PROTOCOLO PARA LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN DE ÚTILES ESCOLARES Y DE ASEO BÁSICOS DESTINADOS A LA EDUCACIÓN DE NIÑOS Y NIÑAS DE NIVEL INICIAL 1. INTRODUCCIÓN. El presente protocolo tiene por finalidad establecer los procedimientos para la adquisición y rendición de cuentas de los kits de útiles escolares y de aseo básicos destinados a la educación de niños y niñas de nivel inicial, cuyo uso se encuentra establecido en la directiva “Normas para la adquisición de útiles escolares y de aseo básicos destinados a la educación de niños de tres (3) a cinco (5) años matriculados en instituciones educativas públicas de educación inicial y en los programas no escolarizados de educación inicial (PRONOEI) ubicados en los distritos pertenecientes a los quintiles 1 y 2 de pobreza para el año 2015” – RM 069-2015-ED, 16.02.15 2. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE LOS KITS a) El director de la institución educativa o profesor (a) coordinador(a) responsable deberá conocer con todo detalle la relación de útiles escolares e implementos de higiene personal que ha de comprar de la lista sugerida. Debe entenderse como lista sugerida, que de los 14 ítems, tiene la flexibilidad de que puede adquirir diferentes cantidades de solo esa relación de 14 ítems. b) El monto asignado para el kit útiles escolares y aseo básicos es aplicable solo para la relación establecida en la norma. c) El director de la institución educativa o profesor (a) coordinador(a) deberá ubicar con anticipación los establecimientos donde adquirir la lista del kit útiles escolares y aseo básicos. d) El director de la institución educativa o profesor (a) coordinador(a) antes de hacer la adquisición deberá verificar que el establecimiento o los establecimientos están en condiciones de entregar boleta o factura, en ningún caso deberá hacer alguna adquisición en establecimientos donde no cuenten con estos comprobantes de pago. e) A continuación deberá verificar la validez del comprobante de pago o factura recibida, esto lo hará ingresando a la página web de SUNAT, utilizando la rutina de comprobación de validez de comprobante de pago. No se aceptará ningún comprobante de pago o factura que resultara rechazado por el sistema de SUNAT deberá acudir al establecimiento donde hizo la compra y solicitar un comprobante válido. Paso 1: Ingresar a la SUNAT al link: http://www.sunat.gob.pe/cl-at-itconcompag/ccS01Alias Aparecerá el siguiente formato, en el que deberás ingresar los datos solicitados para proceder con la validación respectiva. 1 2 Paso 2: Una vez registrado los datos solicitados, haz click en la opción consultar para visualizar la validación de comprobante de pago. f) Los comprobantes de pago (Facturas, boletas de venta, ticket electrónico, autorizados por la SUNAT, según RN°007-99-SUNAT) serán emitidos indicando el RUC y denominación de IE para casos de emisión de Boleta de Venta. g) Los comprobantes de pago (Facturas, boletas de venta, ticket electrónico, autorizados por la SUNAT, según RN°007-99-SUNAT) no deberán estar borroneados, o manchados o cambiado los números o fechas. h) Dependiendo del volumen de la adquisición, deberá acercarse a la UGEL para ver la disponibilidad de apoyo en el traslado de los kits adquiridos. i) Una vez que el director de la institución educativa o profesor (a) coordinador(a) ha hecho la adquisición de los útiles escolares y de aseo deberá garantizar su uso y conservación, en la institución educativa. j) Tan pronto se haya culminado con la adquisición, el director deberá hacer un consolidado de los documentos junto con las facturas y boletas que ha recogido al momento de hacer las adquisiciones, que deberá ser entregado al Especialista designado por la UGEL para su revisión y aceptación según el numeral 6.5.1 Del Informe de declaración de gastos de la norma aprobada por R. M. N° 069- 2015-ED. 3 3. PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE CUENTA DE LA ADQUISICIÓN DE LOS KITS La Norma Técnica sobre adquisición