1 productor y organizador de eventos

PRODUCTOR Y ORGANIZADOR DE EVENTOS
Clase 12
FIESTAS SOCIALES. CASAMIENTOS
La boda es probablemente la ocasión mas importante en la vida de una persona, especialmente para aquellas que
piensan que uno se casa para toda la vida.
A su vez, la boda es uno de los acontecimientos más solemnes, que exige el seguimiento riguroso de todo un
ritual:
Los preparativos de boda comienzan con la petición de mano:
La petición de mano es el anuncio oficial del compromiso de los novios y tiene lugar cuando ya han decidido la
fecha de la boda.
La petición se celebra con un tiempo prudencial antes de la boda (2/3 meses), como mucho hasta 1 año de
anticipación (lo que seria ya una exageración).
Es la ocasión para que las familias de la novia y del novio se conozcan. Los padres de la novia invitan a
almorzar o cenar a los padres del novio y a la familia más cercana.
En la petición tan sólo los novios se intercambian regalos: lo tradicional es que él le regale a ella un anillo y ella a
el un reloj.
Si se rompe el compromiso lo correcto es devolver los regalos de la pedida, así como otros objetos personales
íntimos, como cartas de amor, regalos de familia, etc.
Aunque sea él quien decida romper, lo correcto es dejar a ella que comunique la ruptura.
Las invitaciones de boda se deben enviar con uno o dos meses de anticipación, en todo caso nunca con menos
de un mes (y por supuesto nuca después de la boda):
En la invitación (de color blanco, crudo o beige) figurará a la izquierda el nombre de los padres de la novia y a la
derecha el de los padres del novio.
Por supuesto, no se incluyen tarjetas con el nombre de establecimientos donde se han abierto listas de boda.
En la invitación nada de corazones, ni las iníciales de los novios, ni, por supuesto, palomitas con una ramita de
olivo en el pico.
Si se requiere contestación, se acompaña con la invitación un sobre pequeño con una tarjeta en la que el
invitado especificará el número de asistentes (las estrictamente invitadas y ni una más. El sobre irá con el sello
correspondiente.
La lista de boda tiene que ser real, nada de ficticia con regalos estrambóticos (cenicero de cristal con forma de
avestruz, 20.000 Euros), y mucho menos abrir una cuenta corriente (la boda es un acontecimiento festivo y no una
catástrofe natural que requiera ayuda humanitaria).
Por cierto, hay que regalar antes de la boda, nunca después. Los novios darán personalmente las gracias a la
vuelta del viaje de boda con una tarjeta.
En la ceremonia religiosa hay que recordar las siguientes reglas:
El novio esperará a la novia a la entrada del templo, pero los invitados deben estar ya adentro.
A la novia se le admite un retraso, que no debería superar los 15 minutos.
Hacia el altar van primero los pajes, luego la novia del brazo del padrino (su padre, su hermano mayor o, a
falta de ellos, el familiar más cercano: nada del jefe, por mucho que se quiera quedar bien con él). Después
ira el novio del brazo de su madrina.
Mirando al altar, se situarán de izquierda a derecha:
La madrina del novio.
La novia
El novio.
El padrino de la novia.
Los testigos se colocan en los bancos a la derecha del altar y los de la novia a la izquierda. El número de testigos
debe ser discreto (no más de 12).
Por su parte, los familiares del novio se colocan en los bancos de la derecha de la Iglesia (mirando el altar), y los
de la novia en los bancos de la izquierda.
A la salida del templo, nada de tirar arroz, serpentinas, caramelos u otros objetos contundentes.
Si la boda es civil, ella no debe vestir el tradicional traje de novia, sino que con ir convenientemente arreglada es
suficiente.
En el banquete hay que tener en cuenta las siguientes indicaciones:
Antes del banquete se servirá un aperitivo que no debiera prolongarse más de media hora. Es la oportunidad
para que los alumnos se vayan conociendo.
Casa Central: Mitre 788 1° Piso – TE.: 4492535/0297
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Los familiares más cercanos del novio y de la novia deben tratar de presentar a los invitados que no se conocen
y evitar que ninguno de ellos deambule como alma en pena.
A los invitados se les habrá asignado ya un lugar determinado en las mesas. Conviene sentar juntos a invitados
que provienen de una y otra familia.
