Seguimiento y control operativo Definimos el seguimiento operativo como el proceso de análisis de indicadores que nos muestren un panorama de la situación en campo y la detección de condiciones adversas al levantamiento de información que impidan su oportuna conclusión, con el fin de proponer estrategias de acción que subsanen dichas eventualidades. MIENTRAS MÁS OPORTUNA SEA LA DETECCIÓN DE ESTAS CONTINGENCIAS, MÁS FÁCIL SERÁ ASEGURAR LA CONCLUSIÓN DEL OPERATIVO CON ÉXITO. Sistema de Verificación, Avance y Cobertura. La principal herramienta que utilizarás para dar seguimiento es el Sistema de Verificación, Avance y Cobertura (SIVAC). Es un sistema de ambiente web al que podrás ingresar desde cualquier computadora que cuente con conexión a internet para generar los reportes con los indicadores que analizarás. En próximos días estarás recibiendo un correo electrónico a tu cuenta institucional donde te informarán de la URL que deberás ingresar al explorador de internet para acceder al administrador de sistemas WEB que utilizarás durante el operativo del Inventario Nacional de Viviendas 2012. Después de ingresar tu usuario y contraseña en la página de inicio se desplegará la pantalla principal donde puedes elegir el sistema a utilizar. PARA ACCEDER A SIVAC PULSA SOBRE EL LOGOTIPO: Esta es la página principal del sistema y se conforma de tres secciones: Menú: Tenemos dos opciones “Inicio” para regresar a la pantalla principal, y “Reportes” donde se desplegará una lista para seleccionar alguno de ellos. Cabecera: Contiene información de nuestro usuario así como la opción de “cerrar sesión” Aquí se mostrará cada uno de los reportes seleccionados Reportes disponibles en SIVAC AVA-01 Avance general Este reporte muestra el avance obtenido hasta el momento en las áreas de todos tus listadores; la información se muestra dividida en cinco grupos: viviendas, manzanas, conjuntos habitacionales, entorno urbano y verificación. En los tres primeros grupos puedes observar el avance en el levantamiento de la información del listado de inmuebles mientras que en el cuarto grupo muestra el avance en el levantamiento de los cuestionarios de entorno urbano. Es importante recalcar que aún teniendo un porcentaje alto en el avance de manzanas y conjuntos habitacionales, debes observar el porcentaje de viviendas visitadas, pues este último puede representar una gran cantidad de carga de trabajo en tan solo una manzana o conjunto habitacional. El último grupo corresponde al avance en la verificación de cobertura y calidad que estás realizando en una muestra de manzanas. Los cinco grupos de este reporte contienen información agregada del avance según su unidad de observación. Este reporte te servirá para formarte una imagen del avance en tu carga de trabajo y la de tus clasificadores. AVA-02 Avance de viviendas según resultado de la visita El AVA-02 presentará las variables de resultado final de entrevista desagregado por cada uno de los códigos con los que fue registrado. Presta atención a cada uno de los indicadores de este reporte, pues la concentración de resultados de visita en un solo código pudiera ser motivo de una mala aplicación de los procedimientos operativos o tal vez una incidencia operativa no reportada. AVA-03 Avance de viviendas por conjunto habitacional Al igual que en el AVA-02, se presenta la desagregación de códigos finales de visita pero esta vez a nivel de conjunto habitacional EN AVA-03, CUANDO UN CONJUNTO HABITACIONAL SE HAYA CONCLUIDO PERO TENGA MÁS DEL 10% DE VIVIENDAS SIN VISITAR DE LAS QUE FUERON PLANEADAS, EN LA COLUMNA DE “ESTATUS” APARECERÁ LA LEYENDA “REVISAR” Y AL PRESIONAR SOBRE LA MISMA, EL SISTEMA ABRIRÁ UNA VENTANA INDICÁNDOTE LAS POSIBLES CALLES DONDE PUEDEN ENCONTRARSE LAS VIVIENDAS FALTANTES. EL CASO PARTICULAR DEL REPORTE En caso de que NO hayas encontrado más viviendas en las vialidades mostradas y sigue el porcentaje de viviendas faltantes por arriba del 10%, presiona el botón de “Liberar” que se encuentra en la parte inferior de la ventana AVA-04 Productividad diaria