de kit de materiales para niños, niñas del nivel inicial establece el uso de 03 formatos para la presentación de gastos y materiales adquiridos por los directores de las instituciones educativas y programas no escolarizados de nivel inicial, cuyos nombres se mencionan a continuación: a) Anexo 01: Reporte de seguimiento (a cargo de la UGEL). b) Anexo 02: Relación de productos adquiridos (a cargo del director(a) o docente coordinador (a) c) Anexo 03: Formato de declaración de gastos (a cargo del director(a) o docente coordinador (a) Llenado del Anexo 02: relación de productos adquiridos Tras la culminación del proceso de adquisición de materiales educativos, el/la director(a) o profesor(a) coordinador(a), bajo responsabilidad, debe proceder a llenar los datos solicitados en el “Anexo 02 – Relación de Productos Adquiridos”. Paso 1: Se debe iniciar el llenado del formato con los datos generales de la institución educativa o programa no escolarizado; tales como, nombre de la Entidad Educativa (I.E.) Programa (PRONOEI), DRE, UGEL, ubicación geográfica región, provincia y distrito, DNI y apellidos y nombre del director(a) o profesor(a) y cargo del responsable de la adquisición y el número de alumnos matriculados (totalizar el número de estudiantes de los grupos de 03, 04 y 05 años) en la institución educativa o programa no escolarizado, el mismo que debe ser coincidente con el total de estudiantes registrados en el Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE. Paso 2: Asimismo, se debe proceder a detallar el nombre de cada uno de los productos adquiridos, la cantidad de cada uno de ellos y el valor de la compra, incluyendo el valor unitario y valor total, para finalmente consignar el monto total del gasto realizado. Paso 3: Es importante señalar, que el monto total del gasto realizado debe coincidir con la sumatoria del gasto realizado en cada uno de los productos. En caso, no fuera coincidente el Responsable designado en UGEL podrá realizar las observaciones que considere pertinentes y de ser necesario, solicitar la presentación de un nuevo formato. a) Ítem / producto: se refiere a la relación de los productos adquiridos y a la unidad de medida (UM: unidad, docenas, caja, planchas.) b) Previsto por alumno: está referido al ingreso de las cantidades y precios unitarios según lista de ítem / producto, adquirido por alumno. c) Previsto total: es el producto del total de alumnos(as) matriculados por el valor total previsto por alumno(a). (este será calculado automáticamente por el formato, por tanto no es necesario su llenado). d) Compra realizada: Esta referida a la compra real de los productos o ítem adquirido, por lo que es necesario el ingreso de cantidades y precios de cada uno de estos. 4 e) VAR es la variación estimada por la diferencia de la compra realizada y prevista total. Paso 4: Posteriormente, el director(a) o profesor(a) coordinador(a) de la institución educativa o programa no escolarizado deberá firmar y sellar el anexo 02; asimismo, el formato llenado deberá contar con la firma y sello de 02 representantes del CONEI en señal de conformidad de las cantidades y montos declarados. Anexo 02: Relación de productos adquiridos RELACIÓN DE PRODUCTOS ADQUIRIDOS MINISTERIO DE EDUCACIÓN con Subvención Otorgada por el Ministerio de Educación - MINEDU I. Entidad Educativa: II. Dirección Regional de Educación (DRE): III. Unidad de Gestión Educativa Local (UGEL): IV. Ubicación Geográfica: => Distrito: __________________________ => Provincia: __________________________ => Región / Dpto.: ________________________ V. Director / Profesor Responsable: DNI Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Cargo ==> Número de Alumnos reportados / matriculados: N° Item / Producto UM PREVISTO x ALUMNO Cant. PU VT 1 - 2 - 3 - 4 - 5 - 6 - 7 - 8 - 9 - 10 - 11 - 12 - 13 - 14 - TOTAL ==> S/. PREVISTO TOTAL Cant. TOT - - Cant. 0 COMPRA REALIZADA PU TOT VAR - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - REVISADO Y VERIFICADO POR Firma