Cuando los novios cortan la tarta, los invitados se abstendrán de gritar “ vivan los novios”, “que se besen”, “que
saluden”, “torero, torero”, u otras lindezas parecidas.
En los postres los novios pasearán entre las mesas saludando a los invitados y dándoles las gracias por su
presencia. Los invitados sonreirán y le dirán a la novia “que novia más guapa” ( aunque no haya por donde cogerla) y a
él, al oído, alguna barbaridad.
A título de curiosidad, y para que los recién casados no tengan que esperar 25 años para celebrar el primer
aniversario de su boda, conviene recordar que hay otros aniversarios, quizás menos significativos, pero que pueden ser
una buena excusa para darse un homenaje:
• 1 año: bodas de algodón
• 20 años: bodas de cristal.
• 2 años: bodas de papel.
• 25 años: bodas de plata.
• 3 años: bodas de cuero.
• 30 años: bodas de perlas.
• 5 años: bodas de seda.
• 40 años: bodas de rubíes.
• 10 años: bodas de estaño.
• 50 años: bodas de oro.
• 15 años: bodas de porcelana.
• 60 años: bodas de diamante.
IMPORTANTE
Antes de contratar, entregar dinero en carácter de seña o parte de pago AVERIGUE antecedentes:
Donde está instalada la Empresa y visítela.
Qué antigüedad tiene en el mercado.
Si los salones que ofrecen son propios o alquilados.
Quién realiza la gastronomía. Es propia o contratada. Si es así, quien la realiza.
Si los que firman el contrato son titulares de la empresa.
Que avales tiene para responder en caso de incumplimiento o crisis.
Si tiene seguros por responsabilidad civil (pedir fotocopias de los mismos al día).
Si los que nos están haciendo el ofrecimiento estarán presentes el día del banquete.
Qué cámara o entidad gastronómica avala la gestión por ellos realizada.
Solicite lista de referencias de banquetes anteriores donde consten datos como: Nombre del contratanteDirección- Teléfono- Fecha de realización.
Organización de Bodas
Salón:
Para calcular el lugar para la cantidad de invitados que tengan, tienen que tener en cuenta que se calculan 2
metros por persona, incluyendo la parte de la pista de baile. A parte del espacio de los invitados, tienen que contar con
un espacio extra bastante amplio para el fotógrafo, el camarógrafo, los mozos y el DJ.
Elegir un lugar confortable, llamativo y que está cuidado tanto por dentro como por fuera, ya que para las fotos se
usa mucho la entrada del salón. Es conveniente que el salón tenga cocina, para un mejor
manejo de los mozos en el momento de servir la comida a los invitados.
Servicio de acondicionamiento que otorga el salón: Aire Acondicionado, Estufas,
Ventiladores. Preguntar si posee un equipo bastante grande, ante casos de corte de luz.
Si el salón tuviera dos pisos, asegúrense de que cuente con ascensores o algún
medio de traslado para los invitados incapacitados de subir las escaleras.
¿Cómo organizar las mesas?
Para organizar las mesas y que los invitados se sientan cómodos, tener en cuenta:
Cómo van a estar ubicadas las mesas dentro del lugar.
La cantidad de invitados.
La capacidad de cada mesa.
La cantidad de mesas.
Por lo general se ubica en el centro o en un lateral del lugar de la mesa principal (en
donde van centrados los novios con los familiares más cercanos (padres y hermanos).
Alrededor de la mesa principal, se ubican por grado de afinidad los invitados.
(Obviamente los íntimos estarán cercanos a la mesa principal, y los menos allegados en las mesas ubicadas un
poco más lejos).
Generalmente los invitados deberán realizar las confirmaciones dos semanas antes de la fecha de la fiesta:
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Siempre es conveniente ubicar a todas las personas que vienen solas, juntas. Tener en cuenta si hay alguna
pareja que se separó, ponerlos lo más separados posibles uno del otro, al igual que si existe algún tipo de conflictos
familiares.
Pueden poner una mesa de chicos, y a los mas jóvenes ubicarlos alrededores de las pistas de baile. Esto
motivará a los jóvenes a bailar, sin molestar en el paso a los mayores.
