Ponencia sobre la Organización y Conservación del Archivo Histórico de la Facultad de Derecho de la U de la R. 1881 a 1985. Autores: Archivólogo Víctor Barranco García. Pasante Gabriel Queijo Fellosa. Montevideo, 17 al 21 de noviembre de 2009. 8vo CAM. Historia de la Facultad de Jurisprudencia. La Facultad de Jurísprudencia (después Derecho) surge como institución en un proceso de acciones administrativas y situaciones políticas que conllevaron a la fundación de la Universidad de la República y a la Facultad de Jurisprudencia, entre los años 1833 a 1849, fue la única facultad que funcionó hasta 1876. Desde entonces hasta la actualidad ha vivido períodos de evolución de sus estructuras administrativas así como la constante ampliación de sus cometidos, sólo interrumpido durante la dictadura militar en el año 1973, retomada la autonomía y la democratización en el año 1985 hasta el presente esta institución desarrolla 5 carreras en el campo del derecho, con una población estudiantil que supera los 14 000 estudiantes. Su evolución docente ha estado condicionada por dos grandes factores: el proceso general de nuestra enseñanza universitaria y el proceso de la vida jurídica nacional. En su desarrollo y sus funciones generó una cantidad importante de documentación administrativa que hoy constituye un fondo documental importante. La Facultad de Derecho fue protagonista de grandes acontecimientos nacionales en sus 160 años de vida. Uno de los más importantes logros de la casa de estudios fue la consagración de su Ley Orgánica en el año 1958. Sufrió varias reformas en su desarrollo institucional, y tuvo otros tantos intentos fallidos de mejoras, muchas veces limitados por los autoritarismos. Se resistió a las dictaduras y luchó para defender al Estado democrático, sufriendo la impotencia de la intervención que padeció en la década del setenta del siglo pasado. Por esta Facultad se formaron las más grandes figuras intelectuales de nuestro país, como docentes, estudiantes y egresados, que tanto contribuyeron al Estado de derecho, impuesto desde la Constitución, enriquecieron la cultura y el pensamiento político y social de nuestra nación. Los Documentos de la Facultad: Se trata de un importante acervo documental, que abarca 3 siglos, últimas décadas del siglo XIX, todo el siglo XX y los primeros 6 años de este nuevo siglo. Su contenido está relacionado con las actividades administrativas, culturales y científicas, con el trazo de la vida social uruguaya. Ahí encontramos notas y expedientes sobre los programas docentes, los planes de investigación y extensión universitaria, documentos variados de la contabilidad. La administración, la docencia, sobre los estudiantes y los funcionarios de la facultad. Encontramos diferentes tipologías documentales, que constituyen series documentales de actas del gobierno de la facultad y la Universidad. Informes , Notas, Correspondencias, Controles, Asistencias, Evaluaciones, Exámenes Libres y Reglamentados, Certificaciones, Matrículas, Títulos, Exoneraciones, Prórrogas, Libros de Conocimientos, Libros copiadores con documentos de diferentes tipos, todos manuscritos, Libros Mayores de Contabilidad, de Actas de Arqueo y Cajas, Expedientes de Estudiantes de las carreras de Notariado, Procuración, Abogacía y Traductorado (Existen más de 5000 Expedientes de Estudiantes comprendidos entre los años: 1882-1967). La documentación académica aparece en este subfondo desde 1879, y la documentación administrativa de la Facultad va desde 1886 hasta 1985, y posterior a esta fecha hasta el presente la documentación producida por la institución se encuentra en el sector administrativo. Las condiciones de su conservación. Para apreciar la importancia del Archivo Histórico de la Facultad de Derecho, primero deben saber el contenido, el estado en que se encontró. Los antecedentes conocidos sobre el archivo de la Universidad, así como el archivo de la Facultad, se debieron dar en el conjunto del proceso de su Instalación y desarrollo, en el actual edificio de nuestra Facultad y que comparte la Dirección de la universidad. En el proceso del tiempo y el funcionamiento administrativo de la facultad, se fueron acumulando un sinnúmero de documentos productos de su gestión, que se conservaron con diferentes criterios y condiciones, pero el 22 de