y Sello de Responsable Firma y Sello de Director UGEL v1 Anexo 03: Declaración de rendición de gastos Una vez culminado el llenado del formato “Anexo 02 - Relación de productos adquiridos”, el director(a) o profesor (a) coordinador(a) de la institución educativa o programa no escolarizado debe proceder a completar los datos solicitados en el “Anexo 03 – Declaración Jurada de Gastos”. Paso 1: Se debe iniciar el llenado del formato “Anexo 03 – Declaración Jurada de Gastos” con los datos generales de la institución educativa o programa no escolarizado; tales como, nombre de la Entidad Educativa (I.E.) Programa (PRONOEI), DRE, UGEL, ubicación geográfica región, provincia y distrito, DNI y apellidos y nombre del director(a) o profesor(a) y cargo del responsable de la adquisición 5 Paso 2: Posteriormente, el director(a) o profesor(a) coordinador(a) de IE o programa no escolarizado debe consignar los datos de los gastos realizados en base a las facturas, boletas con las que cuenta; el llenado del formato debe estar en orden cronológico del gasto. Paso 3: Los datos a ser consignados corresponden a los siguientes campos de registro: a) RUC del emisor (tiene 11 dígitos) b) Fecha de emisión del documento (según formato: DD/MM/AA), c) Tipo de documento (factura, boleta o ticket electrónico), se incluirá la serie y número de documento d) Monto total del gasto considerado en el documento, debe estar en números y letras Paso 4: Es importante señalar, que el monto total del gasto realizado debe coincidir con la sumatoria del gasto realizado en cada una de las facturas, boletas En caso no fuera coincidente, Responsable designado en UGEL podrá realizar las observaciones que considere pertinentes y de ser necesario, solicitar la presentación de un nuevo formato. Paso 5: Asimismo, los ítems ordinales señalados en el “Anexo 03 – Declaración Jurada de Gastos” deben coincidir con los declarados en el “Anexo 02 – Relación de Productos Adquiridos”. En caso no fuera coincidente, Responsable designado en UGEL podrá realizar observaciones, solicitar el informe del caso y las modificaciones respectivas. Paso 6: Posteriormente, el director(a) o profesor(a) coordinador(a) de la institución educativa o programa no escolarizado deberá firmar y sellar el “Anexo 03 – Declaración Jurada de Gastos”. Paso 7: El formato llenado deberá contar con la firma de 02 representantes del CONEI en señal de conformidad de la declaración jurada de gastos realizada. 6 Anexo 03 – Declaración de rendición de Gastos MINISTERIO DE EDUCACIÓN DECLARACIÓN DE RENDICIÓN DE GASTOS DECLARACIÓN JURADA por Subvención Otorgada por el Ministerio de Educación - MINEDU I. Entidad Educativa: II. Dirección Regional de Educación (DRE): III. Unidad de Gestión Educativa Local (UGEL): IV. Ubicación Geográfica: => Distrito: __________________________ => Provincia: __________________________ => Región / Dpto.: ________________________ V. Director / Profesor Responsable: DNI N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Apellido Paterno RUC EMISOR Apellido Materno COMPROBANTE DE PAGO FECHA TIPO DD/MM/AA TIPO 1 = Factura 4 = Tickets 2 = Boleta de Venta 5 = Otro 3 = Recibo de Honorarios -*- N° Nombres MONTO S/. Cargo COMENTARIO / OBSERVACIÓN TOTAL ==> S/. (en letras) REVISADO Y VERIFICADO POR Firma y Sello de Responsable Firma y Sello de Director UGEL v1 Importante: El director(a) o profesor(a) coordinador(a) de la institución educativa o programa no escolarizado deberá presentar a la UGEL correspondiente los anexos 02 y 03 como parte de un informe de declaración de gastos. Anexo 01: Reporte de seguimiento del Responsable designado en UGEL La Unidad de Gestión Educativa Local debe designar mediante una Resolución Directoral a un especialista de nivel inicial como responsable del seguimiento de la adquisición de kits de útiles escolares y de aseo básico por parte de las instituciones educativas y programas no escolarizados de la jurisdicción. El Responsable designado en UGEL del seguimiento de la adquisición