1. INFORMACIÓN GENERAL ENTIDAD: DEPARTAMENTO

INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
1. INFORMACIÓN GENERAL
ENTIDAD: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
FECHA: 04-07-2014
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA – DAPRE
ACTIVIDAD: Auditoria de gestión y resultados a la vigencia 2013 y evaluación a los estados
contables del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
RESPONSABLE ENTIDAD: Dr. María Lorena Gutierrez Botero.
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Ejercer control fiscal micro al Departamento Administrativo de
la Presidencia de la República a través de la evaluación de los principios de eficiencia y eficacia
de la función pública con que se administraron los recursos y los resultados de la gestión en la
ejecución de los proyectos de inversión del Departamento, para el cumplimiento misional y su
contribución a los propósitos establecidos por el Gobierno Nacional en el PND 2010-2014, que
permita producir un concepto sobre la gestión y resultados alcanzados y una opinión sobre el
fenecimiento de la cuenta fiscal rendida por las vigencias 2013.
Igualmente examinar el Balance General a 31 de diciembre de 2013 y el estado de la actividad
financiera, económica y social de la vigencia completa del 2013.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Emitir un concepto sobre la gestión del DAPRER a partir de la
evaluación de los Proyectos de Inversión relacionados a continuación, en cuanto a cumplimiento
de actividades y objetivos, destinación y uso de los recursos públicos, cumplimiento normativo y
su coherencia en el plan estratégico 2011-2014 y con el plan Nacional de Desarrollo.
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Implementación de acciones estratégicas para el desarrollo integral de la población
afrocolombiana, negra, palenquera, y raizal nacional- Previo Concepto DNP.
Fortalecimiento de las líneas estratégicas de la Política Integral de Transparencia y lucha
contra la Corrupción nacional.
Fortalecimiento y consolidación de la respuesta articulada del estado colombiano en
DDHH Y DIH, en el marco de la construcción de una cultura en la historia nacional.
Apoyo a la estrategia de atención integral a la primera infancia a nivel nacional.
Realizar seguimiento y conceptuar sobre las acciones asumidas por la entidad para mitigar los
riesgos advertidos en las funciones de advertencia comunicadas por la CGR, de carácter
general o particular referente a temas objeto de auditoria.
Realizar seguimiento al plan de mejoramiento suscrito por la Entidad y determinar el grado de
avance y cumplimiento y conceptuar sobre la eficacia de las acciones emprendidas.
ALCANCE AUDITADO: Vigencias 2013, incluido el Balance General al 31 de diciembre de 2013
y el estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental.
REQUISITOS: Normas y procedimientos de auditoría gubernamental colombianas (NAGC)
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compatibles con las normas internacionales de auditoría – (NIA´s) y con políticas y
procedimientos prescritos por la Contraloría General de la República.
AUDITOR LIDER: Responsable de auditoria. Dra. Sory del Rosario Ruedas Zapardiel
EQUIPO AUDITOR: Yuli del Carmén Gamboa Martínez, María Paola Ávila Escobar, Alfredo
Vega Montagut, Pedro Miguel Goenaga Consuegra, Elida Josefa Servato Reyes.
2. RELACIÓN DE HALLAZGOS
PRINCIPALES ASPECTOS CONFORMES
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El representante legal rindió la cuenta anual por la vigencia fiscal 2013, dentro de los plazos
previstos.
Las demandas y sentencias en contra del sujeto de control se encuentran debidamente
registradas en los estados contables, conciliadas y controladas por el área responsable de la
defensa judicial de la Entidad.
Se cumplen con los requerimientos establecidos en la Resolución 357 de 2008, por el cual
se adopta el procedimiento de Control Interno Contable y de reporte del informe anual a la
Contaduría General de la Nación.
Se realizó seguimiento a las observaciones de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara
de Representantes.
