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Sistema Integrado de Gestión Administrativa
Manual de Usuario
LOGÍSTICA- WEB PEDIDOS
SIGAUPED01
Versión:
2.0.1.B
Fecha: 09/02/2011
TABLA D E C ONT ENIDO
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INTRODUCCIÓN......................................................................................................................... 3
I.
II.
ACCESO AL SISTEMA ................................................................................................................ 3
III.
ESTÁNDARES DE SERVICIO ..................................................................................................... 4
IV.
TABLAS ...................................................................................................................................... 5
V.
PROGRAMACIÓN ....................................................................................................................... 6
VI.
SUBMÓDULO WEB DE PEDIDOS .............................................................................................. 6
6.1.
REGISTRO DEL PEDIDO ............................................................................................................ 6
6.1.1. PEDIDOS PROGRAMADOS ......................................................................................................... 6
6.1.1.1. REPORTES .............................................................................................................................. 10
6.1.2. PEDIDOS DE COMPRA.............................................................................................................. 11
6.1.2.1. REPORTES .............................................................................................................................. 15
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I.
Versión:
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INTRODUCCIÓN
El Módulo de Logística (SIGA-ML), como parte componente del Sistema Integrado de Gestión
Administrativa (SIGA), es una herramienta de ayuda para el Área de Abastecimiento, que le permitirá al
Usuario administrar, registrar y emitir información para la toma de decisiones acerca de la Adquisición de
Bienes y/o Contratación de Servicios realizados por la Unidad Ejecutora (UE) en el marco del
cumplimiento de sus Metas Institucionales.
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El SIGA-ML contempla todos los Procesos Técnicos del Abastecimiento como son la Programación,
Pedidos, Adquisición, Almacenamiento y Distribución, pudiendo la UE elaborar su Cuadro de
Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, sus Requerimientos de Bienes y
Servicios, realizar sus Procesos de Selección, llevar el Control de las Existencias, entre otros,
continuando la idea de integridad y de no duplicidad de esfuerzos.
II.
ACCESO AL SISTEMA
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El Administrador del Sistema es quien registra a los Usuarios y les da los accesos a determinado(s)
Módulo(s), así como a sus Submódulos, Opciones y, Ejecutora y/o Centros de Costo, esto a través de un
Perfil de Usuario.
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Para ingresar al Módulo de Logística, Submódulo de Pedidos en la Web, el Usuario deberá dar doble clic
sobre el icono del Explorador de Internet, ubicado en el escritorio.
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Dar doble clic
en este icono
A continuación, ingresará a la página web http://10.1.2.209:8080/siga/index.jsp, se visualizará una
pantalla donde se consignará el Usuario y la Clave y, luego se dará clic sobre el botón
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.
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Esta herramienta permitirá a los Usuarios de los Centros de Costo realizar sus Pedidos, tanto
Programados como de Compra (No Programados). Dentro de esta herramienta, se encontrarán tres (3)
elementos:



III.
Tablas
Programación
Pedidos
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ESTÁNDARES DE SERVICIO
En el encabezado de las pantallas del Submódulo W eb de Pedidos se encontrará la Barra de
Herramientas, con alguno(s) de los siguientes iconos activos:
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Permite adicionar Pedidos, ya sean éstos programados o de compra.
Permite ingresar a ver y/o modificar el detalle o contenido de un Pedido.
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Permite modificar la cabecera o datos principales de un Pedido.
Permite eliminar un Pedido, señalando previamente el mismo.
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Permite imprimir Pedidos uno a uno, señalando el que se desea previamente.
Permite dar VºBº a los Pedidos que se encuentran en orden para su autorización.
Permite volver a su estado Pendiente los Pedidos que se encuentran con VºBº
con el propósito de realizar alguna modificación o eliminarlos.
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Permite visualizar las tareas existentes por Centro de Costo, además de poder
modificar o eliminar las mismas.
A continuación, se describen las Opciones con las que cuenta el Submódulo W eb de Pedidos.
IV.
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TABLAS
Permite la visualización del Catálogo de Bienes y Servicios Institucional, además de la visualización y
mantenimiento de las Tareas de los Centros de Costo.
Dentro de la opción Tablas el Usuario encontrará dos (2) elementos:


Catálogo de Bienes y Servicios, opción que le permitirá al Usuario dar mantenimiento, es decir,
agregar o eliminar un item del Catálogo de Bienes y Servicios Institucional.
Tareas, opción que le permitirá al Usuario la posibilidad de agregar, modificar o eliminar Tareas
concernientes a su Centro de Costo.
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PROGRAMACIÓN
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Dentro de la opción Programación se encontrará la opción de Registro del Cuadro de Necesidades.
