Organización y Conservación del Archivo Histórico de la Facultad

Ponencia sobre la Organización y Conservación del Archivo Histórico de
la Facultad de Derecho de la U de la R. 1881 a 1985.
Autores:
Archivólogo Víctor Barranco García.
Pasante Gabriel Queijo Fellosa.
Montevideo, 17 al 21 de noviembre de 2009.
8vo CAM.
Historia de la Facultad de Jurisprudencia.
La Facultad de Jurísprudencia (después Derecho) surge como
institución en un proceso de acciones administrativas y situaciones
políticas que conllevaron a la fundación de la Universidad de la
República y a la Facultad de Jurisprudencia, entre los años 1833 a
1849, fue la única facultad que funcionó hasta 1876.
Desde entonces hasta la actualidad ha vivido períodos de evolución de
sus estructuras administrativas así como la constante ampliación de sus
cometidos, sólo interrumpido durante la dictadura militar en el año 1973,
retomada la autonomía y la democratización en el año 1985 hasta el
presente esta institución desarrolla 5 carreras en el campo del derecho,
con una población estudiantil que supera los 14 000 estudiantes.
Su evolución docente ha estado condicionada por dos grandes factores:
el proceso general de nuestra enseñanza universitaria y el proceso de la
vida jurídica nacional.
En su desarrollo y sus funciones generó una cantidad importante de
documentación administrativa que hoy constituye un fondo documental
importante.
La Facultad de Derecho fue protagonista de grandes acontecimientos
nacionales en sus 160 años de vida. Uno de los más importantes logros
de la casa de estudios fue la consagración de su Ley Orgánica en el año
1958.
Sufrió varias reformas en su desarrollo institucional, y tuvo otros tantos
intentos fallidos de mejoras, muchas veces limitados por los
autoritarismos. Se resistió a las dictaduras y luchó para defender al
Estado democrático, sufriendo la impotencia de la intervención que
padeció en la década del setenta del siglo pasado.
Por esta Facultad se formaron las más grandes figuras intelectuales de
nuestro país, como docentes, estudiantes y egresados, que tanto
contribuyeron al Estado de derecho, impuesto desde la Constitución,
enriquecieron la cultura y el pensamiento político y social de nuestra
nación.
Los Documentos de la Facultad:
Se trata de un importante acervo documental, que abarca 3 siglos,
últimas décadas del siglo XIX, todo el siglo XX y los primeros 6 años
de este nuevo siglo.
Su contenido está relacionado con las actividades administrativas,
culturales y científicas, con el trazo de la vida social uruguaya. Ahí
encontramos notas y expedientes sobre los programas docentes, los
planes de investigación y extensión universitaria, documentos variados
de la contabilidad. La administración, la docencia, sobre los estudiantes
y los funcionarios de la facultad.
Encontramos diferentes tipologías documentales, que constituyen series
documentales de actas del gobierno de la facultad y la Universidad.
Informes , Notas, Correspondencias, Controles, Asistencias,
Evaluaciones, Exámenes Libres y Reglamentados, Certificaciones,
Matrículas, Títulos, Exoneraciones, Prórrogas, Libros de Conocimientos,
Libros copiadores con documentos de diferentes tipos, todos
manuscritos, Libros Mayores de Contabilidad, de Actas de Arqueo y
Cajas, Expedientes de Estudiantes de las carreras de Notariado,
Procuración, Abogacía y Traductorado (Existen más de 5000
Expedientes de Estudiantes comprendidos entre los años: 1882-1967).
La documentación académica aparece en este subfondo desde 1879, y
la documentación administrativa de la Facultad va desde 1886 hasta
1985, y posterior a esta fecha hasta el presente la documentación
producida por la institución se encuentra en el sector administrativo.
Las condiciones de su conservación.
Para apreciar la importancia del Archivo Histórico de la Facultad de
Derecho, primero deben saber el contenido, el estado en que se
encontró.
Los antecedentes conocidos sobre el archivo de la Universidad, así
como el archivo de la Facultad, se debieron dar en el conjunto del
proceso de su Instalación y desarrollo, en el actual edificio de nuestra
Facultad y que comparte la Dirección de la universidad.