Evaluación de la Gestión y Resultados
Seguimiento y Monitoreo de la Política
La Contraloría General de la República como resultado de la auditoria adelantada conceptúa,
con fundamento en los principios de eficiencia y eficacia de la función pública, que la gestión del
Departamento Administrativo de la Presidencia respecto de las actividades evaluadas por la
vigencia 2013, con una calificación de 84.37 puntos sobre 100, que de acuerdo con la Guía de
Auditarla adoptada mediante Resolución 6368 de agosto de 2011, se ubica en el rango de
gestión favorable al ser superior a 80 puntos. Esta calificación indica que los procesos y áreas
auditadas cumplen con los principios de eficiencia, eficacia y economía para la vigencia 2013.
Gestión Financiera, Presupuestal y Contable - Opinión sobre los Estados Financieros
Según la opinión de la Comisión Auditora de la Contraloría General de la República, los estados
contables presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República a 31 de diciembre de 2013, así
como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con
las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduría
General de la Nación.
La opinión sobre los estados contables de la entidad para 2013, no cambió en relación con la de
la vigencia 2012, en el cual se emitió una opinión sin salvedades.
Como resultado de la evaluación, no se determinaron hallazgos contables.
Gestión Presupuestal
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La ejecución del presupuesto de la entidad, se ve afectada por las diferentes modificaciones al
presupuesto que incide en la planeación institución unida a la falta de articulación y
establecimiento de metas de acuerdo con los recursos asignados.
Ejecución presupuestal de los Proyectos de inversión
En el manejo presupuestal de los proyectos se presentaron deficiencias en la planeación,
ejecución y articulación de indicadores de proyectos de acuerdo con los recursos y planes
institucionales.
Evaluación del Control Interno Contable
El Sistema de Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República es EFICIENTE, concepto que se justifica en las políticas de contabilidad y preparación
de sus estados contables da cumplimiento a las normas y prácticas de contabilidad prescritas
por la Contaduría General de la Nación.
Evaluación de control Interno Gestión
La evaluación del Control Interno del DAPRE consolidada es con deficiencias, con una
calificación de 1.557, que se refleja en: deficiencias en la planeación institucional, indicadores de
gestión, mapas de riesgos, como también debilidades en la articulación de la planeación
presupuestal e institucional, cumplimiento de metas de acuerdo con lo programado, mecanismos
de seguimiento, monitoreo a proyectos de inversión y supervisión de contratos.
Fenecimiento de Cuenta
Con base en la calificación de los componentes, obtenida en la evaluación de la Gestión y
Resultados, la Contraloría General de la República fenece la cuenta de la entidad por la vigencia
fiscal correspondiente al 2013.
Plan de Mejoramiento
La Entidad elaboró un Plan de Mejoramiento consolidado sobre los hallazgos consignados en el
presente informe, el cual se presentó a la CGR en el Sistema de Rendición Electrónica de la
Cuenta e Informes SIRECI dentro de los términos establecidos en el numeral 4 del Articulo
Décimo Séptimo de la Resolución Orgánica N° 7350 del 29 de noviembre de 2013.
RELACIÓN DE NO CONFORMIDADES REALES
(Descripción del Problema + Evidencia Objetiva + Requisito Incumplido)
Hallazgo No.1 Proceso Planificador Planes: Estratégico y operativos.
Con base en la información se observa que no se guarda una permanencia de los diferentes
indicadores que sustentan el cumplimiento de metas, que permitan verificar el desempeño y
comportamiento, situación que no garantiza el seguimiento y su contribución dentro del
cuatrienio.
Hallazgo No.2 Indicadores
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Los indicadores de gestión elaborados por la entidad, presentan debilidades en la formulación
de las variables que componen el indicador y su denominación por parte de cada uno de los
responsables de procesos y de dependencias
Hallazgo No. 03: Cumplidos de comisión
Se evidenciaron certificaciones como las que sustentan la orden de pago Nos 3428 de 31 de
diciembre de 2013 y la nómina de viáticos Resolución 2013- 12 No. 143. Donde figuran días
diferentes a la solicitud de viáticos y demás documentos que soportan la operación.
Hallazgo No. 04: Certificaciones de contratos.
En la revisión a las diferentes cuentas por pagar ejecutadas en el 2013, se evidenciaron
certificaciones de carácter general de ejecución de contratos para proveedores como las que
soportan las cuentas de pago No. 3353, 3365, 3369, 3390 y 3399; y otra emitida con antelación
a la fecha de expedición de las facturas como las No. 2967 y 3345.
