POLÍTICA DE USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN CONTROL DEL DOCUMENTO POLÍTICA DE USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN Versión 1.1 Código LG0007 REDACTOR CORSINO ÁLVAREZ MORO Revisado Subdirector de Comunicación y Recursos Comunes Aprobado Director E.T.S.I. Fdo: D. Juan José Murillo Fuentes Fecha: 9 de octubre de 2012 Fdo: D. José Luis Martínez Ramos Fecha: 9 de octubre de 2012 HISTÓRICO FECHA VERSIÓN AUTOR 3 de octubre de 2012 1,1 Corsino Álvarez Moro 22 de junio de 2012 1.0 Corsino Álvarez Moro POLÍTICA DE USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN Página 3 de 10 Fecha: 03/10/2012 Versión 1.1 Índice de contenido 1. JUSTIFICACIÓN................................................................................................................4 2. OBJETO.............................................................................................................................4 3. ALCANCE..........................................................................................................................4 4. DEFINICIONES..................................................................................................................4 5. TIPO DE LISTAS................................................................................................................5 6. LISTAS DISPONIBLES EN LA ETSI..................................................................................5 6.1. TIPOLOGÍA.................................................................................................................6 6.2. LISTAS PROPIEDAD DE LA DIRECCIÓN DE LA ETSI ...........................................6 7. DESCRIPCIÓN .................................................................................................................7 7.1. SUSCRIPCIÓN...........................................................................................................7 7.2. ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS LISTAS.......................................8 7.3. USO DE LAS LISTAS.................................................................................................8 8. CONDICIONES DE USO...................................................................................................8 8.1. Generales...................................................................................................................9 8.2. Tamaño de mensaje.................................................................................................10 9. GESTIÓN DE LISTAS......................................................................................................10 POLÍTICA DE USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN Página 4 de 10 Fecha: 03/10/2012 Versión 1.1 1. JUSTIFICACIÓN Las listas de Distribución son una funcionalidad del Servicio de Mensajería Electrónica ofrecido por el Centro de Cálculo. Como tal, el Acuerdo de Nivel de Servicio para dicho servicio es aplicable. Sin embargo, debido a las peculiaridades que diferencian a las listas de distribución, en cuanto a su capacidad de envío masivo de información, las posibilidades de gestión de los remitentes, los destinatarios y la propia información difundida, hacen aconsejable una política de uso para esta funcionalidad. 2. OBJETO El presente documento tiene por objeto: 1. Definir las listas de distribución, su nomenclatura y tipos contemplados. 2. El mecanismo para la creación, mantenimiento y extinción de las listas de distribución. 3. Establecer los términos de uso de las listas de distribución, y las peculiaridades de cada lista si las hubiere. 3. ALCANCE. Los aspectos tratados en este documento son de aplicación, sólo y exclusivamente, a la funcionalidad denominada Listas de Distribución, incluida en el Servicio de Mensajería Electrónica. Es de aplicación todo lo establecido en este documento a todas las listas de distribución y a las personas que las utilicen, independientemente del grado de participación o rol que desempeñe. 