de clasificadores En la parte superior de este reporte podrás apreciar los días que faltan para que concluya el operativo y en la última columna del tabulado, el estimado de días según la productividad diaria de cada clasificador, ésta ultima funciona como un semáforo marcando en verde los registros de los clasificadores que necesitan menos días de los faltantes para concluir, en amarillo los que se estiman terminen el mismo día que los restantes y en rojo, los que según su productividad necesitan más días de los que cuenta el operativo para concluir el levantamiento. Partiendo del precepto de que si las cargas de trabajo de todos los listadores son equitativas, éstos debieran presentar productividades similares, por lo que si en el reporte encuentras alguna productividad que estime más días para concluir el operativo de con los que se cuenta hasta el momento, indaga con el clasificador qué es lo que está ocasionando dicha situación para corregir las fallas y asegurar el correcto término del operativo. Es importante hacer mención que las productividades presentadas en este reporte se calculan con base en el número de viviendas que se tienen planeadas, por lo que en caso de que se encuentren áreas de nueva creación al interior de los conjuntos habitacionales, el número de viviendas que contenga cada uno impactará en la productividad diaria de cada listador, provocando tal vez la necesidad de más días para concluir el operativo que los que muestra el reporte. En el momento de revisar este reporte toma en cuenta un posible incremento de hasta cinco días más, para la estimación de los faltantes para concluir el operativo. AVA-05 Avance en la verificación de manzanas. También contarás con un reporte para que puedas observar tu avance en la verificación de inmuebles, en él aparecerán listados los conjuntos habitacionales en los que se encuentren las manzanas de la muestra de verificación. Manzanas planeadas: Son las manzanas que fueron seleccionadas en la muestra para ser verificadas. Irán apareciendo en el módulo cartográfico conforme los clasificadores cierren manzanas. Verificadas: Son aquellas manzanas que ya fueron validadas y en el reporte de calidad salieron evaluadas con menos del 25% de errores, o fueron designadas para re-levantar y ya se cuenta con la transferencia de esa información. No se pudo verificar: Manzanas que fueron seleccionadas en la muestra pero por motivos de actualización cartográfica no serán verificadas (No se reportan de forma especial, se detectan desde la base de datos al realizar la actualización cartográfica). En proceso de verificación: Son las manzanas que te encuentras verificando. El proceso de verificación comprende: Captura de totales de inmuebles por frente de manzana. Levantamiento de información de inmuebles seleccionados Confronta de información Supervisor-Clasificador Sin iniciar: Manzanas donde todavía no se ha iniciado ninguno de los tres procesos que comprende la verificación. Por levantar nuevamente: Son aquellas manzanas que el sistema evaluó con estatus de re-levantamiento por problemas en la calidad de la información y que aún no se ha recibido de nuevo la información de la manzana. Estas manzanas no toman el estatus de verificadas hasta que se integre la información y se suba al servidor de SIVAC. Enviadas a levantar nuevamente: Es el total de manzanas que se han enviado a re-levantar. Sin tomar en cuenta el que haya o no integrado la información nuevamente de la manzana. Cerradas sin evaluar: Estas manzanas son aquellas que fueron cerradas faltando alguno o todos los procesos de verificación, previo visto bueno por parte del supervisor de Oficinas centrales. En caso de que se presenten manzanas que se tengan que cerrar sin evaluar, será necesario presentar una justificación en SIVAC. Para ello presiona sobre el botón de justificar que aparece en el reporte AVA-05 y escribe la justificación en la caja de texto, recuerda guardar antes de cerrar la ventana. C ada uno de estos reportes se podrá exportar a una hoja de cálculo en Excel