Código Buen Gobier​no

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO
PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
DG03-PE V4.1-2015
CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
SALUD TOTAL EPS-S S.A.
PRESENTACIÓN SALUD TOTAL EPS-S S.A
El Código de Buen Gobierno constituye herramienta fundamental para establecer
los principios y las pautas que deben regir el actuar de una entidad, motivo por el
cual deben formar parte de la cultura organización de la misma. La transparencia
y la eficiencia de las empresas se han convertido en una de las premisas para
hacerlas cada vez más competitivas. Con el fin de fortalecer estos principios en la
organización, en SALUD TOTAL EPS-S S.A. Se determinó la necesidad de poner
en práctica un Código de Buen Gobierno que asegura la integridad ética
empresarial, la adecuada administración de sus asuntos, el respeto de sus
accionistas y de quienes inviertan en ella y los mecanismos idóneos de
divulgación de la información.
En él se estructura y compilan las políticas, normas, sistemas y principios éticos
que orientan la actuación de la Empresa respecto de su gobierno, su conducta y
su información. Este código se constituye en una muestra del compromiso de la
Compañía para desarrollar mecanismos de gestión que aumenten la confianza
tanto de sus clientes como de sus inversionistas
Para sacar adelante cualquier actividad, se requiere del trabajo mancomunado,
persistente y permanente de todo el equipo que se encuentre involucrado, sin
importar la posición que cada uno desempeñe, por lo que estas herramientas de
trabajo deben ser reglas de conducta, de obligatorio cumplimiento, a fin de
establecer los cimientos de una entidad ejemplar y próspera.
En la Secretaría de la Sociedad, ubicada en la Carrera 18 No.109-15 de Bogotá
D.C., así como en la página de Intranet y página Web de la entidad, permanecerá
disponible el texto de este Código y sus anexos, para ser consultado por los
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accionistas, inversionistas y el público en general, en los términos y condiciones
que reglamenta la ley y él mismo.
ANTECEDENTES:
La Circular Única de la Superintendencia Nacional de Salud, trae como requisito
de los códigos de conducta y buen gobierno, la obligación de generar un proceso
documentado, en el que se contengan los antecedentes, estudios internos,
análisis resultantes del sistema de quejas y reclamos y demás insumos
normativos y de referencias que permitan estructurar los códigos de la mejor
manera.
Así las cosas, hemos establecido que el Código desarrolla temas como
procedimientos para la selección y gestión del personal, su remuneración e
incentivos, criterios de control, políticas de recompra de acciones, relaciones de
SALUD TOTAL EPS-S S.A con sus controladores, derechos de los accionistas,
selección de proveedores, normas internas sobre ética, entre otros. Con la
implementación del Código de Buen Gobierno actualiza el contenido a las nuevas
circunstancias y estructura de la Empresa, buscando a través de ellas generar
transparencia y confianza en sus grupos de interés, en especial en quienes
invierten en ella.
De igual forma, el compromiso adquirido por parte de la Junta Directiva prevé
que en la toma de decisiones trascendentales como cambios en la política de
dividendos, venta, fusión o escisión de la Compañía, se requiere de mayorías
especiales en las que participen los accionistas minoritarios.
Salud Total EPS-S S.A., como empresa comercial del sector privado, cuya función
principal es el aseguramiento y prestación de servicios de salud dentro del
territorio nacional, debe adelantar todas sus actividades y actuaciones en un
entorno de alta competitividad, eficacia, eficiencia y transparencia, que garantice
la sostenibilidad financiera y la excelencia en la prestación del servicio con
responsabilidad social.
Los compromisos específicos y reales frente a los distintos grupos de interés
también deben ser vitales dentro de las prácticas de Buen Gobierno Corporativo.
No puede hablarse de un sistema integral de Buen Gobierno, sin expresar cómo
se enmarcan las relaciones con los propietarios, la comunidad, los clientes,
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empleados, competidores, proveedores y el medio ambiente, ya que estos
elementos externos son los que le dan el toque de vitalidad a la organización y a
su vez ésta, con su accionar, los impacta para bien o para mal.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Para efectos de la comprensión de los diferentes aspectos que consagra el
presente Modelo de Código de Buen Gobierno, se establecen los siguientes
significados de las palabras y expresiones empleadas en el texto:
Acta: Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado en una Asamblea o
junta directiva.
Asamblea General de Accionistas: Este término se usa para designar una
reunión deliberante y formal de accionistas, sea ésta ordinaria o extraordinaria.
Aseguramiento en salud: entiéndase por tal, la administración del riesgo
financiero, la gestión del riesgo en salud, la articulación de los servicios que
garantice el acceso efectivo, la garantía de la calidad en la prestación de los
servicios de salud y la representación del afiliado ante el prestador y los demás
actores sin perjuicio de la autonomía del protegido. Lo anterior exige que el
asegurador asuma el riesgo transferido por el protegido y cumpla con las
obligaciones establecidas en el plan Obligatorio de Salud.
Código de Buen Gobierno. Disposiciones voluntarias de autorregulación de
quienes ejercen el gobierno de las Entidades públicas o privadas, que a manera
de compromiso ético buscan garantizar una gestión eficiente, íntegra y
transparente en la administración. Este documento recoge las normas de
conducta, mecanismos e instrumentos que deben adoptar las instancias de
dirección, administración y gestión de las Entidades, con el fin de generar
confianza en los públicos internos y externos hacia la organización.
Conflicto de Interés. Situación en virtud de la cual una persona, en razón de su
actividad, se encuentra en una posición en donde podría aprovechar para sí o
para un tercero las decisiones que tome frente a distintas alternativas de
conducta.
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Gobernabilidad. Conjunto de condiciones que hacen factible el ejercicio real del
poder que formalmente se ha entregado para el cumplimiento de los objetivos y
fines bajo la responsabilidad del cargo. Esta capacidad de conducir al colectivo se
origina en el grado de legitimación que los diversos grupos de interés conceden a
la dirigencia, y se juega en el reconocimiento de:
a) Su competencia e idoneidad para administrar la Entidad en el logro de los
objetivos estratégicos –eficiencia–;
b) El cumplimiento de principios y valores éticos y la priorización del interés
general sobre el particular –integridad–, y
c) La comunicación para hacer visibles la forma como se administra y los
resultados obtenidos – transparencia.
Gobierno Corporativo. Manera en que la Entidad es dirigida, mejorando su
funcionamiento interna y externamente, buscando eficiencia, transparencia e
integridad, para responder adecuadamente ante sus grupos de interés,
asegurando un comportamiento ético organizacional.
Grupos de Interés. Personas, grupos o Entidades sobre las cuales la Entidad
tiene influencia, o son influenciadas por ella. Es sinónimo de “Públicos internos y
externos”, o “Clientes internos y externos”, o “partes interesadas”.
Misión. Definición del que hacer de la Entidad. Está determinado en las normas
que la regulan y se ajusta de acuerdo a las características de cada organización y
sector económico.
Políticas. Directrices u orientaciones por las cuales la alta dirección define el
marco de actuación con el cual se orientará la actividad pública en un campo
específico de su gestión, para el cumplimiento de los fines constitucionales y
misionales de la organización, de manera que se garantice la coherencia entre
sus prácticas y sus propósitos.
Principios Éticos. Creencias básicas sobre la forma correcta como debemos
relacionarnos con los otros y con el mundo, desde las cuales se rige el sistema de
valores éticos al cual la persona o el grupo se adscriben.
Protegido. Persona reconocida como eje principal de todas las actividades
desarrolladas al interior de la organización, es la motivación y razón de ser de
Salud Total EPS-S, quien es sujeto de derechos y deberes, por lo tanto, es el
objeto de nuestro amparo, en razón a ello garantizamos la seguridad en la
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atención, la idoneidad de los profesionales, la prevención, efectividad y
racionalidad del tratamiento, en cumplimiento de las responsabilidades asignadas
por el estado como Empresa Promotora de Salud y como Institución Prestadora
de Servicios de Salud.
Rendición de Cuentas. Deber legal y ético de todo funcionario o persona de
responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de
fondos, bienes y/o recursos asignados, y los respectivos resultados, en el
cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. De esta manera se constituye
en un recurso de transparencia y responsabilidad para generar confianza y luchar
contra la corrupción.
Riesgos. Posibilidad de ocurrencia de eventos tanto internos como externos, que
pueden afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales de una Entidad,
entorpeciendo el desarrollo normal de sus funciones.
Transparencia. Principio que subordina la gestión de las instituciones a las
reglas que se han convenido y que expone la misma a la observación directa de
los grupos de interés; implica, así mismo, el deber de rendir cuentas de la gestión
encomendada.
Valores (Éticos). Forma de ser y de actuar de las personas que son altamente
deseables como atributos o cualidades propias y de los demás, por cuanto
posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la
dignidad humana. Los valores éticos se refieren a formas de ser o de actuar para
llevar a la práctica los principios éticos.
Visión. Establece el deber ser de la Entidad en un horizonte de tiempo, desarrolla
la misión e incluye el plan estratégico, que luego se traduce en el plan de
desarrollo de la Entidad.
CAPÍTULO I
DE LA ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ENTIDAD
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IDENTIFICACIÓN Y NATURALEZA
PRIMERO. Salud Total EPS-S S.A. está constituida como una entidad promotora
de salud del régimen contributivo, empresa del sector privado, de carácter
comercial y anónima, sometida al régimen jurídico establecido en la Ley 100 de
1993, del orden nacional, con personería jurídica bajo el NIT.800.130.907-4,
creada por medio de escritura pública No.2122 del 15 de Mayo de 1.991,
domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C.
Objeto Social
Compromiso con la misión, la visión, los valores corporativos y los objetivos
estratégicos de la entidad.
SEGUNDO. El Presidente y su equipo directivo se comprometen a orientar todas
sus actuaciones en el ejercicio de su función hacia el logro de los objetivos y el
cumplimiento de la Misión y la Visión de la organización ya adoptadas.
Misión
En Salud Total EPS-S, administramos un modelo integral de aseguramiento en
salud, que articula el acceso primario, con una red de prestación de servicios
calificada y un Sistema de Gestión de Riesgos, orientado a la satisfacción de
nuestros protegidos y el mejoramiento de su estado de salud. Contamos con un
equipo humano competente y comprometido con los valores y objetivos
organizacionales, el cual logra la sostenibilidad empresarial y contribuye a la del
Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Visión
En el año 2015 seremos una Entidad Promotora de Salud reconocida por el
mejoramiento continuo en la atención en salud de sus protegidos con base en la
prevención de la enfermedad, la pertinencia en la prestación y una cultura de
servicio basada en el trato humanizado y seguro del protegido y su familia.
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TERCERO. ÁREAS ESTRATÉGICAS Y SUS OBJETIVOS
OBJETIVO ESTRATÉGICO No. 1
“Mantenernos como una organización sostenible en el tiempo a través de la
implementación y consolidación de un modelo de mejora continua corporativo que
garantice la satisfacción de las necesidades de nuestros protegidos, los
colaboradores y los accionistas”.
Las Estrategias definidas a través de las cuales se pretende lograr el primer
objetivo estratégico son las siguientes:
Estrategias definidas
Perspectiva
Garantizar niveles superiores de calidad
en la atención de salud a los protegidos
y
sus
familias
mediante
la
Procesos Internos del Negocio
implementación de metodologías de
mejora continua en los procesos de
Salud Total EPS-S.
Incrementar los niveles de satisfacción
de los protegidos a través de una cultura
de buen servicio que involucre el talento Conocimiento del Cliente
humano
de
la
organización
e
instituciones aliadas.
Consolidar, evaluar la gestión y el
resultado de los riesgos empresariales y
Procesos Internos del Negocio
los riesgos en salud, bajo la metodología
defina por la EPS-S.