También podemos ubicar tarjetas con la ubicación por parejas. Diagramados los puestos sobre un papel, que
hará las veces de plano de ubicación.
Es conveniente que alguien reciba a los invitados y les asignen la mesa correspondiente para evitar conflictos.
Es común que el alquiler del salón incluya este servicio.
Al ingresar al salón lo ideal es ser recibido por alguien que ubique a través de un plano o una lista. Lo ideal es
poner a las mesas nombres y no números a fin de no provocar recelos entre los que les toca las mesas más alejadas.
Menús:
La combinación de los platos puede ser infinita, pero debemos tener en cuneta el equilibrio entre platos livianos y
otros más pesados, el no repetir carnes parecidas, mariscos y pescados. Tendremos en cuenta también
nacionalidades, religiones y gustos.
Shows Casamientos:
Al comenzar a organizar una fiesta, uno de los elementos más importantes a tener en cuenta es la contratación
de un animador y un shows.
Luego de varias tandas de música, si no hay un corte con alguien que guíe y estimule a los invitados o un show
que los incluya desde la participación activa o como espectadores, la fiesta se vuelve monótona y los invitados dejan
de disfrutar.
Por ello más allá de que tengamos una buena lista de temas musicales, es ideal contar con una presentación en
vivo que involucre a los invitados y dar así un toque distintivo.
¿Cómo elegir el shows más adecuado?
Cada tipo de fiesta tendrá opciones propias en función de la edad de la mayor parte de los invitados, del lugar de
la fiesta, de la época, del año y de las características generales de los invitados.
En caso de que se contrate un shows musical en vivo, pedir grabaciones del grupo o del solista.
Definir horarios y conocer la duración de la performance y que todo quede expreso en la contratación del servicio
para no tener inconvenientes.
En caso de optar por contratar un show o animación a través de un tercero no olvidar tener una entrevista
personal con la/s persona/s que irá/n a fin de ultimar detalles.
Algunas opciones:
Shows Infantiles: magos, títeres, payasos, globología, maquillaje artístico, cuenta cuentos, juegos participativos,
temáticos sobre historias o personajes, karaoke, etc.
Shows de Baile: salsa, danzas típicas regionales o religiosas, ritmos latinos, tango, árabe, etc.
Shows Musicales: Bandas de covers, solistas melódicos, bandas tradicionales religiosas, bandas típicas de
países, etc.
Shows con la participación del público: grupo o profesor de coreografía, juegos musicales, humorísticos, etc.
Shows unipersonales: magos, ilusionistas, ventrílocuos, humoristas, etc.
Shows para la recepción: gitana, mozos y cocineros humoristas, magia, etc.
Otras opciones: fuegos artificiales, show de rayos láser, fiestas temáticas, shows de cocineros, etc.
Tiempos: es esencial que se respeten los tiempos previstos para cada parte del evento:
• Brindis: 15 min.
• 21 hs: Recepción.
• 22.30 hs: Llegada de los novios.
• Mesa dulce: 30 a 45 min.
• 4.30 a 5 hs a.m.: Fin de la Fiesta. 30 a 40 min.
• Entrada: 15 a 20 min.
• Plato Principal: 30 a 40 min.
• Desayuno: cierre.
• Postre: 15 min.
Bailes: Vals: Tiempo estimado cada pieza dura 3 minutos, no poner mas de 5 piezas.
Tandas de bailes comunes: 40 minutos.
Carnaval carioca: entre 25 a 30 minutos.
Shows sin participación del público: no más de una hora.
Con participación: una hora y media.
Invitaciones:
¿Cuándo se reparten?
Las invitaciones a una boda generalmente se reparten mínimo con un mes de antelación al evento.
¿Cómo enviarlas?
Una fina tarjeta de invitación que cumpla con las normas de protocolo y etiqueta comprende:
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Sobre que contiene la invitación, tarjeta para invitar a la ceremonia, caligrafía impecable y un envoltorio para
impedir el deterioro de la tarjeta al momento de traslado y entrega.
Evitar:
Comunicar sus sentimientos a través de frases poéticas sobrecargadas.
Utilizar diseños exagerados.
Dejar saber a los invitados en que lugar se realizó la lista de casamiento (esto se contesta verbalmente cuando el
invitado pregunta).
