Descargar Información CSS Socios y Clientes

CSS SOCIOS Y CLIENTES
Descripción del Software
MODULO DE SOCIOS Y CLIENTES
Este modulo ha sido diseñado para trabajar de como Módulo de Facturación y Gestión de Socios de manera
autónoma o completamente integrado con Concept Golf, Concept Spa y Ocio, Concept Punto de Venta y
Concept Competición y Handicaps. Se completa con fichas de detalladas de clientes, histórico de clientes y
socios, y gestión de información contable para la facturación de socios.
Perfiles o Fichas de Socios
Incluye los siguientes detalles:
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Dirección – incluye interfase para búsqueda rápida de direcciones
Número de teléfono
Detalles de contacto de negocios
Email
Fecha de nacimiento (DOB) – para gestión de edades en suscripciones (p.e. socios júnior)
Sexo
Grupo de edad
Nacionalidad
Métodos de pago por defecto
Detalles bancarios
Detalles de contacto alternativos
Miembros de la unidad familiar
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Para socios de empresas, se pueden unir múltiples socios contra una ficha o perfil corporativo
Campos definibles por el usuario
Página del Club
Fecha de inscripción
Asignación de derechos de jugador por campo
Control de tarjetas – p.e. X cantidad de rondas por y precio
Estatus - activo, en espera, suspendido y no-socio
Sistema de gestión de identificación de fotografías en tarjetas
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Número de identificación por ficha o cardex
Capacidad de incluir fotografías del socio
Necesita tarjetas magnéticas
Control de accesos de puertas a través de la lectura de la banda
Detalles de Visitas / Transacciones
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Detalles de visitas para todas las actividades
Hora / Día
No Show / Cancelaciones
Análisis de asistencia
Tarifa pagada
Cuota total
Invitados
Histórico de reservas
Control de privilegios de socios
Control de rondas de socios
Control de invitados de socios (Golf & Spa)
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Pago de Socios
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Para todos los métodos de pago incluyendo cargos directos
Periodos de pago definibles – p.e. semanalmente / mensualmente,…
Facturación y pagos individualmente o en grupos de socios a través de un simple proceso
Cargos automáticos por tipo de socio
Transferencias automáticas de los fondos a las cuentas de los clientes a través de los puntos de venta
Análisis de gastos
CLIENTES – no-socios
Fichas o Cardex de Clientes
Incluye los siguientes detalles:
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Dirección – incluye interfase para búsqueda rápida de direcciones
Detalles de contacto
Email
Métodos de pago por defecto
Detalles bancarios
Detalles de contacto alternativos
Campos definibles por el usuario
Fecha de incorporación
Asignación de derechos y tarifas de jugador por campo
Control de tarjetas – p.e. X cantidad de rondas por Y precio
Estatus - activo, en espera, suspendido y no socio
Control de Créditos y Facturación
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Control de créditos a Tour Operadores
Base de datos incluyendo jugadores habituales
Control de Prepagos y depósitos
Facturación por actividades, paquetes, sociedades, grupos
Control de la antigüedad de los deudores
Análisis de reservas (Golf & Spa)
Histórico de gastos
Control de cancelaciones y cargos en cuenta
INFORMES DE CLIENTES & SOCIOS
Muchos de estos informes están diseñados en listas y etiquetas para permitirle construir informes que se
adapten a sus necesidades. Los informes estándar son:
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Sistema de filtros para extraer detalles particulares de los informes
Informes listados de Socios / Clientes – incluyendo detalles de contacto, análisis de reservas, etc
Etiquetas de Socios / Clientes – producción de etiquetas para mailing, definibles por el usuario
Informes contables, mostrando el estado de los cargos, facturas, créditos y recibos
Informe de antigüedad de deudores mostrando pagos pendientes de socios y clientes
Informes de número de Socios – informes estadísticos sobre el total de socios, por tipo de socio y
número de socios nuevos en periodos definidos
 Informes mostrando importes facturados, e importes facturados y pendientes de cobro
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MARKETING PARA SOCIOS (OPCIONAL)
Este modulo ha sido diseñado para gestionar las ventas a nuevos socios y la gestión de marketing para socios,
con la finalidad de incrementar la productividad y eficiencia del departamento comercial. El modulo puede
gestionar no solo la actividad de clientes potenciales y socios, también la actividad del personal, remplazando o
compartiendo las gestiones con terceros software como Outlook siendo finalmente el diario de ventas los
equipos comerciales.