Desarrollar un modelo de inteligencia Conocimiento del Cliente
comercial, que integre, dentro de la
profesionalización de la fuerza de Procesos Internos del Negocio
ventas, las características de salud de la
población afiliada que oriente a los
protegidos hacia hábitos de vida
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saludables y el autocuidado de su salud.
Definir e implantar un modelo de gestión
por sucursal, que tenga en cuenta las
particularidades de cada una de ellas:
población afiliada, caracterización del
riesgos en salud, economía, cultura y Desempeño Financiero
educación, con el fin de aplicar las
estrategias
corporativas
a
las
necesidades locales, garantizando su
cumplimiento.
OBJETIVO ESTRATÉGICO No. 2
“Desarrollar alianzas estratégicas para brindar a nuestros protegidos y sus
familias opciones de servicios complementarios al plan obligatorio de salud”
La Estrategia definida a través de la cual se pretende lograr el segundo objetivo
estratégico es la siguiente:
Estrategia definida
Perspectiva
Desarrollar un portafolio de planes
complementarios al POS, para nuestros Conocimiento del Cliente
protegidos y sus familias
Valores corporativos
Los valores corporativos que inspiran y soportan la gestión de la organización
son:
Responsabilidad
Comprometidos con nuestras actividades, para cumplir lo encomendado, siempre
en pro del mejoramiento laboral, social, cultural y natural.
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Respeto
Valoramos las cualidades y derechos de las personas y de la sociedad,
estableciendo hasta donde llegan mis posibilidades de hacer y no hacer y dónde
comienzan las posibilidades de los demás como base de toda convivencia en
sociedad aceptando diferencias.
Humildad
Tenemos conciencia acerca de lo que somos, reconociendo nuestras debilidades,
aceptando nuestros errores y reconociendo nuestras fortalezas, sin
vanagloriarnos por ellas, aprovechándolas para obrar en bien de los demás, sin
decirlo.
Honestidad
Actuamos con sinceridad y coherencia, respetando la verdad y la justicia,
asumiendo que la verdad es sólo una y que no depende de personas o consensos
sino de lo que el mundo real nos presenta como innegable e imprescindible de
reconocer.
Solidaridad
Colaboramos de manera desinteresada con las personas que nos rodean,
compartiendo sus intereses o necesidades
PRINCIPIOS ÉTICOS
CUARTO. Los principios éticos de la entidad, sin perjuicio de los contenidos en el
Código de Ética, son:
•
El sentido de la excelencia es fundamental dentro de nuestras actividades.
•
Solidaridad y disponibilidad permanentes son actitudes de servicio que
orientan nuestras funciones.
•
Buscamos una permanente identidad de compromiso entre las expectativas
del protegido y los propósitos de la organización. Para el efecto, se
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pretende implantar cultura de cordialidad, que conduzca al trato amable,
cálido y humano, dentro de un marco de respeto mutuo.
•
Laboramos con honestidad, ética y compromiso.
•
Trabajamos exigiendo responsabilidad y eficiencia en el manejo de
recursos, basados en altos estándares laborales. Creamos una audaz
cultura empresarial en nuestras actividades.
•
Respetamos y cuidamos el medio ambiente.
•
Buscamos, dentro de una alta competitividad, rentabilidad para nuestro
negocio, salud para nuestros afiliados, estabilidad y crecimiento para
nuestros funcionarios.
GRUPOS DE INTERÉS DE LA ENTIDAD
QUINTO. Salud Total EPS-S S.A reconoce como grupos de interés a los
accionistas, los afiliados, los aportantes, los acreedores, las IPS, los organismos
de control, los directivos y colaboradores, los gremios económicos, la comunidad
y las organizaciones sociales.
Para la atención de estos grupos, la Entidad cuenta con la siguiente instancia:
Participación ciudadana a través de la Asociación de Usuarios
Con el fin de garantizar los mecanismos de participación ciudadana previstos en
la Ley 100 de 1.993, Salud Total EPS-S S.A como entidad prestadora de servicios
de salud debe tener la asociación de usuarios, asociación que está integrada por
un grupo de afiliados del Régimen que velan por la Calidad del Servicio y la
Defensa del protegido.
¿Para qué se constituyen?
Se conforman para vigilar la prestación, calidad y oportunidad de los servicios de
salud, la defensa de los derechos de los protegidos y el cumplimiento de sus
deberes.
Funciones de la Asociación:
• Vigilar y controlar la prestación y calidad de los servicios de salud.
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•
•
Difundir y divulgar los derechos y las obligaciones en salud de los
protegidos.
Vigilar el cumplimiento de estos derechos.
CAPÍTULO II
ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO
PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA ENTIDAD
PRIMERO. ÓRGANO DE DIRECCIÓN
La Empresa cuenta con órganos de dirección y administración que le fijan legal y
estatutariamente las directrices de su gestión social, ejecutan y cumplen todos
los actos en procura de la realización de su objeto social.
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS
Órgano superior de dirección de la Empresa, conformado por todas las personas
naturales y jurídicas que sean titulares de las acciones suscritas, presentes o
representadas, reunidas en asamblea ordinaria o extraordinaria.
Reuniones y Quórum
Las reuniones ordinarias o extraordinarias de la Asamblea General de Accionistas
se rigen por lo dispuesto en la Ley y en los Estatutos Sociales. Tanto para las
reuniones ordinarias como para las extraordinarias, constituye quórum
deliberativo y decisorio, el establecido en la Ley y los Estatutos Sociales.
Actas
Son firmadas por el Presidente, Secretario de la Asamblea y por los designados
como comisión aprobatoria, si ella se ha nombrado.
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Convocatoria
En lo relacionado con la asamblea se dará aplicación a las disposiciones del código
de comercio y los estatutos.
Participantes
Podrá participar con derecho a voz y voto los Accionistas principales o los
delegados que actúen en sustitución de éstos siempre y cuando sean socios
hábiles. Los invitados especiales tendrán voz a juicio de la Mesa Directiva de la
Asamblea General.
Mesa Directiva
El presidente de SALUD TOTAL EPS-S S.A. instalará la Asamblea General y luego
cederá la presidencia de la reunión al presidente permanente de la Junta
Directiva. Como Secretario actuará el Secretario General y Jurídico de SALUD
TOTAL EPS-S S.A.
Elecciones
La elección será de acuerdo con los Estatutos y Reglamento vigente y se
entenderá realizada cuando el candidato obtenga el número de votos exigido en
los Estatutos.
CRITERIOS APLICABLES A LA NEGOCIACIÓN DE ACCIONES DE SALUD
TOTAL EPS-S S.A. POR PARTE DE SUS ADMINISTRADORES Y
TRABAJADORES
La Empresa puede emitir acciones ordinarias. El capital de la Empresa se
compone de acciones nominativas, ordinarias, que circulan en forma
materializada.
Los administradores y trabajadores de la Empresa, no podrán comprar o vender
títulos de la Sociedad, bien sea en el mercado abierto o en transacciones
privadas, cuando posean información sustancial de la Sociedad no revelada al
público. Los administradores y trabajadores, deberán abstenerse de revelar dicha
información a terceros.
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Tampoco podrán recomendar a terceros la compra o venta de títulos de la
Sociedad con base en dicha información.
POLÍTICA DE RECOMPRA DE ACCIONES
Corresponde a la asamblea ordenar la readquisición de acciones propias y su
posterior destinación de conformidad con lo establecido en el Código de
Comercio.
Para este efecto, creará la respectiva reserva empleando fondos tomados de las
utilidades líquidas, siempre que las acciones a comprar se encuentren totalmente
liberadas en la forma en que lo establece la ley comercial y establecer los
parámetros bajo los cuales la Junta Directiva fijará las condiciones y requisitos de
readquisición y enajenación de las acciones readquiridas.
Las acciones readquiridas por la Empresa no cuentan para determinar mayorías,
ni confieren derecho a participar y votar en la Asamblea General de Accionistas,
ni de recibir ningún tipo de beneficio económico.
DERECHOS Y OBLIGACIONES
Salud Total EPS-S S.A. reconoce la importancia de sus accionistas e inversionistas
y en tal sentido, con responsabilidad social, no sólo busca la rentabilidad de su
inversión y el incremento del valor de la Empresa, sino también garantizar el
ejercicio cabal de sus derechos y un recto cumplimiento de sus obligaciones.
1. TRATO EQUITATIVO
La Sociedad dará el mismo trato en cuanto a petición, reclamación e información,
a sus inversionistas y accionistas, independiente del valor de su inversión o el
número de acciones que represente.
Todos los accionistas tienen derecho a participar y votar en las asambleas
ordinarias o extraordinarias de accionistas, en todos los temas que se traten en
ella, y los privilegios sólo serán los económicos, en las condiciones fijadas por la
Asamblea General de Accionistas.
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2. DIVIDENDOS
Todo accionista tiene derecho a recibir como dividendo una parte de las utilidades
de la Empresa en proporción a las acciones que posea en la misma.
Salud Total EPS-S S.A. distribuye las utilidades conforme a lo consagrado en sus
Estatutos Sociales.
3. CONVOCATORIA DE ASAMBLEA
Se convoca a asamblea ordinaria y/o extraordinaria de conformidad a lo
establecido en los estatutos de la entidad.
4. SOLICITUDES A LA JUNTA DIRECTIVA
Un número plural de accionistas que representen cuando menos el cinco por
ciento (5%) de las acciones suscritas, pueden presentar propuestas a la Junta
Directiva, indicando la dirección y el nombre de la persona a la cual se enviará la
respuesta a la petición y con quien la Junta actuará, en caso de considerarlo
necesario.
La Junta Directiva, de acuerdo con lo establecido en los Estatutos Sociales y en el
Código de Buen Gobierno, no debe a través de este medio, suministrar
información confidencial o información que ponga en riesgo los negocios de la
Compañía o afecte derechos de terceros o que de ser divulgada, pueda ser
utilizada en detrimento de la Empresa.
5. OFICINA DE ATENCIÓN A LOS ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS
SALUD TOTAL EPS-S S.A. dispone de una oficina de relacionamiento con el
accionista, la cual se encarga de atender y solucionar los requerimientos de los
accionistas de la sociedad, para lo cual se dispone de los siguientes mecanismos:
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•
Oficina de atención al accionista, para atención personal en la sede
principal de la administración, para la recepción tanto de correspondencia,
como de solicitudes personales y/o telefónicas y/o electrónicas de
información.
•
Contará con personas altamente capacitadas y dispuestas a atender en
cualquier momento a los accionistas, en los horarios de atención
establecidos.
SEGUNDO. ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN
La administración de la Sociedad está conformada por la Junta Directiva, el
Presidente, los Vicepresidentes de Área, La Secretaria General y Jurídica, los
gerentes y los Directores.
1. JUNTA DIRECTIVA
En la jerarquía de los órganos de la Sociedad, la Junta Directiva ocupa el segundo
lugar, después de la Asamblea General de Accionistas y antes del Representante
Legal.
Es órgano administrativo y de colaboración con el representante legal, que
circunscribe su actividad a lograr, para el cumplimiento de los fines para los
cuales se constituyó la Empresa.
Elección, Composición y Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades
La Junta Directiva de la Empresa está compuesta por cinco (5) miembros
principales, elegidos por la Asamblea General de Accionistas para periodos de un
(1) año, sin perjuicio de que puedan ser removidos libremente por la Asamblea o
reelegidos indefinidamente. Simultáneamente con cada uno de los principales, la
Asamblea elegirá un miembro suplente para que lo reemplace en sus faltas
absolutas o temporales. Su elección se hará teniendo en cuenta criterios de
idoneidad, conocimientos, experiencia y liderazgo.