¿Quiénes invitan?
Por lo general una tarjeta de invitación la encabezan los nombres de los adres de la novia a la izquierda, seguido
por los padres del novio a la derecha, debajo de lo cual se indica “tienen el placer de invitar al matrimonio de sus hijos”.
Seguidamente se colocan los nombres de los contrayentes en una misma línea. Luego se indica “que se celebrará” fecha, hora, lugar de la ceremonia y opcionalmente se puede indicar “en la estricta intimidad” antes de los datos
anteriores-.
Se añade en el extremo inferior derecho la hora y dirección de la recepción y a la izquierda la dirección de los
padres de la novia o del lugar donde se reciban los regalos.
Padre fallecido de alguno de los novios. Presentar la tarjeta con el bloque de nombres de los padres vivos
en el centro y no en un lado en particular.
Padres divorciados y/o vueltos a casar. Sólo deben invitar a la boda de los novios los padres de los
mismos, independientemente de si se han separado, divorciado, vuelto a casar. No obstante si resulta que
alguno de los novios creció sin alguno de sus padres y/o lo crió una tercera persona, esa tercera persona
puede aparecer invitando a la boda.
Novios que desean invitar ellos mismos. Existen algunos casos donde los novios, bien sea por alguno de
las situaciones anteriores y evitarse inconvenientes deciden invitar ellos mismos a la boda en cuyo caso el
texto dice directamente: Luis y Ana tiene el placer de invitarle a su boda la cuál se celebrará …………….
Segundas Nupcias. Generalmente en estos casos cuando es uno solo el que ha estado casado invitan los
padres pero cuando ambos ya han pasado por el altar, suelen extender ellos mismos la invitación.
Fotos y Videos:
La diferencia entre una fotografía extraordinaria y una ordinaria puede ser el resultado de un pequeño ajuste en
el ángulo de iluminación o un pequeño movimiento que cambie la composición.
La importancia de las fotografías aumenta con el pasar de los años, cuando se convierten en patrimonio de hijos,
nietos y bisnietos.
Es en ese momento cuando unas buenas fotos o un buen video constituirán “los recuerdos” más preciados del
matrimonio, para transmitir de generación en generación.
El estilo de las fotos y particularmente del video, será dado por quien lo realice, pero también por los novios. Es
por ello importante conocer de antemano el trabajo de las personas en quienes se depositará la responsabilidad.
El Cotillón en una Fiesta:
La Importancia del cotillón en un evento:
El cotillón, es muy importante de tener en cuenta al momento de definir todo lo que provea la diversión en una
fiesta.
Es un gran show donde el protagonista es cada uno de los invitados.
Cómo se maneja la distribución del cotillón:
Puede repartirse en una o más tandas a lo largo del evento y el contenido de cada una de estas tandas puede
ser TEMATICO o bien tratarse de un SURTIDO muy colorido.
Cotillón temático:
Entre algunas posibilidades temáticas se pueden destacar los siguientes motivos: HIPPIE- AÑOS 70 / DISCO- 80
/ MIL Y UNA NOCHES / GALACTICO / CARNAVAL VENECIANO / FUTBOLERO / MOULIN ROUGE / COWBOYS /
ESPAÑOL / BUFONES Y ARLEQUINES / etc.
EL PASTEL DE BODA:
Esta tradición nace en la antigua Roma. Los romanos rompían un pan por la cabeza de la novia como símbolo de
fertilidad. Los invitados recogían las migas y se las comían. Esta costumbre fue conservándose hasta principios del
siglo del siglo XVII que, en Inglaterra se ideó que se hicieran muchas pequeñas tartas que luego se apilaban. No era un
pastel dulce como los actuales, sino que era una torta plana, hecha de harina, sal y agua. En Inglaterra las primeras
tortas también eran planas y redondas, pero incorporaban frutas y nueces, que simbolizaban la fertilidad. La pareja
debía besarse sobre la pila de tartas. La tarta casi siempre se desmoronaba, por lo que hacia mediados del siglo XVII,
se cambio la idea de las múltiples tartas por las de un pastel gigante.
En Yorkshire se arrojaba por la ventana un plato con torta. Si el plato se quebraba la novia gozaría de un futuro
feliz con su esposo, pero si permanecía intacto, el futuro seria sombrío.