En el proceso del tiempo y el funcionamiento administrativo de la
facultad, se fueron acumulando un sinnúmero de documentos productos
de su gestión, que se conservaron con diferentes criterios y condiciones,
pero el 22 de octubre de 1976, las autoridades interventoras de la
Universidad entregaron al Archivo General de la Nación 77 cajas de
documentos que databan de 1827 al 1945, y posteriormente continuó el
envío del período 1946-1953, documentos perteneciente a la
Universidad y de la Facultad de Derecho también.
Más nunca se supo de éstos, hasta que en el año 2000 se logró elaborar
el Catálogo del Archivo de la U de la R (1827-1885) primer tomo, y el
segundo tomo (1886 – 1904), hecho por las archivólogas Alicia Casas
de Barrán, Mónica Báez y la historiadora María Blanca Paris de Oddone,
en conmemoración del 150 Aniversario de la Instalación de la
Universidad, y entre los cuales se comprueba de la existencia de
documentos de la Facultad de Derecho de fecha: 1836 al 1885.
En 1985 el CDC (Consejo Directivo Central) por resolución del 29 de
octubre decidió crear una
comisión para el estudio de los problemas
relativos al Archivo de la Universidad, que concluyó en la solicitud de la
devolución de éste por la importancia que posee para el estudio de la historia
y la identidad de la Universidad, al Ministerio de Educación y Cultura, al cual
pertenece el AGN, pero nunca hubo respuestas.
Aunque parezca increíble sólo a partir del año 2005 y con la designación
de una nueva dirección , que recayó en la archivóloga y licenciada Alicia
Casas de Barrán, se pudo acceder al contenido del Archivo General de
la Nación con profundidad, tras un largo proceso de trabajo archivístico
se puede conocer el contenido real y el estado de conservación de la
documentación universitaria en ese lugar.
Al producirse el movimiento de los documentos, se corroboró que hubo
documentos de la Facultad que no fueron enviados a ese destino y eso
lo comprueba la presencia de documentos de diferentes épocas en
nuestro archivo histórico actual, en proceso de organización.
En estos últimos 21 años (1985 - 2006) la documentación más antigua
de la Facultad es depositada y trasladada a lugares sin condiciones
adecuadas, estuvo depositada en la Casona (casa utilizada como
depósito de la facultad) donde se encontraba en malas condiciones de
conservación, predominado su suciedad, los insectos, los roedores, y
una alteración de su medio ambiente, que conllevó a sufrir diferentes
grados de deterioro.con diferentes criterios en su conservación, y la
documentación de años recientes en diferentes depósitos o supuestos
Archivos, tambien en difíciles condiciones de organización y
conservación.
Además se sumó el hecho de un gran aumento de la producción de
documentos al asumir la institución nuevas competencias y nuevas
tecnologías, como el expediente electrónico que facilitó el incremento de
las gestiones pero que conllevó a la impresión de dichas gestiones
administrativas.
Ya en el año 2005 se comienza a revertir la situación archivística de este
sub- fondo documental, y se impone el criterio de unificar todos los
documentos que se encontraban dispersos.
Las Razones para su rescate:
La documentación contenida en este archivo administrativo constituye
un acervo documental y testimonio de la identidad y la memoria de
nuestra casa de estudios.
Dada la importancia de la documentación de este archivo es necesario
que la misma esté disponible para cualquier investigación científica,
social o cultural.
A pesar de la pérdida de la documentación extraída de la Facultad, en el
período de facto, se cuenta con un importante Patrimonio Documental
que hay que rescatar del olvido y la destrucción, mediante un trabajo
extraordinario, se debe conservar adecuadamente estos documentos
porque toda su información testimonia y documenta el nacimiento y
desarrollo de la Facultad y la Universidad de la República, además de
formar parte del Patrimonio Cultural del país.
Lograr convencer de que era necesario su rescate, parte de la del
ingreso del archivólogo Victor Barranco desde el año 2003, marcando
pautas archivisticas en el tratamiento de estos documentos, estos
registran obligaciones y compromisos institucionales, que se constituyen
en prueba de los derechos de todos los ciudadanos y que es la Memoria
y comprensión de la Historia de la Universidad, que contribuye al
conocimiento.