Todos los miembros estarán sometidos al régimen de inhabilidades e
incompatibilidades establecido en el Código de Comercio y en las Leyes y normas
que las modifiquen o sustituyan.
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Presidente y Secretario
Se elegirá en la Asamblea a quien durante el periodo estatutario presidirá las
reuniones de Junta, es decir como presidente permanente de la junta durante el
periodo para el que fue elegido.
El Secretario General de la Empresa es el secretario de la Junta Directiva.
Reuniones
Toda convocatoria debe contener el orden del día previamente acordado y los
informes a presentar por el Presidente y los Vicepresidentes de Área.
A las reuniones de Junta Directiva, asiste con voz, pero sin voto el Presidente.
La Junta Directiva, cuando lo estime pertinente, se reunirá sin la presencia del
Presidente.
Quórum
La Junta Directiva deliberará y decidirá con el quórum señalado en los Estatutos.
Funciones
Serán las establecidas estatutariamente.
Contratación de expertos
La Junta Directiva podrá solicitar a la Presidencia la contratación de los servicios
de expertos o asesores cuando lo considere necesario para cumplir sus funciones
o como apoyo a los Comités.
Comités
Son grupos de trabajo que se integran con miembros de la misma Junta
Directiva, en consideración a sus conocimientos y experiencia.
Los Comités pueden ser creados en forma institucional o en forma ocasional.
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Los Comités Institucionales funcionan en forma permanente y sus funciones
estarán consignadas en un Acuerdo de Junta Directiva.
Los Comités que se creen en forma ocasional son para el estudio y análisis o la
investigación de un caso específico. Al momento de crearse un Comité Ocasional,
la Junta Directiva designará a los miembros que harán parte de él, delimitará el
asunto y el alcance del estudio y análisis, o los hechos objeto de la investigación,
precisará el término para rendir el informe y señalará los demás aspectos
sustanciales o procedimentales que considere conveniente para el trabajo
encomendado al respectivo Comité, de todo lo cual se dejará constancia en el
Acta de Junta Directiva.
Un miembro de Junta Directiva no puede pertenecer a más de tres Comités.
Remuneración
La Asamblea General de Accionistas es quien define la remuneración de la Junta
Directiva.
Actas
De las reuniones de la Junta Directiva se levantan actas firmadas por el
Presidente y Secretario de la Junta Directiva que se asientan en el libro de
Registro de Actas.
Los Comités levantarán acta, según lo señalado en el respectivo Acuerdo.
Deberes específicos de los miembros de Junta Directiva
Además de sus deberes como administradores, los miembros de Junta Directiva
en ejercicio de sus funciones, deberán tener en cuenta:
•
Sus decisiones serán tomadas con independencia y autonomía, con base en
una información fluida, transparente e integral.
•
No participar por cuenta propia o de un tercero en actividades que
compitan con las de aseguramiento de la Sociedad.
•
Aceptar y realizar las tareas que en específico le recomiende la Junta
Directiva, siempre y cuando se halle razonablemente comprendido dentro
de su compromiso de dedicación.
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•
Presentar dimisión cuando resulten elegidos sin reunir los requisitos o
cuando concurra en ellos algún supuesto o circunstancia que pueda afectar
negativamente el funcionamiento de la Junta Directiva o la reputación de la
Empresa.
•
Asistir a los reuniones de Junta, Comités y contribuir efectivamente a la
formación de la voluntad del órgano.
•
Velar porque el Sistema de Administración del Riesgo sea una herramienta
que permita fortalecer la gestión de los procesos, personas,
infraestructura, tecnología y eventos externos a Salud Total EPS-S S.A.
Evaluación
Los miembros de la Junta Directiva serán evaluados por la asamblea de
accionistas. La reelección hará suponer la buena evaluación.
2. PRESIDENTE
Es el encargado de ejecutar las decisiones y órdenes de la Asamblea General y de
la Junta Directiva, dirige y administra la Empresa y lleva la representación legal
principal de la misma.
Elección
Es elegido por la Junta Directiva al igual que sus suplentes, atendiendo criterios
de idoneidad, conocimientos, experiencia y liderazgo, pudiendo ser reelegido y
removido de su cargo.
Remuneración
Su remuneración es la señalada por la Junta Directiva, atendiendo la complejidad
de la Empresa, la responsabilidad del cargo y las directrices del mercado.
Funciones
Las funciones del Presidente están señaladas en los Estatutos Sociales.
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Evaluación
Corresponde a la Junta Directiva evaluar al Presidente. La reelección hará
suponer la buena evaluación.
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional de la Empresa puede ser consultada en la página
web de Salud Total EPS-S S.A.
De los Vicepresidentes de Área
Dentro de la estructura jerárquica de la Empresa y dependiendo del Presidente,
se encuentran las Vicepresidencias de área, éstos tienen como misión el asegurar
la permanencia, rentabilidad y crecimiento integral de la Organización, mediante
el direccionamiento estratégico de la Presidencia frente al entorno; bajo su
responsabilidad está el de crear las condiciones para el desarrollo y satisfacción
integral del talento humano, asegurar el uso eficiente de los recursos de la
Organización, con la aplicación de criterios de costo beneficio; y garantizar la
creación de valor económico de la Empresa.
De los Gerentes
Dependiendo de la Presidencia y/o las Vicepresidencias de área se encuentran las
gerencias, las cuales tienen como misión el asegurar la sostenibilidad empresarial
de la Organización, mediante el direccionamiento estratégico. Bajo su
responsabilidad está la promoción de las condiciones para el desarrollo y
satisfacción integral del talento humano, así como asegurar el uso eficiente de los
recursos de la Organización. Bajo su responsabilidad está el gestionar contratos,
planear y ejecutar el presupuesto, definir recursos logísticos y organizar equipos
de trabajo a su interior.
De los Directores
Los Directores tienen como misión desarrollar las estrategias para alcanzar la
visión de la Organización, a través de la gestión del talento humano y la
integración de las habilidades y capacidades de los equipos de trabajo para lograr
los resultados.
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TERCERO. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN
DESEMPEÑO DEL PERSONAL DE LA EMPRESA
Y
GESTIÓN
DEL
Política de Gestión Humana
La Política de Gestión Humana tiene por objetivo atraer, mantener y retener el
talento humano que la Empresa necesita para desarrollar su gestión, alcanzar la
visión y lograr el desarrollo integral hombre-organización.
Selección
El proceso de selección de todo el personal de la Empresa cuenta con una
metodología que permite conocer y medir las competencias de cada candidato,
así como aspectos referentes al saber, pensar y actuar, lo que propicia evaluar a
cada persona integralmente.
Dicho proceso está conformado por diferentes etapas que garantizan la selección
del mejor candidato, y que son: Reclutamiento, Selección, Vinculación Desarrollo,
Capacitación y Evaluación.
Gestión del desempeño
La gestión del desempeño es un proceso natural inherente a la gestión del talento
humano. Su objetivo es propiciar la planeación, seguimiento y evaluación
sistemática y periódica del desempeño individual y grupal, y el aporte de los
trabajadores al logro de los objetivos organizacionales.
Contratación por Metas
Bajo la dirección del Presidente, Vicepresidentes, Secretario General, gerentes y
directores, teniendo en cuenta los resultados esperados, se elabora el proceso de
contratación por metas en aquellos cargos en que así se defina, se definen las
acciones a desarrollar, la asignación de recursos y del presupuesto, para el logro
de los objetivos propuestos.
Todos los trabajadores de Salud Total EPS-S S.A. son responsables de su gestión
de acuerdo con su rol.
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Seguimiento
Es una actividad permanente, orientada a facilitar al personal directivo el control
del proceso de gestión del desempeño.
Evaluación
Consiste en la revisión y evaluación de resultados individuales y de equipo con la
debida sustentación. Para la evaluación se utilizan entre otros insumos, los
resultados del Plan de Desarrollo y/o presupuesto, y del Cuadro de Gestión
Integral, resultados que son desplegados a toda la Organización.
El equipo directivo será evaluado mensualmente en las sesiones de junta
directiva, entre otros.
CUARTO. CRITERIOS DE REMUNERACIÓN
Los empleados de la Empresa son remunerados de acuerdo con un modelo de
compensación flexible, que contempla en aquellos casos en que ello es posible,
dos (2) componentes, a saber: Una parte salarial más plan de beneficios, sujeto a
las restricciones de ley y políticas de la compañía.
También se podrá remunerar con salario integral (también con beneficios) a los
directivos de la empresa, contemplándose los componentes mencionados en el
párrafo anterior.
QUINTO. DE LAS RELACIONES LABORALES
La Empresa respeta el derecho de asociación de los trabajadores y realiza el
proceso de negociación con éstos, dentro del mutuo respeto y el acatamiento de
la ley, buscando principalmente un arreglo directo entre las partes. Para ello
existe el Pacto Colectivo.
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SEXTO. MECANISMOS PARA FIJAR, EVALUAR Y VERIFICAR RESULTADOS
DE LAS ACTIVIDADES DE LOS ADMINISTRADORES
La Empresa realiza procesos de evaluación y verificación de resultados a sus
administradores y trabajadores, con base en los objetivos de la Organización.
El Presidente como encargado de la dirección y administración de la Empresa,
diseña y propone el Direccionamiento Estratégico, en el cual desde las
perspectivas, financieras, de clientes y mercados, de productividad y eficiencia y
aprendizaje organizacional y desarrollo del talento humano, se definen los qué y
cómo se desarrollará la Empresa; éstos incluyen los objetivos empresariales, sus
metas asociadas y los indicadores para medir sus resultados.
De acuerdo con el Direccionamiento Estratégico se diseña el Plan de desarrollo o
estratégico y el presupuesto, como instrumentos para evaluar la gestión
empresarial en todos los niveles de la Organización.
El Plan de Desarrollo o estratégico:
Es el instrumento focalizador del actuar empresarial, contiene las acciones
requeridas que debe emprender la Organización para alcanzar los objetivos y
resultados fijados en el Cuadro de Gestión Integral, tal como el anterior es un
proceso que se despliega en cascada a todos los niveles de la Empresa. Se
estructura bajo un modelo de causa – efecto que consta de cuatro niveles:
Objetivos generales con sus metas, objetivos específicos con sus metas, acciones
y actividades.
El Presupuesto
Es la planeación de los ingresos y egresos de la Empresa de acuerdo con los
objetivos trazados. Esta herramienta de manejo financiero permite la planeación,
el seguimiento y el control de las operaciones de la Empresa, apoya la toma de
decisiones y refleja el efecto en el corto plazo que sobre la situación financiera e
indicadores tendrán dichas decisiones.
La aprobación del presupuesto corresponde a la Junta Directiva y la preparación y
ejecución del mismo corresponde al Presidente. El presupuesto permite realizar el
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seguimiento a los compromisos empresariales y la asignación de los recursos
financieros de la Empresa.
Mensualmente cada nivel jerárquico de la Organización evalúa, mediante los
instrumentos de gestión fijados, el cumplimiento de las metas y el logro de los
objetivos, allí se analizan los puntos problemáticos y se determinan las
propuestas de mejoramiento.
Los resultados son difundidos periódicamente (no necesariamente mensualmente)
al interior de la Organización, previo análisis del Comité de Presidencia, por medio
de presentaciones en todas las áreas y grupos de trabajo de la Empresa o su
publicación en la INTRANET o cualquier otro mecanismo que se considere
pertinente.
CAPÍTULO III
ÓRGANOS DE CONTROL
Los controles en la Organización son de dos clases, dependiendo de su
naturaleza, externos e internos.