para realizar un análisis a detalle. Los reportes se actualizarán un día después de la última integración de respaldos en el día de corte, en todo momento se podrán generar los reportes de los cortes pasados para revisar el progreso entre cada uno de ellos. AL TERMINAR DE UTILIZAR EL SISTEMA, RECUERDA CERRAR TU SESIÓN DANDO PULSANDO EN LA LIGA QUE SE ENCUENTRA EN LA CABECERA DEL SISTEMA. Incidencias operativas Como parte de tus funciones en este evento, está el reportar los incidentes operativos que se presenten durante el transcurso del levantamiento de información, esto lo realizarás en el módulo de incidencias para posteriormente generar un reporte que ayude a identificar las causas de las bajas productividades, pues en él aparecerán las incidencias reportadas desde el inicio del levantamiento así como la situación de resolución en la que se encuentran. En el administrador de sistemas web, pulsa sobre el icono del Sistema de seguimiento a incidencias. Para reportar una incidencia operativa, en el menú “incidencias” selecciona el tipo. Al seleccionar un tipo de incidencia, aparecerán los registros de ese tipo de incidencia que se tienen capturados hasta el momento, además de un botón para registrar un nuevo caso: Al momento de presionar sobre el botón “Nueva incidencia operativa” aparecerá el formulario con los campos requeridos para dar de alta un nuevo registro. Dependiendo del tipo de incidencia variarán los campos del formulario. Reporte de Incidencias En la sección de reportes se encuentra el listado de todos los registros que has realizado y su estatus de atendido. El reporte cuenta con filtros para poder seleccionar el tipo de incidencia operativa o clave de clasificador. REVISA ESTE REPORTE CADA DÍA DE CORTE PARA ASEGURARTE QUE ESTÉN SIENDO ATENDIDAS LAS INCIDENCIAS REPORTADAS Y NO INTERVENGAN CON EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN. A continuación se muestran las categorías de incidencias que deberás reportar en caso de que se presenten: Integridad física del personal operativo Errores en los sistemas (Módulo cartográfico / Módulo de captura de inmuebles) Áreas con barreras físicas y culturales Áreas vulnerables Problemas de funcionamiento del dispositivo móvil Incidencias administrativas Otras Consideraciones en el análisis de los reportes. Al momento de que revises los indicadores de avance en cada uno de los reportes recuerda evaluar de manera independiente a los conjuntos habitacionales, manzanas y viviendas, pues cada uno de ellos refleja un avance distinto, siendo el de las viviendas el que representa el porcentaje más significativo de los tres, en cuanto a carga de trabajo. Cuando analices un solo tipo de unidad de observación, en el caso de las manzanas o conjuntos habitacionales, si comparas entre los distintos clasificadores y notas diferencias grandes entre cada uno de ellos, recuerda verificar el número de viviendas planeadas para cada uno, si se mantiene presente la diferencia también en este rubro, será motivo de una supervisión más estrecha. De acuerdo con el reporte que estés analizando, presta atención al RECUERDA QUE CUANDO NOTES DIFERENCIAS ENTRE LAS PRODUCTIVIDADES DE LOS CLASIFICADORES, PRIMERO DEBES REVISAR EL REPORTE DE INCIDENCIAS PARA DESCARTAR QUE LA CAUSA DEL RETRASO SEA UN INCIDENTE OPERATIVO YA REPORTADO. comportamiento de cada uno de los indicadores, pues si alguno de ellos se muestra en diferente proporción pudiera denotar alguna situación distinta a la señalada en los procedimientos. Por ejemplo, si un clasificador presenta un indicador de resultado final de entrevista “levantada con terceros”, muy alto en comparación con los demás listadores, tal vez se deba a que no está regresando a la vivienda en un horario diferente como lo estipula el manual. El análisis de los indicadores depende en todo momento del criterio de la persona que lo realiza y el control del operativo se basa en no dejar pasar por alto ninguno de estos indicadores. Los reportes generados en SIVAC son una herramienta que debes de utilizar para localizar puntos a revisar con los clasificadores o agendar supervisiones para revisar la aplicación correcta de los procedimientos. Las estrategias que se deben aplicar en cada caso, dependerán de la situación presentada en campo, siendo la re-instrucción una solución que se presente con frecuencia. 