D. Présentation du formulaire du budget

Recommandations pour préparer
et soumettre une candidature
de grande qualité
Aspects financiers pratiques
Ani HOVSEPIAN, EACEA
Contenu de la session
A. Recommandations pour préparer le budget
prévisionnel
B. Annexes financières de la candidature
C. Définitions et explications concernant …
D. Présentation du formulaire du budget
A. Recommandations pour préparer le budget
Il est nécessaire de désigner une personne
responsable de la gestion financière du projet
• Cette personne:
 Doit connaître les activités du projet
 Doit préparer le formulaire du budget et ses
annexes
 Doit recueillir et conserver les factures après
chaque activité
 Doit suivre attentivement le budget (avenant)
A. Recommandations pour préparer le budget
• Le budget prévisionnel doit être prêt avant de
compléter le e-Form
• Utiliser le format correct pour soumettre: le e-Form
existe pour différents volets (1.1, 1.2.1, 1.3…)
• Télécharger la version correcte du budget
• Avoir toutes les annexes prêtes et utiliser les bons
formats (mandats avec montants, bilans certifiés,
budget équilibré…)
A. Recommandations pour préparer le budget
• Etre attentif sur le partenariat avec les
coorganisateurs = planifier dès le départ une bonne
stratégie de communication et d’information entre
les coorganisateurs, et être sûr que tout le monde
peut parler la même langue!
• Si possible, mettre en place le projet et le budget
prévisionnel AVEC les coorganisateurs, définir
clairement le rôle de chacun et les règles à suivre
(financières et opérationnelles)
• Essayer de bien évaluer les dépenses et les recettes
A. Recommandations pour préparer le budget
• Etre prudent: nouvelles règles à partir de la
prochaine nouvelle échéance
• Le budget prévisionnel doit être réaliste et consistent
(objectifs vs activités vs délais vs budget vs
réalisations)
• Le budget prévisionnel doit être équilibré
Dépenses = Recettes
• Le taux de change utilisé doit être spécifié à la fin du
formulaire du budget
B. Annexes financières de la candidature
1. Formulaire de la capacité financière + comptes
annuels
2. Audit externe
3. Le formulaire du Budget
B. Annexes financières de la candidature
1. Formulaire de la capacité financière:
 UNIQUEMENT pour le coordinateur
 UNIQUEMENT pour les organismes privés
 Basé sur le bilan et le compte de résultat de la
dernière année financière clôturée
(Pas plus de 18 mois)
B. Annexes financières de la candidature
1. Formulaire de la capacité financière :
 Pourquoi?
• Pour limiter les risques financiers liés au paiement du
préfinancement
 Conséquences d’une capacité financière faible?
• Nécessité de présenter une garantie bancaire
ou
• pas de préfinancement
B. Annexes financières de la candidature
2. Audit externe :





Pour le volet 1.1
Pour les organismes privés uniquement
Concerne le bilan et le compte de résultat de
l’organisme du coordinateur
Pour la dernière année clôturée disponible (pas
plus ancienne que 18 mois)
Document certifié par un auditeur externe
B. Annexes financières de la candidature
3. Formulaire du budget
Mesures de coopération = Financement basé sur le
budget
La subvention est calculée sur base de:
• Un budget équilibré
• Un budget prévisionnel détaillé,
• Un budget inscrit en EUR
C. Définitions et explications concernant:
•
•
•
•
Les coûts éligibles
Le partenaire associé
La sous-traitance
La contribution en nature
C. Définitions et explications concernant:
Les coûts éligibles
Pour être éligibles, les coûts doivent être:
 Exposés par l’un des bénéficiaires
 Exposés pendant la période d’éligibilité du projet
(à l’exception des coûts relatifs aux certificats des états financiers et
des rapports finaux)
 Mentionnés dans le budget prévisionnel
 Inscrits dans la comptabilité du bénéficiaire (coûts identifiables
et vérifiables)
 Payés au moment de la présentation du rapport final
 Nécessaires, raisonnables et justifiés
C. Définitions et explications concernant:
Le partenaire associé
• Il n’est pas tenu de contribuer financièrement au
projet
(Facultatif – Section II.3.c du budget prévisionnel)
• Les frais engagés par le partenaire associé ne sont
pas éligibles, sauf s'ils sont directement payés ou
remboursés par l'un des bénéficiaires
• Il ne signe pas de mandat
C. Définitions et explications concernant:
La sous-traitance (1)
• On considère comme de la sous-traitance:
‘Un coût lié à une activité/un service qui n’est pas
directement mis en œuvre par l'un des
bénéficiaires’. ATTENTION: un partenaire associé peut être
considéré comme un sous-traitant, selon la nature de la dépense
• On ne considère PAS comme de la sous-traitance:
• Prestation fournie par un organisme public
• Artistes, conférenciers
• Frais de voyage et de subsistance
C. Définitions et explications concernant:
La sous-traitance (2)
Restrictions:
• La coordination du projet ne PEUT PAS être soustraitée, sous aucune circonstance.
 = coût non-éligible (Section I.B.2 du budget prévisionnel)
Exception:
 Un service technique spécifique qui requiert des
compétences spécialisées (en matière juridique,
comptable, fiscale, de ressources humaines, …) ne sera
pas considéré comme de la sous-traitance
C. Définitions et explications concernant:
La sous-traitance (3)
Conditions:
• Contrat ≥ 60.000 € = Passation de marché et mise
en concurrence avec un minimum de 5 offres;
• Conserver tous les documents de la procédure de
mise en concurrence = seront soumis avec le
rapport final;
• Le montant total des marchés ne peut pas dépasser
50% de la subvention E.U.
C. Définitions et explications concernant:
La contribution en nature
• Coûts non enregistrés dans la comptabilité du
bénéficiaire
 Bénévolat
 Donation
 Mise à disposition d’espace (salle, …)
= coût non-éligible
(Section I.B.1 du budget prévisionnel)
D. Présentation du formulaire du budget
Le budget = 1 Excel workbook = 3 worksheets
Detailed budget
Estimated
by activity
budget
Formules automatiques
Summary
D. Présentation du formulaire du budget
• Detailed budget by activity and by beneficiary
= uniquement la partie Dépenses du projet
•
Estimated budget