4. DEFINICIONES ➢ Lista de distribución: Es un medio de difusión de información, basado en el correo electrónico. En el caso más general la información enviada a una lista es remitida a todos los miembros de la lista, a la cual se accede normalmente por subscripción. ➢ Suscripción: Mecanismo por el cual una dirección de correo electrónica se incluye en una lista de distribución. ➢ Suscriptor: Miembro de una lista de distribución. Un suscriptor es una dirección de correo electrónica y la pertenencia a una determinada lista queda establecida tras realizar satisfactoriamente el proceso de suscripción. ➢ Administrador de la lista: Es el propietario de la lista y el que establece el tipo y POLÍTICA DE USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN Página 5 de 10 Fecha: 03/10/2012 Versión 1.1 características de la lista. También puede realizar tareas de moderador. ➢ Moderador: Es la persona que se ocupa de aprobar y denegar solicitudes, y de autorizar la difusión de los mensajes enviados a la lista, en el caso de que la lista tenga esta característica establecida. No tiene por qué ser subscriptor de la lista. 5. TIPO DE LISTAS Atendiendo a los parámetros de configuración de una lista de distribución, pueden clasificarse de forma genérica, tal como sigue. ➢ Dependiendo de la política de suscripción • Listas abiertas: Una lista es abierta cuando cualquier usuario puede suscribirse/desuscribirse por sí mismo. • Listas cerradas: Una lista es cerrada cuando un usuario no puede suscribirse/desuscribirse por sí mismo, aunque puede solicitarlo, y su solicitud deberá ser aprobada por un moderador o por el administrador de la lista. ➢ Dependiendo de la política de distribución de mensajes • Listas no restringidas: Cualquier usuario, este suscrito o no, puede mandar mensajes a la lista. • Listas restringidas: Sólo unos pocos usuarios autorizados tienen permiso para enviar mensajes a la lista. • Listas moderadas: Los mensajes que se envían a la misma son desviados a un moderador o al administrador que se encarga de supervisarlos antes de redistribuirlos entre los suscriptores de la lista si lo considera oportuno. ➢ Dependiendo de la forma de suscribirse • Listas manuales: Los usuarios puede suscribirse/desuscribirse a la lista bajo demanda y sin la necesidad de la aprobación del administrador o moderadores, mediante el interfaz erb disponible para tales acciones. • Listas automáticas: Una lista es automática cuando la suscripcion o desuscripción de un usuario a una lista no requiere solicitud. Ambas operaciones se hacen automáticamente cada cierto tiempo según un criterio determinado. 6. LISTAS DISPONIBLES EN LA ETSI En el actual servicio de mensajería electrónica se contemplan las siguientes listas y POLÍTICA DE USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN Página 6 de 10 Fecha: 03/10/2012 Versión 1.1 topologías. 6.1. TIPOLOGÍA ➢ Listas de dirección: Listas creadas para el funcionamiento interno de la dirección de la ETSI o para la finalidad que estime oportuno. El tipo de lista, y las características de las mismas se especificarán en el momento de su petición, pudiendo hacerla cualquier miembro de la dirección. Características: Bajo demanda. ➢ Listas institucionales: Listas establecidas en número, tipo y funcionamiento por la dirección de la E.T.S. de Ingeniería. Este tipo de listas están prevista para la difusión de información oficial o relevante para la actividad propia del Centro. Características: Cerrada, restringida, automática. ➢ Listas genéricas de Centro: Son listas creadas por la dirección de la ETSI a disposición de los grupos de interés objeto de la lista. La suscripción inicial será generalmente automática. Características: abierta, moderada, automática para la suscripción y manual para la desuscripción. ➢ Listas de unidades administrativas: Creadas a petición de los responsables de las unidades administrativas adscritas a la ETSI. Pensadas para unidades de servicios, departamentos y grupos de investigación. La responsabilidad del mantenimiento de la lista así como del contenido y del uso que se haga de ella, corresponde al administrador de la lista. Características: Las establece el administrador de la lista. ➢ Listas de propósito general: Listas creadas bajo demanda. Tienen que ser solicitadas, indicando el administrador de la lista, su objetivo, los términos de uso, colectivo o grupo de interés al que está dirigido, mecanismos de suscripción/desuscripción y características de la misma. 