octubre de 1976, las autoridades interventoras de la Universidad entregaron al Archivo General de la Nación 77 cajas de documentos que databan de 1827 al 1945, y posteriormente continuó el envío del período 1946-1953, documentos perteneciente a la Universidad y de la Facultad de Derecho también. Más nunca se supo de éstos, hasta que en el año 2000 se logró elaborar el Catálogo del Archivo de la U de la R (1827-1885) primer tomo, y el segundo tomo (1886 – 1904), hecho por las archivólogas Alicia Casas de Barrán, Mónica Báez y la historiadora María Blanca Paris de Oddone, en conmemoración del 150 Aniversario de la Instalación de la Universidad, y entre los cuales se comprueba de la existencia de documentos de la Facultad de Derecho de fecha: 1836 al 1885. En 1985 el CDC (Consejo Directivo Central) por resolución del 29 de octubre decidió crear una comisión para el estudio de los problemas relativos al Archivo de la Universidad, que concluyó en la solicitud de la devolución de éste por la importancia que posee para el estudio de la historia y la identidad de la Universidad, al Ministerio de Educación y Cultura, al cual pertenece el AGN, pero nunca hubo respuestas. Aunque parezca increíble sólo a partir del año 2005 y con la designación de una nueva dirección , que recayó en la archivóloga y licenciada Alicia Casas de Barrán, se pudo acceder al contenido del Archivo General de la Nación con profundidad, tras un largo proceso de trabajo archivístico se puede conocer el contenido real y el estado de conservación de la documentación universitaria en ese lugar. Al producirse el movimiento de los documentos, se corroboró que hubo documentos de la Facultad que no fueron enviados a ese destino y eso lo comprueba la presencia de documentos de diferentes épocas en nuestro archivo histórico actual, en proceso de organización. En estos últimos 21 años (1985 - 2006) la documentación más antigua de la Facultad es depositada y trasladada a lugares sin condiciones adecuadas, estuvo depositada en la Casona (casa utilizada como depósito de la facultad) donde se encontraba en malas condiciones de conservación, predominado su suciedad, los insectos, los roedores, y una alteración de su medio ambiente, que conllevó a sufrir diferentes grados de deterioro.con diferentes criterios en su conservación, y la documentación de años recientes en diferentes depósitos o supuestos Archivos, tambien en difíciles condiciones de organización y conservación. Además se sumó el hecho de un gran aumento de la producción de documentos al asumir la institución nuevas competencias y nuevas tecnologías, como el expediente electrónico que facilitó el incremento de las gestiones pero que conllevó a la impresión de dichas gestiones administrativas. Ya en el año 2005 se comienza a revertir la situación archivística de este sub- fondo documental, y se impone el criterio de unificar todos los documentos que se encontraban dispersos. Las Razones para su rescate: La documentación contenida en este archivo administrativo constituye un acervo documental y testimonio de la identidad y la memoria de nuestra casa de estudios. Dada la importancia de la documentación de este archivo es necesario que la misma esté disponible para cualquier investigación científica, social o cultural. A pesar de la pérdida de la documentación extraída de la Facultad, en el período de facto, se cuenta con un importante Patrimonio Documental que hay que rescatar del olvido y la destrucción, mediante un trabajo extraordinario, se debe conservar adecuadamente estos documentos porque toda su información testimonia y documenta el nacimiento y desarrollo de la Facultad y la Universidad de la República, además de formar parte del Patrimonio Cultural del país. Lograr convencer de que era necesario su rescate, parte de la del ingreso del archivólogo Victor Barranco desde el año 2003, marcando pautas archivisticas en el tratamiento de estos documentos, estos registran obligaciones y compromisos institucionales, que se constituyen en prueba de los derechos de todos los ciudadanos y que es la Memoria y comprensión de la Historia de la Universidad, que contribuye al conocimiento. Con la fundamentación de que la Facultad de Derecho jugó un papel central en la formación de las élites políticas y culturales del Uruguay, con significativa