Una de las partes claves de este software es el modulo de informes. El sistema es capaz de guardar
información de clientes potenciales y detalles de socios, permitiendo su posterior extracción para las
necesidades locales o corporativas.
Los siguientes documentos muestran las funcionalidades disponibles.
Auditorias sobre el acceso de usuarios
 Todas las actividades y cambios son guardados en el sistema en base al password del usuario. El
acceso de usuarios está protegido por un password y los niveles de acceso están definidos por
específicos derechos dentro de niveles de usuarios y grupos de usuarios. Ver las funcionalidades de
Control de Acceso para más detalles.
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La pantalla de la Agenda
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Diario visualmente similar a “Outlook”
Opción de ver uno, dos, tres, … hasta 7 días en una pantalla para el usuario registrado.
Opción de ver 5, 10, 15, 20, 30, 60 minutos como marcas de tiempo
Teclas rápidas para ir a hoy, esta semana, próxima semana y semanas anteriores
Opciones de filtro disponibles por tipo de actividad (p.e. llamadas, reuniones, etc)
Desplegable de calendario disponible para moverse a diferentes días, semanas, años.
La opción de personal de administración permite al usuario ver la agenda de otras personas (basado
en derechos de usuario)
Posibilidad de visualizar múltiples agendas
o Visualización normal de la agenda – visualización diaria regular
o Visualización de lista de agenda – muestra una lista de actividades reservada por día
o Visualización de la agenda del personal – modo de visualización múltiple para varios
empleados
La opción de impresión posibilita imprimir pantallas de la vista seleccionada de la agenda
Las actividades mostradas en pantalla están codificadas por colores de acuerdo a su estatus
(configurable por servicio)
Posicionando el ratón sobre la opción permite ver los detalles de la actividad
Haciendo doble-clic sobre la actividad podrá ver todos los detalles de la reserve con posibilidad de
acceder al cardex del cliente, modificar la reserva de la actividad o crear una nueva reserva de
actividad unida a esta
Opción de pinchar y arrastrar para mover reservas
Lista de Tareas
 Situada en el margen derecho de la vista de la agenda, la lista de tareas muestra las actividades en el
rango de fechas seleccionado
 Opción de filtros disponible por tipo de actividad (p.e. llamada, reunión, etc)
 La lista de tareas muestra el tipo de actividad, comienzo y finalización y hora, razón de la actividad,
estatus de la actividad, alarma de la actividad y prioridad de la actividad.
Reservas de actividades / agendas de reuniones
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Pulsar el botón derecho sobre la agenda y seleccionar nueva actividad
Seleccionar el tipo de actividad (configurable) de la lista desplegada
Confirmar la fecha y el tiempo de duración
Seleccionar un cliente desde la base de datos de clientes para cerrar una cita con el cliente
Seleccionar una razón para la actividad (unida al tipo de actividad)
Asignar un nivel de prioridad (alto, medio, bajo)
El usuario que hace la reserve es asignado a la tarea o actividad por defecto. Hay una opción para
asignar la tarea a otro usuario
El campo “Reservado por” queda marcado con el nombre del usuario que ha realizado la reserva
Opción de añadir notas / mensajes a una reserva de actividad
Opción de añadir archivos a una reserva de actividad
Opción de crear una carta desde la pantalla de actividades (p.e. una carta de confirmación)
Modificar / Hacer seguimiento de reservas existentes y guardar la duración de la acción
Opción de crear una nueva actividad unida y guardar todo su historial. Por ejemplo, la actividad 1
puede ser la reserva de una reunión, la actividad 2 (unida) puede ser una llamada de seguimiento
para confirmación
Conexión directa a los cardex de clientes desde la actividad
Todas las áreas con grabadas en las notas del cliente / histórico
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Alarmas de Actividades
Existe la opción de crear alarmas recordatorio para una actividad con una fecha fija / hora o 5, 10, 15, 30, 60,
90 minutos de intervalo anterior al comienzo de la actividad programada.