6.2. LISTAS PROPIEDAD DE LA DIRECCIÓN DE LA ETSI Independientemente del número y tipo de listas que se puedan crear bajo demanda, la dirección de la ETSI dispone de las siguientes: 6.2.1. Listas de Dirección Además de las que en un futuro la dirección decida establecer, inicialmente se disponen de las siguientes listas de distribución: POLÍTICA DE USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN Página 7 de 10 Fecha: 03/10/2012 Versión 1.1 Dirección Objeto Suscriptores [email protected] Información de interés para el funcionamiento de la Junta de Escuela de la ETSI Miembros de la Junta de Escuela [email protected] Comunicación e información de la dirección a los departamentos vinculados a la ETSI Directores de departamentos Emisores El director de la ETSI El secretario de la ETSI Secretaría de dirección El director de la ETSI El secretario de la ETSI Secretaría de dirección 6.2.2. Listas Institucionales Dirección Objeto Suscriptores Emisores [email protected] Dirección de la ETSI Información relacionada con la actividad docente y Todos los profesores de la Responsables de unidades de interés general para el ETSI de administración y colectivo servicios del centro [email protected] Información relacionada, o Dirección de la ETSI Todo el personal de de interés, para el administración y servicios Responsables de unidades personal de de la ETSI administrativas del centro administración y servicios. 6.2.3. Listas genéricas Dirección Objeto Suscriptores Emisores [email protected] Información como anuncios de actividades y eventos (Defensa de tesis, PFC, congresos, encuentros, etc) Todos el personal vinculado con la ETSI. Todo los suscriptores 7. DESCRIPCIÓN Las listas de distribución son una utilidad que permite el envío de información a múltiples direcciones de correo, utilizando como destinatario la dirección de la propia lista. En el apartado 6 se contemplan las distintos tipos de listas de distribución disponibles, cada una de las cuales tiene su peculiaridades tanto administrativas como de uso. 7.1. SUSCRIPCIÓN Se entiende como el proceso por el cual una dirección de correo electrónico se incorpora o se elimina (desuscripción) a una lista de distribución. Cuando este proceso sea contemplado, se exigirá confirmación para evitar suplantación. El proceso de suscripción para las listas disponibles en la ETSI es como sigue: a) Las listas institucionales, no tienen proceso de suscripción/desuscripción, se crean y actualizan periódicamente con los datos aportados por la Universidad de Sevilla. b) Lista genéricas de Centro. Los miembros de la lista serán incluidos POLÍTICA DE USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN Página 8 de 10 Fecha: 03/10/2012 Versión 1.1 automáticamente de acuerdo a las indicaciones de la dirección de la ETSI, pero la desuscripción está permitida. c) Listas de distribución de unidades administrativas. El responsable de unidad y administrador de la lista decide respecto al modo de suscripción. d) Las listas de propósito general deben contemplar, necesariamente, la subscripción y la desuscripción de forma manual. 7.2. ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LAS LISTAS Todas las listas deben de tener necesariamente un administrador, que es quien decide las características de la lista, el objeto de la misma, quiénes pueden ser suscriptores y los términos de uso, que en ningún caso pueden contravenir los establecidos en este documento. Si la lista se define como moderada, también le corresponde al administrador, o a los moderadores que designe, la moderación de los mensajes enviados a la lista. Las listas institucionales y en general aquellas listas que son creadas a petición de la dirección de la ETSI, son de su responsabilidad, aunque la actualización de los datos de los suscriptores y otras tareas de mantenimiento o administrativas pueden ser delegados al Centro de Cálculo de la ETSI. 7.3. USO DE LAS LISTAS Una vez que una lista ha sido creada y definida por el administrador, tendrá una dirección de correo, que será la que se ha de utilizar para que el mensaje llegue a todos los miembros de la lista. Si la lista es moderada, el mensaje llega en primer lugar al administrador y los moderadores. Si alguno de ellos lo autoriza, el mensaje será distribuido al resto de miembros de la lista, en caso contrario el mensaje quedaría retenido hasta su autorización o eliminación después del tiempo de espera establecido. 