de materiales educativos, deberá realizar la verificación de los informes de declaración de gastos y sus respectivos anexos, procediendo a aprobar u observar el documento. En caso resulte necesario, realizarán acciones de supervisión y/o la solicitud de la modificación del informe de gastos presentados por el director o profesor(a) coordinador(a) de la IE o programa no escolarizado. Asimismo, deberá consolidar la información de kits adquiridos y gastos realizados por las instituciones educativas o programas no escolarizados de la jurisdicción en el formato 7 correspondiente al Anexo 01 – Reporte de Seguimiento. Dicho formato deberá ser llenado, firmado y sellado en señal de conformidad de la información revisada. Los datos a ser consignados en el formato “Anexo 01 – Reporte de seguimiento” corresponden a: a) Datos generales de la IE o programa no escolarizado (código de local 6 dígitos, código modular 7 dígitos, nombre (II.EE, PRONOEI), nivel y modalidad (indica la II.EE: es CEI o PRONOEI). b) Datos de ubicación (región, provincia, distrito y dirección), c) Datos del responsable de la adquisición en la IE o programa no escolarizado (apellido paterno, apellido materno, nombres y cargo) d) Monto asignado a la IE o programa no escolarizado, gasto declarado por la IE o programa no escolarizado mediante el formato anexo 03, saldo en banco e) Numero de kits adquiridos informados mediante el formato anexo 02. (este debe estar en relación al número de alumnos(as) reportados o matriculados). Anexo 01 – Reporte de seguimiento Reporte de Seguimiento Nro CÓDIGO LOCAL CÓDIGO MODULAR RESPONSABLE DE ADQUISICIÓN IIEE NIVEL / MODALIDAD REGIÓN PROVINCIA DISTRITO DIRECCIÓN Apellido Apellido Nombres paterno Materno CARGO MONTO ASIGNADO (S/.) GASTO DECLARADO SALDO BANCO (S/.) (S/.) NRO KITS COMPRADOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Nota1: Nro: Número de IIEE CÓDIGO LOCAL: Código local de la IIEE (no aplica para PRONOEI, dejar en blanco) CÓDIGO MODULAR: Código modular de la IIEE IIEE: Nombre de la IIEE NIVEL / MODALIDAD: Indica si la IIEE es CEI o PRONOEI REGIÓN: Región donde se ubica la IIEE PROVINCIA: Provincia donde se ubica la IIEE DISTRITO: Distrito donde se ubica la IIEE DIRECCIÓN: Dirección donde se ubica la IIEE Apellido paterno: Apellido paterno del responsable de la adquisisción Apellido Materno: Apellido materno del repsonsable de la adquisisción Nombres: Nombres del responsable de la adquisción Cargo: Indica si el responsable de la adquisición ocupa el cargo de DIRECTOR, DOCENTE COORDINADORA (solo para el caso de PRONOEI) o DOCENTE DESIGNADO MONTO ASIGNADO (S/.): Monto de dinero asignado para la adquisición de los Kits de materiales GASTO DECLARADO (S/.): Monto gastado declarado con boletas de pago y/o declaración jurada (hasta 30% del monto asignado) mediante informe y formatos establecidos para la adquisisción de los Kits de materiales SALDO BANCO (S/.): Saldo del monto asignado registrado en la cuenta del Banco de la Nación NRO KITS COMPRADOS: Número de Kits de materiales comprados Nota2: Para el caso del "NIVEL/MODALIDAD" y "CARGO" escoger la opción en la lista desplegable de celda El Responsable designado en la UGEL elaborará, mensualmente, un informe consolidado de la adquisición efectuada por directores(as) y profesores(as) coordinadores(as) de la jurisdicción para su remisión a la DRE; la que a su vez, consolidará los datos obtenidos para su envío a la Dirección de Educación Inicial del Ministerio de Educación - DEI, para lo cual remitirá el informe resumen y adjuntará los formatos de Reporte de seguimiento (Anexo 01Reporte de Seguimiento) presentados por las UGEL. El informe consolidado de la adquisición efectuada por directores(as) y profesores(as) coordinadores(as) de la jurisdicción de la UGEL deberá remitirse a la DRE a partir del siguiente mes, después de haberse efectuado el abono de dinero a los directores(as) o profesores(as) coordinadores(as) de la jurisdicción. 