Proceso Inicial para someter Estudio/Investigación

Sistema Universitario
Ana G. Méndez
Proceso Inicial para someter
Estudio/Investigación
INSTRUCCIONES PARA SOMETER UN ESTUDIO/INVESTIGACIÓN
A TRAVÉS DEL SISTEMA DE IRBNet
1.
Entrar a la página http://www.irbnet.org (No debe entrar al “demo” ya que éste se utiliza para
propósitos de adiestramientos).
2. Someter una estudio/investigación:
a. En la parte superior a mano derecha de la página www.irbnet. org. Entre su nombre de
usuario y contraseña el cual obtuvo al momento de registrarse. Inmediatamente caerá a la
página de “My Projects”.
b. Seleccione el menú que se encuentra a la izquierda de la página seleccione “Create New
Project”.
c. Escriba el título de su estudio/investigación y su información, observe que los campos que
tengan un asterisco rojo deben ser completados. Siga al próximo paso con el “Continue”.
No debe incluir “acentos, ni ñ’s” en la información que entre directamente en las pantallas
de IRBNet.
d. En el campo “Name of the Sponsor for this project”, se completa si es necesario, y
usualmente se utiliza en aquellos casos donde son investigaciones pagadas con fondos
federales.
e. El campo de “Internal Reference Number” es para uso exclusivo del personal de
Cumplimiento. Siga próximo paso con el “continue”.
f. Si usted ya bajó y completó los formularios necesarios para someter con su
estudio/investigación y los tiene en algún lugar determinado en su computadora como se
le indica en las instrucciones principales, puede pasar al paso “j”.
g. Si usted no ha bajado los documentos los puede bajar a través del “Library”de IRBNet.
Debe seleccionar bajo “Select a Library” “Sistema Universitario Ana G. Méndez IRB”, de no
estar ya seleccionado.
h. Seleccione la flecha para ver los documentos disponibles. Es importante que baje la “Hoja
de cotejo para someter su estudio/investigación”. Esto le ayudará a reconocer los
documentos que debe bajar (download).
i. Seleccione el botón para guardar los documentos en un lugar determinado en su
computadora para que los pueda accesar fácilmente luego.
j. Después de completar las formas y obtener todos los documentos requeridos para someter
su estudio/investigación súbalos a IRBNet entrando a la página de “Project Overview”bajo
“Designer”. Podrá realizar esta instrucción utilizando “Add New documents”.
*Recuerde que si usted se salió del sistema IRBNet debe volver a entrar siguiendo los
pasos indicados en la parte 2.a. de estas instrucciones.
3.
Firmar electrónicamente su estudio/investigación:
a. Después de terminar de subir todos los documentos, escoja “Sign this Package” bajo el
menú que se encuentra a mano izquierda.
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b. En la página de “Sign this Package” seleccione su rol en este estudio/investigación
seleccionando a través de la flecha (menú de opciones) el que mejor aplique. En este caso
debe ser “Principal Investigator”.
c. Seleccione “Sign”. Recuerde que al firmar electrónicamente usted certifica que la
información sometida está completa y correcta de acuerdo con lo discutido con su Mentor.
Entiende que tiene la máxima responsabilidad sobre la protección de los derechos y el
bienestar de los seres humanos en la investigación, la dirección del estudio y la ejecución
ética del proyecto, entre otros (ver formulario F01).
d. Rápidamente podrá verificar que su firma electrónica fue registrada.
4. Compartir su estudio/investigación con su Mentor
a. Escoja “Share this Project” bajo el menú que se encuentra a mano izquierda. Seleccione la
opción de “Share”.
b. Seleccione la institución a la que pertenece (de no estar ya seleccionado) .
c. Escoja de la lista de usuarios el nombre de su Mentor. El Mentor debe tener el nivel de
acceso completo “Full”.
d. Si desea compartir alguna información con su Mentor lo podrá incluir en la pantalla que
indica “Your Comments” y seleccionar “Save”.
e. Podrá ver una lista indicando las personas con las que se ha compartido su
Estudio/investigación.
f. El Mentor recibirá un mensaje electrónico a través del Sistema IRBNet indicando que un
estudio fue compartido para su revisión.
g. El Mentor revisará los documentos sometidos y los compartirá con el Decano quien es la
persona responsable de someter lel estudio/investigación a la Junta para la Protección de
Seres Humanos en la Investigación (IRB) para su revisión.
h. Usted recibirá un mensaje electrónico cuando su estudio/investigación sea sometido al
Decano y al IRB.