proyección latinoamericana, se comprende que este archivo, es una fuente primaria de información. El Rescate a través de la colaboración de ADAI. Recuperar este archivo, fue desde entonces un propósito y una tarea ardua, pero buscando, convenciendo y demostrando resultados, sumando las voluntades de la administración, mediante la aplicación de las técnicas adecuadas, se comenzó a preparar para el futuro a un archivo que conserva la historia de nuestra casa universitaria. Como no existía un archivo organizado, no existía su inclusión en los presupuestos de la institución, no existía recursos para sus implementaciones. A partir del año 2004 se comenzó a buscar aprobaciones para buscar recursos financieros a través de un proyecto de elaboración propia para presentarlo a la Agencia de Cooperación Española. El Proyecto plantea la Organización de todos los documentos, su limpieza y colocación en cajas. Lograr una mejor conservación de este Archivo Histórico de la Facultad de Derecho, mediante técnicas archivísticas, terminando el mismo en un proceso de Digitalización para su respaldo y reproducción a otros soportes en el tiempo, ya que la microfilmación es un proceso más caro y la Digitalización es de más facil manejo para su Difusión, y permite su reproducción, conservación y futura migración a otros soportes que sean más avanzados en el tiempo. El hecho conllevó a que se valorara la posibilidad de destinar un aporte financiero por parte de la Facultad durante el año 2005, como complemento a los gastos del proyecto que presentó a la Agencia de Cooperación Española. El proyecto de la Organización y Conservación del Archivo Histórico de la Facultad de Derecho, fue aprobado por las autoridades de ADAI y conllevó un paciente y largo trabajo, que se desarrolló en tres etapas entre los años 2005 al 2009. El proceso de la organización y su Preservación mediante la aplicación de las técnicas archivísticas adecuadas, dejaría al archivo histórico disponible para prestar un servicio a los investigadores y usuarios en general. Dejar preparado el Archivo Histórico para una futura aplicación de técnicas de descripción de las demás series documentales contenidas en el sub- Fondo Documental universitario, ya que el Fondo Documental lo constituye la Universidad en su conjunto, además de medidas de conservación que garanticen su mayor permanencia en el tiempo. El proceso del rescate: El sub - Fondo Documental está constituido por documentos en soporte papel, por el gran volumen del mismo se realizó el inicio de la organización y procesos técnicos en 3 etapas de trabajo, comenzando en el año 2005: 1ra. Etapa: comprendió la documentación del siglo XIX, y los primeros 25 años del siglo XX. El proceso que se llevó a cabo consistió en desarrollar 3 actividades que conllevaron varias tareas: 1- La instalación del Archivo: Acondicionamiento del local designado por las autoridades, que requirió de limpieza profunda con lijado de los pisos de madera y varios encerados (anteriormente existía un depósito en el lugar). Se efectuó limpieza de pisos y ventanas, pintura de paredes y techos, Refacción de la electricidad y la iluminación, Medición y Distribución de los espacios, armado de las Estanterías, su limpieza (por ser éstas recicladas). 2- Traslado de la Documentación: Desde la Casona mediante la contratación de un camión, y desde el salón 25 donde estaba depositada parte de la documentación, se complementa el traslado de 100 metros lineales de documentos, la colocación en las estanterías según la clasificación primaria establecida de antemano, hasta el trasiego a mano por 18 de julio desde el Archivo General de la U de la R de algunos cientos de cajas de cartón en desecho que fueron recicladas y etiquetadas para su nuevo uso. 3- Aplicación del proceso técnico archivístico: Se realizaron diferentes actividades de carácter técnico como lo es la Clasificación y la Ordenación de los documentos aplicando las normas ISO y parámetros internacionales, se utilizó asesoramiento de un docente de la especialidad y se realizaron diferentes controles de calidad del proceso empleado. En esta etapa del desarrollo del proyecto se contó con la elaboración de los funcionarios de Intendencia y Servicios Generales. El primer instrumento realizado fue un Inventario Somero sobre todo el contenido