Con la fundamentación de que la Facultad de Derecho jugó un papel
central en la formación de las élites políticas y culturales del Uruguay,
con significativa proyección latinoamericana, se comprende que este
archivo, es una fuente primaria de información.
El Rescate a través de la colaboración de ADAI.
Recuperar este archivo, fue desde entonces un propósito y una tarea
ardua, pero buscando, convenciendo y demostrando resultados,
sumando las voluntades de la administración, mediante la aplicación de
las técnicas adecuadas, se comenzó a preparar para el futuro a un
archivo que conserva la historia de nuestra casa universitaria.
Como no existía un archivo organizado, no existía su inclusión en los
presupuestos de la institución, no existía recursos para sus
implementaciones.
A partir del año 2004 se comenzó a buscar aprobaciones para buscar
recursos financieros a través de un proyecto de elaboración propia para
presentarlo a la Agencia de Cooperación Española. El Proyecto plantea
la Organización de todos los documentos, su limpieza y colocación en
cajas. Lograr una mejor conservación de este Archivo Histórico de la
Facultad de Derecho, mediante técnicas archivísticas, terminando el
mismo en un proceso de Digitalización para su respaldo y reproducción
a otros soportes en el tiempo, ya que la microfilmación es un proceso
más caro y la Digitalización es de más facil manejo para su Difusión, y
permite su reproducción, conservación y futura migración a otros
soportes que sean más avanzados en el tiempo.
El hecho conllevó a que se valorara la posibilidad de destinar un aporte
financiero por parte de la Facultad durante el año 2005, como
complemento a los gastos del proyecto que presentó a la Agencia de
Cooperación Española.
El proyecto de la Organización y Conservación del Archivo Histórico de
la Facultad de Derecho, fue aprobado por las autoridades de ADAI y
conllevó un paciente y largo trabajo, que se desarrolló en tres etapas
entre los años 2005 al 2009.
El proceso de la organización y su Preservación mediante la aplicación
de las técnicas archivísticas adecuadas, dejaría al archivo histórico
disponible para prestar un servicio a los investigadores y usuarios en
general.
Dejar preparado el Archivo Histórico para una futura aplicación de
técnicas de descripción de las demás series documentales contenidas
en el
sub- Fondo Documental
universitario, ya que el Fondo
Documental lo constituye la Universidad en su conjunto, además de
medidas de conservación que garanticen su mayor permanencia en el
tiempo.
El proceso del rescate:
El sub - Fondo Documental está constituido por documentos en soporte
papel, por el gran volumen del mismo se realizó el inicio de la organización y
procesos técnicos en 3 etapas de trabajo, comenzando en el año 2005:
1ra. Etapa: comprendió la documentación del siglo XIX, y los primeros 25
años del siglo XX.
El proceso que se llevó a cabo consistió en desarrollar 3 actividades que
conllevaron varias tareas:
1- La instalación del Archivo: Acondicionamiento del local designado por las
autoridades, que requirió de limpieza profunda con lijado de los pisos de
madera y varios encerados (anteriormente existía un depósito en el lugar). Se
efectuó limpieza de pisos y ventanas, pintura de paredes y techos, Refacción
de la electricidad y la iluminación, Medición y Distribución de los espacios,
armado de las Estanterías, su limpieza (por ser éstas recicladas).
2- Traslado de la Documentación: Desde la Casona mediante la contratación
de un camión, y desde el salón 25 donde estaba depositada parte de la
documentación, se complementa el traslado de 100 metros lineales de
documentos, la colocación en las estanterías según la clasificación primaria
establecida de antemano, hasta el trasiego a mano por 18 de julio desde el
Archivo General de la U de la R de algunos cientos de cajas de cartón en
desecho que fueron recicladas y etiquetadas para su nuevo uso.
3- Aplicación del proceso técnico archivístico: Se realizaron diferentes
actividades de carácter técnico como lo es la Clasificación y la Ordenación de
los documentos aplicando las normas ISO y parámetros internacionales, se
utilizó asesoramiento de un docente de la especialidad y se realizaron
diferentes controles de calidad del proceso empleado.
En esta etapa del desarrollo del proyecto se contó con la elaboración de los
funcionarios de Intendencia y Servicios Generales.