5. Proceso de seguimiento a su estudio/investigación
Es responsabilidad del Estudiante/Investigador después de someter su estudio/investigación
mantenerse al tanto del proceso en que se encuentra el mismo. Por lo que IRBNet además de
enviar automaticamente mensajes electrónicos a su buzón le provee las siguientes herramientas
para que a través del Sistema IRBNet los pueda acceder.
a. Acceda la página http://www.irbnet.org (No debe entrar al “demo” ya que éste se utiliza
para propósitos de adiestramientos).
b. En la parte superior a mano derecha de la página www.irbnet. org, Entre su nombre de
usuario y contraseña el cual obtuvo al momento de registrarse. Inmediatamente caerá a la
página de “My Projects”.
c. En el menú de la izquierda bajo “My Reminders” podrá ver los mensajes emitidos a usted y
procesos por el cual ha pasado su estudio/investigación. Si usted ha sometido más de un
estudio/investigación le aparecerá todos los mensajes emitidos de todos los
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estudios/investigaciónes sometidos. Por lo que debe estar pendiente del “IRBNet ID” y título
del estudio/investigación para que nos se confunda.
d. En página de “My Reminders” Al lado de cada proceso llevado a cabo con su
estudio/investigación podrá ver una bandera que al seleccionar se apaga y se eliminará de
los “My Reminders”. Esto le ayudará a mantener un control de los mensajes que ha visto. Si
usted desea verlos nuevamente en la parte superior de la lista puede seleccionar “Show
Silended Reminders” y podrá ver todos los mensajes nuevamente.
e. Usted podrá ver los “Message & Alerts” que ocurran entre todos los que tengan un rol en su
estudio/investigación entrando a la página de “My Projects” seleccione el Título del
Estudio/Investigación que desea revisar y en la página de “Project Overview“ seleccione del
menú de la izquierda “Messages & Alerts”.
f. También puede ver documentos emitidos por la Junta IRB SUAGM. Seleccione bajo “My
Projects” el titulo del estudio/investigación que desea revisar.
g. En la página de “Project Overview”seleccione “Review Details” y bajo “Board Documents”
podrá ver los documentos emitidos.
Importante: Bajo la página de la Oficina de Cumplimiento (compliance. suagm.edu) podrá ver un
video demostrativo de todos los procesos incluidos en estas instrucciones. Es
importante señalar que estos videos no sustituyen las instrucciones escritas. Se sugiere
que imprima las instrucciones escritas para que pueda hacer referencia a ellas durante
el proceso.
6. Instrucciones para realizar cambios solicitados por el Coordinador de Cumplimiento
Institucional o Sistémico necesarios para que su estudio/investigación pueda ser aceptado
para la revisión de la Junta IRB.
Después de compartir su estudio/investigación, usted puede recibir un mensaje electrónico del
Coordinador de Cumplimiento Institucional indicando que desbloqueará su
estudio/investigación para que pueda hacer algún cambio en su solicitud para que el mismo
pueda ser aceptado para la revisión del IRB. Usted deberá:
a. Entrar a la página http://www.irbnet.org (No debe entrar al “demo” ya que éste se utiliza
para propósitos de adiestramientos). Utilice su Nombre de Usuario y Contraseña dado al
momento de registrarse. Entré a la página del “My Projects” y seleccione el título del
estudio/investigación que desea modificar.
b. Al entrar a la página de “Project Overview”, seleccione “Designer” donde podrá ver los
documentos sometidos.
c. Para incluir algún documento, usted seleccionará “Add New Documents”. Recuerde que si
se le pide añadir un documento a su solicitud, debe guardar el mismo con anticipación en su
computadora en un fólder específico. De esta manera podrá tener fácil acceso al mismo en el
momento que necesite subirlo al sistema.
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d. En la pantalla debe indicar “Document Type” seleccionando la flecha y escogiendo el
término que mejor aplique al documento que usted va a incluir.
e. Debe incluir una breve descripción del tipo de documento.
f. Busque en su computadora el documento seleccionando “Browse” y luego seleccione el
botón de “attach”.
g. Si se le solicita que debe incluir alguna información en documentos ya sometidos , tiene dos
opciones: (1) puede ir al “icono de documento” que se encuentra a la derecha del título del
documento, corregir el mismo, guardarlo en su computadora y volver a subirlo al sistema
siguiendo los pasos 6.b. al 6.f.; (2) puede corregir el documento antes de entrar a la
plataforma IRBNet, guardarlo en su computadora, entrar al “Designer” y al lado del título
del documento que debe revisar seleccione el “icono del lápiz” e incluya el documento
nuevamente siguiendo los pasos 6.b. al 6.f. De esta forma eliminará el documento que
sometió inicialmente y quedará el actualizado.
h. Después de incluir los cambios solicitados deberá enviar un mensaje a través del Sistema
IRBNet a su Mentor indicando que ya realizó lo cambios solicitados.
i. Para enviar un mensaje seleccione del menú a la izquierda de su pantalla “Send Project
Mail” bajo “Project Team” seleccionará el nombre de su Mentor escriba su mensaje y
seleccione “send”.
j. El Mentor será responsable de someter nuevamente el estudio/investigación al Decano para
su aprobación y éste a su vez será responsable de enviar un mensaje al Coordinador de
Cumplimiento Institucional para que pueda bloquear el estudio/investigación y someter a la
revisión de la Junta IRB.
k. Es importante indicar que después que su estudio sea sometido para la revisión de la Junta
IRB no podrá realizar ningún cambio, como los indicados previamente, a menos que su
Coordinador de Cumplimiento Institucional lo autorice.
l. Para realizar cambios solicitados por el IRB, vea las “Instrucciones para Someter Paquetes
Adicionales”.
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