del archivo, con el objetivo de conocer de su contenido. Posteriormente se realizó una Base de Datos en Winisis, elaborando un Inventario para el registro de los documentos del siglo 19. Se elaboraron otros instrumentos de archivo información: para la búsqueda de la Inventario Somero para documentos entre 1890 y 1925. Censo de Estudiantes de Abogacía 1875 a 1902. Censo de Estudiantes de Notariado 1884 a 1892. Registro de Estudiante de Abogacía 1875 a 1901. Índice Onomástico de Estudiantes de Abogacía y Notariado 1875 a 1902. Inventario Analítico 1892 a 1908. Organigrama institucional para el período 1875 a 1925. Desarrollo del Cuadro de Clasificación para la estructura orgánica-funcional de la época. Estos instrumentos se efectuaron con la contribución de los estudiantes que se contrataron, con la participación honoraria de otros profesionales y estudiantes de archivología, y con estudiantes que realizaron sus Tesis de Grado dentro del período 1875 a 1949. 2da. Etapa: Abarcó la documentación de primeros 45 años del siglo XX. Se elaboraron los siguientes instrumentos para las búsquedas: Inventario Descriptivo para el período 1935 a 1949. Índice Onomástico de Estudiantes de Abogacía 1940 a 1948. Inventario Descriptivo e Índice Onomástico de Estudiantes de Procuración 1935 a 1948. Inventario Descriptivo e índice Onomástico de Estudiantes Notariado entre 1935 y 1949. Inventario Descriptivo de Secretaría de 1935 a 1949. Inventario Descriptivo e Índice cronológico de Libros y Actas entre 1935 y 1948. Se Digitalizó 4315 documentos encuadernados correspondiente a diferentres tipos documentales, entre ellos, Informes, Notas y actas del período 1879 a 1945. Se elaboró el Inventario Descriptivo para estos documentos en formato electrónico utilizando el software LASERFICHE. 3ra Etapa: Consistió en la Digitalización de 4700 documentos comprendidos entre 1907 y 1958, se elaboró la descripción archivística aplicando las normas ISAD (G), utilizando el mismo software. Se empleó un sistema de descripción normalizado y automatizado, realizando la lectura y revisión del contenido de 10 Libros copiadores, que conllevó a la elaboración de un registro de 279 hojas con el lenguaje técnico establecido para aplicar su vinculación al OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) aplicado al software en cuestión. Este trabajo conllevó 7 meses de elaboración, incluyendo el escaneo, la digitalización y el control de calidad del proceso. La Digitalización se efectuó considerando que es el proceso de mejor manejo, más actualizado y económico y con posibilidades más factibles de poderlo transferir a otro soporte en el futuro al avanzar el desarrollo de la tecnología. Este proceso permite almacenar una gran cantidad de documentos y su fácil manipulación y transportación ayudará a una mayor difusión de la información contenida en ellos. Desde el punto de vista de la conservación de los documentos, se logra evitar el manejo de los documentos originales y además evitar la pérdida total de su contenido si desaparecen los actuales soportes en los que se mantienen. El Proceso técnico archivístico: Se efectuó en el desarrollo de las 3 fases del proyecto ya planteados anteriormente, para la que se conjugaron los recursos materiales, económicos y humanos aportados por ADAI y la Facultad. La estructura de la Instalación, Distribución y Funcionamiento del Archivo se implementó con tres áreas de trabajo: Área de depósito Documental, Área Técnica y Área Pública y/o Sala de Reuniones. La organización archivística consiste en la aplicación de principios y normas técnicas especificas, en base a eso se propuso planificar, Implantar y Evaluar un Sistema de Gestión de la Documentación Administrativa, que promueva la ejecución de las tareas técnicas archivísticas más importantes para la Organización, la Descripción, la Conservación y hacer accesible el sub – fondo documental Administrativo e Histórico . La organización archivística constó de la implementación de una serie de tareas: Estudio de la Estructura y Desarrollo de la Institución: Conocer su estructura organizativa, las Unidades que lo constituyen, las diversas escalas centrales o descentralizadas: la Dirección, las Divisiones, los Departamentos, las Secciones y/ o Filiales. La naturaleza de las relaciones internas, tanto