8. CONDICIONES DE USO Las listas de distribución es una utilidad a disposición de la ETSI, tanto de su dirección, como de las unidades administrativas y personal adscrito, cuyo objetivo es facilitar la comunicación de la información relacionada con la actividad de la Escuela, el desempeño de las funciones del personal adscrito y cualquier otra que pueda ser de interés general. La utilidad al estar basada en el correo electrónico hereda tanto sus virtudes como sus defectos, agravados por la gran cantidad de destinatarios a los que se reenvían los mensajes. Por tanto, para evitar que una mala utilización de las listas terminen por anular su eficacia, se establecen para todos los usuarios las siguientes condiciones de uso: 8.1. Generales POLÍTICA DE USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN Página 9 de 10 Fecha: 03/10/2012 Versión 1.1 1. El usuario de las listas de distribución de la ETSI acepta todos los términos y condiciones de uso. La inobservancia de los mismos podría provocar la expulsión de la lista. 2. No se permite el envío a ninguna lista de correo, spam, correo comercial, y mensajes encadenados. 3. No se permite el uso de las listas para obtener beneficios económicos o para desvirtuar índices de impacto o penetración en publicaciones, páginas web, etc. 4. No se permite utilizar las listas de distribución como un mecanismo de transferencia de ficheros. Para tal fin tiene disponible la funcionalidad llamada Maletín del sistema de mensajería 5. No se permite la propagación de contenidos difamantes o que atenten al honor o la dignidad de las personas o las instituciones. 6. No se permite la distribución de publicaciones y aplicaciones con derechos de propiedad 7. Queda terminantemente prohibido suplantar o utilizar el correo electrónico de otra persona en el proceso de suscripción o desuscripción de listas. 8. Se prohíbe utilizar datos personales de los suscriptores de la listas para fines distintos de los establecidos por el administrador de la lista. 9. El único dato necesario para suscribirse a las listas, es la dirección de correo electrónico. El administrador de una lista no puede, en ningún caso, solicitar más datos del usuario. 10. Los mensajes enviados a las listas deben ser corteses, respetuosos con el resto de suscriptores, y ajustados a la temática de la lista 11. Si bien el debate y las ideas enfrentadas, bien argumentadas y expuestos con corrección, enriquece a los participantes de una lista, se debe evitar el inicio o fomento de polémicas estériles, pues generan exclusión, confusión y desinterés por la lista 12. El emisor de un mensaje es el único responsable de las opiniones que en él se vierten. 13. El administrador de una lista puede establecer condiciones adicionales para el uso de la misma, pero no puede excluir ninguna de las condiciones de uso. 8.2. Tamaño de mensaje Las listas de distribución no es un instrumento adecuado para la transferencia masiva de ficheros. Para tal fin, el sistema de mensajería dispone de una POLÍTICA DE USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN Página 10 de 10 Fecha: 03/10/2012 Versión 1.1 funcionalidad integrada en el interfaz web, llamada Maletín. Aún así, conscientes del arraigo que esta práctica tiene entre los usuarios del correo electrónico, se facilita el envío de pequeños ficheros adjuntos, siempre y cuando no se sobrepase los tamaños de fichero indicados a continuación: 1. El tamaño máximo de mensaje, por defecto es de 40 Kb. 2. El tamaño se ampliará para las siguientes tipologías de listas y circunstancias: Tipología Tamaño máximo Posibilidad de superar 1 puntualmente el tamaño máximo Administrador Moderador A petición. Maximo 20 Mb SI NO SI NO 2 Mb SI SI Unidades Administrativas 200 Kb NO NO Solicitadas bajo demanda 40 Kb NO NO Genéricas 40 Kb NO NO Dirección Institucional 9. GESTIÓN DE LISTAS Todas las gestiones administrativas relacionadas con las listas de distribución, tales como solicitud de nueva lista, eliminación de listas, etc, se realizan a través de los formularios disponibles en la página web del Centro de Cálculo, cuya dirección es: http://www.esi.us.es/servicios/centro_de_calculo/ Las gestiones relacionadas con la suscripción a listas existentes se realiza mediante el interfaz web dedicado a tal fin, que podrá encontrar en la dirección: https://etsi.us.es:7780/listinfo/<nombrelista> Siendo, <nombrelista> la lista en a que se va a gestionar la suscripción o desuscripción. El Centro de Cálculo no atenderá incidencias, solicitudes o cualquier otra gestión administrativa relacionadas con las listas de distribución solicitadas por terceras personas, debiéndose dirigir en su caso al administrador de la lista. 1 Quién tenga esta opción a “SI” puede permitir que un mensaje mayor del tamaño establecido pueda continuar su destino, a través del interfaz de administración de la lista.