Otra antigua costumbre inglesa, que se ha expandido, era poner un anillo en el pastel de novios. El invitado que
lo encontrara en su porción se aseguraba de felicidad para el año siguiente. La parte de arriba del pastel suele
guardarse para el bautismo del primer hijo.
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Los pasteles fueron parte de los matrimonios a través de la historia y representan la fertilidad del trigo y la buena
suerte para la pareja. A la hora de servirlos, la buena suerte se extiende a todos los invitados.
Esta idea ha llegado hasta nuestros días, en que los pasteles tienen varios pisos. El pastel nupcial suele entrar al
salón al ritmo de la marcha nupcial. A continuación los novios cogen juntos un cuchillo y le hacen un corte simbólico.
LA MARCHA NUPCIAL:
Es la música que abre y cierra la ceremonia religiosa. Es una tradición que viene de la boda de la princesa
Victoria de Inglaterra con el príncipe Federico Guillermo de Prusia. La princesa Victoria eligió ella misma las dos
marchas: La Marcha Nupcial de Mendelssohn para su entrada a la iglesia y la ópera Lohengrin de Wagner para la
salida de la iglesia ya de la mano de su esposo.
EL VESTIDO DE LA NOVIA:
La mayoría de las novias se casan de blanco, como símbolo de su inocencia, pureza y virginidad. Pero no
siempre fue así: Esa tradición data del siglo VI, dado que antes las chicas preferían el color plateado, hasta que la reina
Victoria impuso la nueva tendencia.
Las alianzas empezaron a usarse en el siglo V, pero costó para que la Iglesia las aceptara como parte de la
ceremonia.
Cada cultura interpreta los colores con un significado particular, en las culturas occidentales se considera el color
blanco como símbolo de pureza, mientras que para el islamismo es el negro. En Japón el color predominante es el rojo.
El Arroz:
El arroz que se arroja a la salida de la ceremonia religiosa simboliza la prosperidad y la fertilidad, que se desea al
nuevo matrimonio, para que tenga una gran familia y abundancia en “todos los sentidos”.
Actualmente también se arrojan pétalos de rosa, que representan un futuro dulce y pleno. Arrojar arroz a los
novios: Es una costumbre que en Europa se conserva desde la Edad Media. Esta practica comenzó en Oriente, donde
el arroz esta considerado como símbolo de fertilidad. En las bodas los invitados lanzan arroz al novio y a la novia con la
esperanza de que la pareja tenga muchos hijos. Lo ideal hoy es lanzar semillas para aves o pétalos de flores, ya que el
arroz se expande en el estomago de las aves, afectándolos gravemente.
Originalmente, la novia no arrojaba un ramo, sino un zapato. Pero la costumbre evolución hacia las flores.
Lanzar el ramo de novia:
Es una costumbre muy utilizada en EE.UU. en que la novia lance el ramo entre sus amigas y familiares solteras.
En España, se suele entregar el ramo a alguien previamente decidido por los novios. También existe la costumbre de
entregar los “novios” del pastel a la pareja que más pronto va a casarse de entre los invitados.
La luna de miel:
Es una costumbre que empezó con los teutones, los cuales solamente celebraban bodas durante la luna llena.
Los novios debían beber licor de miel (una bebida fermentada de miel conocida como agua miel) durante los 30 días
que seguían a la boda. Hoy en día, luna de miel significa el periodo posterior a la boda y normalmente los novios van
de viaje de “Luna de Miel” a lugares exóticos y románticos.
Levantar a la novia en brazos para cruzar el umbral:
Esta costumbre tiene sus orígenes en la tradición de algunas tribus que no tenían mujeres y tenían que ir a
secuestrarlas a pueblos vecinos y llevárselas en volandas, sin que estas pudieran ni pisar el suelo con los pies.
Esta costumbre se explica también en la superstición que dice que la novia recibirá mala suerte si cae a la
entrada. Otra alternativa es que la novia será desafortunada si entra al nuevo hogar con el pie izquierdo. La novia
podría evitar ambos percances si la llevan en brazos. Una tercera explicación es que simboliza la costumbre aquella en
la que el novio roba a su novia y la lleva, como si la rapta. Los hindúes tienen una tradición similar como hemos dicho
anteriormente. La novia es llevada.