El primer instrumento realizado fue un Inventario Somero sobre todo el
contenido del archivo, con el objetivo de conocer de su contenido.
Posteriormente se realizó una Base de Datos en Winisis, elaborando un
Inventario para el registro de los documentos del siglo 19.
Se elaboraron otros instrumentos de archivo
información:
para la búsqueda de la
Inventario Somero para documentos entre 1890 y 1925.
Censo de Estudiantes de Abogacía 1875 a 1902.
Censo de Estudiantes de Notariado 1884 a 1892.
Registro de Estudiante de Abogacía 1875 a 1901.
Índice Onomástico de Estudiantes de Abogacía y Notariado 1875 a 1902.
Inventario Analítico 1892 a 1908.
Organigrama institucional para el período 1875 a 1925.
Desarrollo del Cuadro de Clasificación para la estructura orgánica-funcional de
la época.
Estos instrumentos se efectuaron con la contribución de los estudiantes que se
contrataron, con la participación honoraria de otros profesionales y estudiantes
de archivología, y con estudiantes que realizaron sus Tesis de Grado dentro
del período 1875 a 1949.
2da. Etapa: Abarcó la documentación de primeros 45 años del siglo XX.
Se elaboraron los siguientes instrumentos para las búsquedas:
Inventario Descriptivo para el período 1935 a 1949.
Índice Onomástico de Estudiantes de Abogacía 1940 a 1948.
Inventario Descriptivo e Índice Onomástico de Estudiantes de Procuración
1935 a 1948.
Inventario Descriptivo e índice Onomástico de Estudiantes Notariado entre
1935 y 1949.
Inventario Descriptivo de Secretaría de 1935 a 1949.
Inventario Descriptivo e Índice cronológico de Libros y Actas entre 1935 y 1948.
Se Digitalizó 4315 documentos encuadernados correspondiente a diferentres
tipos documentales, entre ellos, Informes, Notas y actas del período 1879 a
1945.
Se elaboró el Inventario Descriptivo para estos documentos en formato
electrónico utilizando el software LASERFICHE.
3ra Etapa: Consistió en la Digitalización de 4700 documentos comprendidos
entre 1907 y 1958, se elaboró la descripción archivística aplicando las normas
ISAD (G), utilizando el mismo software.
Se empleó un sistema de descripción normalizado y automatizado, realizando
la lectura y revisión del contenido de 10 Libros copiadores, que conllevó a la
elaboración de un registro de 279 hojas con el lenguaje técnico establecido
para aplicar su vinculación al OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
aplicado al software en cuestión. Este trabajo conllevó 7 meses de elaboración,
incluyendo el escaneo, la digitalización y el control de calidad del proceso.
La Digitalización se efectuó considerando que es el proceso de mejor manejo,
más actualizado y económico y con posibilidades más factibles de poderlo
transferir a otro soporte en el futuro al avanzar el desarrollo de la tecnología.
Este proceso permite almacenar una gran cantidad de documentos y su fácil
manipulación y transportación ayudará a una mayor difusión de la información
contenida en ellos.
Desde el punto de vista de la conservación de los documentos, se logra evitar
el manejo de los documentos originales y además evitar la pérdida total de su
contenido si desaparecen los actuales soportes en los que se mantienen.
El Proceso técnico archivístico:
Se efectuó en el desarrollo de las 3 fases del proyecto ya planteados
anteriormente, para la que se conjugaron los recursos materiales,
económicos y humanos aportados por ADAI y la Facultad.
La estructura de la Instalación, Distribución y Funcionamiento del
Archivo se implementó con tres áreas de trabajo: Área de depósito
Documental, Área Técnica y Área Pública y/o Sala de Reuniones. La
organización archivística consiste en la aplicación de principios y
normas técnicas especificas, en base a eso se propuso planificar,
Implantar y Evaluar un Sistema de Gestión de la Documentación
Administrativa, que promueva la ejecución de las tareas técnicas
archivísticas más importantes para la Organización, la Descripción, la
Conservación
y hacer accesible el sub – fondo documental
Administrativo e Histórico .