8 La información será enviada a la DEI para conocimiento en el marco de su función de seguimiento y monitoreo. El último informe consolidado deberá remitirse a la DEI hasta el 30 de setiembre del 2015. 4. Diagrama del Proceso de presentación de informes sobre la adquisición de materiales educativos para estudiantes de instituciones educativas y programas no escolarizados del nivel de educación inicial. 9 ETAPAS PARA LA EJECUCIÓN DE LA ADQUISICIÓN DEL KIT DE ÚTILES ESCOLARES Y DE ASEO PROGRAMACION Comu nicació ny difusió n MINEDU /DEI Establece criterios del ámbito de intervención. Remite a las DRE validación. Aprueba el listado de responsables de adquisición, mediante el uso del sistema Nexus. Seguimiento y monitorea Segui miento y monito reo DRE/ GRE UGEL Denun cias I.E Autoriza la apertura de cuentas de ahorro Designa responsable mediante istema Nexus. R.D asistencia técnica y Seguimiento y monitorea seguimiento al proceso. Consolida información validada por las UGEL y las remite al MINEDU. Monitoreo y seguimiento a las UGEL Designa responsable mediante R.D de seguimiento al proceso. Validada y verifica Base de datos de las I.E y PRONOEI focalizados. Remite Base de Datos validada a la DRE/GRE para ser enviada a la DEI. Establece cronograma de talleres de capacitación con los responsables de adquisición de los KIT. Seguimiento y monitoreo a las II.EE y PRONOEI Determina del listado proporcionado por el MINEDU la relación de materiales que serán adquiridos. Conforma y/o convoca CONEI Ubica lugar donde realizará la compra Verifica validez comprobante de pago EJECUCIÓN Autoriza la apertura de cuentas de ahorro Efectúa la transferencia de recursos a las cuentas de ahorro abiertas a través del SIAF. Solicita al Banco de la nación reporte de transferencias realizadas. Solicita al BN reportes semanales de los saldos financieros. Realiza el monitoreo y seguimiento Asistencia Técnica presencial Asesoría presencial y virtual Visita a las II.EE inicial y PRONOEI EVALUACIÓN CIERRE Elabora formato para emisión de informe de adquisición. Brinda asistencia técnica presencial y virtual Elabora informe final global sobre la base de los consolidados enviados por las UGEL. Brinda asistencia técnica presencial y virtual. Realiza el monitoreo y seguimiento Visita a las II.EE inicial y PRONOEI Verificación de las cuentas en el Banco de la Nación. Publicación de los beneficiarios Solicita bloqueo de cuentas Talleres de capacitaciones a directores (as) y docentes coordinadores Solicita desbloqueo de cuentas Realiza el monitoreo y seguimiento Visita a las II.EE y PRONOEI. Ejecuta la compra del kit de útiles escolares y de aseo priorizados del listado proporcionado por el MINEDU. Distribuye kit de útiles escolares y de aseo a los niños(as) Verifica y consolida información remitida por los responsables de adquisición. Elabora y remite a la DRE mensualmente el informe consolidado de la adquisición. Elabora informe de rendición de cuentas. Verifica que documentos cuenten con la firma y sello de dos representantes del CONEI Presenta informe de lo actuado a la UGEL. 10 FLUJOGRAMA: EJECUCCIÓN MONITOREO Y SEGUIMIENTO AL KITS DE ÚTILES ESCOLARES Y ASEA BÁSICO INICIO Equipo de Monitoreo monitorep M I N E D U –D E I DRE FIN Equipo de Monitoreo Monitorea a las especialistas de las UGEL Revisa, compila y envía el informe al MINEDU. Haciendo uso del anexo 1 Fiscaliza el proceso de adquisición 30 setiembre UGEL I.E. /PRONOEI Comunica o notifica del depósito efectuado por el MINEDU Seguimiento a la adquisición realizada por los responsables (reporte mensual). Adquirir el kits de útiles escolares y de aseo básico Elabora y presenta el informe. Haciendo Uso de los anexos 2 y 3 31 de agosto Junio – julio 2015 Revisa, consolida y envía el informe a la DRE 15de setiembre HITO 4 HITO 5 El Director (a) y/o coordinador (a) tiene 5 días hábiles para la gestión interna del material. 07 de setiembre Acta de entrega HITO 1 HITO 2 HITO 3 11 Depósito del dinero MINEDU Compra de los kits I.E. Informe I.E Gestión del kits en I.E /PRONOEI