política de uso de las listas de distribución

POLÍTICA DE USO DE LAS
LISTAS DE DISTRIBUCIÓN
CONTROL DEL DOCUMENTO
POLÍTICA DE USO DE LAS
LISTAS DE DISTRIBUCIÓN
Versión
1.1
Código
LG0007
REDACTOR
CORSINO ÁLVAREZ MORO
Revisado Subdirector de Comunicación
y Recursos Comunes
Aprobado Director E.T.S.I.
Fdo: D. Juan José Murillo Fuentes
Fecha: 9 de octubre de 2012
Fdo: D. José Luis Martínez Ramos
Fecha: 9 de octubre de 2012
HISTÓRICO
FECHA
VERSIÓN
AUTOR
3 de octubre de 2012
1,1
Corsino Álvarez Moro
22 de junio de 2012
1.0
Corsino Álvarez Moro
POLÍTICA DE USO DE LAS
LISTAS DE DISTRIBUCIÓN
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Fecha: 03/10/2012
Versión 1.1
Índice de contenido
1. JUSTIFICACIÓN................................................................................................................4
2. OBJETO.............................................................................................................................4
3. ALCANCE..........................................................................................................................4
4. DEFINICIONES..................................................................................................................4
5. TIPO DE LISTAS................................................................................................................5
6. LISTAS DISPONIBLES EN LA ETSI..................................................................................5
6.1. TIPOLOGÍA.................................................................................................................6
6.2. LISTAS PROPIEDAD DE LA DIRECCIÓN DE LA ETSI ...........................................6
7. DESCRIPCIÓN .................................................................................................................7
7.1. SUSCRIPCIÓN...........................................................................................................7
7.2. ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS LISTAS.......................................8
7.3. USO DE LAS LISTAS.................................................................................................8
8. CONDICIONES DE USO...................................................................................................8
8.1. Generales...................................................................................................................9
8.2. Tamaño de mensaje.................................................................................................10
9. GESTIÓN DE LISTAS......................................................................................................10
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1. JUSTIFICACIÓN
Las listas de Distribución son una funcionalidad del Servicio de Mensajería Electrónica
ofrecido por el Centro de Cálculo. Como tal, el Acuerdo de Nivel de Servicio para dicho
servicio es aplicable. Sin embargo, debido a las peculiaridades que diferencian a las listas
de distribución, en cuanto a su capacidad de envío masivo de información, las
posibilidades de gestión de los remitentes, los destinatarios y la propia información
difundida, hacen aconsejable una política de uso para esta funcionalidad.
2. OBJETO
El presente documento tiene por objeto:
1. Definir las listas de distribución, su nomenclatura y tipos contemplados.
2. El mecanismo para la creación, mantenimiento y extinción de las listas de
distribución.
3. Establecer los términos de uso de las listas de distribución, y las peculiaridades de
cada lista si las hubiere.
3. ALCANCE.
Los aspectos tratados en este documento son de aplicación, sólo y exclusivamente, a
la funcionalidad denominada Listas de Distribución, incluida en el Servicio de Mensajería
Electrónica. Es de aplicación todo lo establecido en este documento a todas las listas de
distribución y a las personas que las utilicen, independientemente del grado de
participación o rol que desempeñe.
4. DEFINICIONES
➢ Lista de distribución: Es un medio de difusión de información, basado en el
correo electrónico. En el caso más general la información enviada a una lista es
remitida a todos los miembros de la lista, a la cual se accede normalmente por
subscripción.
➢ Suscripción: Mecanismo por el cual una dirección de correo electrónica se incluye
en una lista de distribución.
➢ Suscriptor: Miembro de una lista de distribución. Un suscriptor es una dirección
de correo electrónica y la pertenencia a una determinada lista queda establecida
tras realizar satisfactoriamente el proceso de suscripción.
➢ Administrador de la lista: Es el propietario de la lista y el que establece el tipo y
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características de la lista. También puede realizar tareas de moderador.