La organización archivística constó de la implementación de una serie
de tareas:
Estudio de la Estructura y Desarrollo de la Institución:
Conocer su estructura organizativa, las Unidades que lo constituyen, las
diversas escalas centrales o descentralizadas: la Dirección, las
Divisiones, los Departamentos, las Secciones y/ o Filiales. La naturaleza
de las relaciones internas, tanto orgánico- jerárquicas como de gestión.
Conocer las Finalidades u Objetivos de la Entidad, los Cometidos y
Competencias de cada uno de los diferentes niveles o escalas que la
integran. Con ello se preparó las siguientes etapas.
El Relevamiento Documental:
Relevamiento Documental minucioso, de todos los tipos de documentos
que se elaboran en la Facultad, con el objeto de su posible clasificación.
Para ello se revisó todas las estructuras administrativas de donde se
generó dicha documentación, así como las funciones que cumplen;
para identificar y contribuir a la identificación de los tipos y series
documentales. Para ello se utilizó un formulario técnico elaborado por
el técnico archivólogo.
Organigrama
Se estudió a las estructuras orgánicas- funcionales actuales, su
evolución en el tiempo de vida de la institución, lo que nos permitió
continuar con otros procedimientos archivísticos posteriormente.
La importancia radica en que nos proporciona el origen documental y su
futura organización a partir de la estructura actual.
Elaboración de un Cuadro de Clasificación:
Definición de una estructura jerárquica y lógica que refleje las funciones
y las actividades del organismo, funciones que generan la creación o
recepción de los documentos, así como lograr la identidad propia de
cada grupo documental, que lo distingue como único y los relaciona
jerárquicamente con los demás, sin dar lugar a la ambigüedad. Además
es un instrumento inestimable para la localización conceptual de las
Series Documentales. Se emplean los recursos anteriores.
Identificación de las Series Documentales:
Los documentos deben ser devueltos a su orden original, aquel que
tuvieron cuando fueron creados, por consiguiente, no sólo según el
fondo de procedencia, sino dispuestos en el seno del grupo de
documentos producidos y que reflejan el modo de ser y de funcionar de
la Institución que los ha creado, sobre la base de las competencias de la
organización, de la estructura, y de los procedimientos.
La tipología documental nos proporcionó una escala de valores o
atributos, que nos permitió definir las series documentales, al identificar
dichas estructuras orgánicas- funcionales y sus competencias y
posteriormente determinar sus valores sustantivos o facilitativos.
Planificación del trabajo de la Organización:
La planificación de la organización estuvo dada a partir del Sistema
elegido previo conocimiento detallado de las funciones que desarrolla el
organismo y los documentos producidos. La utilidad del Cuadro de
Clasificación,
y una disposición complementaria del lugar de la
documentación, nos preparó la posibilidad de elegir el método de
ordenación adecuado. Se emplearon los recursos técnicos al caso.
Plan de Descripción:
El objetivo de la labor descriptiva es hacer eficazmente accesible el sub fondo documental de la Facultad de Derecho.
Se utilizaron recursos técnicos empleados en una Programación
Descriptiva.
Se debe formular un programa descriptivo a fin de proporcionar con
prontitud ciertos datos referentes a todos los documentos del archivo.
Posteriormente se decidió la profundidad conque será
necesario
describir cada agrupación documental y en consecuencia el tipo de
procedimiento para llevarlo a cabo.
Así como el tipo de Instrumentos Descriptivos que se elaboraron,
como inventarios, índices y otros instrumentos de control, incluyendo
la utilización de la automatización de los mismos, para lo cual se
utilizaron las normas internacionales de descripción archivística ISAD
(G). Y los futuros instrumentos a elaborar.
Medidas Técnicas y/ o asesoramiento de Tratamiento Documental:
Propuestas para el expurgo de los documentos: Valoración, Selección y
Eliminación. Se aplicó formulario establecido por las autoridades del
AGN.
Estudio del Ciclo Vital de los documentos, y la fase de desarrollo del
archivo, su eliminación o conservación definitiva se distinguen en
función de:
La utilidad administrativa y legal de los documentos.
Su utilidad histórica.
Período de utilidad corriente: documentos conservados en la
administración de origen.
Período de utilidad definitiva: documentos conservados en el archivo
histórico.