 La alarma salta automáticamente en todas las pantallas
 Hay una conexión directa desde la pantalla de alarmas a las actividades individuales hacienda doble
clic.
 Opción de aplicar ampliaciones de tiempo de 1, 5, 10, 15, 20, 30 minutos
 Opción de anular alarmas
Base de datos de Contactos
 Los campos del contacto incluyen:
o Nombre del contacto (incluyendo; nombre, apellidos, título)
o Salutación
o Título
o Número del cliente (es un número único generado por el sistema)
o Número de socio - alfanumérico
o Número de Asociado (usado para socios / tarjetas de fidelidad)
o Nombre de la empresa / Apellidos
o Número de adultos, júnior y niños
o Titulo profesional / ocupación
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Dirección 1,2,3, Código Postal, País
Búsqueda rápida de dirección disponible (UK)
Teléfono privado, teléfono profesional, teléfono móvil, fax profesional, fax privado.
Dirección de e-mail, Web-site
Tipo de búsqueda
Fuente
Referencias (por algún socio)
Estatus
Avisos importantes
Notas
Promoción
Sexo
Fecha de nacimiento
Estatus marital (menú desplegable con opciones)
Socio / Miembros de una familia
Nivel actual de salud
Protección de datos
Grabación automática de los datos creados
Objetivos del socio
Tipo de cliente y Subtipo
Foto del cliente
 Apartado para miembros de la familia para unir el principal al resto de miembros de la familia
o Opción de añadir / quitar contactos de socio de familia
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 Histórico de la agenda de todas las actividades reservadas
o Conexión a la agenda desde el cardex del cliente para nuevas reservas
 Documentos de contacto:
o Opción de crear / modificar / borrar documentos a través del procesador de textos
o Opción de importar archivos con formatos “.rtf” para ser usados en Word
o Opción de importar desde plantillas para el procesador de textos
o Opción de enviar por mail documentos a contactos
o Ver “Plantillas” para más detalles de las funciones del procesador de textos
 Ventas
o Recuperación de los valores a aplicar desde el modulo de socios
o Posibilidad de incluir el tipo de socio en el cual el cliente potencial está interesado en ser
o Posibilidad de realizar un informe de previsión basado en datos de clientes potenciales
o Grabación de la venta como cerrada o perdida
o El cierre de la venta convertirá al contacto de ser potencial a socio
o Definición de razones de ventas perdidas para la realización de informes
o Ventas y ventas perdidas pueden ser asignadas a usuarios específicos
 Reservas
o Histórico para reservas de Golf y Spa/Actividades
 Preferencias (esta lengüeta puede ser activada o desactivada durante la configuración)
o Captura de información sobre las preferencias del cliente:
 Comida
 Bebida
 Snack
 Preparación de la habitación
 Cigarrillos / puros
 Restaurante
 Flores
 Música
 Películas
 Entretenimiento
 Deportes
 Preparación de atenciones
 Juego favorito
 Temperatura de la habitación
 Desconocido
o Las preferencias son completadas usando una selección en un desplegable.
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No necesariamente toda la información anterior debe ser introducida en el primer contacto. Se
pueden crear campos obligatorios que no permitan avanzar sin ser completados. Nota: existe la
posibilidad de activar y desactivar los campos obligatorios a través de la configuración del sistema.
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Funciones de búsqueda por:
o Código de cliente
o Número de socio
o Nombre
o Apellidos
o Grupo de contacto (clientes, socios y clientes potenciales)
o Tipo de clientes y sub-clientes
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Dirección
Nacionalidad
Teléfono / números de fax
Dirección de e-mail
Plantillas y Procesador de Textos
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Existencia de un procesador de textos para permitir escribir libremente cartas
Archivo de plantillas de cartas para uso en mailing individuales y de grupo
Las facilidades de escritura de cartas permite al usuario seleccionar una carta existente de una lista
de cartas estándar
Las plantillas pueden cambiarse de acuerdo a los derechos de acceso de los usuarios
Los documentos pueden asignarse a estatus de e-mail o estatus normales
Posibilidad de crear campos de filtro (para unión con bases de datos) en las cartas para mailing
masivos
Posibilidad de incluir logos y fotos a las plantillas
Opción de importar archivos “.rtf” (p.e. desde MS Word).