5.7.2 Reportes locales en el administrador de aplicaciones. Además de los reportes que puedes generar en el SIVAC, cuentas con la posibilidad de consultar otros reportes de avance que se generan en tu equipo informático, de manera local. La particularidad que tienen estos es que reflejan el avance prácticamente en tiempo real, es decir consideran todo lo que hayas recibido y respaldado de tus clasificadores, hasta el momento en que los generes. Para crearlos, selecciona la herramienta “Reportes” del administrador de aplicaciones y podrás crear dos tipos de reportes: Listado de inmuebles y cuestionario de entorno. Listado de seguimiento (LC-01) Si deseas visualizar un reporte de los incluidos dentro del primer tipo, selecciona el conjunto habitacional, el clasificador y la manzana que deseas, así como la clase de listado que requieres, por inmuebles o por vialidades. Dentro de los reportes de seguimiento, puedes consultar los siguientes: 1. LC-01 Listado de seguimiento general 2. LC-01 Listado de seguimiento de lo nuevo no transferido 3. LC-01 Listado de seguimiento por día específico 4. LC-01 Listado de seguimiento agrupado El listado de seguimiento general presenta la cantidad de inmuebles que han sido levantados en cada manzana, indicando el conjunto habitacional en el que se ubica y la clave del clasificador que levantó la información. Los inmuebles se agrupan en viviendas según el resultado de la visita, así como el total de inmuebles que no son vivienda. La segunda columna de este reporte muestra además de la clave geográfica de la manzana, el código de status o estado que guarda la misma. Dichos códigos tienen los siguientes significados: 1 2 3 4 5 6 7 8 Iniciada Iniciada con Pendientes Terminada o Concluida Marcada para Verificación Verificándose por parte del Supervisor Anulada la Verificación por existencia de Actualización Cartográfica Re levantamiento por Verificación Verificada El listado de lo nuevo no enviado a Web, contiene los totales de inmuebles por manzana con el mismo arreglo que el reporte general, pero únicamente aparecen las manzanas que los clasificadores trabajaron después de su última transferencia. Una variante del reporte LC01 es el que presenta la información de lo que se captó en una fecha específica, mostrando la clave del clasificador responsable de levantar cada manzana que aparece en éste. Por último se encuentra el listado de seguimiento agrupado, el cual concentra la información de los inmuebles captados a nivel de conjunto habitacional. Este reporte te permite visualizar rápidamente el estado que lleva la cobertura de algún conjunto habitacional. CONSIDERA QUE CON ESTA HERRAMIENTA PODRÁS CONOCER EL ESTADO QUE GUARDA EL LEVANTAMIENTO EN LOS CONJUNTOS HABITACIONALES, SIN ESPERAR A QUE APAREZCAN LOS REPORTES DE SIVAC. REVISA CON ATENCIÓN LAS CANTIDADES DE VIVIENDAS PENDIENTES DE UNA MANZANA ENTRE UNA FECHA Y OTRA (REPORTES A UN DÍA ESPECÍFICO), YA QUE SI NO REFLEJAN UNA DISMINUCIÓN CONSIDERABLE SERÁ NECESARIO QUE EL CLASIFICADOR REGRESE A RECUPERAR LA INFORMACIÓN. Manzanas trabajadas por más de un clasificador. Existe la posibilidad de que un clasificador concluya antes con su carga de trabajo y apoye al levantamiento de las manzanas asignadas a otro(s). Toma en cuenta que si la manzana que levante no había sido iniciada, en los reportes la verás reflejada con el clasificador que dio el apoyo. Sin embargo, en caso de que la manzana ya hubiera sido iniciada por el clasificador que la tiene en su carga de trabajo, todo lo que haya sido levantado por los dos clasificadores, se reportará con la clave del que la inició. Cuando sea necesario hacer uso de este tipo de apoyos, es decir en manzanas iniciadas, asigna frentes completos al clasificador que se incorpore.