Se realiza en la actualidad una Tabla de Plazos de Valoración para la
conservación y eliminación documental, según las
regulaciones
administrativas públicas y de los intereses legales y administrativos de
la Facultad de Derecho.
Se incluyeron otras propuestas de medidas técnicas para el mejor
manejo y conservación de la documentación, según las características
de cada lugar dentro de la Institución.
Estudio de Estructuración para el Servicio del Archivo:
No existía ningún servicio de archivo, puesto que no existía éste como
una unidad administrativa y si diferentes depósitos y pequeños archivos
de gestión en las oficinas.
Tras su instalación, se analizó el servicio que pueda brindar el archivo,
logrando la recuperación de la información de forma precisa y en tiempo
razonable para la Administración.
Se planteó el desarrollo de una función cultural a través de un servicio
educativo e investigativo, partiendo de las fuentes primarias de la
información histórica de la Facultad, y desarrollar otras tantas
actividades como préstamos, exposiciones, publicaciones, elaboración
de web del archivo.
Informatización y creación de Bases de Datos Archivísticas:
Se informatiza utilizando el software utilizado en las diferentes fases
del proyecto, con la alternativa de utilizar otros que se adecuen al
servicio y funcionamiento interno del archivo, así como la determinación
de descriptores normalizados, para la creación de las Bases de Datos,
para la recuperación más eficiente de dicha información.
También el acceso a la documentación y la información, dependerá de
factores internos de la institución, sus regulaciones, manejo y
conservación de la documentación electrónica, entre otros factores.
Se emplean recursos técnicos, normas y procedimientos.
Se comenzó la elaboración de los documentos de trabajo a utilizar
posteriormente para el desarrollo de las tareas de la Gestión
Documental:
Normas Básicas de organización y gestión de los archivos de las
oficinas de las diferentes dependencias de la Facultad.
El cuadro de clasificación de la institución.
El cuadro de clasificación de la oficina.
El catálogo de tipos documentales de la oficina.
Las normas de transferencias al archivo central de la facultad.
Las normas de expurgo o eliminación controlada de documentos de las
oficinas.
Todos estos documentos utilizando las normas técnicas archivísticas en
su elaboración, constituyen una herramienta de trabajo útil para la
organización y la gestión documental: control eficiente del volumen y
manejo de la información.
Se constituirá con ellos un Manual de Procedimientos para el manejo,
control y planificación del trabajo archivístico.
Programa de Servicios y Difusión Cultural:
Se establece un Servicio de asistencia a la Administración, brindándole
toda la Información contenida en el Archivo, que sea necesaria para la
determinación de decisiones administrativas y un Servicio de Consulta
para la Investigación, la Docencia y el Estudio como Difusión Cultural
y de Actividades que permitan dar a conocer su contenido, como
Patrimonio Documental de la Facultad de Derecho.
1. Dentro del Servicio de extensión archivística y a través de un vínculo
con los gremios profesionales de los archivistas se desarrolla una línea
de investigación basada en la elaboración de proyectos, en el eje de un
PROGRAMA DE SERVICIO Y DIFUSIÓN CULTURAL para el que se crea un
espacio denominado: CENTRO DE REFERENCIA e INVESTIGACIÓN
PARA ACADEMICOS, PROFESIONALES Y ESTUDIANTES
que
consiste en aplicar la extensión archivística universitaria como un
espacio vital para los académicos, profesionales y estudiantes, además
se vincula con el espacio ya logrado de la web del archivo, que se dio a
conocer en el 160 aniversario de la instalación de la Facultad, así como
de la Universidad en el año 1849, este centro de referencia pretende
buscar y desarrollar líneas de trabajo para la investigación mediante el
manejo de la información, su estudio y para la elaboración de
proyectos, preparación y presentación de Ponencias, apoyo para la
preparación de Eventos Científicos y su Difusión.
Mediante este espacio se desarrollará una Función Cultural a través de
un servicio educativo, partiendo de las Fuentes Primarias Documentales
que existen y ayudar a desarrollar otras actividades culturales como
creación de espacios web, boletines electrónicos, Exposiciones y
Publicaciones.
Autores:
Archivólogo Víctor Barranco García.
Pasante Gabriel Queijo Fellosa.
Montevideo, 17 al 21 de noviembre de 2009.
8vo CAM.