orgánico- jerárquicas como de gestión. Conocer las Finalidades u Objetivos de la Entidad, los Cometidos y Competencias de cada uno de los diferentes niveles o escalas que la integran. Con ello se preparó las siguientes etapas. El Relevamiento Documental: Relevamiento Documental minucioso, de todos los tipos de documentos que se elaboran en la Facultad, con el objeto de su posible clasificación. Para ello se revisó todas las estructuras administrativas de donde se generó dicha documentación, así como las funciones que cumplen; para identificar y contribuir a la identificación de los tipos y series documentales. Para ello se utilizó un formulario técnico elaborado por el técnico archivólogo. Organigrama Se estudió a las estructuras orgánicas- funcionales actuales, su evolución en el tiempo de vida de la institución, lo que nos permitió continuar con otros procedimientos archivísticos posteriormente. La importancia radica en que nos proporciona el origen documental y su futura organización a partir de la estructura actual. Elaboración de un Cuadro de Clasificación: Definición de una estructura jerárquica y lógica que refleje las funciones y las actividades del organismo, funciones que generan la creación o recepción de los documentos, así como lograr la identidad propia de cada grupo documental, que lo distingue como único y los relaciona jerárquicamente con los demás, sin dar lugar a la ambigüedad. Además es un instrumento inestimable para la localización conceptual de las Series Documentales. Se emplean los recursos anteriores. Identificación de las Series Documentales: Los documentos deben ser devueltos a su orden original, aquel que tuvieron cuando fueron creados, por consiguiente, no sólo según el fondo de procedencia, sino dispuestos en el seno del grupo de documentos producidos y que reflejan el modo de ser y de funcionar de la Institución que los ha creado, sobre la base de las competencias de la organización, de la estructura, y de los procedimientos. La tipología documental nos proporcionó una escala de valores o atributos, que nos permitió definir las series documentales, al identificar dichas estructuras orgánicas- funcionales y sus competencias y posteriormente determinar sus valores sustantivos o facilitativos. Planificación del trabajo de la Organización: La planificación de la organización estuvo dada a partir del Sistema elegido previo conocimiento detallado de las funciones que desarrolla el organismo y los documentos producidos. La utilidad del Cuadro de Clasificación, y una disposición complementaria del lugar de la documentación, nos preparó la posibilidad de elegir el método de ordenación adecuado. Se emplearon los recursos técnicos al caso. Plan de Descripción: El objetivo de la labor descriptiva es hacer eficazmente accesible el sub fondo documental de la Facultad de Derecho. Se utilizaron recursos técnicos empleados en una Programación Descriptiva. Se debe formular un programa descriptivo a fin de proporcionar con prontitud ciertos datos referentes a todos los documentos del archivo. Posteriormente se decidió la profundidad conque será necesario describir cada agrupación documental y en consecuencia el tipo de procedimiento para llevarlo a cabo. Así como el tipo de Instrumentos Descriptivos que se elaboraron, como inventarios, índices y otros instrumentos de control, incluyendo la utilización de la automatización de los mismos, para lo cual se utilizaron las normas internacionales de descripción archivística ISAD (G). Y los futuros instrumentos a elaborar. Medidas Técnicas y/ o asesoramiento de Tratamiento Documental: Propuestas para el expurgo de los documentos: Valoración, Selección y Eliminación. Se aplicó formulario establecido por las autoridades del AGN. Estudio del Ciclo Vital de los documentos, y la fase de desarrollo del archivo, su eliminación o conservación definitiva se distinguen en función de: La utilidad administrativa y legal de los documentos. Su utilidad histórica. Período de utilidad corriente: documentos conservados en la administración de origen. Período de utilidad definitiva: documentos conservados en el archivo histórico. Se realiza en la actualidad una Tabla de Plazos de Valoración para la conservación y eliminación documental, según las regulaciones administrativas públicas y de los intereses legales