Oficio 220-091982 Del 30 de Julio de 2013

Oficio 220-091982 Del 30 de Julio de 2013
Ref.: Radicación 2013- 01- 214244
Sucursales de sociedades extranjeras. El tramite previsto en el artículo 480 del C. de Co. se
encuentra vigente y no ha sido desplazado ni sustituido por la Convención de la Haya.
Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual, previo a la formulación de algunas inquietudes,
pone de presente una serie de consideraciones y dificultades que se han venido presentado con los
cónsules colombianos en el exterior, en relación con el cumplimiento de las funciones que les fue
asignado por el legislador en el artículo 480 del Código de Comercio, referido a la autenticación de los
documentos otorgados en el exterior con el fin de que la sociedad extranjera, a través de la
incorporación en Colombia de una sucursal, emprenda negocios permanentes dentro del territorio
nacional, previo “ Protocolizar en una notaría del lugar…. copias auténticas del documento de su
fundación, de sus estatutos, la resolución o acto que acordé su establecimiento en Colombia y de los
que acredite, la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes” (Art. 471
Ibídem.).
También destaca el consultante que el artículo 480 Cit. dispone que los documentos otorgados en el
exterior serán autenticados por el funcionario que en extranjero sea el competente para el efecto, a su
vez, la firma de éste lo será por el cónsul colombiano, a falta de éste, por el de una nación amiga, y
continúa “ Al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que
existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país” .(El destacado no
es nuestro).
Luego agrega, “ cuando el país extranjero no es miembro de la Convención de la Apostilla de La Haya de
1961, con el fin de acreditar en Colombia la existencia y representación de una sociedad extranjera se
deben seguir tres pasos, así: (i) el funcionario competente del país extranjero deberá autenticar los
documentos otorgados en el exterior; (ii) el cónsul colombiano del respectivo país deberá legalizar la
firma del funcionario del país extranjero; y (iii) el cónsul colombiano “ hará constar que existe la
sociedad y ejerce su objeto conforme a las leves del respectivo país” .
Pone en conocimiento de la Entidad que los cónsules colombianos en el exterior, al momento de legalizar
el documento sobre la existencia y representación de una sociedad extranjera, se limiten a colocar un
sello que expresa se “ legaliza” omitiendo la constancia de la existencia de la sociedad y que la misma
ejerce su objeto conforme a las leyes de dicho país, que es lo que exige el Art. 480 Cit., lo que impide
que sean utilizados en Colombia, por lo que debe repetirse el trámite de legalización, pero los mismos
cónsules rechazan las solicitudes argumentando que no es aplicable.
Frente a la situación planteada, manifiesta haber acudido al Ministerio de Relaciones Exteriores a través
de medio escrito, virtual y telefónico sin que hasta la fecha haya obtenido respuesta definitiva, por el
contrario cada funcionario, inclusive cuando es el mismo, responde de manera diferente sin que haya
claridad sobre el particular, inconvenientes que también sufren otros colegas.
En atención a lo expuesto formula las siguientes inquietudes:
“ 1. Se me informe si el artículo 480 del Código de Comercio, sobre la legalización de documentos
societarios otorgados en el extranjero por cónsules colombianos, ha sido derogado, subrogado o
modificado de manera explícita o tácita.
En caso que ya no se encuentre vigente el artículo 480 según el tenor citado en esta petición, solicito se
me informe cuál es la norma vigente para efectos de legalizar documentos societarios otorgados en el
extranjero por parte de los cónsules colombianos.
2. Se me informe si en virtud de la Ley 455 de 1998, mediante la cual se aprobó la “ Convención sobre
la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros” , se tornó inaplicable el
Artículo 480 del Código de Comercio respecto de los países en que, aun cuando hacen parte de la citada
convención, un particular determinar surtir un proceso de legalización y no de apostilla.
3. Se me informe de manera clara y detallada cuál es el procedimiento actualmente vigente y
vinculante, señalando cada uno de sus pasos, para efectos de acreditar la existencia y representación
legal de una sociedad extranjera en Colombia.
Agradezco se me señale si los procesos de legalización de documentos de sociedades extranjeras deben
surtirse únicamente respecto de los documentos acreditantes de la existencia y representación, o
respecto de todos los documentos corporativos de la sociedad extranjera” .
Para responder las preguntas planteadas, se precisan apartes del Oficio 220- 9774 de 30 de marzo de
2001, a través del cual se examinaron los efectos de la Convención de la Haya de 5 de octubre de 1961,
ratificada en Colombia a través de la Ley Ley 455 de 1998, respecto de la abolición del requisito de
legalización para documentos públicos extranjeros, argumentación que al tiempo responde las
inquietudes que se plantean en esta oportunidad, a saber:
“ (… .)