➢ Moderador: Es la persona que se ocupa de aprobar y denegar solicitudes, y de
autorizar la difusión de los mensajes enviados a la lista, en el caso de que la lista
tenga esta característica establecida. No tiene por qué ser subscriptor de la lista.
5. TIPO DE LISTAS
Atendiendo a los parámetros de configuración de una lista de distribución, pueden
clasificarse de forma genérica, tal como sigue.
➢ Dependiendo de la política de suscripción
• Listas abiertas: Una lista es abierta cuando cualquier usuario puede
suscribirse/desuscribirse por sí mismo.
• Listas cerradas: Una lista es cerrada cuando un usuario no puede
suscribirse/desuscribirse por sí mismo, aunque puede solicitarlo, y su
solicitud deberá ser aprobada por un moderador o por el administrador de la
lista.
➢ Dependiendo de la política de distribución de mensajes
• Listas no restringidas: Cualquier usuario, este suscrito o no, puede mandar
mensajes a la lista.
• Listas restringidas: Sólo unos pocos usuarios autorizados tienen permiso
para enviar mensajes a la lista.
• Listas moderadas: Los mensajes que se envían a la misma son desviados
a un moderador o al administrador que se encarga de supervisarlos antes de
redistribuirlos entre los suscriptores de la lista si lo considera oportuno.
➢ Dependiendo de la forma de suscribirse
• Listas manuales: Los usuarios puede suscribirse/desuscribirse a la lista
bajo demanda y sin la necesidad de la aprobación del administrador o
moderadores, mediante el interfaz erb disponible para tales acciones.
• Listas automáticas: Una lista es automática cuando la suscripcion o
desuscripción de un usuario a una lista no requiere solicitud. Ambas
operaciones se hacen automáticamente cada cierto tiempo según un criterio
determinado.
6. LISTAS DISPONIBLES EN LA ETSI
En el actual servicio de mensajería electrónica se contemplan las siguientes listas y
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topologías.
6.1. TIPOLOGÍA
➢ Listas de dirección: Listas creadas para el funcionamiento interno de la dirección
de la ETSI o para la finalidad que estime oportuno. El tipo de lista, y las
características de las mismas se especificarán en el momento de su petición,
pudiendo hacerla cualquier miembro de la dirección.
Características: Bajo demanda.
➢ Listas institucionales: Listas establecidas en número, tipo y funcionamiento por
la dirección de la E.T.S. de Ingeniería. Este tipo de listas están prevista para la
difusión de información oficial o relevante para la actividad propia del Centro.
Características: Cerrada, restringida, automática.
➢ Listas genéricas de Centro: Son listas creadas por la dirección de la ETSI a
disposición de los grupos de interés objeto de la lista. La suscripción inicial será
generalmente automática.
Características: abierta, moderada, automática para la suscripción y manual para
la desuscripción.
➢ Listas de unidades administrativas: Creadas a petición de los responsables de
las unidades administrativas adscritas a la ETSI. Pensadas para unidades de
servicios, departamentos y grupos de investigación. La responsabilidad del
mantenimiento de la lista así como del contenido y del uso que se haga de ella,
corresponde al administrador de la lista.
Características: Las establece el administrador de la lista.
➢ Listas de propósito general: Listas creadas bajo demanda. Tienen que ser
solicitadas, indicando el administrador de la lista, su objetivo, los términos de uso,
colectivo o grupo de interés al que está dirigido, mecanismos de
suscripción/desuscripción y características de la misma.
6.2. LISTAS PROPIEDAD DE LA DIRECCIÓN DE LA ETSI
Independientemente del número y tipo de listas que se puedan crear bajo
demanda, la dirección de la ETSI dispone de las siguientes:
6.2.1. Listas de Dirección
Además de las que en un futuro la dirección decida establecer, inicialmente se
disponen de las siguientes listas de distribución:
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Dirección
Objeto
Suscriptores
[email protected]
Información de interés para el
funcionamiento de la Junta de
Escuela de la ETSI
Miembros de la
Junta de Escuela
[email protected]
Comunicación e información
de la dirección a los
departamentos vinculados a la
ETSI
Directores de
departamentos
Emisores
El director de la ETSI
El secretario de la ETSI
Secretaría de dirección
El director de la ETSI
El secretario de la ETSI
Secretaría de dirección
6.2.2. Listas Institucionales
Dirección
Objeto
Suscriptores
Emisores
[email protected]
Dirección de la ETSI
Información relacionada
con la actividad docente y Todos los profesores de la Responsables de unidades
de interés general para el
ETSI
de administración y
colectivo
servicios del centro
[email protected]
Información relacionada, o
Dirección de la ETSI
Todo el personal de
de interés, para el
administración y servicios Responsables de unidades
personal de
de la ETSI
administrativas del centro
administración y servicios.