PRIMERO. ÓRGANOS DE CONTROL EXTERNOS
Son básicamente los ejercidos por la Revisoría Fiscal, la Superintendencia
Nacional de Salud, el Ministerio de la Protección Social, las Secretarias de Salud y
Direcciones Territoriales de Salud, y las auditorías externas que son ejercidas por
terceros y contratadas por los anteriores órganos de control.
REVISORÍA FISCAL
Nombramiento. La Sociedad tendrá un Revisor Fiscal con su respectivo
suplente, quien lo reemplazará en sus faltas absolutas, temporales, o
accidentales, serán designados por la Asamblea General de Accionistas, para
períodos de un (1) año, pero podrán ser removidos en cualquier tiempo por la
Asamblea y reelegidos indefinidamente.
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Para su elección, la Empresa, considerando los requisitos establecidos para el
cargo, efectúa las invitaciones pertinentes y el Comité de Contraloría interna
realiza la evaluación de acuerdo al régimen aplicable, presentando a la asamblea
las propuestas para su elección.
Requisitos. El Revisor Fiscal puede ser una firma con personería jurídica o
persona natural de reconocido prestigio, que cumpla con los requisitos exigidos
por la Ley, y los Estatutos Sociales.
Funciones y Responsabilidades. FUNCIONES. - Con el objeto de comunicar
los hallazgos relevantes que realice y en general de cumplir a cabalidad las
labores que le competen reglamentariamente, son funciones del Revisor Fiscal:
1) Cerciorarse de que las operaciones que se celebren por cuenta de la
sociedad se ajusten a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones
de la Asamblea General, de la Junta Directiva y a la Ley.
2) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea de Accionistas, a la Junta
Directiva o al Presidente, según los casos, de las irregularidades que
ocurran en el funcionamiento de la sociedad y el desarrollo de sus negocios.
3) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejercen la inspección y
vigilancia de la compañía, y rendir los informes a que haya lugar.
4) Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las
actas de las reuniones de la Asamblea de Accionistas y de la Junta
Directiva, porque se conserve debidamente la correspondencia de la
sociedad, los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones
precisas para tales fines.
5) Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se
tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los
mismos y de los que ella tenga en custodia o a cualquier otro título.
6) Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes
que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los
valores sociales.
7) Autorizar con su firma cualquier balance que se haga con su dictamen o
informe correspondiente. Además, el informe del Revisor Fiscal a la
Asamblea deberá expresar: Si los actos de los administradores de la
Sociedad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la
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Asamblea o Junta Directiva, Si hay y son adecuadas las medidas de control
interno y las de conservación y custodia de los bienes de la Sociedad.
8) Convocar a la Asamblea de Accionistas a reuniones extraordinarias cuando
lo juzgue necesario o le sea solicitado por el número de accionistas previsto
en estos estatutos.
9) Velar porque la Administración cumpla con los deberes específicos
establecidos por los organismos de vigilancia, especialmente con los
vinculados a los deberes de información y al Código de Buen Gobierno.
10)
Denunciar o poner en conocimiento de la autoridad disciplinaria o
fiscal correspondiente, los actos de corrupción que haya encontrado en el
ejercicio de su cargo, dentro de los seis (6) meses siguientes a que haya
conocido el hecho o tuviera la obligación legal de conocerlo; evento aquel,
en el que no operará el secreto profesional, so pena de lo dispuesto en el
Numeral 5 del Artículo 26 de la Ley 43 de 1990, adicionado por el Artículo 7
Ley 1474/11. 11) Cumplir las demás atribuciones que le señalen las Leyes o
los estatutos y las que, siendo compatible con los anteriores, le encomiende
la Asamblea de Accionistas.
Inhabilidades e incompatibilidades. Además de las establecidas en la Ley y
en los Estatutos Sociales, el Revisor Fiscal no podrá desempeñar o ejercer
directamente o a través de terceros, servicios o actividades de consultoría,
asesoría o cualquier tipo de contrato en SALUD TOTAL EPS-S S.A. , que
comprometa su independencia en el ejercicio del cargo.
Informe del Revisor Fiscal. En forma permanente la administración mantendrá
en el domicilio principal de la administración, a disposición de los accionistas y de
los inversionistas, el último informe del Revisor Fiscal.
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
Según la Ley 1122 de 2007, es la encargada de ejercer control a la gestión de la
Compañía, bien directamente o a través del Auditor Externo de Gestión y
Resultados.
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El Decreto 1018 de 2007 regula la estructura y funciones de la Superintendencia
de Salud.
MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
Según la Ley 100 de 1993, el Ministerio es el encargado de Formular y adoptar,
las políticas, estrategias, programas y proyectos para el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, de acuerdo con los planes y programas de desarrollo
económico, social y ambiental que apruebe el Congreso de la República.
Así mismo, debe dictar las normas científicas que regulan la calidad de los
servicios y el control de los factores de riesgo, que son de obligatorio
cumplimiento por todas las Entidades Promotoras de Salud y por las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud del Sistema General de Seguridad Social en
Salud y por las direcciones seccionales, distritales y locales de salud.
Igualmente es el encargado de expedir las normas administrativas de obligatorio
cumplimiento para las Entidades Promotoras de Salud, por las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud del Sistema General de Seguridad Social en
Salud y por las direcciones seccionales, distritales y locales de salud.
Debe por demás, formular y aplicar los criterios de evaluación de la eficiencia en
la gestión de las Entidades Promotoras de Salud y por las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud del Sistema General de Seguridad Social en
Salud y por las direcciones seccionales, distritales y locales de salud.
Además, debe elaborar los estudios y propuestas que requiera el Consejo
Nacional de Seguridad Social en Salud en el ejercicio de sus funciones.
Ejerce el Ministerio, la supervisión, vigilancia y control de todas las entidades del
sector salud y de las direcciones seccional, distrital y local de salud, excepto la
Superintendencia Nacional de Salud.
El Ministerio es el encargado de reglamentar la recolección, transferencia y
difusión de la información en el subsistema al que concurren obligatoriamente
todos
los
integrantes
del sistema
de seguridad
social de
salud
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independientemente de su naturaleza jurídica sin perjuicio de las normas legales
que regulan la reserva y exhibición de los libros de comercio.
SECRETARIAS
TERRITORIALES
TERRITORIALES DE SALUD:
DE
SALUD
Y
DIRECCIONES
De conformidad con la Ley 715 de 2002, los entes territoriales, en el ámbito salud
deben dirigir, coordinar y vigilar el sector salud y el Sistema General de
Seguridad Social en Salud en el territorio de su jurisdicción, atendiendo las
disposiciones nacionales sobre la materia. Para tal efecto, se le asignan las
funciones de dirección del sector salud en el ámbito territorial, funciones de
prestación de servicios de salud, de Salud Pública y de Aseguramiento de la
Población al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
SEGUNDO. ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Es el conjunto de elementos de una organización (recursos, sistemas de
información, procesos, cultura, normatividad, estructura, metas, etc.), que
tomados integralmente apoyan el logro de los objetivos empresariales.
Deber de Control Interno Frente a la Prevención de Fraudes dentro del
Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Por ser ésta una Entidad sometida al Control y Vigilancia por parte de la
Superintendencia Nacional de Salud, está obligada a adoptar todas las medidas
necesarias para lograr un apropiado y suficiente control, orientado a evitar que se
generen fraudes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Con el ánimo de lograr este fin, es deber de SALUD TOTAL EPS-S S.A., a través
de su órgano de control interno, adoptar los mecanismos y reglas de conducta
que deberán observar sus representantes legales, directores, administradores y
funcionarios, con los siguientes propósitos:
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 Identificar adecuadamente a sus protegidos, su actividad económica, vínculo
laboral y salario.
 Establecer la frecuencia y magnitud con la cual sus protegidos utilizan el
sistema de seguridad social en salud.
 Reportar de forma inmediata y suficiente a la Comisión Nacional de Precios
de Medicamentos y Dispositivos Médicos –CNPMD–, cualquier sobrecosto en
la venta u ofrecimiento de medicamentos e insumos.
 Reportar de forma inmediata y suficiente al Instituto Nacional de Vigilancia
de Medicamentos y Alimentos, Invima, la falsificación de medicamentos e
insumos y el suministro de medicamentos vencidos, sin perjuicio de las
denuncias penales correspondientes.
 Reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad Administrativa de
Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social
(UGPP) y a la Superintendencia Nacional de Salud cualquier información
relevante cuando puedan presentarse eventos de afiliación fraudulenta o de
fraude en los aportes a la seguridad social para lo de su competencia.
 Los demás que señale el Gobierno Nacional.
Junta Directiva
La Junta Directiva debe procurar la existencia y gestión de un sistema de Control
Interno Corporativo efectivo, que contribuya a que se logre la eficiencia, eficacia y
economía en las operaciones empresariales.
 Se protejan los recursos, buscando su adecuada administración.
 Se asegure la oportunidad y confiabilidad de la información.
 Se garantice la correcta evaluación y seguimiento de la gestión.
 Se vele por el cumplimiento de la legislación y la regulación, las políticas,
normas y procedimientos internos.
En cumplimiento de lo anterior deberá:
 Velar por el balance y el costo efectividad de los controles.
 Conocer la evaluación de la gestión del Auditor Externo (Revisor Fiscal).
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 Proponer a la Asamblea General de Accionistas la elección del Auditor Externo
(Revisor Fiscal).
Presidencia
A la Presidencia como responsable del control interno le corresponde administrar
y efectuar seguimiento de las normas mínimas de control interno, e implementar
acciones correctivas recomendadas por la Auditoría Interna y Externa. La
Auditoría Interna cumple responsabilidades de evaluación y vigilancia del control
interno delegadas por la Gerencia.
Las principales responsabilidades del Presidente en materia de Control Interno
son:
 Asegurar el cumplimiento de las políticas de la entidad.
 Diseñar, implementar, administrar y efectuar seguimiento a los controles
internos de la Compañía.
 Responder por la existencia, cumplimiento y efectividad de los controles
internos.
 Implementar acciones correctivas recomendadas por la Auditoria Corporativa
y la Auditoría Externa.
 Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento, producto de las
evaluaciones internas o externas.
 Lograr que los mecanismos y reglas encaminadas a evitar fraude al Sistema
General de Seguridad Social en Salud sean efectivas.
 Velar porque el Sistema de Administración del Riesgo sea una herramienta
que permita fortalecerla gestión de los procesos, personas, infraestructura,
tecnología y eventos externos a Salud Total EPS-S S.A.
AUDITORÍA INTERNA
Se encarga de proponer el marco del sistema de Control Interno alineado con las
mejores prácticas, y apoyar a la alta dirección de la empresa, mediante la
evaluación de la gestión como un todo, específicamente la del gobierno
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empresarial, el control y la administración de riesgos, brindando propuestas para
su mejoramiento.
Sus principales funciones son:
 Implementar las políticas y las normas aplicables a la función de auditoría
interna, teniendo en cuenta las mejores prácticas generalmente aceptadas.
 Vigilar y asegurar que los recursos de la organización se usen efectiva y
eficientemente, se administren los riesgos y se mantenga un Sistema de
Control Interno efectivo.
 Efectuar el aseguramiento a los Sistemas de Control Interno (confiabilidad en
la información financiera, eficiencia, productividad y cumplimiento
regulatorio).
 Vigilar y monitorizar el sistema de control interno.
 Evaluar periódicamente los riesgos de los negocios a nivel corporativo y las
medidas establecidas para mitigarlos.
 Efectuar el aseguramiento de los procesos de control.
 Formular y desarrollar el plan anual de Auditoria.
 Desarrollar y documentar la metodología de la actividad de Auditoria,
aplicando los métodos definidos.
 Coordinar las actividades con Auditoría Externa (Revisoría Fiscal).
