Asegurar que los productos y/o servicios no conformes presentados

MACROPROCESO DE SEGUIMIENTO,
EVALUACION Y CONTROL
CÓDIGO: SCIP01
PROCESO GESTION CONTROL INTERNO VERSION: 3
PROCEDIMIENTO DE PRODUCTO Y/O
SERVICIO NO CONFORME
PAGINA: 1 de 4
OBJETIVO
ALCANCE
Asegurar que los productos y/o
servicios no conformes presentados,
se identifiquen y controlen para
prevenir su uso o entrega no
intencional, así como establecer las
responsabilidades y autoridades
relacionadas con su tratamiento.
Inicia con la identificación de un
producto y/o servicio no conforme y
finaliza con la implementación de
acciones propias del sistema de
gestión de la calidad.
DEFINICIONES
PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME: Corresponde a un producto o servicio que
no cumple con los requisitos del beneficiario y permite dar tratamiento inmediato, que puede
ser: Reproceso, reparación, reclasificación, concesión, desecho y permiso de desviación.
TRATAMIENTO DE UNA NO CONFORMIDAD: La acción emprendida respecto a una no
conformidad.
VERIFICACIÓN: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que ha
cumplido los requisitos especificados.
CONCESIÓN: Autorizacion para utilizar o liberar un producto y servcio que no es conforme
con lso requisitos especificos
CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada
RECLASIFICACION: Ordenar de nuevo o disponer clasificando según su categoría.
PERMISO DE DESVIACION: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente
especificados de un producto, antes de su realización. Un permiso de desviación se da
generalmente para una cantidad limitada de producto o para un periodo de tiempo limitado y
para un uso específico.
REPARACION: Reparar correctamente el mal funcionamiento de una actividad, producto y/
o servicio que fueron mal establecidos inicialmente.
REPROCESO: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los
requisitos.
DESECHO: Sobrante o resto inservible que queda de algo después de haberlo utilizado o
trabajado.
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EVALUACION Y CONTROL
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PROCEDIMIENTO DE PRODUCTO Y/O
SERVICIO NO CONFORME
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
PAGINA: 2 de 4
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
DE REFERENCIA
INICIO
1. Identificar
2. Enviar
1. Identifica el producto y/o
servicio no conforme
2.
Envía
al
correo
[email protected]
.co del proceso de Gestión de
Control Interno
Líder de Macro
proceso, gestor
responsable de
proceso y partes
interesadas
Líder de Macro
proceso, gestor
responsable de
proceso y partes
interesadas
SCIF001
SCIr001
Analizar el impacto del
producto y/o servicio no
conforme
¿Tiene solucion
inmediata?
NO
3. Generar
accion
SI
8
4. Identificar
5.Comunicar
1
3.
Continua
con
el
Procedimiento de Acciones
Preventivas, Correctivas y de
Mejora.
NOTA : En caso de reiteración
de
dos
(2)
veces
de
presentarse el producto y/o
servicio no conforme, se
presentará informe al Comité
SGC, para tomar decisión
estratégica.
4. Identifica la causa raíz del
problema según la metodología
para la toma de decisiones.
Define el tratamiento a seguir:
Reproceso,
Reclasificación,
Reparación,
Concesión,
Desecho,
Permiso
de
Desviación.
5. Comunica a los líderes de
macroprocesos o gestores de
procesos mediante correo
electrónico, la acción que
debe generarse para dar
solución al problema.
Equipo Asesor
y/ o Director de
Control Interno
Equipo Asesor
y/ o Director de
Control Interno
Equipo Asesor
y/ o Director de
Control Interno
SCIF001
SCIP02
SCIF001
SCIP02
SCIr001
Correo
electrónico
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SERVICIO NO CONFORME
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
PAGINA: 3 de 4
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
DE REFERENCIA
1
6. Implementar
6. Implementa acciones para
corregir
el producto y/o
servicio
no
conforme
presentado
Líder de Macro
proceso, gestor
responsable de
proceso y partes
interesadas
SCIF001
¿La solucion es
efectiva?
NOTA : Se revisa que la
acción implementada por el
proceso;
demuestre
la
conformidad con los requisitos
Equipo Asesor
y/ o Director de
Control Interno
SCIF001
NO
3
SI
7. Describir
8. Archivar
7. Describe la situacion de
cierre del producto y/o
servicio no conforme
8. Archiva físicamente y lleva
el registro y control
Equipo Asesor
y/ o Director de
Control Interno
Secretaria
SCIF001
SCIF001
ADOF023
FIN
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SERVICIO NO CONFORME
PAGINA: 4 de 4
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCION
AAAA MM
DD
No. 1
2009
07
27
Emisión Documento
No. 2
2011
08
04
Se efectúa como mejoramiento al proceso y para que la
implementación del procedimiento sea mas eficiente
No. 3
2012
11
15
Se efectúa como mejoramiento al proceso y ajuste al
sistema de gestión de la calidad.
ELABORO
Gestores participantes
FECHA
Albeniz Ruíz
Claudia Sofía González Sánchez
Técnico Administrativo IV
Carolina Gómez
Asesor Control Interno
Mauricio Moreno
Asesor Control Interno
Martín Hernando Clavijo
Profesional Universitario II
Fabio López
Asesor Control Interno
Daniel Guerrero
Asesor Control Interno
REVISO:
2012
11
Oficina de Calidad
APROBO: Gestor Responsable del Proceso
NOMBRE: Fernando Hernández Moreno - María del Pilar
Delgado Rodríguez
NOMBRE: Néstor Raúl Gutiérrez Caycedo
CARGO: Profesional Universitario III – Profesional
Universitario I
CARGO: Director de Control Interno
FECHA
07
Secretaria Auxiliar
2012
11
15
FECHA
2012
11
15
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