Hallazgo No. 05: Reservas Presupuestales vigencia 2012.
De acuerdo con los principios presupuestales de anualidad y planificación contenidos en el
Decreto 111 de 1996 y la Ley 819 de 2003, las apropiaciones presupuestales deberán
programarse de tal manera que su ejecución se realice durante la vigencia fiscal, es decir, a más
tardar hasta el 31 de diciembre.
Hallazgo No.06: Política de Derechos Humanos y Derecho internacional Humanitario.
Se cuenta con unos lineamientos de política integral de derechos humanos y Derecho
Internacional Humanitario, sin embargo, no se ha consolidado la Estrategia Nacional de
derechas humanos y DIH, de tal manera que se constituya en una política de estado, que
garantice la construcción de planes de acción y se constituya en referente para direccionar
procesos, recursos, compromisos y resultados frente a DH y DIH en cumplimiento de mandatos
constitucionales tanto nacionales como internacionales.
Hallazgo No. 07: Sistema de Información
A la fecha se inició la fase de diseño del sistema de base de datos que sirve de soporte
conceptual y técnico de las fases subsiguientes de interoperabilidad
Hallazgo No. 08: Identificación de riesgos del proceso -Indicadores.
Para este proyecto de fortalecimiento y consolidación de la respuesta articulada del estado
colombiano en DH y DIH, en el marco de la construcción de una cultura en la materia nacional,
no reflejan las diferentes situaciones a la que está expuesto el proceso y que impactan el
cumplimiento de procesos. Así mismo, el seguimiento se está realizando sobre productos más
no por indicadores de impacto y de resultado.
Hallazgo No. 09: Gestión de proyecto
No se adoptó la estrategia para la promoción de la cultura de la legalidad y su pedagogía, como
meta estratégica del programa.
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Hallazgos No. 10: Cumplimiento de compromisos- política.
El Plan Nacional de Desarrollo en el capítulo IV, 2010-2014, igualdad de oportunidades para la
prosperidad social, literal c, estipula que previo a la ejecución e implementación de los 115
compromisos en favor de la población Afrocolombiana se deben llevar a la Consultiva de alto
nivel para realizarlos, sin embargo ante la inexistencia de este órgano, se presenta rezago en el
cumplimiento, a saber: 24 efectuados; 52 en ejecución, 37 sin avance y 2 sin tener en cuenta,
situación que incide para que no se haya llevado a cabo el cronograma establecido para los
cometidos planeados.
Hallazgo No 11: Política integral- Sistema de información.
·Por la transición que implica pasar de atender a los niños de 0 a 6 años de una manera
sectorial a una intersectorial enfocada en el desarrollo integral de carácter poblacional, se cuenta
con documentos de lineamientos y estrategias para la atención integral a la primera infancia,
Hallazgo No. 12: Cumplimiento de metas del Proyecto.
Por deficiencias en la planeación y gestión del programa de los 29 proyectos se realizaron 22,
faltando 7 en la vigencia 2013, lo que incide para que se presente rezago en la meta de
cuatrienio asignada al DAPRE, así mismo, en el proyecto de inversión no se cumplió con la
indicador de 19 donaciones a centros de desarrollo o infraestructura a primera infancia, lo que
incide para que no se colocaran en funcionamiento para atender a la primera infancia.
Hallazgo No. 13. Planes territoriales
Diseñar e implementar un Plan de Capacitación en temas de AICMA en el marco de la gestión
territorial y descentralización de la información dirigido a los actores que intervienen en éste se
realizó el proceso de elaboración de términos de referencia "Construcción de un plan de
capacitación de la AICMA para la descentralización de la gestión de información interna y
externa a nivel operativo, táctico y estratégico".
Hallazgo No. 14: Gestión del Proyecto.
La ejecución del proyecto fortalecimiento de la instancia técnica nacional de acción integral
contra minas antipersonal tuvo una ejecución del 48.87%, que refleja una gestión baja. Lo
anterior por deficiencias y oportunidad en los procesos de contratación, que afectan los objetivos
y metas a lograr dentro de la vigencia programada.