6.2.3. Listas genéricas
Dirección
Objeto
Suscriptores
Emisores
[email protected]
Información como
anuncios de actividades y
eventos (Defensa de
tesis, PFC, congresos,
encuentros, etc)
Todos el personal
vinculado con la ETSI.
Todo los suscriptores
7. DESCRIPCIÓN
Las listas de distribución son una utilidad que permite el envío de información a
múltiples direcciones de correo, utilizando como destinatario la dirección de la propia lista.
En el apartado 6 se contemplan las distintos tipos de listas de distribución disponibles,
cada una de las cuales tiene su peculiaridades tanto administrativas como de uso.
7.1. SUSCRIPCIÓN
Se entiende como el proceso por el cual una dirección de correo electrónico se
incorpora o se elimina (desuscripción) a una lista de distribución. Cuando este proceso
sea contemplado, se exigirá confirmación para evitar suplantación. El proceso de
suscripción para las listas disponibles en la ETSI es como sigue:
a) Las listas institucionales, no tienen proceso de suscripción/desuscripción, se crean
y actualizan periódicamente con los datos aportados por la Universidad de Sevilla.
b) Lista genéricas de Centro. Los miembros de la lista serán incluidos
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automáticamente de acuerdo a las indicaciones de la dirección de la ETSI, pero la
desuscripción está permitida.
c) Listas de distribución de unidades administrativas. El responsable de unidad y
administrador de la lista decide respecto al modo de suscripción.
d) Las listas de propósito general deben contemplar, necesariamente, la subscripción
y la desuscripción de forma manual.
7.2. ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS LISTAS
Todas las listas deben de tener necesariamente un administrador, que es quien
decide las características de la lista, el objeto de la misma, quiénes pueden ser
suscriptores y los términos de uso, que en ningún caso pueden contravenir los
establecidos en este documento. Si la lista se define como moderada, también le
corresponde al administrador, o a los moderadores que designe, la moderación de los
mensajes enviados a la lista.
Las listas institucionales y en general aquellas listas que son creadas a petición de
la dirección de la ETSI, son de su responsabilidad, aunque la actualización de los
datos de los suscriptores y otras tareas de mantenimiento o administrativas pueden
ser delegados al Centro de Cálculo de la ETSI.
7.3. USO DE LAS LISTAS
Una vez que una lista ha sido creada y definida por el administrador, tendrá una
dirección de correo, que será la que se ha de utilizar para que el mensaje llegue a
todos los miembros de la lista. Si la lista es moderada, el mensaje llega en primer
lugar al administrador y los moderadores. Si alguno de ellos lo autoriza, el mensaje
será distribuido al resto de miembros de la lista, en caso contrario el mensaje quedaría
retenido hasta su autorización o eliminación después del tiempo de espera
establecido.
8. CONDICIONES DE USO
Las listas de distribución es una utilidad a disposición de la ETSI, tanto de su
dirección, como de las unidades administrativas y personal adscrito, cuyo objetivo es
facilitar la comunicación de la información relacionada con la actividad de la Escuela, el
desempeño de las funciones del personal adscrito y cualquier otra que pueda ser de
interés general.
La utilidad al estar basada en el correo electrónico hereda tanto sus virtudes como sus
defectos, agravados por la gran cantidad de destinatarios a los que se reenvían los
mensajes. Por tanto, para evitar que una mala utilización de las listas terminen por anular
su eficacia, se establecen para todos los usuarios las siguientes condiciones de uso:
8.1. Generales
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1. El usuario de las listas de distribución de la ETSI acepta todos los términos y
condiciones de uso. La inobservancia de los mismos podría provocar la expulsión
de la lista.