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SUBMÓDULO WEB DE PEDIDOS
REGISTRO DEL PEDIDO
6.1.1. PEDIDOS PROGRAMADOS
Esta opción permitirá a los Usuarios de los Centros de Costo realizar sus Pedidos de Bienes
Programados en el Cuadro de Necesidades, de acuerdo al Presupuesto Institucional de
Apertura (PIA).
El Usuario del Centro de Costo sólo podrá visualizar en su pantalla las opciones autorizadas
por el Administrador del Sistema dentro del Perfil de Usuario.
Para realizar un Pedido Programado, se ingresará a la opción Pedidos Programados
comprendido en el Submenú Registro del Pedido del Submódulo Pedidos.
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En el encabezado de la pantalla se apreciará información como:
Año: Por defecto muestra el año actual. El Administrador del Sistema es el encargado de
actualizar esta información en el ambiente Cliente/Servidor.
Mes: Por defecto muestra el mes actual. Para elegir otro mes, seleccionarlo del listado que
presenta este campo al dar clic sobre el icono .
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Estado: Por defecto muestra el estado Todos. Para elegir otro estado, deberá dar clic en el
ícono .
Tipo: Muestra por defecto Bien.
Centros de Costo: Muestra el nombre corto o abreviatura del Centro de Costo que se
encuentra registrando su Pedido.
.
Para registrar el Pedido, se deberá dar clic al botón
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Inmediatamente, el Sistema activará los campos para el registro de la Cabecera o Datos
Generales del Pedido. Estos campos son:
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Nº Pedido: Muestra automáticamente un número el correlativo. El Usuario no podrá editarlo.
Meta:
Se mostrará(n) la(s) Meta(s) relacionada(s) con el Centro de Costo, debiendo el
Usuario seleccionar la Meta Presupuestaria que corresponde a su Pedido. Tener presente
que sólo se mostrará(n) la(s) Meta(s) considerada(s) dentro del Cuadro de Necesidades.
Tarea:
Seleccionar la Tarea a la cual se cargará el gasto al que corresponde el Pedido.
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Tipo Uso: Se cuenta con dos alternativas: Consumo y Venta
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Entregar a: Seleccionar a la persona que será el Responsable de la recepción del Pedido.
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Si en el Listado no se muestran a los trabajadores o empleados que se desean ingresar, es
porque en la Tabla de Personal no existen, o no han sido relacionados con el Centro de
Costo en el que presta servicios.
Motivo:
Indicar el motivo o razón que origina el Pedido (es opcional).
,
Luego de llenar los campos correspondientes se procederá a dar clic al botón
apareciendo en pantalla un cuadro de mensaje pidiendo la confirmación de la acción
anteriormente realizada.
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, el Sistema mostrará la pantalla en la cual el Usuario ingresará los
Al dar clic al botón
items que conforman el Pedido que se está realizando. Aparecerán los items programados
en el Cuadro de Necesidades para esta Meta. Así, el Usuario procederá a ingresar una
cantidad igual o menor a la Cantidad Programada en la columna Cantidad Solicitada. Luego
de ingresar todos los items que conforman el Pedido correspondiente, el Usuario procederá a
dar
clic
al botón
, con lo
cual
quedarán
grabados
los
items que se
ingresaron para
su
posterior VºBº y
autorización.
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Luego de esta operación, el Sistema nos mostrará la pantalla principal de Pedidos
Programados, donde visualizaremos nuestro Pedido ingresado.
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Si el Usuario desea agregar más items o visualizar el contenido del Pedido Programado, se
deberá dar clic en el botón en blanco, a la derecha del Pedido, en la columna “Seleccione”,
. El Sistema nos mostrará el Pedido con los items ya
luego se dará clic en el botón
ingresados y se podrá seguir ingresando items mientras el Estado del Pedido sea Pendiente.
De estar listo el Pedido, la persona responsable del Centro de Costo podrá proceder a dar
. Las
VºBº al mismo, señalando el Pedido correspondiente y dando clic al botón
demás etapas continuarán en el ambiente Cliente/Servidor, donde el Responsable de
Logística procederá a la revisión y autorización del Pedido.
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Paso 2: Dar clic
al botón Detalle.
Paso 1: Botón para
seleccionar Pedido
a
modificar
o
visualizar.
De estar listo el
Pedido, dar clic al
botón VºBº.
6.1.1.1. REPORTES
Para generar el reporte del Pedido Programado se deberá escoger el respectivo
Pedido dando clic en el botón en blanco, que se encuentra a su derecha, en la
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columna “Seleccione” y luego dará clic al botón
correspondiente.
Paso 2: Dar
clic al botón
Imprimir.
Paso 3: Dar
clic al ícono
Impresora.
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2.0.1.B
, para visualizar el reporte
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Paso 1: Botón para
seleccionar Pedido
a imprimir.