 Analizar y hacer seguimiento de situaciones irregulares que se detecten
(fraudes); este análisis estará enfocado a revisar el proceso y los controles
internos faltantes y/o que no operaron y que originaron la situación de fraude.
 Identificar puntos a mejorar en los sistemas de control de la empresa.
Realizar seguimiento discrecional a la implementación de las acciones.
 Implementar los mecanismos de control referentes a evitar actos de fraude al
Sistema General de Seguridad Social en Salud, para ello, deberá diseñar y
poner en práctica procedimientos específicos, y designar funcionarios
responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.
 Velar porque el Sistema de Administración del Riesgo sea una herramienta
que permita fortalecer la gestión de los procesos, personas, infraestructura,
tecnología y eventos externos a Salud Total EPS-S S.A
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CAPÍTULO IV
POLÍTICA DE CALIDAD
Comprometidos con el mejoramiento del estado de salud de nuestros protegidos,
planeamos y desarrollamos un modelo integral de aseguramiento basado en la
identificación del riesgo, la prevención, diagnóstico y tratamiento oportuno,
seguro y de calidad de la enfermedad con base en una red accesible y suficiente.
Así mismo, asistimos al protegido y su familia en los momentos de verdad de la
atención en salud y en su tránsito por las rutas de atención definidas.
Buscamos la excelencia de nuestros procesos basados en el mejoramiento
continuo de la calidad, la aplicación de los estándares del Sistema Único de
Acreditación en Salud para Colombia y en el cumplimiento de las normas que
regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Trabajamos en una dinámica de crecimiento, creatividad e innovación con el
liderazgo del recurso humano competente y un concepto de tecnología
vanguardista.
CAPÍTULO V
POLÍTICA DE RIESGOS
Salud Total EPS-S, se compromete con el protegido, familia, colaboradores y/o
partes interesadas a orientar todas las acciones necesarias para prevenir y/o
reducir los riesgos relacionados con el aseguramiento y la prestación de servicios
de salud, minimizando la ocurrencia de eventos que afecten la operatividad de los
procesos (financieros, informáticos, legales, entre otros), la infraestructura, la
integridad física y el estado de salud de los protegidos, enmarcados en una
cultura de identificación, análisis, evaluación y tratamiento.
CAPÍTULO VI
POLÍTICA DE SEGURIDAD
Comprometidos con la seguridad del Protegido, su familia y los colaboradores,
Salud Total EPS-S diseña e implementa procesos confiables, enmarcados en una
cultura de identificación proactiva que permite detectar factores de riesgo,
planear acciones específicas de prevención, evaluar impacto de incidentes o
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eventos adversos, diseñar estrategias que minimicen la afectación a la integridad
de los seres humanos, la infraestructura y el medio ambiente, que eviten las
pérdidas humanas, económicas, físicas, informáticas y financieras, resultantes en
un ambiente de protección que involucra a colaboradores con la participación
activa de los prestadores.
CAPÍTULO VII
POLÍTICA DE HUMANIZACIÓN
A partir del reconocimiento de la individualidad y dignidad de cada ser humano y
a la identificación de sus necesidades a nivel biopsicosocial, espiritual, intelectual
y familiar, comprendiendo sus sentimientos y emociones y viviendo
continuamente los valores corporativos, Salud Total se compromete a promover
entre protegidos y protectores un trato humanizado sin discriminación alguna,
enfocado en el respeto de los derechos y en una comunicación asertiva, y a
proveer una infraestructura y procesos que beneficien la privacidad e intimidad de
los protegidos durante su atención en salud.
CAPÍTULO VIII
POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
Políticas de responsabilidad social con la comunidad
Información y Comunicación con la Comunidad
Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión
presentados a los respectivos entes de regulación y control por la Entidad, así
como cualquier otra información sustancial, deben ser dados a conocer y estar
disponibles para la comunidad, la cual tiene derecho a informarse
permanentemente de todos los hechos que ocurran dentro de la Entidad y que no
sean materia de reserva. Los medios de información que podrán utilizarse son,
entre otros, las oficinas de la entidad, boletines, folletos o circulares, periódico,
línea telefónica gratuita, correo electrónico y página web.
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Atención de quejas y reclamos
La Entidad tendrá un Sistema de atención de peticiones, quejas y reclamos en la
cual este podrá presentar quejas, solicitudes, reclamaciones, consultas e
informaciones referentes a la administración, a las cuales se les dará respuesta
en los términos previstos por la ley; esta oficina contará con un procedimiento
claro y público sobre el procedimiento para tramitar las quejas que se instauren.
Las quejas recibidas a través de los diferentes canales con que cuenta Salud Total
EPS-S S.A, en el Nivel Nacional se tramitan directamente por cada una de las
dependencias a las que se dirigen, o en su defecto se tramitan en las oficinas de
la administración principal.
Responsabilidad Social Empresarial
La Empresa dentro del marco de su objeto realiza acciones de responsabilidad
social empresarial empezando por las condiciones laborales de sus empleados, las
cuales tienen en cuenta sus aspiraciones personales, laborales y familiares,
tratando de conciliar las expectativas de vida de cada uno de ellos, con las
condiciones ofrecidas por la empresa.
CAPÍTULO IX
POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD FRENTE AL MEDIO AMBIENTE
Responsabilidad con el Medio Ambiente.
La organización se compromete a respetar los procesos naturales, protegiendo el
medio ambiente en general. Con dicho fin, la entidad se compromete a establecer
lineamientos en esta materia que comprendan mecanismos de educación y
promoción, uso de tecnologías limpias, manejo de desechos y uso de recursos no
renovables.
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CAPÍTULO X
POLÍTICAS FRENTE A LOS GRUPOS DE INTERÉS
Política sobre conflictos de interés
Compromiso frente a los Conflictos de Interés
La Entidad se compromete a aplicar en forma todos los mecanismos necesarios
para garantizar la prevención, manejo, divulgación y resolución de los conflictos
de interés.
Salud Total EPS-S S.A. rechaza, condena y prohíbe que el Presidente y su Equipo
Directivo, miembros de comités, empleados y todos aquellos vinculados con la
Entidad incurran en cualquiera de las siguientes prácticas:
a) Otorgar compensaciones no autorizadas por las normas pertinentes;
b) Utilizar indebidamente información privilegiada o confidencial para obtener
provecho o salvaguardar intereses individuales propios o de terceros;
c) Generar burocracia a favor de políticos o cualquier otra persona natural o
jurídica;
d) Todas aquellas prácticas que atenten contra la integridad y la transparencia
de la gestión de la Entidad y en contra del buen uso de los recursos;
e) Todo tráfico de influencias para privilegiar trámites.
Deberes del equipo humano relacionados con los conflictos de interés
Sin perjuicio de otros deberes consagrados en la ley, los deberes de los
empleados y directivos de la organización, son:
a) Revelar a tiempo y por escrito a los entes competentes cualquier posible
conflicto de interés que crea tener;
b) Contribuir a que se permita la adecuada realización de las funciones
encomendadas a los órganos de control interno y externo de la Entidad;
c) Guardar y proteger la información que la normatividad legal haya definido
como de carácter reservado;
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d) Contribuir a que se le otorgue a todos los ciudadanos y habitantes del
territorio nacional un trato equitativo, y a que se le garanticen sus derechos;
e) Revelar a tiempo cuando incurran en alguna de las situaciones enunciadas
en el artículo sobre prevención de conflictos.
Prohibiciones para el Personal sobre Conflictos de Interés
Sin perjuicio de las prohibiciones legales, el personal de Salud Total EPS-S S.A se
abstendrá de utilizar las siguientes prácticas en su accionar diario:
a) Utilizar indebidamente información privilegiada y confidencial en contra de
los intereses de la administración;
b) Participar, directa o indirectamente, en interés personal o de terceros, en
actividades que impliquen conflicto de intereses;
c) Realizar actividades que atenten contra los intereses de la administración;
d)
Gestionar, por sí o por interpuesta persona, negocios que le originen
ventajas que conforme a las normas constitucionales, legales, reglamentarias
y el Código de Ética, lesionen los intereses de la administración;
e)
Utilizar su posición en la Entidad o el nombre de la misma para obtener
para sí o para un tercero tratamientos especiales en negocios particulares
con cualquier persona natural o jurídica;
f) Entregar dádivas a otros empleados y/o servidores públicos a cambio de
cualquier tipo de beneficios;
g) Utilizar los recursos de la Entidad para labores distintas de las relacionadas
con su actividad, ni encauzarlos en provecho personal o de terceros;
h) Aceptar, para sí o para terceros, donaciones en dinero o especie por parte
de proveedores, contratistas o cualquier persona relacionada o no con la
administración, o de personas o Entidades con las que la Entidad sostenga
relaciones en razón de su actividad, que conlleve a generar cualquier clase
de compromiso no autorizado;
i)
En lo no estipulado aquí, se dará aplicación a lo establecidos en los artículos
16, 17 y 18 de la Ley 1474/2011.
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Procedimiento de Resolución y Divulgación de Conflictos de Intereses
Los grupos de interés de la entidad deberán revelar los conflictos de intereses en
los cuales pudieran estar involucrados o incursos, o en los que crean que otro de
ellos lo esté, informando al Comité de Buen Gobierno y al ente de control
competente.
Los grupos de interés deberán consultar con el Comité de Buen Gobierno los
eventos que puedan ofrecer dudas en relación con un posible conflicto de interés
o manejo de información privilegiada.
CAPÍTULO XI
SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
Si perjuicio de lo contemplado en los estatutos para efectos societarios, los
conflictos que se presenten por cualquier parte por violación del presente código,
se intentarán solucionar en primera instancia por la vía del arreglo directo. Si en
un término de sesenta (60) días hábiles no se ha logrado un acuerdo, la parte
que ha planteado el conflicto debe acudir al Comité de Buen Gobierno, quien
decidirá en conciencia, sin violar le ley, si hubo o no violación del presente código.
EL Comité de Buen Gobierno constará de 3 miembros, elegidos anualmente por la
junta directiva, reelegidos indefinidamente. Uno de los miembros será de la junta
directiva, otro de los miembros será el representante legal de la empresa y el
último de los miembros será representante de los empleados.
CAPÍTULO XII
POLÍTICAS CON CONTRATISTAS
Políticas de Contratación
En cumplimiento de lo consagrado en los Estatutos Sociales, la Junta Directiva ha
implementado un sistema de Contratación de la Empresa, señalando los criterios,
procedimientos y facultades a los cuales debe sujetarse la Empresa en materia
contractual.
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En el sistema de Contratación se establecen los requisitos a cumplir por las
personas interesadas a contratar con Salud Total EPS-S S.A, el procedimiento de
selección del contratista, los contratos en particular, contratos en casos de
emergencia o siniestro, el control de su ejecución, etc.
Principios de Contratación
Se establece que en desarrollo de todos los procesos de contratación de la
Empresa, se cumplirán los siguientes principios:
Buena Fe
Las partes deberán proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los
contratos obligarán no sólo a lo pactado expresamente en ellos, sino a todo lo
que corresponda a la naturaleza de los mismos, según la Ley, la costumbre o la
equidad, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen.
Transparencia
El proceso de contratación deberá realizarse con base en procedimientos de
selección objetiva y reglas claras que garanticen la calidad, imparcialidad e
igualdad de oportunidades.
Economía
Los procesos de contratación se adelantarán de tal manera que SALUD TOTAL
EPS-S S.A pueda seleccionar la propuesta que convenga a sus intereses y
ejecutar el contrato respectivo haciendo la mejor inversión en recursos técnicos,
económicos y humanos.
Equidad
El principio de equidad debe inspirar y gobernar los procesos contractuales, por
ello cuando no exista norma especial para el caso concreto se aplicará la norma
general o abstracta con el fin de realizar la justicia.