2. No se permite el envío a ninguna lista de correo, spam, correo comercial, y
mensajes encadenados.
3. No se permite el uso de las listas para obtener beneficios económicos o para
desvirtuar índices de impacto o penetración en publicaciones, páginas web, etc.
4. No se permite utilizar las listas de distribución como un mecanismo de
transferencia de ficheros. Para tal fin tiene disponible la funcionalidad llamada
Maletín del sistema de mensajería
5. No se permite la propagación de contenidos difamantes o que atenten al honor o la
dignidad de las personas o las instituciones.
6. No se permite la distribución de publicaciones y aplicaciones con derechos de
propiedad
7. Queda terminantemente prohibido suplantar o utilizar el correo electrónico de otra
persona en el proceso de suscripción o desuscripción de listas.
8. Se prohíbe utilizar datos personales de los suscriptores de la listas para fines
distintos de los establecidos por el administrador de la lista.
9. El único dato necesario para suscribirse a las listas, es la dirección de correo
electrónico. El administrador de una lista no puede, en ningún caso, solicitar más
datos del usuario.
10. Los mensajes enviados a las listas deben ser corteses, respetuosos con el resto de
suscriptores, y ajustados a la temática de la lista
11. Si bien el debate y las ideas enfrentadas, bien argumentadas y expuestos con
corrección, enriquece a los participantes de una lista, se debe evitar el inicio o
fomento de polémicas estériles, pues generan exclusión, confusión y desinterés por
la lista
12. El emisor de un mensaje es el único responsable de las opiniones que en él se
vierten.
13. El administrador de una lista puede establecer condiciones adicionales para el uso
de la misma, pero no puede excluir ninguna de las condiciones de uso.
8.2. Tamaño de mensaje
Las listas de distribución no es un instrumento adecuado para la transferencia
masiva de ficheros. Para tal fin, el sistema de mensajería dispone de una
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funcionalidad integrada en el interfaz web, llamada Maletín. Aún así, conscientes del
arraigo que esta práctica tiene entre los usuarios del correo electrónico, se facilita el
envío de pequeños ficheros adjuntos, siempre y cuando no se sobrepase los tamaños
de fichero indicados a continuación:
1. El tamaño máximo de mensaje, por defecto es de 40 Kb.
2. El tamaño se ampliará para las siguientes tipologías de listas y circunstancias:
Tipología
Tamaño máximo
Posibilidad de superar 1
puntualmente el tamaño máximo
Administrador
Moderador
A petición.
Maximo 20 Mb
SI
NO
SI
NO
2 Mb
SI
SI
Unidades Administrativas
200 Kb
NO
NO
Solicitadas bajo demanda
40 Kb
NO
NO
Genéricas
40 Kb
NO
NO
Dirección
Institucional
9. GESTIÓN DE LISTAS
Todas las gestiones administrativas relacionadas con las listas de distribución, tales
como solicitud de nueva lista, eliminación de listas, etc, se realizan a través de los
formularios disponibles en la página web del Centro de Cálculo, cuya dirección es:
http://www.esi.us.es/servicios/centro_de_calculo/
Las gestiones relacionadas con la suscripción a listas existentes se realiza mediante
el interfaz web dedicado a tal fin, que podrá encontrar en la dirección:
https://etsi.us.es:7780/listinfo/<nombrelista>
Siendo, <nombrelista> la lista en a que se va a gestionar la suscripción o
desuscripción.
El Centro de Cálculo no atenderá incidencias, solicitudes o cualquier otra gestión
administrativa relacionadas con las listas de distribución solicitadas por terceras personas,
debiéndose dirigir en su caso al administrador de la lista.
1 Quién tenga esta opción a “SI” puede permitir que un mensaje mayor del tamaño establecido pueda
continuar su destino, a través del interfaz de administración de la lista.