La novia se sitúa a la izquierda del novio en el altar:
Esta costumbre se debe a que, cuando la novia era secuestrada, se temía que los familiares de ésta vinieran a
rescatarla, con lo que el novio debía tener la mano derecha libre por si tenía que empuñar la espada.
La entrega de la novia:
En la antigüedad, las hijas se consideraban propiedad de sus padres. Cuando llegaba la hora de desposar a la
hija, cuando el padre lo aprobaba, en persona transfería la posesión de su hija al novio. Hoy el acto de entregar la
novia al novio en el altar, simboliza la bendición de sus padres al matrimonio.
El beso:
Al besarse se mezclan los alientos y parte del alma de uno queda en el otro, para festejar con esto, la unión de dos seres que
el amor vuelve a uno solo.
La diadema:
Es una tradición muy antigua que considera a la novia “reina por un día”.
Coche arrastrando latas:
La tradición deriva de una costumbre de los Tudor. Los invitados arrojaban zapatos a la nueva pareja y se consideraba buena
suerte si uno de ellos golpeaba en el carruaje.
El padrino:
Antiguamente el novio siempre acompañado de algún amigo iba a secuestrar a la novia.
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Actualmente, en algunas regiones existe la costumbre de que el padrino recite un verso a la novia. También suele ser el
padrino el que regalaba un ramo a la novia.
Glosario de términos extranjeros:
A
Apres Diner: en francés “después de cenar”. Puede invitarse a un grupo de personas a cenar y otras para después de la
comida, en ese caso se ofrecen tortas, masas, champagne, café, etc.
Backstage: en ingles “atrás del escenario”. Se emplea para indicar lo que ocurre detrás, o sea, lo que no se ve.
Bouche trot: en francés “tapa huecos”. Es una persona de confianza que ocupara provisoriamente un lugar. Para reservar
una ubicación, en una entrega de premios importantes, para que no quede un lugar vacio en la platea, para ocupar el
lugar de alguien que no asistirá.
Bordereau: Francés: significa comprobante. Es la denominación que se da al trabajo a porcentaje sobre la venta de
entradas.
Brief: Ingles: breve. Material informativo que se entrega al público donde debe constar, la descripción del producto o
servicio, la historia, la competencia, los objetivos y la estrategia de marketing, etc.
Buró Internacional de Exposiciones: En algunos países es la oficina del centro de exposiciones a nivel gubernamental.
Clipping: Ingles: “recorte”. Es la carpeta de prensa donde se archivan las notas y los comentarios.
Data entry: Ingles: Ingreso de datos. Es el ingreso de datos en la computadora. Por extensión persona encargada de
realizar esta tarea.
Dossier: Francés: “carpeta” Documento que contiene información específica de la empresa u organización.
Expomeeting: Ingles Asamblea, encuentro, reunión.
Famtour: Viajes de familiarización para quienes trabajan en turismo
Follow up: Ingles seguimiento, control. Seguimiento de un proceso que se realiza por teléfono, por ejemplo cuando se
invita a un acto.
Kermesse: palabra de origen flamenco castellanizada quermese. Feria de entretenimientos con quioscos y rifas benéficas.
Know How: Ingles: saber hacer. Conjunto de conocimientos prácticos para aplicar en un proceso o procedimiento.
Outdoors: Ingles. “fuera de las puertas”. Exteriores, reuniones al aire libre.
Role playing: ingles “desempeño de roles”, se utiliza mucho en entrevistas laborales, para practicar técnicas de venta y
simulación de casos.
Royalty: Derechos de autoría por alguna idea o proyecto.
B
C
D
E
F
K
O
R
S
Show Room: ingles “salón de demostraciones”.
Sommelier: Francés: “bodeguero” (en ingles wine waiter: mozo de vinos) Persona encargada de la bodega de un
restaurante que aconseja a los comensales, a quienes presenta la carta de vinos.
Souvenir: Francés “recuerdo”
Staff: Ingles “personal”
T
Target: Ingles- objetivo o blanco. Grupo integrado de personas de características similares al que se busca segmentar
para luego ofrecerles la venta o prueba de un producto o servicio.
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