sistema de gestión documental, cuyo
alcance excedería el objetivo natural de un sistema ERP. Solicitamos aclaración a este
requerimiento”.
RESPUESTA: El aplicativo debe permitir campos para ingresar información adicional en la
orden de pago. De otra parte, las órdenes de pago, deben estar asociadas a documentos
precedentes que garanticen la procedencia de los pagos.
Se trata de una función de integralidad y consistencia de la información, necesaria para el
control de los recursos financieros. Por ejemplo: No se puede generar un pago a un tercero
no creado en la data maestra; no se puede hacer un pago sin que preceda una causación; No
se puede hacer un pago por un servicio o un bien que deba haberse recibido antes; no se
puede hacer un pago por un contrato que no está aprobado. No puede pagarse salarios a un
empleado inactivo o no registrado. Esta funcionalidad debe parametrizarse con base en los
procesos, controles y niveles de autorización establecidos al interior de la empresa.
19. “Numeral 11.1. Esta funcionalidad corresponde a un sistema de análisis de carga y monitoreo,
cuyo alcance excedería el objetivo natural de un sistema ERP. Solicitamos aclaración a este
requerimiento”.
RESPUESTA: Mediante adenda No. 002 del 8 de septiembre de 2011, se eliminó este
requerimiento.
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20. “Numeral 16.38. Favor aclarar el requerimiento”.
RESPUESTA: Mediante adenda No. 002 del 8 de septiembre de 2011, se eliminó este
requerimiento.
21. “Numeral 16.46. Favor aclarar con qué estándares específicos se debe tener compatibilidad”.
RESPUESTA: La solución debe cumplir con los estándares de Internet que han sido
desarrollados
por
el
World
Wide
Web
Internet
Consortium
W3C
http://www.w3.org/standards/ y por Internet Society ISOC http://www.isoc.org/standards/
El sistema debe admitir entre otros los estándares Web más recientes como: HTTP, HTTPS,
TCP/IP, FTP, SMTP, XML.
22. “Numeral 16.49. Favor aclarar el requerimiento”.
RESPUESTA: El cliente Web en que está desarrollada la aplicación debe tener la facilidad de
consulta e interacción de procedimientos como cargue y/o descargue de archivos,
generación de reportes, visualización, creación, modificación de transacciones en tiempo real
respetando los perfiles de usuario. Adicionalmente, el procesamiento y consulta de datos se
debe poder realizar con cualquier cliente web.
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