Responsabilidad
En virtud de este principio los trabajadores de Salud Total EPS-S S.A. están
obligados a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los
derechos de la Empresa, respondiendo por sus actuaciones y omisiones o el
incumplimiento de los deberes legales.
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El representante legal puede delegar la celebración de actos y contratos,
desconcentrar la realización de las convocatorias, concursos y la ordenación de
gastos y autorización de pagos en los trabajadores que desempeñen cargos de
nivel directivo.
Mecanismos de Contratación
La Empresa podrá implementar diferentes mecanismos para efectuar su
contratación, buscando con ellos agilidad, competitividad y transparencia en el
suministro de bienes y servicios.
Dentro del Sistema, existe el aplicativo “Comprarnet “(o el que haga sus veces),
que se define como el sistema virtual de compras, en donde los proveedores
inscritos obtienen la información detallada de los requerimientos de la compañía,
plataforma sobre la cual pueden ofertar directamente, y el evento de ser
seleccionado, podrá conocer las órdenes de compra, dándole transparencia al
proceso.
CAPÍTULO XII
POLÍTICAS DE PROTECCIÓN A LOS PROTEGIDOS
POLÍTICAS DE PROTECCIÓN A LOS AFILIADOS Y PROTEGIDOS
Salud Total EPS-S S.A propugna por la protección, promoción, garantía y
efectividad de los derechos de sus afiliados y protegidos frente a:
•
Los riesgos de salud.
•
Al acceso a la información adecuada que se desprende de la prestación del
servicio de Salud en el marco de la Seguridad Social en Salud.
•
La especial protección de los niños, niñas y adolescentes en su calidad de
protegidos y al Sistema.
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En virtud de lo anterior y garantizando los derechos de las personas como
consumidoras, Salud Total EPS-S S.A ha puesto en conocimiento del público los
programas de Promoción y Prevención, la Carta de Derechos del Afiliado y del
Paciente del Régimen Contributivo, la página web www.saludtotal.com.co, la
cuenta de facebook, entre otras informaciones que dan la oportunidad a la
sociedad y en especial a las personas afiliadas y protegidas, de conocer los
servicios y las condiciones en que se prestan los mismos, con sujeción a los
principios de:
Calidad:
Recibir los servicios de conformidad con las condiciones que establece la garantía
legal, las que se ofrezcan y las habituales del mercado, con sujeción a los
reglamentos técnicos y las medidas sanitarias y fitosanitarias.
La garantía legal se trata de una obligación de medio, que consiste en la
prestación de servicios de excelente calidad, indistintamente del resultado que
ellos tengan en cada paciente en particular.
Seguridad e Indemnidad:
Los servicios prestados no causen daño en sus condiciones de uso normal y la
protección contra las consecuencias nocivas para la salud, la integridad y la vida
de cada paciente; dando lugar a la posibilidad de reclamar directamente la
reparación integral, oportuna y adecuada de los daños y/o perjuicios sufridos
Información:
Se refiere a la obtención completa, veraz, transparente, verificable, comprensible
precisa e idónea de los planes y productos que se ofrecen, así como los riesgos
que ellos implican frente a su consumo y/o utilización, los mecanismos de
protección de los derechos y las formas de ejercerlos cuando aquella información
no esté sometida a reserva legal.
Todo lo anterior, dentro del marco de la protección en contra de la información
engañosa y la libertad de elección que ampara a las personas.
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Igualdad:
La población goza de trato equitativo de acuerdo a sus condiciones, fuera de toda
discriminación.
Protección Contractual:
La población está protegida de clausulas abusivas en los contratos de adhesión a
que haya lugar.
Así mismo, no habrá condiciones especiales para la adquisición de bienes y/o
servicios prestados por Salud Total EPS-S S.A, salvo las establecidas por la ley.
Idoneidad:
Todos los bienes, productos y en general todos los servicios ofrecidos por Salud
Total EPS-S S.A. son idóneos para las necesidades de cada persona en su caso
particular.
DEBER DE VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS DE CALIDAD
Con el ánimo de no incurrir en las sanciones legales por incumplimiento de las
medidas de calidad, idoneidad y seguridad de los productos y servicios ofrecidos
por Salud Total EPS-S S.A. en el marco de los principios que gobiernan a esta
Entidad que buscan garantizar los derechos de los afiliados y protegidos en su
calidad de consumidores, todos los colaboradores como parte fundamental de la
Compañía, actuarán de buena fe y con el criterio que les permita prevenir la
contravención de las disposiciones legales que dan lugar a sanciones y
responsabilidades administrativas, individuales y solidarias que se causen de la
indebida prestación de los servicios y los daños causados a los afiliados y
protegidos.
PROTECCIÓN A LOS AFILIADOS Y PROTEGIDOS FRENTE A SERVICIOS
QUE SUPONEN LA ENTREGA DE BIENES.
En el evento en que la prestación de los servicios de salud represente la entrega
de bienes, es deber de Salud Total EPS-S S.A. a través de sus colaboradores,
expedir los recibos o constancias de los bienes entregados, mencionando los
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datos que permitan identificar el bien y/o servicio; la persona a quien se le
transfiere, junto con sus datos de identificación y localización; el término de la
garantía, si hay lugar a ella; el valor del bien y/o servicio; el término de
devolución a que haya lugar.
Así mismo, Salud Total EPS-S S.A. , a través de sus colaboradores, se
compromete a custodiar el bien, con el ánimo de entregarlos al afiliado o
protegido integralmente y en perfecto estado, salvo casos de fuerza mayor, caso
fortuito, culpa exclusiva de un tercero, o cuando no esté en su custodia o no haya
puesto al servicio de los al destinatario de los bienes o servicios.
CAPÍTULO XIII
POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.
Salud Total EPS-S S.A, en virtud de la Resolución 1740 de 2008, expedida por el
Ministerio de la Protección Social, cuenta con una metodología y herramientas
para la administración eficiente de los riesgos, soportados mediante el
establecimiento de una infraestructura, una cultura corporativa adecuada y una
aplicación de un método sistemático y lógico para la identificación, análisis,
evaluación, monitorizar y comunicación de los riesgos, permitiendo minimizar
las pérdidas y maximizar las ganancias, y/o reducir el impacto negativo en su
población o reputación.
GESTIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.
Es el sistema enfocado a la responsabilidad de la administrar los riesgos como
parte integral del desarrollo de las actividades que desempeñan cada uno de los
colaboradores de Salud Total EPS-S S.A.; enfocado en los procesos del mapa de
procesos de la compañía, donde se describen los macroprocesos de
direccionamiento, misionales y de apoyo de dirección, misionales y de apoyo
descritos en el Sistema de Gestión de la Compañía; los elementos para la
gestión del Sistema de Administración de Riesgos son:
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•
Ambiente Interno: El sistema de Administración del Riesgo debe ejecutarse
por la organización en su conjunto a todos los niveles jerárquicos de la
Compañía.
•
Plan de Implementación: Definición de los criterios del Sistema, constituido
por los siguientes criterios:
•
Política General del Sistema de Administración de Riesgos.
•
Objetivo General.
•
Objetivos Específicos.
•
Determinación de las Metas.
•
Recurso Humano requerido.
•
Funciones y Responsabilidades de la Junta Directiva, el Representante
Legal, el Comité de Riesgos, Responsables de Implementar y Operar
el Proceso, Líderes del Proceso, Auditoría Interna.
•
Recursos Financieros.
•
Recursos Físicos.
•
Definición de Metodología y herramientas requeridas.
•
Respuesta y Comunicación: Se establecen los mecanismos para mantener
el contacto regular con los actores involucrados (funcionarios, terceros
interesados y autoridades) y la documentación respectiva.
•
Monitoreo: Comprende el diseño y aplicación del sistema de indicadores y
acciones definidas para el seguimiento y aseguramiento del proceso de
gestión de riesgos y su impacto.
Como objetivo del sistema, se encuentra el hecho de encontrar los factores de
riesgos, identificarlos y planear las estrategias para mitigarlos; para ello, al
interior de Salud Total EPS-S S.A se debe:
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•
Establecer un órgano administrador de riesgos;
•
Identificar las oportunidades para el mejoramiento de los procesos;
•
Motivar la vivencia del riesgo en el día a día;
•
Fortalecer la cultura de administración de
direccionamiento, aceptando que existen riesgos.
riesgos
a
través
del
Hechos aquellos, se conforman como información confidencial de Salud Total.
DEFINICIONES.
Riesgo:
Es la posibilidad de que una situación que pueda impedir el logro de los objetivos
llegue a presentarse en el futuro.
Probabilidad:
Es la valoración de las veces que se presenta o se podría presentar un riesgo
identificado.
Impacto:
Es la valoración de la magnitud de los efectos si llegase a ocurrir o materializarse
el riesgo identificado sobre las personas, los recursos y/o el logro de los objetivos
propuestos.
Matriz de Riesgos:
Es una herramienta dinámica que presenta simultáneamente la calificación de un
riesgo en términos de probabilidad e impacto, permite priorizarlo y evaluar la
efectividad de los controles y de la gestión implementada.
Mapa de Riesgos:
Es la presentación gráfica de la medición de los riesgos que muestra el nivel de
exposición en que se encuentran con el fin de implementar acciones para su
tratamiento.
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Riesgo Inherente:
Es la combinación de la probabilidad de la ocurrencia de un riesgo y la magnitud
del impacto si llegase a ocurrir.
Sistema de Administración de Riesgos:
Son los procesos, procedimientos y tareas sistemáticas de planear, hacer,
verificar y actuar frente al riesgo.
Sistema de Administración de Riesgos de Salud Total EPS-S S.A:
Es el nombre asignado al Sistema de Administración de Riesgos implementado en
Salud Total EPS-S S.A; su abreviatura es “SARST”.
Políticas:
Son las directrices y guías al interior de la Compañía para desarrollar la
administración de riesgos. Las políticas están divididas en dos categorías:
•
De direccionamiento y de Administración
•
Ejecución.
Proceso:
Es un grupo de actividades relacionadas de manera lógica que, cuando se llevan a
cabo, utilizan los recursos de la Entidad, para lograr resultados definitivos o
transformar elementos de entrada en un producto o servicio para dar respuesta a
las expectativas y necesidades de los protegidos.
Divulgación:
Son Reportes, informes y protocolos de comunicación de desarrollo del SARST.
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ESTÁNDARES Y MEDIOS DE INFORMACIÓN
ESTÁNDARES DE INFORMACIÓN
Ha sido política de la Empresa suministrar al mercado información, en su debida
oportunidad, sobre resultados de sus actividades comerciales, proyectos de
ampliación, investigación y desarrollo.
Toda persona que se relaciona con Salud Total EPS-S S.A. , debe tener especial
cautela en el manejo de la información catalogada como reservada o confidencial.
Las personas que se relacionan con Salud Total EPS-S S.A. están obligadas a
utilizar la información a la cual tengan acceso en virtud de sus funciones o
relación contractual, exclusivamente para el ejercicio de las mismas, haciendo
plena observancia del procedimiento establecido para la revelación de información
a terceros. Según la información, se clasifica así:
Información Reservada o Confidencial
Se refiere a los asuntos que le compete exclusivamente a los administradores, o
información que tenga relación con secretos industriales de la Empresa, su
ventaja competitiva, su estrategia corporativa, su competencia, precios y
campañas, o que de ser divulgada puede ser utilizada en detrimento de la
Empresa, y toda aquella que el ordenamiento jurídico considere como tal.
A esta categoría se asocia la información propiedad de terceros que Salud Total
EPS-S S.A. utiliza bajo acuerdos de confidencialidad o por licencias de uso.
Los administradores definirán cual información es Reservada o Confidencial.