y administrativos de la Facultad de Derecho. Se incluyeron otras propuestas de medidas técnicas para el mejor manejo y conservación de la documentación, según las características de cada lugar dentro de la Institución. Estudio de Estructuración para el Servicio del Archivo: No existía ningún servicio de archivo, puesto que no existía éste como una unidad administrativa y si diferentes depósitos y pequeños archivos de gestión en las oficinas. Tras su instalación, se analizó el servicio que pueda brindar el archivo, logrando la recuperación de la información de forma precisa y en tiempo razonable para la Administración. Se planteó el desarrollo de una función cultural a través de un servicio educativo e investigativo, partiendo de las fuentes primarias de la información histórica de la Facultad, y desarrollar otras tantas actividades como préstamos, exposiciones, publicaciones, elaboración de web del archivo. Informatización y creación de Bases de Datos Archivísticas: Se informatiza utilizando el software utilizado en las diferentes fases del proyecto, con la alternativa de utilizar otros que se adecuen al servicio y funcionamiento interno del archivo, así como la determinación de descriptores normalizados, para la creación de las Bases de Datos, para la recuperación más eficiente de dicha información. También el acceso a la documentación y la información, dependerá de factores internos de la institución, sus regulaciones, manejo y conservación de la documentación electrónica, entre otros factores. Se emplean recursos técnicos, normas y procedimientos. Se comenzó la elaboración de los documentos de trabajo a utilizar posteriormente para el desarrollo de las tareas de la Gestión Documental: Normas Básicas de organización y gestión de los archivos de las oficinas de las diferentes dependencias de la Facultad. El cuadro de clasificación de la institución. El cuadro de clasificación de la oficina. El catálogo de tipos documentales de la oficina. Las normas de transferencias al archivo central de la facultad. Las normas de expurgo o eliminación controlada de documentos de las oficinas. Todos estos documentos utilizando las normas técnicas archivísticas en su elaboración, constituyen una herramienta de trabajo útil para la organización y la gestión documental: control eficiente del volumen y manejo de la información. Se constituirá con ellos un Manual de Procedimientos para el manejo, control y planificación del trabajo archivístico. Programa de Servicios y Difusión Cultural: Se establece un Servicio de asistencia a la Administración, brindándole toda la Información contenida en el Archivo, que sea necesaria para la determinación de decisiones administrativas y un Servicio de Consulta para la Investigación, la Docencia y el Estudio como Difusión Cultural y de Actividades que permitan dar a conocer su contenido, como Patrimonio Documental de la Facultad de Derecho. 1. Dentro del Servicio de extensión archivística y a través de un vínculo con los gremios profesionales de los archivistas se desarrolla una línea de investigación basada en la elaboración de proyectos, en el eje de un PROGRAMA DE SERVICIO Y DIFUSIÓN CULTURAL para el que se crea un espacio denominado: CENTRO DE REFERENCIA e INVESTIGACIÓN PARA ACADEMICOS, PROFESIONALES Y ESTUDIANTES que consiste en aplicar la extensión archivística universitaria como un espacio vital para los académicos, profesionales y estudiantes, además se vincula con el espacio ya logrado de la web del archivo, que se dio a conocer en el 160 aniversario de la instalación de la Facultad, así como de la Universidad en el año 1849, este centro de referencia pretende buscar y desarrollar líneas de trabajo para la investigación mediante el manejo de la información, su estudio y para la elaboración de proyectos, preparación y presentación de Ponencias, apoyo para la preparación de Eventos Científicos y su Difusión. Mediante este espacio se desarrollará una Función Cultural a través de un servicio educativo, partiendo de las Fuentes Primarias Documentales que existen y ayudar a desarrollar otras actividades culturales como creación de espacios web, boletines electrónicos, Exposiciones y Publicaciones. Autores: Archivólogo Víctor Barranco García. Pasante Gabriel Queijo Fellosa. Montevideo, 17 al 21 de noviembre de 2009. 8vo CAM.