Informes
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Gestor de Contactos
o Posibilidad de filtrar la base de datos de contactos
o Personalización del formato de los informes
Gestor de Actividades
o Filtros por tipo de actividad, fecha, hora, tiempo, duración, estatus, etc
o Personalización del formato de los informes
Gestión de Cargos
o Informe por cargos asignados a cardex para ver los propósitos del nivel de ventas
o Personalización del formato de los informes.
Informes Pre-configurados
o Creación de informes personalizados con filtros personalizados (creados en la herramienta
de informes).
Plantillas Pre-configuradas
o Usadas para mailing masivos
Informes personalizados
o Ventas cerradas por comercial (o miembro del personal)
o Ventas cerradas por grupo
o Ventas perdidas por comercial
o Ventas perdidas por grupo
o Informes de actividades personalizadas por comercial
o Informes de actividades personalizadas por grupo
o Promociones / Ventas cerradas por fuente
o Informes de conversión de ventas
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Herramienta de Informes
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La herramienta de informes permite crear informes personalizados y cruce de datos (BI)
Creación de nuevos filtros de búsqueda para atacar la base de datos
Creación de informes personalizados para los filtros
Preguntas a tablas de contactos, actividades y/o cargos
Creación de nuevos filtros para plantillas y montaje de mailing
Configuración
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Configuración de Actividades y Tipos de Actividades
o Crear, modificar y borrar nuevos tipos de actividad
o Crear, modificar y borrar nuevas rezones de actividad
o Asignar colores a una actividad y por estatus
o Opción de asignar un icono a un tipo de estatus de actividad
o Definición de si la actividad debe ser visible en la agenda o lista de tareas, o en ambos
sitios
o Definición de si el campo de cliente es obligatorio para la reserve de la actividad
o Definición de si la actividad es un Tour. Esta configuración es necesaria para el informe de
conversión de venta
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Campos personalizados de contactos
o Las siguientes tablas locales pueden tener campos personalizados en el desglose de los
mismos:
 Protección de datos
 Título profesional
 Ocupación
 Promoción
 Estado marital
 Razón de pérdida de la venta
 Nivel de interés
 Fuente
 Tipo de encuesta o pregunta
 Objetivos del socio
o Las siguientes tablas generales pueden tener campos personalizados en el desglose de las
mismas. (Tenga en cuenta que esta parte está unida el módulo de mantenimiento de
tablas):
 Título
 Tipo de cliente
 Sub-tipo de cliente
 País
 Nacionalidad
 Código postal
Interfases
o Configuración de búsqueda rápida de direcciones (UK)
o Configuración de E-Mail SMTP
o Conexión con el mantenimiento de tablas
o Configuración de la carpeta de back-up
o Función de importar / exportar informes a la base de datos
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Campos obligatorios
o Definición de que campos son obligatorios al crear un nuevo cardex (detalles del nombre
de contacto, dirección, información adicional)
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Parámetros
o Duración de la Actividad en la Agenda – definición de marcas de tiempo, como a 5, 10, 15
etc. y definición de nombre de duración como 5 minutos, 10 minutos, etc.
o Tiempo de Alarma en la Agenda – definición de las duraciones de la alarma en la agenda
de manera similar a la de la actividad
o Búsqueda de personal visible por grupos – definición de que grupos de usuarios pueden
ser accedidos en este módulo. Por ejemplo, que calendarios de personal pueden ser
visualizados
o Configuraciones adicionales
 Activar preferencias en la pantalla de contactos
 Pregrabar información de contactos – grabar la base de datos de contactos al
comenzar con la aplicación de manera que la búsqueda y navegación de contactos
es más rápida. Nota: El sistema tardará más en configurarse si esta migración es
realizada
 Pregrabar información de la herramienta de informes – igual que en el apartado
anterior pero relacionado con los filtros de los contactos en la sección de informes
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Turnos del personal
o Crear, modificar y borrar citas profesionales con socios del personal
o Las turnos son creados “entre fechas”
o Asignación de hasta 4 tiempos de descanso o break por turno
o Esta funcionalidad está basada en la misma configuración que el módulo de Spa y
Actividades de Ocio.
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