•
Total
–
–
Total
–
des dépenses
Dépenses éligibles = partie I.A
Dépenses non éligibles = partie I.B
des recettes = partie II
Subvention E.U. calculée à partir du total des dépenses
éligibles
– Autres sources de revenus
Summary: pour aider le candidat à compléter la
partie budgétaire de l’e-Form
D. Présentation du formulaire du budget
Dépenses éligibles du budget: (1)
1. Dépenses directement liées à la mise en œuvre des
activités du projet
2. Coûts de Production, communication, dissémination
et coûts liés à l’exploitation des résultats
3. Coûts liés aux conférences, séminaires, ateliers
D. Présentation du formulaire du budget
Dépenses éligibles du budget: (2)
4. Frais de voyage et de subsistance pour le personnel
administratif
• Voir ’indemnités journalières’ sur le site web
EACEA
5. Personnel: coordination et administration
•
Max. 20% du total des coûts directs
i.e chapitres budgétaires (1) + (2) + (3) + (4) + (7)
6. Coûts indirects
•
Max. 7% du total des coûts directs i.e. chapitres
budgétaires (1) + (2) + (3) + (4) + (5) + (7)
D. Présentation du formulaire du budget
Dépenses éligibles du budget: (3)
7. Sous-traitance éligible
• Max. 50% de la subvention demandée
Ne w
8. Dépenses engagées dans les pays-tiers
• Max. 15% du total des dépenses éligibles (non
applicable pour les projets pays-tiers)
D. Présentation du formulaire du budget
New
Dépenses non éligibles du budget:
1. Contributions en nature
2. Sous-traitance
• Sous-traitance des tâches de coordination
• Montant dépassant 50% de la subvention E.U.
3. Autres dépenses non éligibles :
• Montants dépassant 20% (Personnel / Staff)
• Montants dépassant 7% (Coûts indirects)
• Montants dépassant 15% (Coûts pays-tiers)
D. Présentation du formulaire du budget
Recettes du budget (1)
1. Subvention E.U. :
 Selon le volet, se conformer aux seuils:
montant maximum par an et % maximum (Voir
le Guide du Programme)
2. Les recettes générées par le projet
D. Présentation du formulaire du budget
Recettes du Budget (2)
3. Autofinancement:
 La participation financière du coordinateur et de
chaque coorganisateur doit représenter les
fonds propres garantis
•
S’assurer que les montants sont identiques dans :
» Mandat
» Budget: chapitre 3 de la partie Recettes
» e-Form: section E.3
D. Présentation du formulaire du budget
Recettes du Budget (3)
• Pour le coordinateur uniquement, indiquer:
 Organisme public ou privé?
 Organisme à but lucratif ou non-lucratif?
• Pour tous les bénéficiaires (coordinateur + coorganisateurs), indiquer si
l’organisme est en mesure de récupérer ou non la TVA.
D. Présentation du formulaire du budget
Recettes du Budget (4)

Contribution financière du partenaire associé et
autres (sponsoring etc.)
La preuve du montant de cofinancement déjà garanti à
la date de la soumission doit être envoyée avec la
candidature

Ressources pour couvrir les coûts non éligibles
Merci de votre attention et bonne chance!