Hallazgo No 17: Pagos.
De las pruebas aplicadas a los contratos 048/13 y 313/13 y sus respectivos productos se verificó
que en la cláusula segunda se especificó el valor y forma de pago por $6.860 cada proceso
entre el 1 y el 300 en la ciudad de Bogotá, para la vigencia 2013.
Hallazgo No. 20: Planeación contractual.
Como resultado de la evaluación efectuada a los siguientes contratos de prestación de servicios
se evidenció que se suscribieron unos contratos con un plazo y cuantía determinados, los cuales
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fueron modificados en los mismos asuntos disminuyendo cuantías y/o plazos de ejecución y
culminando algunos procesos contractuales con saldos por liberar.
Hallazgo No. 21: Supervisión.
Con base en la evaluación de los contratos 313/13 y 329/13, durante los meses de enero y
febrero en los expedientes no figuran soportes como: informes del contratista, certificado de
cumplimiento por el supervisor. Lo anterior por deficiencias en la supervisión, situación que no
facilita la verificación de las obligaciones contractuales.
Hallazgo No. 22. Modalidad de selección contratación.
Revisado la contratación de la entidad durante el año 2013, por $87,216 millones, 411
contratos, se encontró que en el 76.7% del total contratado para la adquisición de Bienes y
servicios, se adelantó a través del mecanismo de selección de contratistas bajo la modalidad de
contratación directa, lo cual afecta la aplicación de los principios de transparencia y selección
objetiva, ya que la licitación pública, por regla general, es el mecanismo idóneo que debe seguir
la Entidad en la escogencia del contratista y solo excepcionalmente puede utilizar la modalidad
de contratación directa, en la cual también debe protegerse la igualdad, participación y libre
competencia económica solicitando propuestas a las diferentes personas naturales o jurídicas
que prestan los mismos servicios y que le permitan al contratante escoger la oferta que mejores
beneficios brinde a la Entidad, ello debido a debilidades en la planeación del proceso contractual
de la Entidad y en los mecanismos de seguimiento y monitoreo por parte de la oficina de control
interno.
Hallazgo No 23. Anticipo.
Con base a esta Inversión del anticipo se observa que se Incluye un pago por gravamen a los
movimientos financieros del 4 x mil, es decir, un impuesto de los usuarios del sistema financiero
y de las Entidades que lo conforman de carácter instantáneo que se causa en el momento en
que se produzca la disposición de los recursos objeto de la transacción financiera de acuerdo a
los artículos 870 y siguientes del Estatuto Tributario y comisiones por domiciliación, esto es,
comisiones cobradas por la fiducia en razón a los movimientos financieros realizados, gastos
que no debieron incluirse en el plan de inversión por cuanto generan incertidumbre en relación
con el manejo del anticipo ya que se trata de un ítem que no hace referencia a la ejecución
directa del contrato, situación que evidencia debilidades en la supervisión de la ejecución
contractual y deficiencias en el sistema de control interno.
Hallazgo No 24: Riesgos
Por deficiencias en la identificación de riesgos por parte de los responsables y las dependencias
involucradas en el proceso de evaluación, monitoreo y seguimiento de acuerdo con el MECI, se
encontró que los riesgos identificados por la Entidad son generales tanto en los procesos
misionales como de apoyo, que en la actualidad se ejecutan; a manera de ejemplo (Decisiones
erróneas durante la planeación de acciones para el logro de las prioridades de gobierno - AC
Regiones.
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Hallazgo No 25: Aplicativo de viáticos
Por deficiencias en el sistema de control interno, se evidenció que el aplicativo con que cuenta la
Entidad para el manejo y control de viáticos no facilita la integralidad del proceso como la
oportunidad en la consulta del mismo, situación que no permite la toma de decisiones en tiempo
real ni la obtención y cruce de información.
OBSERVACIONES (No Conformidades Potenciales)
(Descripción de la Observación + Evidencia Objetiva + Posible requisito a Incumplir)
Seguimiento y Monitoreo de la política.