Información Pública:
Es aquella que no ha sido definida como Reservada o Confidencial y que ha sido
divulgada o entregada por la Empresa.
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Obligación de suministro de información
Con excepción de la información confidencial o reservada, o de aquella que ponga
en riesgo los negocios de la Compañía o afecte derechos de terceros o que de ser
divulgada pueda ser utilizada en detrimento de la Empresa, Salud Total EPS-S
S.A. suministra en página web información general, actualizada y elaborada con
arreglos a los principios, criterios y prácticas profesionales.
MEDIOS DE INFORMACIÓN
La información indicada, es publicada permanentemente en la página web de la
Empresa.
La información no suministrada por dicho medio, deberá ser solicitada por escrito,
al Presidente de la Empresa, expresando las razones de la solicitud y fines de la
información.
El Presidente, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes deberá resolver la
solicitud.
La negativa a la solicitud presentada, podrá ser puesta en consideración de la
Junta Directiva, por petición escrita del solicitante.
El Código y las enmiendas, cambios o complementación, serán informados y
publicados en forma oportuna en la página web que para el efecto destine la
Empresa.
CARÁCTER DELIBERATIVO DE ESTE CÓDIGO:
Es característica importante de los códigos de buen gobierno y de ética ser
construidos en forma deliberativa, en cuanto a que la autorregulación se expresa
como mandato autoimpuesto por los actores que tienen a su cargo el servicio de
salud; ello implica que la adopción del código de conducta deba emplear
mecanismos que permitan la deliberación, la consulta y la participación a los
integrantes de las organizaciones y a sus relacionados, de suerte que se abran
espacios de análisis, debate y definición compartida de objetivos y propósitos.
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En la generación de los códigos de buen gobierno la deliberación sobre su
contenido se reserva al equipo de dirección de las organizaciones. Un código de
ética (conducta) no es una normativa cerrada, adoptada por unos pocos e
impuesta a los demás, pues perdería su carácter vinculante en cuanto a logro
autoconstruido y autoaceptado.
Por esta razón, tanto los códigos primarios como cualquier modificación que se
haga a los mismos, será puesta a consideración de los trabajadores por al menos
dos (2) días hábiles, vía e-mail o publicación en Intranet (avisada por cualquier
medio escrito) para que dentro de dicho término presenten sus observaciones, las
cuales serán evaluadas por la Junta Directiva o la comisión designada para ello y
de esta manera surtirse su aprobación definitiva.
Corresponde a la Junta Directiva y al Presidente de Salud Total EPS-S S.A. velar
por el permanente cumplimiento de las medidas específicas respecto del gobierno
de la Empresa, su conducta y su información, compiladas en el Código de Buen
Gobierno y debidamente aprobado por la Junta Directiva.
Los accionistas e inversionistas podrán reclamar a la Junta Directiva el
cumplimiento efectivo del Código de Buen Gobierno, presentando su petición por
escrito y debidamente sustentada. La Junta Directiva nombrará un Comité para el
conocimiento de estos asuntos.
CAPÍTULO XIV
MECANISMOS DE VERIFICACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
Con el fin de garantizar el cumplimiento del Código de Buen Gobierno, la Empresa
diseñó e implementó un mecanismo que le permite verificar en línea el
cumplimiento de cada uno de los compromisos contenidos en el Código de Buen
Gobierno y disponer de una herramienta que facilite la elaboración del informe de
cumplimiento que debe presentarse a la Asamblea de Accionistas.
Las características del Mecanismo de Verificación del Cumplimiento del Código de
Buen Gobierno son:
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Integral: Comprende uno a uno los compromisos contenidos en el Código de
Buen Gobierno.
Verificable: Identifica las acciones u omisiones que deben ejecutarse, para
cumplir con los compromisos.
Personal: Identifica los responsables de ejecutar las acciones o abstenerse de
actuar con respecto a las prohibiciones.
Determinable: Señala fecha y periodicidad en que deben cumplirse las acciones
u omisiones.
En la operatividad del Mecanismo de Verificación intervienen varias áreas, las
cuales tienen diferentes roles, así:
Administrador
Es la Secretaría General y es la encargada de registrar y actualizar el contenido
del Código en el sistema.
Responsable
Son los trabajadores de la Empresa encargados de reportar la ejecución de las
acciones u omisiones. Un mes antes del vencimiento y en el mes de vencimiento,
el sistema les envía un mensaje, recordándoles el compromiso de reportar su
cumplimiento.
Verificador
Es el jefe o cabeza de cada área encargada de verificar lo reportado por los
responsables.
Consulta y reporte
Los directivos de la Empresa pueden consultar las acciones y omisiones que el
personal de su área debe realizar para cumplir con los compromisos. Igual
consulta pueden realizar los trabajadores en su rol de responsable.
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OTROS MECANISMOS DE VERIFICACIÓN
El área de control interno de la Empresa realiza auditoria al cumplimiento del
Código de Buen Gobierno y los aspectos más relevantes señalados en ella, son
comunicados a la Asamblea General de Accionistas en el Informe de
Cumplimiento del Código.
Igualmente, a través de los diferentes instrumentos de control establecidos en la
Empresa, se verifica el cumplimiento del Código de Buen Gobierno.
CAPÍTULO XV
DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
Indicadores de Gestión
Salud Total EPS-S S.A se compromete a desarrollar los siguientes indicadores
para la medición de su gestión y su desempeño, así:
a) Índice de satisfacción del cliente externo para medir la percepción que
tienen los clientes o públicos externos sobre la imagen de integridad,
transparencia y eficiencia de la Entidad sobre la gestión de sus recursos y la
prestación de sus servicios; la presidencia, en cabeza de la Gerencia de
Servicio al Cliente y Calidad o quien haga sus veces, efectuará la verificación
anual de este índice.
b) Índice de satisfacción del cliente interno para medir la percepción que tienen
los clientes o públicos externos sobre la imagen de integridad, transparencia
y eficiencia de la Entidad sobre la gestión de sus recursos y la prestación de
sus servicios; la Gerencia de Gestión Humana, o quien haga sus veces,
efectuará la verificación anual de este índice, a través de la medición del
Clima Organizacional.
c)
Indicadores operativos con los cuales el Modelo Estándar de Control Interno
evalúa y monitorea el Sistema de Gestión de Calidad, soportado en una
gestión por procesos. Los indicadores operativos serán definidos en los
procesos de gestión.
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CAPÍTULO XVI
DEL CÓDIGO DE RESPONSABILIDAD DE REPRESENTANTES LEGALES,
LIQUIDADORES Y MIEMBROS DE JUNTAS DIRECTIVAS DE SOCIEDADES
COMERCIALES, SEGÚN CIRCULAR EXTERNA NUMERO 220-000006 DE
2008 DE SUPERSOCIEDADES
1. Quiénes se consideran Administradores
Según el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, además del representante legal, el
liquidador y los miembros de las juntas o consejos directivos, son
administradores, el factor y quienes de acuerdo con los estatutos detenten
funciones administrativas.
De conformidad con el artículo 1332 del Código de Comercio, se da el nombre de
“factor” a la persona que en virtud de un contrato de preposición, toma a su
cargo la administración de un establecimiento de comercio o de una parte o ramo
de la actividad del mismo. Así, por ejemplo, el encargado de dirigir cualquiera de
las agencias de una sociedad ostenta la condición de administrador de esa
compañía dentro del ámbito del establecimiento de comercio que administra, aún
cuando no sea representante legal ni miembro de su junta o consejo directivo.
Fenómeno análogo se presenta con las personas que por razón de las
responsabilidades propias de sus cargos, actúan en nombre de la sociedad, como
sucede con los vicepresidentes, subgerentes, gerentes zonales, regionales, de
mercadeo, financieros, administrativos, de producción, y de recursos humanos,
entre otros, quienes pueden tener o no la representación de la sociedad en
términos estatutarios o legales y serán administradores si ejercen funciones
administrativas o si las detentan, de donde resulta que es administrador quien
obra como tal y también lo es quien está investido de facultades administrativas.
La Ley también confiere el carácter de administrador a aquellas personas que si
bien no actúan permanentemente como administradores del ente societario, sí
tienen esa posibilidad, tal como acontece con los representantes legales y con los
miembros de Junta Directiva, suplentes, cuya actuación se encuentra supeditada
a la ausencia temporal o definitiva del principal.
2. Principios y deberes de los Administradores
El artículo 23 de la Ley 222 de 1995, hace imperativo para los administradores
obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios.
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Los anteriores principios imponen a los administradores una conducta
transparente y una actividad que vaya más allá de la diligencia ordinaria porque
la ley exige un grado de gestión profesional, caracterizada por el compromiso en
la solución de los problemas actuales y en el aprovechamiento de las
oportunidades en curso, por el análisis de la información contable de la compañía
y por el diagnóstico del futuro de los negocios sociales, procurando en cada caso
satisfacer las exigencias de los mismos, actuando siempre con lealtad y
privilegiando los intereses de la sociedad sobre los propios o los de terceros.
La Ley 222, adicionalmente impone a los administradores el deber de observar
una diligencia superior a la que hasta ahora se les exigía, en razón a que su
gestión se desarrolla como gestores de negocios ajenos dentro del tráfico
mercantil, con las responsabilidades y consecuencias que de estos aspectos se
derivan.
2.1. Principios rectores que deben orientar la conducta de los
Administradores e intereses que deben tener en cuenta en sus
actuaciones:
• La buena fe
• La lealtad
• La diligencia de un buen hombre de negocios. Se resaltan algunos
ejemplos:
a) Realizar la inducción a los nuevos administradores en cambios de
administración
b) Aprobar y suscribir en los casos en los que le corresponda las actas de los
órganos sociales en un término prudencial.
c) Velar por que oportunamente se aprueben y suscriban las actas de los órganos
sociales
d) Asentar las actas de los órganos sociales una vez hayan sido aprobadas y
suscritas
e) Dedicar tiempo necesario y suficiente para el desarrollo de sus funciones
3. Deberes específicos de los Administradores
3.1. Realizar esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto
social
En desarrollo de este deber los administradores deben procurar la realización de
las actividades comprendidas en el objeto social de la compañía, llevando a cabo
las gestiones apropiadas para la consecución de los resultados perseguidos con la
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constitución de la sociedad, teniendo en cuenta las circunstancias y condiciones
económicas y de mercado que la rodean.
3.2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o
estatutarias
Los administradores deberán observar y verificar el cumplimiento de las
disposiciones de naturaleza laboral, fiscal, ambiental, comercial, contable, de
protección al consumidor, de propiedad intelectual, de promoción y respeto de la
competencia, entre otras, que regulan el funcionamiento de la sociedad y sus
relaciones con los distintos interesados. Igualmente, deben acatar y velar por la
observancia de las estipulaciones de carácter estatutario, como quiera que las
mismas recojan la voluntad de los asociados y regulan sus relaciones entre sí y
con la compañía.
3.3. Velar por que se permita la adecuada realización de las funciones
encomendadas a la revisoría fiscal
Los administradores deben suministrar de manera oportuna la información
necesaria, adecuada, completa, organizada y soportada, para el cabal desarrollo
de las actividades relacionadas con la revisoría fiscal.
3.4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad
Para el efecto debe tenerse en cuenta que el artículo 61 del Código de Comercio
establece que los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por
personas distintas de sus propietarios, o personas autorizadas para ello, sino para
los fines indicados en la Constitución Política y mediante orden de autoridad
competente.
Como desarrollo de este deber el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, establece
que el derecho de inspección de los asociados, no se extiende a documentos que
versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser
divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.