6.1.2. PEDIDOS DE COMPRA
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Esta opción permitirá a los Usuarios de los Centros de Costo realizar sus Pedidos de Compra
de Bienes y Servicios, lo cuales no fueron programados en el Cuadro de Necesidades.
El Usuario del Centro de Costo sólo podrá visualizar en su pantalla las opciones autorizadas
por el Administrador del Sistema dentro del Perfil de Usuario.
Para realizar un Pedido de Compra, se ingresará a la opción Pedidos de Compra de B/S
dentro de Registro del Pedido del Submódulo Pedidos.
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Fecha: 09/02/2011
En el encabezado de la pantalla se apreciará información como:
Año: Por defecto muestra el año actual. El Administrador del Sistema es el encargado de
actualizar esta información en el ambiente Cliente/Servidor.
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Mes: Por defecto muestra el mes actual. Para elegir otro mes, seleccionarlo del listado que
presenta este campo al dar clic sobre el icono .
Estado: Por defecto muestra el estado Todos. Para elegir otro estado, deberá dar clic en el
ícono .
M
-
Tipo: Muestra por defecto Bien. Para elegir otro Tipo, deberá dar clic en el ícono
.
Centros de Costo: Muestra el nombre corto o abreviatura del Centro de Costo que se
encuentra registrando su Pedido.
Para
registrar
el
Pedido,
se
deberá dar clic al
botón
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.
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Se
para
del
Ministerio de Economía y Finanzas
mostrarán
los
siguientes
campos activos
la Cabecera o
Datos Generales
Pedido:
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Nº Pedido: Muestra automáticamente un número el correlativo. El Usuario no podrá editarlo.
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Meta:
Se mostrará(n) la(s) Meta(s) relacionada(s) con el Centro de Costo, el Usuario
deberá seleccionar la Meta Presupuestaria que corresponde a su Pedido. Tener presente,
que sólo se
mostrará(n) la(s) Meta(s)
considerada(s)
dentro del Cuadro de
Necesidades.
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Tarea:
Seleccionar la Tarea a la cual se cargará el gasto al que corresponde el Pedido.
Tipo Uso: Se cuenta con dos alternativas: Consumo y Venta.
Entregar a:
Pedido.
Seleccionar a la persona que será el Responsable de la recepción del
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Si en el Listado no se muestran a los trabajadores o empleados que se desean ingresar, es
porque en la Tabla de Personal no existen, o no han sido relacionados con el Centro de
Costo en el que presta servicios.
Motivo:
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E
Indicar el motivo o razón que origina el Pedido (es opcional).
,
Luego de llenar los campos correspondientes se procederá a dar clic al botón
apareciendo en pantalla un cuadro de mensaje pidiendo la confirmación de la acción
anteriormente realizada.
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-
, el Sistema se situará en una pantalla en la cual el Usuario
Al dar clic al botón
ingresará los items que conforman el Pedido que se está realizando. Para esta operación, el
Usuario cuenta con un Buscador que le permitirá accesar por Grupo, Clase, Familia, Item o
Código de cualquiera de los niveles anteriores, además de tener la opción de ingresar una
palabra clave y dar Búsqueda de diferentes formas.
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Una
vez
Ingresados
los items dar
clic al botón
Grabar.
Luego
de
, con lo cual se
ingresar los items que conforman el Pedido, se dará clic al botón
mostrará la pantalla del Pedido en curso con los items ya ingresados. Podrá continuar
ingresando items, especificaciones o, dar clic al botón
e ir a la página principal de
Pedidos de Compra.
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En
la
pantalla
principal de Pedidos de Compra, se encontrará el Pedido ingresado. Si el Usuario desea
agregar más items y/o visualizar el contenido, deberá dar clic en el botón en blanco, a la
. Se
derecha del Pedido, en la columna “Seleccione”, luego dar clic en el botón
mostrará el Pedido con los items ya ingresados. Podrá realizar modificaciones mientras el
Estado del Pedido sea Pendiente. De estar listo el Pedido, se podrá proceder a dar VºBº,
, las demás etapas continúan en el
señalando el Pedido y dando clic al botón
ambiente Cliente/Servidor.
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De estar listo el
Pedido, dar clic al
botón VºBº.
Botón
para
seleccionar Pedido
a
modificar
o
visualizar.
6.1.2.1.
REPORTES
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Para generar el reporte, se debe escoger el respectivo Pedido dando clic en el botón
en blanco, que se encuentra a su derecha, en la columna “Seleccione” y luego dar
clic al botón
.
Paso 2: Dar
clic al botón
Imprimir.
Paso 3: Dar
clic al ícono
Impresora.
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Paso 1: Botón para
seleccionar Pedido
a imprimir.
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