The archive is the memory of the business Campaña de

The archive is the memory of the business
Campaña de Sensibilización sobre Archivos Empresariales
El porqué de esta campaña…
En Argentina todavía no se ha desarrollado una cultura empresarial que valorice la función económica, social
y cultural que puede cumplir el patrimonio histórico de las empresas. En cualquier institución que perdura en el
tiempo se va acumulando información cuyo objetivo primero fue servir para la toma de decisiones. No obstante,
transcurrido un plazo en que dicha información tiene menos intensidad de uso (y ya no formaría parte del archivo
administrativo), la misma puede ser conservada (o en el peor de los casos, destruida). No obstante, a pesar del paso
del tiempo, la información no tiene porqué perder interés y puede ser destinada a la creación de un archivo histórico
con el objetivo de resguardar la documentación más antigua, y por consiguiente, más apreciada y no reproducible.
Experiencias de países como Italia, Estados Unidos o Inglaterra enseñan precisamente cómo las empresas
pueden atribuirle un valor y función concreta a la conservación de su patrimonio histórico, utilizándolo de diferentes
maneras, tales como: base documental para toma de decisiones futuras, diseño de estrategias de marketing;
fortalecimiento de actividades de responsabilidad social corporativa; diferenciación ante la competencia (brand
building); promoción del conocimiento y la educación; preservación de la identidad cultural y de los valores de los
pioneros. En nuestro país esto es aún un desafío pendiente. Por tal motivo, esta campaña se propone contribuir a
promover una mayor concientización e interés en los beneficios (y no sólo los costos) que pueden encontrar las
empresas al diseñar estrategias que apunten a preservar y valorizar su patrimonio histórico.
¿Qué nos proponemos?
1) Promover la concientización y la preservación de documentación con valor histórico generado y
atesorado por muchas empresas de nuestro país.
2) Brindar información y asesoramiento en el proceso de la organización de archivos históricos, atendiendo
a cada situación en particular y a posibles requerimientos de confidencialidad de la información.
3) Informar sobre la actividad y servicios disponibles en la Sección Colecciones Especiales y Archivos de la
Biblioteca de la Universidad de San Andrés ( http://biblioteca.udesa.edu.ar/colecciones/dona.htm) en
caso de que la decisión de su empresa fuera donar material histórico.
Antecedentes sobre el tema
Esta campaña sigue los lineamientos de experiencias internacionales, y en particular, la labor desarrollada
por el Business Archives Council y los Archivos Nacionales de Gran Bretaña. Para sintetizar estas exitosas
iniciativas internacionales y poder comprender mejor los lineamientos y el alcance de nuestra iniciativa se ha
elaborado un breve documento (adjuntado a esta nota).
También sugerimos visitar las siguientes páginas webs:
http://www.culturadimpresa.org/ (Italia)
http://www.businessarchivescouncil.org.uk/ (Gran Bretaña)
http://www.archivists.org/saagroups/bas/welcome.asp (Estados Unidos)
http://www.businessarchivescouncil.org.uk/links/business_archive_specific/
Centro de Estudios de Historia y Desarrollo de Empresas (CEHDE)
Vito Dumas 284 - Victoria (B1644BID) Buenos Aires – Argentina - TEL 4725-6915 FAX 4725-7027
http://www.udesa.edu.ar/Unidades-Academicas/Centros/CEHDE
“National
Strategy for Business Archives (England and Wales)
July 2009”.
Nota: Se han extraído algunos párrafos a fin de acompañar nuestra propuesta. La versión completa se encuentra disponible en el
siguiente link:
http://www.businessarchivescouncil.org.uk/materials/national_strategy_for_business_archives.pdf
Business archives and society:
It is critical for social cohesion and cultural identity that the business legacy is neither forgotten, nor captured only
in transient human memory (p. 3)
Definition: Business records are the physical evidence of business activity – created, received, and maintained as
evidence and information1 – and exist in a variety of media formats including paper, digital and audio-visual.
Business archives are records that companies or collecting repositories choose to keep permanently, for commercial,
legal and historical reasons (p.5).
Why do companies manage their archives?
1) Growth:
Archives can be used in marketing and customer relations to increase brand knowledge and
awareness. Archives have direct commercial value as a source of new product innovation – they are literally
full of ideas that can be re-discovered and re-packaged for today’s market, delivering authentic classic, retro
and vintage style.
2) Differentiation: Every company is unique – with its own story of achievement, company culture, reputation,
products and people. Telling a company’s story – through product literature, websites and employee
induction materials – can create the kind of loyalty and pride that in tough markets leverage a real
competitive advantage.
3) Protection: The archive is the memory of the business – holding knowledge and evidence of commercial
activities, forgotten when people move on. Archives can provide evidence against litigation, trademark
infringement, or assault on reputation. More routinely, they are an unparalleled source of management
Information.
Raising awareness among businesses of the value of keeping archives:
A best practice website that gives businesses practical guidance on how to establish and exploit their archives.
Visit: http://www.managingbusinessarchives.co.uk/
Centro de Estudios de Historia y Desarrollo de Empresas (CEHDE)
Vito Dumas 284 - Victoria (B1644BID) Buenos Aires – Argentina - TEL 4725-6915 FAX 4725-7027
http://www.udesa.edu.ar/Unidades-Academicas/Centros/CEHDE
Put your records to work1
Records can earn their keep. Here are just a few of the ways to put them to work...
A key part of Corporate Social Responsibility
Caring for your heritage can be a key part of a Corporate Social Responsibility policy. Businesses have impacted on the lives of
their staff, customers, shareholders and on the communities in which they operate. Business archives record how lives have been
affected and changed. Some companies have publicly acknowledged that their own histories are an important piece in the jigsaw
of the past and that they have a duty of care to their own archives. Making business archives accessible to the public is a real
contribution to the community.
Transparent corporate governance
Good record-keeping is an integral part of transparent corporate governance. The implementation of the Sarbanes-Oxley Act in
the US has brought heightened scrutiny of an organisation's internal controls and practices. Trustworthy and accurate records
serve as a bedrock for a company's reporting systems and ensure that they comply with best practice.
Brand building
The past can be used to support present performance. Archives add detail and depth to the public image of a company,
differentiating it from the competition. Celebrating significant anniversaries or birthdays brings the long-standing nature and
the achievements of the company to the fore. Historic information and images can also be used to support particular brands
emphasising their position in the market place.
Archives as evidence
Business archives contain evidence of past processes and procedures; actions and events; terms and conditions. Being able to
produce the right records at the right time could be crucial in the court room. Company law and regulation also require certain
records to be kept and from January 2005 the Freedom of Information Act may affect certain businesses.
A market for nostalgia
Exploiting your heritage can bring in revenue. Companies with well known advertising and packaging logos and images can
licence their reproductions in all kinds of ways: the Guinness Toucan, Colman's mustard and Pears soap are just a few examples
of well known images that bring in money for their owners.
Education, Education, Education
Archives can be used within a business to inform and educate new recruits about a company's history and successes and pass on
company values and principles. Archives can also be used as an educational resource by learners of all ages - some companies
have produced very popular and highly regarded educational resources aimed at schoolchildren.
1
Párrafos extraídos de www.businessarchivescouncil.org.uk/profit_from_your_past/putting_records_to_work/
Centro de Estudios de Historia y Desarrollo de Empresas (CEHDE)
Vito Dumas 284 - Victoria (B1644BID) Buenos Aires – Argentina - TEL 4725-6915 FAX 4725-7027
http://www.udesa.edu.ar/Unidades-Academicas/Centros/CEHDE