1. Los documentos notariales expedidos en el exterior (poderes y escrituras públicas), están
expresamente cobijados por la convención, de tal manera que respecto de ellos rige la Apostilla,
suscrita por la autoridad que en el exterior se designe para el efecto; por tanto las formalidades
posteriores como la legalización diplomática o consular y su legalización por parte del Ministerio de
Relaciones Exteriores, no es aplicable.
Sin embargo, cuando los documentos notariales conciernan a actos propios de personas jurídicas,
respecto de las cuales deba acreditarse su existencia legal, la apostilla suplirá la exigencia del
artículo 480 del Código de Comercio, en la medida en que el mismo notario certifique sobre la
existencia y ejercicio del objeto social por parte de la sociedad.
2. El tratado se aplica a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un estado
contratante y que debe ser exhibido en el territorio de otro estado contratante. Por tanto, la naturaleza
del documento es determinante para establecer la aplicabilidad del Tratado; en tal sentido, un acto o
contrato suscrito en el exterior como el documento de fundación de la sociedad extranjera, los
estatutos o la Resolución de incorporación no están cobijados por el régimen previsto en la
convención de la Haya y por tanto deben sujetarse al trámite de legalización efectuado por el
agente diplomático o consular, firma que debe someterse a su legalización posterior por parte del
Ministerio de Relaciones Exteriores.
Así pues, respecto de los documentos señalados, la autenticación efectuada por los funcionarios
competentes, lo será a su vez por la del Cónsul colombiano o a falta de éste, por el de una nación
amiga, quien a su vez certificará que la sociedad existe y ejerce su objeto social, conforme a
las leyes del respectivo país, tal y como lo dispone el artículo 480 del Código de Comercio.
3. Acorde con lo expresado, el cónsul conserva la autoridad que le asiste para certificar respecto
de la existencia y el ejercicio del objeto social por parte de una sociedad que pretende
incorporarse al país a través de una sucursal, constancia que no puede expedir la autoridad
que Apostilla, pues ésta se limita a dar fe sobre la autenticidad de la firma, sobre si quien firma lo hace
en la condición que se expresa en el acto y eventualmente sobre la indicación del sello o estampilla que
llevare.
Lo anterior, sin perjuicio de que los documentos apostillados hubieren sido proferidos por una
autoridad pública y la misma hubiere dejado constancia de que la sociedad existe y ejerce su
objeto social conforme a las leyes de su país, caso en el cual resulta innecesaria la certificación de
que trata el artículo 480 del Código de Comercio.
4. Los trámites que en materia de legalización deban continuar realizando los Consulados de Colombia
en el exterior, corresponde a un punto materia de reglamentación por parte del Ministerio de Relaciones
Exteriores, autoridad que debe efectuar las precisiones respectivas” . (Los destacados fuera de texto).
Lo expuesto permite responder, en el orden planteado, las inquietudes de la siguiente manera:
1. El artículo 480 del Código de Comercio se encuentra vigente.
2. En virtud de la Ley 455 de 1998, que aprueba la “ Convención sobre la Abolición del Requisito de
Legalización para Documentos Públicos Extranjeros” , no torna inaplicable el artículo 480 Ibídem.
3. La Convención de la Haya establece la abolición del trámite de legalización diplomática y consular
de los documentos públicos expedidos por alguno de los Estados contratantes, quedando incluidos los
actos notariales como los poderes y las escrituras públicas, conforme lo señala el Art. 1º, Lite. C) de la
misma, luego, documentos como el de la fundación, los estatutos de una sociedad extranjera y la
resolución o acto de incorporación de la sucursal dentro del territorio nacional, por tratarse de actos de
naturaleza privada están excluidos del Tratado, por tanto sujetos al trámite de legalización contemplado
en el Cit. Art. 480. Sin embargo, cuando los documentos apostillados hubieren sido proferidos por una
autoridad pública o notarial y se hubiere dejado constancia de que la sociedad existe y ejerce su objeto
social conforme a las leyes de su país, resulta innecesario el trámite de autenticación antes previsto.
En ese orden de ideas, si la naturaleza del documento es lo que determina la aplicabilidad de la
Convención, constancias o certificaciones acerca de la existencia de la sociedad, representación legal y el
desarrollo del objeto social conforme a las leyes del respectivo país escapan a autoridad que Apostilla,
que se limita a dar fe sobre la autenticidad de la firma y a qué título actúa la persona que firma el
documento, pero si esas condiciones se encuentren incorporados en documento público, el trámite de
autenticación previsto en la Legislación Nacional se hace innecesario.
Sumado a lo anterior, sólo queda por agregar que los pasos y procediendo para Apostillar los
documentos públicos como el tramite para la autenticación de documentos son del resorte exclusivo del
Ministerio de Relaciones Exteriores.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos
son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.
Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet
de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y
Contables publicados por la Entidad.