La decisión 486 del año 2000 proferida por la Comunidad Andina regula la
materia y define en su artículo 260 el secreto empresarial, y el artículo 261
establece una prohibición a quien tiene acceso al secreto empresarial, como
ocurre con los administradores, la cual deberá abstenerse de usarlo o divulgarlo,
o de revelarlo sin causa justificada y sin consentimiento.
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3.5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada
Quien tenga acceso directo (como son los administradores) en razón de su
profesión u oficio, deberán tenerla en reserva, ya que podría ser utilizada con el
fin de obtener provecho o beneficio para sí o para un tercero, en caso de ser
conocida por otros.
3.6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del
derecho de inspección de todos ellos
Los administradores deben obrar con imparcialidad en el tratamiento de todos sus
asociados, sin hacer distinciones entre mayoritarios y minoritarios; así por
ejemplo, el permitir la entrada a las instalaciones sociales solo para ciertos
socios, el celebrar reuniones privadas exclusivas con algunos asociados sin
oportunidad de asistencia de los otros, o el favorecer a un grupo de asociados por
medio de la realización de operaciones, sin que existan argumentos objetivos y
razonables para dicho trato, pueden constituir tratamientos inequitativos
violatorios de este deber.
De igual manera y para concretar este deber, la administración debe permitir a
los asociados o a sus representantes debidamente facultados, la inspección sobre
los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, es
decir, que debe garantizar el efectivo ejercicio de ese derecho suministrando los
documentos solicitados por los socios, accionistas, o apoderados, siempre y
cuando no se trate de secretos industriales o información que de ser divulgada
pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad. Para lograr este cometido, debe
destinarse un lugar apropiado en las oficinas de la administración que funcionen
en el domicilio principal de la sociedad, para que los llamados a ejercer el derecho
de inspección puedan realizar su consulta, y de otro lado, debe procurar una
atención eficiente a las solicitudes de información presentadas por los mismos,
todo ello teniendo en cuenta la actitud diligente y el trato equitativo que debe
caracterizar la actuación de la administración frente a los socios o accionistas, en
virtud de la cual, la información suministrada debe encontrarse actualizada con el
cumplimiento de las normas contables, de forma que permitan conocer
adecuadamente la verdadera situación de la empresa.
3.7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés
personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la
sociedad
Los administradores deberán abstenerse de participar en actividades que
impliquen competencia con la sociedad, salvo que exista autorización expresa de
la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas.
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3.8. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés
personal o de terceros en actos respecto de los cuales exista conflicto de
intereses
Algunos eventos de conflicto de intereses:
a) Cuando el administrador demanda a la sociedad, así dicha demanda sea
atendida por el representante legal suplente b) Cuando el administrador celebra
conciliaciones laborales a su favor c) Cuando el administrador como
representante legal gira títulos valores de la compañía a su favor.
3.9. Circunstancias a tenerse en cuenta en los casos de actos de
competencia y de conflictos de interés
3.9.1. Incursión en conflicto de interés y competencia por interpuesta persona;
3.9.2. Conducta del administrador en caso de actos de competencia o en caso de
conflicto de interés; 3.9.3. Intervención de la Junta de Socios y de la Asamblea
General de Accionistas: el máximo órgano social al adoptar la decisión no puede
perder de vista que el bienestar de la sociedad es el objetivo principal de su
trabajo y de su poder, razón por la cual habrá lugar a la autorización cuando el
acto no perjudique los intereses de la compañía; 3.9.4. Intervención de la
Superintendencia.
4. Prohibiciones a los Administradores:
De conformidad con lo establecido en el Código de Comercio y la Ley 222 de
1995, a los administradores les está prohibido, entre otras conductas:
a) Representar, salvo en los casos de representación legal, en las reuniones de la
asamblea o Junta de Socios acciones distintas de las propias, ni sustituir los
poderes que les sean conferidos (artículo 185 Código de Comercio);
b) Votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de liquidación, salvo los
suplentes que no hayan ejercido el cargo en dicho período (artículo 185 Código de
Comercio);
c) Enajenar o adquirir, por sí o por interpuesta persona, acciones de la misma
sociedad mientras estén en ejercicio de sus cargos, salvo en operaciones ajenas a
motivos de especulación y que cuenten con la autorización de la Junta Directiva
otorgada con las dos terceras partes de sus miembros excluido el del solicitante,
o de la Asamblea General, con el voto favorable de la mayoría ordinaria prevista
en los estatutos, excluido el del solicitante (artículo 404 del Código de Comercio);
d) Cuando son accionistas, celebrar acuerdos con otros accionistas
comprometiéndose a votar en igual o determinado sentido en las asambleas
(artículo 70 Ley 222 de 1995);
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e) Ser designados o ejercer en forma simultánea, un cargo directivo en más de
cinco juntas aún tratándose de sociedades matrices y sus subordinadas, siempre
que los hubiere aceptado (artículo 202 Código de Comercio);
f) Formar en las juntas directivas mayorías con personas ligadas entre sí por
matrimonio, o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o
segundo de afinidad o primero civil, excepto en las sociedades reconocidas como
de familia (artículo 435 del Código de Comercio).
5. Responsabilidad de los Administradores
Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que
por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros, salvo que no
hayan tenido conocimiento de la acción u omisión, o hayan votado en contra,
siempre y cuando no la ejecuten.
Cuando la ley advierte que no serán responsables los administradores que no
hayan tenido conocimiento de la acción u omisión, o aquellos que hayan votado
en contra de la decisión que imponga una u otra, en el entendido de que no la
ejecuten, está estimulando a los miembros de las juntas directivas y a todos los
administradores en general, a que asuman y expresen individualmente su criterio
sobre los asuntos en los que deben participar, dejando en las actas o en los
documentos relacionados con su gestión, la evidencia sobre sus opiniones y sobre
el sentido y razón de su voto o decisión. Es de advertir que no basta con el votar
en contra o con la constancia en el acta respectiva, si el administrador ejecuta u
obra conforme a la decisión adoptada.
De otro lado, la culpa del administrador ha de presumirse cuando incumple sus
funciones, se extralimita en el ejercicio de ellas, e igualmente cuando infringe la
ley o los estatutos.
También se presumirá la culpa cuando los administradores hayan propuesto o
ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades sin que estas estén
justificadas por balances reales y fidedignos, casos en los cuales responderán por
las sumas dejadas de repartir o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que
haya lugar (artículo 200 Código de Comercio modificado por el artículo 24 de la
Ley 222 de 1995)
En el evento en que el administrador de la sociedad sea una persona jurídica, la
responsabilidad recaerá sobre ella y sobre quien actúe como representante legal
de la misma.
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El legislador entiende que las cláusulas del contrato social que tiendan a absolver
a los administradores de las responsabilidades antes mencionadas, o a limitarlas
al importe de las cauciones que hayan prestado para ejercer sus cargos, se
tendrán por no escritas.
Algunas hipótesis de responsabilidad de los administradores
Otras normas de la legislación mercantil disponen casos especiales en que los
administradores incurren en responsabilidad, los cuales son:
1. Los administradores que realicen actos dispositivos sin que la sociedad haya
hecho el registro en la Cámara de Comercio de la escritura de constitución o, si
hay aporte de inmuebles, el correspondiente en la oficina de registro de
instrumentos públicos, responderán solidariamente ante los asociados y terceros
de las operaciones que celebren o ejecuten por cuenta de la sociedad (C. Co., art.
116).
2. En caso de nulidad por objeto o causa ilícitos, los asociados y quienes actúen
como administradores responderán ilimitada y solidariamente por el pasivo
externo y por los perjuicios causados. Además, quedarán inhabilitados para
ejercer el comercio por el término de diez años (C. Co., art. 105).
3. Cuando se declara la nulidad de una decisión de la asamblea o de la Junta de
Socios, los administradores deben (i) tomar las medidas necesarias para que se
cumpla la sentencia, pues de lo contrario su negligencia los hará responsables de
los perjuicios que ocasionen, y (ii) indemnizar a la sociedad por los perjuicios
derivados del cumplimiento de las decisiones anuladas, con derecho a repetir
contra los asociados que las aprobaron (C. Co., arts. 192 y 193).
4. Los administradores (y el revisor fiscal) responden de los perjuicios que causen
a la sociedad, a los asociados y a terceros por la no preparación o difusión de los
estados financieros (L. 222/95, art. 42, inc. 2).
5. Cuando la sociedad anónima se forma, se inscribe o se anuncia sin especificar
que tiene esta calidad o sin la sigla “S.A.”, los administradores responderán
solidariamente de las operaciones sociales que celebren (C. Co., art. 373).
6. Los administradores responderán solidariamente ante los asociados y terceros
por los perjuicios causados cuando inician nuevas operaciones sociales a pesar de
encontrarse la sociedad en estado de cesación de pagos o cuando no convocan de
inmediato a los asociados para informarlos sobre dicho estado (C. Co., art. 224).
7. Cuando en la sociedad anónima ocurran pérdidas que reduzcan el patrimonio
neto por debajo del cincuenta por ciento del capital suscrito, los administradores
deben abstenerse de iniciar nuevas operaciones y convocarán inmediatamente a
la asamblea general para informarla de la situación. Si no se procede de esta
forma, los administradores serán solidariamente responsables de los perjuicios
que causen a los accionistas y a terceros por las operaciones efectuadas con
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posterioridad a la fecha en que se verifiquen o constaten las pérdidas indicadas
(C. Co., art. 458).
8.El factor debe indemnizar a la sociedad proponente por los perjuicios derivados
del incumplimiento de las normas contables, fiscales y administrativas relativas al
establecimiento administrado (C. Co., art. 1338).
9. El liquidador responde frente a la sociedad, los asociados y terceros cuando
realiza operaciones o actos ajenos a la inmediata liquidación privada de la
sociedad. (C. Co., art. 222).
10. Cuando los bienes de la liquidación obligatoria sean insuficientes para
solucionar el pasivo externo, y el pago se hubiere entorpecido por las acciones u
omisiones de los administradores de la sociedad deudora, estos responderán
solidariamente por los daños y perjuicios que hubieren ocasionado a los socios y a
terceros (L. 222/95, art. 206).
CAPÍTULO XVII
DE LA ADOPCIÓN, DIVULGACIÓN, REFORMA Y VIGENCIA DEL CÓDIGO DE
BUEN GOBIERNO
Divulgación del Código de Buen Gobierno
El Código de Buen Gobierno se divulgará a los miembros de la Entidad y a sus
grupos de interés.
Reforma del Código de Buen Gobierno
El Código de Buen Gobierno podrá ser reformado por decisión parte de la Junta
Directiva de Salud Total EPS-S S.A o por sugerencia del Comité de Buen
Gobierno. Por esta razón, tanto los códigos primarios como cualquier modificación
que se haga a los mimos, será puesta a consideración de los trabajadores por al
menos dos (2) días hábiles, por cualquier medio escrito o vía e-mail o publicación
en Intranet (avisada por cualquier medio escrito) para que dentro de dicho
término presenten sus observaciones, las cuales serán evaluadas por la Junta
Directiva o la comisión designada para ello y de esta manera surtirse su
aprobación definitiva. Este código modifica y sustituye cualquier disposición
interna que le sea contraria.
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Vigencia del Código de Buen Gobierno
El Código de Buen Gobierno entrará en vigencia a partir de su aprobación por
parte de la Junta Directiva de Salud Total EPS-S S.A. En caso de ser susceptible
el código, de ser ajustado con los comentarios de los colaboradores, tendrá
vigencia una vez la junta directiva o la comisión que ella designe, aprueben el
código ajustado.
El presente código fue actualizado por parte de la Junta Directiva de Salud Total
EPS-S S.A., mediante aprobación que consta en el acta del día 18 de Diciembre
de 2013.
El Presidente de la Junta Directiva,
(Firmado original)
GUILLERMO BULLA ESPINOSA
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