Deficiencias en la planeación, coordinación y armonización de procesos financieros, proyectos
de inversión y planes que no facilitó la permanencia y cumplimiento de indicadores establecidos
en plan estratégico vigencias 2011-2013, que afectan los indicadores SINERGIA.
Dentro de los objetivos estratégicos del DAPRE, se contempla: velar por un Sistema de
coordinación efectivo para la ejecución del Plan de Gobierno, bajo este contexto se presenta
rezago en la formulación de algunas políticas públicas y cumplimiento de Acuerdos estipulados
en el Plan Nacional de Desarrollo con diferentes sectores de la población.
La gestión institucional se ve afectada por las deficiencias en la formulación de indicadores que
no facilitan la evaluación de la gestión y sus resultados de acuerdo con procesos misionales y de
soporte.
Dentro de las actividades contempladas en los distintos proyectos de inversión se estipulan
capacitaciones a los entes territoriales, sin embargo no se logra evaluar el efecto de la misma,
por cuanto en los diferentes estamentos no se involucran recursos y metas en los planes de
desarrollo territorial, que permitan verificar la inclusión de las diferentes temáticas contempladas
en los programas.
Gestión de Adquisición de Bienes y Servicios
El proceso contractual se ve afectado por las deficiencias en la aplicabilidad de principios como
la planeación y selección objetiva. Adicionalmente, se evidenciaron debilidades en la supervisión
de contratos que sirvan para garantizar el cumplimiento de obligaciones contractuales y
trazabilidad de procesos.
Para la evaluación consolidada de la participación de los proyectos dentro de la apropiación
vigente para el 2013, se obtuvo una calificación definitiva de 83.89 que significa gestión
Favorable. Esta calificación se sustenta en la evaluación de los principios de eficiencia y
eficacia, de los siguientes proyectos de inversión, no obstante de dicha evaluación se observa:
1. Fortalecimiento y consolidación de la respuesta articulada del estado colombiano en DH y
DIH, en el marco de la construcción de una cultura en la materia nacional, la calificación del
programa es de 86.9, como favorable, sin embargo a la fecha no se ha dado la consolidación de
la Estrategia Nacional de derechos humanos y DIH Y el sistema de información.
2. Proyecto fortalecimiento de las líneas estratégicas de la política integral de transparencia y
lucha contra la corrupción, con una calificación de 75.4 como desfavorable, por cuanto no
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cumple los principio de eficiencia y eficacia, que se sustenta en que las metas establecidas al
proyecto y los indicadores de producto y de gestión no se cumplieron durante la vigencia objeto
de evaluación como: Divulgar e implementar la Política Pública Integral Anticorrupción, la
implementación de compromisos de la convención de Naciones Unidas, por ende no se han
formulado acciones que permitan hacer seguimiento y no se ha puesto en funcionamiento el
observatorio.
3. Proyecto de inversión: implementación de acciones y estrategias para el desarrollo integral de
la población afrocolombiana, negra, palenquera y raizal nacional, con una con una calificación
de 92.5 como favorable, sin embargo se ve afectada esta gestión por la falta de una política
pública para este sector de la población y el cumplimiento de compromisos establecidos en el
Plan Nacional de Desarrollo.
4. Proyecto implementación de las estrategias de la alta consejería para programas especiales,
con una calificación de 80,7 como favorable, sin embargo se ve afectada la gestión por el rezago
en el cumplimiento de la meta estratégica de 2013 en 7 infraestructuras que no se realizaron
como tampoco la dotación de elementos a centros de desarrollo infantil.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
En lo que respecta a la gestión judicial se reflejan deficiencias en la gestión de apoderados, de
tal manera que garanticen la oportunidad en la presentación de las diferentes actuaciones,
situaciones que pueden generar riesgos económicos y legales a la institución.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
En desarrollo de la auditoría se establecieron 25 hallazgos administrativos, de los cuales uno
(01) con otras incidencias y uno (01) con presunta incidencia disciplinaria que serán remitidos a
las instancias correspondientes.
ELABORADO POR:
JOHN WILLIAM MARTINEZ DORADO
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APROBADO POR:
MARIA ELISA MORON BAUTE
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